09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012.
- 1 - Innledning. Hemne kommunes informasjonsstrategi er basert på åpenhet overfor publikum og media. Åpenhet er en forutsetning for et levende folkestyre. Det innebærer en målrettet satsing på både ekstern og intern informasjon. Innbyggerne skal være sikret innsyn i saksbehandlingen, og sikres tilgang på informasjon om sine rettigheter og plikter. Informasjon er et viktig og nødvendig ledd i hele kommunens virksomhet, og skal integreres som et strategisk verktøy på samme måte som andre viktige funksjoner (f.eks. økonomistyring og personalforvaltning). God informasjon gjør det enklere å styre kommunen og er et av kvalitetskravene i de tjenestene som ytes. Det å kunne gi god og relevant informasjon er noe som må gjennomsyre hele organisasjonen og er et lederansvar. Informasjonsarbeidet må synes i virksomhetsplanene. Opplæring i informasjonsarbeid skal inngå som en del av kommunens lederutviklingsprogram. Det er enhetsledernes ansvar å bringe kravene til informasjon videre til de ansatte i resultatenheten. Informasjon til mediene er begrenset av de rammer som lovverket gir, herunder taushetsplikt og saker som er unntatt offentlighet. Hemne kommune tilstreber meroffentlighet i sin virksomhet. Det vil si at saker som i utgangspunktet er underlagt lovmessige begrensninger skal vurderes offentliggjort, men da uten at personopplysninger eller opplysninger som kan identifisere personer eller annen sensitiv informasjon blir gjort kjent.
- 2 - Organisering. Det er rådmannen som har det overordnede informasjonsansvaret. Informasjonsoppgavene i det daglige er desentralisert og tillagt den enkelte enhetsleder. Alle ledere har med dette et selvstandig ansvar for å informere om sitt eget område. Dette gjelder både informasjon på grunnlag av henvendelser, og aktiv informasjon på eget initiativ internt eller eksternt. I rådmannens stab er det en egen informasjonsansvarlig som har ansvar for å koordinere informasjonsarbeidet, herunder redaktøransvar for informasjon og oppfølging av kommunens intra- og internettsider. Lovgrunnlag. Forvaltningens ansvar for å drive informasjon om sin virksomhet er hjemlet i en rekke lover, her gjengis de mest sentrale: Kommuneloven 4. Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning. Offentlighetsloven 1. Formålet med loven er å legge til rette for at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig, for slik å styrke informasjons- og ytringsfriheten, den demokratiske deltakingen, rettssikkerheten for den enkelte, tilliten til det offentlige og kontrollen fra allmenheten. Loven skal også legge til rette for viderebruk av offentlig informasjon. Offentlighetsloven, 3 og 10, omhandler rett til innsyn i dokument, journaler og register, samt offentlige organers plikt til å føre journal. Forvaltningsloven. Loven omhandler bl.a. bestemmelser som regulerer hvordan saksbehandling skal foregå og informasjon til part(er) under saksbehandlingen.
- 3 - Videre er det en rekke andre lover som understreker kravet om at kommunen skal informere og veilede, eksempel på slike lover: Kommunehelsetjenesteloven Helsepersonelloven Sosialtjenesteloven Opplæringsloven Barnehageloven Miljøinformasjonsloven Plan- og Bygningslov Informasjonskanaler. Hemne kommune har flere kanaler for både ekstern og intern informasjon, de ulike kanalene omtales nedenfor. www.hemne.kommune.no Hemne kommunes offisielle hjemmeside. Overordnet ansvar for hjemmesiden tilligger rådmann. Redaktøransvaret er i det daglige delegert stabsleder ved rådmannens sekretariat. Hemne kommunes hjemmeside skal være det mest prioriterte medium for ekstern informasjon. Dette betyr at ledere i virksomheten skal ha et aktivt forhold til å formidle relevant informasjon til publikum og de som er brukere av de kommunale tjenestene. Enhetslederne har et selvstendig ansvar for å utnytte hjemmesiden til distribusjon av nyheter fra eget fagområde. Hjemmesiden inneholder bl.a. egne områder som presenterer de enkelte enhetene i kommunen, og har i tillegg tjenestebeskrivelser som definerer hvilke tjenester som ytes. Det er et lederansvar å påse at de ulike områdene og tjenestebeskrivelsene er à jour/oppdatert. Enhetene må derfor foreta en gjennomgang av utlagte dokumenter på intranett minst en gang pr. år, dette for å kvalitetssikre den informasjon som er utlagt.
- 4 - Postlisten publiseres daglig på hjemmesiden. All utgående korrespondanse som ikke er hjemlet unntatt fra offentlighet og dokumenter inneholdende personopplysninger, legges ut elektronisk. Inngående post legges kun ut med dokumenthenvisning. Offentlige dokumenter som ikke er publisert, kan likevel gjøres tilgjengelig ved henvendelse arkivpersonalet. Arkivet er for øvrig delegert myndighet til å fatte vedtak om innsyn i dokumenter. Det er sekretariatet i rådmannens stab som er ansvarlig for publisering av postlistene. Offentlige saksdokument, saklister og referat fra møter i politiske utvalg publiseres også på hjemmesiden. Sekretariatet har ansvar for dette på rådmannens vegne. Alle offentlige utlysninger av ledige stillinger publiseres på kommunens hjemmeside. Til hver utlysning knyttes elektronisk søknadsskjema som søkerne oppfordres til å benytte. Det er rådgiver i rådmannens stab som er ansvarlig for annonsering av ledige stillinger.
- 5 - Facebook. Hemne kommune har egen konto på facebook, http://www.facebook.com/hemnekommune. Kontoen ivaretas og driftes av kommunens post-/arkivtjeneste på rådmannens vegne. Tjenesten er aktiv i kommunens ordinære åpningstid, hverdager kl. 07.30-15.00. Det er laget egen prosedyre for administrering og drift av Facebook. I tillegg til å besvare løpende henvendelser fra publikum, er Facebook å betrakte som en kanal for aktiv informasjon til kommunens innbyggere. Informasjon ovenfor egne ansatte / intern informasjonsformidling. Hemne kommune har en egen intranett-løsning. Alle tilsatte i Hemne kommune skal ha egen tilgang til intranettet. Via intranettet formidles informasjon beregnet for kommunes ansatte. Intranettet inneholder, blant mye annet, et kvalitetssystem. Her publiseres prosedyrer for hvordan arbeidsoppgaver skal utføres. Via kvalitetssystemet kan medarbeidere bl.a. melde avvik ved brudd på prosedyrene, avvikene behandles i neste omgang av ansvarlig leder / rådmann. Intranettet er i tillegg å anse som et oppslagsverk. En finner her oppslag til lover, forskrifter, reglement, fullmakter, rapporter og annen dokumentasjon som er nyttige verktøy for saksbehandlerne i det daglige arbeid. Ledige stillinger som kun skal utlyses internt publiseres også på intranettet. I den interne informasjonsformidlingen benyttes også interne notat og e- post.
- 6 - Interne notat skal benyttes dersom informasjonen er knyttet til en arkivsak og informasjonen må anses å være arkivverdig. Formidling av notat skjer via kommunens fagsystem for dette EDB Sak & Arkiv. E-post og kommunens løsning for direkte-kommunikasjon mellom ansatte benyttes også i den interne informasjonsflyten. Ansatte bør imidlertid være varsom med formidling av sensitiv informasjon via slike åpne kanaler. I tillegg er det et selvstendig ansvar å påse at også intern kommunikasjon i mange tilfeller er gjenstand for forsvarlig oppbevaring i kommunens fagsystem for dette.
- 7 - Informasjon via andre kanaler. I tillegg til å informere om aktiviteten via hjemmesiden, er det også nødvendig med informasjon utad i andre media. Alle utlysninger av ledige stillinger skal skje via hjemmesiden. I tillegg kan det ofte være formålstjenlig med annonsering i lokalpresse, Adresseavisen, fagtidsskrift o.a. Enhetsleder i samråd med rådmann/rådgiver beslutter hvor det er formålstjenlig med annonsering. Hemne kommune har avtale med formidling av ledige stillinger via nettstedet finn.no. I mange tilfeller kan det være aktuelt med formidling av informasjon i lokalpressen / andre media, i tillegg til at denne også publiseres på hjemmesiden. Dette er en vurdering som foretas av ansvarlig enhetsleder i hvert enkelt tilfelle. Slik informasjon kan f.eks. være annonse om utlegging av dokument til off. ettersyn, kunngjøringer, info om møter/arrangement o.l. Enhetslederne har et selvstendig ansvar for å bidra til at Hemne kommunes informasjonsstrategi er godt kjent blant medarbeiderne.