KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av Rammeavtale for tidsskriftformidling for NVE Saksnr. 201205633 Tilbudsfrist: 08.10.2012 kl. 12:00 1
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Deltilbud... 4 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 4 1.5 Kunngjøring... 4 1.6 Viktige datoer... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 4 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 4 2.2 Taushetsplikt... 5 2.3 Forbehold og avvik... 5 2.4 Vedståelsesfrist... 5 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 5 2.6 Tilleggsopplysninger... 5 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 3.1 Obligatoriske krav... 6 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 7 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 7 4 TILDELINGSKRITERIER... 7 4.1 Vektingsmodell... 8 4.2 Nærmere om tildelingskriteriet pris... 8 4.3 Nærmere om tildelingskriteriet kvalitet og service... 8 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING... 9 5.1 Innlevering av tilbud... 9 5.2 Tilbudets utforming... 10 6 VEDLEGG... 10 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE) ønsker å inngå rammeavtale for tidsskriftformidling. NVE har ansvar for å forvalte Norges vassdrags- og energiressurser. Direktoratet har også en sentral rolle i å forebygge flom og skred. NVE har ca 560 tilsatte fordelt på hovedkontoret i Oslo og 5 regionkontor. For nærmere informasjon om NVE, se www.nve.no Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post Gudrun Høverstad NVE, postboks 5091 Majorstua, 0301 Oslo guh@nve.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål NVE-biblioteket er et offentlig fagbibliotek, primært for de ansatte i direktoratet. Biblioteket abonnerer på ca 140 tidsskrifter, hvorav om lag halvparten er norske. Mangfoldet i direktoratets arbeidsområde preger bibliotekets virksomhet, samlingen dekker hovedsakelig fagområdene hydrologi, energi, skred og jus. De fleste tidsskriftene er i trykte versjoner, mange har også elektronisk tilgang. Det er et mål for biblioteket å øke andelen med elektronisk tilgang. NVE-biblioteket ønsker å inngå rammeavtale med 1 én tidsskriftagent for levering av norske og utenlandske tidsskrifter i trykt og evt. elektronisk format. Tjenesteleverandør må kunne overta hele vår eksisterende portefølje og videreføre abonnementene uten avbrudd i leveringen. Kontraktsperioden er 2 år fra 1. januar 2013 til og med 31. desember 2014 med opsjon på 1 + 1 år. Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av kapittel 4.3 i dette dokument og vedlegg 1 (kravtabell) til dette konkurransegrunnlaget. 3
1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 - http://anskaffelser.no/anskaffelser/dokumenter/kontraktsmal-for-kjopav-varer-rammeavtale 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se www.doffin.no 1.6 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED 23.08.2012 Frist for å levere tilbud 08.10.2012, kl 12:00 Tilbudsåpning 08.10.2012, kl 12:00 Tilbudets vedståelsesfrist 08.12.2012, kl 12:00 Evaluering Uke 43 Meddelelse om valg av leverandør Uke 43 Klagefrist 14 dager etter tildeling Kontraktsinngåelse Uke 45 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, 4
ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson.. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.3 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 20-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. 5
Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref saksnummer: 201205633 og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: (http://www.skatteetaten.no/templates/artikkel.aspx?id=9196&epsla nguage=no) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 6
3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Kredittverdig Dokumentasjonskrav a) Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 mnd og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren må vise til kompetanse og erfaring fra tilsvarende leveranser Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tilbud, vedlegg og dokumentasjon skal foreligge på norsk. All kommunikasjon skal foregå på norsk eller et annet skandinavisk språk. Eventuell oversettelse av dokumenter skjer for tilbyders egen kostnad. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 30 % Ferdig utfylt prisskjema, ref. vedlegg 2 Kvalitet og service 70 % Produkt-/tjenestebeskrivelse, inkl. beskrivelse av servicetilbud, ref. kravtabell, vedlegg 1 7
4.1 Vektingsmodell Det vil gjennomføres en samlet vurdering hvor det vurderes hvilken løsning som er økonomisk mest fordelaktige. Tildelingskriteriene vurderes med oppgitt vekting. Oppdragsgiver vil bruke denne vektingen innenfor en karakterskala fra 1-10 på hvert punkt. (endelig vekt = vekttall* karakter) Prisforskjeller vil i poengscore gjenspeile den prosentmessige forskjellen i pris (fra laveste tilbud). Poengscore = 10-10x(Pe-Pb)/Pb der Pe er den prisen som evalueres og Pb er beste (laveste) pris 4.2 Nærmere om tildelingskriteriet pris Vi ber om ferdig utfylt prisskjema, ref. vedlegg 2 Prisene skal være inklusive mva og alle andre kostnader, herunder miljøkostnader, returkostnader, emballasje, skatter, avgifter, service, leverings- og faktureringsomkostninger mv. Kostnader som ikke er spesifisert, anses inkludert i prisen. Alle priser skal oppgis i NOK. Tilbyder skal opplyse om sin beregningsmåte for abonnementspris på en slik måte at det framgår hva som er abonnementspriser og hva som er andre kostnader. Tilbyder bes angi hvilke andre kostnader som beregnes på forlagenes bruttopris og om den er differensiert på forskjellige områder. For alle tidsskriftene i vedlegg 2 ber vi om pris for trykt utgave der det fins. For de titlene der det også fins onlineutgave, ber vi i tillegg om pris for print+online og online only. Bruk kommentarfeltet til å gi opplysninger dersom det ikke tilbys hhv trykt eller online utgave. 4.3 Nærmere om tildelingskriteriet kvalitet og service Vi ber om ferdig utfylt kravtabell, ref. vedlegg 1 Vi ønsker også beskrivelse og/eller utdyping av enkelte punkter i kravtabellen, enten utfylt i kommentarfeltet i tabellen eller i eget dokument. Henvis i så fall til punktnummereringen i kravtabellen, for eks. 2.4.1 Produktsortimentet og tjenestene som tilbys må ha bredde nok til å dekke NVEbibliotekets behov for tidsskrifter innen fagområdene hydrologi, energi, skred og jus i oppdragsperioden. Leverandør må kunne tilby et internettbasert administrasjonssystem der det er mulig å foreta bestillinger/avbestillinger, purringer og fornyinger av abonnement. Det må 8
være mulig for NVE-biblioteket å hente informasjon om publikasjoner (titler, pris, utgivelsesplan og -frekvens etc.) Systemet må omfatte både elektroniske titler og papirabonnement. NVE-biblioteket har, gjennom konsortieavtale administrert av CRISTin (Current Research Information System In Norway), tilgang til ScienceDirect og dermed en rekke tidsskrifter. Vi ønsker at disse tidsskriftene skal framkomme i et felles webgrensesnitt for sluttbruker sammen med andre abonnement. Det samme gjelder lenker til andre baser, som for eksempel Web of Science. NVE-biblioteket ønsker tilbud om administrativ håndtering av konsortieavtaler. Med administrativ håndtering menes å ivareta fakturering av konsortieavtalene på vegne av NVE, vedlikeholde tittellister over innhold i avtalene samt bistå ved manglende tilgang til innhold og lignende. Hvis leverandør opererer med egen avgift for administrativ håndtering av konsortieavtaler inngått av CRIStin på vegne av NVE, skal det oppgis. For elektroniske tidsskrifter ønsker NVE-biblioteket at tilgangen skal være basert på IP-adresser og ikke brukernavn/passord. NVE-biblioteket ønsker ikke å måtte kontakte utgiver av e-tidsskriftet selv for å ordne med slik tilgang. Forbehold: Dersom NVE-biblioteket med en saklig begrunnelse kan definere et behov for produkter av type eller med funksjon som leverandør ikke kan levere tilfredsstillende løsning på, kan anskaffelsen skje utenfor avtalen. 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: NVE v/gudrun Høverstad Adresse: Postboks 5091 Majorstua 0301 Oslo Gateadresse: Middelthuns gate 29 0368 Oslo 9
Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. 201205633 v/ Gudrun Høverstad Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepinne. Det er ikke anledning til å levere tilbudet per e-post. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: a) Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. b) Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. c) MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. d) HMS-egenerklæring. e) Dokumentere de krav som er stilt i kapitel 3 f) Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon vedlegg 1 g) Ytterligere kontraktsbilag som helt eller delvis skal utfylles av leverandøren. 6 VEDLEGG Vedlegg 1 Kravtabell Vedlegg 2 Prisskjema 10