BALSFJORD KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Rådhuset i Balsfjord, kommunestyresalen Møtedato: 4.11.2016 Varighet: 9.30 13.05 Møteleder: Sekretær: Roald Wikran Inger Johansen Faste medlemmer Roald Wikran (leder) Aslaug Moen (nestleder) Arnhild Lindholm Jan Solli Anne-Grethe Eriksen Varamedlemmer 1. Svein Kristian Pettersen 2. Ove Bjørkmo 3. Herbjørg Rognmo 1. Kjell Atle Alvestad 2. June Mari Kjær Fra utvalget møtte: Roald Wikran Jan Solli Anne-Grethe Eriksen Herbjørg Rognmo Fast medlem Fast medlem Fast medlem Varamedlem Faste medlemmer Aslaug Moen og Arnhild Lindholm hadde meldt forfall til møtet. Varamedlemmene Herbjørg Rognmo og Svein Kristian Pettersen var innkalt, og sistnevnte møtte ikke. Fra politiske ledelse møtte: Fra administrasjonen møtte: Fra KomRev NORD IKS møtte: Revisor Ørjan Martnes Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Seniorrådgiver Inger Johansen
2 Merknader til innkalling og sakliste: Innkalling og sakliste godkjent. I tillegg ble sak 45/16 Drøftingssaker føyd på saklista. Behandlede saker: Saknr Tittel 38/16 Godkjenning av protokollen fra møte 23.9.2016 39/16 Revisors rapportering revisjonsstrategi 2016 Balsfjord kommune 40/16 Revisors rapportering revisjonsstrategi 2016 Balsfjord kommunalteknikk KF 41/16 Oppfølging sak 29/16 angående revisjonsbrev nr. 6 Balsfjord kommunalteknikk KF 42/16 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020 i Balsfjord kommune 43/16 Referatsaker 44/16 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Balsfjord kommune og Balsfjord kommunalteknikk KF 45/16 Drøftingssaker (sak føyd på i møtet) U.off.
3 Sak 38/16 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FRA MØTE 23.9.2016 Protokollen fra møte 23.9.2016 godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møte 23.9.2016 godkjennes. Sak 39/16 RAPPORTERING FRA REVISOR REVISJONSSTRATEGI 2016 BALSFJORD KOMMUNE Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Sak 40/16 RAPPORTERING FRA REVISOR REVISJONSSTRATEGI 2016 BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Innstillingen enstemmig vedtatt.
4 Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Sak 41/16 OPPFØLGING SAK 29/16 ANGÅENDE REVISJONSBREV NR. 6 BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF Vedtak fra forrige møte: Kontrollutvalget viser til svar fra daglig leder i brev av 1.8.2016 på revisjonsbrev nr. 6 samt revisjonens vurdering av svaret i brev av 15.8.2016. Kontrollutvalget ber om tilbakemelding fra daglig leder på forholdet tatt opp i revisjonsbrevet som omhandler årsmeldingen, innen 17.10.2016. Manglende svar på dette forholdet er omtalt i revisjonens vurdering gitt i brev av 15.8.2016. Når svar foreligger fra daglig leder, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. Sekretariatet har mottatt e-post datert 31.10.2016 fra daglig leder i foretaket der følgende er kommentert: «Årsmeldingen dikteres og skrives av styrets leder. Årsmeldingen behandles av styret.» Sekretariatet har gitt tilbakemelding til daglig leder i e-post samme dag at saken må da forelegges styret til behandling. Per dato er det ikke mottatt tilbakemelding hvorvidt styret får saken til behandling. Kontrollutvalget drøftet saken. Saken utsettes til møtet fastsatt til 12. desember. Kontrollutvalget forutsetter at daglig leder fremlegger saken til behandling i styret i Balsfjord kommunalteknikk KF. Saken utsettes til møtet fastsatt til 12. desember. Kontrollutvalget forutsetter at daglig leder fremlegger saken til behandling i styret i Balsfjord kommunalteknikk KF.
5 Utskrift av saksprotokoll sendt 14.11.2016 til: - Balsfjord kommunalteknikk KF v/daglig leder Sak 42/16 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON I BALSFJORD KOMMUNE 2016-2020 Kontrollutvalget rår kommunestyret til å fatte følgende vedtak: 1. Kommunestyret viser til overordnet analyse for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i Balsfjord kommune 2016 2020. 2. Kommunestyret vedtar følgende plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020: Prioritering: 1 2 3 4 5 6 osv. Prosjekt: 3. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden, jf. forskrift om kontrollutvalg 10, 1. ledd. Kontrollutvalget drøftet saken. Felles forslag til tilføyelse i innstillingens punkt 2: Prioritering: Prosjekt: 1 Pleie og omsorg: Kommunens arbeid med rekruttering av personale, arbeidsmiljø, sykefraværs- og skadereduserende tiltak 2 Kvalitet i grunnskoleopplæringen herunder eventuelt også undersøkelser knyttet til a. ressursbruk i grunnskolen b. elevenes psykososiale miljø i skolen (forebygging og bekjempelse av mobbing), c. tilbudet om tilpasset opplæring og tildeling av spesialundervisning 3 Barneverntjenesten: Forebyggende arbeid, saksbehandling og internkontroll 4 Kvalitet i flyktningetjenestene
6 5 Oppfølging av politiske vedtak (ev. også kvaliteten på saksutredninger til folkevalgte) Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget rår kommunestyret til å fatte følgende vedtak: 1. Kommunestyret viser til overordnet analyse for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i Balsfjord kommune 2016 2020. 2. Kommunestyret vedtar følgende plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020: Prioritering: Prosjekt: 1 Pleie og omsorg: Kommunens arbeid med rekruttering av personale, arbeidsmiljø, sykefraværs- og skadereduserende tiltak 2 Kvalitet i grunnskoleopplæringen herunder eventuelt også undersøkelser knyttet til a. ressursbruk i grunnskolen b. elevenes psykososiale miljø i skolen (forebygging og bekjempelse av mobbing), c. tilbudet om tilpasset opplæring og tildeling av spesialundervisning 3 Barneverntjenesten: Forebyggende arbeid, saksbehandling og internkontroll 4 Kvalitet i flyktningetjenestene 5 Oppfølging av politiske vedtak (ev. også kvaliteten på saksutredninger til folkevalgte) 3. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden, jf. forskrift om kontrollutvalg 10, 1. ledd. Utskrift av saksprotokoll sendt 14.11.2016 til: - Balsfjord kommune v/ ordfører Sak 43/16 REFERATSAKER Referert:
7 A. NKRF s KONTROLLUTVALGSKONFERANSE 2017 o Informasjon om tidspunktet for konferansen B. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET 26.10.2016 (delt ut i møtet) o Sakene 110/16 Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser o Sak 111/16 Plan for selskapskontroll 2016-2020 1. Referatsak A: Kontrollutvalgets medlemmer gis anledning å delta på konferansen, og den enkelte ordner med påmelding. 2. Referatsaken B tas til orientering. 1. Referatsak A: Kontrollutvalgets medlemmer gis anledning å delta på konferansen, og den enkelte ordner med påmelding. 2. Referatsaken B tas til orientering. Sak 44/16 VURDERING AV UAVHENGIGHET OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISOR BALSFJORD KOMMUNE OG BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisor Doris Gressmyrs vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisor Doris Gressmyrs vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Sak 45/16 DRØFTINGSSAKER
8 Saker til drøfting: A. Salg av eiendom Kontrollutvalgets leder har tatt opp sak som omhandler kommunens salg av eiendom i formannskapsak 124/16 Kjøp av kommunal eiendom gnr 36 bnr 38 - med spørsmål om det har skjedd iht. kommunens retningslinjer og praksis, samt vurdering av kommunens formål ved anskaffelsen av eiendommen. Sekretariatet orienterte om henvendelsen rettet til saksbehandler, samt svar som er mottatt i e-post av 3.11.2016 fra kommunalsjef Einar Nøstvik Guleng. I denne sammenheng ble vedtaket fra kommunestyresak 20/15 (møte 28.4.2015) Kommunens regler ved salg av eiendom statsstøtteregelverket referert, som følger: Kommunestyret ber rådmannen om å utarbeide forslag til et kommunalt reglement for salg og annen disponering av kommunens eiendeler. Det er ikke kjent hvorvidt slikt reglement foreligger. Kontrollutvalget drøftet hvorvidt saken skulle følges videre opp. I forbindelse med formannskapssak 124/16 ber kontrollutvalget om en tilbakemelding fra rådmannen hvorvidt kommunens formål ved anskaffelsen av eiendommen ble vurdert når salg av eiendommen ble lagt fram til politisk behandling. Videre ber utvalget om tilbakemelding om salg av eiendommen ble vurdert kunngjort i tilfelle flere interessenter. Kontrollutvalget ber om en orientering om administrasjonens oppfølging av kommunestyresak 20/15. Svarfrist: 1. desember d.å. I forbindelse med formannskapssak 124/16 ber kontrollutvalget om en tilbakemelding fra rådmannen hvorvidt kommunens formål ved anskaffelsen av eiendommen ble vurdert når salg av eiendommen ble lagt fram til politisk behandling. Videre ber utvalget om tilbakemelding om salg av eiendommen ble vurdert kunngjort i tilfelle flere interessenter. Kontrollutvalget ber om en orientering om administrasjonens oppfølging av kommunestyresak 20/15. Svarfrist: 1. desember d.å.
9 Utskrift av saksprotokoll sendt 14.11.2016 til: - Balsfjord kommune v/ rådmannen B. Rutiner for kommunens tilsynsfunksjon ved byggesaker Det ble stilt spørsmål om kommunens rutiner for tilsyn ved byggesaker, og hvorvidt kommunen gjennomfører tilsyn. Kontrollutvalget drøftet hvorvidt saken skulle følges videre opp. Rådmannen innkalles til neste møte, fastsatt til 12. desember, for å orientere om saken. Rådmannen innkalles til neste møte, fastsatt til 12. desember, for å orientere om saken. C. Artikkel Nye Troms 1.11.2016 angående Storsteinnes skole og Fylkesmannens tilsyn I artikkelen er det opplysninger om at Fylkesmannen i Troms har gjennomført tilsyn ved Storsteinnes skole som omhandler skolens arbeid angående elevenes psykososiale miljø på skolen. Tilsynet omfatter det forebyggende arbeidet som skolen gjør, det individuelt rettede arbeidet og brukermedvirkningen ved skolen som angår elevenes psykososiale miljø. Videre er det opplysninger om at Fylkesmannen har avdekket lovbrudd. Opplysninger fra rådmannen i artikkelen er at det jobbes for å lukke avvikene. Kontrollutvalget drøftet hvorvidt saken skulle følges videre opp. Rådmannen innkalles til neste møte, fastsatt til 12. desember, for å orientere om saken. Rådmannen innkalles til neste møte, fastsatt til 12. desember, for å orientere om saken.
10 D. Artikkel Nye Troms 1.11.2016 angående Balsfjord sykehjem og journalføring av post I artikkelen er det omtalt manglende journalføring av post som angår Balsfjord sykehjem. Rådmannen har kommentert saken med at alle er pliktige til å journalføre i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven. Hvorfor det ikke er gjort i det aktuelle tilfellet kan ikke rådmannen svare på. Rådmannen opplyser videre at det med journalføring er satt på agendaen som det skal jobbes videre med. Kontrollutvalget drøftet hvorvidt saken skulle følges videre opp. Rådmannen innkalles til neste møte, fastsatt til 12. desember, for å orientere om saken. Rådmannen innkalles til neste møte, fastsatt til 12. desember, for å orientere om saken.