Arrangør hefte Heftet tilhører:
INNHOLD INNLEDNING 3 OVERSIKT 4 SJEKKLISTE 5 ORGANISERING 6 MARKEDSFØRING 7 TEKNIKK OG LOKALE 8 EVALUERE 10 TILLEGG: TIPS TIL EGNE PROSJEKT 11 2
INNLEDNING Dette heftet er for deg som vil være elevarrangør. Som elevarrangør er du med på å gjøre en viktig jobb på din egen skole. Samtidig vil du få erfaringer du vil ha bruk for senere i livet, som for eksempel på idrettsarrangementer, UKM, festivaler og i fremtidig jobbsammenheng. Når din skole får besøk av ulike utøvere fra Den kulturelle skolesekken vil det utgjøre en stor forskjell for dem om de blir møtt av godt forberedte arrangører. I dette heftet finner du mer informasjon om hva det vil si å være elevarrangør. Du vil lære hva som gjøres før, under og etter et arrangement. Lykke til med arrangementene! Hilsen fra Den kulturelle skolesekken i Troms 3
OVERSIKT Den kulturelle skolesekken forkortes DKS. Dette er en nasjonal satsing der kultur- og opplæringssektoren samarbeider om å medvirke til at elever i skolen får oppleve, kan gjøre seg kjent med og utvikle forståelse for profesjonelle kunst og kulturuttrykk av alle slag. Det betyr at alle grunnskoler i hele Norge får besøk av forskjellige utøvere som har laget ulike opplegg/forestillinger, de blir kalt produksjoner. De ulike utøverne reiser rundt med produksjonene på turneer. Dette står det mer om på nettsiden til Kultur i Troms: www.kulturitroms.no Her kan du også finn ut hvem som kommer på besøk på din skole. Alle opplysninger om hvem som kommer, hva de skal gjøre og hva som må forberedes finner du her. Alle skoler får flere besøk både før og etter jul. Fig. 1: Framsiden til Kultur i Troms 4
SJEKKLISTE FØR FORESTILLING ANSVARLIG FRIST OK? Gå inn på www.kulturitroms.no, finn oversikt over skolen din og hent praktisk info om aktuelt arrangement. Kontakt med utøver på mail/telefon for å gjøre avtaler 1 Markedsføring en - to uker før Informer i klasserom og på personalrom en dag eller to før forestilling Planlegg blending dersom det krever mye arbeid. (Mørklegge lokalet helt, dekke til alle vindu så det ikke slippes inn noe lys.) Avtal med bærehjelp om det trengs FORESTILLINGSDAGEN ANSVARLIG FRIST OK? Salen/lokalet er oppvarmet og rigget ihht. info fra nett. 2 Lokalet er blendet dersom det er beskrevet. Pass på at bærehjelp er på plass når de skal Ta imot artister/utøvere til avtalt tidspunkt Sett frem vann/kaffe/te, eventuelt snacks til utøvere/tekniker Slå av skoleklokka under forestilling Slippe inn og plassere publikum i salen etter avtale med utøver Introdusere artister om de ønsker det Takke for forestillingen om det passer ETTER FORESTILLING ANSVARLIG FRIST OK? Bærehjelp hjelper til med nedrigging 3 Takke utøverne før de drar videre Rydde lokalet Fylle ut evalueringsskjema 5
ORGANISERING En skole får mange forskjellige besøk i løpet av et år og det er derfor lurt å planlegge på høsten, like etter at skolen har startet. Hvis man lager en eller flere arrangørgrupper blir det lettere å holde oversikt. Et arrangørteam har ofte ulike roller som leder, sekretær, teknisk ansvarlig og markedsføringsansvarlig osv. De ulike rollene for hvert arrangement kan gå på rundgang. Det er den voksne (kulturkontakt, eller rektor) som leder denne gruppen, og som har ansvar for å få en slik arrangørgruppe i gang med arbeidet. Hver skole som deltar på arrangørkurs vil få en arrangørperm som skal stå på skolen. Det er kulturkontakten/rektor som passer på denne permen. Arrangørpermen kan elever som kommer etter dere også ha glede av. Informasjon om arrangementene som kommer og hva utøverne trenger står på nettsiden til Kultur i Troms: www.kulturitroms.no I arrangørpermen vil det ligge en del maler. Maler er tabeller/oppsett/oversikter der man kan skrive inn opplysninger. Nedenfor er noen eksempler, men hver skole kan lage maler og systemer som passer for akkurat dere, og måten dere ønsker å jobbe på. Eks. 1. Møteplan, kan være nyttig når man planlegger høstens arbeid: NAVN PÅ ARRANGØRGRUPPE: HVEM NÅR TEMA ANSVARLIG Eks. 2. Besøk høsten 2014, viktig å vite datoer og tidspunkt DATO PRODUKSJON ANKOMST START KLASSE(R) UTØVERINFO ANSVARLIG 6
MARKEDSFØRING Å markedsføre betyr at man reklamerer, snakker/skriver om noe som skal skje, eller noe man ønsker å selge. Det kan også hete PR. Når din skole får besøk er det lurt at publikum er forberedt. Da er det viktig at arrangørgruppen har markedsført dette på forhånd. Markedsføring kan gjøres på flere måter: plakater, flyers, radio/tv, nettsider, e-post, banner, stunts, jungeltelegrafen, tekstmeldinger, sosiale medier(facebook,twitter, Instagram, Snapchat, YouTube). Hver arrangørgruppe må finne ut hvordan man vil markedsføre aktiviteter på sin skole. Eksempel på en PR-oversikt: PRODUKSJON/DATO MARKEDSFØRING FRISTER ANSVARLIG Musikk på tvers 21.11.12 Plakater Info i klasserom/personalrom Ukeplaner til u-trinn 2 uker før 2 dager før 1 uke før Nina lager plakat Alle går rundt i klassene Kontaktlærere Dukketeaterverksted 01.01.13 Plakater Info i klasserom/personalrom Ukeplaner til s-trinn 2 uker før 2 dager før 1 uke før Nina lager plakat Alle går rundt i klassene Kontaktlærere Det er også mulig at man etter gjennomføring lager en reportasje om hvordan det har vært. Man kan ta bilder av både publikum og utøvere, eventuelt intervjue dem. PS! Man må alltid spørre på forhånd om man bruker bilder av enkelt personer. Dette kan være en fin måte å inspirere alle på skolen til neste gang man får besøk. Kanskje kan man også lage en avtale med lokalavisa om å få levere stoff til avisa. 7
TEKNIKK OG LOKALE Skolekonserter og forestillinger er ofte i gymsalen, aulaen eller i klasserommet. Både dere og utøverne må gjøre det beste ut av det rommet dere har. For de kreative finnes det mange måter å dekorere en gymsal eller aula på, som gjør opplevelsen litt ekstra spesiell for både utøvere og publikum. Huskeliste Er lokalet reservert med nok tid? Kommer skoleklokka til å ringe midt i arrangementet? Er det nok sceneplass til innslaget? Er det nok stoler? Trenger innslaget at vinduene dekkes til (blendig)? Er det på plass? Er det nok strømuttak og skjøteledninger slik at artistene lett får det de trenger? Er det nok bærehjelp som er på plass når utøverne kommer? Er det en vaktmester eller lærere til stede som kan hjelpe om noe skulle mangle? Er det åpne rømningsveier? Du finner alt om tekniske krav på nettsiden til den enkelte produksjon. Om det er noe dere ikke forstår, så ring turnélegger. Hvis noe ikke lar seg gjøre må man avtale det med utøverne. Her er et eksempel på praktisk informasjon om produksjonen Leadbelly : 8
Eksempel på teknisk oversikt: PRODUKSJON BEHOV (FRA NETT) NOTATER ANSVARLIG Leadbelly 4 bærehjelp: Eva, Aslak, Vaktmester 21.11 Line og Tor + Trine Dukketeaterverksted 1.11. Appelsiner og sitron 22.11. Trenger: Gymsal. Publikumsplassering: Vifteform: Amfi med matter, benker og stoler. Max publikum: 200 Oppriggstid: 40 min Nedriggstid: 40 min Strøm: 1 x 16 A Trenger: formingssal. Trenger å ordne til en time før start. Max publikumsantall: 220 Oppriggingstid: 45 Nedriggingstid: 40 Strøm: 2 uttak, 16 A Se konsertinformasjon for plantegning Planlegg fordeling av publikum, de minste fremst 3 elever til å sette utover utstyr og sette bordene i grupper. Ine, Live og Einar 5 elever før og etter: Anders, Oscar, Farhad, Isa og Magnus Kontaktlærer + Tom Vaktmester + Lars Det er svært viktig at man leser nøye igjennom den praktiske informasjonen om hvordan man skal gjøre klart til produksjon. Hvis man som arrangør er usikker på noe er det derfor lurt å ta kontakt i god tid på forhånd, slik at alt er klart til selve forestillingsdagen. 9
EVALUERE Evaluere betyr at man etter en produksjon snakker eller skriver om hvordan arrangementet har vært. Man beskriver både det som var bra og det som var mindre bra. Da må man tenke på forarbeid, gjennomføring og etterarbeid. Hensikten er at man neste gang kan gjøre det enda bedre. Det ligger et skjema i permen til dette. Alle elever oppfordres til å gi sine kommentarer på det de har opplevd. Dette gjør de enkelt på nettsiden, og det er ikke nødvendig med passord eller brukernavn. - Velg din skole øverst på www.kulturitroms.no - Velg den produksjonen du vil gi tilbakemelding på - Gå helt ned på siden å gi din kommentar Tusen takk! 10
TIPS EGNE PROSJEKT Et prosjekt betyr en kortvarig, eller langvarig aktivitet. Det kan være en enkel bursdagsfeiring, eller et flerårig byggeprosjekt. Hva er ditt drømmeprosjekt? Er det noe du alltid har hatt lyst til å gjøre? Konkretiser ideen og få den ned på papiret. Bygg opp ideen med en tittel, en undertittel, mål, målgrupper, innhold, fremdriftsplan og se på hva det vil koste å gjennomføre ideen. Tenk på hvem som kunne hjulpet deg og se på hvor mye tid du vil måtte bruke for å få ideen realisert. Hvilke økonomiske og sikkerhetsmessige risikoer er det? Test ideen din på omverden. Er det noe som fenger? Er det andre som allerede gjør det du har lyst til å gjøre? Hvis du vil lage en sommerfestival og det allerede finnes 5 sommerfestivaler i regionen din, er det kanskje greit å samarbeide med en av de som finnes for å få til din vri i deres allerede etablerte rammer. Når ideen er ferdig utviklet er det bare å begynne å finne ressurser for å kunne sette i gang. Om du vil skaffe finansiering bør du være ute i god tid slik at søknadene blir behandlet før du skal gjennomføre prosjektet. Hva kan dere søke støtte til og hvem kan dere søke om støtte: Det finnes støttemuligheter for: Ungdomsprosjekter Ulike produksjoner og prosjekter Utstyr Kurs Reisestøtte og utvekslingsprosjekter Hvis du er interessert i å lage et eget prosjekt og trenger penger, så kan du spørre i kommunen der du bor. Der er det flere som kan fortelle deg hvor det er mulig å søke om midler. Kanskje er det ikke så vanskelig som du tror! 11