STORDAL KOMMUNE Møtebok For Formannskapet Møtedato: 04.07.2011 Møtetid: Kl. 17:00 17:30 Møtestad: Kommunestyresalen Handsama saker: 078/11-079/11 Faste medlemar: Forfall Varamedlemar som møtte Møtte ikkje Ordførar Charles Tøsse (H), Jan Are Remme (H), Vigdis Hove Øie (H), Roger Lillebø (KrF), Ole Johan Vidhammer (A), Lars Kristian Øvrebust (SP), Jonas Falch (FrP) Jonas Falch Bjørn Jonny Græsmo Ugilde Sak Varamedlemar som møtte I alt 7 voterande Møteleiar: Frå adm. møtte: Utdelt i møtet: Tilleggssaker: Orientering: Sp.mål/interpell.: Synfaring: Diverse: Ordførar Charles Tøsse Rådmann Lars Joranger - sekretær Saksframlegga vart delt ut i møtet. Underskrifter:
SAKSLISTE Sak nr. Innhald: Side 078/11 Utbygging Stordal skule fullfinansiering av prosjektet 079/11 Stordal rådhus - finansiering heis
STORDAL KOMMUNE SAKSPAPIR Endeleg vedtaksorgan: Kommunestyret Saksansvarleg.: Lars Joranger Arkiv: FE-251, FA- A20 Objekt: Arkivsaksnummer 11/576 SAKSGANG Saksnr Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksbehandlar 055/11 Formannskapet 25.05.2011 LJ 019/11 Kommunestyret 25.05.2011 LJ 078/11 Formannskapet 04.07.2011 LJ Utbygging Stordal skule fullfinansiering av prosjektet Vedlegg i saka: Stordal skule Budsjett datert 18.05.2011 -sjå anna sak Andre saksdokument (ikkje vedlagt): K-sak 075/10 - Budsjett 2011 K-sak 074/10 - Økonomiplan 2011-2014 Saksopplysningar: Då kommunestyret i K-sak 074/11 handsama Økonomiplanen for perioden 2011 2014 vart det gjort slikt samrøystes vedtak: KS-074/10 VEDTAK: Stordal kommunestyre vedtek slik økonomiplan for 2011-2014: 1. Driftsdelen i økonomiplanperioden vert vidareført på same nivå som 2010 sine nettorammer. Endringar i rammer og tenestetilbod vert å vurdere ved kvart årsbudsjett/rullering av Økonomiplanen i perioden. 2. Finansieringane vert finansiert ved låneopptak, etter dei til ei kvar tids gjeldande vilkår. 3. Investeringane i planperioden vert slik: 2011: Skulebygg kr. 12.000.000 Vegar/bruer kr. 800.000 Heis kommunehuset kr. 1.200.000 Forprosjektering ny barnehage kr. 300.000 Vatn og avløp Øvre Stordal kr. 500.000 Finansiering: Innanfor finansieringa i Økonomiplanen 2010-2014.
2012: Stordalstunet kr. 800.000 Skifte vindu aust Kyrkja kr. 700.000 Vegar bruer kr. 800.000 Kloakkrenseanlegg kr. 400.000 Skulebygg kr. 12.000.000 2013: Skulebygg kr. 1.000.000 Kloakkrenseanlegg kr. 2.000.000 Vegar bruer kr. 800.000 Kyrkja. Garasje/redskapshus kr. 400.000 2014: Kloakkrenseanlegg kr. 1.000.000 Vegar bruer kr. 800.000 Beplanting kyrkjegarden kr. 100.000 Gang- og sykkelsti Øvrebust-Vad kr. 1.000.000 4. Dersom planar og fylkeskommunal medverknad tilseier det, kan gang- og sykkelvegen verte framprioritert i høve til 2014. Som det går fram av vedtal i K-sak 074/10 har utbygging av Stordal skule ei ramme på totalt kr 25 millionar. Det er no gjennomført anbodskonkurranse. I tillegg til sjølve anbodet vil det kome tilleggskostnader knytt til prosjektering, leige av naudsynt skulebygg/-areal i byggeperioden, uføresette kostnader, opparbeiding og tilplanting av uteområde, inventar m.m. Med bakgrunn i mottekne anbod samt det som vi veit vil kome av tilleggskostnader, vil dei totale byggekostnadene for å få gjennomført prosjektet i tråd med skisseteikningane som låg til grunn for anbodet truleg overstige kr 31 millionar eks. mva. Ein legg då til grunn oppsett av 18. mai 2011 utarbeida av Stig Busengdal og lagt fram for byggenemnda same dag. Dersom ein skal makte å halde seg innafor vedteken kostnadsramme må det skjerast kraftig i dei planane som ligg til grunn for anbodsutlysinga. Alternativet er å auka kostnadsramma med 20 %. Dermed vil kostnadene eks. mva verte totalt kr 30 millionar. Vurdering: Ei auke i kostnadsramma ut over dei alt vedtekne kr 25 mill. vil truleg måtte få som konsekvens at andre prosjekt må setjast på vent. Eventuelt må det realøkonomisk skjerast i tenestetilbodet for å finansiere årlege rente og avdragskostnader. Innafor ei auka ramme på kr 5 millionar ser rådmannen at ein kan bruke av avsette bundne investeringsfond, og dermed unngå låneopptak. Rådmannen ser likevel grunn til å peike på at det frå sentralt hald vert åtvara mot betydeleg renteauke i løpet av 2011 og 2012. Det er viktig at ein ved investeringar no tek høgde for dette. Vurderinga her vert utviklinga i innlånsrenta sett i høve til avkastninga på fondsplasseringane av det bunde investeringsfondet. I ei tidleg fase i planlegging av ny skule vart det frå rådmannen signalisert at ein kunne sjå føre seg finansiering av ny skule ved hjelp av låneopptak med kr 15 mill. og å bruke inntil kr 10 mill. av TK-formuen eller av eventuelle sal av andre verdipapir som Stordal kommune har. Det er likevel grunn til å minne om at ein alt i dag nyttar avkastningar frå kapitalfond og TKformua inn i den årlege drifta, og at ein ved å reduser kapitalfonda har mindre reservar til svingingar i finansmarknaden og til reservar i den dagleg drifta. Spørsmålet vert då om det er mogeleg å skjere vesentleg i prosjektet og i tilfelle kvar.
Rådmannen har overfor teknisk avdeling ved fleire høve peika på at når ein no har auka opp bemanninga med nesten 50 %, bør ein og freiste å gjennomføre slike byggeprosjekt ved med eigen byggeleiing. Dette åleine vil redusere kostnadene med kr 400.000,-. Prosjektet er planlagt som totalentreprise. Det er likevel lagt inn i budsjettet 10 % til uføresette kostnader og tilleggskostnader. Rådmannen er ev den meining at dette bør haldast innafor 7 % av entreprisekostnadene og dermed reduserast kapitalbehovet med ytterlegare kr 750.000,- Dersom ein også seier seg nøgd med eksisterande heis vil ein kunne redusere kostnadene med enno kr 250.000. Rådmannen minner om art eksisterande heis er godkjent i høve til dei krav som gjeld i dag, og den har fungert utmerka for skulen sine behov i 8 år. Han bør også kunne brukast vidare. Stordal kommunestyre har gjennom budsjettrevisjon i 2010, samt i komande vedtak om rest- /refinansiering av låneopptak og fondsbruk i anna sak (k-sak 13/11) i møte 25.mai i år lagt best mogleg til rette for ei fullfinansiering av Stordal skule. Spesielt desse to sakene har lagt grunnlaget for at eit låneopptak på inntil kr. 20 million og bruk av bunde investeringsfond med kr. 10 million kan ha dekning i det totale driftsbudsjettet innan finansansvaret. Dette føresett likevel ein rentekompensasjon på størst mogleg del av låneopptaket til skulen, samt at økonomistyringa av prosjektet vert stramt og utan rom for sprekk i høve vedteken løyving som ikkje må overskride kr 30 millionar. Rådmannen minner her om at retningslinene til byggenemnda har klare punkt i høve avvik og melding av avvik! Det er likevel viktig å vere merksam på at reservane til den daglege drifta og til komande svingingar i finansmarknaden innlånsrente og avkastning - vert ytterlegare belasta. Det vil difor vere svært viktig at den daglege drifta innan alle einingane og avdelingane vert i høve vedtekne budsjett og at økonomistyringa vert ytterlegare forbetra i 2011 og framover. Stordal kommune si lånegjeld og driftsmidlar til finansutgifter stig mykje gjennom investeringar i ny skule. Det er difor viktig at både administrasjon og politiske utval har med seg dei seinare års investeringar og komande planlagde investeringar inn i dei årlege budsjettvedtaka og ved vurderingar i høve ev nye investeringsprosjekt. Stordal kommune sin kommuneøkonomi er framleis strukturert og relativt god, samstundes er det svært viktig å ta med seg at den er marginal til å kunne takle store svingingar og overforbruk. Det er difor viktig at alle nye investeringstiltak og driftstiltak i tida framover får ei fullgod og fullverdi finansiering før nye tiltak vert satt i gang. Rådmannen bør få fullmakt til å vege låneopptak og bruk av fond innanfor den samla investeringsramma, slik at ein får ei best mogleg finansiering av prosjektet i etableringsfasen og seinare etter investeringa er gjennomført. FRAMLEGG TIL VEDTAK: Stordal kommunestyret vedtek ny samla kostnadsramma for prosjektet ombygging/tilbygg Stordal skule til totalt inntil kr 30 millionar pluss meirverdiavgift. Dette vert finansiert slik: 1. Bruk av investeringsfond (TK-verdiane) med inntil kr 10 millionar 2. Låneopptak med inntil kr 30 millionar. Lånet skal takast opp som eit serielån med ei avdragstid på 40 år. av meirverdiavgifta i sin heilheit. 4. Budsjett 2011 med tilhøyrande budsjettrevisjonar/saker har innarbeid investeringa på inntil kr. 30 million i ansvarsområde for finans. (samla ansvar 9000) 5. Rådmannen får fullmakt til å vege låneopptak og bruk av fondsmidlar innanfor vedteken ramme i punkt 1 og 2, basert på best mogleg finansiering.
Behandling i formannskapet 25.05.11: Framlegg til vedtak framsett i formannskapet frå Ole.Johan Vidhammer: Som rådmannen sitt framlegg til vedtak, men med slik endring: Stordal kommunestyret vedtek ny samla kostnadsramma for prosjektet ombygging/tilbygg Stordal skule til totalt inntil 30 millionar pluss meirverdiavgift. Dette vert finansiert slik: 1. Bruk av investeringsfond (TK-verdiane) med inntil kr 10 millionar 2. Låneopptak med inntil kr 30,25 millionar inklusiv heis med universell utforming. Lånet skal takast opp som eit serielån med ei avdragstid på 40 år. 3. Meirverdiavgifta på investeringa skal tilbakeførast til prosjektet og inngå som finansiering av meirverdiavgifta i sin heilheit. 4. Budsjett 2011 med tilhøyrande budsjettrevisjonar/saker har innarbeid investeringa på inntil kr. 30 million i ansvarsområde for finans. (samla ansvar 9000) 5. Rådmannen får fullmakt til å vege låneopptak og bruk av fondsmidlar innanfor vedteken ramme i punkt 1 og 2, basert på best mogleg finansiering. Framlegget frå Ole Johan Vidhammer framsett i møtet, vart samrøystes tilrådd. FS-055/11 Tilråding til VEDTAK: Stordal kommunestyret vedtek ny samla kostnadsramma for prosjektet ombygging/tilbygg Stordal skule til totalt inntil kr 30 millionar pluss meirverdiavgift. Dette vert finansiert slik: 1. Bruk av investeringsfond (TK-verdiane) med inntil kr 10 millionar 2. Låneopptak med inntil kr 30,25 millionar inklusiv heis med universell utforming. Lånet skal takast opp som eit serielån med ei avdragstid på 40 år. av meirverdiavgifta i sin heilheit. 4. Budsjett 2011 med tilhøyrande budsjettrevisjonar/saker har innarbeid investeringa på inntil kr. 30 million i ansvarsområde for finans. (samla ansvar 9000) 5. Rådmannen får fullmakt til å vege låneopptak og bruk av fondsmidlar innanfor vedteken ramme i punkt 1 og 2, basert på best mogleg finansiering. Behandling i kommunestyret 25.05.11: Framlegg frå ordføraren : Stordal kommunestyret vedtek ny samla kostnadsramma for prosjektet ombygging/tilbygg Stordal skule til totalt inntil kr 30 millionar pluss meirverdiavgift. Dette vert finansiert slik: 1. Bruk av investeringsfond (TK-verdiane) med inntil kr 10 millionar 2. Låneopptak med inntil kr 30,25 millionar. Lånet skal takast opp som eit serielån med ei avdragstid på 40 år. av meirverdiavgifta i sin heilheit. 4. Budsjett 2011 med tilhøyrande budsjettrevisjonar/saker har innarbeid investeringa på inntil kr. 30 million i ansvarsområde for finans. (samla ansvar 9000) 5. Rådmannen får fullmakt til å vege låneopptak og bruk av fondsmidlar innanfor vedteken ramme i punkt 1 og 2, basert på best mogleg finansiering.
6. Byggenemnda i samarbeid med rådmann og ordførar legg fram forslag til disponering av tilleggsløyvinga på kr 5,25 millionar eks mva. samt forslag til ansvarsfordeling av disponeringa. 7. Forslaget vert å legge fram for formannskapet til endeleg godkjenning. Det vart punktvis avstemming som gav slikt resultat: Stordal kommunestyret vedtek ny samla kostnadsramma for prosjektet ombygging/tilbygg Stordal skule til totalt inntil kr 30 millionar pluss meirverdiavgift. Votering: Samrøystes vedteke Dette vert finansiert slik: 1. Bruk av investeringsfond (TK-verdiane) med inntil kr 10 millionar Votering: Samrøystes vedteke. 2. Låneopptak med inntil kr 30,25 millionar. Lånet skal takast opp som eit serielån med ei avdragstid på 40 år. Alternativt: som pkt 2 i tilråding frå formannskapet som lydde slik: - Låneopptak med inntil kr 30,25 millionar inklusiv heis med universell utforming. Lånet skal takast opp som eit serielån med ei avdragstid på 40 år. Votering: 9 røyster for framlegget frå ordførar 6 røyster for framlegget frå formannskapet av meirverdiavgifta i sin heilheit. Votering: Samrøystes vedteke 4. Budsjett 2011 med tilhøyrande budsjettrevisjonar/saker har innarbeid investeringa på inntil kr. 30 million i ansvarsområde for finans. (samla ansvar 9000) Votering: Samrøystes vedteke 5. Rådmannen får fullmakt til å vege låneopptak og bruk av fondsmidlar innanfor vedteken ramme i punkt 1 og 2, basert på best mogleg finansiering. Votering: Samrøystes vedteke 6. Byggenemnda i samarbeid med rådmann og ordførar legg fram forslag til disponering av tilleggsløyvinga på kr 5,25 millionar eks mva. samt forslag til ansvarsfordeling av disponeringa. Votering: Samrøystes vedteke 7. Forslaget vert å legge fram for formannskapet til endeleg godkjenning. Votering: Samrøystes vedteke KS-019/11 VEDTAK: Stordal kommunestyret vedtek ny samla kostnadsramma for prosjektet ombygging/tilbygg Stordal skule til totalt inntil kr 30 millionar pluss meirverdiavgift. Dette vert finansiert slik: 1. Bruk av investeringsfond (TK-verdiane) med inntil kr 10 millionar 2. Låneopptak med inntil kr 30,25 millionar. Lånet skal takast opp som eit serielån med ei avdragstid på 40 år. av meirverdiavgifta i sin heilheit.
4. Budsjett 2011 med tilhøyrande budsjettrevisjonar/saker har innarbeid investeringa på inntil kr. 30 million i ansvarsområde for finans. (samla ansvar 9000) 5. Rådmannen får fullmakt til å vege låneopptak og bruk av fondsmidlar innanfor vedteken ramme i punkt 1 og 2, basert på best mogleg finansiering. 6. Byggenemnda i samarbeid med rådmann og ordførar legg fram forslag til disponering av tilleggsløyvinga på kr 5,25 millionar eks mva. samt forslag til ansvarsfordeling av disponeringa. 7. Forslaget vert å legge fram for formannskapet til endeleg godkjenning. NYE OPPLYSINGAR I SAKA: Saksopplysningar og vurdering Då anboda vart opna 4. mai 2011 låg det føre eit anbod frå Christie & Opsahl as på kr 26.303.650. Etter kontrollrekning og med vising til vedlagde dokument frå anbydar (Christie & Opsahl as) kom ein fram til at anbodet totalt var på kr 24.300.000. Christie & Opsahl as hevdar at deira anbod er på kr 26.303.650,- og har lagt fram dokumentasjon som viser dette. Denne dokumentasjonen skulle lagt ved anbodet deira men gjorde det ikkje. Saka har vore lagt fram kommuneadvokaten til Stordal kommune. Advokat Andresen har i notat gjev vurderingar der han meiner at Stordal kommune i utgangspunktet har ei god sak, men at vedståingsfristen til Christie & Opsahl as gjer det vanskeleg for SK å stå på for å få levert prosjektet ti kr 24,3 mill. I drøfting med Christie & Opsahl as har dei gjort det klart at dei, dersom Stordal kommune står på kravet om at anbodssummen er på kr 24,3 mill, så vil ikkje Christie & Opsahl as stå ved anbodet dersom det går ut over dei 60 dagane som lova krev. Stordal kommune har dermed valet om å køyre saka gjennom rettsapparatet og kanskje vinne fram der. Dette vil for det første forseinka arbeidet med fleire månader. Utfallet er heller ikkje gjeve med 100 % sikkerheit. Slik er det gjerne når ei sak av denne typen skal avgjerast i rettsapparatet. Rådmannen er komen til den konklusjon at Stordal kommune truleg ikkje har anna val enn å akseptere at anbodet frå er på kroner 26.303.650,-. Dersom Christie & Opsahl as ikkje vil så ved tilbodet sitt utover 60 dagar (vedståingsfristen) må ein i gong med forhandling med ein av dei to andre anbydar. Begge desse ligg høgare i pris enn 26,3 mill. Dette betyr at ein alt no, midt i sommarferien for kommunestyret, må ta tak att i saka for å få fullfinansiert prosjektet og signert avtalar med Christie & Opsahl as. I høve til tidlegare vedteken finansiering manglar kr 2.000.000,-. Rådmannen er klar over at prosjektet har ein buffer for uføresette kostnader p kr 1.800.000,- men vil rå ifrå å ta denne inn i prosjektet på noverande tidspunkt. All erfaring tilseier at eit slikt prosjekt treng buffer for å finansiere uføresette kostnader som kjem fram i byggeperioden. For å få på plass vedtak som sikrar at prosjektet kan starte opp utan vesentleg forseinking, har rådmannen i samråd med ordførar komen til at ein gjer vedtak i formannskapet. Vedtaket vert å gjere i tråd med 13 i Kommunelova (den såkalla hasteparagrafen), og dette så vert å leggje fram for kommunestyret i førstkomande møte der. FRAMLEGG TIL VEDTAK: 1. Stordal formannskap vedtek å auka låneramma for prosjekt ombygging / nybygg Stordal skule med kr 2.000.000,-. Dette vert finansiert ved å auka låneopptaket frå kr 30,25 mill til kr 32,25 mill. Lånet skal takast opp som eit serielån med ei avdragstid på 40 år og elles i tråd med vedtak gjort av Stordal kommunestyre den 25 mai 2011 i k.sak 19/11 og i K.sak 30/11 den 22. juni 2011. 2. Dette vedtaket er gjort i medhald av 13 i kommunelova.
Behandling i formannskapet 04.07.11: Rådmannen si tilråding samrøystes vedteke. FS-078/11 VEDTAK: 1. Stordal formannskap vedtek å auka låneramma for prosjekt ombygging / nybygg Stordal skule med kr 2.000.000,-. Dette vert finansiert ved å auka låneopptaket frå kr 30,25 mill til kr 32,25 mill. Lånet skal takast opp som eit serielån med ei avdragstid på 40 år og elles i tråd med vedtak gjort av Stordal kommunestyre den 25 mai 2011 i k.sak 19/11 og i K.sak 30/11 den 22. juni 2011. 2. Dette vedtaket er gjort i medhald av 13 i kommunelova.
STORDAL KOMMUNE SAKSPAPIR Endeleg vedtaksorgan: Formannskapet Saksansvarleg.: Lars Joranger Arkiv: FE-654 Objekt: Arkivsaksnummer 10/826 SAKSGANG Saksnr Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksbehandlar 079/11 Formannskapet 04.07.2011 SAB Stordal rådhus - finansiering heis Vedlegg i saka: Andre saksdokument (ikkje vedlagt): Saksopplysningar: I budsjettet for 2011 ligg inne Heis kommunehuset med ei kostnadsramme på kr 1.200.000,-. Tiltaket har vore lyst ut i Doffin og fristen for å levere inn anbod var 1. juli kl 10.00. Opning av mottekne anbod var sett til fredag 1. juli kl 10.05. I det anbodsfristen gjekk ut var det ingen som la inn anbod på prosjektet. Stordal kommune står etter dette fritt til å knyte til seg entreprenør for å få gjennomført prosjektet. I samband med kontraktsforhandlingan med Christie & Opsahl a.s. har ein óg gjort førespurnad om dei også kunne tenkje seg å ta inn prosjektet Heis kommunehuset, og då med ei meir tilpassa ferdigstilling for å kunne utnytte kapasitet, rigg osb. knytt til skuleprosjektet. Christie & Opsahl as sa seg viljuge til å rekne på anbodet og har no gjeve oss ein pris på tiltaket heis kommunehuset. Kostnaden i Christie & Opsahl as sitt anbod er kr 1.487.000 I tillegg kjem arkitekthonorar på til no kr 170.000. Totalt vil Heis kommunehuset ha ei totalramme på kr 1.600.000. Då er det ikkje lagt inn buffer for kostnader som følgje av ting som måtte dukke opp, og som det ikkje er teke høgde for Vurdering: Kommunestyret har vedteke at heis ved kommunehuset skal på plass. Då kommunestyre auka ramma i samband med budsjettvedtak 2011 var det med eit uttrykt ønskje om at dette ikkje skal vere ei skruheis. Ei løysing som ville vore vesentleg rimelegare enn det som ligg i anbodsdokumenta som er grunnlaget for utlysinga i Doffin.
Rådmannen er av den meining at - når ein har sagt A må det vere naturleg også å seie B sjølv om kostnadene med Heis kommunehuset snart har dobla seg i høve til dei første kalkylane. Sidan dette no ser ut til å bli ei pakkeløysing der same entreprenør står for både skuleprosjektet og heisprosjektet er rådmannen i samråd med ordførar komen til at tilleggsløyvinga på kr 400.000,- i høve til vedteke budsjett 2011 pkt. 2 bør avklarast før kontrakt vert inngått. Med bakgrunn i tidspunktet for kontraktsinngåing og det at ein ser det som problematisk å kalle inn eit samla kommunestyre i ferien, ser ein seg nøydd til å bruke 13 i Kommunelova (hasteparagrafen) for å få dette på plass samstundes med avtale om skuleutbygginga. FRAMLEGG TIL VEDTAK: 1. Stordal formannskap vedtek å ta opp eit lån på kr 400.000 til fullfinansiering av prosjektet Heis kommunehuset. Lånet skal takast opp som eit serielån med ei avdragstid på 40 år. 2. Samla låneopptak til tiltaket Heis kommunehuset vert etter dette kr 1.600.000,-. av meirverdiavgifta i si heilheit. 4. Dette vedtaket er gjort i medhald av 13 i Kommunelova. Behandling i formannskapet 04.07.11: Rådmannen si tilråding samrøystes vedteke. FS-079/11 VEDTAK: 1. Stordal formannskap vedtek å ta opp eit lån på kr 400.000 til fullfinansiering av prosjektet Heis kommunehuset. Lånet skal takast opp som eit serielån med ei avdragstid på 40 år. 2. Samla låneopptak til tiltaket Heis kommunehuset vert etter dette kr 1.600.000,-. av meirverdiavgifta i si heilheit. 4. Dette vedtaket er gjort i medhald av 13 i Kommunelova.