Referat Nasjonalt styremøte NS2016-10 København, 26. 28. august 2016 Kl 1800 fredag 26. august kl 1630 søndag 28. august. Tilstede Nasjonalt styre: Rasmus Bakken (RB), Helene Kolstad Skovdahl (HS), Silje Malene Korsvold (SK), Kristina Albertsen (KA) og Ingrid Dyvik (ID). Varaer: Emma Lengle (EL) og Nabila Ali (NA). Forfall Øyvind Rustan (ØR) og Laksha Ranshon (LR). Orienterte Lokallagsledere: Øystein Ohr (ØO), Emma Lengle (EL), Åshild Ash Norbotten (ÅN), Timo Kanehl (TK) og Mikal Dworak (MD) Komitéledere: Ida Tylleskär (IT), Torfinn Madssen (TM), Thea Gustavsen (TG), Miriam Christ (MC), Katherine Wang (KW), Torunn Hjøllo (TH), Tonje Forbregd Reitan (TR) Nettredaktør: Haakon Albech (HA) Leder MedHum-2016: Marlene Løw (ML) Æsculap-redaktør: Andreas Wahl Blomkvist (AB) og Ane Drougge Vassbotn (AV) Sekretær: Anita Fagersand (AF)
INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE 2 VEDLEGG 4 SAKSKART 5 SAK 1 FORMALIA 6 1.1 GODKJENNING AV MØTEINNKALLING OG SAKSDOKUMENTER VEDTAK: MØTEINNKALLING OG SAKSDOKUMENTER GODKJENNES. 6 1.2 VALG AV MØTELEDER OG REFERENT VEDTAK: RB VELGES SOM MØTELEDER, KA SKRIVER REFERAT OG SK SKRIVER HANDLINGSPLAN. 6 1.3 GODKJENNING AV TIDSPLAN Vedtak: Foreslått tidsplan godkjennes. SAK 2 ORIENTERINGER 7 2.1 PERIODERAPPORTER Vedtak: Perioderapporter tas til etterretning. 2.2 HANDLINGSPLAN FRA FORRIGE MØTE 7 2.3 STATUSRAPPORT ØKONOMI Vedtak: Rapporten tas til etterretning. 2.4 PR Vedtak: Rapporten tas til etterretning. 2.5 KURSTILBUD FRA LNU 8 SAK 3 SØKNADER OG OPPNEVNELSER 9 3.1 ØKONOMISK SØKNAD AMG: RESERTIFISERING HHLR/AHLR Vedtak: Søknad avslås. 3.2 ØKONOMISK SØKNAD - STØTTE DELTAKELSE TVK3/VALGMØTET Vedtak: søknad utsettes til neste Nasjonalt Styremøte i påvente av avklaring på generelle prinsipper relatert til dette. 3.3 ØKONOMISK SØKNAD - UAEM: EKSTRAORDINÆR PROSJEKTSTØTTE Vedtak: Søknad behandles ikke grunnet mangel på korrekt søknadskjema. Ny søknad kan sendes. 3.4 KREATIV ARBEIDSHELG FOR GLOBVAC-KOMITEEN Vedtak: Søknad behandles ikke grunnet mangel på korrekt søknadskjema. Ny søknad kan sendes. SAK 4 DISKUSJONSSAKER 11 4.1 PROGRAM TVK3 11 4.2 STØTTE TIL KANDIDATER SOM IKKE ALLEREDE DEKKES TIL TVK3/VALGMØTET Vedtak: Saken er diskutert og Nasjonalt Styre arbeider med saken i forhold til kommende år og i forhold til mulighetene for å ivareta dette også for inneværende år, og utsetter konkrete søknader inntil saken er avklart. SAK 5 VEDTAKSSAKER 12 5.1 FORSLAG TIL OPPDATERINGER AV VERVSBESKRIVELSER I NMF Vedtak: De foreslåtte endringene i vervsbeskrivelsene godkjennes og vervsbeskrivelsene oppdateres umiddelbart. 5.2 GRUPPE FOR Å KOORDINERE/PLANLEGGE NMFS DELTAKELSE PÅ ARENDALSUKA 2017 Vedtak: Gruppe for Nmfs aktivitet under Arendalsuka 2017 utlyses igjennom våre informasjonskanaler og til våre tillitsvalgte. Forslag til mandat til denne gruppa
utformes av HS. Gruppens mandat og medlemmer vedtas på nasjonalt styremøte i oktober SAK 6 EVENTUELTSAKER 14 6.1 UTLYSNING AV DELEGASJON TIL FINO 2016 Vedtak: Nasjonalt Styre vedtar å lyse muligheten til en plass i delegasjonen til FINO 2016, egenandel settes til 75% av registreringsavgiften og søknadsfristen er 15. september. SAK 7 AVSLUTNING 14 7.1 OPPSUMMERING HANDLINGSPLAN 14 7.2 PLANLEGGING AV NESTE MØTE 14 7.3 MØTEKRITIKK/EVALUERING AV MØTET 14
VEDLEGG NS2016-10 2.1 Perioderapporter samlet NS2016-10 2.2 Handlingsplan NS2016-9 NS2016-10 2.3 Orientering økonomi NS2016-10 2.3 rapport2kvartal2016 NS2016-10 2.3 resultatregnskap_01.01.2016-03.07.2016 NS2016-10 3.1 Søknad AMG resertifisering NS2016-10 3.2 Søknad Valgmøte-støtte Trine Morken NS2016-10 3.3 Søknad UAEM ekstraordinær prosjektstøtte NS2016-10 3.4 Konseptnotat Globvac forkonferanse NS2016-10 4.1 Program Tvk3 2016
SAKSKART SAK 1 FORMALIA 1.1 GODKJENNING AV MØTEINNKALLING OG SAKSDOKUMENTER 1.2 VALG AV MØTELEDER OG REFERENT 1.3 GODKJENNING AV TIDSPLAN SAK 2 ORIENTERINGER 2.1 PERIODERAPPORTER 2.2 HANDLINGSPLAN FRA FORRIGE MØTE 2.3 STATUSRAPPORT ØKONOMI 2.4 PR 2.5 KURSTILBUD FRA LNU SAK 3 SØKNADER OG OPPNEVNELSER 3.1 ØKONOMISK SØKNAD AMG: RESERTIFISERING HHLR/AHLR 3.2 ØKONOMISK SØKNAD - STØTTE DELTAKELSE TVK3/VALGMØTET 3.3 ØKONOMISK SØKNAD - UAEM: EKSTRAORDINÆR PROSJEKTSTØTTE 3.4 KREATIV ARBEIDSHELG FOR GLOBVAC-KOMIEEN SAK 4 DISKUSJONSSAKER 4.1 PROGRAM TVK3 4.2 STØTTE TIL KANDIDATER SOM IKKE ALLEREDE DEKKES TIL TVK3/VALGMØTET SAK 5 VEDTAKSSAKER 5.1 FORSLAG TIL OPPDATERINGER AV VERVSBESKRIVELSER I NMF 5.2 GRUPPE FOR Å KOORDINERE/PLANLEGGE NMFS DELTAKELSE PÅ ARENDALSUKA 2017 SAK 6 EVENTUELTSAKER SAK 7 AVSLUTNING 7.1 OPPSUMMERING HANDLINGSPLAN 7.2 PLANLEGGING AV NESTE MØTE 7.3 MØTEKRITIKK/EVALUERING AV MØTET
SAK 1 FORMALIA 1.1 Godkjenning av møteinnkalling og saksdokumenter Vedtak: Møteinnkalling og saksdokumenter godkjennes. 1.2 Valg av møteleder og referent Vedtak: RB velges som møteleder, KA skriver referat og SK skriver handlingsplan. 1.3 Godkjenning av tidsplan Gjennomgang av tidsplan og tidsskjema. Vedtak: Foreslått tidsplan godkjennes.
SAK 2 ORIENTERINGER 2.1 Perioderapporter Perioderapporter fra nasjonale tillitsvalgte og lokallagene er vedlagt i eget dokument. Perioderapportene tas til etterretning. Vedtak: Perioderapporter tas til etterretning. 2.2 Handlingsplan fra forrige møte Gjennomgang av handlingsplanen fra sist styremøte, og eventuell overføring av uløste oppgaver. 2.3 Statusrapport økonomi Saksbehandler: KA Halve året er gått og økonomistatusen til forening er som følger. Medlemsinntekter: 30. juni 2016, 1.390.065 mot: 30. juni 2015, 1.324.059 Sum forbrukte midler: 30. juni 2016, 1.536.990 mot: 30. juni 2015, 1.621.300 Sum tillegg formålskapital (overskudd så langt i år): 572.924, mot 286.180 30. juni 2015. Dette betyr at Nmf ligger bra an økonomisk foreløpig i år. De fleste kostsentre ligger per nå bra an hva angår utgifter opp mot vedtatt budsjett og de andre blir kontaktet for å rydde opp i eventuelle problemer. Spørsmål som har kommet fra kostsenteransvarlige vedrørende regnskapet er så langt blitt løst. Vedtak: Rapporten tas til etterretning.
2.4 PR Saksbehandler: ID PR-gruppen har diskutert hvordan PR-budsjettet vil kunne utnyttes best mulig. Alle lokallagene har mottatt nye brosjyrer, plakater og flyers i forbindelse med skolestart. Vi har satt i gang en innmeldingskonkurranse der man kan vinne stetoskop. Vi har mottatt 5 rabaterte stetoskoper fra gymo.no. Oppdaterte innmeldingstall vil bli presentert under møtet. ID har også satt i gang en Instagram-konkurranse på Facebook, der man kan vinne en powerbank fra Yngre Leger. Lokallagene har gode planer for promotering av Nmf ved skolestart. I løpet av sommeren har det vært noe redusert aktivitet på våre sosiale medier. På Facebook er det lagt ut ukentlige "postkort" fra utvekslingsstudenter. Delegasjonen i Mexico gjorde en kjempejobb med blogginnlegg, Instagram og Snapchat. HS lagde noen gode Facebook-poster om antibiotikaresistens i forbindelse med Arendalsuka. Det har ikke skjedd mye nytt i forhold til Polen-saken, men vi har fått et brev fra Helsedirektoratet som kun bekrefter det vi har visst. Dette er publisert på nettsiden. Ylf oppfordrer oss til å bruke yngreleger.no mer aktivt. Neste Æsculap-frist er mandag 3. oktober. Vedtak: Rapporten tas til etterretning. 2.5 Kurstilbud fra LNU Saksbehandler: ØR Fra slutten av august til midten av oktober arrangerer LNU mange kurs som kan være aktuelle for våre medlemmer. Høstens kurs er som følger: Noen går over en hel dag, andre over en halv dag. 30. august: Møte- og voteringsledelse 5. september: Styret som arbeidsgiver 22. september: Regler for arbeidstid 28. september: Godt samarbeid med moderorganisasjonen 5. oktober: Økonomistyring for daglig ledere 13. oktober: Engasjerte frivillige trenger dyktige ledere 17. oktober: Demokratisk økonomistyring
SAK 3 SØKNADER OG OPPNEVNELSER 3.1 Økonomisk søknad AMG: Resertifisering HHLR/AHLR Saksbehandler: TG Nmf sine prosjekter har mulighet til å søke om midler i tillegg til driftsmidlene de har fått tildelt. Dette har vi valgt å kalle ekstraordinær støtte. Akuttmedisinsk gruppe (AMG) holder ulike kurs i utlandet for medisinstudenter og søker om midler til å finansiere en sertifiseringshelg på et av styremedlemmenes hytte. Grunnet endringer i Norsk resuscitasjonsråd (NRR) sine retningslinjer er AMG nødt til å gjennomføre HHLR og en resertifisering av instruktørene sine i AHLR. Vedtak: Søknad avslås. 3.2 Økonomisk søknad - Støtte deltakelse Tvk3/Valgmøtet Vedtak: søknad utsettes til neste Nasjonalt Styremøte i påvente av avklaring på generelle prinsipper relatert til dette. 3.3 Økonomisk søknad - UAEM: Ekstraordinær prosjektstøtte Saksbehandler: TG UAEM er et prosjekt som arbeider for å fremme blant annet kunnskap om den skjeve tilgangen på medisiner grunnet juridiske strukturer. Hvert år arrangerer de en Access to Medicines Week (A2M WEEK) hvor fokuset er å rekruttere nye medlemmer og dele kunnskap om problemstillingen til medstudenter, politikere og befolkningen generelt. I løpet av uken holdes det foredrag, filmvisninger, debatter etc.. UAEM forespeilet i prosjektsøknaden som ble levert ved årsskifte at de ville søke om ekstraordinær støtte fra Nmf hvis de fikk avslag av LNU sine støtteordninger. De har fått innvilget midler fra LNU tidligere, men i år fikk de avslag på søknaden. Forslag til vedtak: Det innvilges 20.000kr til UAEM. Disse midlene skal brukes i forbindelse med gjennomføring av A2M WEEK 2016. Vedtak: Søknad behandles ikke grunnet mangel på korrekt søknadskjema. Ny søknad i søknadskjema kan sendes.
3.4 Kreativ arbeidshelg for Globvac-komiteen Saksbehandler MC Vi i Globvac komiteen, Hannah Granerud, Vilde Skylstad, Nina Berggren, Marit Engebretsen og Miriam Christ, er godt i gang med planleggingen av studentkonferansen til neste års Globvac. Globvac er et samarbeid mellom 5 aktører, hvorav Nmf er en av dem. Nmf har ansvar for å arrangere studentkonferansen som holdes dagen før hovedkonferansen. Studentkonferansen er en ypperlig mulighet for å sikre at neste generasjon helsearbeidere tar del i forskningen og blir interessert i global helse. For årets studentkonferanse har vi valgt tema "the gap between evidence and reality" (se konseptnotat). Dette åpner for tverrfaglighet og vi håper å bringe studenter fra forskjellige verdensdeler og ulike helsefaglige retninger sammen. For å best mulig kunne planlegge studentkonferansen hadde det hjulpet veldig mye om hele komiteen kunne samles en gang i løpet av høsten. Vi befinner oss for tiden i fire ulike byer og kan kun ha møter på Skype og ellers kommunikasjon via mail. For å effektivisere dette og for å kunne idémyldre sammen ønsker vi å samles til en kreativ helg. Vedlagt finner dere tre ulike varianter for budsjettforslag for en slik helg, avhengig av hvor vi tar den. Det mest logiske hadde vært å samles i Trondheim, siden det er der konferansen holdes. Vi søker kun om å dekke reise og mat. Overnatting vil ikke koste noe. Vi håper Nasjonalt styre ser nytten av at vi får møttes, slik at Nmf får til å arrangere en god og inspirerende studentkonferanse! Reise (Trondheim) Beregnet Reise (Oslo) Beregnet Reise (Bergen) Beregnet Hannah (Tromsø) 2000 Hannah 1700 Hannah 2100 Marit (Oslo) 1500 Marit 0 Marit 1500 Miriam (Trondheim) 0 Miriam 1500 Miriam 1500 Nina (Bergen) 1500 Nina 1500 Nina 0 Vilde (Bergen) 1500 Vilde 1500 Vilde 0 Totalt 6500 6200 5100 Mat Middag fredag 500 Middag lørdag 1000 Frokost fre-søndag 1000 Totalt 2500 Vedtak: Søknad behandles ikke grunnet mangel på korrekt søknadskjema. Ny søknad kan sendes.
SAK 4 DISKUSJONSSAKER 4.1 Program Tvk3 Saksbehandler: SK Tvk3 nærmer seg og jeg jobber nå med et program for helgen. Da lurer jeg på om noen har noen innspill forslag til hvordan de føler helgen bør utformes, om det er noe som mangler, eller noe som har fått for mye tid. Tvk3 vil jo bli litt annerledes i år siden vi prøver ut trainings og programmet vil derfor være litt annerledes enn andre år. Ting jeg vil ha innspill på: - Er det noe som mangler? - Noe det er lagt for stor vekt på? - Er alle postene relevante? Forslag til program kommer så snart jeg har fått svar på en mail om trainingsene. 4.2 Støtte til kandidater som ikke allerede dekkes til Tvk3/Valgmøtet Saksbehandler: RB Vi har i år som i fjor fått inn søknad om støtte for å muliggjøre deltakelse på Tvk3 og valgmøte for folk som stiller med kandidatur til nasjonale verv. Det trengs en diskusjon om hvordan vi skal tilnærme oss dette på et prinsipielt grunnlag. Det er verken i fjor eller i år blitt utlyst at det er en mulighet å søke om slik støtte. Søknadene som kommer inn bærer dermed preg av at dette er en mulighet som ses av personer på innsiden av foreningen, som kanskje allerede har god kontakt med nåværende vervsinnehavere og fått tips om å søke om dette. For foreningen er det ønskelig å gjøre det mulig for gode kandidater å stille. Vi skal være en åpen og demokratisk organisasjon, og er tjent med at landsstyret får stemme bli kjent med, vurdere og stemme over alle aktuelle kandidater til verv. Mange kan tenke at det er lite sannsynlighet for å bli valgt om de ikke selv er tilstede, og det kan dermed tenkes at vi mister kandidaturer ved at potensielle kandidater ikke ser mulighet for deltakelse. Det er ikke satt av noen konkret post for slik støtte, og det er ikke tatt med i budsjetteringen til Tvk3. Vedtak: Saken er diskutert og Nasjonalt Styre arbeider med saken i forhold til kommende år og i forhold til mulighetene for å ivareta dette også for inneværende år, og utsetter konkrete søknader inntil saken er avklart.
SAK 5 VEDTAKSSAKER 5.1 Forslag til oppdateringer av vervsbeskrivelser i Nmf Saksbehandler: HS For å tydeliggjøre ansvaret som ligger i de nasjonale tillitsvervene i Nmf tilknyttet Nmfs medlemskap og deltakelse i IFMSA foreslås at det legges til en tydeliggjøring av ansvar i vervbeskrivelsene til de følgende vervene: - Grunnutdanningsansvarlig - Global helseansvarlig - Prosjektansvarlig - Arbeidslivsansvarlig - Utvekslingsansvarlige (forskningsutvekslingsansvarlig, Klinisk utvekslingsansvarlig Inn og Ut) Disse vervene er plukket ut basert på at aktivitet vi i Nmf har innenfor områder som er IFMSA-relaterte og hvor oppmerksomhet rettet mot aktivitet i IFMSA kan være fruktbart. I første omgang handler dette om å synliggjøre at det foregår aktivitet i IFMSA som likner den vi har i Nmf, hvor vi kan tjene på å engasjere oss og samarbeide med andre. Dessuten utarbeides en rekke ressurser i IFMSA som det vil være nyttig for våre tillitsvalgte å ta i bruk. Det foreslås at følgende legges til i vervbeskrivelsene: Grunnutdanningsansvarlig: - Følge med på aktiviteter i Standing Comittee on Medical Education (SCOME) - Dette innebærer å følge aktiviteten på mailinglista til SCOME samt den interne Facebook-gruppa til SCOME Global helse ansvarlig: - Sammen med global helsekomiteen følge med pa aktivitet i Standing Committee on Human Rights and Peace (SCORP), Standing Committee on Public Health (SCOPH) og Standing Committee on Sexual and Reproductive and Health including HIV/AIDS (SCORA) - Dette innebærer å følge aktiviteten på mailinglistene samt de interne Facebookgruppene til komiteene. Arbeidslivsansvarlig: - Følge med på aktiviteter i Standing Comittee on Medical Education (SCOME) som er relatert til arbeidslivsgruppas arbeid - Dette innebærer å følge aktiviteten på mailinglista til SCOME samt den interne Facebook-gruppa til SCOME Utvekslingsansvarlige: - Dette innebærer å følge aktiviteten på mailinglista til [SCORE/SCOPE] samt den interne Facebook-gruppa til [SCORE/SCOPE]
Vedtak: De foreslåtte endringene i vervsbeskrivelsene godkjennes og vervsbeskrivelsene oppdateres umiddelbart. 5.2 Gruppe for å koordinere/planlegge Nmfs deltakelse på Arendalsuka 2017 Saksbehandler: HS Nasjonalt styre og nasjonale tillitsvalgte var tidligere i sommer interessert i at Nmf skulle ha en sterkere deltakelse under Arendalsuka, som er en stor politisk arena hvor organisasjoner har god anledning til å møte viktige politikere. Dessverre fikk vi ikke noe særlig engasjement fra de andre studentforeningene vi ønsket å samarbeide med på så kort varsel. For å planlegge godt og i god tid hvordan Nmf sin aktivitet under Arendalsuka i 2017 skal være foreslås det at vi nedsetter en gruppe som får ansvar for å jobbe med å utvikle en plan i kommunikasjon med NS og nasjonale tillitsvalgte og komiteer. Dette vil være å konkretisere hvordan vi ønsker å jobbe frem mot neste års Arendalsuke, og det er et spennende politisk arbeid med konkrete og målbare mål. Jeg vil foreslå at vi utlyser muligheten til å delta i en slik gruppe på Facebook og våre nettsider, samt per mail til våre lokallagsstyrer, nasjonale tillitsvalgte og komiteer med mål om å kunne nedsette gruppens medlemmer og mandat under neste nasjonale styremøte. Vedtak: Gruppe for Nmfs aktivitet under Arendalsuka 2017 utlyses igjennom våre informasjonskanaler og til våre tillitsvalgte. Forslag til mandat til denne gruppa utformes av HS. Gruppens mandat og medlemmer vedtas på nasjonalt styremøte i oktober.
SAK 6 EVENTUELTSAKER 6.1 Utlysning av delegasjon til FINO 2016 I november 2016 skal FINO konferansen avholdes i Finland. Hit har Nmf tradisjon for å sende en delegasjon. Utlysning for søknad til å delta i Nmfs delegasjon bør ut nå. Invitasjonspakken fra arrangørene publiseres den 31.august, og da vil vi få mer informasjon om program og registrering. Registreringsavgiften til møtet er på 150 euro, og Nmfs retningslinjer sier at deltakere skal betale en egenandel på 75% av registreringsavgift. Vedtak: Nasjonalt Styre vedtar å lyse muligheten til en plass i delegasjonen til FINO 2016, egenandel settes til 75% av registreringsavgiften og søknadsfristen er 15. september. SAK 7 AVSLUTNING 7.1 Oppsummering handlingsplan 7.2 Planlegging av neste møte Neste nasjonale styremøte er planlagt 6. september kl 18 på Skype. Deretter vil det holdes et nytt Skype møte 20. September kl 18. 7.3 Møtekritikk/evaluering av møtet