Informasjon om ny utskriftslo/sning (SMARTPRINT) Dokumentversjon 1.1.
1. Ordforklaring Utskriftsenhet = Kopimaskin/multifunksjonsmaskin, laserskriver SMARTPRINT = Ny utskriftsløsning fra Canon. Andre navn på denne typen utskriftsløsninger er «Sikker utskrift», «Follow me»-utskrift med flere. 2. Bakgrunn Utskriftsløsningen i kommunen er i dag lite hensiktsmessig i forhold til drift, sikkerhet og økonomi. IKT-avdelingen i nye Sandefjord har derfor anskaffet ny utskriftsløsning (SMARTPRINT) fra Canon for å effektivisere og forbedre utskriftstjenesten i kommunen. 3. Omfang av løsningen SMARTPRINT innføres på alle kommunens nettverkstilkoblede utskriftsenheter i Q4 2016. 4. Hvordan fungerer SMARTPRINT Den nye utskriftsløsningen vil fungere på følgende måte: 1. Alle brukere får to skrivervalg: SMARTPRINTsorthvitt og SMARTPRINT-farge. 2. Brukeren går deretter til den utskriftsenheten de ønsker å skrive ut fra, uavhengig av hvor i kommunen de er 3. Ved utskriftsenheten identifiserer brukeren seg, enten med en tallkode eller ved å bruke kort (f.eks adgangskort/-brikke) 4. Brukeren velger deretter den eller de utskriftsjobbene de ønsker å skrive ut og sletter eventuelle unødvendige utskrifter 2
5. Begrunnelse Årsaken til skifte av utskriftsløsning er følgende: 1. Sikkerhet Utskrift av sensitive opplysninger på feil maskin unngås fordi ingenting skrives ut før brukeren fysisk identifiserer seg på enheten. 2. Bedre brukervennlighet Brukeren kan hente utskrift på valgfri utskriftsenhet som er tilknyttet løsningen Brukeren kan velge hvilken utskrift man vil skrive ut (hvis man har flere) Unødvendige utskrifter blir automatisk slettet fra utskriftskøen etter 72 timer (kan bli endret) Brukeren slipper å lete etter utskriften sin blant utskrifter fra andre brukere. Mulighet til å skrive ut dokumenter fra hjemmekontor og hente den ut på ønsket utskriftsenhet når man kommer på jobb Løsningen gjør det enkelt å sette opp tilleggsfunksjonalitet som for eksempel «skanning til epost». 3. Bedre total oversikt over utskriftskostnadene i kommunen Løsningen er satt opp med en sentral statistikmodul som gir en total oversikt over utskriftskostnadene i kommunen. Denne kan også vise statistikk på f.eks virksomhetsnivå 4. Mulighet for å redusere utskriftskostnadene i kommunen SMARTPRINT-sorthvitt settes opp som standardskriver for alle. Denne skriver som standard med: svart/hvitt (ca. 1/6-del av kostnaden som ved farge-utskrift) dobbeltsidig utskrift Reduserer antall utskrifter fordi man bare skriver ut, på papir, de utskriftene man trenger. 5. Stokke og Andebu har benyttet løsningen lenge. Nye Sandefjord kommune ønsker å benytte samme løsning som allerede er innført i disse to kommunene. 3
6. Utnyttelse av SMARTPRINT tiltak og krav Kommunen ønsker å utnytte potensialet i SMARTPRINT på best mulig måte. For å få full utnyttelse av løsningen vil det måtte gjennomføres en del tiltak på eksisterende utskriftsenheter. SMARTPRINT-løsningen krever Canon Multifunksjonsmaskiner for å gi best utnyttelse. Følgende krav og tiltak vil bli gjennomført i løpet av 2016: 1. Kopimaskin/multifunksjonsmaskiner fra andre leverandører må byttes til multifunksjonsmaskiner fra Canon. Eksisterende maskiner fra Canon hvor opprinnelig avtale er utgått eller i ferd med å gå ut skal i hovedsak også byttes ut. 2. Fjerning og sammenslåing av mindre utskriftsenheter til større enheter, multifunksjonsmaskiner fra CANON, vurderes på hver enkelt virksomhet/lokasjon. Kostnader kan fordeles basert på forbruk. 3. Eksisterende utskriftsenheter fra Canon som støtter SMARTPRINT, SKAL knyttes til SMARTPRINT-løsningen. 4. Alle NYE utskriftsenheter SKAL knyttes til SMART- PRINT-løsningen. 5. Økonomi: Kostnader knyttet til administrasjon og lisenser tas som en felleskostnad i kommunen. Denne vil bli fordelt på kommunalområdene i henhold til antall kopimaskiner i bruk. På de lokasjonene man bruker nøkkelkort som adgangskontroll, vil det installeres kortlesere på maskinene. Denne kostnaden tas også som en felleskostnad. Leie eller kjøp av nye maskiner vil som før belastes den enkelte avdeling. 4
7. Gjennomføring av prosjektet Hvem gjør hva IKT-seksjonen i samarbeid med Canon planlegger å innføre SMART- PRINT Q4 2016. For å klare dette er følgende arbeidsfordeling avtalt mellom partene. 7.1 Prosjektgruppe Prosjektleder IKT-avdelingen: Yngve Bugge Larsen Teknisk ansvarlig IKT-avdelingen: Tor Robert Prøven, Eilef Carlsen Kundeansvarlig Canon: Roar Johansen Teknisk ansvarlig Canon: Birger Steneby/Henning Finden 7.2 Ansvarsområder Overordnet ansvarlig for gjennomføring: o Yngve Bugge Larsen (IKT-avdelingen) Rådgivning i forhold til SMARTPRINT (innkjøp, bruk etc.): o Yngve Bugge Larsen (IKT-avdelingen) Rådgiving/kartlegging i forhold til utskiftning av utskriftsenheter fra andre leverandører: o Roar Johansen (Canon) Rådgiving/kartlegging i forhold til sanering/konsolidering av eksisterende utskriftsenheter: o Roar Johansen (Canon) o Yngve Bugge Larsen (IKT-avdelingen) 7.3 Gjennomføring 1. Installasjon- og testfase november/ desember 2016 De sentrale komponentene av SMARTPRINT er nå installert, og det er gjennomført en testfase med utvalgte utskriftsenheter. 2. Migrering av virksomheter og lokasjoner til SMART- PRINT (november 2016 31.12.16) I denne fasen vil virksomhetene bli migrert en etter en over til SMART- PRINT. 5
Prosessen vil i grove trekk foregå som følger: 1. Canon i samarbeid med IKT-avdelingen tar kontakt med virksomhetsleder ang. tidspunkt for migrering til SMARTPRINT. 2. Canon foretar en befaring på virksomhetens lokasjon(er) i forhold til utskiftning/sanering/konsolidering av eksisterende utskriftsenheter i samarbeid med virksomheten. 3. Canon utarbeider pristilbud ut ifra befaringen. 4. Gamle leie- og kjøpsavtaler sies opp. 5. Nye utskriftsenheter installeres, brukerdokumentasjon sendes ut fra IKT-avdelingen og opplæring i SMART- PRINT på utskriftsenheten(e) gis av Canon. Yngve Bugge Larsen IKT-avdelingen Sandefjord kommune 6