Oppbygging av et kooperativ

Oppbygging av et kooperativ

Innhold 2 3 Grunnprinsippene 3 Slik er vi organisert 6 Innkjøp 6 Logistikk 6 Kommunikasjon 6 Arrangement 6 Kjøtt og meieri 6 Registreringssystem og medlemshåndtering 7 Kort om kommunikasjonen 7 Nettsiden 8 Bilder 8 Sosiale medier 8 Kooperativplakaten 9

for drift av samvirkeforetak etter modell fra Kooperativet SA. Kooperativet SA er et medlemseid og medlemsdrevet samvirke for direktesalg av lokale økologiske og biodynamiske produserte råvarer, med priser som gagner både bonden og medlemmene. Vi ønsker å bidra i utviklingen av et bærekraftig landbruks- og matsystem. Vi mener etableringen av Kooperativet er viktig i dette arbeidet, og for å styrke arbeidet mot dette målet er det vesentlig at flere etablerer kooperativer rundt om i landet. Kooperativet SA er veldig positive til nye initiativer som etableres etter samme modell og bidrar gjerne med hjelp i oppstartsfasen. For at et nytt initiativ kan bruke vårt varemerke og vår profil, stiller vi visse krav til gjennomføringen. Kravene er basert på våre ti grunnprinsipper, som er tilgjengelig på vår nettside www.kooperativet.no. Disse er listet opp nedenfor med kommentarer. Kommentarene som står med kursiv (Italic) er ufravikelige vilkår for bruk av vårt varemerke og profil, mens andre kommentarer er anbefalinger. Dersom dere ikke kan eller vil følge prinsippene og anbefalingene under, kan heller ikke Kooperativet SA sitt varemerke eller profil brukes i deres kooperativ. Nye kooperativer drevet etter modell fra Kooperativet SA skal følge våre grunnprinsipper for distribusjon og utvalg av matvarer. Grunnprinsippene Prinsipp 1 Maten skal være dyrket og produsert etter økologiske/biodynamiske prinsipper. Alle varene vi formidler er dyrket etter økologiske og/ eller biodynamiske prinsipper. Det innebærer alle dyrkningsformer som ikke utpiner jorden eller øker mengden av kunstige kjemikalier, kunstgjødsel eller sprøytemidler i vår jord og vårt miljø. Dyrkningsformene vi støtter bygger på ønsket om et sunt og bærekraftig landbruk, friskt vann, biologisk mangfold og dyrevelferd. Alle varer som omsettes må være økologisk eller biodynamisk produsert. Dette er definert ved at varene er godkjent «Debio» eller «Demeter» som beskrevet her: http://www.debio.no/merkeregler/. Bønder som produserer etter slike prinsipper, men ikke har godkjenning fordi de er i en omleggingsprosess, kan kun være aktuelle unntaksvis. I særlige tilfelle kan det søkes oss i styret i Kooperativet SA om godkjennelse av unntak. Grunnlaget for søknaden må da være saklig begrunnet og utførlig dokumentert. Prinsipp 2 Maten skal være dyrket så lokalt som praktisk mulig. Avstanden fra jord til bord har avgjørende betydning for matvarens friskhet, smak og ernæringsmessig verdi. Jo kortere avstand mellom hvor grønnsaker dyrkes og hvor de spises, desto større er den miljømessige gevinst. Ved å støtte lokal produksjon av matvarer støtter vi også bevaring av kunnskap og kultur som er særegen for produksjon av matvarer i vårt lokale klima. 3

Grunnprinsippene - fortsatt Med «lokalt» mener vi at ved ellers like produkter, skal den geografisk nærmeste leverandøren prioriteres. Å benytte lokale produsenter skal prioriteres fremfor pris. Det kan tenkes at noen av de lokale bøndene som ønsker å levere produserer så lite at de ikke har nok av hver vare til å dekke alle bestillinger. I slike tilfeller anbefaler vi likevel et samarbeid, og situasjonen kan håndteres ved å kjøpe det de kan levere og erstatte produktet i de resterende posene med en annen vare. Prinsipp 3 Utvalget er sesongbasert. Vårt matvaretilbud bestemmes av årstidene. I sesongen er det god tilgang på ferske råvarer, mens utover vinteren vil det i stor grad være lagrede grønnsaker som er tilgjengelige. Da kan man også supplere med andre mer sesong-uavhengige varer som mel, egg, honning og urter. Hyppighet på utleveringer kan også tilpasses tilgangen på varer, og vi anbefaler å planlegge sammen med bøndene i god tid i forveien for å sikre forutsigbarhet for begge parter. Prinsipp 4 Vi støtter rettferdig og direkte handel. Mange bønder og matprodusenter blir hardt presset på pris og dermed på deres inntekt. Dette medfører negative sosiale og miljømessige konsekvenser både lokalt og globalt. Vi sikrer at det er færrest mulig ledd mellom Kooperativet SA og produsentene ved å skape direkte personlige kontakter. Det er vårt ansvar å sørge for at bøndene får en rettferdig pris for varene. Det betyr at målet ikke er at samvirket skal betale så lite som mulig, men betale en pris som speiler de faktiske kostnadene ved å produsere i tråd med våre prinsipper. Bonden bestemmer prisen på sin vare. Betalingen fra medlemmene for posene skal i sin helhet gå til bøndene. Eneste mulige unntak er eventuelt gebyr knyttet til betalingsløsningen. Prinsipp 5 Vi er miljøvennlige. Vi minsker vårt CO2-fotspor ved å bruke ressurser med omtanke; vi reduserer matsvinn, gjenbruker og bruker miljøvennlige materialer. En praksis for å håndtere overskuddsvarer og poser som ikke blir hentet må etableres, slik at ingen matvarer blir kastet. Bøndene bør oppfordres til å levere varene med så lite emballasje som mulig. Vi kommuniserer digitalt så mye som mulig for å unngå å printe ut på papir som blir kastet. Prinsipp 6 Vi formidler og fremmer kunnskap om matvarer og økologi/biodynamikk. Vi gjør Oslos borgere mer bevisste på hvordan matvarene de spiser når frem til deres middagsbord. Vi mener at økt kunnskap om bærekraftig matproduksjon i befolkningen ikke bare vil øke støtten til Oslo Kooperativ, men også føre til økt bevissthet til å ta riktige bærekraftige valg for framtiden. En viktig del er også å dele vår kunnskap om å drive Oslo Kooperativ for å 4

Grunnprinsippene - fortsatt inspirere andre byer og felleskap til å starte lignende initiativer. Prinsipp 7 Vi er økonomisk bærekraftige og uavhengige. For at Oslo Kooperativ skal ha de beste muligheter for å vokse og bli en del av en bærekraftig fremtid, må vi være i stand til å eksistere uten ekstern støtte. Vi blir dermed mindre sårbare for skiftende prioriteringer fra offentlige og private instanser. Dette betyr at vi alltid dekker våre driftsutgifter gjennom medlemskontingent, egne inntekter og frivillig arbeidskraft. Alle driftsutgifter skal dekkes gjennom andre inntekter enn direkte fra posesalg. For å fjerne risiko skal medlemmene bestille og betale poser først, og deretter når antall bestillinger er gjort kan varene bestilles fra bøndene. Utleveringslokalet bør være kostnadsfritt. Selv om det kan bli overskudd fra medlemskontingenten etter at poser og annet utstyr er betalt, vil et gratis lokale sikre at driften kan fortsette selv med færre medlemmer enn forventet. Prinsipp 8 Vi er transparente og fremmer tillit i alle produksjons- og distribusjonsledd. Vi er åpne og ærlige rundt alle våre finansielle transaksjoner og de valg vi gjør i forhold til vårt tilbud. Dette gjelder både i forhold til produsentene som leverer matvarer, alle medlemmer og til hvordan vi bruker vårt overskudd. Prinsipp 9 Vi er nære og tilgjengelige. Vi arbeider for at økologiske og biodynamiske matvarer ikke skal være en gourmetluksus, men en fast og naturlig del av vår hverdag. Derfor skal Oslo Kooperativ være nært og tilgjengelig for våre medlemmer også prismessig! Vi vil gjøre økologiske og biodynamiske landbruksvarer tilgjengelig til en rettferdig pris, for både medlemmer og bonden, og vil alltid prioritere kvalitet og bærekraftighet framfor pris. Prinsipp 10 Vi drives som et lokalt arbeidende fellesskap. Oslo Kooperativ skal inneholde og oppmuntre til mer enn bare å levere bærekraftige matvarer. Vi arbeider for at kooperativet skal være en plattform hvor medlemmene kan samarbeide om positive tiltak med utgangspunkt i sitt nærområde. En slik plattform kan gjøre det mulig for medlemmer å organisere seg rundt felles behov, mål og interesser og få det lokale nærområdet og fellesskapet til å blomstre. Alle medlemmer har rett og plikt til å bidra til driften etter egne forutsetninger. Alle utleveringer er basert på at medlemmene tar vakter hvor de pakker og deler ut poser til andre medlemmer. 5

Slik er vi organisert For å drive et kooperativ er det mange oppgaver som må gjøres, og det er viktig å definere en tydelig fordeling av arbeidsoppgavene. Som frivillig organisasjon blir det alltid en utfordring med kontinuiteten i arbeidet, så man vil måtte rekruttere mange flere personer enn man i utgangspunktet tror. En sentral del av arbeidet til initiativtakerne er dermed å finne de rette personene til å hjelpe med ansvaret for driften og legge til rette for at de ulike frivillige blir motiverte og interesserte i å gjøre en god jobb. I Oslo synes vi følgende organisering fungerer bra: Styret legger langsiktige planer og setter retningslinjer for de forskjellige deler av driften, i tillegg til å ha ansvar for det administrative arbeidet sammen med vår koordinator. Koordinatoren er med på å sikre kontinuiteten i Kooperativets arbeid, og er ansvarlig for oppgaver knyttet til Kooperativets daglige drift: medlemsoppfølging, regnskapsføring mm. I styret forsøker vi å ha representanter fra de forskjellige arbeidsgruppene, og styremedlemmene er også aktive i gruppene. Arbeidsgruppene har ansvar for de forskjellige deler av driften og drives selvstendig ut fra gitte retningslinjer. De rekrutterer selv sine frivillige ut fra behovet de måtte ha og er organisert i følgende grupper: pakking og utlevering av varer. De stiller med en eller flere personer som er ansvarlig for alt som skjer fra mottak av varer, til posene er levert ut, og håndterer problemer som måtte oppstå underveis. Utover det utføres pakking og utlevering av medlemmer. Kommunikasjon sørger for at riktig informasjon kommer ut til medlemmer og andre. De har ansvar for profilen utad, nettsiden, nyhetsbrev og tekstproduksjon. Arrangement planlegger og gjennomfører arrangementer av ulike slag, inkludert årsmøtet, julebord, gårdsbesøk og andre sosiale møter. Kjøtt og meieri har kontakt med leverandørene av kjøtt og meieriprodukter. Kjøtt- og meieriprodukter er matvarer som er lett bedervelig, og det er helt nødvendig å legge til rette for en ubrutt kjølekjede. I Oslo har vi, på grunn av liten tilgang til fryserom, kun utlevering av ferskt kjøtt som er pakket i isolerende esker. Temperaturen kontrolleres regelmessig under utlevering og det føres logg på dette. Vi har også utarbeidet en risikovurdering. Gode rutiner er nødvendig for å imøtekomme Mattilsynets regler for distribusjon av lettbedervelige matvarer. Dersom et nytt lokallag har tilgang til fryserom, kan selvsagt også fryst kjøtt være en mulighet. 6 Innkjøp har kontakten med bøndene og planlegger hver gang innholdet i ukens pose. De avtaler priser og har ansvar for at det er nok varer til å fylle posen. Logistikk har ansvaret for det praktiske rundt

Registreringssystem og medlemshåndtering For å gjennomføre alt dette er det mye informasjon å holde oversikt over. Vi bruker et medlemsregister kalt RegistrerMeg, hvor medlemmene både bestiller og betaler poser, betaler medlemskontingent og setter seg opp på frivillige vakter. Gjennom systemet kan vi også sende ut medlemsbrev til alle medlemmene og de kan melde seg på arrangementer. For å kunne dele informasjonen med alle de ulike i arbeidsgruppene som trenger den legger vi mye intern informasjon inn i google docs med følgende struktur: Vaktlister for pakke- og utleveringsansvarlige i logistikk gruppen. Varelister og priser for de forskjellige varene. Oversikt over bestillinger fra gang til gang, med informasjon om priser, antall, mengde og hvor det er bestilt fra. Oversikt over utleveringer fra gang til gang (antall, mengde, hvor det er bestilt fra, hvordan det blir levert og hvem som er ansvarlig for de forskjellige delene av bestilling/utlevering). Kontaktinformasjon til de forskjellige bøndene. Rapporter fra pakking/utlevering og eventuell annen informasjon knyttet til dette. Oppdaterte kontaktlister med alle som er i arbeidsgruppene til enhver tid. Kort om kommunikasjon i Kooperativet Kooperativets kommunikasjonsgruppe jobber med kommunikasjon ut fra denne enkle strategien, sett i sammenheng med Kooperativet-plakaten, som er en veileder for alt redaksjonelt innhold på Kooperativets nettsider. Kooperativet kommuniserer gjennom følgende kanaler: Nyhetsbrev hver tirsdag (til alle betalende medlemmer), nettsiden (åpen for alle), Facebook (til våre følgere) og Instagram (til våre følgere). Kommunikasjonen i Oslo kooperativ er bygget rundt en kjerne som er definert som POSEN. Hva er det medlemmene trenger å vite om posen? Hva kan innholdet i posen brukes til? Hvor kommer innholdet fra? Hva betyr posen for bøndene? Hva betyr posen for Kooperativet? Hva tenker medlemmene om posen? Noen holdepunkter: Kooperativet er en åpen og inkluderende organisasjon. Vårt budskap skal være positivt og lett å forstå, og leseren skal oppleve seg selv som en del av et fellesskap. Vi deler gjerne gode saker om mat, økologi og initiativer som støtter vår sak. Vi promoterer gjerne Kooperativet-bønder og deres arrangementer. Kooperativet er ikke en aggressiv aktør, men har 7

Kort om kommunikasjon i Kooperativet - fortsatt likevel en fremdrift og en retning. Vi skal ikke klage eller snakke stygt om andre, men derimot fremme det vi synes er bra og viktig i eget og andres arbeid for en mer bærekraftig fremtid. Kooperativet promoterer som hovedregel ikke andre kommersielle aktører selv om formålet er godt. Det blir for vanskelig å vite hvor vi skal sette grenser. Kooperativet er politisk, men ikke partipolitisk. Vi skal unngå å støte medlemmene våre, og vi holder oss derfor unna politiske tema som kan være betente eller å gå for dypt inn i én ideologi, det være seg helse eller miljø. Nettsiden Kooperativets nettside skal inneholde relevant informasjon både for medlemmer og for de som lurer på hvem vi er. Det meste av informasjonen er statisk, men vi publiserer med jevne mellomrom nettsaker om ting som skjer i Kooperativet, intervju med bønder eller medlemmer. Gjennom serien Bra bonde møter vi bønder som leverer grønnsaker til Kooperativet, hører deres historie og tanker om matproduksjon og om Kooperativet, og får gjerne tips til bruk av råvarene. I serien Møt et Kooperativet-medlem møter vi medlemmer med ulik alder, interesse, kjønn osv. som forteller hvorfor de er medlem i Kooperativet. Det er planlagt redesign av nettsiden slik at den får mindre bloggpreg. Bilder Vi ønsker å bygge oss opp et godt bildearkiv med bilder av våre bønder, gårder, medlemmer og ulike aktiviteter, i tillegg til bilder av varene. Disse bildene suppleres med illustrasjonsbilder fra bildebyrå. Bilder som brukes i kommunikasjonen til Oslo Kooperativ skal oppfylle disse krav: Uttrykke glede, energi, aktivitet, samhold Vise sunn natur og gode, fristende råvarer Bilder av mennesker skal være nære og med blikkontakt Dersom vi tar nærbilder av folk skal vi forsikre oss om at de samtykker til at bildet publiseres i Kooperativets kanaler Vi bruker en Dropbox-konto som bildebank. Facebook, Instagram og Snapchat, profil og mandat Alle i kommunikasjonsgruppa har mandat til å legge ut saker på vår Facebookside. Det kan være saker vi har skrevet selv eller aktiviteter Kooperativet har hatt, linker fra sider som har saklig innhold (som Biologisk-dynamisk Forening, Oikos - Økologisk Norge, Debio, Matmerk, Food Studio, Bondens marked og lignende), aktiviteter fra medlemmer, aktuelle nyhetssaker. Saker i media som omhandler økologi er fint. På Instagram skal bildene være av god kvalitet (de skal være fine!). Bildene skal være inspirerende og vise aktivitet i Kooperativet, råvarer eller temaer vi bryr oss om. Vi kan gjerne reposte andre medlemmers bilder, 8

Kort om kommunikasjon i Kooperativet - fortsatt med kreditering så klart. Bildene fra Instagram kan med fordel repostes på Facebook. Vi bruker gjerne disse hashtaggene: #kooperativet #oslokooperativ #kooperativetoslo #økologisk #kortreist #grønnsaker Kooperativplakaten 9 Oslo Kooperativ bruker Snapchat til å skape engasjement om Kooperativets aktiviteter, eksempelvis poseutdelinger, gårdsbesøk og kurs. Alle medlemmer i Kooperativets kommunikasjonsgruppe er autorisert til å publisere snap stories fra Kooperativets Snapchat-konto, og kan gi midlertidig autorisasjon til andre medlemmer og samarbeidspartnere. Bruken av Kooperativets Snapchatkonto skal være i tråd med Kooperativets retningslinjer og kommunikasjonsgruppas kommunikasjonsstrategi. HVA For å skape en inkluderende nettside må du huske på dette når du skal publisere tekst på Kooperativets nettside HVORFOR En god nettside skaper tillit Nettsiden er Kooperativets ansikt utad God kommunikasjon skaper godt omdømme D HVORDAN STRUKTUR Hva er målet med teksten? Hvor på nettsiden skal den plasseres? Er det andre tekster som må oppdateres nå? INNHOLD Hvem er avsender? Deg, Kooperativet eller noen andre? Hvem er mottakeren? Hva vet mottakeren fra før? ORDNIVÅ Kan ordene være tvetydige? Er alle begrepene godt forklart i teksten? Kan du putte inn relevante lenker?