052/16 Organisasjonsutviklingprogrammet 2017 Innledning Denne saken omtaler oppfølgingen av ferdigstilte leveranser fra prosjektene i Fusjonsprogrammet og utvikling av HVL som en samlet institusjon i 2017. Noen av leveransene vil følges opp i linjen i den midlertidige organiseringen i 2017, mens andre må følges opp i en programorganisasjon. Organisasjonsutviklingsprogrammet (OU-programmet) skisserer en slik programorganisasjon. Det understrekes at OU-programmet i den formen det nå foreligger for interimsstyret er et arbeidsdokument, og det er altså ikke et ferdig utviklet Organisasjonsutviklingsprogram. Denne saken vil skissere overordnede rammer for OUprogrammet, som styret bes ta stilling til. På bakgrunn av styrets signaler i denne saken, vil det arbeides videre med saken over nyttår. Styret vil få seg forelagt saken både i januar (for justering) og i februar (for endelig vedtak). Bakgrunn På bakgrunn av behovet for en plan for oppfølging av leveransene fra prosjektene i Fusjonsprogrammet, nedsatte Innstillingsrådet 02.12.16 en arbeidsgruppe som skal utarbeide en plan for OU-programmet 2017. Gruppen består av: Gro Nesheim (HSH) Maria Stene-Jonassen (HiB) Tone Skjerdal (HiSF) Anne Marthe Hanstveit (HiB) Endre R. Sommersten og Merethe Storegjerde (Deloitte) har bistått arbeidsgruppen. I prosessen med utarbeiding av dette dokumentet, har arbeidsgruppen konsultert Fusjonsprogrammets prosjektledere og hovedkontakter for å få innspill til hvordan leveransene fra de ulike prosjektene best kan tas videre. Før saken nå forelegges interimsstyret har den også vært til gjennomgang i Innstillingsrådet, hvor også påtroppende rektor har deltatt, og i samrådsmøte med prosjektlederne. Fusjonsprosessen fase 4: Fusjonsprosessen er inndelt i fire faser, og denne saken knytter seg til fase 4: Fase 1 Utgreiing NIFU-evaluering Avslutta med vedtak om fusjonsforhandlingar Fase 2 Forhandling Ordinær linjeorganisasjon Forhandlingsdelegasjonar Avslutta med fusjonsvedtak og kongeleg resolusjon Fase 3 Planlegging (interimsfase) Prosjektorganisasjon Interimsstyre Avsluttast med ny organisasjon 1.1.17 Fase 4 Implementering/utvikling av ny organisasjon Ny linjeorganisasjon Avsluttast 01.01.18
Fase 4 inkluderer: Midlertidig organisering (midlertidig linjeorganisasjon) i 2017. Saken (sak 30/16) ble behandlet i styremøte 24.11.16. Et organisasjonsutviklingsprogram (OU-programmet). Prosjektene i Fusjonsprogrammet (fase 3) ferdigstiller sine leveranser på ulike tidspunkt i 2017. Oppfølging av disse leveransene vil skje enten i den midlertidige linjeorganisasjonen eller i en programorganisasjon (OU-programmet). Denne saken skisserer hvorvidt oppfølgingen skal skje i linjen eller innenfor rammene av OU-programmet, samt hvordan OUprogrammet tenkes organisert. Saken omtaler også kort medvirkning og involvering av medarbeiderne i Høgskulen på Vestlandet (HVL). Nærmere beskrivelse av målsetninger, ledelse og organisering av de ulike prosjektene innenfor OU-programmet, mandat og leveranser vil bli utarbeidet og forelagt styret over nyttår. OU-programmet OU-programmet har følgende hovedformål: Oppfølging og implementering av leveranser fra prosjekter i Fusjonsprogrammet som det er hensiktsmessig å organisere i et OU-program Å utvikle HVL som én samlet institusjon med felles studier, prosesser, rutiner og regelverk, samt innplassering av ledere og medarbeidere i ny organisasjonsstruktur Fusjonsprogrammet konsentrerer seg om å få på plass formalia og systemer for den nye organisasjonen. OU-programmet vil i stor grad handle om medarbeiderne og byggingen av den nye høgskolen. Det vil handle om å følge opp styrets vedtak om profil, struktur og organisering: fylle boksene med innhold, utvikle felles prosesser, avklare hvem som skal være ledere for hvilke medarbeidere, fordele oppgaver og ressurser og starte arbeidet med samkjøring av utdanninger. Det er i den kommende fasen den reelle byggingen av den nye høgskolen gjennomføres, og med dette utvikles også samarbeidserfaringer, læring, deling og den kulturen som vil prege HVL i årene fremover. Dette er et stort og viktig arbeid som må igangsettes og støttes fra toppen, og forankres både i bredden og dybden i organisasjonen. Arbeidet i Fusjonsprogrammet har hatt stort tidspress, og har krevd en effektiv programorganisasjon. Dette har det vært forståelse for i institusjonene, men det er også klare forventninger om at medarbeiderne skal involveres i større grad i det videre arbeidet. OUprogrammet legger således opp til en prosjektorganisasjon med bred involvering av medarbeidere som bidrar til å bygge den nye høgskolen nedenfra. Karakteren på de oppgavene som skal løses i den kommende fasen krever stor grad av detaljkunnskap og høy grad av kompetanse på de aktuelle områdene som skal gjennomgås, og det vil derfor være viktig å involvere medarbeidere med slik kompetanse i ulike prosjektgrupper i OUprogrammet. OU-programmet ledes av programleder, som vil ha det operative ansvaret for gjennomføringen av programmet. Programleder rapporterer til rektor, og møter i den midlertidige ledergruppen for HVL i relevante saker. Det er viktig å sikre kompetanseoverføring i overgangen mellom prosjekt i fusjonsprogrammet og prosjekt i OUprogrammet, og programsekretariatets hovedkontakter i prosjektene kan utgjøre en viktig ressurs for programleder i en slik overgangsfase.
Det er høgskolestyret som er prosjekteier, og som har beslutningsmyndighet i tilknytning til organisasjonsendringer i OU-programmet. Når programorganisasjonen er fullt beskrevet med roller og ansvar, må beslutningsstrukturen i programmet avklares for å sikre tydelige linjer og effektivitet i programorganisasjonen. For å sikre et godt beslutningsgrunnlag legges det også opp til konsulterende beslutningsprosesser i programorganisasjonen. Dette innebærer blant annet at man identifiserer hvem (rolle) som skal konsulteres i tilknytning til de ulike prosesser som utarbeides i prosjektene, og når disse skal konsulteres. Slik kan man, utover den kompetansen prosjektene har tilgjengelig i prosjekt- eller arbeidsgrupper, få inn viktige og relevante perspektiver fra øvrige medarbeidere, brukergrupper eller samarbeidspartnere på et tidlig tidspunkt i prosessene. For å få dette til må en på et tidlig tidspunkt i prosjektprosessen definere ulike prosesstrinn, samt hvem som skal konsulteres på de ulike trinnene. I tillegg til å bidra til et godt beslutningsgrunnlag, vil slike konsulterende beslutningsprosesser også bidra til økt medvirkning på et tidlig tidspunkt. Figurer på de neste sidene viser overgangen fra fusjons- til organisasjonsutviklingsprogram, OU-programmet i den midlertidige linjeorganiseringen i HVL, samt utkast til organisering for OU-programmet. Nærmere omtale av programorganiseringen finnes i vedlegg 1, OUprogrammet 2017.
Endringsbilde 2017 Prosjekt Faglig plattform, profil og strategi Etter ferdigstilte leveranser i Prosjekt Faglig plattform, profil og strategi arbeides det videre med strategiutvikling i linjeorganisasjonen. Nye ledere involveres i arbeidet, som må ha bred forankring for øvrig i HVL. Prosjektet har utarbeiding av prinsipper for samkjøring av utdanninger som ledd i sin leveranse. Arbeidet med slik samkjøring organiseres i prosjekt Samkjøring av utdanninger. Oppfølging av leveransene fra Fusjonsprogrammet til OU-programmet eller linjen kan illustreres slik 1 : Prosjekt Fagleg plattform, profil og strategi Videre arbeid med strategiutvikling. Universitetsambisjonen integreres. Prosjekt Samkjøring av utdanninger Prosjekt Fagleg og administrativ organisering og Prosjekt Administrative tenester Leveranser i Delprosjekt Leiing og fagleg organisering følges opp i Prosjekt Etablering av faglig nivå 3. Bred involvering av medarbeiderne er nødvendig i utviklingen av nivå 3. Videre leveranser i Delprosjekt Administrativ organisering (utarbeiding av funksjonsplaner) slås sammen med leveranser i Prosjekt Administrativ organisering (kartlegging og utvikling av felles administrative prosesser) i Prosjekt Administrative funksjoner og prosesser. Sikker Drift ferdigstiller sine planlagte leveranser. Driftsoppgaver følges opp og koordineres i den midlertidige linjeorganisasjonen. Utviklingsoppgaver legges inn i Prosjekt Administrative funksjoner og prosesser. Mange av de samme ressursene fra SD vil være ressurser inn i Prosjekt Administrative funksjoner og prosesser. Prosjekt Fagleg og administrativ organisering Delprosjekt Leiing og fagleg organisering Delprosjekt Administrativ organisering Prosjekt Administrative tenester Forprosjekt Sikker Drift Prosjekt Etablering av faglig nivå 3 Prosjekt Administrative funksjoner og prosesser Koordinering og drift i linjen 1 Blå farge på boksen = prosjekt i fusjonsprogrammet Oransje farge på boksen = prosjekt i OU-programmet Grå farge på boksen = oppfølging i linjen
Prosjekt Lærerutdanning har allerede ferdigstilt det første av sine delprosjekter, Akkreditering av GLU, som tas videre i en midlertidig organisering. De to øvrige delprosjektene ferdigstiller sine leveranser, og oppfølging av disse skjer i linjen. Prosjekt Lærarutdanning Oppfølging i linjen Prosjekt Digitalisering etableres som et hoveprosjekt innenfor rammene av OU-programmet på bakgrunn av forprosjektets arbeid. Forprosjekt Digitalisering Hovedprosjekt Digitalisering Prosjekt Innplassering av leiarar Prosjektet ferdigstiller sin planlagte leveranse med innplassering og ivaretakelse av ledere på nivå 1 og 2. Prosjektet må utvides til å omfatte innplassering og ivaretakelse av ledere på nivå 3. Det må vurderes hvorvidt dette skal skje gjennom bruk av ekstern leverandør som pt. gjennomfører prosessen for ledere på nivå 1 og 2, eller om det skal etableres et internt prosjekt som gjennomfører denne prosessen for ledere på nivå 3. Prosjekt Innplassering av leiarar
Fig. 1: Midlertidig linjeorganisering 2017 med OU-programmet markert i rødt:
Fig. 2: Utkast til organisering av OU-programmet 2017
Forslag til vedtak: 1. Styret tar saken til orientering. Vedlegg i saken: 1. OU-programmet 2017.