Prosjektplan Organisering av helse- og omsorgsetaten. Bakgrunn for arbeidet - RO - notat (ressurssenter for omstilling i kommunene) fra 2010. - Prosjektet Fremtidens helse- og omsorgstjenester 2020 - Behov signalisert fra ansatte i etaten som opplever en utfordrende arbeidssituasjon med bl.a stort lederspenn, forskjeller i like virksomheter i forhold til lederspenn og støttefunksjoner for virksomhetsleder, ulikhet i ansvar/oppgaver i lik type stilling, større robusthet og behov for fleksibilitet i forhold til personalressurser. - Arbeidstilsynet gav i tilsyn høsten 2013 pålegg om å gjennomføre en vurdering av lederstruktur og sette i verk tiltak for å sikre at denne er fult forsvarlig ut i fra drift og de utfordringer de ulike enhetene har. Grunnlagsdokumenter i arbeidet - Arbeidsgiverstrategi mot 2020 - Veileder for omstillingsprosesser - Gjeldende lov og avtaleverk Mandat til arbeidsgruppen (gitt av styringsgruppen): 1. Lederspenn Arbeidsgruppen bes om å utrede og anbefale det fremtidig lederspennet i virksomhetene. I vurderingen skal det synliggjøres kostnadssiden ved forslaget. 2. Beskrive roller, ansvar og oppgaver for de ulike lederne. 3. Sammensetning av tjenesteproduksjonen Arbeidsgruppen skal utrede og anbefale sammensetningen av den fremtidig tjenesteproduksjon. Ved evt forslag om sammenslåing/samlokalisering må kostnadssiden tas med. 4. Prosess Arbeidsgruppen bes om å utarbeide en tidsplan for arbeidet og gis mandat til å vurdere metode for innhenting av synspunkter
Arbeidsgruppens sammensetning: a. Fagforbundet: Mette Ask b. Hovedvernombud: Torill Kielland c. Sykehjem: Stine Bjelland d. Hjemmetjenesten: Frode Teige e. Kommuneomfattende: Elin Hansen f. Helse: Anne Margrethe Haukås g. HOA: Siv Anita Lilleskog Fredriksen h. HOA: Ingrid Sofie Rundhaug i. HOA: Nora Olsen-Sund Etatsledelsen er styringsgruppen for prosjektet. Arbeidsgruppens arbeidsmåte: Arbeidsgruppen gjennomfører møter hver 14. dag. Det vil under arbeidet bli gjennomført drøftinger/samtaler med ansatte i grupper for å hente inn informasjon som kan danne grunnlag for forslag til endringer. Allerede eksisterende fora/grupper vil bli forsøkt benyttet til dette (eksempelvis nettverk for virksomhetsledere, virksomhetsledersamlinger og lignende), men det kan også bli aktuelt å gjennomføre gruppesamtale med en gruppe av ansatte kun med overnevnte formål. Arbeidsgruppen vil utarbeide et dokument som skal beskrive forslag til endring. Dette vil bli sendt ut på høring til alle virksomheter med datofrist for tilbakemelding. I tillegg vil dokumentet også bli presenter på virksomhetsledersamling. Organisering. Hvordan er dagens virksomhetsstruktur. Dagens struktur/organisering i virksomhetene skal beskrives. Det vil bl.a innebære en gjennomgang av roller/funksjon, ansvar og oppgaver i funksjoner/stillinger slik de er i dag. Pr i dag finnes følgende stillinger i virksomhetene: virksomhetsleder, driftsleder, teamleder, avdelingsleder, fagansvarlig, administrasjonskonsulent. En forutsetning er at det ikke skal innføre flere ledernivå. Lederspenn Ut fra store utfordringer dagens virksomhetsstruktur, er det gjort en endring i 3 virksomheter (Barneverne, Skudenes BBH, ROP) i etaten hvor det er gjennomført endringer i strukturen (organisering). Endringene går i to av virksomhetene
foreløpig som prosjekter og disse skal evalueres i 2015. Endringen i ROP består av en fjerning av fagansvarlige og teamledere, og det er innført avdelingsledere. Erfaringer fra disse virksomhetene vil danne grunnlag for en analyse og forslag til endring for hele helse- og omsorgsetaten. Det vil bli gjort en beskrivelse med en helhetsvurdering av dagens struktur/organisering i virksomhetene, og deretter lagt frem et forslag til en fremtidig struktur/organisering. Denne analysen vil bli utført ved bruk av en SWOT analyse som viser styrker, svakheter, muligheter og trusler knyttet til innføring av avdelingsledere, og vurdere bortfall av fagansvarlig og/eller teamleder/administrasjonskonsulent. Tjenesteproduksjon. Dagens tjenesteproduksjon Tjenesteproduksjonen i de ulike virksomhetene skal gjennomgås og beskrives. Fremtidig tjenesteproduksjon Fremtidig tjenesteproduksjon, bl.a basert på nasjonale føringer knyttet til innføringen av samhandlingsreformen og tjenesteavtaler inngått mellom kommunen og helseforetaket må beskrives og vurderes. Det må gjennomføres en SWOT analyse som viser styrker, svakheter, muligheter og trusler knyttet til sammensetningen av den fremtidige tjenesteproduksjonen. Samorganisering/samlokalisering av tjenester Basert på bl.a SWOT analysen vil det gjøres en vurdering av om enkelte tjenester og virksomheter kan slås sammen i form av samlokalisering eller samorganisering. Prosess Arbeidet startet opp 22.april og det er ventet at det vil pågå ut 2014. Milepæl 1: - Innen utgangen av juni 2014 skal det sendes ut et dokument til virksomhetene med en beskrivelse og et forslag til endring for punkt 1 og 2 i mandatet. Virksomhetene må gi tilbakemelding på forslaget innen en gitt frist i slutten av august. (Dato for tilbakemelding settes ved utsending av dokumentet). Milepæl 2: - Innen 01.11.2014 skal et dokument som beskriver punkt 3 i mandatet sendes ut på høring til virksomhetene.
Milepæl 3: - Innen 01.01.2015 skal arbeidet med å innføre de foreslåtte endringer i struktur/organisering av virksomhetene påbegynnes.
1
2
3
4
5
1 I noen avdelinger vil det anbefalte tallet overstiges. Avdelingen har da en stor andel ansatte som arbeider i mindre stillingsstørrelse. I disse avdelingene vil en iverksette et arbeid med en målsetting om å øke stillingsandelene og dermed senke antall ansatte i avdelingen. 6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Wenche Håvik Arkiv: 034 Arkivsaksnr.: 15/281 Sign: Dato: Utvalg: Hovedutvalg administrasjon OMORGANISERING AV HELSE-OG OMSORGSETATEN - ORIENTERINGSSAK Rådmannens forslag til vedtak: Hovedutvalg administrasjon tar gjennomgangen av pågående sak vedrørende organiseringen av helse-og omsorgsetaten til orientering.
SAKSFRAMSTILLING Helse-og omsorgssjefen vil orientere om det pågående arbeidet med gjennomgang av helse-og omsorgsetaten i hovedutvalgets møte den 4.februar. Vedlagt følger : - Prosjektplan - Høringsdokument med vedlegg angående organisering av helse-og omsorgsetaten Personalsjefen i Karmøy, 26.01.2015 Wenche Håvik sign.
SAKSPROTOKOLL - OMORGANISERING AV HELSE-OG OMSORGSETATEN - ORIENTERINGSSAK Hovedutvalg administrasjon behandlet saken den 04.02.2015, saksnr. 2/15 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Vedtak: Hovedutvalg administrasjon tar gjennomgangen av pågående sak vedrørende organiseringen av helse-og omsorgsetaten til orientering.