KONTROLLUTVALGET I GJEMNES KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 2/16 Møtedato: 9.5.2016 Tid: Kl. 13.00 kl. 16.20 Møtested: Kommunestyresalen, Gjemnes kommunehus Sak nr: 09/16 14/16 Møteleder: Møtende medlemmer: Forfall: Ikke møtt: Møtende vara: Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Av øvrige møtte: Øyvind Gjøen, leder (H) Kristine Måløy, nestleder (Krf) Geir Berg (Ap) Erik Aspen Bakke (Frp) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Kari Roset Holten (Sp) Ingen Ingen Ingen Jane Anita Aspen, daglig leder Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Birgit Eliassen, rådmann (under OS 12/16 og sak 11/16-14/16) Per Olav Eide, økonomisjef (under OS 12/16 og sak 11/16-14/16) Svein Arild Eikemo, ass. Rådmann (under OS 12/16 og sak 11/16-14/16) Orienteringene fra administrasjonen ble tatt først i møtet. Innkalling og sakliste ble godkjent. Det ble i møte fremmet forslag om ny sak 14/16 Eventuelt. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 09/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 10. FEBRUAR 2016 PS 10/16 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 11/16 GJEMNES KOMMUNE. ÅRSREGNSKAP FOR 2015 PS 12/16 GJEMNES KOMMUNE. ØKONOMISK RAPPORT 1. KVARTAL 2016 PS 13/16 PS 14/16 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT PS 09/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 10. FEBRUAR 2016 Side 1 av 7
Protokollen fra møtet 10. februar 2016 godkjennes. Protokoll u. off. til sak PS 05/16 ble delt ut i møtet. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (5 PS 10/16 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 03/16 RS 04/16 Kontrollutvalget - Årsmelding 2015 saksprotokoll fra kommunestyrets møte 15.3.2016 i K-sak 7/16. Konstituerende representantskapsmøte i Møre og Romsdal Revisjon IKS (US), e-post sendt kommunene 4.4.2016. Distriktsrevisor informerte om at konstituerende representantskapsmøte ble avholdt 4.5.2016. I møtet ble det valgt styre og selskapet blir etablert fra 1.7.2016. RS 05/16 Protokoll fra styremøte i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, 7.4.2016. Orienteringssaker: OS 05/16 OS 06/16 OS 07/16 OS 08/16 Årsrapport for 2015 Nordmøre Kemnerkontor Gjemnes kommune Sekretær gjennomgikk hovedtrekkene i rapporten. Kontrollrapport 2015 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Gjemnes kommune brev fra Skatteetaten, Skatt Midt-Norge, datert 15.2.2016. Ny rapport om kommunestyrets overordnede tilsynsansvar artikkel fra Norges Kommunerevisorforbunds nettside, datert 18.2.2016. Kommunereformen valg av kontrollutvalgssekretariat og revisor brev til FKTs sekretariatsmedlemmer og NKRFs bedriftsmedlemmer fra Forum for kontroll og tilsyn og Norges kommunerevisorforbund, datert 1.3.2016. Sekretær orienterte om innholdet. Brevet var ikke vedlagt og blir utsendt til medlemmene sammen med protokollen OS 09/16 Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Årsmelding 2015. OS 10/16 OS 11/16 Gjemnes kommune henvendelse fra Stein Brubæk anmoding om lovlighetskontroll, brev fra Fylkesmannen i Møre og Romsdal til Stein Brubæk, datert 3.3.2016. Endeleg sluttrapport for forvaltningskontroll Gjemnes kommune (1 avvik), fylkesmannen i Møre og Romsdal, datert 30.11.2015. Side 2 av 7
Sekretær viste til avviket som fremkom i tilsynsrapporten. Kontrollutvalget konkluderte med at når det foreligger brev fra fylkesmannen om at tilsynet er avsluttet, ønskes det at administrasjonen oversender utvalget kopi av brevet. OS 12/16 Refusjon sykepenger Utvalget hadde til dagens møte bedt om informasjon om eventuelle tap knyttet til uavklarte fordringer fra 2013 på kr 77 824.-. Dette var omtalt i revisjonen sin rapport til kontrollutvalget for 2. halvår 2015. Videre var det bedt om orientering om rutiner for refusjon sykepenger og hvilket arbeid som blir gjort for å undersøke uavklarte fordringer. Rådmann Birgit Eliassen og økonomisjef Per Olav Eide orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget. Slike uavklarte fordringer oppstår fordi kommunen forskutterer lønn til personer som er sykemeldt, og så får ikke kommunen refundert beløpet eller deler av beløpet fra NAV. Rådmann Birgit Eliassen sier at de har gjort en del tiltak underveis, for å unngå at det oppstår uavklarte krav. Årsaken til slike uavklarte krav kan være at sykemeldinger blir sendt inn for sent, eller at det er sendt inn feilaktige krav, for eksempel for personer som har fått avslag på sykemelding hos lege, eller fordi de har endret stillingsprosent. Eide sier at de holder på å analysere feilkilder. Økonomisjefen opplyser at arbeidet med innsending av krav om å få refundert sykepenger er organisert som et samarbeid mellom lønnsavdelingen og den enkelte enhet. Det er den enkelte enhet som følger opp den ansatte og passer på at sykmelding blir sendt inn til lønnskonsulenten. Kravet om refusjon sykepenger til NAV blir sendt fra lønnskonsulenten og det er denne som også følger opp at refusjonen blir mottatt. Økonomisjef Per Olav Eide opplyser at det aktuelle beløpet fra 2013 er tapsført i regnskapet for 2015. Eide forklarer at i 2013 ble det tatt i bruk et nytt økonomisystem og det oppstod en differanse mellom gammelt og nytt system. En har ikke greid å spore tilbake og det kan synes som at noe er blitt bokført to ganger. Økonomisjefen sier at de ikke har noen god dialog med NAV. Kommunen synes det er tungvint å følge opp at de får det som er sendt refusjon på. Det mottas et beløp uten noen forklaring på hva som er grunnlaget. Tidligere når kommunen kunne forholde seg til sin lokale kontaktperson, så var det enklere. Det er også slik at tilbakemelding om at det er noe feil ved sykemeldingen kommer til den enkelte ansatte og ikke nødvendigvis til kommunen. Kontrollutvalget konkluderer med at de ønsker en ny orientering om 1 år. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (5 PS 11/16 GJEMNES KOMMUNE. ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte 9.5.2016 i sak 11/16 behandlet Gjemnes kommunes årsregnskap for 2015. Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning, datert 26. april 2016, revisors brev av 22. april 2016 og rådmannens årsmelding for 2015. I tillegg har revisjonen og rådmann/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Side 3 av 7
Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter er avlagt av rådmannen og økonomisjef. Årsregnskapet presenteres i eget vedlegg, samt at deler av regnskapet er innarbeidet i årsmeldinga. Gjemnes kommunes driftsregnskap for 2015 viser kr 152 349 105.- til fordeling til drift, og et regnskapsmessig resultat på kr 5 760 703.-. Netto driftsresultat er positivt med kr 13 041 135.- og overføringer til investeringsregnskapet utgjør kr 1 963 457.-. Kontrollutvalget har merket seg i revisors kommentar til årsregnskap at det er brukt driftsmidler til å finansiere årets investeringer i Torvikbukt renseanlegg. Revisor skriver at siden dette er et driftsmiddel tilhørende selvkostområdet er det mest vanlig med lånefinansiering slik at investeringskostnaden fordeles over levetiden og ikke påfører dagens innbyggere en direkte utgift. Driftsregnskapet viser at ansvarsområdene har hatt god budsjettstyring i 2015, det er mindreforbruk eller balanse på de fleste. Kommunens tjenesteproduksjon for ansvarsområdene 1000-5100 viser et mindreforbruk på 1,8 mill.kroner. Det er bare innenfor ansvarsområdene Fellesansvar grunnskole, Kultur og Areal og drift at det er merforbruk. Avvikene er grunngitt i rådmannens årsmelding. Kontrollutvalget har påsett at kommuneregnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Etter utvalgets gjennomgang av årsmelding og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Gjemnes kommunes virksomhet i 2015 og for kommunen sin økonomiske stilling pr. 31.12.2015. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 26. april 2016 har kontrollutvalget ikke merknader til Gjemnes kommunes regnskap for 2015. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Gjemnes kommune for 2015 slik det er avlagt. Rådmann Birgit Eliassen innledet med å orientere om hovedtrekkene i årsmeldingen. Det er et mål at årsmeldingen skal beskrive resultat, både økonomisk og faglig, fremfor å beskrive aktivitet, sier rådmannen. Rådmannen opplyser at for å ha egenkapital til investeringer, så er det budsjettert med overskudd og avsetning til fond. Økonomisjef Per Ove Eide gav utvalget en forklaring på hvordan pensjonen blir beregnet og bokført. Rådmann og økonomisjef svarte på spørsmål fra utvalget. Det ble blant annet stilt spørsmål om hvorfor det er så stor differanse mellom det som ble rapportert ved 3. kvartal 2015 og det som ble det endelige resultatet for 2015. Rådmann og økonomisjef opplyser at de først i januar/februar får endelig oversikt over skatteinntekter og inntektsutjevning. Aktuarberegning for pensjon kommer også først i januar. Side 4 av 7
Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug opplyser at revisjonen vil se nærmere på hva kommunenes usikkerhet ved budsjettering og rapportering av kostnader til pensjon skyldes. Nesten alle kommunene i distriktet har hatt utfordring med stort avvik mellom budsjett og regnskap. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets forslag til uttalelse (5 PS 12/16 GJEMNES KOMMUNE. ØKONOMISK RAPPORT 1. KVARTAL 2016 Kontrollutvalget tar økonomisk rapport 1. kvartal 2016, sammen med økonomisjefens muntlige redegjørelse til orientering. Rådmann Birgit Eliassen og økonomisjef Per Olav Eide orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget. Prognose for regnskapsmessig resultat for 2016 viser et merforbruk på kr 1 350 000.-. Kommunestyret har i møte 3.5.2016 gjort vedtak om noen budsjettkorrigeringer. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug sier at det er viktig at kommunestyret får informasjon om viktige forhold som kan gjøre budsjettet usikkert. Det er likevel en del skjønn som ligger til grunn for vurdering av behovet for budsjettkorrigering. En kan derfor se at det vil variere en del fra kommune til kommune. Økonomisjef Per Olav Eide opplyser at ledelsen følger tett opp utvikling i lønnskostnadene for enhetene. Utgifter til lønn utgjør største delen av budsjettet. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (5 PS 13/16 OPPFØLGINGSLISTE Det gjøres følgende endringer i oppfølgingslisten: Refusjon sykepenger Revisjonens rapport 2. halvår 2015 omtaler en uavklart fordring på refusjon sykepenger fra 2013 på kr 777 824 som må undersøkes nærmere for eventuelle tap, dvs. om fordringen er reel. Kontrollutvalget ønsker informasjon fra administrasjonen om eventuelle tap, samt orientering om rutiner for refusjon sykepenger og hvilket arbeid som blir gjort for å undersøke uavklarte fordringer. 10.05.16: Økonomisjef og rådmann orienterte utvalget jf. OS 12/16. Kontrollutvalget ønsker en ny orientering om 1 år. Eldreomsorg i Gjemnes kommune (Ny sak) I kommunebarometeret skårer Gjemnes jevnt bra, men når det gjelder eldreomsorg kommer Gjemnes kommune på 403 plass. Dette er dårligst i regionen, ned 47 plasser fra året før. Side 5 av 7
Administrasjonen ble i KU-møte 09.05.16, sak 14/16 Eventuelt, spurt om orientering/vurdering om deres syn på tallene. Rådmannen vil analysere tallene nærmere, men sier at det kan se ut som at det at pasientene på sykehjemmet ikke har eget bad slår dårlig ut. Utvalget vil få tilsendt informasjon om metoden som er brukt for å komme frem til skår i Kommunebarometeret. Etter at utvalget har fått sett på bakgrunnen for tallene, vil de vurdere om dette er noe de ønsker å følge opp nærmere. Til dette møtet var det lagt opp til orientering fra administrasjonen til følgende sak: Refusjon sykepenger Rådmann Birgit Eliassen og økonomisjef Per Olav Eide orienterte utvalget. Utvalget gjennomgikk sakene i oppfølgingslisten. Det ble fremmet forslag om å føre en ny sak på oppfølgingslisten: Eldreomsorg i Gjemnes kommune Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 Sekretariatets innstilling Følgende saker føres opp på oppfølgingslisten:.. PS 14/16 EVENTUELT Eldreomsorg i Gjemnes kommune Utvalgsmedlem Geir Berg viser til Romsdals Budstikkes presentasjon av tall fra Kommunebarometeret. I kommunebarometeret skårer Gjemnes jevnt bra, men når det gjelder eldreomsorg kommer Gjemnes kommune på 403 plass. Dette er dårligst i regionen, ned 47 plasser fra året før. Berg viser til at det har vært nedskjæringer og innstramminger i drifta på mange felt i kommunen, men synes det er urovekkende dersom det har fått så dramatiske utslag for eldreomsorga. Berg etterspør om det er mulig å få en orientering/vurdering fra administrasjonen om deres syn på tallene. Siden dette spørsmålet ble framlagt i møte, så hadde ikke administrasjonen fått forbered seg til å gi noe svar. Rådmann Birgit Eliassen sier at kommunen kommer veldig dårlig ut på at pasientene på sykehjemmet mangler eget bad. Dette vil ikke bedre seg før det nye sykehjemmet står klart. Det er også noen som bor på dobbeltrom, alene, men dette er blitt registret som at de deler rom. Rådmannen er ikke så veldig bekymret, men vil analysere tallene nærmere. Utvalget ønsker å få mer informasjon om hvilke faktorer som ligger bak den skåren som kommunen får. Økonomisjef Per Olav Eide oversender informasjon om metoden som er brukt for å komme frem til skår. Link til artikkelen blir sendt utvalgsmedlemmene sammen med møteprotokoll. Konklusjon Side 6 av 7
Kontrollutvalget ønsker å føre denne saken opp på oppfølgingslisten. Etter at utvalget har fått sett på bakgrunnen for tallene, vil de vurdere om dette er noe de ønsker å følge opp nærmere. Møtetidspunkt for kontrollutvalgsmøte 15. juni 2016 Utvalget konkluderte med at kontrollutvalgsmøte 15.6.2016 starter kl. 1200, for å ha nok tid til orientering fra flyktningkonsulent. HMS og Internkontroll Utvalgsleder tok opp ønske om å få mer informasjon om kommunens system for HMS og internkontrollsystem. Utvalget drøftet innspillet og stikkord for hva utvalget ønsker å få orientering om. Konklusjon Utvalget konkluderte med at de ønsker å be rådmannen om en orientering i møte 14.9.2016: Hvordan er HMS og internkontrollarbeidet i kommunen organisert? Hvordan blir avvik håndtert? Øyvind Gjøen Kristine Måløy Geir Berg leder nestleder Kari Roset Holten Erik Aspen Bakke Jane Anita Aspen sekretær Side 7 av 7