TILSYNS- PLAN 2014 06. FEBRUAR 2014
1 Innhold 1 Innhold... 2 2 Innledning... 3 3 Samarbeid om Lister Byggesakstilsyn (LBT):... 3 4 Målsetting... 3 5 Økonomi... 4 5.1 Ressursfordeling... 4 5.2 Finansiering... 4 6 Kompetanseoppbygging... 4 6.1 NKF Byggesak... 4 6.2 Konferanse for interkommunale tilsyn, 2014... 4 6.3 Plan- og bygningsrettsdagen(e) 2014... 4 6.4 Byggesaksdagene 2014... 4 6.5 Videreutdanning Universell utforming... 5 7 Prioritering... 5 7.1 Tilsynsmetoder... 5 Dokumentgjennomgang... 5 Inspeksjon... 6 Intervju... 6 7.2 Prioriterte tilsynsområder 2014... 6 Plassering av tiltak... 6 Selvbygger... 6 Ulovligheter... 6 Tilbygg... 6 Prosjektering... 6 7.3 Anmodning om tilsyn fra kommunens saksbehandlere... 6 7.4 Prioritering av type og område etter erfaringer... 7 8 Oppfølging... 7 8.1 Kvalitetssikring... 7 8.2 Oppfølging etter tilsyn... 7 8.3 Oppfølging av LBT... 7 9 Rutiner for rapportering... 8 9.1 Tilsynsrapport... 8 9.2 Årsrapport... 9
2 Innledning I henhold til Plan- og bygningsloven 25-1 er kommuner pliktet til å gjennomføre tilsyn i byggesaker: Kommunen har plikt til å føre tilsyn i byggesaker med at tiltaket gjennomføres i samsvar med gitte tillatelser og bestemmelser gitt i eller i medhold av denne lov. Kommunen skal føre tilsyn i slikt omfang at den kan avdekke regelbrudd. Kommunen skal føre tilsyn ved allerede gitte pålegg og når den blir oppmerksom på ulovligheter utover bagatellmessige forhold. Kommunen skal føre tilsyn med særlige forhold etter nærmere forskrift fra departementet. Kommunen kan samarbeide med andre kommuner eller instanser om tilsyn. Og iht. 15-1 i SAK10 første ledd skal tilsynsplan utarbeides: Kommunen skal utarbeide strategi for tilsynet etter plan- og bygningsloven 25-1, hvor det bl.a. tas stilling til a. målsettinger og rutiner for det kommunale tilsynet b. organisering, eventuelt samarbeid med andre kommuner eller andre instanser, kompetansebehov, ressursbruk og finansiering c. utvelgelse og prioritering av fagområder, sakstyper, temaer mv., herunder lokale forhold og innsatsområder. Den interkommunale tilsynsstillingen, samt denne planen, er medlemskommunenes måte å tilfredsstille kravet til tilsyn gitt i plan- og bygningslovgivningen. 3 Samarbeid om Lister Byggesakstilsyn (LBT): Plan- og bygningsloven 25-1 tredje ledd åpner for et interkommunalt tilsyn. Vest i Vest-Agder ligger seks kommuner, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Kvinesdal, Lyngdal og Sirdal. Kommunene har dannet et samarbeid, Listersamarbeidet. Gjennom prosjektet er det staket ut en kurs for interkommunalt samarbeid. Erfaringen som prosjektet generer, kan ha overføringsverdi til eventuelle andre interkommunale samarbeid, enten som tidsavgrensete prosjekter, eller som varige løsninger. Rådmennene i Lister har signert Samarbeidsavtale om tilsyn og kontroll i byggesaker mellom Sirdal, Kvinesdal, Flekkefjord, Lyngdal, Farsund og Hægebostad kommune datert 06.04.2011 (heretter kalt avtalen). Avtalen bygger på vedtak fra kommunene om å opprette en prosjektstilling for å ivareta de krav og forventninger lovgiver har mht. tilsyn i byggesaker. Kostra 2011 fra kommunene viser rett i overkant av 2000 byggesaker (jf. PBL 20-1 og 20-2) i Lister. Sirdal er vertskommune for samarbeidet, og dette innebærer at LBT er ansatt av Sirdal kommune. Prosjektstillingen utløper høsten 2014. Evaluering av prosjektet og vurdering om videreføring/fast ansettelse skal gjennomføres i hver kommune i løpet av våren 2014. 4 Målsetting Overordnet mål for LBT er økt byggkvalitet i Lister-regionen. Målet for perioden 2014 er at LBT begynner å bruke nettbrett i tilsynssammenhengen, og får effektivisert rapportskrivingen, ved at notatene under tilsynet danner rapporten, og dermed kan distribueres hurtigere. Arbeide vil resultere i at vi kan få gjennomført større antall tilsyn, uten at det går på bekostning av kvaliteten. LBT har også mål om en jevnere fordeling av antall tilsyn, samt en økning av antall tilsyn. Økningen i antall rettes først og fremst mot dokumenttilsyn. Antallet er her vanskelig å tallfeste, da det varierer av kompleksitet i saken/avvikene.
5 Økonomi 5.1 Ressursfordeling Det er i samarbeidsavtalen laget et budsjett med økonomisk fordeling av kostnadene ved LBT. 50 % av kostnadene deles likt og 50 % etter folketall. LBT skal planlegge og utføre tilsyn, samt skrive tilsynsrapport. Utarbeidelse av planer, strategier og årsrapport for eget arbeid inngår også i ansvaret til LBT. LBT er blitt tillagt oppgaver med samkjøring av krav og prosedyrer ved byggesaksbehandlere i Lister. Magne Skoland er ansatt i prosjektstillingen. Stillingen er lokalisert med base i Sirdal kommune, med kontor på rådhuset på Tonstad. 5.2 Finansiering Fra lovgiver er det anbefalt å finansiere tilsynet gjennom det kommunale byggesaksgebyret, men hver kommune må selv avgjøre hvordan de skal finansiere sin andel av LBT (iht. avtalen). Det er påpekt, fra Direktoratet for byggkvalitet (DiBK), at rimelighetsbetraktninger taler for å gebyrlegge tiltaket direkte hvor kommunen har kjennskap til at det foreligger ulovlige forhold. Det er for perioden 2012 og 2013 mottatt skjønnsmidler pålydende 150 000,- pr. år fra Fylkesmannen i Vest-Agder. Det vil bli søkt om 200 000,- for perioden 2014 (siste del av prosjektperioden). 6 Kompetanseoppbygging LBT skal ved deltakelse på kurs/studier og fagsamlinger, øke kompetansen som er relevant for tilsynsfunksjonen. Frem til utgangen av 2014 er det planlagt følgende Kompetanseoppbygging: 6.1 NKF Byggesak LBT skal delta i en nettverksgruppe til Norsk Kommunalteknisk Forening, NKF byggesak. Dette vil bidra til at LBT inkluderes i et fagfora. 6.2 Konferanse for interkommunale tilsyn, 2014 LBT deltok i juni 2013 på en dagskonferanse avholdt av DiBK, hvor de samlet alle kjente tilsynssamarbeid i Norge. 16 samarbeid var da registrert, de fleste var ikke igangsatt enda. DiBK ønsker at denne samarbeidsformen skal settes i gang i flere kommuner. Det ble ytret ønske om ny konferanse i 2014, noe DiBK og NKF er positive til. Dersom det blir avhold en slik konferanse/samling i 2014, vil LBT stille med representant. 6.3 Plan- og bygningsrettsdagen(e) 2014 Plan- og bygningsrettsdagene er en årlig konferanse, i regi av NEkunnskap (NæringsEiendom og gründeren bak Norsk Eiendomskompetanse, Øystein Kristoffersen, har slått sammen alle sine konferansesatsninger og dannet NE-kunnskap). Konferansen har som mål å tilby en høykvalitets kunnskaps- og erfaringsarena knyttet til sentrale utfordringer og faglige avklaringsbehov ved henholdsvis plan- og byggesaksbehandling. Konferansen ble avlyst i 2013 grunnet lave påmeldingstall. Det er sagt at det skal avholdes en i slutten av februar 2014. 6.4 Byggesaksdagene 2014 Byggesaksdagene 2014 arrangeres første uken etter påske på Storefjell. Dagene er i regi av DiBK. Representanter for alle landets fylkesmenn er tilstede. LBT deltok i 2013, og skal delta i 2014
6.5 Videreutdanning Universell utforming Magne Ø. Skoland studerer, for våren 2014 (jan-mai), hos Høyskolen i Gjøvik i emne K1177 Universell Utforming (BSS2). Studiet er nettbasert med en oppstartsamling i januar. Studiet gir 15 studiepoeng, og vil bidra til økt kompetanse for LBT. Oppgitt forventet Læringsutbytte etter bestått studie: Kunnskap: Kjenne til de etiske sider ved Universell Utforming Ha bred kunnskap om funksjonshemmedes behov for tilgjengelighet og medvirkning i samfunnet samt grunnleggende kunnskap om de ulike funksjonsnedsettelser og konsekvensen av disse i det bebygde rom. Ha innsikt i og forståelse for metoder for vurdering av bygningskonstruksjoners egenskaper mht tilgjengelighet. kjenne til forsknings- og utviklingsarbeid innenfor fagområdet Ferdigheter: Identifisere hvilke registreringer som er nødvendig for å kunne vurdere tilgjengelighet for grupper med særlige behov. Bidra i byggeprosjekter ved å omsette forskriftskrav til realistiske løsninger. Studenten skal også kunne vurdere det bygde miljø med hensyn på fysiske tiltak som materialvalg, design, geometri, klima og drift og vedlikehold og deretter kunne drøfte og avgjøre hvilke tiltak som bør gjøres. Finne ut hvordan regelverket kan brukes på en best mulig måte på overordnet- og detaljplannivå for å sikre gjennomføring av tiltak. Gjennomføre planarbeid med inkludering av tilgjengelighet for bevegelseshemmede, orienteringshemmede og miljøsensitive på en bevisst, målrettet og reflektert måte. finne fram til og anvende resultater fra forsknings- og utviklingsarbeid til vurdering av det bebygde rom Generell kompetanse: Ha innsikt i etiske problemstillinger Formidle egne resultater på en vitenskapelig måte 7 Prioritering Det skal legges opp til en prioritering av tilsynene både med tanke på type og område. 7.1 Tilsynsmetoder Det er ulike måter å gjennomføre et tilsyn på. DiBK peker på 3 hovedformer for tilsyn: Dokumentgjennomgang, inspeksjon og intervju. Oftest kan det være en kombinasjon av flere/alle. Ved besøk på byggeplass tar man gjerne et lett intervju for å høre hvordan systemet fungerer, deretter tar vi en kontroll av sjekklister og/eller prosjekteringsgrunnlaget som finnes på byggeplass. Da har man vært på et inspeksjonstilsyn, tatt en lett dokumentgjennomgang og gjennomført et intervju. Dokumentgjennomgang Formålet med gjennomgang av dokumentasjon er å påse at det, i tilstrekkelig grad, er verifisert at kravene i plan- og bygningslovgivningen er oppfylt i tiltaket. Dokumentgjennomgang kan iverksettes på et hvilket som helst tidspunkt. Dokumentgjennomgangen utføres oftest over mail (ansvarlige oversender dokumenter til LBT for gjennomgang).
Inspeksjon En form for enklere tilsyn er besøk med inspeksjon og påvisning på byggeplass. Intervju Intervju vil være en naturlig del av tilsyn på byggeplass og en mulig oppfølgingsmåte i forbindelse med andre tilsynsformer. Gjennom intervju vil kommunen kunne få innsikt i systembruk, praksis og dokumentasjon. 7.2 Prioriterte tilsynsområder 2014 SAK10 15-3 andre ledd gir de krav som er satt opp sentralt for prioritering av tema for tilsyn. Kommunen skal ved utløpet av perioden på 2 år etter første ledd, i en ny periode på 2 år fra 1. januar 2013, la følgende inngå i kommunens prioriterte tilsynsområder, jf. 15-1 første ledd bokstav c: a. At krav til universell utforming er oppfylt i tiltaket b. At krav til energibruk er oppfylt i tiltaket. Det er i 2013 avdekket vesentlige mangler i prosjektering/utførelse for tilgjengelighet. I mangelen på anlegg med krav om universell utforming, er tilgjengelig boenhet blitt praktisert som et prioritert område for LBT. Tilgjengelig bolig vil bli videreført i 2014 som prioritert område. Øvrige prioriterte tilsynsområder for LBT skal i 2014 være: Plassering av tiltak Tiltakets ytre rammer og plassering er et tema som vil bli prioritert, som i fjor. Det er ønskelig med større fokus på plassering og utstikking av tomter/bygge-groper. Kommunene i Lister-regionen ser på muligheter for å innføre innmåling som krav i byggesaker, grunnet mye feil i plassering av tiltak. Det vil bli lagt vekt på at det skal kunne pekes ut en ansvarlig aktør for utstikking, og at sjekklister for jobben foreligger. Selvbygger Kommunen vil prioritere å gjennomføre tilsyn med selvbyggere. Da noen kommuner er belastet med mye selvbyggere, som leier inn foretak for å bygge for seg. Disse ønsker man å ha en kvalitetssikring med. Ulovligheter Det vil fokuseres på tilsyn med byggesaker der det er utført mulige ulovligheter. Tilsynet vil da ikke følge opp ulovligheten, men et tilsyn kan være god dokumentasjon for kommunens videre saksgang. Tilbygg Mange tilbygg føres opp. Det er vanskelig å prosjektere tilbygg og påbygg mot gale hus, da man kanskje ikke kan oppfylle dagens krav for hele konstruksjonen. Det kreves derfor en del ekstra kompetanse fra den som skal utføre prosjekteringen. Prosjektering Hyppigere tilsyn ved prosjekteringen. Flere mindre foretak forbinder prosjektering med konstruksjonsikkerhet. Prosjekteringen og sjekklistene for prosjektering skal inneholde krav i TEK10 og reguleringsplan. (høyder, byggegrenser, tilgjengelighet, lyskrav++) 7.3 Anmodning om tilsyn fra kommunens saksbehandlere LBT legger opp til at kommunen selv (byggesaksbehandler) skal sende anmodning om tilsyn. I anmodningen skal det fremgå hvilket tema som ønskes for tilsynet. Tema for tilsyn betyr her å bestemme hvilke byggesaker, hvilke funksjoner samt hvilke fagområder det ønskes tilsyn med. LBT skal sende ut varsel senest 7 dager før tilsynet er planlagt. Saksbehandler for respektiv sak skal (så langt det er mulig) være tilstede under stedlige tilsyn. Rene dokumenttilsyn avholdes på LBT sitt kontor, eventuelle uklarheter konfereres med saksbehandler eller søker over tlf/mail.
7.4 Prioritering av type og område etter erfaringer De erfaringene og inntrykkene LBT sitter igjen med etter 2 års drift, gir en indikasjon på hvordan man kan prioritere annerledes. Denne endringen ønskes for å kunne føre tilsyn i større grad, uten at etterarbeidet/oppfølgingen (se kap. 8) av tilsyn skal ytterligere belaste pressede saksbehandlere i kommunene. Saksbehandlere er i dag med på alle stedlige tilsyn. Dette er ressurskrevende, men ønskelig. Ved avvik er det også en del etterarbeid som vil påfalle saksbehandler, som eksempel; Dispensasjonsbehandling, pålegg om retting, pålegg om riving og overtredelsesgebyrer. Ved dokumenttilsyn på prosjektering, kan man unngå en del merarbeid for saksbehandlerne i kommunene. Det kan i de fleste saker løses ved at saksbehandleren kun har arbeid med å sende anmodning om tilsyn. Ved avvik i en prosjekteringsfase, skal foretakene foreta en avviksbehandling. I avviksbehandlingen skal man gi grunner til hvorfor feil er oppstått, hvordan man kan rette feilen, og hvilke tiltak man skal gjøre for å forhindre feil i fremtiden. Man ser her at foretakene retter selv opp feilen i prosjekteringen, siden dette ikke er noen vesentlig kostnad. Da slipper man ta stilling til en del av postene som genererer merarbeid; dispensasjonsbehandling, pålegg om retting og pålegg om riving. Overtredelsesgebyrene er aktuelle også for avvik ved prosjektering. 8 Oppfølging 8.1 Kvalitetssikring LBT skal benytte seg av systemet Qm +, som brukes av Sirdal kommunes administrasjon. Egne rutiner, sjekklister og maler for LBT skal innarbeides i systemet. Systemet sikrer også håndtering av avviksmelding, som sikrer videreutvikling og kvalitet i LBT. LBT skal arbeide i ephorte, som er Sirdal kommunes saksbehandlingssystem. En mappe for hver kommune vil sørge for fleksibilitet, dersom avtalen ikke vil videreføres av alle parter etter 1. juli 2014. 8.2 Oppfølging etter tilsyn Oppfølging av byggesaken etter tilsyn er en kommunal oppgave som ikke faller under tilsynets ansvarsområde iht. samarbeidsavtalen. Hver enkelt kommune må håndtere byggesaker etter tilsynsrapporten er overlevert kommunen. Kommunens bygningsmyndighet har ansvaret for å vurdere/iverksette sanksjoner. Etter at tilsynet er avsluttet, har tilsynsenheten en rådgivende funksjon. 8.3 Oppfølging av LBT Det er opprettet en faggruppe for LBT, som består av representanter fra hver kommune. I faggruppen skal justerings- og evalueringsbehovene for tjenesten LBT drøftes. Hvert av disse møtene skal resultere i et kort og konsist referat, som møteverten er ansvarlig for at blir skrevet. Rollen som møtevert skal rullere mellom kommunene.
9 Rutiner for rapportering 9.1 Tilsynsrapport Krav til utarbeiding av tilstandsrapporter for tilsyn, og krav om innhold i disse. 15-2. Tilsynsrapporter Kommunen skal utarbeide tilsynsrapport ved utført tilsyn i den enkelte sak. Rapporten skal, i den grad det er relevant, gi opplysninger om a. Faktiske forhold, tid, sted, hvem som er til stede og andre opplysninger om tiltaket b. Foretak og ansvar i byggesaken c. Observasjoner under tilsynet d. Bestemmelser, tillatelser mv. som er overtrådt e. Fremlagt dokumentasjon f. kommunens vurdering av forholdet g. Sanksjoner og andre reaksjoner fra kommunen h. Frist for lukking av avvik. Rapporten sendes til tiltakshaver, ansvarlig søker og andre berørte foretak i byggesaken. Dersom tilsynsrapporten berører grunnlaget for sentral godkjenning for ansvarsrett, skal kopi av rapporten sendes til Direktoratet for byggkvalitet. Tilsynsrapport er ikke nødvendig ved innhenting av supplerende opplysninger i forbindelse med søknadsbehandling. Det kan lages fellesrapport ved flere enkle tilsyn Etter hvert tilsyn skal det utarbeides en tilsynsrapport. Rapporten skrives både som en tilbakemelding til de bedriftene som har deltatt i tilsynet, men også som et produkt som skal svare på respektiv kommunes anmodning. Rapporten må betraktes som et offentlig dokument på linje med annen saksbehandling. Dette stiller absolutte krav til saklighet og innebærer at mer eller mindre skjønnspregete vurderinger som kunne vært aktuelle i en lukket rapport skal unngås. Rapporten bør derfor konsentreres om å dokumentere gjennomføring av tilsyn med formål og deltagere, samt oppsummere fakta med eventuelle avvik. Observasjoner som er akseptert som avvik skal rapporteres, mens observasjoner som leder til anbefalinger blir overlevert muntlig/telefon/e-post til tilstedeværende/ansvarlig, og vil ikke bli nevnt i rapporten. Rapporten skrives i praksis under tilsynet (dokumenttilsynet utføres på kontoret, og rapporten fra felt genereres via nettbrettet.) Listerkommunene og DiBK skal føres opp som kopimottakere av alle tilsynsrapporter.
9.2 Årsrapport LBT skal lage en årsrapport fra tilsynsaktiviteten for hvert år. Antall tilsyn og et sammendrag av funnene skal fremgå. Kommunens oppfølging og resultat skal også synliggjøres. Rapporten vil derfor gi en naturlig anbefaling for temaer som skal prioriteres i det påfølgende år sin tilsynsplan. Det vil derfor være naturlig å utarbeide rapport og plan sammen, slik at de kan ses i sammenheng. Årsrapport og ny tilsynsplan oversendes hver enkelt kommune. Rapporten skal synliggjøre forholdet mellom utførte tilsyn og mål/strategi som er nedfelt i tilsynsplan for endt periode. Årsrapporten for 2014 sammen med ny tilsynsplan for 2015 (dersom funksjonen LBT videreføres) skal utarbeides og legges frem innen januar 2015. I SAK10 15-3 tredje ledd følger det også krav om rapportering til departementet: Ved utløpet av hver 2-årsperiode skal kommunen sende en oversikt med vurdering av tilsyn etter denne bestemmelsen til departementet. De prioriterte tilsynsområdene som skal inngå i oversikten som sendes departementet er: - At krav til universell utforming er oppfylt i tiltaket - At krav til energibruk er oppfylt i tiltaket Inneværende periode avsluttes 31.12.2014. Årsrapporten for 2014 oppdaterer tabellene som er benyttet i årsrapporten for 2013, slik at tabellene fremstiller 2-årsperioden under ett.