NKF bygg og eiendom Jobb smartere 2016 25. - 27. oktober, Oslo Kiel med Color Line Harald Andersen nettverkssekretær
Harald Andersen Nettverkssekretær/medforfatter av Beste praksis, og Nøkkeltall for renhold, bistår NKF i arbeidet. Harald har hatt ansvar for kommunalt renhold i 15 år, og har fått sin renholdsleder-opplæring på Teknologiske Institutt. Han er også KS godkjent offentlig innkjøper, og har tre år som innkjøper i Vestfold Offentlige innkjøpssamarbeid. Harald har vært sekretær for 15 nettverksgrupper, bl.a. Storbynettverkene, og har allerede etablert et eget «Storby renholdnettverk», den første renholdgruppen med egen sekretær. Harald bistår også nettverkene med KOSTRA-tall, og tjenesteanalyser. Han er også godt kjent med regelverket for internkontroll MHV osv. Resultatet var at han utviklet IK-bygg i Excel-versjonen. Du treffer Harald lettest på harald.nkf@hotmail.no 2
Dagens grunntanker 1. Optimalisering av drift renhold spesielt 2. Gjenbruk av gode prosesser og løsninger 3. Grønt skifte
Endringssirkel systematisk utviklingsarbeid System Standardisering Drift Hvor er vi? Hvor vil vi? Hva gjøre vi? Drift Definering Evaluering Utprøving Tolkning Analyse Informasjon Plan Kompetanse Trening
Hvordan er dagens situasjon? UTFORDRINGENE STÅR I KØ FOR DEN SOM ER ANSVARLIG FOR RENHOLDET! Reduserte budsjetter Høyere kostnader lønns og prisvekst ca 3 % pr år Forventet redusert kvadratmeterpris Krav til høyere ytelse Krav om kvalitet på renhold Krav til bedre innemiljø Krav til miljømerking og HMS Krav til dokumentasjon Krav til høyere kompetanse Større konkurranse 5
Dagens tema 1. Tema: Nøkkeltall/normtall - Benchmarking med KOSTRA-regnskapstall 2. Tema: Kvalitetshåndbok renhold - Renholdskvalitet hvordan blir dette ivaretatt 3. Tema: Standard kravspesifikasjoner for formålsbygg - får vi det vi ønsker oss ved nybygg og rehabiliteringer?
Benchmarking på godt og vondt. Vi ser for oss følgende aktuelle områder: Kan KOSTRA-regnskapet si oss noe? Hva med kvalitet og frekvenser det må beskrives Hvordan ser markedet ut? hva ligger i konkurranse? Dette sier NHO Service om renhold: 7
Benchmarking på godt og vondt. http://www.nhoservice.no/politikk/kommuneanalyser/ 8
Benchmarking på godt og vondt. NHO selvkost for renhold Her er selvkostkalkyle for renholdstjenester justert for lønnsoppgjøret 2016 gjeldende fra 1. mai. 9
Benchmarking på godt og vondt. I tillegg til denne kalkylen kommer en rekke utgifter som NHO Service ikke får lov til å beregne nøyaktig av hensyn til konkurransen i markedet. Kalkylen inneholder for eksempel ikke utgifter til bruk av materialer, arbeidstøy, transport, forsikring, ledelse, lovpålagt bedriftshelsetjeneste (BHT) og moms (MVA). På toppen av dette vil bedriften dessuten beregne seg en avanse. 10
Lønn fagarbeider 16 års ans laveste årslønn 392 100,- 11
Lønn kan vi lage en tabell? Kan vi på bakgrunn av kunnskap lage mer riktige tall for renholdskostnadene? Timekostnad kommunalt renhold fagarbeider med 16 års ans tillegg kr 201,- + kostnader = 272,- (+ arb avgift = 312,-) Årskostnad fagarbeider inklusiv alle kostnader = 530 000,- Inkl arb avgift, for et fagarbeiderårsverk: 610 000,- Dette betyr at hver renholder må passe på 300 m2 pr arbeidstime i snitt 7,5 timer pr dag. Hvis vi skal konkurrere med NHO 12
Hva er med i KOSTRA-tallene? Dette er ikke med i oversikten over kostnader i KOSTRA: Lønn adm ledelse, Renholdsartikler/maskiner/utstyr arbeidsavgift kjøp av renholdstjenester osv. Kun lønnskostnader renholdere 13
Benchmarking på godt og vondt. Hvordan ser KOSTRA-regnskapet ut? 14
Tema renholdsøkonomi Hvilke kostnad bør vi ha i de forskjellige typer formålsbygg? Hvilke kvaliteter/frekvenser bør vi benytte i forskjellige typer formålsbygg? Vedlegg 3 Storbygruppa frekvens og profilgrupper forslag.docx Hva med utnyttelses-frekvens av arealer? (klasserom osv) Kan vi få reelle brukeropplysninger? Skal vi dele inn byggene likt det Holte Prosjekt gjør? Vedlegg 1 Holte bygg beskrivelse renholdstilstand forslag v1.docx 15
Arealfordeling
Hvordan få riktige renholdskostnader? Holte bygg beskrivelse renholdstilstand Kostnadsnivå Poeng Renholdseffektivitet tilgjengelighet Bruk - belastning Nedsmussing Høyt 3 Dårlig Stor personbelastning Bysentra mye bruk Overflate Slitt ru alder (15 år +) Middels 2 Middels Normal personbelastning Lavt 1 God Liten personbelastning Normal (5 til 15 år) Velholdt glatt (nytt maks 5 år) 17
M2 priser for renhold ved bruk av matrise basert på Holte Prosjekt BTA + andre kostnader ca 50%. Poengscore Prosent Skole Barnehage Institusjon Adm bygg 3 70 % 112,- 266,- 174,- 93,- Idrettshall 4 80 % 128,- 304,- 200,- 107,- 5 90 % 144,- 342,- 224,- 120,- 6 100 % 160,- 380,- 249,- 133,- 7 115 % 184,- 441,- 286,- 153,- 8 130 % 208,- 502,- 323,- 173,- 9 145 % 232,- 563,- 361,- 193,- 18
Oppgave for NKF Kan vi på bakgrunn av alle kommunenes kunnskap lage mer riktige tall for renholdskostnadene? 19
Felles best praksis Kvalitetshåndbok Trenger renhold det?
Hva er en kvalitetshåndbok? Kvalitet ISO 9001:2008 For å sikre at vi lever opp til kundekrav, leverandørkrav og egne krav kan vi velge å bygge opp et kvalitetssystem som tilfredsstiller ISO - 9001:2008 standarden. Sertifisering og utvikling av et kvalitetssystem etter 9001-2008 standarden innebærer avdekking og beskrivelse av bedriftens prosesser og kontinuerlig fokus på forbedring. Resultatet blir: fokus på kundens krav og forventninger fokus på ledelsens forpliktelser styring med interne prosesser hensiktsmessig intern kommunikasjon fastlagte oppgaver, ansvar og kompetansebehov for medarbeiderne større effektivitet grunnlag for å vurdere forbedringer 21
Renholdskvalitet hvordan møter vi utfordringen med dokumentasjon? NS-INSTA 800 er en utbredt nordisk renholdsstandard for fastlegging og vurdering av rengjøringskvalitet. Kvalitetsstyrt renhold etter denne standarden kan gjøre hovedrengjøring overflødig. Dette forutsetter at det regelmessige renholdet omfatter alle overflater i lokalene: gulv, innredning og inventar, vegger og himling. 22
23 Kvalitet på godt og vondt.
Renholdskvalitet Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem- Leverandøren må kunne dokumentere rutiner som følger NS-INSTA 800:2010 Redegjørelse for leverandørens miljøkompetanse og rutiner som dokumenterer bruk av renholdsprodukter, håndtering av avfall og vannforbruk. Kopi av godkjennelse utstedt av Arbeidstilsynet Ferdig utfylt skjema for kvalitet (Leverandørens beskrivelse av sine rutiner for vask, inspeksjoner og rapportering, avvikshåndtering og faglig oppdatering av ansatte.) 24
Renholdskvalitet Krav til leverandørens personale Arbeidet skal utføres av renholdere som har kompetanse nødvendig for at avtalte krav og betingelser oppnås. Nødvendig kompetanse er minimum grunnkurs renhold, grunnkurs Insta 800 eller tilsvarende kurs eller erfaring, norsk språkkunnskap til et visst nivå slik at renholdsarbeidere klarer å ta imot og gi beskjed på en tilfredsstillende måte for Oppdragsgiver. Stedlig arbeidsleder skal minimum ha fagbrev som renholdsoperatør eller dokumentert tilsvarende kompetanse. Avdelingsleder må være NS-INSTA 800 sertifisert på nivå 3 eller høyere. Renholdere skal ha normal god hygiene og bruke rent arbeidstøy tydelig merket med renholds firmaets merke/navn. Renholdspersonalet skal være serviceinnstilt (jf. INSTA 800) overfor de som bruker lokalene, innenfor rammen av avtalt ansvars- og arbeidsfordeling. Renholdspersonalet skal ha kompetanse om rutiner for smitterenhold. For nødvendig kompetanse på smitterenhold kreves det dokumentert opplæring og kunnskap slik at renholdsarbeidere vet hvordan man skal håndtere sprøyter, blod, oppkast og bruk av riktig verneutstyr. 25
Renholdskvalitet Miljø Oppdragsgiver legger vekt på miljøhensyn i sine anskaffelser. Tilbyder skal tilby renholdstjenester som minimum og til enhver tid oppfyller miljøkrav som følger av gjeldende lover, forskrifter og EU-direktiv. Det skal benyttes moderne og miljøvennlige rengjøringsmetoder og rengjøringsprodukter. Stoffer som utgjør en alvorlig miljø- og helsefare, eller som står på Miljødirektoratets prioritetsliste over kjemiske stoffer med uheldige egenskaper er uønsket. Følgende kjemikalier skal ikke benyttes: - Alkylfenoler og alkylfenoletoksilater - Triklosan - Kvartære ammoniumforbindelser av typen DHTMAC - Muskxylener - PFOS-liknende stoffer og siloksaner (D5) - Lineære alkylbenzensulfonater (LAS) Følgende kjemikalier er vurdert som uønsket og skal benyttes i minst mulig grad: - Diklorbenzen - Limonen - EDTA og salter av EDTA - Klorerte løsemidler (løsemidler som inneholder klor) - Kjemiske stoffer som ihht. forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier (FOR-2002-07-16-1139), klassifiseres allergifremkallende. - Kjemiske stoffer som ihht. forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier (FOR-2002-07-16-1139), klassifiseres miljøskadelig. - Forbindelser med aktivt klor 2 over 0,1 vektprosent 26
27 Veileder skole og barnehager
Veileder skole og barnehager God praksis i barnehagen forutsetter følgende: Oppdatert renholdsplan som omfatter daglig og periodisk renhold, renhold på uteområdet og tekniske anlegg, samt rutiner for hvor ofte planen skal revideres. Renholdsplan for nybygg og større ombygginger foreligger også i byggeprosessen. Regler for hvordan barna, ansatte og andre som bruker barnehagens inne- og uteområder kan bidra for å forenkle renhold og vedlikehold ved for eksempel bruk av innesko og oppbevaring av yttertøy. Barnehagen har utpekt en renholdsansvarlig som har den daglige kontakten med renholderne. Rutiner for hvordan barnehagen håndterer bortfall av renholdet i perioder med f.eks. sykdom eller streik. Eier/leder av barnehagen sørger for at renholdspersonell har nødvendig kunnskap om renholdets betydning for innemiljø og smittespredning. Vedtatt plan for vedlikehold av barnehagebygningen. 28
Hentet fra Veileder skole og barnehager Dette er dokumenter vi må ha på plass: Skriftlige renholdsplaner utarbeides i samarbeid mellom virksomheten og renholdsansvarlig, og skal omfatte: Arbeidstid for regelmessig/daglig/ukentlig renhold. Hva som utføres i regelmessig/daglig/ukentlig renhold. Plan for periodisk renhold/hovedrenhold utføres sjeldnere. Bygg, etasje, romtype, rengjøringsareal, gulvbelegg, frekvens og kvalitetsprofil. Beregnet renholdstid minimum akseptert renholdstid. Alle forhold av betydning for renholdsbehovet, for eksempel møblering, ventilasjonskanaler, lysarmaturer og avfallshåndtering. Relevante rutiner, for eksempel renholdsinspeksjoner, tider for renholdet og sikkerhetsrutiner knyttet til oppbevaring av nøkler, låsing og alarmer. Plan for støvtørking av høye flater, vask av vegger og tak, ventiler mv. Virksomhetens medvirkning i renholdet. 29
Kvalitet på godt og vondt. Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 1) Pris på fast renhold 80 % 2) Pris på tilleggstjenester 20 % 60 % Ferdig utfylt prisskjema Kvalitet 1) Kompetanse og erfaring fra tilbudte avdelingsleder/ teamledere 50 % 40 % (1) CV for ansvarlige avdelingsleder/teamledere der det opplyses om erfaring som avdelingsleder/teamleder. CV skal inneholde referanser fra kunder med kontaktperson og telefonnummer. Oppdragsgiver vil kunne kontakte oppgitt referanse. 2) Oppgaveforståelse 50 % (2) Ferdig utfylt skjema for kvalitet, herunder beskrivelse av rutiner for vask, inspeksjoner og rapportering, avvikshåndtering og faglig oppdatering av ansatte. 30
Oppgave for NKF Kan vi på bakgrunn av alle kommunenes kunnskap lage Norges beste kvalitetshåndbok? 31
Standard kravspesifikasjoner for formålsbygg Er renhold med i prosessen?
Formålsbygg. Standard kravspesifikasjoner for formålsbygg Her må renhold også delta Instruks for beslutningsprosessen i investeringsprosjekter Kommunestyret vedtar felles kravspesifikasjoner for ulike kategorier formålsbygg og for andre bygg og anlegg. Kommunestyret skal godkjenne eventuelle fravik fra vedtatte kravspesifikasjoner. Prosjetavdeling vedlikeholder struktur for og krav til felles kravspesifikasjoner. Fagavdelingene har ansvaret for at krav knyttet til de bygg og anlegg de har ansvar for, oppdateres i tråd med overordnete politiske vedtak, samt struktur og krav til felles kravspesifikasjoner. 33
Hvor vil vi? Standard kravbeskrivelse for renhold nybygg og rehabilitering - hva ønsker vi? Aktuelle rom som renholds-sentral, «bøttekott», inngangspartier, garderober, dusj, lager osv Hva med gulvbelegget hvilke kvalitetsønsker har vi? Aktuelle beskrivelser for vaskbarhet alle overflater -gulv, vegg, himling, utstyr som skap, WC, dusj osv. (garderober, renholdssoner, hjørner, listverk, miljøstasjon, rister ute, osv.) Kan vi bruke LCC på å få gode løsninger og overflater for renholdet?
Prosjektbeskrivelse - hvor vil vi? Kun skal-krav (fjerne bør og kan), følge vedtatte tekniske normer Omfanget av krav skal være oversiktlig og håndterbart, begrenses til det viktigste Kravene skal være enkle å bruke og være systematisk organisert Krav skal formuleres slik at det skal kunne verifiseres Fokus på funksjonelle krav, følge lov- og forskriftskrav Innovasjon! Ikke satse på gårsdagens løsninger, men fremtidens løsninger
Strukturelle endringer prosjekt Felles kravspesifikasjon I separate tekstdokumenter Overordnede krav Miljøkrav og LCC Barnehage Virksomhetskrav + arealskjema Tekniske krav (iht BDT) Omsorgsbolig Virksomhetskrav Tekniske krav (iht BDT) Omsorg+ Funksjonelle krav Skole Virksomhetskrav + arealskjema Inventarskjema Tekniske krav (iht BDT) Sykehjem Virksomhetskrav + arealskjema Tekniske krav (iht BDT) Utleiebolig Virksomhetskrav Tekniske krav (iht BDT) Standard kravspesifikasjoner I 1 database Funksjonelle krav Felles krav for alle formålsbygg Krav per formålsbygg Barnehage Omsorgsbolig Omsorg+ Skole Sykehjem FDV-begrunnede krav Tekniske krav iht bygningsdelstabell Dokumentasjon Merking Tegninger
Kravinnhold prosjekt Alle krav er sortert inn i den samme strukturen Innhold i krav: Unik identifikator Kapittel, overskrift og kravbeskrivelse (ink dimensjonering) Kun funksjonelle krav: Sambruk av rommet Lokalisering av rommet Krav til belysning Krav til gulv, vegger, himling og dører Krav til adgangskontroll Krav til VVS Krav til el/data Krav til fastmontert inventar som leverandør skal levere Informasjon om eventuelt løst inventar som skal være plass til i rommet Arealskjema for barnehage og skole iht Bygg for læring, arealskjema for sykehjem Informasjon om krav: Hvilke bygg kravet gjelder for Kraveier Hvorvidt kravet gjelder nybygg eller rehabilitering eller begge Hvorvidt kravet må vurderes i det enkelte prosjekt Interne kommentarer om kravet, for eksempel hva som må tas med i en vurdering hvis det skal vurderes i det enkelte prosjekt, til hjelp for prosjektet Vedtaksdato (foreløpig tom) Historikk (beskrivelse av endringer i krav dersom de blir omgjort etter vedtak) Forklaring hvorfor har man med kravet
Funksjonelle krav Struktur i kravsettet Struktur per krav Kravsett per formålsbygg har følgende struktur 1. Generelle krav 2. Om formålet 3. Bygget 4. Formålsspesifikke arealer 5. Fellesarealer (formålsspesifikke) 6. Personalareal 7. Kommunikasjonsarealer 8. Støttearealer 9. Utendørsarealer 10. Arealskjema (der det finnes) 11. Luftmengdetabell (der det finnes) Inneholder følgende elementer: Overskrift, tilhørighet i struktur Kravformulering Hvilke(t) bygg kravet gjelder for Om kravet gjelder ved både nybygg og rehabilitering Om kravet må detaljeres ytterligere før det brukes i en konkurranse Beskriver bestiller sine krav til bygget Fravik behandles av byrådet Skal være ferdig før oppstart forprosjekt
Suksessfaktorer Innhold og struktur Kritisk bearbeiding og oppdatering av innholdet Rendyrking av skal-krav Gjenbruk av krav på tvers Fjerne duplikater og motstridende krav Fokus på hva som er relevant for leverandør Fjerne innhold ingen eier LCC-begrunnelse for FDV-begrunnede krav Prosess Bestillere og utførere har deltatt aktivt i bearbeidelsen Kravsettet har vært bearbeidet i flere runder Markedet inviteres til å komme med innspill Utkast underlegges ekstern kvalitetssikring Sentralt koordinert arbeid
Tekniske og FDV-begrunnede krav Eksempler på krav fra renhold Ja, jeg sier av vi må ha kravspekk på gulvbelegg. For å få riktig beskrivelse. må vi vite hvilke kvalitet dere ønsker på renholdet, det avgjør mye. Samtidig må det følge med Tekniske og FDV-begrunnede krav, slik at det kan lages LCC-begrunnelse for FDV-begrunnede krav. (begrunnelse om hvorfor dere velger denne kvaliteten, og forventet kostnad på i dette tilfellet gulvrenhold) Skal det leveres noe annet enn beskrevet kvalitet må tilbyder beregne og begrunne annet valg, og det må jo være lønnsomt i beleggets og byggets levetid. Denne muligheten må være tilstede, da det kan komme nye og bedre løsninger enn dagens. Dette er en struktur som vi i NKF ønsker for alle tekniske og FDV-valg ved rehabilitering og nye bygg, slik at eiendomsdriften blir optimal. Vi jobber med saken, og kan trolig presentere en slik formålsbeskrivelse for nye bygg i en pilot i 1. kvartal 2017.
Gulvbelegg Framtiden er kjemikaliefri hvordan møter vi utfordringen? Hvordan kan vi få renholdere til å godta dette? Gulvbelegg eksempel: Acczent - Acoustic, Compact & Loose Lay Acczent-gulvene er heterogene polyuretanforsterkede vinylgulv for offentlig miljø. For å utnytte gulvets egenskaper maksimalt bør våte rengjøringsmetoder minimeres og erstattes med tørre eller fuktige metoder samt highspeedmaskin. Dette sparer rengjøringspersonalet, gulvmaterialet og miljøet samtidig som det gir en bedre rengjøringskvalitet. Gulvet skal ikke polish- eller voksbehandles. 41
Gulvbelegg Renholdsanvisning Homogen vinyl med Evercare & UV-herdet PUR Evercare, PUR+ og PUR Er en beskyttende overflatebehandling som blir påført produktene ved fremstillingen og som er UVherdet. Beleggene trenger ikke overflatebehandling etter installasjonen. Dette forenkler renholdet og reduserer kostnader til vedlikeholdsprodukter. Byggrengjøring Fjern løs smuss tørt. Rengjør med skuremaskin med nylonbørster eller rød pad, sug opp med vannsuger. Alternativt kombimatmaskin med nylonbørster. Mopp kan benyttes på mindre flater. Skyll minimum 2 ganger. Det kan med fordel brukes et surt middel i siste skyllevann, for å nøytralisere det alkaliske støvet fra gips og betong. Overflatebehandling Fjern løst smuss på en tørr renholdsmetode. Ved bruk av polishrelaterte produkter, vil glans og friksjon endres. Daglig renhold Kan utføres tørt, eller med fuktigmopping. Kombimatmaskin med nylonbørster eller rød pad, kan med fordel benyttes. Bruk nøytralt renholdsmiddel ved våte eller fuktige metoder. Ettertørk alltid opp, oppløst smuss. Fjern løs smuss som sand og grove partikler fra gulvet slik at de ikke lager riper. Periodisk renhold Utføres etter behov, avhengig av belastning med kombimatmaskin eller skuremaskin med nylon børster eller rød pad. Bruk rengjøringsmiddel tilpasset smusstypen. High-speedmaskin kan benyttes. Påse at padtype ikke skaper friksjonsmerker. Flekkfjerning Hovedregelen er at flekken fjernes umiddelbart og det skylles med rent vann så raskt som mulig. Hvordan forskjellige flekker fjernes kan man se i følgende skjema: 42
Tekniske og FDV-begrunnede krav Eksempler på krav fra renhold Kravsett for renholdssentral eksempel fra Storbygruppa Kravsett for «bøttekott/lokalt lager» - må lages Kravsett for gulvbeleggtype kjemikaliefritt renhold Kravsett for tilrettelegging effektivt renhold må lages DSB 8-63 Rengjøringsvennlighet og rengjøring Det bør allerede under prosjekteringsfasen gjøres valg av renholdsvennlige løsninger og tas hensyn til behovet for renholdssentral og renholdsrom. Når bygget kommer i driftsfasen er det viktig å utarbeide en skriftlig dokumetasjon på hvordan renholdet skal utføres slik at krav til inneklima og utseende blir tilfredsstilt. Lov om offentlige anskaffelser I 6 står det at "det skal tas hensyn til livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen". Dette er fulgt opp i Forskrift til loven, 5-1 og 11.4 Krav til konkurransegrunnlaget "Ved utforming av kravene skal det legges vekt på livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen".
44