REGLER FOR INTERNHUSLEIE VED UIO

REGLER FOR INTERNHUSLEIE VED UIO Gjeldende fra 1. Januar 2009 I. Innholdsfortegnelse 1. BAKGRUNN FOR ENDRING AV HUSLEIEORDNING... 2 2. PRINSIPPER FOR FORDELING AV BUDSJETTET FOR 2009 VED OVERGANG TIL NY ORDNING... 3 3. RUTINER FOR NY ORDNING FOR INTERNHUSLEIE... 4 A. GENERELT... 4 B. HVA SOM OMFATTES AV INTERNHUSLEIEORDNINGEN... 5 1. Generelle arealer... 5 2. Studentarealer... 5 3. Andre fellesarealer... 5 4. Lokaler til ekstern finansiert virksomhet... 5 5. Forholdet til SiO og fristasjon... 5 C. INNGÅELSE AV NYE LEIEFORHOLD... 6 D. ANSVAR I LEIEFORHOLD INNGÅTT ETTER 1.1.2009... 6 E. OPPSIGELSE... 7 F. FREMLEIE... 7 G. OVERORDNET AREALPLANLEGGING VED UIO... 8 H. NØDVENDIGE FLYTTINGER GRUNNET UTENFORLIGGENDE FORHOLD... 8 I. LEIEPRISER... 9 J. LEIEBETALING... 9 K. ØNSKER OM OPPGRADERING / REHABILITERING I AREALER.... 10 L. HVA INTERNHUSLEIEN DEKKER... 10 M. ØVRIGE KOSTNADER SOM KAN TENKES KNYTTET TIL HUSLEIE... 10 N. HUSLEIEKONTRAKTER... 10

Eier:, UiO Dokument nr: Side: Side av: 2 10 1. Bakgrunn for endring av husleieordning Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet påla universitetene og de store vitenskapelige høgskolene å innføre en ordning med intern husleie fra 1.1.2000. Etter myndighetenes oppfatning var den ordning som gjaldt tidligere, der arealer ble stilt gratis til rådighet for fakulteter/enheter, uforenlig med en fornuftig arealdisponering. I sitt møte den 7.9.1999 behandlet kollegiet ved UiO spørsmålet om hvilket omfang og innretning denne ordningen skulle ha ved UiO. Kollegiet fattet vedtak om å iverksette en prøveordning i 2000 basert på at det enkelte fakultet/enhet fikk i tillegg til sitt vanlige budsjett tildelt et beløp som svarte til de årlige driftskostnadene ved det arealet de disponerte. Følgende tre priskategorier ble brukt i 2000: 170 kr per kvm for kjeller/lager, kr 600 per kvm for kontorer og kr 900 per år for laboratorier. I begynnelsen av hvert tertial ble internhusleien fra det enkelte fakultet/enhet automatisk overført til. Ordningen hadde således ingen reell effekt for verken EA eller enhetene. Ordningen skulle evalueres etter et år. Saken ble på nytt behandlet i kollegiets møte den 12. desember 2000, og kollegiet fattet vedtak om å fortsette forsøksordningen. I hovedtrekk har ordningen vært uendret til 2008. en la 20. desember 2005 frem et forslag til Universitetsstyret om å la internhusleien få direkte økonomiske følger for de enheter som endret areal. Hovedtrekk i forslaget var at enheter som sa opp areal kunne beholde leiemidlene til andre formål, mens enheter som ønsket mer areal måtte finansiere dette selv, uten kompensasjon fra UiO sentralt. Universitetsstyret tok ikke stiling til dette, men ba om at saken ble utsatt til det var laget en overordnet masterplan for alle UiOs arealer. Denne planen ble vedtatt av Universitetsstyret høsten 2007, og internhusleie ble igjen behandlet i universitetsstyret 17.6.2008, som en del av sak om ny finansieringsmodell. Universitetsstyret vedtok da en ny ordning hvor det skal være et tydelig skille mellom hvorledes enhetene tilføres midler for nødvendige arealer og hvorledes enhetene velger å bruke de tildelte midlene. Enhetene vil betale for de arealene de faktisk disponerer uavhengig av hvordan virksomheten er finansiert. Vedtaket lyder som følger; 1. Universitetsstyret slutter seg til hovedprinsippene om arealdisponering/-kostnader. Hovedprinsipper: Hvis enhetene beholder dagens lokaler og pris på arealene holdes stabilt, vil det ikke medføre noen økonomisk konsekvens for enhetene Hvis enhetene reduserer areal får de selv beholde den økonomiske gevinsten. Kostnadene på arealer opphører når andre enheter overtar arealene. Hvis enhetene ønsker å øke arealene, må enhetene selv dekke merkostnaden (unntak dersom det er større endringer institusjonelt vedtatt, som f. eks PO-bygget da må styret finansiere endringen). Alle endringer i studentarealer må godkjennes av universitetsdirektøren i hvert enkelt tilfelle og får ikke realøkonomisk effekt for enhetene. 2. en får fullmakt til å utforme de konkrete reglene innenfor rammen av føringer i dette notatet og hovedprinsippene over. Endringene vurderes etter to år. Videre har rektor i ettertid presisert følgende vedrørende vedtaket; Enheter (f. eks MED, KHM, USIT) som i dag selv betaler enkelte eksterne leieforhold kompenseres ikke for dette ved etableringen av internhusleieordningen i tråd med styrets vedtak om at innføringen ikke skal ha økonomiske konsekvenser. Dette medfører at arealer enhetene selv har betalt for tidligere ikke kompenseres i ny ordning. Dersom vi skulle kompensert arealene ville det medført en økonomisk effekt for både museet og de andre enhetene som måtte finansiert dette.

Eier:, UiO Dokument nr: Side: Side av: 3 10 2. Prinsipper for fordeling av budsjettet for 2009 ved overgang til ny ordning I forbindelse med fordelingen for 2009 har en fastsatt følgende prinsipper basert på Universitetsstyret vedtak; 1. Ekstern husleie/eksterne lokaler Når det gjelder ekstern husleie skal etablerte ordninger inngå som del av den ordinære husleieberegningen, dvs som en solidarisk fordeling mellom alle enheter. I den grad det fra 1.1.2009 er behov for å etablere nye eksterne leieforhold, må enhetene selv ta ansvar for de økonomiske konsekvensene av avtalene (unntak ved styrevedtatte større endringer). Alle avtaler, også betalingen, skal administreres av. 2. Elementer i beregning av husleien Følgende elementer skal inngå i beregning av intern husleie: s driftsramme, inklusive midler til normalt vedlikehold (opprettholdelse av dagens standard) i henhold til dagens etablerte nivå på 70 mill. kroner. s administrasjonskostnader (inkl. lønnskostnader) Kostnader knyttet til porto og trykking (ca. 30-35 mill. kroner) som tidligere har vært holdt utenfor internhusleieordningen, holdes fortsatt utenfor beregning av husleien. 3. Håndtering av investeringer og ekstraordinære satsinger s investeringsramme (per i dag om lag 75 mill. kroner) inngår ikke i husleieordningen, men tildeles som øremerkede midler og knyttes opp mot en prosjektoversikt som vedtas av universitetsstyret. a) Det er store og voksende behov for en ekstraordinær satsing på bygningsmassen de kommende år. Dette kan skje enten gjennom økt investerings- og eller driftsramme innenfor det ordinære statstilskuddet, forhåndsdisponeringer eller øremerkede ekstrabevilgninger over statsbudsjettet. En slik ekstraordinær bevilgning må vedtas av styret og skal ikke tas med i husleieberegningen. b) Universitetet i Oslo får betydelige øremerkede midler over statsbudsjettet. For tiden er det øremerkede midler knyttet til IFI 2, Domus Medica og A-hus. Disse midlene skal ikke tas med i husleieberegningen. 4. Håndtering av forhåndsdisponeringer har i dag tillatelse til forhåndsdisponeringer for å gjennomføre rehabilitering av bygningsmassen. Pr 2008 har universitetsstyret gitt aksept for forhåndsdisponeringer til dette på i alt 172,5 mill. kroner. Det er forutsatt at midlene tilbakebetales med 50 mill. kroner i året. Forhåndsdisponeringer skal ikke inngå i beregning av husleien. GRUPPE FOR VIRKSOMHETS- OG ØKONOMISTYRING vurderer for øvrig å samle alle vedtatte forhåndsdisponeringer sentralt. Dette vil i så fall innebære at får bevilgning til å dekke alle vedtatte prosjekter, mens man sentralt samler alle forhåndsdisponeringer og underskuddsbudsjetterer. En slik løsning vil gi en bedre oversikt og lette oppfølgingen for og andre avdelinger dette måtte berøre.

Eier:, UiO Dokument nr: Side: Side av: 3. Rutiner for ny ordning for internhusleie A. Generelt Hensikten med å innføre en reell internhusleieordning har vært todelt; 4 10 A. Skape insentiver for alle enheter til å bidra til kontinuerlig forbedringer og effektivisering av arealutnyttelsen ved UiO. B. Sørge for at alle enheter som har behov for å øke sin aktivitet og/eller arealbruk, i sitt planarbeid hensyn tar reelle infrastrukturkostnader dette medfører for UiO. Ved utarbeidelse av de praktiske rutiner og regler er det lagt spesielt vekt på følgende to momenter; 1. Innføringen skal ikke ha økonomiske konsekvenser for enheter som ikke endrer areal, og skal derved medføre minst mulig endringer. 2. I tråd med pkt. 1, skal bruk, drift og håndtering av arealer og arealspørsmål i størst mulig grad følge tidligere praksis. Både punkt 1 og 2 legger føringer på at det ikke er mulig å gjennomføre endringer i prisnivået ved overgang til ny ordning. Dette betyr at prisnivået vil være helt frikoblet fra markedspriser i Oslo, og derved vil også forventning til kvalitet og service knyttet til arealene måtte følge tidligere praksis ved UiO og det blir således ikke aktuelt med omlegging til mer kommersielt baserte regler. Tildelte midler til enhetene for internhusleie fryses fra 1.1.2009 og dagens arealfordeling legges til grunn ved fastsetting av tildelingen. På denne bakgrunn gjelder fra 1.1.2009 reglene i dette dokumentet.

Eier:, UiO Dokument nr: Side: Side av: 5 10 B. Hva som omfattes av internhusleieordningen 1. Generelle arealer Alle arealer som disponeres av enhetene skal inngå i internhusleieordningen, men de eksterne leiekontrakter enhetene selv finansierte før 1.1.2009 skal enheten selv fortsette å dekke fra egen ramme i tillegg til den tildeling som fremkommer på frystidspunktet. Universitetet v/ea har gode og oppdaterte oversikter over alle arealer som universitetet disponerer, hvilke enheter som er bruker av arealene og hvilke type arealer som disponeres. 2. Studentarealer Som studentarealer regnes auditorier, seminarrom, lesesaler og sosiale studentarealer. Enhetene står ansvarlig for de fleste studentarealer. Bare et fåtall administreres direkte av EA. I hovedsak er ansvar for auditorier, seminarrom og andre undervisningsrom som ligger i egne etasjer i fakultetenes bygninger lagt til fakultetene, mens ansvar for undervisningsrom som ligger i tilknytning til en grunnenhets kontorarealer ligger til grunnenheten. I tråd med Universitetsstyrets forutsetninger er det ikke gjort noen endring av dette forholdet i den nye ordningen. Det betyr at fakultetene fortsatt står ansvarlig for AV-utstyr i disse lokalene og at TA som tidligere kan medregne disse lokalene ved avholdelse av seminarer og lignende. Dette kan forsvares ut fra at leien enhetene betaler ligger langt under markedsleie og at UiO er avhengig av å se disse arealene under ett for å ha tilstrekkelig kapasitet på denne type arealer og for å ha mulighet til i det hele tatt å avholde større seminarer og konferanser. Studentarealer skiller seg fra andre arealer som f eks kontorer, ved at de har mange brukere og kan ha brukere fra flere fakulteter. Alle studentarealer er i utgangspunktet et felles gode for alle universitetets enheter. Spørsmål om eventuell bruksendringer av denne type arealer må derfor fremmes fra enheten til, og slik endring må godkjennes av en i hvert enkelt tilfelle. Det er fortsatt fakultetene som er ansvarlig for at det stilles arealer til disposisjon for fagutvalg og studentsosial virksomhet. 3. Andre fellesarealer Fellesarealer utover studentarealer omfatter i hovedsak møterom og vrimlearealer. Ny ordning opprettholder tidligere praksis hvor dette er vedtatt som felles ressurser ved UiO. Alle undervisnings- og møterom skal som før, uten unntak, ligge i FinnRom. 4. Lokaler til ekstern finansiert virksomhet Alle eksterne prosjekter skal i utgangspunktet være fullfinansiert (dvs. inkludert kostnader til infrastruktur som arealer, IT mv). Dersom oppdragsgiver dekker alle kostnadene ved et prosjekt, vil enheten få et dekningsbidrag fra prosjektet som også skal dekke arealkostnader til prosjektet. Dersom oppdragsgivere ikke dekker alle kostnadene ved prosjektet, vil enhetene måtte gå inn med et eget bidrag i prosjektet. 5. Forholdet til SiO og fristasjon I 2009 legges det ikke opp til noen endring i forhold til fristasjonsprinsippet for SiO. Det vil på sikt være naturlig å gå over til en reell internhusleieordning hvor også SiO får tildelt midler til å leie det de har som fristasjonsarealer. På den måten vil også SiO få insentiver til å bidra til kontinuerlig forbedringer og effektivisering av arealutnyttelsen ved UiO, noe de i dag ikke har.

Eier:, UiO Dokument nr: Side: Side av: 6 10 C. Inngåelse av nye leieforhold Behov for økt areal fremmes fra enheten til. EA kan være behjelpelig med å søke etter lokaler, men også vurdering av ombygging i eksisterende lokaler som et alternativ der det er mulig. Dersom enheten konkluderer med at den trenger nye lokaler må man vurdere om det er hensiktsmessige ledige eller mulig ledige arealer i UiOs bygningsmasse allerede. Hvis det er tilfellet skal man primært leie disse til gjeldende priser. inngår alle leieavtaler på vegne av universitetsdirektøren. Enheter kan ikke selv inngå leieavtaler med eksterne utleiere. Enhetene inngår leieavtale med. Den enhet som utløser et leiebehov, må dekke de faktiske kostnader ved innleie. Dersom ekstern innleie blir løsningen må enheten dekke alle kostnader, både engangskostnader og faste kostnader etter regning. Dette omfatter for eksempel husleie, felles kostnader til gårdeier, felles kostnader til EA for postombæring, renhold, energi, innvendig vedlikehold mv., engangskostnader til møbler, flytting, kabling IT og telefon, adgangskontrollanlegg med mer. (Listen er ikke uttømmende). Som en konsekvens av dette vil enheten etter en slik opprettelse av et leieforhold stå som eier av både inventar og utstyr i lokalene. Dette kan skille seg fra eierforhold i eksisterende leieforhold fra før 1.1.2009 der UIO v/ea kan være eier av hele eller deler av utstyr og inventar. Enheten vil i de påfølgende år bli belastet de årlige kostnader til husleie til gårdeier samt påslag for fellestjenester i bygget og i tillegg kommer felleskostnader til som bl.a. skal dekke postombæring, renhold, energi, vedlikehold osv. Det er et absolutt krav at nye lokaler skal tilfredsstille UIO standard hva gjelder sikkerhet, IT og andre praktiske formål. EA er behjelpelig med å avklare dette i hvert enkelt tilfelle. D. Ansvar i leieforhold inngått etter 1.1.2009 skal være den formelle kontraktspart med alle eksterne gårdeiere og må således følge opp UiOs ansvar som leietager. Siden EA ikke tilføres ytterligere ressurser ved ønske fra enhetene om inngåelse av nye leiekontrakter, må dog den enkelte enhet selv regne med å stå som økonomisk ansvarlig for skader som skulle oppstå i de leide lokalene. Dersom en enhet som har leid inn eksternt areal etter 1.1.2009 avbryter leieforholdet eller ønsker å gjøre det, vil enhetene måtte dekke samtlige av de forpliktelser og kostnader dette måtte påføre UiO v/ea inntil arealene kan sies opp, frigis og tømmes på raskest mulig måte.

Eier:, UiO Dokument nr: Side: Side av: 7 10 E. Oppsigelse Enheter kan si opp arealer og dermed frigjøre midler de får beholde, og som kan benyttes til andre formål. Frigjøring av midler skjer først når andre enheter ved UiO tar de samme arealene i bruk. Enheter som ønsker å si opp arealer tar kontakt med for en gjennomgang av arealene. Generelt bør lokaler som vurderes oppsagt tilfredsstille følgende krav for lettere å kunne benyttes av andre enheter: Lokalene utgjør et sammenhengende område. Lokalene har en viss størrelse, normalt minst 400 kvm. Lokalene har god tilgjengelighet med mulighet for etablering av egen inngang med låste dører En enhet som sier opp areal vil få beholde sin tildeling for arealene, men slutter først å betale leie for de oppsagte arealene når de tas i bruk av en annen enhet. Dette forhindrer at blir sittende med store uforutsigbare kostnader til tomgangsleie. Det vil være lettere å finne nye brukere til areal hvor det ikke er nødvendig med totalrehabilitering eller ombygging før de kan tas i bruk. Eventuelle rehabiliteringer eller ombygginger vil måtte prioriteres på normal måte, og må avklares i hvert enkelt tilfelle. Det kan imidlertid være andre brukere som er interessert i å oppruste arealene for å få tilgang til dem. Når et areal er sagt opp og andre har tatt arealet i bruk, vil justere internhusleien for enheten ned. Dette vil ikke påvirke enhetenes tildeling. F. Fremleie Enheter har hatt anledning til å leie ut arealer til interne og eksterne enheter etter godkjenning. I forhold til eksterne må det ligge en faglig samarbeidsavtale til grunn for leieforholdet. Inntektene fra utleie tilfaller den enheten som leier ut. Slik utleie forekommer i et beskjedent omfang. Det vil fortsatt være mulig for enheten å fremleie mindre areal til viktige eksterne samarbeidspartnere som man har særlig nytteeffekt av å være samlokalisert med. Det vil ikke være anledning til fremleie til interne enheter ved UiO. Fremleien skal i hvert enkelt tilfelle godkjennes av Eiendomsdirektørenen. Eget skjema for dette finnes hos EA. I løpet av 2009 må også alle gamle fremleieforhold registreres på nytt på hvert sitt skjema for å få oversikt over gamle avtaler. For hvert fremleie forhold skal det inngås egen kontrakt mellom leietager og enheten, denne skal spesifisere hvilke rom fremleien gjelder. Kontraktsmal finnes hos EA. Kopi av avtalen skal sendes EA. Det er ikke aktuelt med fremleie på kommersiell basis. Prisen det fremleies til skal være den samme som enheten betaler for de aktuelle arealer. Det presiseres at dette bare vil bli godkjent i svært begrenset omfang og bare er aktuelt når det foreligger synergieffekter i løsningen. Dette kan for eksempel være i forbindelse med helt spesielle faglige tidsskrift eller utøvelse av praksis i UiOs bygningsmasse.

Eier:, UiO Dokument nr: Side: Side av: 8 10 G. Overordnet arealplanlegging ved UiO Internhusleieordningen må ikke forhindre at det kan drives en samlet sentral overordnet arealplanlegging og romkabal til UiOs beste. Dette vil blant annet si at en kan si opp leieavtaler med enhetene dersom det er ønskelig å flytte fagmiljøer for å få en bedre utnyttelse av universitetets arealer eller slik at en kan si opp eksterne leiekontrakter. Det kan være flere årsaker til flyttinger: Universitetsledelsen vil effektivisere bygningsmassen f.eks. gjennom overflytting fra gammel til ny bygningsmasse. Flytting for å samlokalisere enheter Flytting som følge av vekst i grunnmiljøene. Nye bygg. Strategiske flyttinger eller satsinger Omfattende rehabiliteringer og ombygginger En flytting vil normalt være oppsigelse av en leiekontrakt og inngåelse av ny kontrakt for nye arealer. Når universitetsdirektøren tar initiativ til flyttinger som dette, vil husleiemidlene for de arealer som fraflyttes trekkes inn, samtidig som det tildeles midler til dekning av husleien for de nye arealene. Øker enhetens areal som følge av overordnet planlegging vil enheten bli kompensert for dette. Ved omfattende rehabiliteringer og ombygginger vil enhetene ikke få beholde midlene dersom arbeidene medfører at enheten midlertidig eller permanent får disponere mindre arealer. Dersom enhetene selv ønsker å melde inn arealbehov, bruksendring eller oppsigelser av areal, som er så omfattende at den enkelte enhet vil søke ekstra tildelinger eller endring av enhetenes ramme, må disse innspillene inngå som en del av den ordinære årlige budsjettprosessen ved UiO. H. Nødvendige flyttinger grunnet utenforliggende forhold Noen forhold som ligger utenfor UiOs kontroll kan medføre at enheter må flytte fra eksterne leieforhold. Dette kan for eksempel være et leieforhold som blir oppsagt av en ekstern gårdeier, eller en leiekostnad som stiger til uoverkommelig nivå. I slike tilfeller vil det bli et klart skille av hvem som må dekke kostnader avhengig av når leiekontrakten ble inngått. Dersom den eksterne leiekontrakten for de opprinnelige arealene var inngått før 1.1.2009 og inngikk i internhusleieordningen på normal måte før denne dato må UiO sentralt dekke alle kostnader for en flytting og reetablering, men dersom kontrakten er inngått etter enhetenes ønsker i henhold til den nye ordningen etter 1.1.2009, vil enheten måtte dekke samtlige omkostninger selv, som ved inngåelse av en helt ny avtale.

Eier:, UiO Dokument nr: Side: Side av: 9 10 I. Leiepriser For leieforhold fra før 1.1.2009 opereres med tre priser på arealer: kontorer, laboratorier og kjeller/lager. Prisene er gjennomsnittspriser og ikke knyttet til bestemte arealer. Det skilles ikke mellom leide og eide arealer og heller ikke på kvaliteten på arealene. Prisforholdet mellom kontor-, laboratorie- og kjeller/lagerareal er fastsatt generelt og gjenspeiler derfor ikke kostnadene ved ulike type arealer. I utgangspunktet opereres med en kvadratmeterpris for kontorarealer. Laboratoriearealer (inklusive alle spesialrom og våtrom) belastes med samme kvadratmeterpris multiplisert med en faktor 1,55 og for kjeller/lagerarealer multipliseres med en faktor 0,32. Størrelsen på internhusleien som belastes fakulteter og enheter saksbehandles av GRUPPE FOR VIRKSOMHETS- OG ØKONOMISTYRING og besluttes av universitetsstyret i den ordinære budsjettbehandling. EA kan ikke justere prisene på egenhånd. Kostnadsbudsjettet og de registrerte arealer ved hver enhet (fordelt på de tre arealkategoriene, jf. over) er utgangspunktet for beregningen. Prisene fastsettes for et helt år og endres ikke i løpet av året. Vesentlige endringer i faktiske kostnader, for eksempel kraftig økning i energikostnadene eller andre kostnader knyttet til bygningsdriften, blir dermed ikke automatisk belastet enhetene det aktuelle året. I leiemarkedet er det normalt at man betaler et leiebeløp pr m2. En leiekontrakt omhandler de konkrete arealer man disponerer alene, samt et påslag på et antall m2 for andel av felles arealer i bygningen, for eksempel vestibyler og trapperom. I tillegg vil man normalt bli fakturert en felleskostnad til gårdeier eller forvaltningsselskap for snøbrøyting, lys og varme i fellesarealer, renhold i fellesarealer mv. Dette avregnes normalt etter faktisk forbruk. For leieforhold inngått av UiO hos eksterne gårdeiere etter 1.1.2009 vil enhetene som har initiert leieforholdet selv måtte dekke alle de reelle kostnader leieforholdet påfører UiO, uavhengig av arealkategori eller kvalitet. Dette gjelder både ordinær husleie med eventuelle reguleringer og felleskostnader til gårdeier. I tillegg vil enheten belastes felleskostnader til EA som skal dekke de fellestjenester EA koordinerer for de aktuelle arealer. J. Leiebetaling All leie i løpende leieforhold belastes ved intern overføring en gang pr måned, men er beregnet pr år. Kun ved inngåelse av nye leieforhold eller oppsigelser vil man avregne for deler av året. Maksimalt en gang pr måned. belaster den samlede internhusleie på fakulteter og tilsvarende enheter. Viderefordeling av belastning og eventuelt tildeling til institutter og andre grunnenheter gjøres av fakultetene. kan bidra med detaljerte oversikter over hvilke arealer som er registrert på grunnenhetene dersom det er ønskelig. Fakultetene har ansvar for å melde inn endringer i areal samlet til innen den 15. september hvert år for riktig belastning av kostnader kommende år.

Eier:, UiO Dokument nr: Side: Side av: 10 10 K. Ønsker om oppgradering / rehabilitering i arealer. Oppgradering og ombygginger i arealer knyttet til egne eide bygninger eller leieforhold inngått før 1.1.2009 håndteres som tidligere etter prioritering fra UiO sentralt v/ea. Ønske om dette spilles inn i den årlige budsjettprosessen. Hvis enhetene selv ønsker å betale for oppgraderinger kan EA avhengig av kapasitet være behjelpelig med gjennomføring. I eksterne leieforhold initiert av enhetene etter 1.1.2009 vil kostnadene for oppgradering / rehabilitering eller andre bygningsmessige arbeider måtte dekkes av enheten som er leietager i arealene. Dette har sin forklaring i at investeringer er holdt utenfor husleieordningen. EA får ikke økt sin tildeling til investeringer selv om enheter initierer nye eksterne leiekontrakter og EA kan således heller ikke påta seg denne type ansvar i arealer utover porteføljen pr 1.1.2009. Dette betyr at alle ønsker om større ombygginger, rehabilitering og oppgradering i lokaler innleid etter 1.1.2009 må fremmes til EA, og at EA avhengig av kapasitet er behjelpelig med gjennomføring av prosjektene for enhetenes regning. Dette gjelder ikke daglig drift av lokalene og innvendig vedlikehold, det vil dekkes av de felleskostnader EA fakturerer enhetene, også for nye arealer. For klare grenseoppganger her henvises til kontraktene mellom enhetene og EA. EA har som i tidligere ordning ansvaret for å vurdere eventuelle behov for innvendig vedlikehold. Av hensyn til de årlige prioriteringsprosesser må enhetene spille inn eventuelle ønsker og behov innen 15.mai for det påfølgende budsjettår. L. Hva internhusleien dekker Som et overordnet prinsipp skal internhusleien dekke følgende kostnader i egne bygninger og leieforhold inngått før 1.1.2009: 1. Renhold 2. Renovasjon 3. Energi 4. Vakthold 5. Indre vedlikehold 6. Lønns- og administrasjonskostnader til EA 7. Leie av lokaler 8. Festeavgifter 9. Offentlige avgifter inklusive vannavgift 10. Forvaltning, drift og ettersyn av bygningsmassen 11. Drift, vedlikehold og oppgraderinger av parkanlegget 12. Ytre vedlikehold og oppgraderinger/rehabilitering av bygningsmassen etter sentrale prioriteringer For eksterne leiekontrakter inngått etter 1.1.2009 vil felleskostnader som betales til EA kun dekke punktene 1-6. Punkt 7-12 er uaktuelt eller forutsettes dekket gjennom husleie, felleskostnader eller annen innbetaling til gårdeier og som viderefaktureres enheten direkte. For mer detaljert oversikt over kostnadsdeling henvises til kontraktene mellom enhetene og EA. M. Øvrige kostnader som kan tenkes knyttet til husleie Over tid kan det være hensiktsmessig å skille ut spesielle kostnader som f. eks renhold, vannforbruk og energi og fakturere dette etter faktisk forbruk til den enkelte enhet. Det legges ikke opp til et slikt system i 2009. N. Husleiekontrakter Det skal utarbeides nye husleiekontrakter med ajourførte arealoversikter mellom enhetene på fakultetsnivå og. Disse skal omhandle leie, drift, vedlikehold og servicenivå. Det tas sikte på å inngå nye kontrakter i løpet av 2009.