Kontrollutvalget i Sandnes kommune Møteinnkalling Møtested: Formannskapssalen Dato: 18.10.2013 Tidspunkt: Kl. 8.30 Møtenr: 7-2013 Til behandling: Sak nr Sakstittel 38/13 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 39/13 Orientering fra administrasjonen 40/13 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten "Skole - kartlegging og oppfølging" 41/13 Oppfølging av selskapskontroll: Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS 42/13 Bestilling av mandat, forvaltningsrevisjonsprosjekter for levering i 2014 43/13 Evt. oppdatering/rullering av gjeldende Plan for forvaltningsrevisjon 44/13 Regnskapsoversikt pr. 31.07.13, kontrollutvalgets budsjettområde 45/13 Statusoversikt pr. oktober, bestilte prosjekter og kontroller Referatsaker/meldinger Periode: 06.09.2013-18.10.2013 Nr. Arkivsak Referatsakstittel 6/13 13/00092-9 Skatteinngang september 2013 Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51 33 65 90 evt.98806776 eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no. Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Sandnes, 10.10.2013 Sveinung Skjørestad Leder av kontrollutvalget Wencke S. Olsen Sekretariatet 1
38/13 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Arkivsak-dok. 13/00068-9 Arkivkode. 033 Saksbehandler. Wencke Sissel Olsen 1 Kontrollutvalget i Sandnes 18.10.2013 38/13 Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 6. september 2013 legges fram for endelig godkjenning, se vedlegg. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes godkjenner protokollen fra møtet den 3. september 2013. SANDNES, 10.10.2013 Wencke Sissel Olsen Daglig leder Vedlegg: Protokoll 2
39/13 Orientering fra administrasjonen Arkivsak-dok. 13/00254-3 Arkivkode. 047 Saksbehandler. Wencke Sissel Olsen 1 Kontrollutvalget i Sandnes 18.10.2013 39/13 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Bakgrunn: Sandnes kommune har ved en dom i Gulating Lagmannsrett og Jæren Tingrett tapt en sak vedr. fradragsrett for inngående merverdiavgift. Ettersom MVA og utbygningsavtaler er et stort område som kontrollutvalget definerer som høyrisiko, har et av kontrollutvalgets medlemmer i samarbeid med sekretariatet/kontrollutvalgsleder foreslått at kommuneadvokaten redegjør for denne dommen. Det gjelder bl.a. hvorfor Sandnes kommune tapte og hva som blir de økonomiske og praktiske konsekvensene for kommunen. Videre er det ønskelig å få opplyst fra rådmannen/kommuneadvokaten om hva som er gjort av omlegginger for at kommunen framover skal drive i overensstemmelse med MVA lovgivningen mv. Saksutredning: Sekretariatet har invitert kommuneadvokaten for å orientere om dommen. Vi har her fått tilbakemelding om at dette er en sak som kommuneadvokaten ikke har behandlet /prosedert. Kommuneadvokaten mener derfor at det er lite naturlig at kommuneadvokaten redegjør for denne saken da de ikke har hatt noen oppdrag for Sandnes kommune i den. Saken er så vidt kommuneadvokaten kjenner til håndtert av utbyggerne i overensstemmelse med resultatenheten i kommunen ved bruk av ekstern advokat. Rådmannen/representant for rådmannen er invitert for å orientere om hvilke konsekvenser dommen har for kommunen og hva som er gjort for å sikre at man driver i overensstemmelse med MVA-lovgivningen. Ved utsending av sakene har sekretariatet ikke fått tilbakemelding på om rådmannen har anledning til å møte. Om nødvendig kan saken måtte utsettes til møtet i november. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar rådmannens redegjørelse til orientering. SANDNES, 07.10.2013 Wencke Sissel Olsen Daglig leder 3
40/13 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten "Skole - kartlegging og oppfølging" Arkivsak-dok. 13/00117-17 Arkivkode. 217 Saksbehandler. Wencke Sissel Olsen 1 Kontrollutvalget i Sandnes 18.10.2013 40/13 Bakgrunn: Kontrollutvalget har iflg. forskrift om kontrollutvalg ansvar for å se til at bystyrets vedtak knyttet til behandling av gjennomført forvaltningsrevisjon følges opp av rådmannen. Bystyret i Sandnes fattet den 20.11.12 følgende vedtak: 1. Bystyret i Sandnes tar den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten skolen i Sandnes, kartlegging og oppfølging til etterretning. 2. Rapporten oversendes rådmannen for videre oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger. 3. Rådmannen gir tilbakemelding til bystyret via kontrollutvalget om oppfølging av bystyrets vedtak innen ca. 6 mnd. Saksutredning: Rapportens konklusjoner og anbefalinger var følgende: Revisor anbefaler kommunen å 1. Vurdere hva man kan gjøre for å redusere andelen svake lesere. En bør rette fokuset mot den tilpassede opplæringen og styrkingstiltakene som skolene setter inn i kjølvannet av kartleggingene. I den forbindelse tror vi det kan være nyttig med mer erfaringsutveksling på tvers av skolene, hvor også PP-tjenesten og kommunaldirektøren for Oppvekst skole er involvert. 2. Vurdere om kommunaldirektøren for Oppvekst skole bør ha en tettere oppfølging av de skolene som har mange elever under kritisk grense på de nasjonale kartleggingene. 3. Vurdere en sterkere prioritering av småskoletrinnet, slik at man skaper best mulig forutsetninger for tidlig innsats, i tråd med opplæringsloven. Rådmannen har i brev av 10.10.13 gitt tilbakemelding på hvordan rapporten er fulgt opp, se vedlegg. Kort oppsummert gir rådmannen følgende tilbakemelding: Kommunen har økt lærertettheten på småskoletrinnet. I tillegg økes skolenes kollektive kompetanse ved at kommunen har utviklet en helhetlig kompetanseutviklingsstrategi samt vektlagt styrking av lederkompetansen og de ansattes kompetanse innenfor lesing, regning og vurdering for læring. Sterkere prioritering av småskoletrinnet har ført til at statistikk nå viser at andelen elever som får spesialundervisning øker i småskolen, men reduseres på de høyere trinnene. Skolenes vedtatte lederutviklingsprogram legger også til rette for erfaringsutveksling mellom skoler og kompetanseutvikling gjennom ulike ledernettverk. Rådmannen følger også opp skolene systematisk gjennom årlige utviklingssamtaler, oppfølging av resultatvurderinger, ledersamtaler, månedlige rektormøter og arbeid i nettverk. 4
Kontrollutvalget kan be om ytterligere opplysninger dersom tilbakemeldingen ikke oppfattes som tilfredsstillende. Det er gitt tilbakemelding knyttet til rapportens anbefalinger. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar rådmannens tilbakemelding på oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Skole, kartlegging og oppfølging til orientering. Saken videresendes bystyret i Sandnes i tråd med bystyrets vedtak. SANDNES, 10.10.2013 Wencke Sissel Olsen Daglig leder Vedlegg: Brev av 10.-10.13 fra Sandnes kommune. 5
41/13 Oppfølging av selskapskontroll: Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivsak-dok. 13/00117-16 Arkivkode. 217 Saksbehandler. Per Kåre Vatland 1 Kontrollutvalget i Sandnes 18.10.2013 41/13 Bakgrunn Selskapskontrollen i Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS ble behandlet i kontrollutvalgene og kommunestyrene våren 2013. Det ble da fattet følgende vedtak pkt 2: Rapporten oversendes eierkommunene og selskapet. Selskapet ble bedt om å ta stilling til rapportens konklusjoner og anbefalinger. Kontrollutvalget følger opp anbefalingene i løpet av høsten 2013. Rapporten hadde anbefalinger til båe eierkommunene og selskapet. Men siden alle eierkommunene i løpet av 2013 og 2014 kommer til å gjennomføre kontroll av eierskapsforvaltningen i kommunen, ble det tilrådd at kontrollutvalgene i denne kontrollen bare skulle følge opp anbefalinger rettet selskapet: ANBEFALINGER TIL SELSKAPET: Styret bør utarbeide en styreinstruks. Styret bør foreta en årlig skriftlig egenvurdering. Styret bør registrere seg i KS sitt styrevervregister. Selskapet bør innhente et formelt skattefritak for sin virksomhet. Selskapet bør utarbeide et HMS-system. Selskapet bør vurdere valg av verneombud eller bruk av annen ordning. Selskapet bør påse at lovregler om offentlige anskaffelser følges for både vare- og tjenestekjøp. Saksutredning Selskapet har i epost 20.09.2013 med vedlagte referater fra styremøter 21.03.2013 og 27.08.2013, gitt tilbakemelding på hvordan selskapet har tenkt å følge opp anbefalingene i rapporten: Styreinstruks er vedtatt i styremøte 27.08.2013 Styre er registrert i styrevervregisteret Søknad om skattefritak er sendt. Selskapet har valgt verneombud og startet med å utarbeide HMS Selskapet ha r t o kont akter s om vi l bl i l yst ut i t råd m ed r egelverk f or of fentlige anskaffelser. meldingen fra selskapet dekker alle anbefalingene i rapporten. 6
FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar tilbakemeldingen fra selskapet, på oppfølging av selskapskontroll i Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS, til orientering. Saken oversendes til bystyret i Sandnes til orientering. SANDNES, 24.09.2013 Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Vedlegg: Oppfølging av selskapskontroll i Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS Referat styremøte IKA 210313 Referat styremøte IKA 270813 7
42/13 Bestilling av mandat, forvaltningsrevisjonsprosjekter for levering i 2014 Arkivsak-dok. 13/00306-1 Arkivkode. 217 Saksbehandler. Wencke Sissel Olsen 1 Kontrollutvalget i Sandnes 18.10.2013 42/13 Bakgrunn: Kontrollutvalget bør i løpet av høsten bestille forvaltningsrevisjonsprosjekter som en ønsker å gjennomføre i løpet av 2014. Forslag fra revisor til prosjektmandater kan da behandles på utvalgets gjenværende møter i 2013. Saksutredning: Ut fra gjeldende plan er følgende prioriterte prosjekter ennå ikke bestilt: Bemanning og rekruttering hvilke planer har kommunen, hva kan gjøres for å evt. forbedre disse? Klarer kommunen å skaffe nok fagpersonell (helse/skole/ teknisk). Hvilke tiltak settes inn der man ikke får kvalifisert personell. Vedlikehold av kommunale bygg oppfølging av tidligere rapport, spesielt rettet mot etterslepet/bevilgninger. (jfr. mulig straffeansvar i Bergen kommune). Økonomi. Stram økonomi Hvilke konsekvenser har dette for temaer som vedlikehold, tjenestetilbudet, kompetanseutvikling m.m.? Kontrollutvalget bestemte at man i tillegg vil prioritere blant disse prosjektene for den resterende del av perioden: Barnehage. Oppfølging av tidligere rapport, med temaer innefor kompetanse, gruppestørrelser o.l. Barnevern. Oppfølging av tidligere rapport med spesielt fokus på etterleving av lovmessige krav, tilgjengelige ressurser og utnytting av disse Boliger til HVPU-klienter. Avlasning/ avlstningstilbudet Har kommunen klare føringer på når man kan kreve bolig, og hvordan ligger man i så fall an? (oppfølging av tidl. rapport vedr. avlastning pluss boligsituasjonen) Energi- og økonomieffektivisering. Hvordan følges dette opp? Hvordan utnyttes bygningene når det gjelder drift, slik at de utnyttes best mulig? Vedlikeholdsetterslep. Energiøkonomisering hvordan blir bevilgede midler brukt, har de forutsatt effekt? Forsikringsområdet jfr. erfaringer fra brann i Jønningheia barnehage Egenassurandør et mulig reelt alternativ? Grøntområder/lekeplasser vedlikehold/forfall. IKT/kommunikasjonssystemer. Oppfølging av tidligere rapport med temaer som trygghet, effektivitet, organisering, utnytting av mulighetene Kommunale arkiver. Oppfyller kommunen lovmessige krav, bl.a. til sikring av arkivmateriale, sikker oppbevaring og tilgjengelighet? Bakgrunn i rapport fra Riksrevisjonen Kommunale foretak, med spesielt fokus på Sandnes Tomteselskap og Sandnes Havn Kontroll av utleieboliger. Lærlingeordningen. Spesielt innen skole og helse og omsorg. 8
Lovpålagte tjenester, I hvilken grad klarer kommunen å gi lovpålagte tjenester.. Oppfølging av tidligere plan. Spesielt rettet mot psykiatri og psykisk utviklingshemma Oppfølging av politiske vedtak: Effekt og nivå på dette arbeidet. Hvordan kan kommunen best rapportere til politisk nivå. Restanselister Servicenivå/servicekontor. Fokus på garantier, svake grupper, servicenivå innenfor spesielt utvalgte områder. Kontakt med innbyggerne, serviceerklæringer Tildeling av tjenester innfor helse og sosial. Saksbehandling, etterlevelse av regelverk, informasjon, klagebehandling m.m. Kontrollutvalget har også vedtatt i planen at en ønsker å ha et overordnet fokus på serviceerklæringer og brukerdialogen, og at dette skal implementeres i alle prosjekter der det er relevant. Dersom kontrollutvalget ser prosjekter som er nevnt her som er mer aktuelle, har utvalget også anledning til å fravike planen. Kontrollutvalget har budsjettmidler til ca. 5 årlige forvaltningsrevisjoner. Det er ennå usikkert om alle som er bestilt for levering i 2014 vil bli levert. Dersom noe står over til 2014 vil litt av budsjettet gå med til dette. Sekretariatet anbefaler at det i første omgang bestilles 2-4 prosjekter. Da vil man også ha midler tilgjengelige dersom det skulle dukke opp uforutsette saker som krever at kontrollutvalget involveres. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes ber om at revisor til neste møte legger fram utkast til prosjektmandat for gjennomføring av følgende forvaltningsrevisjoner i 2014: * * * * SANDNES, 07.10.2013 Wencke Sissel Olsen Daglig leder 9
10 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
43/13 Evt. oppdatering/rullering av gjeldende Plan for forvaltningsrevisjon Arkivsak-dok. 13/00306-2 Arkivkode. 217 Saksbehandler. Wencke Sissel Olsen 1 Kontrollutvalget i Sandnes 18.10.2013 43/13 Bakgrunn: Nåværende plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av bystyret i slutten av 2012. I den planen er det satt opp en del prioriterte prosjekter, samt laget en uprioritert oversikt over prosjekter for den resterende delen av perioden. Saksutredning. Hvilke prosjekter fra planen som ennå ikke er gjennomført går fram av saken ang. bestilling av nye prosjekter for 2014. Hva som anses vesentlig kan endre seg i løpet av en 4-års periode. Det kan derfor være gunstig å foreta en gjennomgang av planen midt i perioden, for å se om det er nødvendig med justeringer. Kontrollutvalget kan gjøre dette på flere måter: Utvalget kan be om nye innspill til planen etter samme modell som forrige gang; dvs. at administrasjonen kom med innspill i et møte i utvalget og man inviterer politiske ledere til et møte med kontrollutvalget forut for et bystyremøte Utvalget kan evt. be de samme aktørene om å komme med skriftlige innspill til ønskede endringer Kontrollutvalget kan selv foreta en justering av planen, og så sende den til uttale/evt videre til bystyret (oppdatert plan må uansett sendes bystyret) Kontrollutvalget er uansett også delegert myndighet til å fravike planen ved behov. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Stavanger ønsker å oppdatere/revidere gjeldende Plan for forvaltningsrevisjon ved å.. SANDNES, 07.10.2013 Wencke Sissel Olsen Daglig leder Vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon Overordnet analyse 11
44/13 Regnskapsoversikt pr. 31.07.13, kontrollutvalgets budsjettområde Arkivsak-dok. 13/00252-5 Arkivkode. Saksbehandler. Wencke Sissel Olsen 1 Kontrollutvalget i Sandnes 18.10.2013 44/13 Bakgrunn: Som en konsekvens av kontrollutvalgets ansvar for å legge fram årlige budsjettforslag for kontroll og tilsyn (egen sak) følger også ansvar for budsjettoppfølging overfor eget budsjett. Rapporten baserer seg på revisors tertialrapport pr. 31.07.13 (vedlegg) og sekretariatets regnskap pr. 31.07.2013. Saksutredning: Kommunen rapporter tertialvis, og 2. tertial er pr. 31.08. Revisor rapporterer imidlertid alltid i forbindelse med oversending av budsjettforslaget for kommende år, som er pr. 31.07. Regnskapsoversikten er derfor satt opp pr. denne datoen. Gjennomsnittlig forbruk pr. 31.07. ligger på ca. 58% av budsjettet. For revisor vil dette likevel variere i løpet av året, da noen perioder er mer arbeidsintensive enn andre. Sekretariatet fakturer et fast beløp i 3 terminer, og skal derfor ligge på normalforbruket i forhold til kontrollutvalgets budsjettforslag. Siden rapporteringstidspunktet er forskjøvet en mnd. satt opp mot tertialen, vil det ikke stemme helt denne gangen. Revisor har ifølge egen rapportering forbrukt ca. 52%, altså litt under gjennomsnittlig forbruk. Det er lite tatt i betraktning at mesteparten av regnskapsavslutningen ligger inne i dette tidsrommet. Sekretariatet har etter flere purringer ikke mottatt ny oversikt fra Sandnes kommune. Dersom den foreligger etter at sakene er sendt ut, vil en oppdatert oversikt bli ettersendt på e-post eller evt. lagt fram på møtet. På dette tidspunktet vil uansett oversikten fra selskapene (revisor og sekretariat) gi det riktigste bildet av forbruket innenfor kjøp av tjenester, da dette viser faktisk forbruk i perioden. Pr. i dag mangler som nevnt en oversikt over kontrollutvalgets utgifter. Samlet sett er det ingen signaler i regnskapet som tyder på at kontrollutvalgets budsjett for 2013 ikke skulle være tilstrekkelig. 12
FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar regnskapsrapporteringen for kontrollutvalgets budsjettområde pr. 31.07.13 til orientering. SANDNES, 01.10.2013 Wencke Sissel Olsen Daglig leder Vedlegg: Regnskapsoversikter 13
45/13 Statusoversikt pr. oktober, bestilte prosjekter og kontroller Arkivsak-dok. 13/00079-13 Arkivkode. 217 Saksbehandler. Wencke Sissel Olsen 1 Kontrollutvalget i Sandnes 18.10.2013 45/13 Bakgrunn: Oversikten skal være kontrollutvalgets verktøy for å følge saker som går over flere møter. Slike saker oppstår enten ved at kontrollutvalget bestiller en rapport fra revisor eller ved at kontrollutvalget finner at en sak som de mener krever videre oppfølging. Statusoversikten følger sakene fra de oppstår til de er sluttbehandlet og ferdig oppfulgt. Oversikten blir oppdatert til hvert møte. Saksutredning: Den første kolonnen viser oversikt over bestilte prosjekter som ennå ikke er levert. Neste kolonne viser oversikt over prosjekter som er behandlet i kontrollutvalget, men der bystyrets vedtak ennå ikke er fulgt opp. Den siste kolonnen viser saker som er ferdigbehandlet i inneværende periode, evt. ferdigbehandlet med ønske om ny gjennomgang på et senere tidspunkt. Til dette møtet foreligger tilbakemelding på oppfølging av rapporten ang. skole til behandling. Kontrollutvalget har utestående flere oppfølgingssaker som vi vil fortsette å purre på. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar statusrapporten pr. oktober 2013 til orientering. SANDNES, 10.10.2013 Wencke Sissel Olsen Daglig leder Vedlegg: Statusoversikt 14
Referat-/meldingssaker: 6/13 Skatteinngang september 2013 15