Kopi/print. Hva innebærer ny løsning

Transkript

1 Kopi/print

2 Kopi/print Hva innebærer ny løsning Vi leaser alle MFP-ene og får kvartalsfaktura for dette, samt forbruk. Alle dagens kopimaskiner fjernes når ny løsning settes opp. Alle dagens skrivere fjernes når ny løsning fungerer. Benytter Follow-Me løsning, dvs at utskrift ikke kommer til MFP før du har vist adgangskortet ditt ved en av disse. (Kun en printerdriver installert på alle PC-er i HiST, du henter utskriften der du ønsker.) Standard 2-sidig og svart-hvitt uskrift. Mulighet for å velge 1-sidig og farge ved behov. Alle MFP-er har støtte for skann til epost (PDF). Skann med tekstgjenkjenning (OCR) kommer etter hvert.

3 Kopi/print Hva innebærer ny løsning, forts Stor og medium MFP har støtte for stift, på liten er dette ekstrautstyr. Stor og medium MFP har støtte for avansert etterbehandling (falsing, stifting). Høyvolumfalsing og hulling er ekstrautstyr. Eksempel: Lage A4- eller A5-hefte som er brettet og automatisk stiftet i ryggen. Automatisk varsling til brukersenter/superbrukere ved feil eller nødvendig tonerskifte. Studenter betaler pr. utskrift/kopiering.,5 kr/svart, 2,5 kr/farge. Kontoen deres fylles opp via Internett. Ikke salg av kopikort el.l. i Servicetorg. Utgifter med MFP/inntekt fra studenter legges til den enkelte budsjettenhet (avdeling/program).

4 Kopi/print Fordeler Bedre kontroll med utgifter Mulig med skann til e-post fra alle MFP-er Mulig for skann til e-post og OCR-tolkning (tekstgjenkjenning) etter hvert Mulig for felles faksadministrasjon dette er på lang sikt Enklere og billigere å vedlikeholde og drifte for IKT-/Driftspersonell Samme brukergrensesnitt overalt altså enklere å bruke for ansatte og studenter Ulemper Mye nytt, som erfaringsmessig fører med seg en del barnesykdommer og protester. Den gamle løsningen virker pr i dag, selv om den er litt skral til tider (HiST har vært forsiktige med nyinvesteringer de siste 2-3 årene i påvente av ny løsning).

5 Kopi/print Status pr i dag 142 laserskrivere de fleste i nett 56 kopimaskiner noen med utskriftsmulighet noen uten utskriftsmulighet 48 småskrivere koblet direkte til PC Status ny løsning 72 MFP-er Follow Me-løsning

6 Kopi/print Status HiST i dag Det ligger mye uavhentede utskrifter ved alle kopimaskiner og skrivere. I 27 kjøpte HiST inn hvite A4-ark. Laserskriverne skrev ut sider i gjennomsnitt. Kopimaskinene kopierte sider. Totalt skrives det ut sider i året. Det antas ut i fra dette at ca 2,98 mill sider som ble skrevet ut var 2-sidig, resten 1-sidig. Alt, unntatt innkjøp av papir, er teoretiske og overslagsberegninger. Noen eksakt oversikt finnes ikke ved HiST i dag. Sammenlignbart firma Firmaet har liten oversikt over utskriftsvolumet før installasjon av ny Follow Me løsning. Firmaet installert SafeCom og fant følgende tall etter 3 mnd drift: 78 innlogginger (skann og utskrift) 2274 utskriftsjobber var sendt og hentet ut 798 utskriftsjobber ble aldri hentet ut Dvs 35% av alle jobber ble slettet Dersom vi relaterer dette til HiST sitt utskriftsvolum, 8,5 mill svart, 3,3 mill farge, vil tilsvarende reduksjon bety en årlig besparelse i bevegelige kostnader på: Svart: 143.,- pr år Farge: 425.,- pr år Total besparelse i avtaleperioden (5 år) 2.84.,-

7 Kopi/print Sammenligning av dagens løsning og ny løsning Dagens løsning Nyinnkjøp laserskrivere (ingen serviceavtale) Vedlikehold laserskrivere (ingen serviceavtale) Ny løsning (inkl serviceavtale m/4 timers responstid) Selve MFP (14 store, 2 medium, 38 små) inkludert installasjon Forbruk (8,5 mill svart / 3,3 mill farge) Leie Leie kopimaskiner MFP-er, klikk/år Service kopimaskiner Selve MFP (2 store, 3 medium, 5 små) m/installasjon Forbruk (klikk) kopimaskiner Forbruk (8 mill svart / 4 mill farge) Totalt pr år MFP-er, klikk/år MFP = MultiFunksjonsPrinter. Erstatter dagens skrivere og kopimaskiner. Utseendemessig ligner disse på kopimaskiner. Utenom kostnaden over, kommer det en serverkostnad i form av leie av lisenser til programvare (årlig ca 4.,-) og evt. innkjøp av ny serverhardware.

8 Hva koster det pr MFP Installasjon Miljøgebyr Engangssum pr MFP Installasjon: Timespris for tekniker, tar ca 2 min. Betales for 1 time dersom ikke flere MFP-er kjøpes samtidig. Leie pr mnd Leie pr kvartal Leie pr år Faste utgifter pr MFP Stor MFP Ricoh MPC6 grunnpakke Ekstrautstyr RT4 Høyvolumsmagasin (2 ark A4 - A3+) SR42 Bunkesorterer m/fals (2 ark) m/stift (5 ark 4 pos./15 ark) SR5 Bunkesorterer (3 ark) m/stift (1 ark 4 pos) Hullenhet 2/4 hull (SR5) Hullenhet 2/4 hull (SR41/42) Serviceavtale Kilkkpris - svart 4,6 øre/klikk farge 35 øre/klikk Medium MFP Ricoh MPC4 grunnpakke Ekstrautstyr Høyvolumsmagasin (2 ark A4 i stedet for 2x5 ark) SR79 Bunkesorterer (1 ark) m/stift (5 ark 4 pos) SR33 Bunkesorterer (3 ark) m/stift (5 ark 4 pos) Hullenhet 2/4 hull (for SR32/33) Serviceavtale Kilkkpris - svart 4,8 øre/klikk farge 36,3 øre/klikk Liten MFP Ricoh MPC25 grunnpakke Ekstrautstyr SR255H Internetterbehandler m/stift Serviceavtale Kilkkpris - svart 4,9 øre/klikk farge 37,5 øre/klikk Denne regnes ut utifra forbruk Denne regnes ut utifra forbruk Denne regnes ut utifra forbruk

9 Priseksempel 1 stk stor, 1 stk medium og 1 stk liten MFP 1 stk stor MFP m/stift, fals og bunkesorterer Q1 Q2 Q3 Ricoh MPC6 grunnpakke SR42 Bunkesorterer m/fals og stift Faste utgifter pr MFP Engangssum pr MFP 2 59 Sum Forbruk sort (3.) Forbruk farge (1.) Total sum stk medium MFP m/stift og bunkesorterer Q1 Q2 Q3 Ricoh MPC4 grunnpakke SR79 Bunkesorterer m/stift Faste utgifter pr MFP Engangssum pr MFP 2 29 Sum Forbruk sort (3.) Forbruk farge (1.) Total sum stk liten MFP Q1 Q2 Q3 Ricoh MPC25 grunnpakke Faste utgifter pr MFP Engangssum pr MFP 2 29 Sum Forbruk sort (3.) Forbruk farge (1.) Total sum

10 Vestbyen Gunnerusgt (8 stk) 2 stk i 1. og 4. etg 1 stk i 2. og 3. etg 2 stk hos IKT (2. og sokkel) Retorten (2 stk) 1 stk i hver etasje Sverresgt 1 (2 stk) 1 stk i 3. og 4. etasje Sverresgt 12 (1 stk) 1 stk i 1. etasje Kjelhuset (4 stk) 1 stk i hver etasje Vestbyen Brygghuset (6 stk) 2 stk i 1. og 3. etasje 1 stk i 2. og 4. etasje Schnitler/Tegl(1 stk) 1 stk i 1. etasje Øya Labsenter (2 stk) 1 stk ansatt/student MTFS (2 stk) 1 stk ansatt/student Øya helsehus (6 stk) 3 stk 7. etg 1 stk 3. etg, datasal, bibliotek Østbyen Ranheimsvn (11 stk) 2 stk 13- og 23-delen 1 stk 33-delen, v SFS, i Servicetorg, Drift, Bibliotek, Datasal og studentareal Tunga (4 stk) 1 stk i hvert bygg + servicetorg Rotvoll (12 stk) 2 stk i bygg A, D og E 3 stk i bygg B og C Moholt (7 stk) 1 stk hvert kontorlokale 1 stk på datasal og bib Arkitekts Chr gt (2 stk) 1 stk i 2. og 3. etasje Dette er en foreløpig plan. Behovet for flere eller færre enheter vil vise seg under planlegging og etter igangsettelse. Avdelingene betaler selv, da er det deres budsjett som avgjør hvor mange man vil ha.

11 Kostnadsestimat for kopi/print - Utgangspunkt for estimat er standard MFP uten tilleggsutstyr. - Tallene vil endres noe når antallet justeres, og dersom ekstra tilleggsutstyr bestilles med. Avdeling Antall MFP-er Stor Med. Liten Q1 Faste kostnader Q2 osv År 1 År 2 osv AFT AHS AITEL ALT ASP TØH HA Estimerte bevegelige kostnader pr Q (*) Estimerte bevegelige inntekter pr Q (**) Estimerte totale utgifter År 1 År 2 osv Avdeling AFT AHS AITEL ALT ASP TØH HA (*) utskrifter og kopier i året (8,5 mill svart, 3,3 farge). Dette er fordelt likt på alle MFP-ene, og bevegelige kostnader er da beregnet utifra klikkpris for farge og svart for hver enkelt MFP, og så summert opp til antallet hver avdeling har i estimatet. (**) Samme som (*), tatt utgangspunkt i sider. Estimert at studentene foretar 2% av total utskriftsmengde og betaler kr,5 for svart og kr 2,5 for farge.

12 Kopi/print Hva skjer med dagens løsning? Dagens leieavtaler på Kopimaskiner sies opp, og erstattes med MFP til å begynne med. Alle Skrivere fjernes når ny kopi/print fungerer - medio 21. SPO/IKT vil ikke ha kapasitet til å følge opp dagens skriverløsning i tillegg til ny kopi/print løsning. Dvs, dagens løsning vil bli fjernet.

13 Kopi/print Spørsmål?

14 Alle ark etter dette er ikke med i presentasjonen. De kan skrives ut som grunnlagsmateriale dersom behov.

15 Kostnader nye laserskrivere pr år Siden det ikke finnes noen oversikt i HiST over når de forskjellige laserskriverne er kjøpt inn, er det brukt et gjennomsnitt for å si hvor mange skrivere som må skiftes ut hvert år. Erfaringen er at når skriveren enten har skrevet ut opp mot 3. ark eller er 6-7 år gammel er den så sliten at den byttes ut. Med bakgrunn i dette er tabellen under satt opp: Antall Levetid i år Pris innkjøp Antall nye pr år Kostnader pr år Fargelaser liten (FL): , 2 Fargelaser stor (FS): ,8 85 Svart-laser liten (SL): , Svart-laser stor (SS): , Totalt: ,

16 Kostnader vedlikehold laserskriver pr år Det finnes ingen helhetlig økonomisk oversikt over hvor mye som brukes til vedlikehold (toner og servicekit) av laserskrivere hvert år. Det er derfor funnet ut hvor mye hver skriver har skrevet ut totalt, når skriveren er produsert og brukt for å finne gjennomsnittlig utskriftsmengde pr. år. Med bakgrunn i dette er det satt opp en tabell som viser hvor mye toner og servicekit HiST kjøper inn hvert år. Tonerkass. pr år Tonerkost. pr år Kit pr år Kit kost. pr år Fuser Fuser kost Fargelaser liten (FL): ,82 67 Fargelaser stor (FS): , Svart-laser liten (SL): , Svart-laser stor (SS): , Totalt: , Totale vedlikeholdskostnader pr år:

17 Kostnader kopimaskiner pr år HiST eier ca 4-6 kopimaskiner og leier ca Totalt har vi 56 stk. Årlig betales kr ,- i leiekostnader for disse. Årlig betales kr ,- i servicekostnader for disse. Årlig betales kr ,- i forbrukskostnader for disse. Årlig betales ca kr 7.,- for ekstradeler, som stifter o.l. Dette er en utgift som også vil komme som en ekstrautgift i ny kopi-/print-løsning. Konklusjon: HiST betaler årlig kr ,- for bruk og leie av 56 kopimaskiner. Da er ekstradeler ikke medregnet. NB! 27, siste hele kalenderår, er brukt som grunnlag for disse tallene.

18 Forbruk av papir og utskrifter I 27 kjøpte HiST inn hvite A4-ark. Laserskriverne skrev ut sider i gj.snitt. Kopimaskinene skrev/kopierte sider. Dvs at ca 2,98 mill sider som ble skrevet ut var 2-sidig, resten var 1- sidig. Regnstykke for 2-sidig: = =

19 Årlige kostnader med dagens løsning Nyinnkjøp laserskrivere Vedlikehold laserskrivere Leie kopimaskiner Service kopimaskiner Forbruk (klikk) kopimaskiner Totalt pr år Utgiftene HiST har på de 48 småskriverne tilkoblet lokal PC finnes det ingen oversikt over pr i dag. Dette er en meget uoversiktlig materie. Men at det er ganske høye ny-innkjøpskostnader og vedlikeholdskostnader på disse også, er nok ganske sikkert.