Informasjonsplan. for. Grong kommune

Transkript

1 Informasjonsplan for Grong kommune Vedtatt i kommunestyret i møte 1. februar 2001

2 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse Innledning Rammebetingelser Dagens situasjon Informasjonsprofil Ansvar Mål Strategier/ tiltak Strategi når det gjelder interninformasjon Strategi når det gjelder eksterninformasjon Strategi når det gjelder informasjonsvirksomheten som hjelpemiddel til å nå de som skal vedtas/er vedtatt av politiske organer... 6 Vedlegg: 1. Tips angående pressekontakt (fra Nord-Trøndelag fylkes håndbok om media) 2. Norsk Presseforbunds Vær Varsom-plakat 3. Kommunestyrets sak 02/01,

3 1. Innledning Rådmannen tok i mellomlederforum 8.mai 2000 beslutning om at det skulle utarbeides en informasjonsplan for Grong kommune. Planen er drøfta i lederforum og er fremlagt for mellomledere og ansatte før den ble endelig vedtatt i kommunestyret. Informasjonsplanen gjelder for alle kommunens etater, for alle ansatte og for politikerne i Grong. Planen går igjennom rammebetingelser, dagens situasjon, ansvar, informasjonsprofil, hovedmål og strategier. Tiltak vil bli innarbeida i den enkelte etats årlige handlingsplaner. Konklusjoner fra lederforum og mellomledersamlinger ligger til grunn for denne informasjonsplanen. Det samme gjør kommunens etiske retningslinjer. Det som er utgangspunkt er at: Det skal være redelighet, åpenhet og ærlighet i alt informasjonsarbeid Informasjonsarbeidet må styrke profilering av næringslivet i kommunen Innbyggerne skal få kjennskap til beslutningsprosesser og hvilke saker som er på dagsorden slik at de har mulighet til å øve innflytelse på kommunale planer og vedtak Informasjonen skal gi innbyggerne oppdatert kunnskap om kommunen, politisk organisering, administrativ organisering og aktuelle saker. Handteringen av informasjonsområde vil gripe inn i andre plandokumenter og retningslinjer som f.eks arkivplan, og IT-plan. Planen er nøktern. En mer ambisiøs plan vil kreve ressurser vi ikke har i dag. 2. Rammebetingelser Til grunn for informasjonsvirksomheten ligger lover og avtaler. De mest sentrale er: Lov om kommuner og fylkeskommuner (Kommuneloven) Lov om offentlighet i forvaltningen Forvaltningsloven Personopplysningssloven Plan- og bygningsloven Arbeidsmiljøloven Avtale om arbeidsmiljøutvalg Hovedavtalen Kommunelovens 4 pålegger kommuner og fylkeskommuner å drive aktiv informasjon om sin virksomhet, og å legge forholdene best mulig til rette for innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning. Offentlighetslovens 2 pålegger forvaltningen å gjøre saksdokumenter offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Begrepet meroffentlighet benyttes, det vil si at det som hovedregel gis innsynsrett i dokumenter som befinner seg i kommunens arkiv. Personopplysningsloven (Lov om behandling av personopplysninger) trer i kraft fra Loven erstatter personregisterloven, og legger i større grad enn gammel lov vekt 4

4 på at enhver som ber om det har innsyn i kommunens behandling av personopplysninger. Formålet med loven er å beskytte den enkelte mot personvernet blir krenket.. I følge plan- og bygningsloven er kommunen forplikta til å drive aktiv opplysningsvirksomhet ovenfor offentligheten om planleggingsvirksomhet. Berørte enkeltpersoner og grupper skal gis anledning til å delta aktivt. 3. Dagens situasjon Kommuner er politisk styrt. Kommunen utfører sine oppgaver i samsvar med delegerte vedtak, vedtak fattet av underutvalg, hovedutvalg, formannskap og kommunestyre alt etter sakens art. Kommunen har en ordning med utsending av avisa Mini-Nytt til alle husstander hver 14 dag. All informasjon om aktiviteter og møter i Grong, som ikke går på salg og kjøp kan presenteres her. Mini-Nytt gir fast en oversikt over politiske møter og saker som er til behandling. Kommunens innbyggere får både gjennom Mini-Nytt og særutsending til berørte grupper informasjon som anses viktig at er tilgjengelig. Internt fungerer en ordning med informasjonsskriv. Det har vært i gang ei internavis som ikke har hatt utgivelser i Kommunen har en opplysningstjeneste som del av sentralbordfunksjonen. I direktekontakt med innbyggerne og andre besøkende har vi en stor utfordring i å videreutvikle opplysningstjenesten bl.a. gjennom oppbygging av offentlig servicekontor (OSK). Ansattes forhold til utadretta informasjon, herunder kontakt med pressen har vært diskutert på to mellomledersamlinger: i juni 1996 og i mai Informasjonsprofil Kommunen vektlegger åpenhet og tilgjengelighet i sitt forhold til både media og innbyggerne i kommunen. Vi praktiserer en aktiv informasjon både i saker som kan oppfattes som negative og positive. Informasjonen skal være: Sakelig og korrekt Lett tilgjengelig og lett å forstå 5. Ansvar Rådmannen og ordfører har overordna koordineringsansvar for informasjon til media. I kurante saker skal den som kjenner den aktuelle sak uttale seg. I krisesituasjoner avholdes møter der involverte drøfter informasjonsprofilen og innholdet i temaet det skal informeres om. Rådmann og ordfører kan i krisetilfelle beslutte at de er eneste informasjonskanal i forhold til media. 6. Mål Å gi god informasjon til ansatte og til kommunens innbyggere 5

5 7. Strategier/ tiltak 7.1 Strategi når det gjelder interninformasjon Offentlighetsloven og forvaltningsloven og vedtatte rutiner som gjelder handtering av informasjon skal brukes aktivt. Meroffentlighet er et prinsipp. Lederforum skal drøfte saker som er aktuell for ekstern og intern informasjon. Mellomledere/ fagansvarlige markedsfører kommunen gjennom konkrete saker. Tillitsvalgte og verneombud informeres gjennom egne møter. En informasjonsfolder med bilder lages til nyansatte. Intranett skal bli intern-informasjonskanal Opplysningstjenesten utvikles bl.a. gjennom opprettelse av OSK. 7.2 Strategi når det gjelder eksterninformasjon Internett og vebside brukes som formidlingsmedium til innbyggerne i tillegg til egen utsending av Mini-Nytt. Nyinnflytta og skoleelever skal kontaktes av kommunen gjennom velkomstbrev. Pressens Vær varsom plakat skal gi utgangspunkt for ansatte i Grong kommunes holdninger til pressestoff. Kommunen profilereres på lysark og annen informasjon kommunens ansatte benytter. 7.3 Strategi når det gjelder informasjonsvirksomheten som hjelpemiddel til å nå de som skal vedtas/er vedtatt av politiske organer Politiske møter og viktige saker presenteres i Mini-Nytt. Politiske saker gjøres tilgjengelig på Internett i tilknytning til kommunens hjemmeside. Kommunens årsrapport presenteres gjennom en brukervennlig kortversjon. 6