UTKAST KONTRAKT 2011-14008 M E L L O M UNIVERSITETET I OSLO (ORG NR. 971 035 854) OG XXXXXXXXXXX (ORG NR. XXX XXX XXX) OM LEVERING AV RENHOLD I: BL 13 Vilhelm Bjerknes hus BL 14 Niels Henrik Abels hus BL 15 Sopus Lies auditorium BL 42 Ragnar Frisch auditorium, Ullevål kino BL 43 Barnehage, Moltke Moes v.18 BL 44 Barnehage, Moltke Moes v.20 BL 45 Barnehage, Moltke Moes v.22 BL 46 Barnehage, Moltke Moes v.24 BL 29 Domus Theologica, Blindernvn.9 BL 30 Blindernvn. 11 BL 49 Anneks, Blindernvn. 2012
INNHOLD: DEL I: AVTALEN KONTAKTPERSONER FOR AVTALEN DEL II: AVTALEBETINGELSER 1. DEFINISJONER 2. AVTALEN 3. SAMARBEID 4. KVALITETSKONTROLL / HELSE, MILJØ OG SIKKERHET 5. FREMDRIFT 6. ENDRINGER 7. BETALING 8. OPPSIGELSE / MISLIGHOLD 9. GARANTIER 10. FORCE MAJEURE 11. ANSVAR 12. FORSIKRINGER 13. EIENDOMSRETT / RISIKO / PATENTER 14. KONFIDENSIALITET 15. MINSTELØNN 16. TVISTER DEL III: VEDLEGG Vedlegg 1 Leveransen Vedlegg 2 Tegninger og arbeids- og ansvarsfordeling Vedlegg 3 Frekvenser/rapporter Vedlegg 4 Kvalitetskontrollskjema og driftsinstrukser Vedlegg 5 Priser/tilbudsskjema Vedlegg 6 Leverandørens spesifikasjoner Vedlegg 7 Administrativt Vedlegg 8 Attester KT 2011-14008 November 2011 Side 2 av 34
DEL I Avtale om levering av renhold til Universitetet i Oslo som oppdragsgiver og XXXXXXXXXXXX som leverandør 1. Kontrakten består av følgende dokumenter: - Avtalen (DEL I) - Avtalebetingelser (DEL II) - Vedlegg og Bilag (DEL III) 2. Kontrakten utgjør hele avtalen mellom partene. Ingen endringer gjøres gyldige uten at de er bekreftet skriftlig av begge parter. 3. Avtaleperioden: Avtalen er gyldig fra 1.05.2012 til og med 30.04.2015. Universitetet i Oslo kan forlenge avtalen med ytterligere inntil 1 år med 6 måneders skriftlig varsel. Avtalen forlenges automatisk dersom Universitetet i Oslo, Teknisk avdeling ikke skriftlig har varslet leverandøren 6 måneder før avtalens utløp. Avtalens første 6 måneder ansees som en prøveperiode med 3 måneders oppsigelsesfrist. Denne avtale er utferdiget i to eksemplarer, og partene beholder hvert sitt: Oslo for Universitetet i Oslo Oslo for leverandøren........... KT 2011-14008 November 2011 Side 3 av 34
KONTAKTPERSONER FOR AVTALEN: Universitetet i Oslo: Teknisk avdeling Besøksadresse: Problemvn. 7, Administrasjonsbygningen, 6. et. Postadresse: Postboks 1077 Blindern, 0316 Oslo Telefaks: 22 85 63 78 Merkantil representant: Kontaktperson: Innkjøpsleder k Kristin Andresen Telefon: 22 85 79 48 E-post: kristin.andresen@admin.uio.no Drifts representant: Kontaktperson: Renholdssjef Eva Karoliussen Telefon: 22 85 77 50/918 64 569 E-post: eva.karoliussen@admin.uio.no XXXXXXXXXXX Besøksadresse: Postadresse: Telefaks: Merkantil representant: Kontaktperson: Telefon: E-post: Drifts representant: Kontaktperson: Telefon: E-post: KT 2011-14008 November 2011 Side 4 av 34
DEL II AVTALEBETINGELSER 1. DEFINISJONER UiO og oppdragsgiver betyr: Universitetet i Oslo Leverandøren betyr: Oppdraget, tjenesten, arbeidet eller leveransen betyr leverandørens forpliktelser i henhold til denne avtalen. 2. AVTALEN Avtalen gjelder renhold som spesifisert i vedlegg og bilag. Det er en forutsetning for avtalen at norske lover, forskrifter og sertifiseringsordninger vil bli fulgt av leverandøren. Eventuelle arbeids- og oppholdstillatelser for utenlandsk personell skal være fremskaffet av leverandøren. Personell som ikke er i besittelse av gyldig arbeids- og oppholdstillatelse kan avvises på leverandørens kostnad. Leverandøren kan ikke benytte underleverandører utover det som er avtalt, uten forutgående skriftlig godkjennelse fra UiO. Underleverandører til daglig renhold aksepteres ikke av UiO. Transport av avtalen eller vesentlig endring av eierforhold, helt eller delvis, skal ikke skje med mindre UiO skriftlig har forhåndsgodkjent slik transport. UiO ønsker å framstå som forbilder på miljø for norsk utdanningssektor, og er bl.a. medlem i "Næring for klima", et klimasamarbeid mellom Oslo Kommune og virksomheter i Osloregionen. Vi er også i prosess med å vurdere systemer for energi- og miljøledelse, og forventer at våre leverandører har minst like høyt fokus på dette. Følgende dokumenter inngår i avtalen: - Avtalen (DEL I) - Avtalebetingelser (DEL 2) - Vedlegg (DEL 3) Vedlegg 1 Leveransen Vedlegg 2 Tegninger og arbeids- og ansvarsfordeling Vedlegg 3 Frekvenser/rapporter Vedlegg 4 Kvalitetskontrollskjema og driftsinstrukser Vedlegg 5 Priser/tilbudsskjema Vedlegg 6 Leverandørens spesifikasjoner Vedlegg 7 Administrativt Vedlegg 8 Attester Ved motstrid gjelder dokumentene i nevnte rekkefølge. KT 2011-14008 November 2011 Side 5 av 34
3. SAMARBEID Partene skal oppnevne kontaktpersoner for avtalen. Alle henvendelser vedrørende avtalen rettes til kontaktpersonene. Avtalen skal gjennomgås en gang i året i et felles møte mellom UiO og leverandøren. Leverandøren skal innkalle til et slikt møte. Hensikten med møtet skal være å identifisere forhold i avtalen som kan gjøres bedre. Man skal deretter gjøre tiltak for å forbedre avtalen. Det skal holdes driftsmøter hver måned hvor leverandøren er referent. Leverandøren er ansvarlig for at faglig kompetanse holder tilbudt nivå, samt at han er til UiOs disposisjon innenfor det tidsrom som er avtalt i vedlegg. Leverandøren er også ansvarlig for at tjenesten utføres i henhold til angitte spesifikasjoner, tids- og kostnadsrammer. Den avtalepart som kan identifisere feil eller inkonsekvens i avtalens dokumenter, herunder vedlegg, skal uten ugrunnet opphold varsle den annen part. Nærmere bestemmelser om samarbeid fremkommer av vedlegg. 4. KVALITETSKONTROLL / HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Leverandøren skal på en systematisk, hensiktsmessig og dokumenterbar måte ivareta løpende helse-, miljø- og sikkerhetskrav i egen organisasjon under arbeidet for UiO. Leverandøren skal også ha et implementert og dokumenterbart system for kvalitetssikring i henhold til ISO eller tilsvarende. 5. FREMDRIFT Leverandøren skal følge de krav til fremdrift og leveringstid som er avtalt i vedlegg. Hvis leverandøren forutser en forsinkelse, skal UiO omgående varsles skriftlig, og leverandøren skal opplyse om årsak og virkninger av en slik forsinkelse. Leverandøren skal så redegjøre for de tiltak som han vil treffe for å minimalisere eller unngå forsinkelsen.. Erstatning av person ved sykdom, permisjon eller lignende skal skje på leverandørens regning, og uten at tjenesten forringes eller forsinkelse oppstår. 6. ENDRINGER UiO har rett til å bestille og få gjennomført endringer i de avtalte leveranser. Vesentlige endringer skal varsles 14 dager på forhånd. Dette gjelder både med hensyn til omfang og oppgavenes art, dog slik at leverandøren kan avslå oppgaver som ligger vesentlig utenfor dennes kompetanseområde, beskrevet i tilbudet, på CV o.l. Dersom endringer har innvirkning på kontraktprisen eller leveringstiden, skal endringene og følgene gjøres til KT 2011-14008 November 2011 Side 6 av 34
gjenstand for forhandlinger. Kontraktens priser og ytelser danner grunnlag for forhandlingene. Nye oppdrag kan avtales som et tillegg til denne avtalen. Alle endringer og avtaler om nye oppdrag skal gjøres skriftlig, med angivelse av rammetall for tid og kostnader, og undertegnes av begge parters representanter før iverksettelse. I hvilken grad prisen på tjenesten påvirkes, avgjøres ved forhandlinger med utgangspunkt i vedlegg. Leverandøren skal vedlikeholde en endringsliste som viser alle endringer. Listen skal vedlegges alle fakturaer som omfatter endringsarbeid. 7. BETALING UiO er forpliktet til å betale de avtalte priser i henhold til de betingelser som er gitt i Vedlegg 5, såfremt alle leverandørens forpliktelser er overholdt. Hvis UiO uriktig unnlater å betale, kan leverandøren kreve forsinkelsesrente i.h.t. morarenteloven. Misligholder UiO betalingsplikten i mer enn 30 dager, eller på en uaktsom eller forsettelig måte forsinker fremdriften av oppdraget, kan leverandøren heve avtalen og kreve erstatning for påregnelig og dokumenterbart tap. Erstatningen kan ikke overstige totalverdien på oppdraget. 8. OPPSIGELSE / MISLIGHOLD Begge parter kan si opp avtalen med 6 måneders varsel. Oppsigelsen skal være skriftlig. Dersom leverandøren vesentlig misligholder avtalen, kan UiO med umiddelbar virkning heve avtalen. Skyldes misligholdet uaktsomhet eller forsett hos leverandøren, og UiO har lidt tap som følge av dette, kan UiO kreve erstatning i den grad tapet er påregnelig. Erstatningen kan ikke overstige totalverdien på oppdraget. Hvis oppdraget grunnet forhold hos leverandøren ikke fullføres innen de tider som følger av vedlegg, og slik forsinkelse ikke er forårsaket av force majeure, kan UiO kreve dagbot stor 0,15 % av kontraktsummen pr. arbeidsdag så lenge forsinkelsen varer. Dagboten beregnes av antatt totalverdi på oppdraget og kan ikke overstige 15 % av denne. Forpliktelsene etter avtalen anses som vesentlig misligholdt ved utløpet av dagbotperioden. UiO kan si opp avtalen med umiddelbar virkning ved skriftlig melding til leverandøren, såfremt UiO betaler for alt arbeid frem til oppsigelsestidspunktet og erstatter dokumenterte påregnelige omkostninger leverandøren påføres som følge av oppsigelsen. Dokumenterte påregnelige omkostninger vil for eksempel dreie seg om medgått tid til planlegging samt reservert kapasitet som ikke kan erstattes med andre oppdrag. KT 2011-14008 November 2011 Side 7 av 34
Leverandøren kan si opp avtalen med tre måneders skriftlig varsel hvis omfanget av bistanden øker vesentlig som følge av endringskrav fra UiO. Oppsigelsesadgangen er betinget av at påbegynte oppdrag fullføres. UiO har rett til skriftlig å si opp avtalen med umiddelbar virkning og uten noen økonomisk kompensasjon i følgende tilfeller: Hvis UiO har rett til maksimal konvensjonalbot Leverandøren blir insolvent Leverandøren har brutt noen av denne avtalens bestemmelser i vesentlig grad Hvis leverandøren etter gjentatte forsinkelser og etter skriftlig advarsel ikke overholder sine leveringsforpliktelser 9. GARANTIER Leverandøren garanterer at alle leveranser under denne avtale er i henhold til bestemmelsene i avtalen. Videre garanterer leverandøren at alle leveranser er uten feil, mangler eller reduserte ytelser. 10. FORCE MAJEURE Med force majeure menes en hendelse utenfor partenes kontroll, forutsatt at partene ikke ved undertegnelse av kontrakten kunne forutse hendelsen, og heller ikke kunne eliminere eller unngå dens effekt. Ingen av partene kan klandres for kontraktbrudd såfremt partene kan påvise at mangel på etterlevelse av kontrakten er forårsaket av force majeure. Den av partene som påberoper seg force majeure, skal gi skriftlig varsel om dette til den annen part snarest, og senest innen 3 dager, med redegjørelse for force majeure situasjonen. Har man rimelig grunn til å tro at situasjonen varer i mer enn 1 måned, kan avtalen sies opp skriftlig pr. 30 dager. 11. ANSVAR Partene er erstatningsansvarlige for ethvert rimelig tap som uaktsomt eller forsettlig påføres den annen avtalepart. Erstatningsansvaret i det enkelte tilfelle kan ikke overstige pliktig ansvarsforsikring, ref. punkt 12. UiO har ikke arbeidsgiveransvar for leverandørens ansatte. 12. FORSIKRINGER Leverandøren skal for egen regning holde alle forsikringer for personell som er nødvendig i henhold til norsk lov, samt ulykkes- og skadeforsikring. KT 2011-14008 November 2011 Side 8 av 34
Leverandøren skal for egen regning være ansvarsforsikret for minimum NOK 5 000 000,-. Leverandøren skal, dersom UiO krever det fremlegge kopi av forsikringspolise. UiO som norsk statsinstitusjon, er selvassurandør. 13. EIENDOMSRETT / RISIKO / PATENTER Eiendoms- og opphavsrett til grunnlagsmateriale og resultater utført i henhold til denne avtale tilfaller UiO i sin helhet. Hvis leverandøren skal anvende denne avtalens resultater direkte i oppdrag for andre oppdragsgivere enn UiO, må skriftlig forhåndssamtykke innhentes fra UiO. 14. KONFIDENSIALITET All informasjon fra UiO til leverandøren skal behandles konfidensielt, og ikke utleveres til 3. part uten godkjennelse fra UiO. Leverandøren skal ikke offentliggjøre informasjon, reklame o.l. om leveransen eller avtalen uten skriftlig godkjennelse fra UiO. I løpet av avtaleperioden kan leverandøren og hans ansatte komme til å få kjennskap til UiOs forretningsforhold og annen fortrolig informasjon. Leverandøren skal behandle enhver slik informasjon konfidensielt. UiO kan kreve at alle leverandørens ansatte skal underskrive en personlig taushetserklæring, såfremt de deltar i gjennomføringen av denne avtale. 15. MINSTELØNN Leverandøren skal sørge for at tilsatte i egen organisasjon og tilsatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for tilsatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne regelen blir etterlevd. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelse. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiveren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake, skal svare til ca. 2 ganger innsparingen for arbeidsgiveren Leverandøren skal på forespørsel legge fram dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten gjelder også for eventuelle underleverandører. KT 2011-14008 November 2011 Side 9 av 34
16. TVISTER Alle tvister skal søkes løst ved minnelighet. Oppnås ikke enighet, skal tvisten bringes inn for domstolene med verneting i Oslo. KT 2011-14008 November 2011 Side 10 av 34
DEL III VEDLEGG OG BILAG KT 2011-14008 November 2011 Side 11 av 34
VEDLEGG 1 LEVERANSEN 1 BYGNING OG ROMBESKRIVELSER... 13 1.1 BESKRIVELSE AV RENHOLD... 13 1.1.1 Gulv og vegger... 13 1.1.2 Inventar, dører, dørfalser, lister og gelender... 13 1.1.3 Tavler... 13 1.1.4 Avfall... 14 1.1.5 Sanitærforhold... 14 1.1.6 Vinduer/glass/montere... 14 1.1.7 Støvsuging... 14 1.1.8 Matter... 14 1.1.9 Utsmykking... 14 1.1.10 High-speed polering av gulv... 15 1.1.11 Periodisk... 15 1.2 VINDUSPUSS... 15 1.3 TILLEGGSARBEIDER... 15 1.4 ROM, UTSTYR OG MASKINER... 16 2 KVALITET... 17 2.1 KVALITETSMÅL... 17 2.1.1 Tradisjonelt renhold... 17 2.2 KVALITETSSIKRING... 20 2.3 AVVIK... 20 2.4 KVALITET VED AVSLUTNING AV AVTALEN... 21 3 TIDER... 21 3.1 RENHOLDSTIDER... 21 3.2 REDUSERT DRIFT... 21 4 PERSONAL... 21 4.1 ARBEIDSLEDELSE... 22 4.2 RENHOLDSPERSONALET... 22 4.3 MØTER OG INFO... 22 5 HMS... 22 5.1 GENERELT... 22 5.2 SIKKERHET... 23 5.3 NØKLER OG ADGANGSKORT... 23 5.4 RENHOLDSMIDLER... 24 KT 2011-14008 November 2011 Side 12 av 34
VEDLEGG 1 LEVERANSEN Leveransen omfatter punktene nedenunder. Leverandøren skal minst møte de krav som er gitt nedenfor. 1 BYGNING OG ROMBESKRIVELSER Punktet omhandler beskrivelse av renhold, tilleggsarbeider og rom, utstyr og maskiner. De rom og arealer som omfattes av avtalen er vist på tegninger i vedlegg 2, bilag. Plassering av avfallscontainere er vist på tegninger i vedlegg 2, bilag. Renholdsfrekvenser er beskrevet i vedlegg 3, bilag. 1.1 BESKRIVELSE AV RENHOLD 1.1.1 Gulv og vegger Gulv og vegger rengjøres og vedlikeholdes med midler og utstyr, som ikke skader overflatene. Det skal brukes microfiber mopper. Skure/polishbehandle gulv inkluderes i renholdspris. Fjerne flekker og flatesmuss på vegger. Rengjøring av barnehager, se vedlegg 8 1.1.2 Inventar, dører, dørfalser, lister og gelender Harde og tekstile overflater på inventar, dører, dørfalser, lister og gelender rengjøres og vedlikeholdes med midler og utstyr som ikke skader overflatene. Det skal benyttes microfiber kluter og inventarmopper. På tekstile møbler og skinnmøbler fjernes flekker hver renholdsdag. Rens av tekstile møbler, minst 1 gang pr. år. (juli mnd.) Behandling av skinnmøbler inkl. støvsuging under puter 2 ganger pr. år. (nov./mars) Tekstile møbler støvsuges 2 ganger pr. år.(nov./mars) Fjerne flekker/rengjøre telefoner, telefonbokser, fjernsynsapparat og lignende Fjerne støv på lysarmaturer. Rengjøre ventilasjonsåpninger, varmeelement og lignende. Fjerne tomflasker, flygeblader, avfall og lignende fra toaletter, auditorier, undervisningsrom, lesesaler, og vestibyler/fellesarealer. Dataskjermer og tastatur skal ikke rengjøres eller flyttes. 1.1.3 Tavler Tavler i undervisningsrom og møterom skal rengjøres og svamper/kluter vaskes Whiteboardtavler skal rengjøres med egnende midler. KT 2011-14008 November 2011 Side 13 av 34
1.1.4 Avfall Leverandøren skal tømme avfall og rengjøre avfallsbeholdere. Plastposer i avfallsbeholdere, poser til sanitetsbind og sekker for innsamling av avfall inngår i renholdspris. Leverandøren skal transportere avfall til avfallscontainer som er tilgjengelig for hver bygning. Se markering på tegning for hvert enkelt bygning i vedlegg 2 bilag tegninger plassering av avfallscontainere. Avfall forutsettes tømt i samsvar med renholdsfrekvens. Brukerne/betjenter bretter sammen og fjerner store kartonger. Brukerne skal tømme returpapirkartonger til nærmeste returpapircontainer. 1.1.5 Sanitærforhold Håndsåpe, toalettpapir, håndklepapir og poser til sanitetsbind etterfylles av leverandøren. Alt inventar og innredning rengjøres daglig. Vegger og dører m/dørlist holdes rene og dispenser rengjøres. Avfallsposer, sanitærposer og sekker inngår i renholdspris. 1.1.6 Vinduer/glass/montere Fjerning av flekker på speil, glass i vinduer, dører, gelender og glassvegger inngår i regelmessig renhold i henhold til rengjøringsfrekvens. Pusse glass i inngangspartier 1 d/uke. Rengjøring av innvendige persienner (og innredningsglass) utføres 1 gang i året (Juli mnd) 1.1.7 Støvsuging Til støvsuging skal det brukes støvsuger med HEPA-filter. 1.1.8 Matter UiO står ansvarlig for innkjøp og leie av fastliggende og løse gulvmatter. Leverandøren skal være ansvarlig for det daglige vedlikehold/renhold av alle gulvmatter. Gulvmatter skal ha samme vedlikeholdsfrekvens som gulvrengjøring. UiO har en rammeavtale på kjøp og leie av matter. Leverandøren skal være ansvalig for å holde nødvenige maskiner for daglig og periodisk vedlikehold av matter, herunder tepperensemaskin, vannsuger, støvsuger, etc. Skraperister tas opp og brønner tømmes etter behov, minst 2 ganger pr. år. 1.1.9 Utsmykking Det skal fjernes støv på billedrammer og utsmykning 1 gang pr. år desember mnd. dette i samarbeid med områdets husøkonom til stede. Det skal benyttes metoder, utstyr og midler som ikke skader gjenstandene. Kunstverk i glass og ramme rengjøres i henhold til renholdsfrekvensen og etter kvalitetsmålene skal være uten skjemmende og miljøbelastende smuss. KT 2011-14008 November 2011 Side 14 av 34
1.1.10 High-speed polering av gulv Gulvene vedlikeholdes med high-speed maskiner og overflatebehandles etter behov. 1.1.11 Periodisk Periodisk renhold av kjøkken og anretning rom nr. 172 173 i bygning BL 14 Niels Henrik Abels hus og rom 125 126 i BL 29 Domus Theologoca skal utføres 1 gang pr. år (juli mnd) se egen beskrivelse under Vedlegg 2. Periodisk renhold av toaletter og dusjer. Renhold av vegger opp til tak, taklamper/lysstoffrør, ventilasjonsåpninger, sluk i gulv skal utføres 1 gang pr. år (juli mnd) 1.2 VINDUSPUSS Se vedlegg 5 bilag tilbudsskjema. Ønsker tilbud på vinduspuss for tidligere nevnte bygninger i avtalen. Vi ber om å få spesifisert tilbud for hvert bygg. Arbeidet omfatter: 2 siders vinduspuss og avtørking av tilhørende vinduslister og vindusrammer /vinduskarm både innvendig og utvendig. Vannsøl etter vinduspuss skal tørkes opp umiddelbart slik at dette ikke påfører skader på materialer. Prisen skal være fast og eksklusiv merverdiavgift. Prisen skal inkludere alle utgifter i forbindelse med oppdraget som leie av sky lift, kran m/ utstyr, stillaser eller andre utgifter som vil komme i betraktning for å kunne pusse vinduene. I tillegg til vinduspuss skal vinduene kontrolleres i henhold til kontroll instruks vinduer og eventuelle avvik skal føres inn på bygges tegning og levers til UiO representant etter at oppdraget er fullført. Bygningstegninger vil bli levert til leverandør som får oppdraget. Se vedlegg over hva som skal kontrolleres. Avvik summeres på vedlagte I K oppsummeringsskjema. Alt arbeid skal utføres i henhold til sikkerhetsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven. Arbeidet skal utføres i april- juli hvert år. Leverandør som tilbys oppdrag skal levere fremdriftsplan for oppdraget, og fremdriftsplanen skal godkjennes av UiO sin representant i forkant. 1.3 TILLEGGSARBEIDER Leverandøren må kunne påta seg mindre tilleggsarbeid innenfor en bestillingsfrist på 24 timer. Tilleggsarbeid skal skriftlig bestilles av UiO. Ha tilgjengelig utstyr og midler for desinfeksjon Priser for tilleggsarbeider finnes i vedlegg 5 punkt 4. Leverandøren har ingen eksklusiv rett til å levere tileggsarbeider. KT 2011-14008 November 2011 Side 15 av 34
1.4 ROM, UTSTYR OG MASKINER For gjennomføring av avtalen stiller UiO følgende til disposisjon for leverandøren uten kostnad: - Bøttekott/rom til oppbevaring av materiell og utstyr. finnes i vedlegg 3, bilag frekvens - Strøm og vann - Håndsåpe, toalettpapir og håndklepapir til påfyll. Leverandøren varsler i god tid om behov for innkjøp som UiO foretar. Leverandøren skal benytte UiOs doseringsutstyr til moppvaskemaskiner og daglig rengjøring. Følgende rom, utstyr og maskiner stilles til disposisjon: BL 14 Niels Henrik Abels hus Ett oppholdsrom rom nr. K 11 Lager rom nr. K 07 To garderober rom nr. K 15 Dusjer rom nr. K15a, K 15b, K 15c I tillegg disponeres flere bøttekott fordelt rundt i bygningen. Se Vedleg 3 frekvenser Det stilles til disposisjon et moppevaskeri rom nr. K 09 med følgende maskiner og ut styr: - 1 stk. moppevaskemaskiner, Electrolux Wascator W130H SS/GR - 1 stk. moppevaskemaskiner, Electrolux Wascator W 410H BL/GR - 1 stk. tørketrommel, Electrolux T 4130EX CON - 1 stk. nøkkelsafe (leverandøren må selv sørge for nye batterier) - 1 stk. doseringsutstyringsapparat for moppevaskemaskiner - 1 stk. doseringsutstyringsapparat for daglig rengjøringsmidler BL 29 Domus Theologica, Blindernv. 9 Lager rom nr. U 42 Det stilles til disposisjon et moppevaskeri rom nr. 164 med følgende maskiner og utstyr: - 1 stk. moppevaskemaskiner, Electrolux Wascator W375 N Clarus Control - 1 stk. doseringsutstyringsapparat for moppevaskemaskiner - 1 stk. doseringsutstyringsapparat for daglig rengjøringsmidler Leverandøren er ansvarlig for å åpne tette avløpsrør fra moppevaskeri. Leverandøren må sørge for renhold av maskiner, lokasse og gulvsluk, samt dekke kostnad til vedlikehold av maskiner. UiO forutsetter at doseringsutstyr til moppevaskemaskiner skal benyttes av leverandør til daglig forbruk. KT 2011-14008 November 2011 Side 16 av 34
2 KVALITET Punktet omhandler kvalitetsmål, kvalitetssikring og avvik. For tradisjonelt renhold skal leverandøren bruke kvalitetskontrollskjema i vedlegg 4. 2.1 KVALITETSMÅL 2.1.1 Tradisjonelt renhold Målbar kvalitet Før rengjøring skal støvdekkeprosent ikke overstige 5 % på vanskelig tilgjengelige (VT) flater, og ikke overstige 3 % på lett tilgjengelige (LT) flater. Etter behovsvurdering/rengjøring skal støvdekkeprosent målt med geltape og BM dustdetector på ulike flater, ikke overstige: 1 - personnære flater på innredning og inventar (LT) 0,7 % 2 - innredning og inventar samt gulv i barnehager der barn oppholder seg (LT) 1,0 % 3 - innredning og inventar (VT) 3,0 % 4 - harde gulv (LT) 1,5 % 5 - harde gulv (VT) 2,5 % 6 - teppegulv, støvindeks (LT) 3,0 % (LT) lett tilgjengelig (VT) vanskelig tilgjengelig KT 2011-14008 November 2011 Side 17 av 34
Kvalitetsskjema av renhold ved UiO. Bygning: Uke/År: Navn renholder: Etasjer: Sign: Renholdsobjekt Synlig kvalitet Kontroll Merknad A: Harde gulv. LT <1,5 Kontor Fellesareal Auditorier Lesesaler PC stuer Korridorer Trapper Barnehager B: Harde gulv VT<2,5 Kontor Fellesareal Auditorier Lesesaler C: Teppegulv<3,0 Område: PC stuer Korridorer Trapper Barnehager D: Inventar <0,7 Personnære flater (radius 50 cm.) Arbeidsbenker/bord Armlener på stol Stoler E: Inventar LT <1,0 Hyller Lysbrytere Skap Gelendere Vinduskarmer Datalister Vegger Bilder Innredningsglass Avfallsbeholdere Whitebordtavler Dørhåndtak Kritttavler/Renner F: Inventar VT <3,0 Lamper Utsmykning Dørfalser Gulvlister Skaptopper Hyller G Gardiner, løst inventar. Ventilasjons åpninger Varmeelement Rørføringer Lamper hengende fra tak Skal ha jevn og vedlikeholdt overflate uten synlig smuss, flekker og søl. Skal ha jevn og vedlikeholdt overflate uten synlig smuss, flekker og søl og følbart smuss. Skal ha jevn og vedlikeholdt overflate uten synlig smuss, flekker og søl. Skal ha jevn og vedlikeholdt overflate uten synlig smuss, flekker og søl og følbart smuss. Skal være uten synlig smuss, skjemmende gangstier eller flekker. Skal være uten synlig smuss, flekker og søl. Skal være uten iøynefallende smuss, flekker og søl. Skal være uten skjemmende og miljøbelastende smuss. KT 2011-14008 November 2011 Side 18 av 34
Gardiner skal henge rett, løst inventar skal være satt på plass. Etter tilsyn: Avfallsbeholdere: Dispensere og papirholdere. Arbeidsplasser og gulv: Tavler og krittrender og whiteboardtavler: Løst inventar: Gardiner. Skal være tomme og uten synlige flekker. Skal være fylt opp og virke. Skal være uten løst smuss, synlige flekker og søl. Skal være uten synlig krittskjolder og tusjskjolder Skal stå på plass. Skal henge rett. Kvalitetsskjema av renhold ved UiO. Renholdsobjekt Synlig kvalitet Kontroll Merknad H: Sanitærområde Gulv: LT<1,5 Gulv: VT<2,5 LT<1,0 Sanitærutstyr. Speil.. Lamper.. Lister. Vegger.. Avfallsbeholdere... Toalettbørsteholder Dispensere. Rørføringer Dispensere og papirholdere. VT<3,0 Skal ha jevn og vedlikeholdt overflate uten synlig smuss, flekker og søl. Skal være uten synlig og følbart smuss, flekker og søl. Skal være fylt opp og virke. Etter tilsyn: Alle områder: Avfallsbeholdere: Dispensere og papirholdere. Sanitærutstyr: Gulv: Skal være tomme og uten synlige flekker. Skal være fylt opp og virke. Skal være uten synlig og følbart smuss, flekker og søl. Skal være uten løst smuss, synlige flekker og søl. Servicedel - fylles ut av arbeidsleder Personlig opptreden Uniform OK Avvik Merknader KT 2011-14008 November 2011 Side 19 av 34
Maskiner/Utstyr Kommunikasjon Produktdatablad Kontrollert av: Dato: Sign: Forklaring: LT = Umiddelbart frie flater. På et skrivebord er det for eks. en flate som svarer til minimum et A4 ark. VT = Kan være eks. et overfylt skrivebord, vannrette og loddrette flater. Steder hvor arbeidet utføres i mer enn 1m.i avstand fra kroppen. Ledninger eller steder som kun nåes ved unormal arbeidsstilling, eks. vinduskarmer bak skrivebord, eller hvor kroppen blir bøyd i mer enn 45º vinkel. Avfall / løst Smuss: Avfall er urenheter som kan samles opp med hendene, eks: papirbiter, blader, støvsamling. Løst smuss er mindre partikler som ikke lett lar seg virvle opp, eks: sand, aske, insekter, hår. Flekker: Er fastsittende, våte eller tørre, urenheter på avgrenset område, eks: kaffeflekker, skjolder, render, krittmerker, tyggegummi og må ikke forveksles ved manglende bygningsmessig vedlikehold. Støv: Er mindre partikler som kan danne et lag på objektflaten, og som ikke kan virvles opp 2.2 KVALITETSSIKRING Leverandøren skal ha et dokumentert og implementert system for å sikre kvaliteten i leveransen. UiO skal kunne verifisere hos leverandøren at så er tilfelle. For å sikre et tilfredsstillende renhold skal følgende oppfølgingsprosedyrer benyttes: - Leverandøren skal kontrollere arbeidet regelmessig og fylle ut kvalitetskontrollskjema en gang pr måned, se vedlegg 4. Skjemaene skal leveres UiOs husøkonom senest en uke før driftsmøtene. - Leverandøren skal foreta regelmessige stikkprøvekontroller - Leverandøren skal gå generelle runder for å etablere et overordnet inntrykk av renholdsstandard - Leverandøren og UiOs husøkonom skal ved uenighet om kvalitet, kontrollere at renholdet er i samsvar med synlige og målbare kvalitetsmål. Kontrollen foretas ved stikkprøvemålinger, minst 3 målinger pr. flate, før og etter renhold i henhold til nordiske normer. Leverandøren holder måleapparat, BM dustdetector og geltape og utarbeider rapporter fra målingene. Ved avvik kan UiO kreve ytterligere kontrollmålinger uten ekstra kostnad. 2.3 AVVIK Hvis husøkonomen ved stikkprøvekontroller eller på generelle runder finner avvik skal stedlig leder tilkalles, avvik noteres i loggbok, og en skriftlig plan for oppretting med tidsfrist (normalt 1-5 dager) utarbeides av leverandøren. Hvis kvalitetsdokumentasjonen viser avvik, skal leverandøren utarbeide en skriftlig plan for oppretting med en rimelig tidsfrist (normalt 1-5 dager). Etter tidsfristens utløp skal det gjennomføres ny befaring. Hvis avvikene ikke er tilfredsstillende rettet kan UiO iverksette følgende sanksjoner: KT 2011-14008 November 2011 Side 20 av 34
- Reduksjon av terminbeløp prosentvis i forhold til arealet som ikke er tilfredsstillende rengjort - Fakturering av kontrollutgifter UiO er påført - Oppsigelse av kontrakt. 2.4 KVALITET VED AVSLUTNING AV AVTALEN Ved utløp av avtalen skal kvaliteten være i henhold til de kvalitetsmålene som er beskrevt i denne avtalen, jf. Pkt. 2.1. Leverandøren og UiO skal gjennomføre sluttbefaring i fellesskap senest 1 uke før utløp av avtalen, og UiO skal skriftlig godkjenne at kvalitetsmålet er i henhold til avtale. Leverandøren skal innkalle til nevnte befaring. Dersom ikke kvaliteten er i henhold til avtale ved befaring, vil siste måneds faktura holdes tilbake inntil kvaliteten er godkjent av UiO. Dersom renholdskvaliteten ikke er i samsvar med den standard som er beskrevet i kontrakten ved avtalens utløp, vil leverandøren bli belastet med eventuelle kostnader for oppretting og oppfølging av renholdet. 3 TIDER Punktet omhandler renholdstider og redusert drift. 3.1 RENHOLDSTIDER Regelmessig og periodisk renhold utføres normalt fra kl. 06.00 til kl. 17.00 tilpasset virksomheten i bygningene. Kontorer skal normalt rengjøres i kontortiden 08.00 15.45, sommertid 08.00 15.00 Undervisningsrom, seminarrom, auditorier, grupperom, møterom rom må være rengjort før normal undervisning starter kl.08.00. Lesesaler og PC-stuer må være rengjort før kl. 09.00. Det må ikke benyttes støyende rengjøringsmaskiner i lesesalene etter kl. 08.00 Kjøkken ved kantine i BL 14 og BL 29 skal rengjøres før kl.07.00. Kantinen skal være ferdig rengjort før kl.09.00 3.2 REDUSERT DRIFT I perioder av året er det redusert drift av bygningen eller deler av denne. Det daglige renholdet blir da redusert tilsvarende behovet. På tilbudsskjemaene er det oppgitt forventet bruk av bygningen gjennom året, og bedt om pris i forhold til dette. 4 PERSONAL Punktet omhandler arbeidsledelse, renholdspersonalet og møter og info. KT 2011-14008 November 2011 Side 21 av 34
4.1 ARBEIDSLEDELSE For tilstedeværende renholdsleder skal CV fremlegges for godkjennelse før avtalens oppstart. Tilstedeværende renholdsleder skal ha fagbrev som renholdsoperatør og minimum 2 års erfaring som renholdsleder, eller relevant praksis som renholdsleder i minimum 5 år. Tilstedeværende renholdsleder har ansvaret for den daglige inspeksjon av renholdet. Tilstedeværende renholdsleder skal sørge for at renholderne til enhver tid er oppdatert med renholdsplanen og kvalitetsmålene. Tilstedeværende renholdsleder skal ha rundskriv, instrukser og arbeidsbeskrivelser av nødvendig interesse for renholderne tilgjengelige. Tilstedeværende renholdsleder skal gjennom gå kontrakten med renholdspersonalet. Tilstedeværende renholdsleder skal foreta opplæring/trening av renholderne i avtaleperioden, tilpasset bygningenes egenart. Tilstedeværende renholdsleder skal ved kontraktens inngåelse, og ved endringer henge opp UiOs etasje tegninger med frekvenser på steder etter avtale med UiO. Tilstedeværende renholdsleder skal varsle UiOs husøkonom dersom de finner noe som er ødelagt eller ikke fungerer i bygningen. 4.2 RENHOLDSPERSONALET Renholdspersonalet må kunne kommunisere på norsk skriftlig og muntlig Renholdspersonalet skal ha dokumentert opplæring i renhold. I tillegg skal kontrakten være gjennomgått. 4.3 MØTER OG INFO UiOs husøkonom og leverandøren kan ha månedlige møter om blant annet omlegging av rutiner, metoder og frekvenser. Innkalling foretas av leverandøren, og det føres referat over de tiltak man er blitt enige om. Leverandøren skriver referatet som underskrives av begge parter. UiO kan i tillegg kreve at det føres loggbok som oppbevares på avtalt sted. Informasjon fra leverandøren ut til UiOs brukere, skal være godkjent av UiOs representant i forkant. 5 HMS Punktet omhandler generelt, sikkerhet, nøkler og adgangskort og renholdsmidler. 5.1 GENERELT Leverandøren skal tydelig varsle om alt arbeide hvor det er risiko for personskade Leverandøren skal etterfølge alle lover, forskrifter og pålegg fra myndigheter samt sikkerhets-bestemmelser for det enkelte arbeidssted Leverandøren skal ha en kontinuerlig gjennomgang av permen brannvern og legehjelp ved ulykker som utleveres av UiO KT 2011-14008 November 2011 Side 22 av 34
5.2 SIKKERHET Renholderne skal under arbeidet være iført tydelig merket arbeidstøy. Leverandøren skal utstyre sine medarbeidere med UiOs og leverandørens ID-kort som bæres lett synlig under arbeidet. UiO kan kreve at det til enhver tid foreligger ajourført liste, godkjent av UiO, over renholderne og ledere, som kan arbeide i UiOs lokaler (faste og vikarer) Når renholdsarbeidet pågår, skal det alltid være en tilstedværende renholdsleder på området som er definert i kontrakten. Leverandøren slukker lys, lukker vinduer og låser dører i forbindelse med rengjøring i henhold til UiOs sikkerhetsbestemmelser. Leverandøren skal følge UiOs sikkerhetsbestemmelser for det enkelte arbeidssted Leverandøren plikter, ved skilt eller på annen måte, å informere om renholdsarbeider som kan medføre skader på person eller gjenstad. 5.3 NØKLER OG ADGANGSKORT De fleste av universitetsbygningene har installert et eget adgangskontrollsystem. Regler og rutiner for nøkkeloppbevaring og utlevering av adgangskort vurderes løpende, og kan bli endret i avtaleperioden. Leverandøren er ansvarlig for utleverte nøkler med key-bak og adgangskort. Renholderne kan kun ta nøkkelkort/nøkkel til inngangsdør ut av bygningen. UiO: - skal utlevere det nødvendige antall nøkler med key-bak og adgangskort mot kvittering. - skal sørge for nøkkelskap/-safe og anviser bruken av disse. Leverandøren: - skal utpeke en nøkkelansvarlig som skal ha oversikt over mottatte nøkler med key-bak - skal til enhver tid oppdatere UiO om hvem som er nøkkelansvarlig i de ulike bygninger - Tilstedeværende renholdsleder skal kontrollere at nøklene er på plass i nøkkelskap/safe ved arbeidstidens slutt - skal ved opphør av arbeidsforhold uoppfordret levere tilbake nøkler med keybak og adgangskort, endre koden på safe og varsle husøkonomen om den nye koden. - skal ved tap (på avveie) av nøkler/kort melde dette omgående til Teknisk avdeling/universitetets Vakt- og Alarmsentral (228 55007) og UiOs kontaktperson - skal utstyre hvert nøkkelknippe med dusørskilt - skal oppbevare nøkler i nøkkelskap/-safe, utilgjengelig for uvedkommende - skal holde nøkkelskap og døren til rommet låst - skal følge spesielle rutiner for det enkelte bygg KT 2011-14008 November 2011 Side 23 av 34
5.4 RENHOLDSMIDLER UiO forutsetter at UiOs doseringsutstyr til moppvaskemaskiner og rengjøringsmidler, skal benyttes av leverandøren til daglig rengjøring. Det skal benyttes rengjøringsmidler som ivaretar kravene til helse, miljø og sikkerhet. Det skal i den grad det er mulig benyttes midler som har vært vurdert og klassifisert, og i størst mulig grad tilfredsstiller kravene til miljømerking. Renholdet skal utføres med minst mulig bruk av midler. All emballasje og ev. spraykanner, spruteflasker eller dynkeflasker skal være merket med norsk bruksanvisning, ev. advarseltekst og merkesymbol, og fortynningsgrad. Alle rengjøringsmidler som benyttes i forbindelse med rengjøring på kontrakten skal ha helse- miljø- og sikkerhetsdatablad (HMS datablad) i henhold til gjeldende forskrifter. Leverandøren skal til enhver tid sørge for, at det finnes datablad, systematisk og oversiktlig i separat perm, over de rengjøringsmidler som benyttes i alle renholdsrom, hos oppdragsgiver. UiO skal ha tilgang til disse. KT 2011-14008 November 2011 Side 24 av 34
VEDLEGG 2 TEGNINGER Se bilag. Bilag tegninger av rom og arealer Bilag tegninger av plassering av avfallscontainere Arbeidsfordeling. Bilagene endres ved bruksendring. KT 2011-14008 November 2011 Side 25 av 34
VEDLEGG 3 FREKVENSER Se vedlagte bilag frekvenser. Bilagene endres ved bruksendring. KT 2011-14008 November 2011 Side 26 av 34
VEDLEGG 4 KVALITETSSKJEMA Se vedlegg. KT 2011-14008 November 2011 Side 27 av 34
VEDLEGG 5 PRISER 1 GENERELT 2 PRISER OG TIDSBEREGNING 3 PRISREGULERING 4 TILLEGGSARBEIDER 5 BETALING OG FAKTURERING KT 2011-14008 November 2011 Side 28 av 34
VEDLEGG 5 PRISER 1 GENERELT Alle nedennevnte priser skal inkludere kostnader som lønn og sosiale ytelser, uniformer, nødvendig utstyr, kjøring, opplæring, ledelse, administrasjon, fortjeneste, risiko osv for komplett utførelse av arbeidet iht. denne avtale. Alle priser og rater skal være faste og ikke gjenstand for regulering i avtaleperioden hvis det ikke er beskrevet spesielt. Prisene er eksklusive mva. Priser forutsettes beregnet som gjennomsnittspriser Ekstrabelastninger grunnet f.eks. vær, føre, trafikk og bruk berettiger ikke til tilleggsfakturering. Etter avtale med oppdragsgiver må leverandøren spalte opp pris på kostnadssteder etter oppdragets art. Ved kontraktens slutt skal arealene være nullstilt etter kvalitetskravene til UiO. Om dette ikke er utført i henhold til kvalitetskravene blir faktura sendt. 2 PRISER OG TIDSBEREGNING Se vedlagte tilbudsskjema: - Renhold i bygninger - Vinduspuss - Tilleggsarbeider 3 PRISREGULERING Prisene for de tilbudte tjenester står fast frem til 30.04.2013, med senere reguleringer pr 1.4 de påfølgende år. Første regulering av prisene vil således kunne skje i forbindelse med tariffoppgjøret våren 2013, i henhold til endringer i timelønn fremkommet gjennom avtaler mellom en arbeidsgiverforening og en arbeidstakerforening. Basis for prisreguleringen vil være 80 % av kontraktens priser ved reguleringstidspunktet. Melding om regulering med dokumentasjon på denne skal snarest meldes til oppdragsgiver. Regulering gjøres på følgende måte: P 2 = P 1* (0,2+0,8*(1+0,0S 1 )) Hvor: P 1 er totalpris før regulering P 2 er totalpris etter regulering 0,2 er den andel av totalpris som ikke skal reguleres 0,8 er den andel av totalpris som skal reguleres KT 2011-14008 November 2011 Side 29 av 34
S 1 er lønnstillegg for renhold i % fremkommet i avtaler mellom en arbeidsgiverforening og en arbeidstakerforening 4 TILLEGGSARBEIDER Tilleggsarbeider til det faste renholdet skal avtales skriftlig mellom partene før det utføres. Universitetet i Oslo har innført et elektronisk innkjøpssystem, noe som betyr at vi knytter oss til en elektronisk markedsplass i regi av Fornyings- og administrasjonsdepartementet, se http://www.ehandel.no/. Spesielt ber vi om at det oppgis en generell e-postadresse for bestillinger hos leverandøren, og ikke en e-postadresse knyttet til en enkeltperson. Bestilling på tilleggsarbeidet vil komme fra en av de følgende e-postadressene: ibxemailservice@ibxnordic.com eller bestilling@admin.uio.no. 5 BETALING OG FAKTURERING Betaling skal skje etterskuddsvis i henhold til månedlig fakturaer pr 30 dager. Faktura skal som et minimum inneholde følgende: Kontraktnummer KT 2011-14008 Bestillerkode Fakturert beløp Klar angivelse av hva oppdraget gjelder, og hvordan totalprisen fremkommer Ved tilleggsbestillinger skal det i tillegg til ovenstående: Bestillingsnummer Timelister/dokumentasjon som er kontrollert og attestert av UiO Fakturagebyrer aksepteres ikke. Alle fakturaer sendes til følgende adresse: Universitetet i Oslo Regnskapsseksjonen - Sentralt Fakturamottak Postboks 1074 Blindern 0316 OSLO KT 2011-14008 November 2011 Side 30 av 34
VEDLEGG 6 LEVERANDØRENS SPESIFIKASJONER Leverandørens detaljspesifikasjoner vedlegges her. KT 2011-14008 November 2011 Side 31 av 34
VEDLEGG 7 ADMINISTRATIVT KT 2011-14008 November 2011 Side 32 av 34
VEDLEGG 7 ADMINISTRATIVT UiO og leverandøren avtaler seg i mellom administrative rutiner som skal gjelde i kontraktperioden. Stikkord: - oppfølgingsmøter - referater/rapporter - uregelmessigheter - endrede rutiner - forbedringer - faktureringsrutiner KT 2011-14008 November 2011 Side 33 av 34
VEDLEGG 8 ATTESTER Her vil leverandørens skatteattester, HMS-egenerklæring og eventuelle andre attester vedlegges. KT 2011-14008 November 2011 Side 34 av 34