Om økonomirapporteringen Innhold Hvordan rapportere økonomidata:... 2 Om saldobalansen... 7 Format - Saldobalansen... 7 Kontroll av saldobalansen... 7 Eksempel: Feilmelding ved innlevering av saldobalansen... 8 Kontrollrapporten - saldobalanse... 8 Om levering av og kontroll oppgjørspakken... 9 Format... 9 Oppbygging av oppgjørspakken... 9 Kontrollrapporten - oppgjørspakken... 10 Eksempel 1: Feilmelding ved innlevering av oppgjørspakken... 11 Eksempel 2: Feilmelding ved innlevering av oppgjørspakken... 13 Eksempel 3: Feilmelding ved innlevering av oppgjørspakken... 15 Kontrollrapport - oppgjørspakken:... 16 1
Hvordan rapportere økonomidata: Logg deg på DBH-datalevering ved å gå til siden: https://dimp.nsd.uib.no/. Mangler du brukernavn og passord, ta kontakt med DBH: dbh@nsd.uib.no I neste skjermbilde, klikk på linken: Lever DBH-data. 2
Du får nå opp et skjermbilde som viser alle rapporteringsfristene som er åpne, her klikker du på linken til den aktuelle rapporteringen. Du får nå opp rapporteringssiden, her ser du hva som skal leveres og status på leveringene. 3
Klikk på: Bla gjennom. Finn fil du ønsker å laste opp fra datamaskinen. Marker filen og klikk på: Åpne. Deretter klikk deretter på: Last opp på rapporteringssiden. Filene kontrolleres, og ved feil blir status satt til: Levert med feil. I så tilfelle, klikk på: Vis feilrapport for å få listet ut feilmeldingene. Rett opp i eventulle feil, og last opp filen på nytt. 4
Når filene er lastet opp uten feil, klikk på: Gå til godkjenning. Du får nå opp godkjenningssiden. Her får du opp en kontrollrapport hvor du kan sjekke dataene som er levert. Etter at du har sjekket dataene, klikk på: Godkjenn og publiser for slik at endelig versjon blir publisert i DBH. 5
Status på rapporteringssiden blir nå satt til: Publisert, og først nå er rapporteringen komplett. 6
Om saldobalansen Format - Saldobalansen Saldobalansen kan enten leveres inn som en kommaseparert tekstfil eller en Excel-fil, og skal inneholde følgende kolonner i nevnte rekkefølge: 1. Institusjonens organisasjonsnummer 2. År 3. Periode, med følgende gyldige verdier: 1. tertial = 4, 2. tertial = 5, årsoppgjøret avlagt= 6 4. Kontonummer 5. Kontonavn 6. Saldo Periode Org.nr År Kontonr Kontonavn Saldo Kontroll av saldobalansen Etter opplasting av saldobalansen, kontrolleres den automatisk. Kontrollene sjekker om: Organisasjonsnummer er riktig. År og periode stemmer med perioden rapporteringen gjelder for. Kontonummeret er gyldig, det vil si har status «O» i standard kontoplan på KDs hjemmeside: http://www.regjeringen.no/nb/dep/kd/tema/hoyere_utdanning/okonomirapportering.html?id= 461966 Saldobalansen går i null, sum balansekonti er null og internhandelen (kontogruppe 9) er 0. Først når saldobalansen er lastet opp uten feil, er det mulig å gå til godkjenningsbildet for å godkjenne og publisere saldobalansen. 7
Eksempel: Feilmelding ved innlevering av saldobalansen Feilmelding: Finner ikke verdien i tabellen ok.kontoplan. Dette betyr at det er brukt konti utenfor standard kontoplan. Tiltak: Ompostér fra ugyldige konti til gyldige konti, jf. standard kontoplan på KDs hjemmeside: http://www.regjeringen.no/nb/dep/kd/tema/hoyere_utdanning/okonomirapportering.htm l?id=461966 Kontrollrapporten - saldobalanse I godkjenningsbildet for saldobalansen får du opp en kontrollrapport som viser saldo per kontoklasse. Klikk på kontonavn for å se saldo per kontogruppe, konto og underkonto. 8
Om levering av og kontroll oppgjørspakken Format Oppgjørspakken leveres som en Excel-fil. Økonomimalen (mal for oppgjørspakken) legges ut i forkant av rapporteringsfristen på DBHs hjemmeside: http://dbh.nsd.uib.no/dokumentasjon/rapporteringskrav/index.action?valgtsektor=1&valgtinst=- 1&valgtArstall=-1&valgtEmne=-1 I nedtrekksmenyen velger du: Institusjon = Institusjonen du rapporterer for Årstall = året dataene gjelder for Alle emner = Økonomidata Under den aktuelle rapporteringsfristen får du opp en oversikt over hva som skal leveres. Ved å trykke på Excel-ikonet får du tilgang til oppgjørspakken. Hele oppgjørspakken skal fylles ut, om ikke annen informasjon er gitt fra KD. Oppbygging av oppgjørspakken (Regnskaps)post Kolonneoverskrifter Referansekode Datakolonne Arkfane Referansekolonne 9
Kontrollrapporten - oppgjørspakken Etter opplasting av oppgjørspakken, kontrolleres den automatisk. Først kontrolleres det at oppsettet i malen er fulgt. Dette innebærer at oppgjørspakken må ha korrekte arkfanenavn, kolonneoverskrifter og referansekoder for at dataene skal kunne leses inn korrekt. Økonomimalen er fasit for oppsettet. Når oppsettet er korrekt kontrolleres det at: Sumlinjene i regnskap og noter stemmer. Postene summeres i forhold til fortegnsbruk og summeringsformlene i økonomimalen. Det er samsvar mellom opplysningene i resultat- og balanseregnskapet og tilhørende noteopplysninger. For fullstendig oversikt over hvilke sammenhenger som kontrolleres, se filen: Oppsummering_kontroller_oppgjørspakken.xlsx Vær oppmerksom på at: Enkelte feil i oppgjørspakken kan medføre følgefeil. Derfor vil du kunne få flere feilmeldinger, selv om du bare trenger å rette opp et sted i oppgjørspakken. Det er først mulig å godkjenne og publisere oppgjørspakken når kontrollene ikke finner feil. 10
Eksempel 1: Feilmelding ved innlevering av oppgjørspakken Feilmeldingene her kommer av at oppsettet i malen ikke er fulgt. Fasit: Økonomimalen på DBHs hjemmeside: http://dbh.nsd.uib.no/dokumentasjon/rapporteringskrav/index.action?valgtsektor=1&valgtinst=- 1&valgtArstall=-1&valgtEmne=-1 Feilmelding: Finner ikke referansekolonnen Tiltak: Sjekk at det står Referanse som overskrift i referansekolonnen. Referansekolonne 11
Feilmelding: Ugyldig referanse Tiltak: Sjekk at alle referansekodene er riktig skrevet. Her står det: N14.5A i stedet for N14.5 Feilmelding: Finner ikke datakolonne Tiltak: Sjekk at alle datakolonnene har overskrift og at overskriften er riktig skrevet. Her står det: Inventar og utstyr mm i stedet for Annet inventar og utstyr, se økonomimalen. 12
Eksempel 2: Feilmelding ved innlevering av oppgjørspakken Feilmelding: Sum netto tilskudd fra EUs rammeprogram for forskning m.v. stemmer ikke med Spesifisering av EU(N21.18<> EU.1..2 + EU.1..3): Tiltak: Sjekk N21.18 i note 21 mot tallene i spesifikasjon av EU-midler. Her er N21.18 ulik EU1..2 +EU.1..3 (228 198 + 0), så her må du sjekke datagrunnlaget ditt. 13
Feilmelding: Sum stemmer ikke Tiltak: Sjekk om: o Det er poster som mangler referanser/har feil referanse o Beløpet i sumlinjen er feil i forhold til postene som summeres o Postene har feil fortegn i forhold til malen Her mangler referansekoden for regnskapsposten: Reparasjon og vedlikehold av maskiner og utstyr mv., jf. økonomimalen. Dette medfører at regnskapsposten ikke kan leses inn, og kontrollen feiler. 14
Eksempel 3: Feilmelding ved innlevering av oppgjørspakken Noen feilmeldinger kan være et resultat av følgefeil på grunn av andre feil i oppgjørspakken. Det betyr at ved å rette opp én feilmelding, kan det være flere forsvinner. Feilmelding: Kontantstrøm-direkte: Sum stemmer ikke: KS.INV Tiltak: Sjekk om: Det er poster som mangler referanser/har feil referanse Beløpet i sumlinjen er feil i forhold til postene som summeres Postene har feil fortegn i forhold til økonomimalen. Husk at kontrollene sjekker sumlinjene ut fra summeringsformelen i oppgjørspakken. Her er det brukt feil fortegn i forhold til hva økonomimalen angir på postene: KS.17 og KS.19. Dette medfører at kontrollene feiler. I økonomimalen er: KS.INV = KS.16 - KS.17 + KS.18 - KS.19 - KS.20 + KS.21, som her gir: 23 640 Feilmelding: Det er feil i Tabell 1 (Se malen) Tiltak: Sjekk at postene i oppgjørspakken som inngår i tabell 1 har rett fortegn jf. økonomimalen. I dette eksemplet er feilmeldingen en følge av feil fortegnsbruk og feil formel i kontantstrømmen avsnittet: Kontantstrømmen fra investeringsaktiviteter. 15
Kontrollrapport - oppgjørspakken: I godkjenningsbildet for saldobalansen får du opp en kontrollrapport som viser et sammendrag av dataene som er lest inn. Du får opp flere detaljer ved å klikke på trekanten foran den regnskapsposten du vil se nærmere på. Rapporten viser kun sumkolonnen for note 4, 5 og 11. 16
Poster med samme referanse slåes sammen til en post. For eksempel vil postene Øvrige andre inntekter 1 og Øvrige andre inntekter 2 slåes sammen til en post. 17