Utvalg: Kontrollutvalget Dato: 15.09.2014 Møtested: Storstua, Tidspunkt: 13:00 Møteinnkalling Forfall meldes snarest på tlf. 62 46 46 00 til sekretariatet, som sørger for innkalling av vararepresentanter. Ved inhabilitet i enkeltsaker, må det meldes fra om dette til sekretariatet. Vararepresentanter møter kun etter særskilt innkalling. SAKSLISTE:
Saksnr Innhold Arkivsaksnr PS 14/18 Prosjektplan - Utbygging av fjernvarmeanlegg i 2012/111 Stor-Elvdal PS 14/19 Prosjektplan - Selskapskontroll SR-Produkter AS 2012/391 PS 14/20 Revisjonsstrategi for revisjonsåret 2014 2011/1102 PS 14/21 Vurdering av oppdragsansvarlig regnskapsrevisors 2011/918 uavhengighet - 2014 PS 14/22 Arbeid med "Overordnet analyse og Plan for 2014/828 forvaltningsrevisjon 2016-2019" PS 14/23 Statusrapport revisjon 1. tertial 2014 2014/682 PS 14/24 Ressursbruk 2015 i forhold til oppdragsavtalen med 2014/823 Hedmark Revisjon IKS PS 14/25 Budsjett for tilsyn og kontroll 2015 2014/823 PS 14/26 Eventuelt 15. september 2014 2014/20 PS 14/27 Reratsaker 15. september 2014 2014/21 Stor-Elvdal kommune, 04.09.2014 Kjell Øverby Utvalgets leder Kristin Moe Sekretær
Dato: 03.09.2014 Referanse: 2012/111-7943/2014 Arkiv: 216 Prosjektplan - Utbygging av fjernvarmeanlegg i Stor-Elvdal 14/18 Kontrollutvalget 15.09.2014 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Prosjektplan Sekretærens forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar prosjektplan «Utbygging av fjernvarmeanlegg i Stor-Elvdal» utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS til orientering, og bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt på bakgrunn av problemstillingene i prosjektplanen. Den gjennomføres innenfor en ramme på 225 timer Bakgrunn Kontrollutvalget skal i henhold kommuneloven 77 fjerde ledd at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon i kommunen. Kontrollutvalget i Stor-Elvdal kommune fattet den 8. mai 2014, sak 14/13, vedtak om at Hedmark Revisjon IKS skulle utarbeide en prosjektplan for gjennomføring av en forvaltningsrevisjon av utbyggingen av Fjernvarmeanlegget i Stor-Elvdal kommune. Vedtaket var som følger: Kontrollutvalget bestiller av Hedmark Revisjon IKS en prosjektplan for gjennomføring av en forvaltningsrevisjon av utbyggingen av Fjernvarmeanlegget i Stor-Elvdal kommune. Denne behandles i høstens første møte 15. september 2014. Vurdering Bygging av fjernvarmeanlegg ble vedtatt i kommunestyret i september 2009, og det var forutsatt at anlegget skulle være ferdig høsten 2010. Anslått kostnad på bygging av fyrsentral var på 11,25 millioner og fjernvarmenettet var kalkulert til 10 millioner. Det ble i saken vedtatt at det skulle utlyses konkurranse på levering av varme inn på fjernvarmenettet. Det initieres i saksutredningen at kommunen selv kan bygge fyrsentral dersom innkomne tilbud ikke er i tråd med kommunens kostnadskalkyler. Anslått kostnad på bygging av fyrsentral var på 11,25 millioner. Fjernvarmenettet var kalkulert til 10 millioner. Det vedtas i saken et låneopptak på inntil 8 000 000 for å dekke investeringen med etablering av fjernvarmenett, og et låneopptak på inntil 6 800 000 til å dekke investeringer med konvertering av kommunale bygg til vannbåren varme. Konvertering av kommunale bygg til vannbåren varme var kalkulert til 13,6 millioner hvorav 4,1 million skulle finansieres ved tilskudd fra ENOVA.
Formannskapet vedtok i 2010 å omdisponere 2,2 millioner fra midler til konvertering av Stor- Elvdal ungdomsskole til vannbåren varme til bygging av fjernvarmenett, for å dekke opp økte kostnader i forbindelse med utbyggingen. Årsaken til økte kostnader var at man skulle koble flere kunder inn på nettet. Det hadde også oppstått økte kostnader til drenering, legging av fortau/gangveier og etablering av gatelys langs deler av fjernvarmetraseen og kostnader til konsulentbistand for konkurranse på levering av varme inn på nettet. Prosjektet ble ytterligere tilført midler ved et låneopptak på 3 070 000,- i kommunestyrevedtak 11/56. Det er bokført utgifter på til sammen 15,9 millioner på ansvarskonto 6352 Fjernvarmenett (rørnett) og 1,4 millioner på ansvarskonto 6351 Fjernvarmenett (utvidelsesprosjekt) ved utgangen av 2013. Grunnen for at man ønsker å gjennomføre en forvaltningsrevisjon er at investeringsprosjektet er et vesentlig prosjekt for kommunen og at anlegget ikke fungerte slik det var ment når det stod ferdig. Kommunen har også hatt merutgifter for å få anlegget til å fungere som det skal. Formålet med undersøkelsen er å vurdere prosjektgjennomføringen for bygging av fjernvarmenett på Koppang, og kommunens oppfølging av avvik. Problemstillinger 1. Har kommunen hatt tilstrekkelig beslutningsgrunnlag for utbyggingsprosjektet (inkl. endringer underveis)? 2. Har prosjektadministrasjon og prosjektstyring for prosjektet vært tilfredsstillende? 3. Har kommunikasjonen med/oppfølging av leverandørene vært tilstrekkelig? 4. Har kommunen hatt en tilfredsstillende oppfølging av avvik/mangler ved anlegget? Revisjonskriterier skal begrunnes i/utledes av autoriative kilder innenfor det reviderte området. Autoriative kilder kan være lover, forskrifter, forarbeider, rettspraksis, politiske vedtak osv. Revisjonskriteriene utledes med utgangspunkt i problemstillingene og danner grunnlaget for hva de innsamlede data vurderes opp mot. Revisjonen vurderer dokumentstudier og intervjuer som mest relevant for denne revisjonen. Dokumentstudier kan i denne undersøkelsen være gjennomgang og vurdering av relevante dokumenter, f.eks. Lovverk på området Relevant faglitteratur Saker behandlet i formannskap og kommunestyre DIFI veileder for kontraktsoppfølging Interne retningslinjer i kommunen Nasjonale standarder for kvalitetsstyring, byggekontrakter etc. Ulike plan- og strategidokumenter i kommunen Dokumenter som vedrører anskaffelser til fjernvarmenettet Andre dokumenter vedrørende utbygging av fjernvarmenettet Flere typer dokumenter kan også komme til etter hvert i prosjektet. Det vil bli gjennomført intervjuer med nøkkelpersonell i prosjektorganisasjonen. Det kan også være aktuelt å intervjue nøkkelpersonell i kommuneadministrasjonen. Det tas høyde for til sammen 4 intervjuer i prosjektet.
Konklusjon Kontrollutvalget vil etter dagens møte bestille forvaltningsrevisjonsprosjekt «Utbygging av fjernvarmeanlegg i Stor-Elvdal» iht. nevnte problemstillinger.
Dato: 25.06.2014 Referanse: 2012/391-6039/2014 Arkiv: 027 Prosjektplan - Selskapskontroll SR-Produkter AS 14/19 Kontrollutvalget 15.09.2014 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Prosjektplan Sekretærens forslag til vedtak: Prosjektplan Selskapskontroll SR-Produkter AS tas til orientering. Kontrollutvalget bestiller av Hedmark Revisjon IKS en selskapskontroll innenfor en kostnadsramme på kr 36 000,-. Kostnadene deles likt mellom Stor-Elvdal og Rendalen kommune. Bakgrunn Kontrollutvalget i Stor-Elvdal vedtok i møte den 17.03.14, sak 14/8, å bestille prosjektplan for gjennomføring av en selskapskontroll i SR-Produkter AS. Dette er et samarbeide med kontrollutvalget i Rendalen kommune og kostnadene skal deles likt mellom kommunene. Formålet med selskapskontrollen er å besvare om kommunen har etablert eierstrategier for selskapet, om generalforsamlingen utøver sin myndighet i henhold til bestemmelser i aktuelle lover og forskrifter og om forvaltningen av selskapet er forsvarlig. Vurdering Aktuelle problemstillinger som kontrollutvalget har bedt om er: 1. Har Rendalen og Stor-Elvdal kommune etablert eierstrategi for SR-Produkter AS? 2. Utøver generalforsamlingen i SR-Produkter sin myndighet i hht. lover og regler? 3. Sørger styret i SR-Produkter AS for forsvarlig forvaltning av selskapet? Ved gjennomføring av selskapskontrollen vil det tas utgangspunkt i de problemstillingene som skal besvares. Videre vil NKRFs veileder for selskapskontroll benyttes der det er hensiktsmessig. Konklusjon Det tas sikte på å sluttføre arbeidet med selskapskontrollen senest innen 31.12.2014, med behandling i kontrollutvalgets første møte i 2015.
Dato: 22.08.2014 Referanse: 2011/1102-7481/2014 Arkiv: 210 Revisjonsstrategi for revisjonsåret 2014 14/20 Kontrollutvalget 15.09.2014 Sekretærens forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar revisjonens presentasjon av revisjonsplaner og risikovurderinger for revisjonsåret 2014 til orientering. Bakgrunn I henhold til Forskrift om kontrollutvalg er det kontrollutvalgets ansvar å påse at kommunen har en forsvarlig revisjon. Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskaper blir revidert på en betryggende måte. Utvalget skal holde seg orientert om revisjonsarbeidet å påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Hedmark Revisjon IKS vil presentere revisjonsplaner og risikovurderinger for kontrollutvalget i møte 15. september 2014.
Dato: 30.06.2014 Referanse: 2011/918-6234/2014 Arkiv: 216 Vurdering av oppdragsansvarlig regnskapsrevisors uavhengighet - 2014 14/21 Kontrollutvalget 15.09.2014 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Revisors egenvurdering Sekretærens til vedtak: Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet i revisjonsoppdraget for Stor-Elvdal kommune for revisjonsåret 2014 til orientering. Bakgrunn I følge Forskrift om revisjon 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til revisors uavhengighet og objektivitet finner vi i Kommuneloven 79 og 13 Forskrift om revisjon. Vurdering Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere men det er kun oppdragsansvarlig revisor som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. I Hedmark Revisjon IKS sine revisjonsplaner vil vurdering av uavhengigheten til hver enkelt revisor i kommunens revisjonsteam inngå som et eget punkt i revisjonsplanen. Oppdragsansvarlig revisors skriftlige egenvurdering skal ligge som et vedlegg til dette punktet. Konklusjon Av vedlagte egenvurdering framkommer ingen forhold som svekker revisors uavhengighet eller objektivitet i forhold til oppdraget i Stor-Elvdal kommune.
Dato: 15.08.2014 Referanse: 2014/828-7307/2014 Arkiv: 210 Arbeid med "Overordnet analyse og Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019" 14/22 Kontrollutvalget 15.09.2014 Sekretærens forslag til vedtak: Kontrollutvalget ønsker at Hedmark Revisjon IKS starter opp arbeidet med å lage en overordnet analyse for «Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019». Denne presenteres på kontrollutvalgets første møte i 2015. Bakgrunn Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon er hjemlet i forskrift om kontrollutvalg. I forskriftens 10 fremgår følgende: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Dette er viktig for at forvaltningsrevisjonsprosjektene skal ha høy nytteverdi for kommunen og for at begrensede ressurser blir brukt til å vurdere de rette områdene. Vurdering Når det konstitueres et nytt kontrollutvalg høsten 2015 bør det forrige kontrollutvalget ha tatt stilling til hvilke prosjekter en bør fokusere på i «Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019», da dette kan være vanskelig å ta stilling til for et nytt kontrollutvalg. Kontrollutvalget fremmer så sin innstilling overfor kommunestyret. Andre aktører som kan være aktuelle for utarbeidelse av overordnet analyse bortsett fra Hedmark Revisjon IKS er kontrollutvalgets sekretariat eller eksterne aktører. Det var Hedmark Revisjon IKS som utarbeidet denne i forrige periode og en har god erfaring med den.
Konklusjon Kontrollutvalget gir sin tilslutning til at Hedmark Revisjon IKS utarbeider en overordnet analyse for «Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019».
Dato: 25.06.2014 Referanse: 2014/682-6075/2014 Arkiv: 216 Statusrapport revisjon 1. tertial 2014 14/23 Kontrollutvalget 15.09.2014 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Statusrapport Sekretærens forslag til vedtak: Statusrapport revisjon for 1. tertial 2014 Stor-Elvdal kommune tas til orientering. Bakgrunn Av oppdragsavtale for 2014 fremgår det av punkt 4.5 Økonomirapportering at revisor skal rapportere til kontrollutvalget 1. og 2. tertial (30/4 og 31/8). Videre skal det avgis en årsrapport (31/12). I tillegg til økonomirapporteringen kommer egne faglige statusrapporter knyttet til planlegging/revisjonsstrategi, interimsrevisjon og årsavslutningsrevisjon når det gjelder regnskapsrevisjon. Det kommer statusrapporter under vegs når det gjelder arbeid med forvaltningsog selskapskontrollrapporter. Rapporteringen skal gjøres på samme nivå som oppdragsavtalen og oversendes kontrollutvalget senest en måned etter utløp av rapporteringsperioden. Tertialrapporteringene skal begrunne eventuelle vesentlige avvik mellom budsjett, og prognose. Vurdering Oppdragsavtalen 1-4 Revisjonsberetning for kommunens regnskap for 2013 er avlagt i 1. tertial. Den vesentligste delen av ressursbruken i forhold til revisjonsuttalelser tilskrives momskompensasjon og ressurskrevende tjenester. Oppdragsavtalen 5-7 Ingen prosjekter er igangsatt i 1. tertiale 2014. Kontrollutvalget bestilte i møte den 08.05.14 en prosjektplan knyttet til fjernvarmeanlegget. Det forventes å bruke inntil 25 timer på å utarbeide prosjektplanen.
Det er også vedtatt igangsatt en felles selskapskontroll med Rendalen kommune knyttet til SR- Produkter AS. Selskapskontrollen skal gjennomføres innenfor en ramme på totalt 50 timer, dette er hensyntatt i prognosekolonnen. Oppdragsavtalen 8 Medgått tid er innenfor det som er forutsatt i oppdragsavtalen. Det er brukt 3,25 timer på møtedeltakelse og 6,25 timer på forberedelser mm i 1. tertiale 2014. I tillegg er det medgått 24,75 timer på kjøring, kommunen belastes for dette gjennom timeprisen på kr 725. Konklusjon Rapportert tidsbruk anses å være innenfor det som er avtalt i oppdragsavtalen, det skulle derfor ikke være behov for oppfølging fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget må merke seg at det maksimalt er 85 timer til å gjennomføre forvaltningsrevisjon i 2014. Dette tilsvarer differansen mellom 650 timer totalt avtalt og det som fremkommer som 565 timer i prognosekolonnen. Forvaltningsrevisjonsprosjektet anbefales derfor igangsatt på slutten av året med videreføring og finansiering i 2015.
Dato: 26.08.2014 Referanse: 2014/823-7611/2014 Arkiv: 151 Ressursbruk 2015 i forhold til oppdragsavtalen med Hedmark Revisjon IKS 14/24 Kontrollutvalget 15.09.2014 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Oppdragsavtale - Hedmark Revisjon IKS 2 Vedlegg til oppdragsavtale Sekretærens forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner ressursbruk på 500 timer i oppdragsavtalens pkt. 3 i 2014. Kontrollutvalget godkjenner oppdragsavtalen med et ressursbruk på 500 timer jfr. punkt 3, linje 1-4 + 8. Tjenestene på linjene 5-7 utføres etter særskilt bestilling av kontrollutvalget. Bakgrunn Kommunen ivaretar sine lovpålagte revisjonstjenester ved deltakelse i selskapet Hedmark Revisjon IKS. Hedmark Revisjon IKS skal yte eierkommunene revisjon i egenregi til selvkost. Det skal inngås oppdragsavtaler mellom oppdragsgiver og selskapets daglige leder. Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget å inngå oppdragsavtale med selskapet. Kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS har felles mål at revisjonstjenestene skal være til konkurransedyktig pris og kvalitet. Hedmark Revisjon IKS har en uttalt strategi å være kompetent og kundeorientert. Oppdragsansvarlig revisor for både regnskaps- og forvaltningsrevisjon skal oppfylle kravene til utdanning og praksis. Revisjonsteamene skal ha tilfredsstillende kompetanse og være uavhengige. Utvalgets ansvar for tilsyn med revisjonen ivaretas gjennom oppfølging av oppdragsavtalen med vedlegg. Oppdragsavtalen med vedlegg fokuserer på kvalitet og kostnad. Med kvalitet menes blant annet revisors kvalifikasjoner og faglige utførelse, samt kommunikasjon mellom revisor og kontrollutvalg. Vurdering I avtalens pkt. 3 skal det avtales tjenester og timeforbruk. Hedmark Revisjon IKS har i forbindelse med sitt budsjett arbeide lagt til grunn 500 timer i Stor-Elvdal i 2015:
TJENESTE FORSLAG 2015 1. Revisjon av årsregnskapet 350 2. Attestasjon og revisjonsuttalelser 100 3. Revisjon av beboerregnskap 25 4. Veiledning og bistand 0 5. Bestilte mindre undersøkelser 0 6. Møter i kontrollutvalg og kom.styre 25 SUM 500 FORSLAG TIL RESSURSBRUK 2015 Elverum Engerdal Stor-Elvdal Trysil Åmot Revisjon av årsregnskapet 1050 250 350 600 500 Attestasjoner og revisjonsuttalelser 300 100 100 125 125 Revisjon av beboerregnskap 25 15 25 50 0 Veiledning og bistand 50 0 0 25 50 Bestilte tjenester 175 0 0 50 50 Møter i kontrollutvalg og kom.styre 75 25 25 50 50 Totalt 1675 390 500 900 775 Med selvkosttimepris på kr 775,- skal dette gi følgende revisjonshonorar: Kommune 2015 Elverum 1 298 125 Engerdal 302 250 Stor-Elvdal 387 500 Trysil 697 500 Åmot 600 625
Dato: 01.09.2014 Referanse: 2014/823-7831/2014 Arkiv: 151 Budsjett for tilsyn og kontroll 2015 14/25 Kontrollutvalget 15.09.2014 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Budsjett 2015 2 Regnskap august 2014 Sekretærens forslag til vedtak: Vedlagt budsjett med ramme på kr 756 000,- oversendes kommunestyret som kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid i Stor-Elvdal kommune 2015. Dersom det blir gjort endringer i kontrollutvalgets forslag til budsjett for tilsyn og kontroll, skal dette spesifiseres i budsjettkommentarene som legges fram for kommunestyret. Bakgrunn I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004 18, skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I dette ligger politisk virksomhet, regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og sekretariat for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeid følger formannskapets innstilling til kommunestyret. Vurdering Politisk virksomhet Det er lagt inn samme beløp som forrige år kr 88 000,-. Kontrollutvalgets forslag for budsjett i 2014 var på kr 88 000,- mens beløpet som ligger inne i agresso er på kr 59 000,-, dvs dette er redusert med kr 29 000,-. Regnskapsrevisjon Budsjettet for Hedmark Revisjon IKS vedtas av representantskapet i selskapet. I dette budsjettforslaget er timeforbruket i Stor-Elvdal kommune anslått til å ligge på 475 timer som gir et revisjonshonorar på kr 368 125,-.
Budsjettet omfatter antatt timeforbruk på områdene: Revisjon av kommunens årsregnskap 350 Attestasjoner og revisjonsuttalelser 100 Revisjon av beboerregnskap 25 Møter i kontrollutvalget og kom.styre 25 Forvaltningsrevisjon Det er lagt inn samme timeantall til forvaltningsrevisjon som forrige år, 125 timer. Det legges fram forslag til valg av forvaltningsrevisjonsprosjekt for kontrollutvalget. Selskapskontroll Det er ikke lagt inn timer for selskapskontroll i 2015. Sekretariat for kontrollutvalg Kontrollutvalget har felles sekretær med Elverum, Engerdal, Åmot og Trysil kommuner. Det er styret for dette samarbeidet som vedtar budsjettet for tjenesten. Sekretariatets budsjett for 2015 har en ramme på kr 823 000,-. Stor-Elvdal kommunes andel er på kr 183 250,- mot kr 152 000,- i 2014. Økningen skyldes i hovedsak et ekstra møte avholdt i 2012. Driftsutgiftene fordeles mellom deltagerkommunene slik at 40% fordeles likt, og de øvrige 60% fordeles etter aktivitet. Det er antall møter i 2012 og 2013 som legges til grunn nå. Konklusjon Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Stor-Elvdal kommune for 2015: Politisk virksomhet kr 88 000,- Regnskapsrevisjon «368 125,- Forvaltningsrevisjon «96 875,- Møter i kontrollutvalg og kom.styre «19 375,- Sekretariat for kontrollutvalg «183 250,-
Dato: 29.08.2014 Referanse: 2014/20-7788/2014 Arkiv: 210 Eventuelt 15. september 2014 14/26 Kontrollutvalget 15.09.2014
Dato: 29.08.2014 Referanse: 2014/21-7777/2014 Arkiv: 033 Reratsaker 15. september 2014 14/27 Kontrollutvalget 15.09.2014 Sekretærens forslag til vedtak: Referatsaker tas til orientering. 28. FIAS AS protokoll fra styremøte 5. mars 29. FIAS AS protokoll fra styremøte 1. april 30. FIAS AS utkast til protokoll 14. mai 31. Labpartner IKS protokoll fra representantskapsmøte 28. mai 32. einfo 14/6 Invitasjon til deltakelse i benchmarking av regnskapsrevisjon 33. einfo 14/7 Kontrollutvalgets rett til innsyn i tilsattes e-post 34. FIAS AS protokoll fra generalforsamling 30. april 35. FIAS AS referat fra eiermøte 30. april