Årsberetning Birkenes kommune for 2012

RÅDMANNENS INNLEDNING... 3 KOMMUNENS TOTALE DRIFT... 4 DRIFTSINNTEKTER OG DRIFTSUTGIFTER... 9 INVESTERINGSREGNSKAPET...14 LÅNEGJELD...20 DEN ØKONOMISKE UTVIKLINGEN -KOSTRA-...20 MEDARBEIDERE OG ORGANISASJON...23 MILJØRAPPORT...26 OPPFØLGING AV POLITISKE SAKER VEDTATT I BIRKENES KOMMUNESTYRE I 2012...27 TJENESTEOMRÅDE TEKNISK...28 HOVEDAKTIVITETER...28 NØKKELTALL FRA BUDSJETT OG REGNSKAP 2012...28 MÅLSETNINGER OG MÅLOPPNÅELSE 2012...29 AVVIK BUDSJETT/REGNSKAP...32 UTFORDRINGER I 2013 OG FOKUSOMRÅDER FRAMOVER...34 TJENESTEOMRÅDE SKOLE OG OPPVEKST...35 HOVEDAKTIVITETER...35 NØKKELTALL FRA BUDSJETT OG REGNSKAP 2012...35 TALL TIL SAMMENLIKNING UTVALG FRA KOSTRA...35 MÅLSETNINGER OG MÅLOPPNÅELSE 2012...36 AVVIK BUDSJETT/REGNSKAP...40 UTFORDRINGER I 2013 OG FOKUSOMRÅDER FRAMOVER...40 TJENESTEOMRÅDE HELSE OG OMSORG...41 HOVEDAKTIVITETER...41 NØKKELTALL FRA BUDSJETT OG REGNSKAP 2012...41 TALL TIL SAMMENLIKNING UTVALG FRA KOSTRA...41 MÅLSETNINGER OG MÅLOPPNÅELSE 2012...43 AVVIK BUDSJETT/REGNSKAP...44 SPESIELLE PROSJEKTER...45 UTFORDRINGER I 2013 OG FOKUSOMRÅDER FRAMOVER...45 TJENESTEOMRÅDE SERVICE OG KULTUR...48 HOVEDAKTIVITETER...48 NØKKELTALL FRA BUDSJETT OG REGNSKAP 2012...48 TALL TIL SAMMENLIKNING UTVALG FRA KOSTRA...48 MÅLSETNINGER OG MÅLOPPNÅELSE 2012...49 AVVIK BUDSJETT/REGNSKAP...51 UTFORDRINGER I 2013 OG FOKUSOMRÅDER FRAMOVER...52 TJENESTEOMRÅDE NAV...53 HOVEDAKTIVITETER...53 NØKKELTALL FRA BUDSJETT OG REGNSKAP 2012...53 MÅLSETNINGER OG MÅLOPPNÅELSE 2012...53 AVVIK BUDSJETT/REGNSKAP...54 UTFORDRINGER I 2013 OG FOKUSOMRÅDER FRAMOVER...55 TJENESTEOMRÅDE KOMMUNALE FELLESOMRÅDER...56 HOVEDAKTIVITETER...56 NØKKELTALL FRA BUDSJETT OG REGNSKAP 2012...56 AVVIK BUDSJETT/REGNSKAP...56 SPESIELLE PROSJEKTER...56 UTFORDRINGER I 2013 OG FOKUSOMRÅDER FREMOVER...56 1

KIRKEN OG ANDRE TROSSAMFUNN...57 NØKKELTALL FRA BUDSJETT OG REGNSKAP 2012...57 AVVIK BUDSJETT/REGNSKAP...57 Vedlegg: Årsrapporter fra Gabler Avkastningsrapport 3. tertial 2012 Gjeldsrapport pr. 31.12.2012 2

RÅDMANNENS INNLEDNING Lagarbeid gir resultater - et skritt nærmere bedre og billigere Resultatene for 2012 viser at vi er på rett kurs og at felles innsats nytter. Utfordringene som ligger bak og foran oss bekrefter nødvendigheten av bedre og billigere tjenester. Vi må derfor forts ette å dra lasset sammen, og ha kunden i fokus med en robust organisasjon som styrker vår gjennomføringsevne. Bremsene er på forsvarlig omstilling med 5 mil kr. i effekt per år Det er en utfordring å vise frem alt som vi har fått til gjennom et år. Tall er en god måte å tydeliggjøre resultatene fra et omfattende arbeid i hele organisasjonen. Fremtidige styringsdokumenter vil derfor omfatte flere analyser. Noen tall kan her fremheves, 2011 tall i parentes: - Lavt underskudd ift. utfordringene - 2,6 mill. kr. (4,2) - Forbedret brutto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter - 2,4 % (-3,1 %) - Løpende driftsutgifter 4,5 % (5,9 %) øker mindre enn driftsinntektene 5 % (5,8 %) - Redusert investeringsgjeld 365,5 mill. kr. (370,8 mill. kr.) - Redusert investeringsgjeld per innbygger kr. 64 705 (kr. 67 264) - Dempet vekst i lønnsutgifter Arbeidslaget har stått i krevende omstilling Det er krevende både å holde kostnadene nede og samtidig legge om tjenestene. I tillegg er det stort behov for å utbedre kommunens systemer for styring og kontroll. Flere prosjekter ble igangsatt i løpet av 2012, deriblant tidlig innsats 0-24 år, samhandlingsreform og lederstøtte. Prosjektarbeidet har allerede resultert i flere ulike tiltak og bidrar til at arbeidet flyter bedre. Det er likevel mye arbeid som gjenstår, fordi behovet for omstilling er omfattende og tidkrevende. Prosjektene ble heller ikke styrket med økt bemanning samtidig som organisasjonen håndterte kutt i stillinger og øvrig drift. Samtidig med dette er kommunens tjenester under sterkt press pga. vekst, endrede tjenestebehov og nye krav. Kommunens ansatte har altså stått i en krevende omstilling, og det kan vi være stolte av. Utfordringer fremover Regnskapsresultatet for 2012 får ikke frem utfordringene som vil komme fremover: - Minimumsavdraget vil øke med flere millioner fra og med 2013 utover budsjett - Økte renteutgifter pga. økende investeringsbehov og lav egenkapital - Økende pensjonsutgifter - Omfattende tjenestebehov og nye krav til kommunal innsats tidlig, både innenfor oppvekst og helse - Krav til bruk av ny teknologi og metoder krever omfattende investeringer i kompeta nse Raske endringer i omgivelsene krever en robust organisasjon Når kommunen er i positiv vekst og utvikling, må organisasjonen også tilpasse seg til raske endringer i omgivelsene. Dette kommer som følge av ut- og innflytting, befolkningsvekst, endrede behov hos brukere, nye lovkrav og økte forventninger fra befolkningen mm. Det er derfor nødvendig å rigge organisasjonen til å takle endringer mer smidig enn det som er mulig i dag. Nettopp organisasjonens evne til å omstille seg raskt til økonomiske rammer og tjenestebehov, vil være avgjørende for å lykkes med å bli bedre og billigere. Denne endringskapasiteten vil vise seg i nye måter å gjøre jobben på. Kontinuerlig forbedring krever fortsatt lagarbeid, investering og kundefokus Fremover gjelder det å investere i riktig kompetanse, utstyr, arbeidsflyt, teknologi, lederskap i tillegg til å utvikle selve tjenestetilbudet i tråd med behov og økonomisk ramme. Det vil være viktig å styrke arbeidslagets prestasjonsevne og felles læring. Det er også nødvendig med mer fokus på å gjøre de riktige tingene og vurdere kost/nytte, slik at det i det hele tatt er mulig å bli bedre og billigere. Vår felles innsats vil gi oss muligheten til å gi kundene våre det de må ha, selv om vi har stramme økonomiske rammer. Gro Anita Trøan Rådmann 3

KOMMUNENS TOTALE DRIFT Årsberetningen for 2012 beskriver kommunens økonomiske stilling ved utgangen av året. Årsregnskapet for 2012 fremlegges i tillegg med noter. Årsberetningen inneholder både overordnet område samt tjenesteområdenes rapporter. Alle tall er i hele tusen hvis ikke annet er angitt. Regnskapsmessig merforbruk: 4000 2000 Resultater 2010-2012 0-2000 -4000-6000 -8000-10000 2010 2011 2012 Brutto driftsresultat Netto driftsresultat Regnskapsmesig mer/mindreforbruk Ordinære driftsutgifter er vel - 7,7 mill. kr. (-2,4%) høyere enn ordinære driftsinntekter. Det vil si at skatt og rammetilskudd, eiendomsskatt verker og bruk samt andre brukerbetalinger ikke dekker våre løpende utgifter til lønn og andre driftskostnader samt avskrivninger. På grunn av at vi har inntekter fra Agder Energi og finansinntekter viser året 2012 et netto driftsunderskudd på 0,9 mill. kr. (-0,3%). Årets merforbruk, før bruk av disposisjonsfond, er 2,6 mill.kr. Birkenes kommune har pr. 01.01.2013 et disposisjonsfond på 3,3 mill. kr.(inkl. rentefond på 1 mill.kr) etter at årets merforbruk på 2,6 mill. kr er dekket inn. Trenden i 2012 er at store kostnadsdrivere som lønn og sosiale kostnader ikke har økt i samme takt som tidligere år. Dersom kostnadsutvikling hadde vært den samme som fra 2010 til 2011, ville driftsunderskuddet vært ca. 15 mill.kr. høyere. Vesentlige positive og negative effekter i regnskapet ifht. budsjett: Merinntekter skatt og rammetilskudd ca. 2,4 mill kr. Merinntekt på finansinntektene av fondsmidler på 65 mill kr. er 1,5 mill kr. Mindre inntekt momskompensasjon med 1,3 mill. pga. av at investeringsprosjekter ikke er igangsatt eller forskjøvet til 2013. Tjenesteområdene: Merforbruk teknisk skyldes i hovedsak utforutsatte utgifter ved kommunale veier og drift alle typer boliger. Merforbruk Skole og oppvekst skyldes i hovedsak utgifter til elever i andre kommuner og etterbetaling av tilskudd til private barnehager. Merforbruk Helse og velferd skyldes i hovedsak utgifter i forbindelse med høyere personalkostnader som følge av uforutsigbar etterspørsel etter omfattende tjenester. Mindreforbruk Service og kultur Mindreforbruk Nav skyldes i hovedsak at utgiften til sosialhjelp og edruskapsvern har blitt mindre. På grunn av underskudd i kommunens totale drift vil de tjenesteområdene som har brukt mindre enn budsjettet heller ikke i år få tilført andel av mindre forbruket til neste år. 4

Årsregnskap 2012 Budsj inkl. endr. 2012 Avvik Teknisk 26 831 25 222 1 609 Skole og barnehage 119 267 117 216 2 051 Helse og omsorg 70 427 69 908 519 Service og kultur 10 885 12 049-1 164 NAV 3 949 5 343-1 394 Kommunale fellesområder 1 922 2 773-851 Kirken 3 559 3 430 129 Fellesområdet -236 840-235 941-899 Herav mer/mindre forbruk - - - Utfordringer 2013 Innbyggertallsutvikling 2010-13 Innbyggertall pr 1.1. %-vis endring 2010 2011 2012 2013 2010 2011 2012 2010-12 gj.snitt 0928 Birkenes 4 689 4 776 4 828 4 936 1,86 1,09 2,24 1,73 Tabellen viser befolkningsutviklingen i Birkenes fra 2010-2013. Fra 2012 til 2013 har vi økt med 108 personer (1,7%). I fjor økte vi med 52 personer (1,1%). Kommunens økonomiske stilling er dårlig, hvilket bekreftes av siste års resultater og fremtidig risiko i økonomiplanperioden for 2013 2016.. Budsjett 2013 inneholder mer enn 5 mill.kr l i kutt innenfor tjenestene, men det betyr nødvendigvis ikke at budsjettene er redusert fra 2012. Innbyggertallet per 31.12..2012 var 4936, noe som har ført til en stor økning i statlige overføringer til kommunen. I teorien kan dette virke som friske midler i sin helhet, men virkeligheten for en vekstkommune er en helt annen. Store deler av inntektsøkningen kan henføres til tjenester som allerede gis i 2012, for eksempel barn i barnehage. Siden vi har en av Norges største barneandel, slår dette ut både i inntekter og utgifter. Og når utgiftene kommer før inntektene, sier det seg selv at kommunen sliter med økonomien i 2012. Dette er også en av grunnene til at kommunen må ha tilstrekkelig med fond for å møte uforutsette hendelser, og ha en kostnadseffektiv drift til inndekning av manglende inntekter gjennom statlige overføringer. Store deler av finansieringsproblemene som er beskrevet i økonomirapportene for 2012, og som vi tar med oss inn i 2013, er dermed løst gjennom økte statlige overføringer. I planperioden fra 2013-2016 budsjetteres med oppbygging av fond på 16 mill. kr. fordelt med 4 mill. kr. hvert år for å få en bærekraftig økonomi. Oppdraget tilsier et behov for å utvikle ny praksis og et robust tjenestetilbud innenfor de økonomisk rammer kommunen har. Effekten av riktige grep vil gi kontinuerlig forbedring og målrettet ressursbruk, slik at vi evner å tilpasse oss til endringer som skjer i omgivelsene. I budsjett og økonomiplanen for 2013-2016 er pekt på følgende: o Kommunen er i en positiv befolkningsvekst som fortsatt vil legge press på økonomien fremover. Økonomiplanen som foreligger tar ikke opp i seg konsekvensene pga. manglende analyser. Analyser vil være et av de viktigste virkemidlene i 2013, for å sikre et riktig beslutningsgrunnlag fremover. Flere innbyggere og brukere, nye og mer komplekse tjenestebehov vil innebære økte utgifter til utbygging og drift av nye tjenestetilbud. o Økt eiendomsskatt er nødvendig for å kunne bære fremtidig vekst og endring i tjenestetilbudet. Dette kan gjøres på flere måter og vil bli vurdert i løpet av 2013. o Renteutgiftene øker utover i perioden både som følge av økt rente og flere investeringer. Det er sannsynlig at investeringsplanen er for lav jo lengre ut i perioden man kommer pga. usikkerhet og 5

mangel på grundige analyser av fremtidsscenarier. Kommunen har inngått avtale om gjeldsforvaltning med Gabler. Gjeldsbyrden og betingelser blir reforhandlet og gjennomgått for å finne den optimale effekten for kommunen. o Avdragene er lagt på et minimumsnivå, mens det er ønskelig at avdragene økes for å betale ned gjeld raskere. Dette har også sammenheng med gjeldsforvaltning. o Kommunen vil være avhengig av usikre inntekter i lang tid fremover, dette er utbytte fra Agder Energi, avkastning fra langsiktige plasseringer og renteinntekter. o Disposisjonsfondet er redusert til 3,3 mill kr. i 2012 og må bygges opp til et forsvarlig nivå, det vil si rundt kr 25 mill kr. inkl. finansfond med dagens tall. Dette betyr at kommunen må gå med flere millioner i overskudd i en svært kritisk endringsfase. o Inntektene til fordeling reduseres i planperioden pga. økte renteutgifter og frafall av momskompensasjon fra investeringer. I denne økonomiplanen finansieres dette med kutt i rammen til tjenestene. I løpet av 1. halvår 2013 må det legges frem en plan for innsparingene som gjelder 2014-2017. o Det er urealistisk at tjenestetilbudet kan ta i mot flere brukere og ivareta mer komplekse tjenestebehov med dagens praksis. Ny praksis må utvikles både pga. knappe ressurser og fremtidig tjenestebehov. Dette betyr at strukturelle grep innenfor tjenestetilbud og organisasjon må tas. Det er ikke nok å standardisere arbeidsprosesser og lage større organisatoriske enheter, siden det er selve tjenestetilbudet som utgjør størstedelen av kommunens utgifter og som i dag er mer kostnadsdrivende enn kommunens økonomiske ramme. o 2012 viser også at strukturelle grep er uunngåelig og at endringstakten er for lav i forhold til behovet for rask reduksjon i kostnader. I tillegg har tilsynene vist at vi mangler en systematisk praksis som sikrer kontinuerlig forbedring og som enkelt kan dokumenteres ovenfor regulerende myndigheter. Fra 2013 er tjenesteområdene Service og kultur og NAV avviklet som egne tjenesteområder. NAVkommune er organisert under tjenesteområdet Helse og Velferd. It-sjef rapporterer direkte til rådmannen. Avdeling for kultur er overført til tjenesteområdet teknisk. Servicetorvet/arkiv er overført til kommunale fellesområder stab rapporterende til økonomisjefen. o Utvikling av ny praksis innenfor økonomisk ramme og tilpasset fremtidig behov vil være hovedfokuset fremover, det vil si oppdraget om å bli bedre og billigere står ved lag og er blitt enda viktigere fremover med årets utvikling. Derfor må vi investere i de riktige virkemidlene for å få dette til. Imidlertid tar det tid å utvikle beste praksis innenfor kritiske tjenester i kommunen. o Men hva skjer hvis vi ikke lykkes med grepene som tas eller hvis det skjer uforutsette hendelser som vi ikke kan håndtere økonomisk? Kommunen kan aldri gå konkurs og sånn sett elimineres fra markedet, men kommunestyret kan miste deler av sine fullmakter og på mange måter settes under administrasjon gjennom ROBEK. Denne risikoen er kommunestyret informert om. o Prinsippet om forsvarlighet ligger til grunn for det videre utviklingsarbeidet, både i forhold til de som får og gir tjenester. I årsbudsjettet for 2013 er det budsjettert med flere usikre inntekter: Utbytte fra Agder Energi, kr. 8,5 mill kr. Finansavkastning langsiktig plassering, kr. 4,0 mill kr. Momskompensasjon fra investeringer, kr. 2,0 mill kr. Netto premieavvik kr. 1,7 mill kr. For å lykkes med dette, er det i budsjettet for 2013 forutsatt innsparinger på kr. 5 mill kr. Dette innbefatter bla.: 6

Teknisk: Økning av inntekter på trygdeboliger Festeinntekter Herefoss/Stoppedalsmyra Vakant 15% stilling Bortfall leie av modulbygg barnehage Birkenesparken Bortfall av innbetaling til regionalt næringsfond Kulturavdelingen overføres teknisk Skole og oppvekst: Nedbemanning med minimum 5 årsverk, tilsvarende kr.2,1 mill Reduksjon tilskudd private barnehager Helse og omsorg: Nedbemanning med minimum 2 årsverk, tilsvarende 1,0 mill.kr. Service & kultur Mer rasjonell drift og support av PC er. Service og kultur, unntatt kultur, overføres Kommunale fellesområder, stab-økonomisjefen. NAV: Overføres tjenesteområdet Helse og Velferd 7

Økonomisk oversikt - drift Regnskap Reg. budsjett Driftsinntekter Oppr.budsjett Regnskap i fjor Brukerbetalinger 14 412 13 523 12 792 11 898 Andre salgs- og leieinntekter 19 344 19 922 22 102 20 415 Overføringer med krav til motytelse 36 493 25 823 27 261 44 568 Rammetilskudd 145 820 141 164 141 164 128 574 Andre statlige overføringer 12 749 11 847 11 847 14 076 Andre overføringer 2 095 455 455 814 Skatt på inntekt og formue 80 672 83 540 83 540 76 318 Eiendomsskatt 5 512 5 400 5 400 5 356 Andre direkte og indirekte skatter 797 660 660 658 Sum driftsinntekter 317 894 302 334 305 222 302 678 Driftsutgifter 0 0 0 0 Lønnsutgifter 173 008 165 097 165 270 166 235 Sosiale utgifter 44 462 42 518 38 033 44 025 Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon 32 995 30 522 31 428 35 298 Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon 45 048 41 860 38 461 39 708 Overføringer 16 849 13 766 20 582 16 783 Avskrivninger 13 953 10 107 10 107 9 676 Fordelte utgifter -675-374 -474-856 Sum driftsutgifter 325 640 303 496 303 407 310 869 Brutto driftsresultat -7 746-1 162 1 815-8 191 Finansinntekter 0 0 0 0 Renteinntekter og utbytte 10 202 14 986 14 986 13 833 Gevinst på finansielle instrumenter (omløpsmidler) 4 892 0 0 2 952 Mottatte avdrag på utlån 296 75 75 87 Sum eksterne finansinntekter 15 390 15 061 15 061 16 872 Finansutgifter 0 0 0 0 Renteutgifter og låneomkostninger 14 273 12 200 12 400 10 675 Tap på finansielle instrumenter (omløpsmidler) 0 0 0 1 579 Avdrag på lån 7 985 8 000 8 000 7 604 Utlån 238 150 150 53 Sum eksterne finansutgifter 22 496 20 350 20 550 19 911 Resultat eksterne finanstransaksjoner -7 106-5 289-5 489-3 039 Motpost avskrivninger 13 953 10 197 10 197 9 676 Netto driftsresultat -899 3 746 6 523-1 554 Interne finanstransaksjoner 0 0 0 0 Bruk av tidligere års regnsk.m. mindreforbruk 0 0 0 0 Bruk av disposisjonsfond 6 904 0 0 2 110 Bruk av bundne fond 1 887 498 498 2 424 Bruk av likviditetsreserve 0 0 0 0 Sum bruk av avsetninger 8 791 498 498 4 534 Overført til investeringsregnskapet 2 005 4 049 5 188 3 756 Dekning av tidligere års regnsk.m. merforbruk 4 259 0 0 0 Avsatt til disposisjonsfond 0 0 1 638 0 Avsatt til bundne fond 1 628 195 195 3 483 Avsatt til likviditetsreserven 0 0 0 0 Sum avsetninger 7 892 4 244 7 021 7 239 Regnskapsmessig mer/mindreforbruk 0 0 0-4 259 8

DRIFTSINNTEKTER OG DRIFTSUTGIFTER Samle oversikt inntekter og utgifter Sum driftsinntekter Sum driftsutgifter 330 000 320 000 310 000 300 000 290 000 280 000 270 000 260 000 2010 2011 2012 Som tidligere ser vi at driftsutgiftene er høyere enn driftsinntektene. Fra 2010 til 2011 økte driftsinntektene med 5,8% mens driftsutgiftene økte med 5,9%. Fra 2011 til 2012 er tilsvarende tall 5,0% og 4,5%. Høyt fokus på kostnadsnivået og innsparinger har gitt totaleffekt. Birkenes kommune har et negativt brutto driftsresultat på 7,7 mill kr. mot 8,2 mill kr. i fjor. Brutto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter er -2,4% mot -3,1% i fjor. Øvrige driftsinntekter Figuren over viser at det er skatte- og rammetilskudd som er de viktigste inntektskildene for kommunen. De eneste inntektene som kommunen selv direkte kan påvirke er leie- og gebyrinntektene. I forbindelse med statsbudsjettet blir det til stadighet oppfordret til at kommunen må skaffe seg sine egne inntekter gjennom å ta seg betalt for den servicen kommunen yter. Brukerbetaling og andre salgs og leieinntekter har holdt seg jevnt hele perioden og inneholder betaling for institusjonsopphold, barnehager og lignende, samt husleie, vann og avløpsgebyrer, kart og lignende. Brukerbetalinger er øket med 5,7 fra 2011 til 2012 og utgjør 1 mill kr. Brukerbetalinger ble ekstraordinært 9

justert opp med virkning fra 1.3.2012 som følge av kommunens behov for økte inntekter. Ref. KS-sak 005/12 av 7.2.2012. Det viser seg at kommunen har regulert husleien mer enn leiekontraktene tilsier. Kontraktene sier at kommunen kan regulere i henhold til konsumprisindeks (ref. husleieloven). Dette krever en gjennomgang for å få rettet opp i 2013. Overføringer med krav til motytelse har gått noe ned i perioden, her føres bl.a., refusjon sykepenger og momskompensasjonen både til drift og investering, samt andre refusjoner m.m. Nytt fra 2011 er at barnehagetilskudd og kvalifiseringstilskuddet blir overført i rammetilskuddet, det er en av årsakene til at rammetilskuddet har øket fra 2010 til 2012 samtidig som andre statlige tilskudd har gått ned. I søylen for skatt på inntekt og formue er også tatt med eiendomsskatt verker og bruk på kr. 5,5 og konsesjonskraftsinntekter på kr. 0,8 mill kr. Momskompensasjon 6 000 4 000 2 000 0-2 000-4 000-6 000-8 000-10 000-12 000 2 006 2 007 2 008 2 009 2 010 2 011 2 012 Netto driftsresultat Netto dr.res u.moms Birkenes kommune budsjetterte med netto momskompensasjon på 2,7 mill kr. og regnskapet viser 1,3 mill kr. etter overføring av 60% av inntekten til investeringsregnskapet. I 2013 vil 80% og i 2014 skal all moms av investeringer benyttes til å finansiere investeringsprosjektene, slik at låneopptaket blir redusert tilsvarende. Graf viser hvordan netto driftsresultatet ville ha vært dersom vi ikke hadde hatt muligheter til å bruke momskompensasjonen i drift. Overskuddene i årene 2009 og 2010 ble benyttet til avsetning av disposisjonsfond for å justere driften etter at momskompensasjonen skulle avvikles. Finansforvaltning Birkenes kommunes finansfond hadde ved utgangen av 2012 en markedsverdi på kr 70,0 mill. Dette var en økning på kr 5,0 mill., eller 7,6 prosent, fra inngangen til året. Porteføljen ga dermed en betydelig meravkastning i forhold til indeksporteføljen, som avkastningen måles mot, og som hadde en avkastning på 3,9 prosent. Porteføljen ga også en meravkastning i forhold til budsjettet, hvor en la til grunn en avkastning på 5,2 prosent eller kr 3,4 mill. For å tallfeste risikoen skal porteføljen i henhold til finansreglementet stresstestes minst en gang i året med nærmere spesifiserte parametere. Det vil si at man anslår verdifallet i porteføljen ved ulike endringer i finansmarkedene. Ved utgangen av 2012 var resultatet av stresstesten som følger: Endring Verdiendring (i mill. kroner) Verdiendring som følge av 2 % skift i rentekurven -3,4 Verdiendring som følge av 20 % fall i globale aksjer -2,8 Verdiendring som følge av 30 % fall i norske aksjer -1,1 Verdiendring som følge av 10 % styrking av norske kroner -1,4 Verdiendring totalporteføljen -8,6 Verdiendring totalporteføljen (i %) -12,3% Hvis alle disse endringene skulle inntreffe samtidig anslås det altså at markedsverdien av porteføljen vil falle med kr 8,6 mill. 10

Investeringene var per 31.12.2012 fordelt som følger på de ulike aktivaklassene: Markedsverdi Strategi Aktivaklasser Mill. kroner Prosent Min. Mål Maks. Avvik Norske aksjer 3,5 5,0% 3% 5% 7% -0,0% Globale aksjer 13,8 19,8% 15% 20% 25% -0,2% Norske obligasjoner 31,6 45,2% 30% 45% 60% 0,2% Globale obligasjoner 14,0 20,0% 15% 20% 25% 0,0% Pengemarked/bankinnskudd 7,0 9,9% 5% 10% 37% -0,1% SUM 70,0 100% 100% Oversikten viser at det kun er marginale avvik fra de vedtatte målene i strategien når det gjelder fordeling mellom de ulike aktivaklassene. Komplett avkastningsrapport følger som vedlegg til årsberetningen. Driftsutgifter: Kommunens driftsutgifter (ekskl. interne overføringer) består av: Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester som inngår i produksjon Kjøp av varer og tjenester som erstatter egenproduksjon Overføringer Avskrivninger Den største utgiften i kommunens budsjett er lønn og sosiale kostnader. Tallene viser nedgang i disse utgiftene sammenlignet med tidligere år. Fra 2010-2011 var økningen 20 mill kr. (10,5%) mens fra 2011-2012 er økningen 7,2 mill kr. (3,4%). Effekten har bl.a vært innføring av generell ansettelsesstopp, etablering av omstillingsutvalg og at rådmannen skal godkjenne eventuelle nyansettelser. Både stabs- og tjenesteområdene gjennomførte stillingskutt i henhold KS-sak 005/12 av 7.2.2012. I gruppen kjøp av varer og tjenester som inngår i tjenesteproduksjon er det som vi kaller driftsutgifter, slik som vedlikehold, kontormateriell, annonser, leie etc økte fra 2010-2011 med 8,9%, men er gått tilbake fra 2011-2012 med 6,5%. En gruppe har i 2012 arbeidet med rutiner vedr. ansettelser og felles annonsering. I gruppen kjøp av varer som erstatter tjenesteproduksjon er driftstilskudd barnehager, leger, interkommunalt samarbeid som knutepunktet og skattesamarbeid, kjøp fra kommuner, skyssutgifter etc. Denne gruppen har økt de siste årene og skyldes at vi kjøper flere tjenester fra andre kommuner eller private bedrifter. Overføringer inneholder momskompensasjon som føres i driftsregnskapet, overføringer, tilskudd kirken. I kommuneregnskapet benyttes lineære avskrivninger. Dette innebærer at kostprisen fordeles med like beløp over anleggsmidlets antatte økonomiske levetid. Avskrivningsbeløpet er økt med 38 % og utgjør 13,9 mill. kr. Den store økningen har sammenheng med at bl.a.de store skole- og kulturprosjektene, Natveitåsen barnehage og lokaler for voksenopplæringen er ferdigstilt. Kostpris på disse prosjektene er 130 mill kr. Med en avskrivningssats på 40 år (2,5%), utgjør dette 3,3 mill. kr. 11

Avdrag Kommuneloven sier at lånene skal avdras jevnt og planmessig. Gjenstående løpetid for kommunens samlede gjeldsbyrde kan ikke overstige den veide levetiden for kommunens anleggsmidler ved siste årsskifte. (Kommuneloven 50 nr. 7) I regnskapet for 2012 er det utgiftsført 7,8 mill kr. i avdrag. Det er i årsoppgjøret periodisert og utgiftsført et avdrag på 2,7 mill kr. Dette er ikke ført som avdrag i driftsregnskapet, men har ikke redusert restgjelden på lån i balansen. Innbetalingen av det periodiserte avdraget vil bli foretatt i 2013 og da vil restgjeld langsiktige lån reduseres tilsvarende. I forbindelse ny investeringsforskrift, og nye rutiner mht. investeringsprosjekter som Birkenes kommune holder på å innføre, vil kommunen foreta en grundig gjennomgang av aktiverte eiendeler (anleggsmodulen) og avsluttede prosjekter. Dette er et arbeid som vil bli gjort i april/mai 2013. Hvordan dette vil påvirke størrelse på minimumsavdrag vil en komme tilbake til i en drifts/økonomirapport i løpet av 2. halvår 2013. Kommunen bør tilstrebe å betale avdrag likt avskrivninger. Selvkostregnskap vann og avløp og feiing Selvkost er den merkostnad kommunen påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. Følgende områder kan være selvfinansierende i en kommune: Vann, avløp Renovasjon og slamtømming (Libir) Feietjeneste Plan- og byggesaksbehandling Kart- og delingsforretning Skolefritidsordning Barnehager Kommunale boliger Pleie- og omsorgstjenester Birkenes kommune har kun selvkostberegninger innen områdene vann og avløp. Mer utgifter for avløp reduserer fondet med 0,3 mill. kr til 0,1 mill. kr og fondet på vann økes med 0,3 fra 1,3 til 1,6 mill. kr. Feiefondet økes med 0,075 fra 0,18 til 0,25 mill. kr. Det opprettes en 100% stilling som avdelingsleder vei, vann og avløp i 2013, jfr. budsjett 2012, men som er blitt utsatt. Stillingen er nå tilpasset dagens situasjon. Stillingen er nødvendig, for å sikre forsvarlig drift innen vei, vann og avløp. Dagens drift og kapasitet tilsier en for stor risiko på grunn av mangler innen: langsiktig planlegging systematisk prosjektstyring selvkostmodell fordelt over flere år kontinuerlig tilpasning av drift iht. lovpålagte krav Vann og avløp reguleres sterkt og finansieres av inntekter fra innbyggere. Kommunen har en plikt til å drive forsvarlig, og med lav risiko for de investeringene som tas. Dette innebærer også at kommunen må sikre en forutsigbar gebyrutvikling, uten overraskende hopp på grunn av manglende planlegging. For å planlegge fremtidige investeringer og drift for kommunens innbyggere innen vann og avløp planlegges det å gå til innkjøp av et selvkostprogram. Dette prosjektet vil ny person fra teknisk og en person fra økonomiavdelingen være delaktige i. Dette vil kvalitetssikre beregninger vann og avløp både på kort og lang sikt. 12

Avløp Vann Feiing 2012 2012 2012 A. Direkte driftsutgifter 4264 2267 466 B. Henførbare indirekte driftsutgifter C. Kalkulatoriske rentekostnader 207 349 D. Kalkulatoriske avskrivninger 501 367 E. Andre inntekter 28 F. Gebyrgrunnlag (A+B+C+D-E) 4972 2983 494 G. Gebyrinntekter 4650 3266 513 H. Årets finansielle resultat (G-F) -322 283 19 I. Avsetning til selvkostfond og dekning av fremført underskudd J. Bruk av selvkostfond og fremføring av underskudd 322 0 283 75 K. Kontrollsum (subsidiering) (H-I+J) 0 0 L. Saldo selvkostfond per 1.1.2012 423 1282 181 M. Alternativkostnad ved bundet kapital på selvkostfond eller fremføring av underskudd N. Saldo selvkostfond per 31.12.2012 (L+M+I-J) 101 1565 256 Nøkkeltall: 0 O. Årets finansielle dekningsgrad i % (G/F)*100 93,5 109,5 103,8 P. Årets selvkostgrad i % (G/(F+I-J))*100 100,0 100,0 100,00 13

INVESTERINGSREGNSKAPET Birkenes kommune investerte for vel 33 mill kr. i 2012, Det er i årsberetningen laget en detaljert oppstilling over prosjekter som er ferdigstilt og over prosjekter som planlegges ferdigstilt i 2013. Regnskapsskjema 2A investering Regnskap Reg. budsjett Oppr.budsjett Regnskap i fjor Investeringer i anleggsmidler 33 773 75 569 33 560 61 497 Utlån og forskutteringer 8 628 6 900 4 400 4 567 Avdrag på lån 1 791 0 0 7 295 Avsetninger 9 745 10 083 418 8 483 Årets finansieringsbehov 53 938 92 552 38 378 81 841 Finansiert slik: 0 0 0 0 Bruk av lånemidler 41 634 77 056 25 372 50 854 Inntekter fra salg av anleggsmidler 5 462 7 418 7 418 8 103 Tilskudd til investeringer 0 0 0 2 990 Mottatte avdrag på utlån og refusjoner 3 876 0 0 4 634 Andre inntekter 0 0 0 0 Sum ekstern finansiering 50 972 84 474 32 790 66 580 Overført fra driftsregnskapet 2 005 7 585 5 188 3 756 Bruk av avsetninger 960 493 400 1 805 Sum finansiering 53 938 92 552 38 378 72 140 Udekket/udisponert 0 0 0-9 701 Ny forskrift fra 2011 Oversikten er i hovedsak bygd opp på samme måte som tidligere, men inneholder også budsjettet for neste år. Året 2012 blir et overgangsår i forhold til investeringsregnskapet for Birkenes kommune. Dette har sammenheng med investeringsveilederen fra KRD som kom i 2011. Investeringsbudsjettet skal nå være ettårig, og er bindende for underordnede organer, dvs. krever årlige bevilgninger. Ubrukte budsjettmidler vil dermed ikke kunne overføres neste år slik som tidligere, men må vedtas i neste års budsjett. Investeringsbudsjettet må reguleres etter behov for å oppfylle krav til balanse og realisme. Alle midler er frie og anses som felles finansiering av investeringsporteføljen, unntatt øremerket finansiering fra andre. Begrepet udekket/udisponert gjelder samlet for investeringsbudsjettet og ikke for enkeltprosjekter. Prosjekter som går over flere år må tas inn i det enkelte investeringsbudsjett med forventet forbruk i det kommende året. Vesentlige endringer i fremdriften må budsjett reguleres. 14

Investeringsprosjekter må følges opp løpende i prosjektperioden, og det skal utarbeides egne prosjektregnskap som gir grunnlag for å vurdere utgiftene opp mot vedtatt kostnadsramme, samt gi grunnlag for budsjettoppfølging. Investeringsprosjekter avsluttes med å sette opp et sluttregnskap, hvor avvik i forhold til kostnadsrammen fremgår. Sluttregnskapet kan vise prosjektspesifikk finansiering, og salderes med generell finansiering. Sluttregnskapet behandles av kommunestyret og eventuelle overskridelser eller besparelser i prosjektet behandles gjennom bevilgningssaker. En arbeidsgruppe står for implementering og opplæring av prosjektledere i nye rutiner for månedlig rapportering og sluttrapportering av investeringsprosjekter. Tabellene viser investeringsprosjekter som er ferdigstilt i 2012 (Ja) og de som ikke er ferdigstilt i 2012 (Nei) Prosj. Totalt medtgått pr 31.12.12 Totalram me pr 31.12.12 Avvik regnskap / budsjett Ferdi gstilt JA/N EI Budsjett 2013 9131 Sikringstiltak Flakk grunnvannsbrønn 6 542 8 232-1 689 JA 0 9132 Vann og avløp Flaksvann 4 842 7 815-2 973 JA 0 9135 Tobias Jorde 1 660 1 109 551 JA 0 9145 Private bruer - avklaring 4 196-192 JA 0 9147 Euref koordinatsystem for landmåling 150 252-102 JA 0 9149 Ny matrikkel - innføring 200 296-97 JA 0 9153 Kommunale bruer 46 50-4 JA 0 9178 Lokalt varmenett skoleområdet 8 996 9 402-406 JA 0 9189 Reasfaltering, plan 5 år, 2008-2012 580 849-270 JA 0 9191 Laksehage bru, spesialinspeksjon 85 115-30 JA 0 9216 Opprusting/vedlikehold skoler 31 612 23 300 8 312 JA 0 9219 Lokaler for voksenoppl. og 7 736 7 864-128 JA 0 dagsenter/hjelpemiddellager 9223 Kjøp av grunn Natveitåsen - Barnehage 250 1 750-1 500 JA 0 9226 Barnehage Natveitåsen 26 405 27 772-1 366 JA 0 9227 Barnehage Herefoss, utredning 2010 1 733 17 913-16 180 JA 0 9229 Nærområde skolene 2 905 3 025-120 JA 0 9235 Ombygging Engesland skole 0 180-180 JA 0 9236 Valstrand Skole - solavskjerming og bibliotek 256 300-44 JA 0 9237 Regulering barnehage 273 0 273 JA 0 9305 Opprustning bårerom 219 400-181 JA 0 9320 Bil hjemmesykepleien 90 90 0 JA 0 9326 Hjelpemiddellagaer - rehab lokaler og arkiv 322 510-188 JA 0 9328 Utvidelse av terasse, gr.4, rømningsvei sykehjem 107 250-143 JA 0 9330 Solavskjerming sykehjem/legesenter 114 150-36 JA 0 9334 Nye kokegryter til kjøkkenet 223 215 8 JA 0 9335 Fagprogram til Helsestasjonen 0 375-375 JA 0 9401 Friluftsliv og idrett 160 366-206 JA 0 15

Prosj. Totalt medtgått pr 31.12.12 Totalram me pr 31.12.12 Avvik regnskap / budsjett Ferdi gstilt JA/N EI Budsjett 2013 9412 Investeringer IT avdelingen 6 0 6 JA 0 9419 Investeringer IKT skolene 257 270-13 JA 0 9425 Ny portal - Internett og Intranett 836 1 508-671 JA 0 9429 Skoleadministrasjonssystem 363 350 13 JA 0 9432 Biblioteksystem 91 481-390 JA 0 9433 Knutepunkt kommunene - Felles programvare 19 1 126-1 107 JA 0 9434 Utbygging arkiv 148 500-352 JA 0 9461 Lesebrett og politikerportal 333 400-67 JA 0 9462 Smartboard ungdomstrinnet 1 304 1 405-101 JA 0 9607 Kommunale broer 4 196-192 JA 0 9614 Energimerking av bygg 250 209 41 JA 0 9615 Overgang vannbåren varme Birkeland skole 0 1 900-1 900 JA 0 9619 Ny GPS oppmåling 239 250-11 JA 0 9620 Rydding grøntavfall - utvidelse Tollnes 285 380-95 JA 0 9621 3-skjærs veiskrape 100 100 0 JA 0 9624 Sanering avløpsledning Berse 106 106 0 JA 0 9625 Pumpestasjon v/ sykehjemmet - oppgradere 104 130-26 JA 0 9631 Trykkøkningsanlegg Natveitåsen 0 200-200 JA 0 9818 Nytt brannvarslingsanlegg - Alle kirkene og kapellet 264 300-36 JA 0 9819 Birkenes og Vegusdal kirke - oppgradering av vinduer 137 200-64 JA 0 9102 Geodata/kartlegging geovekstprosjekt 2 069 2 191-122 NEI 300 9108 Vegnavnskilting - Adressering 43 407-364 NEI 0 9110 Natveitåsen (*budsjett 2013=nedbet.gjeld) 16 723 16 350 373 NEI 6 000* 9111 Trafikksikkerhetstiltak 443 1 134-691 NEI 100 9119 Digerhaug 75 0 75 NEI 0 9120 Næringsarealer Jordbruna 16 807 33 931-17 123 NEI 16 143 9154 VA-området. Mollestadbrua og kirka 1 796 4 460-2 665 NEI 200 9155 Hovedplan for vann og avløp 0 400-400 NEI 200 9174 Vann og avløp Stasjonsbyen Herefoss 3 193 3 772-578 NEI 0 9175 Herefoss - ombygging/styring vann og avløp 20 840-820 NEI 0 9176 Påkostning eksisterende boligmasse 1 637 1 200 437 NEI 1 600 9183 Kabling av høyspentlinje Smedens Kjerr 2 791 3 509-718 NEI 0 9188 Enøk tiltak 296 2 380-2 084 NEI 880 9192 Sanering Birkeland 100 155-55 NEI 0 16

Prosj. 17 Totalt medtgått pr 31.12.12 Totalram me pr 31.12.12 Avvik regnskap / budsjett Ferdi gstilt JA/N EI Budsjett 2013 9193 VA-plan Engesland 0 300-300 NEI 150 9194 Engesland Vannverk, prosjektering og gjennomføring 85 2 315-2 230 NEI 0 9230 Trafikksikring og uteområder skolene på Birkeland 440 3 744-3 305 NEI 0 9232 Flygel kulturskolen -18 80-98 NEI 0 9233 Oppgradering Birkeland Barneskole 446 5 500-5 054 NEI 8 000 9238 Lesebrett i undervisningen i skolen 0 0 0 NEI 350 9240 Oppgradering Engesland BHG 0 0 0 NEI 100 9241 Oppgradering Engesland skole 0 0 0 NEI 380 9331 Tak aldersboliger 1-12 (inkl. snøfanger) 0 300-300 NEI 0 9332 Ny varmtvannsbereder sykehjem 10 250-240 NEI 0 9333 Buss til aktivitetssenteret 0 0 0 NEI 500 9406 Birkeneshallen- nytt gulv 0 1 100-1 100 NEI 800 9423 Andre prosjekter IKT 2 261 2 790-529 NEI 200 9426 DDA-Alle kan bruke mobil på Agder 288 1 000-712 NEI 300 9427 Visma Enterprice, ny plattform økonomisystem 297 350-53 NEI 0 9430 Helsenett - samordn. kommunikasjon 394 584-189 NEI 0 forvaltn.nivåene 9431 Web-sak - Nytt grensesnitt 34 260-226 NEI 0 9450 Ordinære anlegg, kultur 38 240-202 NEI 50 9452 Friluftsliv, kultur 1 107 1 083 24 NEI 497 9453 Nærmiljøanlegg, kultur 571 1 869-1 298 NEI 1 195 9460 Lekeapparater (lekeplasser i kommunen) 0 100-100 NEI 0 9463 Joker Fritidsklubb 0 0 0 NEI 150 9464 Forprosjekt Visma Enterprise e-handel 0 0 0 NEI 100 9465 Kvalitetssikringssystem internkontroll inkl 0 0 0 NEI 350 personvern 9466 Helsestasjonen, Visma Link og Visma HS 0 0 0 NEI 375 9467 Utstyr og vedlikeholdsarbeider kantine og 0 0 0 NEI 300 kommune 9468 Nye maskiner og utstyr til renhold 0 0 0 NEI 150 9469 Bedret innsyns- og skjematilbud til borgere 0 0 0 NEI 125 9470 Sikker elektronisk kommunikasjon, 0 0 0 NEI 125 arkiveringsrutiner 9471 Acos websak 0 0 0 NEI 200 9472 Intranett - utvikling og tilgjengelighet 0 0 0 NEI 200 9473 Byggsøk 0 0 0 NEI 250 9474 Kursing kontorapplikasjoner 0 0 0 NEI 125 9475 Rulleringsplan maskiner 0 0 0 NEI 300

Prosj. Totalt medtgått pr 31.12.12 Totalram me pr 31.12.12 Avvik regnskap / budsjett Ferdi gstilt JA/N EI Budsjett 2013 9476 Økt netthastighet skolene/kommunehus 0 0 0 NEI 1 500 9510 Videre utbygging boliger Digerhaug/PU 0 1 000-1 000 NEI 1 800 9512 Boliger tilrettelagt for leietakere med spesielle 447 7 800-7 353 NEI 6 000 behov 9605 Branntiltak div. bygninger 1 383 1 000 383 NEI 0 9608 Oppgradering/asfaltering kommunale veier 1 392 1 845-453 NEI 0 9610 Ny vannledning Speiderfeltet-Morhomkrysset 0 540-540 NEI 0 9613 Fremtidig eiendomsmasse med tilpasn.nåværende lokaler i sentrum 0 600-600 NEI 0 9616 Utredning og utbygging kontorlokaler i komm.bolig og komm.huset 512 800-288 NEI 700 9617 Oppgraderinger beredskap 739 650 89 NEI 450 9622 Valkjønn Øst - trafikksikring, aktivitet og friluft mv. 20 2 800-2 780 NEI 1 800 9623 Oppgradering vei 0 200-200 NEI 0 9626 Pumpestasjon Herefoss 0 100-100 NEI 80 9627 Ny Bioreaktor Herefoss RA 0 200-200 NEI 270 9628 Gjennomgang Birkeland RA/oppgradering 180 250-70 NEI 0 9629 Forprosjekt UV - rensing 0 200-200 NEI 200 9633 Høygilts Moner 1 690 0 1 690 NEI 0 9635 Oppgradering/sanering av vann og avløp 0 0 0 NEI 300 9636 Utbedring vann og avløp Humlegårdsheie bhgtomt 0 0 0 NEI 100 9637 Ny vannledning i Havane 0 0 0 NEI 750 9638 Sanering vannledning Speiderfeltet - Morhomkrysset 0 0 0 NEI 600 9639 VA-anlegg i g/s vei FV 402 Speiderfeltet - Jordbruna 0 0 0 NEI 300 9640 Høydebasseng Natveitåsen boligområde 10 0 10 NEI 500 9641 Birkeland RA, ny ph styring og slampumper 0 0 0 NEI 175 9644 Slettene bru (intensjonsavtale) 0 0 0 NEI 52 9645 Skogbruksplaner, eiendomsgrenser 0 0 0 NEI 300 9646 Bruinspeksjoner + oppgradering 0 0 0 NEI 440 9647 Ekstraordinært veivedlikehold (standardheving) 0 0 0 NEI 600 9648 Planfaglig vurdering, nye utbyggingsområder 0 0 0 NEI 800 9650 Minitraktor med feiemaskin og snøfres er til vaktmestere 0 0 0 NEI 510 9652 Stoppedalsmyra, tilrettelegging teknisk infrastruktur 56 0 56 NEI 4 000 9653 Kjøp av tomt Homlegårsheia 0 0 0 NEI 200 9654 Lån til museumsbygg Grasham 0 0 0 NEI 100 9656 Kjøp av kommunale leiligheter 0 0 0 NEI 5 000 18

Prosj. Totalt medtgått pr 31.12.12 Totalram me pr 31.12.12 Avvik regnskap / budsjett Ferdi gstilt JA/N EI Budsjett 2013 9810 P-plass Vegusdal Kirke 1 514 1 630-116 NEI 0 9815 Vegusdal kapell, oppgradering 0 200-200 NEI 100 9816 Redskapsbod Herefoss kirke 66 0 66 NEI 200 9821 Lynvernanlegg - Alle kirkene 94 150-56 NEI 200 9824 Enøk tiltak, alle kirkene 0 0 0 NEI 100 9913 Forprosjekt utrede behov for utviklingsselskap 0 0 0 NEI 50 9930 Strategisk oppkjøp av eiendommer 1 261 2 000-739 NEI 0 161 668 237 347-75 679 68 872 Tabellen ovenfor viser brutto investeringsprosjekter eksklusiv salgsinntekter/finansiering og utlån. Prosjekt 9110 - Natveitåsen tomteområde Natveitåsen boligområde ble opparbeidet i 2009. Hele området omfatter ca. 200 boenheter, hvor den kommunale delen består av 72 boenheter. Pr 1.1.2013 er 48 av disse solgt. Tomteprisene er relativt lave i området sammenlignet med Lillesand og Kristiansand. Dette sammen med flere andre faktorer har bidratt til at salget i området har gått meget bra, og over forventningene. Nedenfor er laget et sammendrag av utgifter og salg i forbindelse med Natveitåsen boligområde fra 2007 til 2012. Kostnadene inkl. rentebelastning i perioden er totalt kommet opp i nær 25 mill. kr, mens det hittil er solgt tomter for 17,1 mill. kr. Prosjektet skal være selvfinansierende, dvs. utgiftene legges til prosjektene, og dekkes inn ved salg av tomter. Prosjektene innvirker ikke på kommunens ordinære drift. Utgifter Beløp i 1000 kr. Kostnader hittil 33 896 Sum salgsinntekter -17 173 Netto 16 723 Prosjekt 9120 - Jordbruna industriområde Jordbruna næringsområde har hittil påløpte kostnader på 16,8 mill. kr. Som for Natveitåsen tomteområde skal dette være et selvfinansierende prosjekt hvor inntektene skal benyttes til nedbetaling av gjeld inntil prosjektet er nedbetalt. Arbeidet med å opparbeide teknisk infrastruktur ble igangsatt i 2012, med planlagt ferdigstillelse 1.7.2013. Arbeidet med salg og markedsføring av området er i gang. Her er det engasjert eiendomsmegler og reklamebyrå for å bistå i dette arbeidet. Utgifter Beløp i 1000 kr. Før 2009 897 Utgifter 2010 31 Utgifter 2011 6 997 Utgifter 2012 8 882 Kostnader hittil 16 807 19

LÅNEGJELD Langsiktig investeringsgjeld gjeld er redusert med 5,0 mill kr. Dette skyldes avdrag og at det ikke er tatt opp nye investeringslån. I 2012 har vi har investert for 33,8 mill. kr. Dette viser etterslep av tidligere budsjetterte investeringer. I årsberetningen vedlegges oppsett på investeringene som er foretatt i 2012. Lån til videre utlån er økt med 5 mill kr. Det anbefales at gjeldsgraden bør ligge på 0,6. For Birkenes utgjør den pr. 31.12.12 1,07 en nedgang fra 2011 med 0,08 fra 2011 driftsinntekter). (total gjeld-pensj.forpl, gjeld VAR-form.lån dividert med brutto Det må allikevel tas hensyn til at deler av gjelden kan være knyttet til hel- eller delvis selvfinansierende investeringer. Utvikling i lånegjelden de siste 5 år: Utvikling i lånegjeld 2008 2009 2010 2011 2012 Sum investeringsgjeld 190 061 242 904 281 452 324 750 319 513 Sertifikatlån 0 46 000 46 000 46 000 Husbanklån til videre utlån 29 158 26 111 24 553 27 398 32 108 Pensjon 2 970-135 3 282 9 452 10 294 Pensjonsforpliktelser 217 430 228 574 267 264 311 374 334 715 Sum total lånegjeld 439 619 497 454 622 551 718 974 742 630 Investeringsgjeld pr. innb. 41 246 51 803 58 930 67 264 64 705 Langsiktig gjeld pr. innbygger 95 403 106 090 130 350 148 918 150 391 DEN ØKONOMISKE UTVIKLINGEN -KOSTRA- I år er det kommunegruppe 02 vi skal sammenligne oss med, det er følgene kommuner: 0127 Skiptvet 0426 Våler 0429 Åmot 0430 Stor-Elvdal 0438 Alvdal 0511 Dovre 0513 Skjåk 0514 Lom 0515 Vågå 0519 Sør-Fron 0521 Øyer 0544 Øystre Slidre 0616 Nes 0617 Gol 0618 Hemsedal 0619 Ål 0621 Sigdal 0828 Seljord 0829 Kviteseid 0911 Gjerstad 0919 Froland 0928 Birkenes 1029 Lindesnes 1114 Bjerkreim 20

1141 Finnøy 1142 Rennesøy 1211 Etne 1216 Sveio 1222 Fitjar 1223 Tysnes 1242 Samnanger 1260 Radøy 1264 Austrheim 1419 Leikanger 1429 Fjaler 1430 Gaular 1431 Jølster 1433 Naustdal 1514 Sande 1523 Ørskog 1525 Stranda 1543 Nesset 1551 Eide 1557 Gjemnes 1560 Tingvoll 1612 Hemne 1620 Frøya 1630 Åfjord 1635 Rennebu 1636 Meldal 1664 Selbu 1717 Frosta 1718 Leksvik 1724 Verran 1750 Vikna 1812 Sømna 1822 Leirfjord 1851 Lødingen 1854 Ballangen 1868 Øksnes 1913 Skånland 1925 Sørreisa I de påfølgende tabellene og grafene sammenlignes Birkenes med Lillesand, Froland, gj.sn kommunegruppe 2 og gj.sn. Aust Agder. Det gjøres oppmerksom på at disse tallene bygger på innsendt materiale pr. 15.02.2012, altså før revisor har godkjent regnskapet. Reviderte tall i Kostra kommer 15.05.2012. KOSTRA (KommuneStatRapportering Ureviderte tall per 15.03.2013-) 0928 Birkenes 0926 Lillesand 0919 Froland Gj.sn. kom.gruppe 02 Gj.sn. Aust- Agder 2012 2012 2012 2012 2012 Finansielle nøkkeltall Brutto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter Endret tall for Birkenes pga.endringer ifht. innsendt -2,4-0,9-1,4 1,5-0,8 Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter Endret tall for Birkenes pga.endringer ifht. innsendt -0,3 0,6 0,5 2,2 1,2 Langsiktig gjeld i prosent av brutto driftsinntekter 233,8 243,5 222,1 201,3 216,4 Arbeidskapital i prosent av brutto driftsinntekter 24,5 21,3 4,4 19,2 15,9 Frie inntekter i kroner per innbygger 46 047 42 965 44 090 51 321 44 988 Netto lånegjeld i kroner per innbygger 75 104 84 026 63 658 52 063 41 693 60 000 50 000 Frie inntekter pr. innbygger 40 000 30 000 20 000 10 000 0 Birkenes Lillesand Froland Gj. Sn- 2 Gj. Sn A.A 21 2011 2012 Indikatoren viser kommunens frie inntekter i kroner per innbygger. Med frie inntekter menes inntekter som kommunene kan disponere uten andre bindinger enn gjeldende lover og forskrifter. Skatt på inntekt og formue og rammetilskudd fra staten defineres som frie inntekter

300 Langsiktig gjeld i prosent av brutt driftsinntekter 250 200 150 2011 2012 100 50 0 Birkenes Lillesand Froland Gj. Sn- 2 Gj. Sn A.A For Birkenes kommune utgjør dette pr. innbygger kr. 64 705 Netto lånegjeld i kroner pr. innbygger Indikatoren viser netto lånegjeld i kroner per innbygger. Netto lånegjeld er definert som langsiktig gjeld (eksklusive pensjonsforpliktelser) fratrukket totale utlån og ubrukte lånemidler. I totale utlån inngår formidlingslån og ansvarlige lån (utlån av egne midler). Indikatoren omfatter dermed utlån hvis mottatte avdrag skal inntektsføres i investeringsregnskapet, i tillegg til innlån som skal avdras i driftsregnskapet. Netto lånegjeld i kroner per innbygger = (netto lånegjeld / antall innbyggere pr. 31.12.)* 1000 Brøk multiplisert med 1000 gir kroner per innbygger. 3 2 1 0-1 -2-3 Driftsresultat i % av driftsinntektene Birkenes Lillesand Froland Gj. Sn- 2 Gj. Sn A.A Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter Brutto driftsresultat i % av driftsinntekter Indikatoren viser differansen mellom brutto driftsinntekter og brutto driftsutgifter i prosent av driftsinntektene. Avskrivninger, som er et uttrykk for verdiforringelsen på kommunale anleggsmidler, føres i driftsregnskapet, men blir eliminert før regnskapsmessig resultat fastsettes. I indikatoren brutto driftsresultat gis imidlertid avskrivningene resultateffekt, og kan følgelig brukes for sammenligning med det resultatorienterte regnskapssystem, som primært brukes i privat næringsliv. Brutto driftsresultat i prosent av driftsinntektene = ((brutto driftsinntekter - brutto driftsutgifter) / driftsinntektene) * 100. For Birkenes kommune utgjør dette 2,4%. Indikatoren viser netto driftsresultat i prosent av driftsinntektene. Netto driftsresultat beregnes ut fra brutto driftsresultat, men tar i tillegg hensyn til resultat eksterne finansieringstransaksjoner, dvs. netto renter, netto avdrag samt kommunale utlån, utbytter og eieruttak, og er i tillegg korrigert for avskrivninger slik at disse ikke gis resultateffekt. Netto driftsresultat kan enten brukes til finansiering av investeringer eller avsettes til senere bruk. Netto driftsresultat i prosent av driftsinntektene= ((brutto driftsresultat + resultat eksterne finansieringstransaksjoner + motpost avskrivninger) / driftsinntektene) * 100. For Birkenes kommune utgjør dette -0,3%. Langsiktig gjeld i prosent av brutto driftsinntekter Brutto Netto Indikatoren viser langsiktig gjeld i prosent av driftsinntektene. Ordinære renter og avdrag på lån skal finansieres av driftsinntektene, og indikatoren viser langsiktig gjeldsbelastning i forhold til disse. Lån beregnet for videreformidling til andre instanser/innbyggere, såkalte formidlingsutlån, inngår også i indikatoren. Pensjonsforpliktelser inngår fra og med regnskapsåret 2002. Langsiktige lån har normalt lengre løpetid enn ett år. Langsiktig gjeld i prosent av driftsinntektene = (langsiktig gjeld / driftsinntektene) * 100. For Birkenes kommune utgjør det 233,8%. 22

MEDARBEIDERE OG ORGANISASJON Opplæring To medarbeidere har gjennomgått opplæring i HMS-ledelse ved Universitetet i Stavanger i forbindelse med kommunens HMS-prosjekt. Midler har også blitt brukt til lederveiledning. Av de budsjetterte midlene ble ca. 30 % brukt. At en overordnet kompetanseplan ikke er utarbeidet, har gjort det vanskelig å prioritere sentralt avsatte midler. I 2013 vil det bli gjort en enkel analyse av kompetansebehovet framover. Sykefravær 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Fravær (%) 8,0 7,9 7,8 7,9 7,4 6,7 6,4 7,6 7,5 Fravær 1-3 dager utgjør 0,7 %, 4-12 dager 0,7 %, 13-40 dager 1 %, mens fravær 41dager -1 år utgjør 5,1% Arbeidsmiljøgrupper ble opprettet ved alle arbeidsplasser i 2012. Gruppene er sammensatt av de ulike partene i arbeidslivet: leder, tillitsvalgt og verneombud eller representanter for arbeidstakerne der det ikke er tillitsvalgte eller verneombud med en nær tilknytning til arbeidsstedet. Tanken er at regelmessige og systematiske samtaler ved arbeidsplassen vil gi et grunnlag for å utvikle helsefremmende arbeidsplasser og gi gode muligheter for tidlig innsats dersom utfordringer oppstår. Vi forventer lavere sykefravær som en følge av dette arbeidet. Det arbeides aktivt med oppfølging av fravær og tilrettelegging for arbeidstakere som har behov for det. Det er viktig å ha fokus på nærvær og de ansatte som faktisk er på jobb. Kommunen er en IA bedrift (Inkluderende Arbeidsliv). Likestilling Birkenes kommune skal være en kommune som gir alle like muligheter, rettigheter og plikter i samfunnslivet. Kommunen har et selvstendig ansvar for å fremme likestilling og hindre diskriminering. Kommuneadministrasjonen er nå i startfasen av en satsing hvor målet er å øke fokuset på likestillingsarbeidet. Vi ønsker å ha satsingsområder både som tjenesteyter ved å ivareta innbyggernes ulike behov og interesser, og som arbeidsgiver ved å gi menn og kvinner, etniske minoriteter og mennesker med nedsatt funksjonsevne like muligheter til faglig utvikling og karriere. Kommunen har en aktivitets- og rapporteringsplikt som skal komme til syne i årsberetningen. Rapporteringsplikten er todelt. For det første skal det rapporteres på den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling mellom kjønn blant kommunens ansatte. For det andre skal det rapporteres om planlagte og gjennomførte tiltak rettet både mot kjønn, etnisitet og nedsatt funksjonsevne. Når det gjelder aktivitetsplikten, er kommunen pålagt å arbeide aktivt, målrettet og planmessig for å fremme likestilling og hindre diskriminering. Kommunen er nå i gang med å foreta analyser med tanke på igangsetting av egnede tiltak og aktiviteter i forhold til de nevnte diskrimineringsgrunnlagene. Det er nødvendig å skaffe til veie en god oversikt over likestilling mellom kjønn blant kommunens ansatte. Kommunen vil i neste års årsberetning ta mål av seg å legge frem informasjon om kjønnsbalanse, likelønn, arbeidstid, foreldrefravær og personalpolitiske s atsinger. I denne årsberetningen vil kommunen fremheve følgende: Kommunen søker å øke ansattes stillingsstørrelse ved at muligheten til å slå sammen stillinger alltid vurderes ved ledighet i deltidsstillinger. Dette har særlig betydning for kvinner siden de i større grad enn menn arbeider deltid. Sammen med tillitsvalgte vurderes årlig lønnsutvikling i forhold til kjønn. Det tilrettelegges for at assistenter kan ta fagbrev. Dette kommer særlig kvinner til gode siden det gjelder fagområder der det arbeider betydelig flere kvinner enn menn. Ved ulike avdelinger er det i løpet av året tatt inn personer som trenger arbeidstrening eller språktrening. Dette er personer som kommunen ikke har arbeidsgiveransvar for og som er ved arbeidsplassen midlertidig. For 2013 er målet å ta inn flere personer enn i 2012. Det gis permisjon for feiring av religiøse og nasjonale høytidsdager som ikke følger av norsk kalender. Rådmannens stab/ledergruppe består av 4 kvinner og 3 menn. På avdelingsleder-/enhetsledernivå er det 16 kvinner og 9 menn. 23

Gjennomsnittlig lønn for kvinner og menn etter krav om utdanning i stillingen. 2012 Gjennomsnittslønn Kvinner Menn Differanse i kroner Differanse i menns favør Ufaglært 325 712 338 243 12 531 3,8 Faglært 351 239 384 317 33 077 9,4 Høyskole 416 056 475 843 59 786 14,4 Høyskole m. spes.utd 501 459 539 288 37 829 7,5 Undervisningspers. 464 847 479 936 15 089 3,2 Kjønnsbalanse etter utdanningsnivå Antall % Utdanningsnivå Kvinner Menn Kvinner Menn Ufaglært 107 13 24 17 Faglært 127 22 28 29 Høyskole 3 år 79 18 18 24 Høyskole + 26 10 6 13 Undervisningspersonell 107 13 24 17 446 76 100 100 Kjønnsbalanse etter arbeidssted Kvinner Menn Arbeidssted Antall ansatte Antall Prosent Antall Prosent Barnehage 76 74 97 2 3 Boveiledertjenesten 30 25 83 5 17 Kulturskolen 19 12 63 7 37 Psykisk helse - rehab 13 12 92 1 8 Skole 131 98 75 33 25 Sykehjem og åpen omsorg 124 119 96 5 4 Teknisk 30 6 20 24 80 Tjenester til barn og unge 31 31 100 0 0 Økonomikontor/Servicetorv 11 9 82 2 18 Helse, miljø og sikkerhet (HMS) I 2012 var det oppstart for prosjektet internkontroll av HMS. Prosjektet skal inngå som en del av kommunens totale kvalitetssystem. Det ble utarbeidet en prosjektbeskrivelse som ligger til grunn for det videre a rbeidet. Den ble vedtatt i januar 2013. Målet er at internkontroll av HMS skal bli en integrert del av kommunens virksomhet. Det legges opp til en trinnvis innføring ved at en avdeling er pilot. Til grunn for samarbeidet med kommunens bedriftshelsetjeneste Stamina HOT (tidligere Hjelp24), ligger avtale inngått for 2012. Vernerunder er gjennomført. Lederne har ansvaret for det daglige HMS -arbeidet. 24

Tillitsvalgte I Birkenes kommune er det tillitsvalgte for 10 ulike arbeidstakerorganisasjoner. Tillitsva lgte fra Utdanningsforbundet, Fagforbundet og Sykepleierforbundet er delvis frikjøpte. Arbeidsgiver har både informasjonsplikt og drøftingsplikt overfor de tillitsvalgte. Hovedavtalen regulerer partenes rettigheter og plikter. Tillitsvalgte har vært invitert til månedlige fellessamlinger med avdelingsledere og rådmannens tjenestesjefer og stab. I tillegg har det vært månedlige møter mellom hovedtillitsvalgte, rådmann og personalsjef. Administrasjonsutvalget har hatt 2 møter i 2012. Fem politikere og to hovedtillitsvalgte er medlemmer. Rådmannen har møtt. Personalsjef er sekretær. Godt samarbeid mellom arbeidsgiver, medarbeiderne og deres organisasjoner er en forutsetning for å kunne gi tjenester av høy kvalitet og utvikle helsefremmende arbeidsplasser. Etikk Kommunens etiske retningslinjer sier at ansatte skal legge stor vekt på redelighet og åpenhet. Kommunens ansatte skal være seg bevisste at de danner grunnlag for innbyggernes tillit til kommunen og derfor ta aktivt avstand fra enhver uetisk forvaltningspraksis. 25

MILJØRAPPORT Tovdalselva Laksefangstene har økt jevnlig fra 2008 2012. 2011 var ett år med betydelig fangst. Gytebestandsmålet ble nådd! År 2008 2009 2010 2011 2012 Kg fanget laks 1 494 1 582 1 232 2 937 1903 Elveeierlaget fikk i 2010 tillatelse til å gjennomføre tiltak i Teinefossen for å bedre oppgangsmulighet slik at gyte- og oppvekstpotensialet lenger nord kan utnyttes bedre. Kalkingsprosjektet i Tovdalselva ble videreført i 2010, uten særlige endringer. I 2012 ble det brukt 4914,35 tonn kalksteinsmel. I øvrige vann og bekker utfører lokale fiskelag et betydelig kalkingsarbeid. Det ble kalket 250 tonn skjellsand her. I tillegg er Fylkesmannen i Aust-Agder involvert med båtkalking i Ogge, Haukomvannet og Bellands vannet. Friluftsliv Det investeres årlig i nye tiltak knyttet til friluftsliv. Kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet legger føringer for utvikling av anlegg til friluftsliv og idrett. Ny plan for 2013-2016 ble vedtatt i kommunestyret desember 2012. Elveplassen friluftsområde: Områdene ved Tovdalselva eies av Birkenes kommune og har hatt fokus siden 2005 og det vil fortsatt utvikles tiltak langs elva. Det er nå ferdigstilt 2 sandvolleyballbaner, gapahuk, toalett, fiskebrygge og tursti. I 2012 er det også hugget en del i området for å åpne opp og la området bli en furumo slik det har vært tidligere. Området er mye brukt hele året. På sommerstid er sandvolleyballbanene spesielt populære blant ungdommen. Berse friluftsområde: Badeplassen ved Berse er blitt betydelig oppgradert i løpet av 2010 og 2011 og fremstår nå som et flott friluftsområde. Området eies av Birkenes kommune. Det er laget tursti langs Møllebekken og over til badeplassen og ut til Skorvann. Stranda er blitt utvidet og utbedret med natursteinkant og grøntområdet er også utvidet. Toalettet er oppgradert, det samme er lekeplassen. Det er bygget egen grillplass med bord og benker. Området er mye brukt sommerstid, spesielt av barnefamilier. Digerhaug friluftsområde. Kommunalt eid område som ble opparbeidet i 2011 ved hjelp av statlige og andre midler. LIONS har gjort en god jobb i området. Det er bygget eget bålhus, grillplasser, laget tursti der deler av stien er universelt utformet og det er tilrettelagt med bord og benker og enkle balanse og styrketreningsapparater. Senetoppen er en del av området og inngår i prosjektet På topp i Birkenes. Birkenesparken Eies av Birkenes Idrettslag. Den er åpen for allmennheten hele dagen og anlegget motiverer både for organisert og uorganisert idrett samt friluftsliv. Lysløypa er utvidet de siste årene med flere sløyfer og brukes hele året av hele befolkningen. Sommer og vinterløyper Siden tidlig på 2000-tallet er det blitt merket mange turstier i Birkenes. I 2007 ble det utgitt en egen brosjyre Ut på tur i Birkenes med kart og beskrivelse av 30 Antall km merka sommerløyper Antall km maskinpreparerte vinterløyper 150 48 ulike turstier i kommunen. Dette tur løypenettet er blitt noe utvidet - i 2009 ble det merket løype til Rislåknuten, i 2011 ble det merket løype til Galtetjønnåsen på Flakkeheia og til Senetoppen nær sentrum. Løypenettet vedlikeholdes stort sett av frivillige. I 2012 ble det innført et nytt prosjekt «På topp i Birkenes» Det ble laget nytt hefte med kart og beskrivelse av 13 topper/utsiktspunkt i Birkenes. Det ble plassert klippetenger på disse toppene slik at folk kunne klippe hver gang de besøkte ny topp. Over 100 personer besøkte i 2012 alle de 13 toppene. Det var også en enorm økning i antall besøk på enkelttoppene i Birkenes med nesten 5000 i fht. året før. I 2012 var det hele 12789 besøk på toppene. Uteområdet ved skolene I 2011 ble det ferdigstilt flere aktivitetsområder utenfor Valstrand ungdomsskole og Birkeland barneskole. Gapahuk og taulek i skogen ved Øygardstjønn, hinderløype/aktivitetsanlegg, ballbinge med kunstgress, nye bordtennisbord, oppgradert håndballbane og basketbane m.m. 26

I 2012 på høsten ble det anlagt ny tursti fra Valstrand skole og langs Valtjønn, forbi Hampehaugen barnehage og ned mot Lomholmen. En sti på ca. 800 m. Birkenes har fått tilført noen ekstramidler via Midt Agder Friluftsråd til opparbeidelse av sykkelsti langs den gamle jernbanelinja mellom Birkeland og Tveide. Det ble ryddet ganske mye langs linja i løpet av høsten 2012 og den vil bli gruset opp i 2013. Topland/Øynaheia Området her er et regionalt skiområde med stor utfart vinterstid. I 2009 startet oppgradering av løypene for å kunne lage bedre og bredere traseer slik at det trengs lite snø for å kunne starte løypekjøringen. Det er innvilget statlige spillemidler med 1.4 mill. til oppgradering av løypenettet. Her er oppmerket løypealternativer på 31 km. Det er store parkeringsplasser både på Øynaheia og Toplandsheia. I 2009 ble det også oppført et toalett ved parkeringsplassen på Toplandsheia. Kommunen gir sammen med Grimstad, Froland og Arendal et årlig driftstilskudd til Øynaheia løypelag. Andre områder Vinterstid (ved snø) kjøres det opp skiløyper i lysløypa på Engesland, Herefoss og Birkeland. I tillegg kjøres Tveideløypa (rundt Fjeldskår) og av og til kjøres løype fra Heimdal til Birkeland, ca. 23 km. Birkenes IL kjøpte i 2012 ny løypemaskin som vil komme allmennheten til gode med flotte skiløyper. Idrettslaget bekostet også ny parkeringsplass ved gamle Tveide stasjon. Foruten på Øynaheia kjøres alle løyper på dugnad. Innkjøpsordning Birkenes har felles innkjøpsordning med Knutepunkt Sørlandet. Tilbydere bes om å legge ved omtale av egen miljøstrategi jfr. et eget punkt i tilbudsbestemmelsene Utfordringer Birkenes kommune er miljøfyrtårnsertifisert, og må holde fokus både på egen og andres energibruk. I 2011 ble det nye flisfyringsanlegget på Valstrand satt i drift foreløpig tilknyttet deler av. Kommunale bygninger i Birkenes kommune ble energimerket i 2012, og det er utarbeidet liste over anbefalte tiltak for å bedre energiutnyttelsen. Dette arbeidet må følges opp i fremtidig budsjettarbeid. Innsatsnivå og aktiviteter knyttet til friluftsliv, naturverdier, tilsyn, medvirkning og oppfølging av henvendelser fra innbyggere må videreføres. OPPFØLGING AV POLITISKE SAKER VEDTATT I BIRKENES KOMMUNESTYRE I 2012 I henhold til forvaltningsrevisjonsrapporten skal administrasjonen i kommunens årsberetning gi kommunestyret en tilbakemelding på oppfølging av kommunestyrevedtak det aktuelle året I 2011 behandlet Birkenes kommunestyre 85 saker. Sakene er fulgt opp av saksbehandlerne etter god forvaltningsskikk om fullført saksbehandling. Utsatt sak Reguleringsplan for del av Myrane. 2. gangs behandling, meldt opp, ikke behandlet, utsatt i Planutvalget Avsluttede saker, men som er en del av andre pågående saker K.sak 084 Forslag til kommunal planstrategi for Birkenes kommune 2012-2015 K.sak 85/12 Omprioritering av midler GS FV 402 Storemyr Birkeland 27

Antall årsverk: 40,4 Antall ansatte: 47 Sykefravær: 4,5 % TJENESTEOMRÅDE TEKNISK HOVEDAKTIVITETER Bygg og Eiendom Geodata Vann og Avløp Oppmåling Plan og Byggesak Næring, park og samferdsel Miljø og Energi Landbruk og Skogbruk Prosjektarbeid Natur og Kalking NØKKELTALL FRA BUDSJETT OG REGNSKAP 2012 Regnskap 2012 Budsjett inkl. endr 2012 Avvik Sum personalkostnader 21 728 22 501-773 Sum andre kostnader 31 442 27 249 4 193 Sum inntekter -26 340-24 528-1 812 NETTO 26 830 25 222 1 608 Tjenesteområdet har satt fokus på mål og måloppnåelse. Dette er et pågående arbeid som er under utvikling. Nedenstående målsetning søkes gjennomført: SERVICE Vi skal alltid ringe tilbake til kunder som henvender seg til teknisk Kunder skal ha svar innenfor fristene i forvaltningsloven (1 mnd) Vi skal ta oss tid til å svare og hjelpe kunder som kommer innom Vi må være tydelige på hva kundene kan og bør forvente av bistand fra oss Teknisk må yte det lille ekstra EFFEKTIVITET Rett person løser oppgaven Den beste måten å løse oppgaven på vurderes fortløpende Oppgaver fordeles mellom alle ansatte slik at arbeidsmengden blir mest mulig rettferdig Bruk av delegert myndighet slik at oppgaven i størst mulig grad kan løses av saksbehandler RESULTAT Vi er like gode eller bedre enn sammenlignbare kostra kommuner Lovpålagte oppgaver løses innenfor tilgjengelige ressurser og budsjett. Teknisk holder det vi lover 28

MÅLSETNINGER OG MÅLOPPNÅELSE 2012 Bygg og Eiendom Hovedansvaret er drift og vedlikehold av alle kommunale bygg i tillegg til at avdelingen deltar i nybygg og renoveringsprosjekter helt fra forprosjekt til ferdig bygg. Det formelle ansvaret omfatter alle skolene, barnehagene, sykehjemmet, serviceboligene, sosiale boliger, flyktning boligene, bofellesskapet, bygningene på Tollenes, kommunehuset, renseanleggene og andre eiendomssaker m.fl. Avdelingen utfører jevnlig ettersyn og kontroll av bygningene og vi har en tømrer knyttet til avdelingen. Avdelingsleder har arbeidsgiveransvaret for alle vaktmestrene og renholderne bortsett fra renholderne på sykehjemmet. I 2012 har det blitt solgt en bolig, det er også lagt planer for å bytte ut deler av den eldre boligmassen med nye og bedre som skal brukes til flykninger og sosiale formål. Det er etter Arbeidstilsynets besøk på skoler blitt et mye høyere fokus på rutiner, sjekklister med mer, dette er et fokus som må være høyt hele tiden. Det har vært inne et firma (Rambøll) som har energimerket de kommunale byggene, det ble også laget en oversikt med tiltaksliste over lønnsomme energi tiltak. Det er solgt en god del tomter i Natveitåsen boligfelt, det er i dag bare en håndfull tomter igjen. Avdelingen har vært delaktig i forarbeidet ved overføring av Stoppedalsmyra og Homlegårdsheia barnehage til Trygge barnehage. Vi har også vært delaktig i overføring av Birkeland barnehage fra folkehøyskolen til Birkenes kommune. Det er jobbet med forprosjekt og anbud på Birkeland skole. Det ble byttet takrenner og bestilt nye ytterdører på skolen som en hastesak da store deler av takrennene var ødelagt slik at vannet fosset ned. Brann og Feier Fra og med 1.1.2009 ble Birkenes kommune med i et interkommunalt samarbeid om brann- og feiertjenester sammen med alle kommunene i Knutepunkt Sørlandet Kristiansandsregionen brann og redning. Det ble i 2009 utarbeidet nye forskrifter for brann- og feiertjenesten i kommunen som samsvarer med de andre kommunene i Knutepunkt Sørlandet. Vann og Avløp Vannverk: Det er tre kommunale vannverk i kommunen. 1 på Herefoss, 1 på Birkeland og 1 på Engesland. Mengde produsert vann er omtrent: Herefoss vannverk; 17 000 m3 Birkeland vannverk; 330 000 m3 ) Engesland vannverk: 1 500m3 Engesland vannverk har fått installert renseanlegg for bl. a jern og mangan samt UV anlegg for desinfisering av vannet. De siste prøver viser at vi leverer vann av god kvalitet. Vannet er bakteriefritt, jern og mangan innholdet er noe høyt, men under veiledende grenser. Herefoss og Birkeland produserer vann av beste kvalitet, vi hadde ingen anmerkninger eller avvik på vannkvaliteten i fjor. Renseanlegg: Herefoss renseanlegg; god drift, og gode renseresultater. Det har ikke vært avvik ved Herefoss avløpsanlegg i 2012. Birkeland renseanlegg; god drift, meget gode renseresultater på fosfor, men TOC ( total organic carbon) som i avløpsrensing er et parameter på rensing/fjerning av organisk karbon nærmer nivået seg grenseverdiene. I utslippstillatelsen er dette et krav til vår drift, nemlig å rense og dokumentere resultatet bl.a for denne parameter. Slam: etter avvanning på anlegget i Birkeland transporteres slammet til LiBir og videre til Støleheia for kompostering. Tilsyn og vedlikehold av anlegget er godt. Det er fortsatt stor variasjon i tilrenningen og behov for utbedringer på ledningsnettet. 3B Fibreglas Norway A/S har etter avtale med kommunen etablert eget avvanningsanlegg for avløpsslammet sitt. Dette har redusert på slippet til vårt renseanlegg med ca. 600 PE. Dette bidrar til at driften ved renseanlegget er bedret. Det forventes også at TOC nivået vil reduseres som en følge av dette. 29

Annet: Asfaltering, avløp og drenering ved Koab ble gjennomført i 2012. Dermed er dette arbeidet avsluttet. I 2013 må hovedplan for vei, vann og avløp igangsettes. Tiltak for å sikre tilstrekkelig vannforsyning fremover må utredes og igangsettes Plan og Byggesak Kommunestyret skal minst én gang i hver valgperiode, og senest innen ett år etter konstituering, utarbeide og vedta en kommunal planstrategi. Det er et krav hjemlet i PBL 10. Arbeidet startet i begynnelsen av september 2012, og strategien ble vedtatt av kommunestyret 13.12.2012. Planstrategien gir en kort status og drøfter kommunens strategiske valg knyttet til samfunnsutvikling, herunder langsiktig arealbruk, sentrale utfordringer, sektorenes virksomhet og en vurdering av kommunens planbehov i valgperioden. Kommunen har hentet inn synspunkter fra statlige og regionale organer, nabokommuner og bedt om innspill fra innbyggerne gjennom annonsering og utlegging på hjemmesiden. Den kommunale planstrategien munner ut i et handlingsplan der kommunestyret har prioritert s entrale plan og prosjekter i løpet av inneværende kommunestyreperiode frem til 2015. Enkelte plan- og prosjektoppgaver ble startet opp på slutten av året. Blant annet arbeid med prosess for stedsutvikling på Strøget og strategiplan for Jordbruna Næringsområde. Nøkkeltall 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Saker etter plan - og bygningsloven 247 264 267 325 265 316 359 312 289 - hvorav i planutvalget 50 59 51 74 83 47 59 53 62 - hvorav delegasjonssaker 128 139 149 192 117 195 255 259 227 - hvorav meldingssaker 69 66 67 59 65 74 45 - hvorav saker uten ansvarsrett - hvorav saker med ansvarsrett - hvorav fradeling av parsell 63 98 61 - hvorav utslipp 5 Tabellen viser nedgang i saker behandlet på delegasjon. Dette skyldes antakelig nedgang på fradeling av parseller i boligområder. Tallene viser likevel i hovedsak en jevn økning fra 2004. Dette følger som en naturlig konsekvens av økt innbyggertall og aktivitet i kommunen. Geodata Kart er et viktig hjelpemiddel på de fleste samfunnsområder. Moderne teknologi gir nye muligheter og setter nye krav. Både offentlig sektor, næringslivet og den enkelte innbygger har behov for tilgang til kartdata. Digitale kartdata gir muligheter for god tilgjengelighet. I Birkenes kommune har vi etter hvert fått et moderne og godt digitalt kartgrunnlag som brukes i mange sammenhenger. Under følger oppgaver som er arbeidet med i 2012: 30

Vedlikehold og utvikling av kommunens kartbaser Gjennomføring av Geovekstprosjekter i henhold til Norge Digitalt, geodataplanen for Agder Opplæring og support av de som er brukere av kommunes kartløsninger Intern opplæring Knutepunkt Sørlandets Web løsning, Geoport Geodata har samarbeid med IKT jobbet mye med å rette feil /kvalitetsheve kommunens datasystem. Dette for at kartsystemene som brukes skal fungere optimalt Representerer kommunen i Knutepunkt Sørlandet, Geodatautvalget Ansvar for kommunes VA base, oppdatering, mottak og innmåling av data. Mottak og kontroll av arealplaner. Stillingsressurs: Et årsverk. I tillegg til å vedlikeholde / utvikle geodata i kommunen, utføres det også arbeid i henhold til Matrikkelloven innenfor dette årsverket. Oppmåling Nøkkeltall: 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Utførte oppmålingsarbeider Nye seksjoner Førte Jordskiftesaker Sammenslåinger 109 90 89 93 91 70 78 64 82 92 44 7 14 Viktige arbeidsoppgaver 2012: Oppmålingsforretninger. Antall rekvisisjoner var 92, en økning på 10 fra 2011. Originalbaseansvaret for DEK /eiendomskartet i matrikkelen er overført fra Statens kartverk til kommunen. Dette innebærer bl.a. matrikkelføring for andre, som Jordskifteverket og Statens vegvesen (oppgaver vi må utføre uten å kunne ta betalt for det). Tildeling av veiadresser i kommunen. Kartverket har som målsetting at hele landet skal ha vegadresser innen 2015. For å nå dette målet må adresseringsarbeidet gis prioritet. Arbeidet med massivadressering har ikke hatt en framdrift som ønsket. Ingen nye områder er omadressert. Det har ikke vært kapasitet til annet enn fortløpende adressering av nye eiendommer. Fullføring av midlertidige forretninger. Vi er ikke kommet i mål med gjennomføring av midlertidige forretninger som planlagt. Det er satt mål om at alle midlertidige forretninger skal sluttføres iløpet av 2013 Det er fremdeles skjemaer og rutiner som følge av ny matrikkel lov som ikke er på plass. Dette er et arbeid som vil fortsette også i 2013 både lokalt og sentralt. Dataproblemene har fortsatt også i 2012, med tap av mye tid. Fra oktober ble det en betydelig bedring av stabiliteten som siden har vært bra. På grunn av at tidsfrister ikke overholdes på gjennomføring av oppmålingsforretninger etter matrikkelloven er det ved fakturering gitt en avkortning i gebyrer på til sammen 0,2 mill kr. i 2012. Vi vil dra med oss noe av etterslepet også inn i 2013. Næring, park og samferdsel I forslag til økonomiplan for 2012-2015 redegjorde administrasjonen for opprettelsen av ny Avdelingen for Næring, Park og Samferdsel. I avdelingens oppgaver lå primærnæringene, bygdeutviklingsprosjekter, uteseksjonen på vei og park og kalkingsarbeidet i elva m.fl. Ansvarsområdet er næringsarbeidet i kommunen, utvikling av Jordbruna Næringsområde, sekretariatet for Birkenes Næringsforum, trafikksikkerhetsarbeide t, Areal og Transport samarbeidet (ATP), kommunens navneutvalg, taksering, innkjøp som forsikringstjenester, strømforsyning med mer. 31

Avdelingsleder for Bygg og Eiendom / næringsarbeidet overtok ansvaret for den nye avdelingen i det Bygg og Eiendoms avdelingen ble styrket bemanningsmessig fra september 2011. Ny avdelingsleder for Næring, Park og Samferdsel ble i tillegg til denne oppgaven også konstituert som teknisk sjef fra 01.01.12 til medio september - 12. Som en liten avlastning ble sekretariatet for Birkenes Næringsforum midlertid lagt til annen saksbehandler i teknisk tjenesteområde. Avdelingen for Næring, Park og Samferdsel har løst og deltatt i flere oppgaver i løpet av 2012. De viktigste har vært utbyggingen av Jordbruna Næringsområde, anbudene på vintervedlikehold (brøyting og strøing) av de kommunale veiene, kontakt med og deltakelse i regionalt næringssamarbeid hvor også Regionalt Næringsfond og Etablerersenteret Vest Agder inngår som viktige arbeidsfelt. Avdelingen har videre deltatt i arbeid med forsikringssaker, trafikksikkerhetsarbeidet, anbud veilys, tilrettelegge arbeidet i kommunens navneutvalg, kraftverk, vindkraftprosjektet, plansaker, prosjektarbeid for Birkeland Skole, Myrane Trafikkareal, gang og sykkelvei vei langs fv 402 m. fl. Skog og Jordbruk Skog: Det ble avvirket 52.622 m3, plantet 94.715 og utført ungskogpleie på 2343 dekar. Verdien av ungskogpleien var 0,7 mill kr., planting 0,6 mill kr. og bruttoverdien av tømmeret 16,7 mill kr. Det ble utbetalt 0,4 mill kr. i tilskuddsmidler for skogkultur i 2012. Vilt: Det ble felt 154 elg, 43 hjort og 154 rådyr i 2012. Jordbruk: Pr. 31.07.12 var det 69 jordbrukere som søkte produksjonstilskudd. Av disse var 13 melkeprodusenter dvs uendret fra 2011. Totalt ble det i 2012 utbetalt kr 7,6 mill kr. i produksjonstilskudd. Jordbruksarealet økte med 9 % fra 2011 mens antall søkere var uendret; se tabell. 2012 2011 2010 2009 AREAL ANTALL SØKERE AREAL ANTALL SØKERE AREAL ANTALL SØKERE AREAL ANTALL SØKERE LANDET 9 909 583 43.917 9 982 818 44.723 10 019 349 45.730 10 087 460 46.553 FYLKET 110.903 680 111.592 684 110.786 702 111.738 701 BIRKENES 10.505 69 9.633 69 9.500 67 9.670 68 I 2012 var det 30 søkere om tilskudd til regionalt miljøprogram (RMP-tilskudd) mot 25 året før. RMP er tilskudd til generelle miljøtiltak i jordbruket. Tilskuddet blir utbetalt i februar 2012. Det ble i 2012 utbetalt 0,2 mill kr. på bakgrunn av søknader i 2011. I 2012 fikk kommunen tildelt 0,2 mill kr. og disponerte tilsvarende til særskilte kulturlandskapstiltak (SMILtilskudd). Innen søknadsfristen hadde vi mottatt 13 søknader, og ytterligere 2 søknader kom til seinere. Samlet kostnad i søknadene var 0,6 mill kr. med et omsøkt tilskott på 0,2 mill kr. 13 søknader ble innvilget, men godkjente kostnader ble redusert til 0,6 mill kr. Birkenes kommune fordelte 110 % av tildelingen i 2011. Overforbruket ble dekket inn ved inndragning av midler fra søknad som ikke var ferdig innen arbeidsfristens utløp. I 2012 ble det fremmet og innvilget 1 søknad om nydyrking. Dette var et mindre felt på ca. 6 daa sør for Tveideveien ved Moelva. I 2012 ble arealdata fra Gårdskartprosjektet lagt til grunn for maksimalt areal pr eiendom i søknad om produksjonstillegg. Vi har foreløpig bare mottatt 7 klager på redusert areal. Dette vurderes som at innsatsprioritering ved gårdskartprosjektet var riktig. Videre kartrettingsarbeid vil fortsette som en fast, løpende arbeidsoppgave for jordbruk og GIS-avdelingen i fremtiden. AVVIK BUDSJETT/REGNSKAP Tjenesteområde Teknisk hadde i 2012 et merforbruk på omlag 1,6 mill kr sammenlignet med budsjett. Dette kan i hovedsak forklares ved: Merforbruk innen bygg- og eiendomsavdelingen og merforbruk vintervedlikehold vei Strømutgifter har vært høyere enn budsjettert. Dette skyldes i tillegg til at vintermånedene i 2012 var kalde, også økt bygningsmasse. Dette har ikke vært tilstrekkelig hensyntatt i budsjett. For sykehjemmet manglet leveranse av energivann fra 3B i en lengre periode. Dette gav også merforbruk til strøm. 32

Husleieinntekter ble budsjettert som om hele bygningsmassen var belagt hele tiden. Dette har ikke vært tilfellet. Det står blant annet noen ledige leiligheter i aldersboligene på Herefoss. Det er også noen leietakere som har misligholdt betaling av husleie til kommunen, noe som har gitt inntektstap. Utgifter til vintervedlikehold vei er høyere enn budsjettert. Dette skyldes at vintermånedene inkl. desember 2012 var svært snørike sammenlignet med normalår. Det er inngått nye kontrakter for vintervedlikehold for samtlige roder i kommunen. Etter sesongen 2012/2013 vil man kunne danne seg erfaringstall iforhold til utgifter sammenlignet med tidligere år. Året 2012 har vært et svært arbeidsomt år med flere store kommunale oppgaver også fordi den kommunale økonomi krevde innsparinger også for teknisk tjenesteområde. Utfordringene fortsetter også i 2013, ikke minst fordi kommunen er i stor vekst og det er økende krav til kvaliteten på våre kommunale tjenester. Året 2012 har vært et svært arbeidsomt år med flere store kommunale oppgaver også fordi den kommunale økonomi krevde innsparinger også for teknisk tjenesteområde. Utfordringene fortsetter også i 2013, ikke minst fordi kommunen er i stor vekst og det er økende krav til kvaliteten på våre kommunale tjenester. Tiltak for å begrense merforbruket: Det må bli rutine å synliggjøre driftskonsekvenser ved større investeringer, slik at dette hensyn tas i prosjektene. Budsjettet bør justeres tilsvarende når tiltak overføres fra prosjekt til driftsfase. Ved investeringer i bygningsmassen og andre investeringstiltak bør det velges løsninger som gir lavest mulige utgifter til drift og vedlikehold. Det fokuseres på inntektsskapende arbeid Rutiner gjennomgås for å sikre gode prosesser, redusere risiko, samt finne flaskehalser Bygg og eiendom har hatt tydelig fokus på utgifter til vedlikehold. Det har ikke vært merforbruk sammenlignet med budsjett her, men en liten innsparing. Dette er en klar forbedring fra tidligere år. Streng prioritering av arbeidsoppgaver og tiltak, for å holde utgifter nede Stillinger har blitt holdt ledige ved tjenesteområdet, herunder arealplanlegger. 33

UTFORDRINGER I 2013 OG FOKUSOMRÅDER FRAMOVER Målsettinger og utfordringer Stort omfang av prosjekter og investeringer. Må avveies mot driftsdelen. Jordbruna næringsområde Økt omfang av kommunal eiendom og anlegg. Vedlikehold / Eiendom: Øke innsatsen på drift av kommunale bygg for å bedre tilstanden. Utbygging av privat barnehagetilbud på Birkeland og på Herefoss Renovering av gammel bygningsmasse Birkeland Skole Rullering av samfunnsdelen av kommuneplan Områdeplan Birkeland sentrum og sentrumsnære områder Kommunedelplan for vei,vann og avløp Birkeland. Konsekvenser for ressursbruk 2013-2016 (økonomiplan) Behov for økt arbeidskraft i form av bestillerfunksjon. Vi gi redusert risiko for investeringer som gjøres. Utbygging av teknisk infrastruktur er igangsatt. Strategi for markedsføring og salg av eiendommer utarbeides og igangsettes i 2013. Medfører økte driftskostnader framover. Dette må hensyn tas i fremtidige budsjetter og økonomiplan 2014-2017 Vedlikeholdsplaner med fokus på beste praksis og livsløpsanalyser må utarbeides. Budsjettet anbefales justert iht til dette. Avtaler med private må inngås, og følges opp. Tiltaket gjennomføres i 2013, og krever økte ressurser til planlegging og drift. Utviklingsteam etablert. Utviklingstrekk og trender, samt ønsket retning må kartlegges. Dette krever stor innsats. Avklare basisstrukturen i sentrum. Grep og valg som gjøres skal sikre en god fremtidig utvikling av Birkeland sentrum. Flere store prosjekter krever plan og prioritering av arbeidsoppgaver Utvidelse av renseanlegget på Herefoss Utføres i 2013. Vann og avløpsplan for Engesland sentrum Utføres i 2013. Fornying av rammeavtale for håndverkstjenester Anbud må gjennomgås og kontrakter inngås i 2013. Næringsstrategi Myrane trafikkareal og g/s Lillesand Birkeland Utbygging av skoler (Birkeland Skole) samt nybygging av barnehager Uteområdet på skolen. Utbygging av Birkeland og Valstrand skole medfører behov for helhetlig planlegging av aktiviteter og arealer på uteområdet Beredskapsplanlegging Klima og energi Utredning av organisering av næringsvirksomhet, samt kommunens hovedmål for næringsarbeidet skal gjennomgås i 2013 Arbeidet på Myrane må igangsettes i 2013 for å få tilskudd på kr 1 mill fra ATP. Krever ressurser i forhold til planlegging, prosjektering og oppfølging. Områdeplanen setter barn og unge i fokus. Basert på denne vil man ha behov for investeringer. Koordinering og samordning av lokale beredskapsplaner gjøres i et overordnet planverk. Følge opp målsettinger og rammer lagt i klimaplan for knutepunkt Sørlandet. Kommunale bygninger er energimerket, og det er utarbeidet liste over anbefalte tiltak. 34

Totalt antall årsverk 177,7 Skole/SFO 97,2 Barnehage 54,1 Tjenester barn og unge: 11,4 Voksenopplæringen: 12,9 Kulturskole 2,2 Sykefravær 7,6 % TJENESTEOMRÅDE SKOLE OG OPPVEKST HOVEDAKTIVITETER Ivareta kommunens ansvar etter lov om barnehager Ivareta kommunens ansvar for grunnskoleopplæring for elever 6-16 år etter opplæringsloven Ivareta kommunens ansvar for kulturskolen etter opplæringslovens 13-6 Ivareta kommunens ansvar for undervisning til voksne etter opplæringslova Ivareta kommunens ansvar etter lov om barnevernstjenester Ivareta kommunens ansvar for helsestasjons- og skolehelsetjeneste etter gjelder lovverk NØKKELTALL FRA BUDSJETT OG REGNSKAP 2012 Regnskap 2012 Budsjett inkl. endr 2012 Avvik Sum personalkostnader 109 936 101 010 8 926 Sum andre kostnader 39 966 36 555 3 411 Sum inntekter -30 635-20 349-10 286 NETTO 119 267 117 216 2 051 TALL TIL SAMMENLIKNING UTVALG FRA KOSTRA 120 000 100 000 Netto driftsutg. pr. innbygger 1-5 år i barnehager enhet:kr. Teller = Netto driftsutgifter. Data er hentet fra kommuneregnskapet 80 000 60 000 40 000 20 000 2011 2012 Nevner = Antall innbyggere 1-5 år. Data er hentet fra SSBs befolkningsstatistikk For Birkenes er kostnaden økt fra 92 482 i 2011 til 106 156 i 2012. 0 Birkenes Lillesand Froland Gj. Sn- 2 Gj. Sn A.A 35

Teller = Netto driftsutgifter. Data til teller er hentet fra kommuneregnskapet Nevner = Antall innbyggere 6-15 år per 31.12. rapporteringsåret. Data til nevner er hentet fra SSBs befolkningsstatistikk For Birkenes er kostnaden økt fra 101 656 i 2011 til 106 076 i 2012. MÅLSETNINGER OG MÅLOPPNÅELSE 2012 Tidlig innsats For hele tjenesteområdet vil vi spesielt peke på viktigheten av en målrettet, tverrfaglig og langvarig satsing på tidlig innsats. Det innebærer kartlegging av gode tiltak og utvikling av nye. Tidlig innsats er et begrep som innebærer tidlig innsats i alder, men også tidlig i forhold til når et behov er avdekket. Aldersgruppen i dette arbeidet er 0 24 år. Det har vært arbeidet tverrfaglig med dette i gjennom hele året, men sluttdokumentet for dette arbeidet er ikke ferdigstilt. Barnehager Gjeldende kommuneplan har som mål å sikre barn og unge vekst og utvikling både faglig, sosialt og fysisk. For å komme dit må vi bl.a. videreutvikle barnehagetilbudet med høy kvalitet, gi tilbud om barnehageplass til alle i kommunen som har rett til det og satse på forebyggende arbeid. Alle barn med rett til barnehageplass fikk i 2012 en plass i barnehage Natveitåsen barnehage Natveitåsen barnehage stod ferdig november 2011. Det er en moderne 5 avdelings barnehage. I løpet av 2012 er det gjort en betydelig innsats for å skape en enhetlig barnehagedrift med utgangspunkt i tre ulike lokaliseringer før nybygget stod ferdig. Birkeland barnehage Birkeland barnehage er i løpet av 2012 overtatt av Birkenes kommune etter at folkehøgskolen i mange år har drevet barnehagen. Kommunen leier inntil videre lokaler til barnehagedrift av folkehøgskolen, men etter 2015 har ikke kommunen noen garanti for at disse lokalene er ledige for barnehagedrift. Engesland barnehage Engesland barnehage har hatt et år uten store endringer, og de har lagt bak seg et år som bærer preg av solid arbeid. Det skal foretas en utredning for å avklare om barnehagen sammen med Engesland skole skal organiseres som oppvekstsenter. Birkenesparken barnehage og Herefoss barnehage Begge barnehager er inne i en prosess fram mot at Trygge barnehager AS overtar driften fra oppstart av barnehageåret 2013-2014. Det er startet egne prosesser for å ivareta de forhold som en virksomhetsoverdragelse krever. Personalet i begge barnehagene har utført en solid jobb i en endringsfase, som innebærer at to av kommunens midlertidige barnehageløsninger går over i permanent drift. Trygge barnehager AS overtar driften av barnehagene selv om de nye byggene ikke skulle stå ferdig til oppstart av nytt barnehageår. 36

Barn og ansatte i barnehagene i Birkenes pr 15.12.12: Barnehage Antall små barn Antall store barn Sum antall barn Antall årsverk Antall ansatte Birkeland 11 36 47 11,6 14 Birkenesparken 16 63 79 16,5 18 Engesland 11 21 32 6,8 10 Herefoss 10 10 20 5,7 8 Natveitåsen 20 51 71 15,4 17 Hampehaugen 17 52 69 16,55 21 Grashamkulturbhg. 9 8 17 5,5 7 Kvennehaugen 9 9 2,8 5 fam.bhg. Sum 103 241 344 79,95 100 344 barn går i barnehage i Birkenes mot 340 i 2011. 103 barn er i alderen 1 3 år og 241 i alderen 3 5 år. Det er totalt 100 ansatte i barnehagene som fordeler seg på 80 årsverk. Inkludert i disse tallene er personale som jobber med barn med spesielle behov. I aldersgruppen 1 3 år går 67 % i barnehage og i gruppen 3 5 år går 93 % i barnehage. For aldersgruppen 1 5 år blir prosenten 83,5. Det forventes en marginal økning av antall barn i 2013. Alle barnehagene i kommunen, både private og kommunale, har vært med på fellesprosjekter. Prosjektene har bl a vært finansiert med kompetansemidler fra Fylkesmannen. 1. Fra å jobbe med «Tilstedeværende voksne og medvirkende barn» har prosjektet mer satt fokus på voksenrollen og rammeplanen. 2. Språk 4 samarbeidsprosjekt om 4 åringene mellom barnehage og helsestasjon ble sluttført våren 2012 og ble erstattet med Sats 2 samarbeidsprosjekt mellom barnehage og helsestasjon om språkutvikling for 2 åringene. 3. Kognitiv utvikling et samarbeidsprosjekt mellom barnehagene, helsestasjonen og PPT. Pedagogene i barnehagene har deltatt på kompetanseutvikling og jobbet med oppgaver i mellomperiodene. Det jobbes godt i de ulike barnehagene, både private og kommunale. Det meldes at barnehagepersonalet er blitt mer bevisste i sin rolle og i arbeidet med barna. Det kunne vært mer planlegging og oppfølging fra administrasjonens side på enkelte av fokusområdene. Åpningstidene i barnehagene er fra kl 7.00 til kl 16.30 og maksprisen for foreldrebetaling er kr 2 330 pr mnd. Skolefritidsordning (SFO) Målet har vært å ha et tilbud om omsorg og tilsyn for elever på 1. 4. trinn før og etter skoletid og på skolefrie dager, som legger til rette for lek, kultur- og fritidsaktiviteter, tilpasset alder, funksjonsnivå og interesser. Til sammen har ca 90 barn benyttet seg av tilbudet. Herefoss har 5 barn og Engesland har 6 barn mens ca 80 barn benytter SFO tilbudet på Birkeland skole. Alle som har søkt har fått plass og det har vært jevn etterspørsel sammenlignet med 2011. Det er forventet en økning i etterspørsel av SFO fra august 2013 pga et rekordstort årskull som begynner i første klasse. Åpningstidens ytre rammer har vært kl. 07.00 til 17.00 med lokale variasjoner ut fra behov. Flere barn i kommunen trenger ekstra oppfølging i SFO. Grunnskole Det var 703 elever i grunnskolen i 2012 mot 696 i 2011. Man må forvente fortsatt økte elevtall i årene som kommer, og ut fra dagens prognose så vil kommunen ha bruk for å utvide skolekapasiteten med nybygg fra ca 2020. Kommunen har totalt sett ca 30 elever med skoleplass i andre kommuner. Skolene i Birkenes har et felles satsningsområde knyttet til Vurdering for læring. Dette er en sentral del av kunnskapsløftet. Dette er et arbeid som vi dels arbeider med på egen hånd og dels deltar i utviklingsarbeid sammen med andre. I denne sammenheng vil vi spesielt nevne Økt læringsutbytte. Dette er et arbeid initiert av fylkesmannen i Aust Agder og det felles arbeidet som foregår i Knutepunkt Sørlandet. Dette er planlagt videreført fra fylkesmannens side fram til 2015. Mye av utviklingsarbeidet skjer i regi av / i samarbeid med Knutepunkt Sørlandet. Her vil vi spesielt nevne faglige nettverk, skolelederopplæring og nettverk for barnehage, skole og for oppvekstlederne i Knutepunktet. Dette vurderes som en god arena for utvikling, og det er mye arbeid på gang der kommunene i fellesskap arbeider for å få til mer kvalitet i skole og barnehage. 37

Skolene i kommunen har gjennom flere år vært offensive i flere i forhold til kompetanseutvikling for lærere, og i løpet av 2012 har 3 lærere deltatt i videreutdannings-ordningen 40-40 - 20. Dette er svært viktig, og det er nødvendig med videre satsing innenfor dette området med utgangspunkt i kartlegging av kommunens behov. I den nye ordningen 50-25 - 25 er betingelsene for kommunen blitt bedre, men vi har ingen nye som har begynt i 2012 eller 2013. Kommunen har hatt fire deltagere i Rektorskolen som gir formell lederkompetanse med 30 studiepoeng. De avsluttet høsten 2012, og administrasjonen anser dette for å være et godt tiltak. Det er i mars 2012 lagt fram en «Tilstandsrapport for 2011» for grunnskolen til skoleeier. Den viser at skolen på flere områder har noe lavere resultater enn sammenlignbare kommuner, fylket og landet totalt sett. Funnene fra denne rapporten må analyseres videre og legges til grunn for målformuleringer og det videre utviklingsarbeidet i skolen. Det nevnes her spesielt at guttene har svakere resultater enn jentene. Dette er en generell trend i norsk skole, men det er enda sterkere i Birkenes kommune enn i fylket og landet. Neste tilstandsrapport vil komme i november 2013. Dette arbeidet vil bli synliggjort gjennom arbeidet med kvalitetsplan for skolen/skolepolitisk handlingsplan som er igangsatt. Dette arbeidet er planlagt ferdig våren 2014. Fra Utdanningsdirektoratet er kommunen tildelt deltagelse fra et nasjonalt veilederkorps med varighet fra januar 2013 fram til juni 2014. Veilederkorpset skal bidra inn i kommunens arbeid med skoleutvikling. Det ble for øvrig innkjøpt nærmere 50 elektroniske tavler til bruk i skole, barnehage (og kommunehus) i 2012. Dette er en god og etterlengtet investering med tanke på pedagogisk utvikling. Det er 11,5 prosent av elevene som mottar spesialundervisning. Dette er om lag samme antall som i 2011. Selv om økningen i antall spesialundervisningselever har flatet ut, så er antallet fortsatt høyt og bekymringsfullt. Analysen som ble gjennomført i 1. kvartal 2013 viser at kommunen bruker svært mye ressurser på spesialundervisning, og arbeidet med å redusere bruk av spesialundervisning må intensiveres. Dette er et stort og krevende arbeid som betinger at flere elever kan ha god nok nytte av generell tilpassa opplæring (TPO). Valstrand ungdomskole: 194 elever Elevtallet har økt med fire fra 2011. Skolen har hatt et tilnærmet normalt driftsår etter lang tid under ombygging, noe som gir utgangspunkt for en bedre skole. Skoleåret 2012/2013 er det første skoleåret med innføring av nye valgfag. Dette er en krevende utfordring i trange økonomiske rammer. Det har vært gjennomført tilsyn fra fylkesmannen som har avdekket lovbrudd i forhold til opplæringsloven. Skolen, og kommunen, arbeider med å rette opp. Birkeland barneskole: 411 elever Elevtallet har økt med fem fra 2011, men økningen fra høsten 2013 blir spesielt stor pga stort nytt kull i første klasse. Den største utfordringer for skolen ligger i de økende elevtallene for de yngste elevene selv om kullene også i fremtiden vil variere i størrelse. Skolen deltar i et internasjonalt EU-prosjekt. (Comenius). Dette bidrar til at vi på denne måten er en del av et internasjonale skolesamarbeid, og vi ser bla. at klasser som deltar har gode resultater i engelsk. Det er bevilget penger til å ferdigstille oppussingen av Birkeland skole, og dette arbeidet er i gang. Engesland skole: 73 elever Engesland skole har over tid hatt vekst i antall elever. Årets elevtall er derimot det samme som i 2011. Med økende antall elever, og en bygningsmasse som er trang, gir det utfordringer når ulike aktivitet skal gjennomføres. Skolen er kommunens eneste 1 10 skole, og deling av klassetrinn må til enhver tid vurderes opp mot både pedagogiske og økonomiske hensyn. Det er behov for en grundig gjennomgang av skolebygningen med tanke på videre utvikling. Herefoss skole: 25 elever Herefoss skole er tre delt, og kommunens minste skole. Den deler både inne og uteareal med barnehagen, noe som gir utfordringer, men også muligheter. Ny barnehage på Herefoss innebærer at skolen fra august 2013 får mer areal til rådighet. Herefoss er ei bygd i vekst, og det må på sikt forventes økt elevtall, selv om tallet på elever er redusert fra 27 i 2011. Kulturskolen Målet har vært å gi et mest mulig allsidig kunst og kulturtilbud til barn og unge i Birkenes og Lillesand. Kulturskolen hadde 1. oktober 250 elever totalt i kjerneaktivitetene (musikk/dans), hvorav ca 100 fra Birkenes. Gjennom ulike samarbeid (korps, barneteater m.m.) drar også barn og voksne i andre sammenhenger nytte av kulturskolens kompetanse. Kulturskolen har bidratt med en rekke forestillinger, konserter, institusjonsbesøk osv i løpet av året. Utviklingsarbeid: Kulturskolen fullførte våren 2012 det 3 årige prosjektet «Kom i fokus» med stor forestilling på Tingsaker skole. Prosjektet ga kulturskolen god erfaring og kompetanse i samarbeidsprosjekter mot skole. (Kulturskolen som ressurssenter) Det var ca 260 elever totalt i kulturskolen, herav 106 i Birkenes. Fokus har vært å videreutvikle kulturskolen som ressurssenter gjennom utviklingsprosjektet «KOM i fokus», og å videreutvikle eksisterende tilbud gjennom de mulighetene som nye lokaler gir. Det er korte ventelister til kulturskolen i Birkenes. Kulturskolen har totalt 5,5 årsverk fordelt på ca. 21 ansatte. I 2013 vil det bli en ny oppgave for kulturskolen å tilby et frivillig kulturskoletilbud inn i SFO slik det er beskrevet i statsbudsjettet. 38

Voksenopplæring og flyktnings tjenesten Birkenes voksenopplæring Området skal gi råd og veiledning til voksne, 4A-8 i Opplæringsloven. Tilby spesialundervisning til voksne i tråd med tilrådning fra PPT, 4A-2 i Opplæringsloven. Gjennomføre oppdrag og prosjekt inkludert deltagelse i et eksternfinansiert europeisk Grundtvigprosjekt som har gitt nye impulser og metodiske tips. Voksenopplæring flyktning Ansvarsområdet blir brukt til oppgaver der det er statlige refusjonsordninger eller som gjelder bosatte flyktninger. Det omfatter både grunnskoleopplæring for minoritetsspråklige unge, 4A-1, opplæring i norsk og samfunnskunnskap for innvandrere og norskopplæring for asylsøkere. Det omfatter også mottaksklassen på ungdomstrinnet og oppfølging av deltakere i introduksjonsordningen. Personer som ikke er omfattet av retten til gratis opplæring, betaler for kurs. Avtale med Lillesand kommune om kjøp av grunnskoleopplæring/forkurs for minoritetsspråklige unge er sagt opp av Lillesand kommune med virkning fra august 2013. Dette har, sammen med en allerede stram økonomi, gitt Voksenopplæringen en svært stor utfordring mht omstilling og utvikling. Dette er et område med variable refusjoner fra staten, og disse ble i 2012 budsjettert for høyt. Flyktningeadministrasjonen Området skal gjennomføre forsvarlig bosetting i tråd med kommunestyrets vedtak med fokus på den enkeltes ressurser. I 2012 ble det bosatt 7 nye innbyggere. Ansvarsområdet ivaretar introduksjonsloven og bosettingsprosessen. Deltakere i introduksjonsprogrammet får stønad tilsvarende 2G. Det har vært store utfordringer i løpet av året. Bemanningen i flyktningetjenesten er totalt sett for liten relatert til oppgaver og kompleksitet. Flyktningemottak Birkenes får vertskommunekompensasjon ut fra antall beboere på SANA Birkeland statlige mottak for asylsøkere. Midlene skal gå til lovpålagte utgifter til helse-, barnevern- og tolketjenester, samt administrasjon. Barnevernstjenesten Barneverntjenestens største utfordring er økning av saker og at sakene er større og mer alvorlige og komplekst sammensatt enn tidligere. ANTALL BARN Hovedtall 2012 2011 Undersøkelser i alt 56 39 Avsluttede undersøkelser 52 27 Vedtak etter barnevernloven 26 17 Undersøkelser over 3 mnd utvidet til 6 mnd 21 6 Barn i tiltak i løpet av året 70 63 Bare hjelpetiltak 60 52 Omsorgstiltak 10 11 Bare tiltak i hjemmet 53 41 Tiltak utenfor hjemmet 17 22 Barn i tiltak pr 31.12. 48 42 Barn i hjelpetiltak 31.12 39 32 Omsorgstiltak 31.12 9 10 Barn i tiltak i hjemmet 31.12.1 33 26 Tiltak utenfor hjemmet 31.12 15 16 Ny plassering 1 Barnevernet er økt med en 50 % stilling i løpet av 2012. Dette er øremerkede midler som også ligger inne i budsjettet for 2013. Tre ansatte har gjennomført videreutdanning i 2012. Det var flere overskridelser av tidsfrister tidlig i 2012. Dette er nå forbedret gjennom bevisst arbeid og en bedret personalsituasjon. 39

Barnevernet er også aktivt med i et bredt sammensatt tverrfaglig samarbeid i forhold til øvrige tjenester for barn og unge, barnehage, skole og instanser utenfor kommunen. Helsestasjonen Helsestasjonen har stort arbeidspress med krevende utfordringer både på helsestasjonen og når de er ute på skoler osv. De er en meget viktig ressurs for kommunen med sin lave terskel til brukere og sin tverrfaglige tilnærming. Ny ledende helsesøster og jordmor begynte i 2012. Dette er en avdeling som nå merker presset pga økte innbyggertall og med en svært høy prosentandel barn i forhold til landsgjennomsnittet. Pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) Birkenes kommune har egen PPT avdeling med to ansatte. I tillegg til de lovpålagte PPT oppgavene, har PPT i Birkenes en sentral rolle i forbindelse med Tidlig innsats. Spesielt kan fremheves PPT sin aktive rolle i forhold til tverrfaglig samarbeid, og for å bidra til utvikle kvaliteten i skole og barnehage. Det er satt av midler til å øke bemanningen på PPT med en halv stilling i 2013. Samordning av lokale kriminalitetsforebyggenede tiltak (SLT) SLT utfører et særdeles viktig arbeid, og andre ser på Birkenes kommune som en foregangskommune for slikt arbeid. Det er tverrfaglig, forebyggende og med lav terskel. Målgruppa er barn og ungdom.det innebærer blant annet et viktig samarbeid mellom kommune og lensmann. Det er framlagt egen årsrapport for 2012 som beskriver en lang rekke med forebyggende og holdningsskapende tiltak og aktiviteter. AVVIK BUDSJETT/REGNSKAP Regnskapet for hele tjenesteområdet viser et merforbruk på 2,1 mill.kr. Barnehagene og skolene har i all hovedsak holdt seg innenfor sine budsjetter, mens overforbruket relateres hovedsakelig til elever i andre kommuner og etterbetaling av tilskudd til private barnehager. Voksenopplæringen og flyktningetjenesten har et overforbruk som har sin årsak i feilbudsjettering av statstilskudd. Det ligger ikke inne økonomi til å dekke inn kostnadskrevende brukere der behovene øker uforutsett. Kulturskolen har et mindreforbruk på 0,1 mill.kr. Ansvarsområdene som ligger innenfor Tjenester for barn og unge har totalt et mindreforbruk. Det er variasjoner fra avdeling til avdeling, men hovedforklaringen til det gode resultatet er at barnevernet hadde færre kostnadskrevende tiltak i 2012 enn forventet. Det samme kan ikke forventes for 2013. Alle avdelinger innenfor tjenesteområdet har stått på for å holde budsjettrammene, og dette har i stor grad lykkes. Det har i første del av 2013 vært gjennomført omfattende økonomiske analyser av barnehage og skole. Disse analysene legges fram i egne rapporter. UTFORDRINGER I 2013 OG FOKUSOMRÅDER FRAMOVER Tjenesteområdet er under stort press. Kommunens innbyggertall vokser og vi har en prosentvis svært høy andel barn i kommunen. Dette merkes tydelig i barnevernet, helsestasjon, PPT, SLT, og i barnehage og skole. Barnehagene har vært inne i en fase med flere midlertidig løsninger. I løpet av 2013 vil all barnehaged rift være på permanent basis, men det haster med videre med areal og behovsplanlegging for å ta høyde for fremtidig vekst. For skolen sin del så er tidsperspektivet ca. 2020 for når utvidet skolekapasitet må være på plass. Både barnehage og skole har behov for utarbeidelse av kvalitetsplaner for sin virksomhet, og det er også fortsatt et stort etterslep å ta igjen mht. internkontrollarbeidet i hele kommunen. Det er en utfordring å ta igjen etterslep og drive utviklingsarbeid samtidig som trange budsjetter innebærer nedskjæringer i forhold til dagens drift. 40

Antall årsverk: 104,3 Antall ansatte: 180 Sykefravær: 2012 (2011) 7,1% (8,7) TJENESTEOMRÅDE HELSE OG OMSORG (endres til HELSE OG VELFERD fra 01.01.2013) HOVEDAKTIVITETER Kommuneoverlege, legetjenester, Birkenes Sykehjem m/ 46 plasser og Åpen tjeneste, samt kjøkken, vaskeri og kantinedrift, Boveiledertjeneste, og Helse- og rehabilitering NØKKELTALL FRA BUDSJETT OG REGNSKAP 2012 Helse og omsorg Regnskap 2012 Budsjett inkl. endr 2012 Avvik Sum personalkostnader 70 317 67 178 3 139 Sum andre kostnader 17 729 17 753-24 Sum inntekter -17 620-15 023-2 597 NETTO 70 426 69 908 518 TALL TIL SAMMENLIKNING UTVALG FRA KOSTRA Teller= Netto driftsutgifter, dataene er hentet fra kommuneregnskapet i 1000 kroner. Nevner= innbyggere totalt i kommunen, hentet fra SSBs befolkningsstatistikk For Birkenes er kostnaden økt fra 12 849 i 2011 til 13 510 i 2012. 41

Avdeling 2009 2010 2011 2012 Birkenes Sykehjem netto driftsutgifter 22 786 22 964 24 450 25 877 Hjemmesykepleie netto driftsutgifter 6 476 8 181 9 775 10 342 Hjemmehjelp med mer netto driftsutgifter 2 013 2 413 2 520 2 716 Omsorgslønn antall 8 8 8 6 Trygghetsalarm antall 46 45 38 46 Middagsombringing ute - antall 16 14 14 13 Middagsombringing serviceboliger antall 20 18 17 12 Totalt utleverte middager (utenfor institusjon) 7172 7742 7786 7460 Brukerstyrt personlig ass. antall 4 5 5 5 Ant. kjørte km hjemmesykepleie 68 385 57611 70022 66828 Psykisk helse antall brukere av tjenesten 170 159 168 170 Psykisk Helse, Dagtilbud Smedens Kjerr 29 26 21 19 Aktivitetssenteret, besøkende pr dag 12-35. m/opptil 60 enkelte arr. (125 på sommerfest) 15-35 m/ opptil 80 på enkelte arr) Hjelpemidler, utlånt fra kommunalt lager 113 100 REHAB konsultasjoner barn/antall barn 429/79 REHAB konsultasjoner voksne/antall voksne 88/19 108/27 Boveiledertjenesten, Birke dagsenter antall brukere 9 9 Boveiledertjenesten antall boenheter 9 9 Støttekontakt voksne (over 16) Støttekontakt barn 28, hvorav 9 i gruppetilbud 6, hvorav 3 i gruppetilbud Sykehjemmet spesielt 2009 2010 2011 2012 Antall døgn avlastningsopphold 196 262 210 13 Antall døgn kortidsopphold 1336 1299 1162 250 Antall døgn langtidsopphold 13938 14061 15786 16450 Totalt antall kurdøgn 15470 15622 17158 16713 Beleggprosent 92,14 93,04 102,19 99,54 Kurdøgnpris 1876 1760 1903 2028 Samhandlingsreformen ny i 2012 Innføring av Samhandlingsreformen har hatt stort fokus i 2012. Reformen trådte i kraft 01.01.12, og har fokus på forebygging fremfor reparasjon, og tidlig innstas fremfor sen. Målet er å få de ulike ledd i helsetjenesten til å jobbe bedre sammen, og at de som er i behov av tjenester skal oppleve at de ulike tjenestene henger bedre sammen. 42

Samtidig med reformen, ble nytt lovverk innført. Ny folkehelselov styrker kommunenes ansvar for forebygging og helsefremmende arbeid i alle samfunnssektorer. Ny felles lov for helse- og omsorgstjenestene i kommunen samler kommunens plikter, og det blir et sted å klage hos Fylkesmannen. Loven plikter kommunene og helseforetakene til å inngå samarbeidsavtaler, og kvalitet skal kunne måles bedre. Det ble overført i overkant av 5 mill kr. til Birkenes kommune som en følge av reformen. Av disse har 4,5 mill kr. gått med til medfinansiering av innleggelser i somatisk avdeling. Resten av overføringene skal dekke kostnader ved at kommunene har overtatt ansvaret for utskrivningsklare pasienter fra første dag. Dersom kommunen ikke klarer å møte dette kravet, må det betales til sykehuset kr 4000 pr «overliggedøgn». Alternativt kan overføringene brukes til etablering av tilbud til pasientene i kommunen. Reformen innføres gradvis, og skal være ferdig implementert innen 01.01.16. Oppbyggingen av helsetilbud i kommunene skal skje over tid, med blant annet tilbud om øyeblikkelig hjelp i kommunene innen 2016. Birkenes kommune har gjort seg mange erfaringer i løpet av året som har gått, og gode løsninger har stort fokus. Arbeid i forhold til samarbeidsavtaler har vært prioritert, og møtearenaer mellom helseforetak og kommuner (Regionsamarbeid)er nødvendig for å sikre god utvikling av samarbeidet. Også innad i kommunen er det blitt tydelig at god intern samhandling er svært vesentlig i forhold til å nå mål om sammenhengende tjenester og økt mestring hos den enkelte tjenestemottaker. NAV som en del av Helse og omsorg Gjennom en prosess i 2012, ble det mot slutten av året besluttet at NAV blir en del av Helse og omsorg. Målet er at den nye organiseringen skal føre til økt samarbeid og bedre resultater for de ulike ledd i kommunen som har arbeid med menneskers ve og vel som sitt oppdrag. I denne forbindelse endres navn på tjenesteområdet til Helse og velferd fra 01.01.2013. MÅLSETNINGER OG MÅLOPPNÅELSE 2012 Målsetting for Helse- og velferd Helse og omsorgstjenesten bidrar til å styrke enkeltmenneske ts evne til å mestre eget liv. Helse og velferd skal være bidragsyter i forhold til å tilby et tidsmessig- og helhetlig helse- og omsorgstilbud, samt at mennesker med sviktende helse skal ha et verdig og meningsfylt liv. Våre tjenestemottakere skal oppleve å bli møtt av mennesker som viser respektfull atferd. De ansatte i Helse - og omsorg skal være faglig dyktige yrkesutøvere som er lojale mot fattede vedtak og etiske retningslinjer. Sykehjemmet Sykehjemmet har i løpet av 2012 rehabilitert 14 (7) pasienter til hjemmet, gitt avlastning en eller flere ganger for 2 (4) pasienter, og gitt terminalpleie til 16 (13) pasienter. Antall langtidspasienter har vært på rundt 43 i gjennomsnitt. Sykefravær i 2012: 9,3 % (4,3 %) Tallene i parentes gjelder for 2011. Åpen tjeneste Hovedfokuset i Åpen tjeneste er at de som ønsker det skal få bo hjemme så lenge som mulig. Det er individuelle behov som skal ligge til grunn for tjenesteytingen. I 2012 er det brukt mye ressurser på lindrende behandling og terminal pleie av kreftpasienter. Økt press på tjenestene har tydeliggjort behovet for å endre praksis i forhold til hva som gis av tjenester. Det er derfor blant annet satt fokus på hverdagsrehabilitering. I løpet av 2012 har Åpen tjeneste gitt hjemmesykepleietjenester til 149 (167) personer, og hjemmehjelpstjenester til 113 (118). Tallene i parentes gjelder 2011. Gjennomsnittsalderen for tjenestemottakere av hjemmesykepleie er 66 år,(68) og for hjemmehjelp 71år.(72) Service- og trygdeleiligheter er til enhver tid utleid. Det er størst etterspørsel etter serviceboliger. Det er fortsatt mange som står på venteliste til leilighet. I løpet av 2012 har vi fortsatt hatt fokus på internkontroll og saksbehandlingsrutiner. Sykefravær 2012; 5,5 % (5,7 %) 43

Kjøkken, kantine og vaskeri Antall middager levert ut utenfor institusjon i 2012, er 7460 gjennomsnittlig 20,4 middager pr. dag. Sykefravær i 2012; 2,4 % (15.5 %) Boveiledertjenesten Det overordnede målet for boveiledertjenesten er å legge til rette for økt livskvalitet til beboerne. Tjenesten har et faglig dyktig personale som har fokus på beboernes rett til å foreta egne valg. Dette er trolig også hovedårsaken til at det i løpet av året ikke registrert noen form for tvang i tjenesten. Temaet blir tatt opp på personalmøter og basismøter hver 6. uke, samt at det holdes kurs av habiliteringstjenesten en gang pr. år. Sykefravær i 2012: 4,9 % (13,6 %) Helse og rehabilitering Helse og rehabilitering består av avdeling for psykisk helse voksne, og tilbud til barn som har fore ldre som sliter psykisk, aktivitetstilbud til eldre, rehabiliteringsavdeling og psykomotorisk fysioterapeut. Sykefravær i 2012: 10,3 % (21 %) Arbeidsmiljø, opplæring/kompetanse og bruk av IT Det er ønskelig hele tiden å ha fokus på arbeidsmiljø i tjenesteområdet. Arbeidsmiljøgrupper er på slutten av 2012 blitt opprettet i alle tjenesteområdets avdelinger. Sykehjemmet har fortsatt refleksjonsgruppe etter metoden Hjerte, hode hender gående. Avdelingene har fokus på kompetanseheving, i forhold til behov i avdelingen. Eksempelvis kan det sies at alle i Helse og Rehab har fått tilbud om opplæring i forhold til traumebehandling, og i omsorgstjenestene er den enkelte ansattes kompetansebehov kartlagt. I sykehjemmet er det brukt både ressurser og en del tid på veiledning fra alders psykiatrisk avdeling ved SSHF i forhold til utagerende adferd. All kompetanseheving har som mål, å ruste ansatte til å møte utfordrende og krevende situasjoner av ulik art, på en best mulig måte. Det har vært gitt mulighet til diverse interne og eksterne kurs, for de ulike ansatt-grupper. På grunn av økonomiske innstramminger har ikke alle de kurs som har vært ønsket, blitt innvilget. Samhandlingsreformen har medført økt fokus på bruk av teknologiske løsninger i tjenestene, og kommunen er representert innen e-helse- og arbeid i Kns-kommunene. AVVIK BUDSJETT/REGNSKAP FELLESTILTAK Mindreforbruk på fellesområdet fremkommer hovedsakelig på grunn av at overføringer gjeldende samhandlingsreformen er holdt tilbake. Utover medfinansiering på ca 4,5 mill kr. står det igjen nærmere 0,5 mill kr. som var tiltenkt finansiering av «overliggedøgn», eller etablering av nødvendige kommunale tilbud. De 0,5 mill kr. må sees i sammenheng med overforbruk i forhold til uforutsigbare tjenester ute i avdelingene. De 0,3 mill kr. som er satt av til spesialtiltak på fellesområdet, og tilsynelatende ikke er brukt, fremkommer som overforbruk når det gjelder ferieavvikling, spesielt i forhold til ansvarsområdene hjemmesykepleie og sykehjem. DIAGNOSE/BEHANDLING /LEGEVAKT - LEGETJENESTER OFFENTLIG Arten driftstilskudd leger må sees i sammenheng på disse to ansvarene. SYKEHJEMMET Sykehjemmet har et overforbruk på 0,7 mill kr. Det har gått ut ca. 1 mill kr. i økte personalkostnader som følge av uforutsigbar etterspørsel etter omfattende tjenester. Perioder med svært utagerende og urolige pasienter har gjort det nødvendig å leie inn ekstra personell, både på dag, kveld og natt over lengere tid. Dette er situasjoner som kan oppstå i løpet av året, og som det er umulig å forutse. Lovverket er imidlertid klart i forhold til hva avdelingen skal yte av tjenester. Øvrig overforbruk skyldes høye utgifter i fht ferieavviklingen og underbudsjetterte poster (medisinsk forbruksmateriell, medikamenter og internkjøp kost). At overforbruket ikke blir høyere enn resultatet viser, henger sammen med økte inntekter i forhold til oppholdsbetaling. 44

Årsberetning Birkenes kommune for 2011 ÅPEN TJENESTE Ansvarsområdene hjemmesykepleie og servisboliger må sees i sammenheng, og har et overforbruk på 0,42 mill kr. Deler av dette skyldes, som meldt gjennom året, nye ressurskrevende brukere. I tillegg har det vært leid inn en del ekstra på grunn av terminalpleie i hjemmet. Total sett har ansvarsområdene i åpen tjeneste et overforbruk på 0,5mill kr. KJØKKEN, KANTINE OG VASKERI Kjøkken og vaskeri leverer resultat med noe overforbruk i forhold til budsjettramme. Det fremkommer noe mer overforbruk på ekstrainnleie og overtid enn forventet, og også merforbruk på innkjøp av mat og vedlikehold av utstyr. Kjøkkenet har mye utstyr, og et urealistisk budsjett på denne arten. BOVEILEDERTJENESTEN Overforbruk i boveiledertjenesten fremkommer på boligene, hvor det gis heldøgns omsorg og pleie. Her har alle variable lønnskostnader overforbruk. Felles for boligene, er utfordringer når bruker e må være hjemme fra dagtilbud ved f. eks sykdom, og det må leies inn ekstra personell. Dette er det ikke tatt høyde for i budsjettet. Det samme gjelder for ferietiden. Variable tillegg er stramt budsjettert, og med et stort behov for innleie ved sykdom både hos beboere og ansatte, fremkommer resultatet hvor boveiledertjenesten i sin helhet har et overforbruk på 0,9 mill kr. HELSE OG REHABILITERING Utgifter til driftstilskudd fysioterapi er 0,1 mill kr. høyere enn budsjett. Totalt sett har Helse og Rehab et mindreforbruk på 0,45 mill kr.. Dette skyldes i hovedsak redusert innleie ved sykdom, og redusert forbruk av kjøp av tjenester fra andre. SPESIELLE PROSJEKTER Elektronisk meldingsutveksling Det har vært arbeidet med et prosjekt gjeldene Helsenett/elektronisk meldingsutveksling og implementering av dette gjennom hele 2012. Målet var at prosjektet skulle vært ferdigstilt tidligere, men av ulike årsaker, har det tatt lengre tid enn planlagt. Det synes ikke helt ufordelaktig at det har tatt tid, siden vi da slipper unna en del utfordringer andre har møtt før oss. Ø (Øyeblikkelig)-hjelpssamarbeid med Kristiansand og Lillesand kommuner I januar 2012 ble det politisk vedtatt at Birkenes kommune i samarbeid med Lillesand og Kristiansand skulle utrede muligheten for samarbeid vedrørende Ø-hjelps tilbud som skal være plass på i alle kommuner innen 01.01.16. Forprosjektgruppa jobbet med dette gjennom høsten 2012, og det er vedtatt at de tre kommunene skal samarbeide om søknad og drift av et slikt tilbud. Samhandlingsprosjektet Det ble i forkant av året 2012 satt ned ulike grupper i forhold til utviklingsarbeid. I tjenesteområde Helse og omsorg har en prosjektgruppe fått i oppdrag å vurdere ulike problemstillinger i tråd med utfordringer og muligheter knyttet til samhandlingsreformen. Gruppens mandat har vært «å ha fokus på at Birkenes kommune tenker helse i alt som planlegges, og leverer tjenester i tråd med samhandlingsreformens intensjoner.» Arbeidet videreføres i 2013. UTFORDRINGER I 2013 OG FOKUSOMRÅDER FRAMOVER Tjenesteområdet har som mål å endre fokus fra omsorg til mestring. o o o o o o Fra sen innsats til tidlig intervensjon Fra behandling til tidlig oppsporing Fra pleie til forebygging Fra informasjon til motivasjon og brukerstyring Fra passivisering til aktivisering Fra hjemmehjelp til hjemmetrening 45

Utfordring Konsekvenser for ressursbruk 2013-2016(økonomiplan) Birkenes sykehjem: Utfordringer knyttet til utagerende atferd Behov for veiledning/kompetanseheving Ekstra bemanning i perioder Behov for endring av bygningsmasse Sykehjemmet ønsker i større grad å kunne ivareta beboernes behov for aktivitet Prioritere kompetansemidler til dette Økte lønnskostnader Avhengig av omfang ombygging koster Utvikle samarbeidet med frivilligheten Hjemmetjenester: Pasienter fra sykehus blir, i tråd med samhandlingsreformens intensjoner, enda raskere utskrevet fra sykehus. Rekrutteringsutfordringer til enkelte grupper Levere riktig kvalitet på tjenestene. Ha systemer som bidrar til å kunne gjøre raske og riktige vurderinger. Fordyrer driften v/bruk av vikarbyrå og ved at det utløses overtid. Systematisk arbeid i f.t. dette har høy prioritet Hjemmesykepleien skal ha biler som er hensiktsmessige Dette koster rundt 220 000 hvert andre år 2 Boveiledertjenesten, Opprettholde et forsvarlig bo og omsorgstilbud til alle brukere Økt antall brukere i ambulerende boveiledertjeneste. I enda større grad ved ferdigstillelse av boliger til vanskeligstilte Får økonomiske konsekvenser når tjenestebehovet endrer seg hos beboere som blir eldre, v/ at bemanningen må økes. Sårbart med kun en ambulerende miljøterapeut. I tillegg er behovet økende. Dette syns å være et tilbud tidlig i omsorgstrappen, som vil kunne forebygge mer omfattende og sammensatte tjenester Unngå bruk av makt og tvang. Innføre gode rutiner for rapportering og overholde lovkrav. Alle ansatte skal ha fokus på dette området. Integrere etisk refleksjon omkring temaet makt og tvang. Økte kostnader i form av kostnader i forbindelse med opplæring og veiledning. 3 Helse og rehabilitering Aktivitetssenter Et økende antall brukere av tjenesten Tunstua /Bestestua dagtilbud til demente Rehabilitering Økende behov for rehabilitering, tidligere utskrivelse fra sykehuset. Med samhandlingsreformen øker fokuset på forebygging. Avdelingen ser behov for å satse på forebygging Dette er ikke en lovpålagt tjeneste, men et tilbud lavt nede i omsorgstrappen som er tidlig innsats og forebygging i f.t eldre Her samarbeides mye med frivilligheten Det kan bli behov for økt personalressurs dersom flere blir aktuelle for tilbudet, og for å kunne arbeide systematisk med dette temaet. Økende forekomst av demens tyder på at behovet for denne type tjenester vil øke fremover. Det er ønskelig og nødvendig å videreføre fokuset på hverdagsrehabilitering. Denne type metode vil trolig være det som gir oss best resultater på sikt, i forhold til mestring for den enkelte. I oppstartsfasen, inntil resultatene kan høstes, skulle vi med fordel hatt ekstra ressurser til arbeidet. Inn i dette arbeidet er det ønskelig å starte fallforebyggende grupper. 46

av overvekt hos barn, der foreldre inkluderes i forhold til å få økt kunnskap om kosthold. Økt fokus på markedsføring av kommunens mange muligheter gjeldende forebygging. Analysearbeid og utarbeidelse av Handlingsplan for folkehelse. Psykisk helse: Faglige utfordringer knyttet til tidligutskrivninger fra sykehuset Økning i utfordrende saker der det sees store og sammensatte behov. Flere yngre med sammensatt problematikk (rus/psykisk helse) Viktig for tjenesten med god intern samhandling. God kartlegging er nødvendig for å kunne spisse tjenestene. Behov for økt kompetanse knyttet til tiltak i forhold til ulike diagnoser som personlighetsforstyrrelser og psykoser. Samhandlingsreformen og kompetansebehov i pleie og omsorg Spesielle kompetansebehov i forhold til konsekvenser av samhandlingsreformen - er kartlagt i pleie og omsorg i 2012 Skal følges opp i 2013. 47

Antall årsverk: 12,8 årsverk og 1 lærlinghjemmel Eksklusiv årsverk til politiske verv Sykefravær: 1,6 % TJENESTEOMRÅDE SERVICE OG KULTUR HOVEDAKTIVITETER Servicetorvet: Publikumsmottak/sentralbord, intern og ekstern WEB. Politisk sekretariat. Arkiv. Merkantile tjenester eksternt og internt. Salg. Skjenkebevillinger. IT: Drift og vedlikehold datasystem, datamaskiner, nettverk og telefoni samt utvikling og gjennomføring av ITstrategien for organisasjonen. Kultur: Planarbeid anlegg idrett/friluftsliv (noe gjennomføring), tiltak for barn og unge (fritidsklubb, UKM, Ung scene m.m.), arrangementer, kulturmidler, museum/kulturvern, bibliotek, samarbeid med frivillige lag og foreninger, Den kulturelle spaserstokken/skolesekken, Bygdeutviklingsprosjektet. NØKKELTALL FRA BUDSJETT OG REGNSKAP 2012 Regnskap 2012 Budsjett inkl. endr 2012 Avvik Sum personalkostnader 9 125 9 304-179 Sum andre kostnader 8 843 6 724 2 119 Sum inntekter -7 083-3 980-3 103 NETTO 10 885 12 048-1 163 TALL TIL SAMMENLIKNING UTVALG FRA KOSTRA. Teller = Data hentet fra kommuneregnskapet. Nevner = antall innbyggere i kommunen per 31.12. Data hentet fra SSBs befolkningsstatistikk. 48