SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Tom Oddby Arkiv: C66 Arkivsaksnr.: 08/11772-29 Dato: * PRIVATARKIVARBEIDET I DRAMMEN KOMMUNE â INNSTILLING TIL BYSTYREKOMITE FOR BYUTVIKLING OG KULTUR: Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidet med privatarkiver utføres innenfor rammen av vedtatt budsjett. Som hovedregel stilles det krav om at eier av privatarkiver skal betale for arbeidet som kommunen gjør. Osmund Kaldheim rådmann á Kari Høyer kommunaldirektør
â PRIVATARKIVARBEIDET I DRAMMEN KOMMUNE Hensikten med saken Hensikten med saken er å orientere om kommunens arbeid med bevaring av privatarkiver fra Drammen, samt belyse økonomiske konsekvenser knyttet til bevaring av arkivmateriale som representerer en betydelig kulturhistorisk verdi for Drammen. Saksutredning Byarkivet ble etablert 1.1.2007, og er kommunens fagmyndighet på arkiv- og dokumenthåndtering. Byarkivets hovedoppgave er å bevare historiske arkiver, og det oppbevares nå ca. 4000 hyllemeter historiske arkiver fra tidsrommet ca. 1700 til i dag. Majoriteten av de historiske arkivene er knyttet til Drammen kommune (inkludert Skoger kommune som gikk inn i Drammen kommune i 1964), men en stadig større andel av arkivene er privatarkiver. Arkivene er uvurderlige kilder til Drammen by sin historie, og dokumenterer både juridiske, sosiale og økonomiske utviklingstrekk. Byarkivet har siden 2008 jobbet bevisst med bevaring av privatarkiver, for å skape et best mulig kildegrunnlag for å kunne forstå byens historie. De kommunale arkivene forteller bare en del av historien, og uten privatarkivene kan ettertidens forståelse av Drammen bli skjev og unyansert. Et privatarkiv er skapt i privat sektor, i all hovedsak i private bedrifter, i det frivillige organisasjonslivet og hos enkeltpersoner. I motsetning til offentlig virksomhet er ikke privat sektor forpliktet til å ha arkiv i samsvar med arkivloven, noe som gjør at det blir bevart langt færre privatarkiver enn det som er nødvendig for å kunne ha gode kilder til fullverdig kultur- og historieforståelse. Dette ble fastslått i ABM-skrift 40/2007, Til kildene kartlegging av regionale og lokale arkiv, der bevarte privatarkiver i norske arkivinstitusjoner ikke representerer en fullstendig samfunnsdokumentasjon. Viktige samfunnssektorer er svakt dokumentert (som f.eks. idrett), og det er store regionale forskjeller. Dette er merkbart i Drammen, der for eksempel svært få bedriftsarkiver er bevart, til tross for byens posisjon som en viktig handels- og trelastby. Fra 2003 har Riksarkivaren hatt det nasjonale koordinerende ansvaret for privatarkivarbeidet, og det er etablert et landsdekkende nettverk der en arkivinstitusjon i hvert fylke eller region har ansvaret for å følge opp dette. For Buskerud fylke er det Vestfoldarkivet (en del av Vestfoldmuseéne IKS) som er koordinerende instans. I den nylig fremlagte stortingsmeldingen om arkiv (Stortingsmelding nr. 7 for 2012-2013, lagt frem 9. november) blir det varslet en ny strategi for privatarkivarbeidet i Norge, men fortsatt på basis av frivillighet. Før byarkivet ble etablert, hadde Drammensbiblioteket tatt imot en del privatarkiver, som da ble oppbevart i bibliotekets magasiner, og som var en del av bibliotekets lokalsamlinger. Disse privatarkivene ble overført til byarkivet i 2008. I denne overføringen inngikk også bibliotekets samling av innbundne Buskerud- og Drammensaviser fra ca. 1850 og frem til 1970. Det finnes også enkelte privatarkiver i Drammens Museum, men på grunn av inngåtte avtaler mellom museet og giverne lar det seg ikke gjøre å overføre disse privatarkivene til byarkivet. Pr. 1.11.2012 har byarkivet ca. 100 privatarkiver, både bedriftsarkiver, organisasjonsarkiver og personarkiver. Særlig de siste to årene har interessen for privatarkivarbeidet økt, og kommunen har fått mange gode og positive medieoppslag knyttet til privatarkivprosjektene. Kommunens arbeid med privatarkivarbeidet er også lagt merke til hos Norsk Kulturråd, i Buskerud fylke og hos andre arkivinstitusjoner og arkivorganisasjoner. Det er naturlig at byarkivet bygger videre på det arbeidet som er gjort så langt, og at det lages en bevaringsplan for privatarkiver. Dette
kan gjøres i forbindelse med utarbeidelse av en arkivstrategi, som etter planen skal være klar i løpet av 2014. Arkivstrategien vil ta for seg arkivutfordringene i Drammen kommune frem til 2025. I en bevaringsplan vil det være viktig å ta for seg de samfunnssektorene i Drammen som så langt ikke er dokumentert, samt gjøre en vurdering av hvor viktig det er å bevare ulike typer privatarkiver. Det vil også være viktig å videreutvikle den kompetansen som allerede finnes om Triztan Vindtorn, som er et av kommunens største privatarkivprosjekter. Under vil dette og andre prosjekter presenteres nærmere. Personarkivet: Triztan Vindtorn Da Vindtorn døde i 2009, fikk Drammen kommune hans personarkiv, samt at musikeren Jørn Winnæs vederlagsfritt har digitalisert store mengder film- og lydopptak med Vindtorn som byarkivet har fått. Et spleiselag mellom Drammensbiblioteket og byarkivet muliggjorde engasjement av en litteraturviter til å ordne og registrere arkivet (ferdigstilt i 2011), som nå befinner seg i byarkivet. Drammen kommune har fått veldig mye positiv oppmerksomhet for dette arbeidet, både lokalt og nasjonalt. Prosjektet har resultert i flere utstillinger samt en permanent nettside for formidling av arkivet www.triztanvindtorn.no. Denne nettsiden skal videreutvikles i 2013. Organisasjonsarkivet: Strømsgodset idrettsforening I forbindelse med utgivelsen av SIF sin 100-årshistorie i 2007 tok klubben initiativet til å få samlet sitt eget historiske arkiv. Siden 2009 har byarkivet bistått med faglig veiledning, og samarbeidet har resultert i at klubbens historiske arkiv nå er ordnet, registrert og fullt ut digitalisert, med økonomisk støtte fra tilskuddsordninger i ABM-utvikling/Norsk kulturråd. Arkivet er oppbevart i byarkivet, og er det eneste idrettsarkivet i landet som er fullt ut digitalisert. Bedriftsarkivet: Osram AS Osrambygget på Brakerøya var i mange år et landemerke i byen, med Osram-skiltet som tronet på toppen av bygget. Med lampe- og lyspæreproduksjon tilbake til 1916 var det en langvarig industrihistorie som tok slutt da Osram AS la ned produksjonen i Drammen i 2008. Ved nedleggelsen tok byarkivet kontakt og fikk til en avtale om avlevering av privatarkivet. Med full økonomisk støtte fra bedriften ble arkivet ordnet og registrert, og befinner seg nå i byarkivet. Prosjekt multikulturelle arkiver Målet med prosjektet er å samle inn og ta vare på arkivmateriale fra Drammens mange organisasjoner, lag og foreninger med minoritetsetnisk forankring. Dette er en type arkivmateriale som er underrepresentert i offentlig arkiver generelt, og som er spesielt viktig å ta vare på i Drammen fordi man har Norges nest størst befolkning med innvandrerbakgrunn. Historien om den nyere innvandringen til Drammen må bevares fordi alle innbyggernes erfaringer og opplevelser er en viktig del av byens historie og hukommelse. Prosjektet startet 1.1.2010, og var et av mange tiltak som var knyttet opp til byjubileet. Finansiering har skjedd gjennom tilskudd fra byjubileumskomitéen samt prosjektstøtte fra Norsk Kulturråd. Prosjekt Robert Halvorsens byhistoriske filmer Tidligere kinosjef Robert Halvorsen filmet store og små begivenheter i Drammen fra 1946 og frem til 1980-tallet. Som et tiltak knyttet opp mot byjubileet har byarkivet i et samarbeid med Drammens Tidende, digitalisert filmmaterialet som Halvorsen etterlot seg. Filmene er tilgjengelig via byarkivets nettside, og som et filmhistorisk privatarkiv representerer de viktig byhistorie. Finansiering av tidligere og nåværende privatarkivprosjekter Med unntak av støtten fra byjubileumskomiteén har deler av privatarkivarbeidet vært finansiert via eksterne støtte- og finanisieringsordninger, først og fremst Norsk kulturråd (tidligere ABM
utvikling). Støtten fra byjubileumskomiteen var på 450.000 kroner, mens det totalt gjennom ABMutvikling/Norsk Kulturråd er bevilget ca. 350 000 kroner de siste tre årene. Det er allikevel slik at privatarkivarbeidet hovedsaklig er finansiert over eget budsjett, slik tilfellet var med Vindtornprosjektet. En del av kommunens nyeste privatarkiver er deponert (d.v.s at byarkivet ikke eier arkivet, men forvalter, tilgjengeliggjør og formidler det), og da faktureres det en årlig leie på 500 kroner pr. hyllemeter for leie av arkivplass. Ved inngåelse av nye avtaler om privatarkiver er økonomi alltid et tema som blir vurdert sammen med arkiveier. I en del tilfeller har arkiveier ikke mulighet til å finansiere arbeidet, med fare for at arkivet på sikt blir ødelagt eller kastet. Byarkivaren vurderer derfor fortløpende faren for at viktig kulturhistorisk materiale kan gå tapt hvis kommunen ikke tar ansvar for bevaring. Hvis det ikke er mulig å få ekstern finansiering eller støtte til bevaringsarbeidet, blir arbeidet gjort på dugnad og over tid, slik at viktige privatarkiver allikevel blir bevart. Et eksempel på utfordringen rundt bevaring og finansiering er arkivet etter Drammen Meieri, som er Norges nest eldste bymeieri, etablert i 1869. Dette arkivet lå hos Tine-konsernet i Oslo, og det ble gjort en henvendelse om å overføre det til Drammen. Kommunen satte da som krav at Tine måtte betale for arbeidet som måtte gjøres, noe Tine ikke var villig til. Byarkivaren vurderte da at det var en reell fare for at Tine ville kaste arkivet, og det ble derfor søkt om midler fra Norsk kulturråd. 65.000 kroner ble innvilget juni 2012, og meieriarkivet er nå straks ferdig ordnet og registrert. Økonomiske og administrative konsekvenser Arbeidet med privatarkivene innebærer i dag mellom 30 og 50 % av ett årsverk. For å videreføre arbeidet på en faglig god måte anslås det minimum en 50 % stilling på årsbasis (ca 0.3 millioner). Hvis støtteordningene i Norsk Kulturråd knyttet til privatarkiver fortsetter som før, er det muligheter for fortsatt prosjektbasert finansiering her, men dette er på langt nær nok til å opprettholde en 50 % stilling. Hvilke krav Norsk Kulturråd setter til prosjekter som får støtte kan endre seg, og det er generelt veldig mange arkivinstitusjoner som søker om penger. Krav om at eier av privatarkiver skal betale for bevaringsjobben opprettholdes, men det må gjøres en faglig vurdering knyttet til bevaring hvis eier ikke kan eller vil betale. Bevaring av privatarkiver forutsetter også skikkelige arkivlokaler. Kommunen gjorde en utvidelse av arkivlokalene i 2010 (arkivmagasin og lesesal for publikum på Gamle Kirkeplass 7), og det er planlagt ytterligere utvidelser i neste økonomiplanperiode. En slik utvidelse er nødvendig først og fremst for å ivareta kravet om bevaring av kommunens egne arkiver, slik dette er regulert i forskrift til arkivloven. Nye deponerte privatarkiver belastes en årlig leie på 500 kroner pr. hyllemeter. Rådmannens vurdering Bevaring av privatarkiver er viktig for å sikre en helhetlig samfunnsdokumentasjon, og for å sikre viktige kilder til forståelse av vår historie og kultur. Kommunen gjør et betydelig arbeid med å bevare privatarkiver med tilknytning til Drammen, og dette arbeidet bør fortsette. Rådmannen vil derfor legge til rette for at bevaring av privatarkiver vurderes ved årlig rullering av økonomiplan. Som en del av kultursatsningen i kommunen må privatarkivarbeidet innarbeides i sentrale plandokumenter, samt at det i arbeidet med en egen arkivstrategi for Drammen kommune må utarbeides bevaringsplan for privatarkivarbeidet. Rådmannen vil legge frem en egen sak om arkivstrategi i 2014.
Det legges til grunn at arbeidet med privatarkivet kan utføres innenfor rammen av eget virksomhetsbudsjett, samt at det som hovedregel stilles krav om at eier av privatarkiver skal betale for arbeidet som kommunen gjør. Vedlegg: á