08.02.2011 Side 1 av 9 Tilstede: Styrerepresentanter: Ole Rud, Arild Sørum Stana, Rolf Kristiansen Jørn Inge Løssfelt, Mari Kramprud Arnesen, Hildegunn Aas, Sigurd Kolloen og Ida Karina Skjellerud. Administrasjon: Meldt forfall: Kopi til: Hildegard Johannessen Stein Aarskog Østen Lybeck på sak: 10, 11, 12, 13, 14, 15 og 16 Håkon Nettum på sak: 24 Andrè Oljemark Administrasjonen, Tillitsvalgte, Kunnskapsdepartementet, Riksrevisjonen Innkalt av: Styrets leder og rektor Tid: 08.februar 2011 kl. 10.00-15.00 Sted: Møteplan: 10.00 15.00 Styremøte Saksliste: S 2011/ 01 Vea - Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører Rektorboligen Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste godkjent. I henhold til vedtekter er styret beslutningsdyktig. S 2011/ 02 Godkjenning av referat fra styremøte 16. desember 2010 Vedtak: Referat fra styrets møte 16. desember 2010 godkjennes. S 2011/ 03 Årsrapport m/ vedlegg Rektor orienterte kort angående årsrapport med vedlegg. Rapporten bygger på tidligere struktur. Det har i år vært samlet konstruktive innspill fra hele organisasjonen. Nytt vedlegg med statistiske data. Rektor påpekte at det er ønskelig med en tilbakemelding fra departementet, gjennom etatsstyringsmøtet, om form og innhold på årsrapporten og omfanget av statistiske data i årene fremover. Styret sier seg fornøyd med den jobben som er gjort med årsrapporten med vedlegg. Styret kommenterte enkelte detaljer i rapporten som krever mindre omskrivninger. Punkt 3.5 Rektor informerte styret om økt interesse blant de ansatte angående årsrapport og at det er gledelig at de ansatte føler eierskap til rapporten og at den dermed er godt forankret i organisasjonen. Vedtak: Styret godkjenner Årsrapporten 2010 med vedlegg.
08.02.2011 Side 2 av 9 S 2011/ 04 Årsregnskap 2010 Rektor orienterte kort om innholdet i Årsregnskapet 2010. Rektor påpekte at det har vært god budsjettstyring gjennom året av avdelingslederne og at regnskapet er godt fulgt opp fra administrasjonens side. Styret så positivt på hvordan regnskapet ble håndtert i 2010 og det ble påpekt at styret er godt fornøyd med jobben som er gjort med økonomistyringen de siste årene. Vedtak: Styret godkjenner Årsregnskap 2010. S 2011/ 05 Kvalitetsrapport 2010 Pedagogiske utviklingsleder informerte om hva Kvalitetsrapporten 2010 innholder. Det ble gitt et kort referat fra KSS- seminaret som ble arrangert på Honne i januar. Styret ser på rapporten som et godt og viktig dokument. Rapporten er utarbeidet etter fornuftig metodikk og innholdet bør fungere som et godt verktøy. Vedtak: Styret godkjenner Kvalitetsrapport 2010. S 2011/ 06 Revidering Strategisk plan Rektor orienterte rundt revideringen som er gjort av Strategisk plan. Dokumentet er kortfattet og med overordnede mål. Dokumentet er endret i stor grad. Rektor informerte om at hovedfokus i revideringen har vært på fagskolen, utvikling av fagskolen og inntektskrav ved en potensiell opprettelse av en kurs og oppdragsenhet. Det er ikke endret på det grunnleggende og visjonen for Vea, selv om det er gjort en del endringer. Det ble påpekt at endringene ikke skaper noen misforhold mellom Strategisk Plan og innholdet i fagområdesøknaden til NOKUT. Det ble fra styrets side gitt enkelte kommentarer på innhold og presentasjonsmåte som krever mindre endringer i dokumentet. S 2011/ 07 Vedtak: Styret godkjenner Revidert Strategisk Plan med de endringer og redigeringer som ble presentert i møtet. Utviklingsplan Vea Det ble gitt en orientering fra Rektor angående dokumentet Utviklingsplan Vea. Planen har likhetstrekk med en virksomhetsplan, men tittelen Utviklingsplan er i større grad dekkende for de områdene som er beskrevet i dokumentet. De fire målene gitt i årlig tildelingsbrev fra departementet er grunnlaget for strukturen og oppdelingen av dokumentet. Dokumentet er linket til KSS og vil fungere som et viktig dokument for hele organisasjonen i forhold til å sørge for at alle avdelinger arbeider mot de samme målene for virksomheten.
08.02.2011 Side 3 av 9 Riksrevisjonen etterspør dette dokumentet. Det vil bli oversendt en kortversjon til Riksrevisjonen. Styret er godt fornøyd med at dokumentet er gjennomarbeidet og tydelig. Styret ser det som fornuftig å ha et slikt dokument for å synliggjøre de fire målene for virksomheten til alle deler av organisasjonen. Styret understreker viktigheten av at tema som er nevnt i ulike dokumenter er synkronisert. Styret ønsker at det legges til et avsnitt som påpeker viktigheten av å følge internasjonale utlysninger og søknadsfrister. Vedtak: Styret godkjenner Utviklingsplan Vea med de kommentarer som er gitt i møtet. S 2011/ 08 KSS håndbok Det ble gitt en orientering av pedagogisk utviklingsleder av den reviderte KSS håndboken. Endringer er gjort i henhold til de tilbakemeldinger som ble gitt av NOKUT i forbindelse med godkjenningen av KS-systemet i juni 2010. Noen prosessdokumenter er endret, noen fjernet og noen lagt til. Styret presenterte enkelte innspill til endringer som krever en mindre omskrivning. Vedtak: Styret godkjenner KSS håndboken med de forslag til endringer som ble presentert. S 2011/ 09 Retningslinjer for Kompetanseråd Rektor informerte om innholdet i retningslinjene for Kompetanseråd. Det ble informert om strukturen og arbeidsoppgavene til Kompetanserådet. Det nyopprettede rådet er kun rådgivende og kan blant annet ta initiativ til opprettelse av nye studier. Styret ser positivt på opprettelsen av Kompetanserådet. Det blir påpekt fra styrets side at det bør innhentes flere medlemmer i kompetanserådet. Det ble forsikret fra Rektors side om at det arbeides kontinuerlig med dette. Vedtak: Styret godkjenner Retningslinjer for Kompetanseråd S 2011/ 10 Reglementshåndbok Avdelingsleder Gartnerfagene orienterte kort om hvilke endringer som er gjort i Reglementshåndboken. Det ble påpekt at de fleste endringer er presiseringer av allerede eksisterende retningslinjer. Styret hadde ingen kommentarer til endringene. Vedtak: Styret vedtar Reglementshåndboken med de endringer som er foretatt.
08.02.2011 Side 4 av 9 S 2011/11 Studiekontrakt Avdelingsleder Gartnerfagene orienterte kort om hvilke endringer som er gjort i studiekontrakten som inngås mellom Vea og studenter/elever. Styret hadde ingen kommentarer til endringene. Vedtak: Styret vedtar Studiekontrakt med de endringer som er foretatt. S 2011/ 12 Husleiekontrakt Avdelingsleder Gartnerfagene orienterte styret om de endringer som er gjort i Husleiekontrakten som inngås mellom Vea og studenter/elever som leier hybel på fagskolens område. Endringene består av presiseringer. Styret hadde ingen kommentarer til endringene. Vedtak: Styret vedtar Husleiekontrakt med de endringer som er foretatt. S 2011/ 13 Hybelreglement Avdelingsleder Gartnerfagene orienterte om hybelreglementet. Det er kun rettet skrivefeil i dette dokumentet. Vedtak: Styret vedtar Hybelreglementet med de endringer som er foretatt. S 2011/ 14 Beskrivelse av fagområde for områdegodkjenning Avdelingsleder Gartnerfagene og avdelingsleder Blomsterdekoratør presenterte en beskrivelse av fagområdet Grønne design- og miljø fag, for styret. Det ble informert om prosessen som har ledet frem til dette fagområdet. Det har blant annet blitt arrangert en work-shop i mai 2010, et bransjeseminar senere på året, samt en opprettelse av kompetanserådet i januar. Disse ulike prosessene ledet frem til denne definisjonen på søknaden til fagområde. Benevnelsen er viktig fordi den legger føringer for hvilke muligheter det ligger i utviklingen samtidig som det også legger begrensninger i forhold til hva som er relevant for virksomheten. Styret ser på benevnelsen som klok, riktig og dekkende både for den virksomheten som bedrives i dag og for den virksomheten som eventuelt skal eller kan foregå i fremtiden. Det ble diskutert hvorvidt denne definisjonen kan være for snever ved en opprettelse av for eksempel agroteknikk. Det ble presisert fra avdelingslederne at tekniske fag, som i stor grad er å anse som mer tekniske enn miljø eller design rettet, vil kreve egne søknader til NOKUT.
08.02.2011 Side 5 av 9 Avdelingsleder Gartnerfagene påpeker at den fremtidige markedsføringen av virksomheten ikke vil bli påvirket av innføring av dette begrepet. Markedsføringen vil fortsatt bli gjort i forhold til de studier fagskolen allerede tilbyr. Det ble påpekt at begrepet i første rekker er til internt bruk og ovenfor NOKUT. Styret ønsket en presisering på enkelte områder som krever en mindre omskrivning av enkelte kapittel. Dette omfattet i første rekke deler av kapittel 3. angående internasjonalt arbeid. Det ble også gjort presiseringer i forhold til fagskolens samarbeid med bransjen. Vedtak: Styret godkjenner Beskrivelse av fagområde for områdegodkjenning med de endringer som ble presentert på møtet. S 2011/ 15 Beskrivelse av grunnlag for stabil virksomhet i et framtidsperspektiv Avdelingsleder Gartnerfagene redegjorde for refleksjonsnotatet/ beskrivelse av grunnlag for stabil virksomhet i et fremtidsperspektiv. Dokumentet kan sees på som en leserveiledning i forhold til hvor man finner fremtidsperspektivene i virksomheten. NOKUT etterspør innholdet i dokumentet til utfylling i den elektroniske søknaden, men på grunn av begrenset plass i denne er det i stedet opprettet et dokument som dekker de aspektene som etterspørres. Dokumentet vil bli sendt som vedlegg til NOKUT. Vedtak: Styret godkjenner Beskrivelse av grunnlag for stabil virksomhet i et framtidsperspektiv S 2011/ 16 Beskrivelse av fagmiljøets kompetanse Avdelingsleder Gartnerfagene orienterte om hvordan dokumentet som beskriver fagmiljøets kompetanse er opprettet og hva det inneholder. Beskrivelsen har tatt for seg de aspektene som etterspørres av NOKUT og videreutviklet disse til å bli et helhetlig dokument. Styret hadde ingen kommentarer til dokumentet. Vedtak: Styret godkjenner Beskrivelse av fagmiljøets kompetanse S 2011/ 17 Beskrivelse av fagskolens samarbeid med arbeidslivet Pedagogisk utviklingsleder redegjorde for dokumentets innhold. Dokumentet er preget av å være en opplisting og presentasjon av fagskolens samarbeidspartnere i arbeidslivet og ikke i så stor grad et refleksjonsnotat. Styret presenterte enkelte presiseringer som krever mindre omskrivninger av
08.02.2011 Side 6 av 9 dokumentet. Det ble også påpekt mindre endringer i teksten for bedre lesevennlighet og forståelse. Vedtak: Styret godkjenner med de endringer som er presentert av styret. S 2011/ 18 Personalplan Vea Rektor informerte om at Personalplanen er nyutviklet og at dette er første gang Vea har en fullverdig personalplan. Styret ser det som fornuftig at det er opprettet et slikt dokument. Styret foreslo en endring i forholdt til internasjonal kompetanse. Det er ikke bare språk som er viktig i forhold til internasjonal kompetanse, men også kunnskaper om internasjonalt arbeid og kjennskap til de ulike aktørene. Vedtak: Styret godkjenner Personalplan Vea med de presiseringer som fremkom i møtet. S 2011/ 19 Kommunikasjonsplan m/ medieberedskapsplan Vea Pedagogisk utviklingsleder informerte om Kommunikasjonsplan m/ medieberedskapsplan. Medieberedskapsplan er et nyopprettet dokument. Det vil våren 2011 arbeides videre md en markedsplan som sikrer systematisk og målrettet markedsaktiviteter som hele tiden speiler fagskolens studieportefølje. Styret kom med innspill til ytterligere eksterne målgrupper som bør inn i dokumentet. Det ble spesielt påpekt viktigheten av internasjonale aktører. Vedtak: Styret godkjenner Kommunikasjonsplan m/ medieberedskapsplan Vea med de endringer og innspill presentert i møtet. S 2011/ 20 IKT plan Vea Rektor informerte om arbeidet som har vært nedlagt i IKT plan for Vea. Arbeidet med kartlegging og undersøkelser i forhold til IKT på Vea har foregått over en lengre periode. IKT planen ble presentert som et sentralt dokument ovenfor NOKUT, men det ble påpekt at dette også er en meget viktig plan til internt bruk. Dokumentet er utarbeidet av utviklingsleder IKT/PED med innspill fra organisasjonen i sin helhet. Rektor understreket utfordringene i forhold til å få avsatt tilstrekkelig med tid til intern kompetanseheving i IKT. Det er viktig at ambisjonsnivået er realistisk i forhold til hver enkelt ansatt opp mot IKT kompetansenivå. Vedtak: Styret godkjenner IKT Plan Vea.
08.02.2011 Side 7 av 9 S 2011/ 21 Plan for fleksibel opplæring Vea Det ble gitt en orientering ved Pedagogisk utiklingsleder angående Plan for fleksibel opplæring på Vea. Planen er utarbeidet av en gruppe som over en periode har arbeidet med å se på hvilke muligheter som ligger i etablering av mer fleksibel opplæring. Arbeidet har oppstått som en konsekvens av arbeidet med IKT plan. Det ble påpekt at en av årsakene til at dette arbeidet er gjennomført er et ønske om at fleksibel opplæring kan virke motiverende for økt interesse for fagene når studenten/eleven ikke er tilstede på Vea. Styret presenterte enkelte tanker rundt det å innføre mer fleksibel opplæring ved fagskolen. Det ble blant annet påpekt at det potensielt kan bli et mindre inntekstgrunnlag ved nettstudier. Det vil være utfordringer med å etablere gode fagmiljø og tilknytning til dette ved nettstudier. Styret mener det er et godt utarbeidet dokument, men ser store utfordringer i forhold til økonomi, arbeidsmetoder og infrastruktur før en eventuell innføring av mer fleksibel opplæring. Styret refererte til tidligere erfaringer blant andre undervisningsinstitusjoner, hvor det har vært delt mottagelse i forhold til nettundervisning. Styret ser fleksibel nettbasert opplæring som et godt supplement til dagens undervisning, men ikke som erstatning for dagens undervisningssituasjon. Vedtak: Styret tar til redegjørelsen angående Plan for fleksibel opplæring på Vea til orientering. S 2011/ 22 Studentvelferdstilbud Vea har igjennom tiden basert mye av sine velferdsaktiviteter på egen aktivitet og utnyttelsen av lokale tilbud. Fagskolen er inne i en viktig utviklingsprosess hvor fagskolen styrker seg innen flere felter. Et viktig felt for fagskolen er et godt studentmiljø med gode velferdstilbud. I den forbindelse orienterte rektor om studentvelferd og fremtidig medlemskap i Studentsamskipnaden i Oppland (SOPP). Årsak til dialog mot SOPP er tuftet på nærhetsprinsippet, forstått som beliggenhet og avstand mellom fagskolen og Gjøvik og Lillehammer. Rektor orienterte om at det har vært gjennomført et dialogmøte med SOPP, hvor studentsamskipnadens velferds- og sosialtilbud og prosessen vedrørende fremtidig medlemskap var tema. Et fremtidig medlemskap i SOPP vil kunne bidra til styrking av studentvelferdstilbudet for studentene på Vea. Rektor påpeker likevel at fagskolen ikke er avhengig av et medlemskap i SOPP for å kunne stille tilstrekkelige studentvelferdstilbud, men at det ville vært et godt supplement til de allerede eksisterende velferdstilbudene. Styret ser det som like relevant med et eventuelt medlemskap i SIH på grunn av Veas geografiske tilhørighet i Hedmark. Styret uttrykte ønske om at det gjennomføres ytterligere undersøkelser og dialog i forhold til et eventuelt medlemskap i både Studentsamskipnaden i Oppland (SOPP) og Studentsamskipnaden i Hedmark (SIH).
08.02.2011 Side 8 av 9 Det er Kunnskapsdepartementet som må godkjenne medlemskap i en studentsamskipnad. Vedtak: Styret gir sin tilslutning til at fagskolen søker om fremtidig tilknytning til studentsamskipnad og gir administrasjonen fullmakt til å gå i dialog med SOPP og SIH om tilknytning og avklaringer rundt dette. S 2011/ 23 Samarbeidsprosjekt Høgskolen i Hedmark Rektor informerte styret om at det ble arrangerte et møte mellom Vea og representanter fra Høgskolen i Hedmark i januar 2011. På møtet ble det tatt opp muligheten for opprettelse for fagtekniker utdannelser på Blæstad. Det ble underskrevet en intensjonsavtale med målsetting om å foreta sonderinger rundt fremtidige faglige samarbeidsområder. Kjell Børresen vil være Veas representant til å se på videreutviklingen av studier på Blæstad. Det uttalte målet fra Rektor er at Vea vil stå som studieansvarlig, mens Blæstad blir læringsarenaen. Styret påpeker i denne sammenheng at det er viktig at ansvarsforholdet er klart definert. Rektor informerte om at det også er et ønske om å forsøke å gjenopprette initiativet fra noen år tilbake om Grønn ledergruppe for skolene innen de grønne i nærområdet. Styret ser dette som et interessant prosjekt og støtter Vea i det videre arbeidet med utredningen rundt oppstart av nye studier i samarbeid med HiH. Styret uttalte også sin støtte til Rektor i forhold til gjenopprettelse av arbeidet rundt Grønn ledergruppe. Styret uttrykket et ønske om en ytterligere redegjøring rundt temaet ved en senere anledning etter at administrasjonen/ prosjektgruppen har kommet i gang med arbeidet. Det ble også foreslått fra styrets side å se nærmere på bruken av lokalene på Vea og ikke bare fokusere på Blæstad som læringsarena. Vedtak: Styret tar redegjørelsen rundt samarbeidsprosjekt med Høgskole i Hedmark til orientering. S 2011/ 24 Anskaffelse av ny driftsløsning IKT Utviklingsleder IKT/PED orienterte kort om situasjonen rundt driftsløsning IKT. Det har blitt gjennomført en ny anskaffelsesrunde i forhold til ny driftsleverandør IKT. Dette ble gjennomført etter begrenset anbudsrunde etter de retningslinjer gitt for offentlige anskaffelser. Det har vært 5 ulike leverandører inne i bildet. 2 av 3 leverandører som ble med til andre runde trakk seg på grunn av at kravspesifikasjonen gikk noe utenfor deres hovedarbeidsområde. De som trakk seg hadde liten erfaring som leverandør til skoler og hadde for eksempel utfordringer med FEIDE innlogging.
08.02.2011 Side 9 av 9 Den eneste gjenstående leverandøren er Oppland Fylkeskommune, som også er dagens driftsleverandør. Pris var et at de definerte kriteriene i anskaffelsen. Oppland fylkes tilbud ligger lavere enn prisforslagene til de andre leverandørene. Rektor påpeker at det er gjort en meget grundig jobb i forhold til denne anskaffelsen og Vea kan ikke lastes for at de andre aktørene har trukket sine tilbud. Ved vesentlige endringer på for eksempel antall brukere vil det kunne bli endringer på avtalen. Vedtak: Styret gir administrasjonen tillatelse til å videreføre forhandlinger med Oppland Fylkeskommune som leverandør av driftsløsning IKT. S 2011/ 25 Valg av styrerepresentanter m/ vara Styreleder forberedte styret på at det er tid for gjenvalg av enkelte representanter i styret. Styreleder påpeker at han håper at de som er på gjenvalg ønsker å fortsette i styret. Vedtak: Styret tar valg av styrerepresentanter m/vara til orientering. Eventuelt Endring av dato for styremøte Styremøtet som opprinnelig ble berammet til 17. februar utgår, da styremøtet ble fremflyttet til 8. februar grunnet NOKUTS søknadsfrist. Opprinnelig avtalt møtetid for neste styremøte den 28. april 2011, er ikke passende grunnet rektors tilstedværelse på Generalforsamling i Flornet EEIG. Nytt styremøte ble berammet til onsdag 13. april 2011. Neste styremøte er i henhold til møtekalenderen satt til 9. juni 2011. Søkerstatus Rektor informerte kort om søkerstatusen ved å legge frem søkertall pr. 07.02.2011. Godkjenning av søknad om fagområdegodkjenning Styret godkjenner at fagskolen sender søknad om fagområdegodkjenning til NOKUT. Søknaden om fagområdegodkjenningen til NOKUT vil bli sendt fredag den 18.02. og mandag 21.02. Rektor er godt fornøyd med det arbeidet som er nedlagt i forhold til fagområdegodkjenningssøknaden. Det blir påpekt at innsatsen gjennom hele organisasjonen har vært formidabel i forhold til å ferdigstille denne søknaden. Styret er også svært fornøyd med det arbeidet som er nedlagt av Vea i sin helhet. Vedtak: Styret godkjenner at søknad om godkjenning av fagområde oversendes NOKUT innen gjeldende tidsfrist 15. februar 2011, med de dokumenter og underlag som er fremlagt i styremøte 8. februar 2011. Møtet ble ledet av styreleder Ole Rud Møtet ble avsluttet kl 14.30 Ref. Kristian Kjølhamar