Q Berg kommune Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: 17.06.2014 Tid: 08.00 Eventuelt forfall meldes til tlf. 77 85 90 13. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. 31114 Arkivsaksnr. Tittel 14/330 BUDSJETTREGULERING JUNI 2014 Skaland, 11 06.14 Guttorm Nergård ordfører
Sak 31114 FSKSak 31114 BUDSJETTREGULERING JUNI 2014 Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 14/330 Heidi Jacobsen Arkiv: 212 Saksnr.: Utvalg 31/14 Formannskapet 29/14 Kommunestyret Møtedato 17.06.2014 17.06.2014 Innstilling: Driftsbudsjettet reguleres med en endring på kr. 5.055.000,. Herav bruk av disposisjonsfond på til sammen kr. 1.874.000, Skaland, 11.06.14 Bjørn Fredriksen rådmann Side 2 av 7
Sak31/14 Vedlegg: Oppstilling over budsjettregulerte poster på drift. Saksopplysninger: Kommunelovens 45 pkt.2 sier at det er kommunestyret selv som skal vedta budsjettreguleringer. Myndigheten kan ikke delegeres til andre. Budsjettregulering investering skal vedtas på artsnivå, mens budsjettregulering drift skal vedtas på ramme. Oversikt over budsjettregulering drift er likevel satt opp på artsnivå for oversiktens skyld. Denne reguleringen gjelder bare drift. Vurdering: Driftsbudsjettet: Ansvar 121 Økonomiavdelingen Økonomiavdelingen blir tillagt nye oppgaver i forbindelse med regnskapet for Berg fellesråd og driften av kommunale boliger. Avdelingen trenger dermed å styrke bemanningen, og det budsjetteres med enten en 25% stilling eller kjøp av tjenester fra 1.8.2014. Utgift i 2014 ca. kr. 75.000,. Finansieres med bruk av disposisjonsfond. Ansvar 180 Felles, IKT Kommunen trenger ny grafisk profil, og har innhentet tilbud på utvikling fra ID Design v/christel Nyheim. Se vedlagte tilbud med beskrivelse av oppdrag. Finansieres med bruk av disposisjonsfond. Ansvar 354 Økonomisk sosialhjelp Se egen saksutredning fra Navleder. Ansvaret tilføres kr. 424.000 som finansieres med bruk av disposisjonsfond. Ramme 6 teknisk Notat i forbindelse med budsjettregulering juni 2014 teknisk avdeling Bemanning: Bemanninga på teknisk avdeling er nede på et kritisk nivå med tanke på nødvendig kapasitet og kompetanse i forhold til arbeidsmengde og kompleksitet. Det er etterslep på flere områder på administrative oppgaver og det er etterslep på vedlikehold på de fleste felt. Fra l. juni 2014 har kommunen dessuten overtatt alle boligene fra Berg Boligselskap. Også her er det dokumentert etterslep på vedlikehold. I tillegg vil dette medføre økt mengde merkantilt arbeid i administrasjonen for å ivareta kommunens ansvar som utleier. Side 3 av 7
Sak31/14 Med bakgrunn i dette anslås at det vil være behov for å øke bemanningen på vedlikehold, spesielt med tanke på type vaktmesteroppgaver ute i virksomhetene og øvrig kommunal bygningsmasse samt de tett på 30 kommunale boligene. Det må vurderes i prosess med budsjett 2015 å legge inn inntil l 00 % stilling som vaktmester/vedlikeholdsarbeider. Eventuelt kan denne stillingen kombineres med ca 50% ressurs for å ivareta de merkantile oppgavene tilknyttet boligselskapet. Sommervedlikehold Sommeren er en gunstig tid for å gjennomføre forebyggende vedlikehold på bygg og anlegg. På grunn av ferieavvikling er det liten kapasitet til å følge dette opp. De fast ansatte har også ansvar for å følge opp ungdom i sommerjobb. Det er et ønske å i større grad kunne kjøpe tjenester til å gjennomføre en del av de oppgavene som best løses i sommerhalvåret. Også dette bør hensyntas i budsjettprosess for 2015. Kommunale bygg Rapport 2013 legges til grunn. Her vises til teoretisk etterslep på vedlikehold på 14 millioner kroner. Rapporten må følges opp. Det foreslås at dette skjer i ordinær budsjettprosess for 2015. Lav bemanning på "uteavdelingen" gir utfordringer med tanke på utføring av vaktmestertjenester ute i virksomhetene. Behov meldes i dag inn til administrasjonen/uteavdelingen, men det tar uforholdsmessig lang tid før oppgaver blir løst. En del oppgaver blir dessverre ikke løst innenfor gitte rammer. Etterslepet på vedlikehold vokser. For å bedre denne situasjonen på kort sikt foreslås følgende: Budsjett for vedlikehold av kommunale bygg tilføres virksomhetene slik at virksomhetsledeme selv kan forestå kjøp av varer og tjenester der det er nødvendig. Side 4 av 7
Sak31114 Kirkegårder/kirkebygg: Berg kommune får en mengde henvendelser vedrørende manglende vedlikehold på kirkegårdene. Den gjennomgående tonen er at en synes det er uverdig at det ser ut som det gjør. Det er et etterslep på vedlikehold som i stor grad skyldes manglende kapasitet til å gjennomføre planlagt vedlikehold og i noen grad skyldes manglende budsjettdekning. Kirkegårdene bør se bra ut, og være en verdig ramme rundt begravelser og pårørendes besøk. Disse bør prioriteres og gis et løft i 2014. Tjenesteyteravtalen mellom Berg menighetsråd og Berg kommune gjennomgås juni 2014. Kirkegårdene gir generelt et dårlig inntrykk med ødelagte gjerder som trenger opprustning og reparasjon, mangelfull oppfølging etter vinterbegravelser med påføring av masser og tilsåing, tilvoksing av skog og bygninger som trenger et strøk maling. Flere av kirkebyggene trenger mindre vedlikehold og et strøk maling. Noe kan gjøres på dugnad, men det må påregnes en del arbeid og økonomiske ressurser fra kommunens side, som innkjøp av materialer og tjenester samt oppfølging av prosjektene. Kr l 00 000 satt av som investering i budsjett 2013 foreslås brukt til formålet i 2014. Det fremmes egen sak på dette. I tillegg bør tilføres kr 150 000 for å gi kirkegårder og kirkebygg et nødvendig løft i 2014. Kommunale veger: Berg kommune får en mengde henvendelser vedrørende manglende vedlikehold på kommunale veger. Det ble ikke utført vedlikehold på kommunale veger i 2013, så her er det et etterslep. De kommunale vegene bør gis et løft. Der det er nødvendig bør det fylles på med grus. Det bør kjøpes tjenester til dette. Også dette er et område som, når det neglisjeres, gir kommunen et dårlig omdømme. I forbindelse med budsjettregulering 2014 bør det tilføres kr l 00 000 til asfaltering/grusing og kr l 00 000 til spyling av stikkrenner med påfølgende vurdering av kapasitet og eventuelle behov for utskifting. Renovasjon: Det kommer utallige henvendelser til kommunen angående renovasjon. Henvendelsene gjelder fulle søppelcontainere som ikke tømmes ofte nok, eller ikke tømmes på grunn av dårlig brøyting/strøing, behov for containere der det ikke er stasjonert fra før, hensetting av grovavfall utenom åpningstid rundt stasjoner hvor dette skal leveres, osv. Utfordringene løses på best mulig måte innenfor budsjett 2014. Ordning med renovasjon, spesielt til fritidsboliger, gjennomgås høst 2014. Eventuelle behov tas opp i ordinær budsjettprosess. MidtTroms Museum har bedt om at grovavfallscontainere og andre renovasjonscontainere som i dag er stasjonert ved det gamle rådhuset på Skaland flyttes høsten 2014. Det bes om kr 30 000 til grunnerverv og opparbeidelse av areal i forbindelse med flytting av grovavfallsstasjon på Skaland høst 2014. Side 5 av 7
Sak31114 Større prosjekt: l. Fullføring av del3 Skaland vannverk omprosjektering av sjøledning. Reduksjonsventil på fergeleiet. Inkluderer tiltak på Skaland vannverk for å bedre trykk og stabilitet i vannleveranse til Steinj}ord. Prosjektering 2014. Finansiering og gjennomføring 201512016. 2. Etablere bypass forbindelse fra hovedvannledningen Akvafarm til renseanlegg. Akvafarm finansierer prosjektet. Berg kommune sørger for nødvendige utredninger og tillatelser. Gjennomføring 2014. 3. Større prosjekt for utvikling av Senjahopen fiskerihavn: 3.1. Sikre vanntilførsel barriere 2, ny vannledning fra Kvalvika til Senjahopen 3.2. Løsning på kloakk fra Grashopen 3.3. Ny innfartsveg over Grashopen 3.4. Tilrettelegging for boligbygging på Grashopen 3. 5. Ras sikring 3.6. Tilrettelegge nye industriarealer 3. 7. Mudring av havn og innseiling Prosjektering 2014 Gjennomføring 20142020 Løsning på kloakk fra Grashopen gjennomføres 2014. 4. Burstindprosjektet Ferdigstilles 2014. 5. Tilrettelegging for boligbygging med infrastruktur på Kjerregårdsneset Skaland Reguleringsplan 2014. Finansiering og gjennomføring 2015. 6. Kloakkanlegg på Korsnes Ferdig prosjektert 2013 må ev. oppdateres og finansieres. Foreslås gjennomført 2019 7. Fjerne provisorisk opplegg med pumpe og slanger i Kvalvikvannet Prosjektering og gjennomføring 2015. 8. Forlengelse av pumpeledning i Mefjordvær forbi molospissen utredes 9. Omlegging av vannledning langs veg og koble bort ventilhus i Steinfjord utredes l O. Prosjektere vann til Finnsæter Senja rorbuer og private utredes Til disse større infrastrukturprosjektene kan det søkes ekstern finansiering av RUPmidlene til kommunal infrastruktur. Midlene kan søkes til prosjektering og gjennomføring av prosjekt. Side 6 av 7
Sak31/14 Nytt ansvar 673 Drift utleieboliger Kommunestyret vedtok den 9.4.14 i sak 19114 at kommunen skal overta alle boligene og driften av disse fra Berg Boligselskap AS. I første omgang finansieres kjøp av boligene ved at det foretas debitorskifte på selskapets lån dvs at kommunen overtar lånene. Betingelsene fra lånegiverne er at man i denne prosessen betaler alle forfalte renter og avdrag, slik at lånene blir å jour. Det foreslås at kr. 2 mill av mindreforbruk i 2013 avsettes til drift av boligene i 2014, herunder nevnte betaling av forfalte renter og avdrag. Det beregnes også renter og avdrag for resten av året på de aktuelle lånene, selv om det vil bli søkt om refinansiering så snart som mulig. Man håper med dette å oppnå bedre rentebetingelser på låneporteføljen. Det legges også inn anslåtte kommunale avgifter, forsikringer og strøm for resten av 2014. Fra og med 1.6.14 blir husleie fakturert fra berg kommune. Anslått leieinntekt for 7 måneder (junidesember) er på kr. 831.000 ut fra dagens leieavtaler. Beløp som da budsjetteres til vedlikehold i 2014 blir på kr. 1.100.000. Eventuell "gevinst" på renter ved refinansiering brukes til å øke posten for vedlikehold på samme ansvar. Skaland, 11.06.14 Heidi Jacobsen økonomisjef Side 7 av 7
Budsjettendringer ansvar 121 økonomiavdelingen UTGIFTER UTGIFTER INNTEKTER INNTEKTER KONTO NED OPP NED OPP TEKST 1 o 1 000. 121.120 57 000 Ressurs økonomiavd 109002. 121.120 14 000 109900.121.120 4 000 11 11 75 000 Bruk av disp. fond Sum 75 000 75 000 Endring utgift 75 000 75 000 Endring inntekt
Budsjettendringer IKT UTGIFTER UTGIFTER INNTEKTER INNTEKTER KONTO NED OPP NED OPP TEKST 127001.180.120 100 000 Grafisk profil 100 000 Bruk av disp.fond Sum 100 000 100 000 Endring utgift 100 000 100 000 Endring inntekt
Side l av 2 Heidi Jacobsen Fra: Wenche Pedersen Sendt: 11. juni 2014 09:58 Til: Heidi Jacobsen Emne: VS: Prisforespørsel grafisk profil Se under til info. Har lagt inn kr 100 000 i forbindelse med budsjettregulering. Med vennlig hilsen Berg kommune Wenche Pedersen Leder plan, utvikling og drift Tlf.: {+47) 77 85 90 23 /Mobil/SMS: {+47) 4156 51 77 Epost: wenche.pedersen@ berg. kommune. no Fra: Christel Nyheim [mailto:post@iddesign.no] Sendt: 11. juni 2014 09:43 Til: Wenche Pedersen Emne: Re: Prisforespørsel grafisk profil Hei hei, Kostandene med å utvikle en grafisk profil vil kunne variere stort i forhold til hvor omfattende man går til verks. Den grafisk kan bestå av grunnleggende ting som renteging av kommunelogoen, typografi, farger, grafiske elementer, annonsemaler o l., samlet og presentert i ei lita profilhåndbok, til å omfatte langt flere kommunikasjonsområder for både kommunens og dens undervirksomheter, fra brosjyrer og pubikasjoner, innvending og utvendig skilting, profilartikler, digitale maler... ja for ikke å snakke om utvikling av pictogrammer/figurer eller andre grafiske kjennemerker for kommunen.. og mye mer. Grovt estimert for en liten kommune fra 50.000200.000 eks mva, helt avhengig av omfanget (nesten så det ikke er poeng i å sette øvre prisklasse her, for den grafiske profilen kan utvikles til å omfavne veldig veldig mye, i alle fall for kommuner). Men jeg tror jeg vil anbefale å forsøke å få satt av 100.000150.000 i budsjettsammenheng, både for at man skal få et produkt ut av arbeidet som kommunen skal kunne nytte seg av i mange år fremover i sitt kommunikasjonsarbeid, og for å ta høyde for behov som dukker opp underveis i prosessen for det gjør det ALLTID:) Håper det var litt hjelp i alle fall :) Med vennlig hilsen, ID Design AS Christel Nyheim Grafisk/web designer Autorisert Medlem Grafitt Telefon +47 957 89 388 Smørhusbakken 1, kontor 17 Pb 160, 9305 Finnsnes www.iddesign.no Fra: Wenche Pedersen <Wenche.Pedersen@berg.kommune.no> Dato: Tuesday 10 June 2014 18:50 Til: Christel Nyheim <post@iddesign.no> Emne: Prisforespørsel grafisk profil Hei. Berg kommune vurderer å få laget en grafisk profil. Kan du gi et grovt anslag på pris for dette? Det haster litt for å få det med i budsjettsammenheng dersom vi skal kunne gjennomføre i år. Med vennlig hilsen 11.06.2014
Side 2 av 2 Berg kommune Wenche Pedersen Leder plan, utvikling og drift Tlf.: (+47} 77 85 90 23 / Mobil/SMS: (+47} 41 56 51 77 Epost: wenche.pedersen@berg.kommune.no 11.06.2014
Budsjettendringer ansvar 354 Økonomisk sosialhjelp KONTO UTGIFTER NED UTGIFTER OPP INNTEKTER INNTEKTER NED OPP TEKST 147001.354. 281 424 000 424 000 Bruk av disp. fond Sum 424 000 424 000 Endring utgift 424 000 424 000 Endring inntekt
Sak til kommunestyret 17. juni 2014: Budsjettregulering Økonomisk sosialhjelp Art 354 Saksopplysninger: NAV leder har gått gjennom regnskapet, som viser at vi pr. 31. mai 2014 allerede har brukt ca. 330 000 kroner i økonomisk sosialhjelp av årsbudsjettet på 346 000 kroner på denne posten. l sak 13/14 har NAV leder redegjort nærmere for budsjettsituasjonen på området Økonomisk sosialhjelp. Det forventes her at NAV Berg vil få en utgift på 770 000 kroner i 2014 på denne posten, etter at vi har innført innsparende tiltak (reduksjon av korttidssatser). Hele årsbudsjettet er på 346 000 kroner. Vi har derfor behov for en budsjettøkning på 424 000 kroner. Som nevnt i saksfremlegget til sak 13/14 skyldes den sterke økningen i stor grad økt antall flyktninger som er ferdige med introduksjonsprogrammet, som ikke har klart å skaffe seg arbeid og derfor har behov for økonomisk sosialhjelp. Forsinket oppstart av grunnskole for flyktninger til høsten 2014 har bidradd til den vanskelige situasjonen. Grunnskoledeltakerne vil da ha rett til stipend og lån fra lånekassen, og dette vil minske behovet for sosialhjelp for disse flyktningene. Bildet er likevel slik at vi må forvente at forbruket på sosialbudsjettet kan komme opp i totalt 770 000 kroner i 2014. Rådmannens forslag til vedtak: Art 354 Økonomisk sosialhjelp styrkes med 424 000 kroner i NAV Berg sitt sosialbudsjett for 2014. Skaland, den 10. juni 2014 Einar Isaksen NAV leder
Budsjettendringer UTGIFTER UTGIFTER NNTEKTE INNTEKTER KONTO NED OPP NED OPP TEKST 127001.600.301 400 000 Prosess kommuneplan og SNP 123000.170.393 150 000 Opprustning kirkegårder 123003.660.332 100 000 Xtraordinært vedlikehold av veger (asfalt/grus) 123000.660.332 100 000 xtraordinært vedlikehold av veger spyling av stikkrenner rensking av grøfter 137004.740.355 30 000 Flytting grovavfallscontain masser og maskinarb 127001.720.345 100 000 Skaland vannverk del 3 prosjektering 127001.720.340 50 000 Senjahopen vannverk Burstindprosjektet konsulenttjenester 127001.730.353 100 000 Kloakk Grashopen prosjektering 127001.720.345 50 000 Skaland vannverk bypass Bergsbotn konsulenttjenester 127001.667.325 250 000 350 000 Senjahopen Fiskerihavn større infrastrukturprosjekt forprosjekt 118000.668.332 10 000 Parkering Senjatrollet strøm 118504.666.121 35 000 Forsikring flytekaier 127001.610.303 100 000 GPS innmåling komm. ledningsnett kjøp av tjenester 123001.730.353 30 000 May Einarsen 123001.720.345 20 000 Lekkasje BMS 127001.720.345 100 000 Sjøledning Kvalvika Grashopen prosjektering 1 275 000 Bruk av disp.fond Sum 1 625 000 1 625 000 Endring utgift 1 625 000 1 625 000 Endring inntekt
Budsjettendringer ansvar 673 drift utleieboliger UTGIFTER UTGIFTER INNTEKTER INNTEKTER KONTO NED OPP NED OPP TEKST 163000. 673.265 831 000 Husleieinntekter 7 mnd 119503.673.265 190 000 Komm.a'{9: 2. halvår 118504.673.265 45 000 Forsikring 2. halvår 118000.673.265 10 000 Strøm tomme boliger 150000.673.870 521 000 Renter lån 151000.673.870 966 000 Avdrag lån 123000. 670. 265 1 099 000 Vedlikehold boliger 2 000 000 Fra resultat 2013 Sum 2 831 000 2 831 000 Endring utgift 2 831 000 2 831 000 Endring inntekt