UNINETT Fysisk infrastruktur fagdag UFS 121 Retningslinjer for prosjektering av UH-bygg, IKT- og AVinfrastruktur Stein Ottar Nygaard sony@cowi.no 1
Et bygg blir til Kjennetegn for byggeprosjekter i UH-sektoren Mangler egen byggekompetanse og er avhengig av andre (Statsbygg, entreprenører, konsulenter) Mangel på erfaring fra byggeprosesser kan medfører frustrasjon og passivisering Stort tidsspenn fra start til slutt kan medføre utskifting av personell med tap av historikk/kompetanse/erfaring Innleide IKT-rådgivere kan ha god generell kompetanse, men mangle innsikt om UH-sektoren IKT-systemer/behov 2
Byggets rolle Definisjon av byggest rolle/funksjon: Egen institusjon Andre institusjoner I samfunnet En eller flere brukerorganisasjoner Avklar hvilket sikkerhetsnivå IKT-installasjonene skal ha: Basis nivå: Tilknyttes eksisterende campusnett Normal nivå: Kritisk for egen institusjons virksomhet Nasjonal rolle: Kritisk for andre institusjoners funksjon Et byggs infrastruktur (IKT-rom, kabling, strømforsyning, kjøling etc.) må gjenspeile byggets rolle og krav til sikkerhetsnivå for IKT-installasjoner. 3
Utfordringer i et byggeprosjekt Ledelsen har uklar definisjon av byggets rolle Ulike interne faggrupper blir ikke engasjert eller engasjeres for sent IKT-rom, auditorier og undervisningsrom er teknisk kompliserte og stiller andre krav til byggs utforming, konstruksjon og infrastruktur enn øvrige rom i bygget I hvilken grad tar utførende hensyn til sektorens krav? Hva er styrende for utførelse: Krav til rasjonell produksjon, budsjett og fortjeneste Byggherrens forventning /beskrivelse Feil og mangler skyldes ofte at byggherren og utførende har ulike oppfatninger av hva som skal leveres. Årsaken: Mangelfulle spesifikasjoner. 4
Organisering Styringsgruppe: Forum for samarbeid og beslutning Byggherre: Ansvarlig for teknisk/økonomisk gjennomføring Brukere: Viktig premissgiver i planprosessen, overtakelse og idriftsetting Utførende: - Arkitekter - Rådgivere - Entreprenører Styringsgruppe - Kunnskapsdepartementet (Oppdragsgiver) - UH-institusjon - Forsynings- og administrasjonsdepartementet - Statsbygg Byggherre Statsbygg Utførende - Arkitekter - Rådgivere - Entreprenører Bruker UH-institusjon 5
Prosjektfaser Programmeringsfasen, IKT skal bidra: Definisjon av byggets innhold med budsjett på overordnet nivå. Utførende vil kunne være en institusjons ledelse med bistand fra ulike brukermiljøer og eksterne konsulenter. IKT-systemer omtales ofte i generelle vendinger. Brukerorienterte IKT-rom (serverrom, backuprom, datasaler, auditorium, datalab, IKT-lager etc.) må programmeres. IKT-rom som er en del av infrastrukturen behøver ikke å inngå programmeringsfasen. Skisseprosjekt, IKT skal bidra og kontrollere: Arbeidet utføres ofte av eksterne konsulenter. Mer detaljert enn programmeringsfasen og alternative løsninger utredes. Konkluderer med anbefalninger. IKT-personell må synliggjøre behov/funksjoner og hvilke standarder (UFSer) som skal legges til grunn, samt kontrollere/korrigere skisseprosjektet før godkjenning. 6
Prosjektfaser Forprosjekt, IKT skal kontrollere og eventuelt korrigere Arbeidet utføres av eksterne konsulenter Baserer seg på valg som er gjort i skisseprosjektet Ytterligere detaljering av løsning/funksjoner IKT-personell må påse at alle behov er ivaretatt og riktige standarder er lagt til grunn. Detaljeringsgrad vil kunne være så høy at en totalentreprenør vil kunne gjennomføre prosjektet uten tilleggsinformasjon. Dersom totalentreprisemodell velges vil IKT-personell få minimal påvirkning i detaljeringsfasen og produksjonsfasen. Detaljeringsprosjekt, IKT har liten innflytelse Arbeidet utføres av eksterne konsulenter eller entreprenør ved totalentreprise. Arbeidet består i å utarbeide anbudsunderlag for innhenting av anbud, samt evaluering og inngåelse av kontrakt IKT-personell bør forlange innsynsrett for å påse at krav i forprosjektet er ivaretatt, samt deltakelse i evaluering av anbud. 7
Prosjektfaser Produksjonsfase, IKT har liten innflytelse I byggefasen har IKT-personell liten eller ingen innflytelse Det er viktig at IKT-personell følger opp IKT-installasjoner, men kan være vanskelig å få til Overlevering, IKT skal kontrollere IKT-personell bør delta aktivt i uttesting av IKT-systemer Kontroller opp mot egne spesifikasjoner / UFSer Utarbeide mangellister og sett tidsfrister Mangel på kontroll og avdekking av feil kan medføre at institusjonen må utbedre mangler for egen regning 8
IKT-personells arbeidsinnsats i ulike prosjektfaser Overlevering Produksjon Detaljering Forprosjekt Skisseprosjekt Programering 9
Rådgiveres tidsforbruk Programmerin g 5 % Skisseprosjekt 5% Forprosjekt 20% Detaljprosjekt (Hovedprosjekt) 50% Oppfølging Produksjon 18% As build 2% 10
Anskaffelser I byggeprosjekter vil det kunne være mange ulike typer anskaffelser Kontrahering av rådgivergruppe Arkitekt, RIB, RIV, RIE IKT må stille kvalifikasjonskrav Kontrahering av entreprenør Flere entrepriser (mange entreprenører) som styres av byggherren eks.: bygg, VVS, elektro Totalentreprise, dvs. flere entreprenører konkurrerer om samlet leveranse. Vinneren behøver ikke innhente anbud for de ulike fag/systemer. Bruk av Uninett rammeavtaler Fordel, sikrer bruk av materiell med god / anerkjent kvalitet, samt at UH-sektoren har kompetanse Skal rammeavtaler benyttes må dette nedfelles i programmeringsfasen, skisseprosjekt og forprosjekt, samt i eventuelt konkurransedokument for totalentreprise Dersom utstyr som anskaffes via rammeavtaler skal tiltransporteres totalentreprenør må det påregnes tilleggsbetaling for administrasjon / risiko. 11
Bygningsdeler NS3451 Bygningsdeltabellen Fastlegger inndeling i bygningsdeler og installasjonsdeler for systematisering, klassifisering og koding av informasjon som omfatter de fysiske delene av bygningen Sorterer bygningsdeler inntil 4 nivåer NS 3451 BYGNINGSDELTABELL RÅDGIVER HOVEDDEL FAG NR 2 Bygning Arkitekt 2 Bygning RIB (Rådgivende Ingeniør Bygg) 3 VVS-installasjoner RIV (Rådgivende Ingeniør VVS) 4 Elkraft RIE (Rådgivende Ingeniør Elektro) 5 Tele og automatisering RIE (Rådgivende Ingeniør Elektro) 6 Andre installasjoner RIE, eventuelt flere 7 Utendørs Felles del 12
Erfaring fra UiA ved Bjørn Lindemann Vi har jo en variant som kanskje blir mer aktuelt i fremtiden med det berømmelige OPS. Privat aktør som bygger bygget og UiA som leier. Byggeprosessen er vesentlig forskjellig fra en prosess mot Statsbygg, mer utvikling etter scrummetoden. Vi var tidelig inne med å komme med føringer og vedlagt relevante UFS-dokumenter (prerelease) fordi vi hadde vært med på utviklingsarbeidet og kjente det. Dette ble lagt ved skisseprosjektet, men så tilsidesatt av byggherren. Siden har vi brukt tiden på å kjempe inn igjen hver eneste krav vi har fått aksept for, men som da har medført tillegg i prisen. Så, dersom en ikke kommer i gang allerede når ledelsen tenker å bygge nytt og er med på "kammerset" før ideen fødes og kontrakter skal utformes for hva som skal være inkludert i prisen, ser jeg ikke hvordan en kan unngå vårt scenario i en eller annen form. Når IKT bør sette inn støtet? "Gå ut hardt og så bare øker på videre til en er i mål" tror jeg er dekkende. Her nytter det ikke å sove i timene og gå utbesluttsomt å se på hverandre å lure på hvem som skal ta ansvar. Grip den og tvihold på den, men få en viss aksept for det. I alle fall hos IT-sjef som vi gjorde. Vi lagde en liten gruppe (4 personer) som understøttet UiA's byggeprosjektleder i el og IT-saker. Da hadde vi en viss innflytelse og vi avlastet prosjektleder (vinn-vinn). 13