Brukerveiledning HsPro for leger. Desember 2014 1
Innholdsfortegnelse 1.0 JOURNAL I HELSESTASJON OG SKOLEHELSETJENESTE... 3 2.0 OPPFØLGINGSGRUPPER... 3 3.0 FØRSTE GANGS PÅLOGGING I HSPRO... 5 3.1 BYTTE AV PASSORD... 6 4.0 INTERN MELDING I HSPRO... 6 4.1 LESE EPIKRISER... 9 5.0 ÅPNE JOURNAL FRA TIMEBOK... 10 5.1 GJENNOMFØRE EN KONTAKT OG DOKUMENTER I JOURNALEN... 11 5.2 FINNE TIDLIGERE JOURNALNOTAT... 14 5.3 PERCENTILSKJEMA... 15 6.0 HENVISNING FRA EN KONTAKT/OPPGAVE... 15 6.1 LAGE HENVISNING VIA BREV UT... 22 2
1.0 Journal i helsestasjon og skolehelsetjeneste Veileder for dokumentasjon i helsestasjon og skolehelsetjeneste sier at: «I helsestasjons- og skolehelsetjenesten vil det være naturlig at helsesøster er den journalansvarlige». Helsesøster står som ansvarlig for journaler i helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Dette medfører at hun også er den som mottar alle epikriser som kommer til det barnet hun står som ansvarlig for. Hun må da ha gode rutiner for at helsestasjons-/skolelege skal få melding om de epikrisene hun/han skal lese. Det Interne Meldingssystemet skal benyttes til slike meldinger. 2.0 Oppfølgingsgrupper Oppfølgingsgrupper er et verktøy for å identifisere og kategorisere barn og unge som har behov for utvidet tilbud og spesielle tiltak. Hensikten er å bidra til bedre oppfølging av barn og unge i risiko. Dette gjelder barn og unge som har psykososiale problemer, medisinske tilstander, funksjonshemming og/eller kronisk/langvarig sykdom. Gruppe 0: Barn og unge som ikke viser tegn til avvik/sykdom/problemer. Det tilbys standardprogram for veiledning/helseopplysning og somatiske undersøkelser (helsefremmende og primærforebyggende tiltak). Gruppe 1: Barn og unge som har behov og risiko som tilsier tettere oppfølging av helsesøster og eventuelt helsestasjons-/skolelege. Det tilbys standardprogram og utvidet tilbud (helsefremmende, primær- og sekundærforebyggende tiltak). Gruppe 2: Barn og unge med symptomer eller funn som nødvendiggjør henvisning/henvendelse til annen instans for utredning/behandling. Det tilbys standardprogram og ved behov et utvidet tilbud (helsefremmende, primær- og sekundærforebyggende tiltak). Gruppe 3: Gruppen omfatter barn og unge som har sammensatte problemer og som ikke er gitt noen diagnose. Disse barn og unge har som regel behov for spesielle tiltak fra annen instans. Eksempler på spesielle tiltak: gjentatte kontakter/behandlinger hos primær- eller spesialistlege, fysioterapeut, psykolog, PPT, BUP, barnevernstiltak som f eks støttekontakt, avlastning og omsorgsovertakelse. Barnet/den unge tilbys standardprogram og ved behov et utvidet tilbud (helsefremmende, primær og sekundærforebyggende tilbud). Gruppe 4: Barnet/den unge har funksjonshemming, kronisk eller langvarig sykdom og/eller er i en livssituasjon som gjør at annen instans/institusjon (sykehus/spesialistinstitusjon) har oppfølgings- og behandlingsansvaret. Barnet/den unge tilbys standardprogram og ved behov et utvidet tilbud (helsefremmende, primær- og sekundærforebyggende tilbud). Problemstilling/behov for oppfølging bør defineres i samarbeid med foreldre/barnet/den unge. I hver konsultasjon vurderes barnets/den unges behov for tiltak, oppfølging og kategorisering i oppfølgingsgruppe 0, 1, 2, 3 eller 4. Når barnet/den unge tilhører oppfølgingsgruppe 2, 3 3
eller 4 bør vurdering og kategorisering gjøres av et tverrfaglig team. Dette bør minimum bestå av lege og helsesøster, og eventuelt andre relevante fagpersoner som har deltatt i undersøkelse og vurdering av barnet/den unge. Barn/unge som det er opprettet ansvarsgruppe rundt vil kunne tilhøre gruppe 3 eller 4. Når du skal sette barnet i en oppfølgingsgruppe, åpner du barnets journal og velger Journalegenskaper. Velg deretter Rediger. 4
Velg deretter Oppfølgingsgruppe (1-4) og klikk OK. 3.0 Første gangs pålogging i HsPro Ved første pålogging i HsPro skriver du inn din brukerident og som passord oppgir du standardpassordet i HsPro, 12345678. Du får beskjed om at du har 3 pålogginger igjen og svar da ja på at du vil bytte passord. 5
Du får opp dette bildet. Legg inn nytt passord og gjenta passordet. Passordet må ha 8 12 tegn. 3.1 Bytte av passord Du kan endre passord på et annet tidspunkt, for eksempel når du må bytte passord i TK-nett. Slik kan du kan ha ett og samme passord begge steder. Passordet må ha minst 8 tegn (bokstaver eller tall) Gå på- Endre passord". Legg inn gammelt passord og gjenta nytt passord to ganger. 4.0 Intern Melding i HsPro I det Interne meldingssystemet i HsPro kan du både motta meldinger fra og sende meldinger til andre brukere av HsPro. Den sendes da i sikker sone, så den kan inneholde personinformasjon. Der mottar du f.eks. meldinger fra helsesøster om epikriser som skal leses. Når du logger deg på HsPro kan du få beskjed om at det ligger uleste meldinger til deg. 6
For å lese disse meldingene går du på Interne meldinger. 7
Der finner du de meldingene som er sendt til deg. De meldingene du ikke har lest er merket med rødt. Når meldingen er lest bør du markere den som lest, ellers vil du få melding om ulest melding hver gang du logger deg på HsPro. Når du skal sende melding til en annen ansatt så klikker du Intern melding og velg Ny nederst på siden. Skriv meldingstekst. Velg en ansatt ved å begynne å skrive inn navn eller ident og velg fra den listen som kommer opp. Klikk deretter Send. 8
4.1 Lese epikriser Epikriser leser du i barnets journal. De ligger i kontaktbildet i journalen i kronologisk rekkefølge etter dato sammen med de andre kontaktene. Helsesøster, som journalansvarlig, er den som får varsel om epikriser og som journalfører dem. Hun sender en Intern melding om epikriser som legen skal lese (se kapittel om Interne meldinger). Du merker aktuell kontakt og klikker på Vedlegg. Klikk på mottatt melding og du vil få frem epikrisen.. 9
5.0 Åpne journal fra Timebok HsPro er en Webapplikasjon så den er mye basert på lenker, som en nettside. Klikk på Timebok og du vil få frem timeboka. Du kommer da inn på dagens dato på den timeboka som er valgt for deg. Du kan også ha tilgang til andre brukeres timebøker. (Snakk med sekretær om tilgang til timebøker dersom du ikke har det). Her ligger en oversikt over alle barna som kommer til deg på helsestasjonen denne dagen. Du kan skrive ut en liste over dagens brukere ved å klikke på ikonet for skriver. Dersom det står et rødt kryss foran navnet på barnet, betyr det at familien har avlyst timen. Når det står et gult merke foran barnet, betyr det at det er kommet til helsestasjonen. Dere åpner journalen ved å klikke på barnets navn. 10
5.1 Gjennomføre en kontakt og dokumenter i journalen Du kommer nå rett inn i dagens aktuelle kontakt, med underpunkter. Du kan skrive inn journaltekst på ett eller flere av de aktuelle underpunktene ved å først klikke på aktuelt underpunkt, og sette markøren i Merknadsboksen. Her journalføres råd, veiledning, funn og/eller hvis det er noe som bør følges opp videre /testes igjen senere. Dersom du mener det er grunnlag for å henvise barnet videre kan du kopiere teksten inn i henvisningen (se eget kapittel om Henvisning). Klikk Ok og Utført på underpunktet. Når du er ferdig å skrive den journalteksten(e) eller dersom det ikke er aktuelt å skrive noe, klikker du på den røde firkanten for å merke alle underpunktene som utført. Se pil. De underpunktene som inneholder tekst blir merket med en T når du klikker Utført etter å ha skrevet ferdig teksten. 11
Noen av underpunktene er merket med *, det betyr at det finnes en hjelpetekst til punktet. Den finner du ved å klikke på. Du vil da få frem hjelpeteksten. 12
Velg også hvilken ledsager som følger barnet, om det er mor/far eller annen. Du må klikke på selve kontakten 6.mnd for å få frem valget om ledsager.. Her er journalen ferdig utfylt. Ledsager er registrert og tekst er skrevet under et av underpunktene (merket med T). Klikk deretter Utført. Dersom det først kommer en boks med spørsmål om du vil overta kontakten, svarer du ja. 13
Deretter kommer følgende melding frem: Svar alltid Ja på denne meldingen. Kontakten blir da låst for redigering. Når du er ferdig med den første journalen/barnet, så velger du Timebok igjen og åpner neste journal for dokumentasjon. 5.2 Finne tidligere journalnotat Dersom du vil lese tidligere journalnotater kan du velge Kont.ark hvor du finner tidligere journalnotater på barnet. Alternativt kan du klikke på +tegnet foran hver kontakt i journalen slik at oppgavene under hver kontakt kommer frem. De oppgavene som er merket med en T inneholder fritekst. Nyeste journalnotat kommer øverst. 14
Oppgaven er merket med en T og teksten står til høyre i bildet. 5.3 Percentilskjema Dersom du vil se på barnets percentilskjema går du på Visninger. Her kan du velge hvilket percentilskjema du vil se. Merk ønsket skjema og klikk Vis. 6.0 Henvisning fra en kontakt/oppgave Dersom det i løpet av eller etter konsultasjonen er behov for å sende en henvisning på et av barna, kan dere gjøre det fra en kontakt/oppgave i barnets journal. Etter at dere har skrevet tekst på et av underpunktene på konsultasjonen, gjør dere følgende: Stå på aktuell oppgave som dere vil skrive henvisningen fra og gå på fane Flett dokument. 15
Gå først på Mottaker og klikk Velg instans. Du kommer nå inn i Instansregisteret og kan velge en Type instans (eks. barnleger,st.olav eller annet) før du finner mottaker av henvisningen. Klikk deretter Søk for å få frem alle underkategorier. Finn ønsket mottaker og klikk Velg nederst til høyre i bildet. 16
17
Du har nå fått satt inn rett mottaker, velg deretter Mal for brevet/henvisningen. Du kommer nå inn i Malkatalogen som inneholder mange ulike typer brev. Du kan velge Maltype fra en nedtrekksliste. Velg f.eks. Maltype Henvisning og velg en av malene som ligger der. Klikk Velg nederst til høyre i bildet. Du har nå gjort alle valg for å flette et brev/henvisning. 18
Klikk deretter Lagre. Nå vil brevet/henvisningen komme frem på skjermen. Dersom brevet ikke skulle komme frem med en gang, så kan du se at det har lagt seg som et kontaktpunkt i journalen, Brev ut-henvisning. 19
Sett markøren på Brev ut-henvisning, Klikk deretter igjen på Dokument og Rediger. Du vil nå få frem brevet og har mulighet til å gjøre ønskede endringer. 20
Skriv ut henvisningen. Lukk deretter brevet og klikk Utfør og signer kontakten og henvisningen. 21
Når kontakten er ferdig signert, er den markert med et hengelås. 6.1 Lage henvisning via Brev ut Du kan også lage Henvisning ved å legge inn en Ny kontakt som heter Brev ut. Velg Ny kontakt. 22
Velg deretter Brev ut og Lagre. Skriv tekst i Merknadsfeltet, skriv evt. Henvisning i Gjelder -feltet og Velg Instans før du går på Dokument. 23
Her velger du Flett nytt dokument. Velg Maltype og Lag brev. 24
Her velger du Rediger, du vil da få frem brevet/henvisningen og har mulighet til å redigere før du skriver det ut, lukker dokumentet og merker kontakten som utført og signert. 25