i Nes kommune Møtetid: Tirsdag 23. februar 2016 kl. 13.00 16.00 Møtested: Møterom «Bringenatten», 2etg. i kommunehuset på Nes Medlemmer/vara til stede i møtet: Tor Oscar Magnussen (leder) Magne Medgard (nestleder) Lars Helge Brattested (medlem) Forfall: Andre til stede i møtet: Ordfører Tore Haraldset (sak 03/2016), rådmann Torbjørn Hansen (sak 02/2016), Revisor Dagny Thon Hovrud (Kommunerevisjon IKS) Referent: Revisor Dagny Thon Hovrud (Kommunerevisjon IKS) Behandlet saker: Sak 01-06/2016 SAKSKART Side SAKER TIL BEHANDLING 01/2016 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget 2.12.15 1 02/2016 Rådmannens forhold som ønskes behandlet av kontrollutvalget møte med 2 rådmann Torbjørn Hansen 03/2016 Ordførers forhold som ønskes behandlet og prioritert av kontrollutvalget 2 møte med ordfører Tore Haraldseth 04/2016 Sekretariatsordningen for kontrollutvalgene i Hallingdal 3 05/2016 s arbeidsprogram fastsettelse av prioriterte saker 4 06/2016 Oppfølging av restanseliste politiske vedtak i Nes kommune 5 Innkallingen og sakslisten: Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til møteinnkalling. vedtok å lukke møtet under sak 02/2016 og 03/2016 med hjemme i koml. 31 nr. 5, jf. offl. 24. Dette for å sikre at rådmann og ordfører er åpne på de risikoområder de ser i kommunen. Saker til behandling: Sak 01/2016 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget 2.12.15 1. 23.2.2016 01/2016. Protokoll fra møte i kontrollutvalget 2.12.15 Sekretariatets innstilling: Protokoll fra møte i kontrollutvalget 2.12.15 godkjennes Protokoll fra møte i kontrollutvalget 2.12.15 godkjennes 1
i Nes kommune Sak 02/2016 Rådmannens forhold som ønskes behandlet av kontrollutvalget møte med rådmann Torbjørn Hansen 1. 23.2.2016 02/2016 Etter drøfting med revisjonen er det en forutsetning at vi har separate møter med rådmann for å få rådmannens innspill til saker som ønskes behandlet av kontrollutvalget. forslag til vedtak. Rådmannen redegjorde for risikoområder i kommunen. Relevant informasjon tas inn i overordnet analyse for Nes kommune. tar rådmannens informasjon til orientering. Sak 03/2016 Ordførers forhold som ønskes behandlet og prioritert av kontrollutvalget møte med ordfører Tore Haraldseth 1. 23.2.2016 03/2016 Etter samtale med revisjonen er det en forutsetning at vi har separate møter med ordfører for å få ordførers innspill til saker som ønskes behandlet av kontrollutvalget. forslag til vedtak. 2
i Nes kommune Ordfører redegjorde for risikoområder i kommunen. Han presiserte at han er opptatt av å ha løpende og god kommunikasjon med kontrollutvalget. Relevant informasjon tas inn i overordnet analyse for Nes kommune. tar ordførers informasjon til orientering. Sak 04/2016 Sekretariatsordningen for kontrollutvalgene i Hallingdal 1. 23.2.2016 04/2016 Oppsigelse fra avtalepartner SpareBank1 Regnskapshuset ValHall AS Kontrollutvalgene i Hallingdal har felles sekretariatsordning. Utførende sekretær er Wibekke-Helen Viken, ansatt i SpareBank 1 Hallingdal Valdres, som nå går fullt inn i andre saker i banken. Det har vært flere samtaler med revisor om oppsigelsen. Avtalen som er sendt Kommunerevisjon IKS for felles utsending til kontrollutvalgene er datert 29.1.2016. Avtalen opphører 31.3.2016. Kommunerevisjon IKS har orientert om at det kan komme endringer i kommuneloven om sekretariatsordningen. tar oppsigelse fra Sparebank1 Regnskapshuset Valhall AS til etterretning. tar oppsigelse fra Sparebank1 Regnskapshuset Valhall AS til etterretning. 3
i Nes kommune Sak 05/2016 s arbeidsprogram fastsettelse av prioriterte saker 1. 23.2.2016 05/2016 s arbeidsprogram og fastsettelse av saker som skal prioriteres. forslag til vedtak. Revisjonen orienterte om at kontrollutvalget i Nes innen utgangen av 2016 skal legge frem plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunestyret. Planen skal være basert på en overordnet risikoanalysen av kommunen. fikk utdelt eksempler på hva disse to dokumentene kan inneholde. i Nes har begynt arbeidet med den overordna analysen i dagens møte gjennom risikosamtaler med ordfører og rådmann. vil vurdere mottatt informasjon, og leder vil innkalle til nytt møte når medlemmene finner det hensiktsmessig. Revisjonen delte også ut siste versjon av detaljplan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, som blir behandlet i fellesmøte for kontrollutvalgene i Hallingdal. tok revisjonens informasjon til orientering. ber Kommunerevisjon IKS utarbeide risikoanalyse og plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Nes kommune. 4
i Nes kommune Sak 06/2016 Oppfølging av restanseliste politiske vedtak i Nes kommune 1. 23.2.2016 06/2016 Rådmann er bedt om å legge frem restanseliste over de saker som er vedtatt politisk, men som ikke er gjennomført eller fullført. er informert om restanseliste over saker som er vedtatt politisk, men som ikke er gjennomført eller fullført pt. tar dette til etterretning. merker seg at administrasjonen viser tilfredsstillende oppfølgingsgrad av vedtatte politiske vedtak. Rådmannen leverte en liste over alle politiske vedtak i kommunestyret og formannskapet, hvor også utestående saker fremgår. Rådmannen har pt. ingen liste kun over utestående politiske vedtak, men han følger dette opp gjennom utestående saker i saks-/behandlingssystemet. tok rapporten over saker til orientering. vil gjennomgå listen, og eventuelt komme tilbake til rådmannen med spørsmål. Drøftings-/orienteringssaker - Tilbakemelding etter løpende revisjon i 2015 jfr. brev sendt kontrollutvalget 22.1.16 - Orientering fra Kommunerevisjonen IKS Annet Møteplan 2016: Neste møte etter nærmere avtale. Skjema møtegodtgjørelser: Samtlige har fått utdelt møtegodtgjørelsesskjema i møtet. Underskrifter: Tor Oscar Magnussen Magne Medgard Lars Helge Brattested leder nestleder medlem Protokoll til: Utvalgsmedlemmer, Nes kommune, ordfører, Kommunerevisjon IKS 5