Til seksjonseierne i St. Halvardsgate 20 Sameie Denne innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for 2015. I tillegg finner du bakerst i heftet «Orientering om sameiets drift». Denne informasjonen er ikke en del av den formelle årsberetningen, men likevel er opplysningene viktig for deg som seksjonseier. Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.
2 St. Halvardsgate 20 Sameie Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i St. Halvardsgate 20 Sameie avholdes tirsdag 19. april 2016 kl. 18:00 på Gamlebyen Skole. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR 2015 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Ny 20 i vedtektene i henhold til kameraovervåking B) Endring av vedtektenes 9.3.c, 9.3.e C) Forslag om utleieavgift D) Forslag fra Soren Zangana om installering av strømuttak i egen bod E) Forslag fra Soren Zangana om innglassing av balkong Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 1 styremedlemmer for 1 år C) Valg av 1 styremedlem for 2 år D) Valg av 1 varamedlemmer for 1 år Oslo 21.03.2016 Styret i St. Halvardsgate 20 Sameie Vidar Rasmussen /s/ Eivind Hestnes /s/ Iyaz Khan /s/
3 St. Halvardsgate 20 Sameie ÅRSBERETNING FOR 2015 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Vidar Rasmussen St. Halvards Gate 22 Styremedlem Eivind Hestnes St.Halvards Gate 22 Styremedlem Iyaz Khan St.Halvards Gate 22 Varamedlem Synne H Kjerland St. Halvardsgate 20A Styrets medlemmer består i dag av 3 menn og ingen kvinner. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om St. Halvardsgate 20 Sameie Sameiet består av 94 seksjoner. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameie er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 913496426. Sameiet igger i bydel 1 Gamle Oslo i Oslo kommune med følgende adresser: St Halvards Gate 20 A,B,C,D,E,F,G,H,J St Halvards Gate 22 og 24 Sameiet har gårds-og bruksnummer: 233-180 Sameiet har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS. Styrets arbeid Skifte av forsikringsleverandør fra If til Tryg. Dette pga besparelser Inngått ny sikkerhetsavtale med Stanley Security som innbefatter installasjon og drift av kameraovervåking, elektroniske vekterrunder og bomiljøtjeneste. Har i denne sammenheng sagt opp avtale med Securitas Merking av dører med leilighetsnummer (i tillegg til H-nummer) Sagt opp avtale med OBOS om bestilling av leilighetsnøkler. Dette tar styret seg av selv. Beplanting på begge takterrassene Installert gjerde og port med lås ved inngang til fellesområde bak blokkene
4 St. Halvardsgate 20 Sameie Reforhandlet avtalen med Canal Digital og fått oppjustert hastighet på internett Installert belysning langs fasaden ved p-plassene bak blokken Fått plombert alle panelovner på fellesområdene til 17 grader Bytte av gartnertjeneste f.o.m. 1.5.16 Byttet lås på dørene fra garasje til trapperom KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2015 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 2016. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2015 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2015 var til sammen kr 2 798 032,-. Kostnader Driftskostnadene i 2015 var til sammen kr 2 864 681,-. Avviket i styrehonoraret i forhold til budsjett skyldes at det ble vedtatt godtgjørelse til styret i interimsperioden samt godtgjørelse for styreperioden 2014-2015. Resultat Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet som et underskudd på kr 60 613,- og foreslås dekket ved overføring fra egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2015. Arbeidskapitalen er tilgjengelige midler og fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Arbeidskapitalen pr. 31.12.2015 var kr 332 157,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2015 som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2016 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 2016. Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Drift og vedlikehold I posten drift og vedlikehold er det beregnet kostnader til ordinær drift. Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften er redusert med 2 %, og renovasjonsavgiften øker med 7 %. Feieravgiften forblir uendret.
5 St. Halvardsgate 20 Sameie Energikostnader I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som forbruk i 2015. Forsikring Forsikringspremien for 2016 er redusert med kr 53 987,-. Premieendringen er en følge av at sameiet har byttet forsikringsselskap fra If til Tryg Skadeforsikring. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr. 1.1.2016) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,90 % p.a Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for 2016. Budsjettet er basert på 5% økning av felleskostnadene og økning av kabel-tv med kr 17,- pr måned fra 1.1.16 For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, 21.03.2016 Styret i St. Halvardsg21.03.te 20 Sameie Vidar Rasmussen /s/ Eivind Hestnes /s/ Iyaz Khan /s/
8 St. Halvardsgate 20 Sameie RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note 2015 2014 2015 2016 Innkrevde felleskostnader 2 2 795 532 2 879 901 2 804 000 2 929 000 Andre inntekter 3 2 500 17 574 0 0 SUM DRIFTSINNTEKTER 2 798 032 2 897 475 2 804 000 2 929 000 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 4-32 430 0-33 500-23 000 Styrehonorar 5-230 000 0-125 000-160 000 Revisjonshonorar 6-16 298-5 585-5 000-8 000 Andre honorarer 0 0-110 000 0 Forretningsførerhonorar -129 730-115 376-136 000-132 000 Konsulenthonorar 7-24 683-75 626-30 000-20 000 Drift og vedlikehold 8-440 313-690 547-305 000-457 000 Forsikringer -168 889-180 411-205 000-120 000 Kommunale avgifter 9-615 049-427 120-536 000-626 000 Energi/fyring -382 867-206 546-290 000-400 000 Kabel-/TV-anlegg -273 344-288 412-336 000-364 000 Andre driftskostnader 10-551 079-526 083-577 500-578 000 SUM DRIFTSKOSTNADER -2 864 681-2 515 706-2 689 000-2 888 000 DRIFTSRESULTAT -66 649 381 769 115 000 41 000 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 11 6 070 11 001 0 3 000 Finanskostnader 12-34 0 0 0 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER 6 036 11 001 0 3 000 ÅRSRESULTAT -60 613 392 770 115 000 44 000 Overføringer: Til opptjent egenkapital 392 770 Fra opptjent egenkapital 60 613
9 St. Halvardsgate 20 Sameie BALANSE EIENDELER Note 2015 2014 OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader 13 412 9 372 Kundefordringer 2 500 0 Kortsiktige fordringer 13 82 387 215 648 Driftskonto OBOS-banken 309 477 100 587 Sparekonto OBOS-banken 239 121 508 970 SUM OMLØPSMIDLER 646 897 834 577 SUM EIENDELER 646 897 834 577 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 332 158 392 770 SUM EGENKAPITAL 332 158 392 770 GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 115 053 82 761 Leverandørgjeld 78 517 237 413 Annen kortsiktig gjeld 14 121 170 121 633 SUM KORTSIKTIG GJELD 314 740 441 807 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 646 897 834 577 Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Oslo,212.03.2016, STYRET I ST. HALVARDSGATE 20 SAMEIE Vidar Rasmussen /s/ Eivind Hestnes /s/ Iyaz Khan/s/
... 10 St. Halvardsgate 20 Sameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Fram til 01.11. benyttet selskapet en felles skattetrekkskonto som OBOS-konsernet disponerte. Selskapet har nå opprettet en egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. Selskap som ikke har hatt lønnsutbetalinger i november eller desember har ikke tatt i bruk den nye kontoen. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Parkeringsleie 16 200 Garasjeleie 86 250 Brensel 238 608 Strøm ladeuttak 5 400 Andre overfør./anvendelser (avregning beboer) -1 170 Felleskostnader 2 098 308 TV/Internett 351 936 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 2 795 532 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Tilkobling EL-bil ladeanlegg 2 500 SUM ANDRE INNTEKTER 2 500
11 St. Halvardsgate 20 Sameie NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift -32 430 SUM PERSONALKOSTNADER -32 430 Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2014/2015, og er på kr 230 000. I tillegg har styret fått dekket bevertning for kr 6 890, jf. note 10. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 16 298. NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OPAK AS -6 945 OBOS Eiendomsforvaltning AS -14 636 R.Bergersen AS -3 102 SUM KONSULENTHONORAR -24 683 NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger -126 804 Drift/vedlikehold elektro -60 344 Drift/vedlikehold utvendig anlegg -85 806 Drift/vedlikehold heisanlegg -69 894 Drift/vedlikehold brannsikring -8 225 Drift/vedlikehold garasjeanlegg -88 033 Kostnader dugnader -1 207 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -440 313 NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift -352 233 Renovasjonsavgift -262 816 SUM KOMMUNALE AVGIFTER -615 049
12 St. Halvardsgate 20 Sameie NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container -4 990 Skadedyrarbeid/soppkontroll -8 045 Verktøy og redskaper -4 389 Driftsmateriell -3 931 Lyspærer og sikringer -3 478 Vaktmestertjenester -109 389 Vakthold -126 096 Renhold ved firmaer -144 583 Snørydding/gressklipping -116 605 Abb. Hjemmeside -5 100 Kontor- og datarekvisita -2 339 Trykksaker -2 561 Andre kostnader tillitsvalgte -6 890 Andre kontorkostnader -2 059 Porto -7 714 Bankgebyr -2 908 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -551 079 NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 351 Renter av sparekonto i OBOS-banken 5 151 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 568 SUM FINANSINNTEKTER 6 070 NOTE: 12 FINANSKOSTNADER Andre rentekostnader -34 SUM FINANSKOSTNADER -34 NOTE: 13 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2016) 82 387 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 82 387 Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2016, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i 2016. NOTE: 14 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Avregning beboere strømkostnad EL-bil -1 170 Avsatt strøm februar-juli 2014-120 000 SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD -121 170
13 St. Halvardsgate 20 Sameie Sak A) Ny 20 i vedtektene I forbindelse med vedtak om installering av kameraovervåking på årsmøte 2014 ble det også vedtatt at opplysninger om dette skal inn i vedtektene. Det foreslås følgende tekst: 20 Kamera/videoovervåking i fellesområdene Overvåking skal skje i henhold til de til enhver tid gjeldene lover, regler og retningslinjer. Videre skal styret melde fra til Datatilsynet før overvåking iverksettes og forpliktes til enhver tid til å benytte den minst krenkende form for overvåking. Sak B) Forslag fra styret om utleieavgift Styret foreslår at de seksjoner som er utleid blir ilagt en utleieavgift på kr 100,- pr mnd pr seksjon. Bakgrunnen er ekstrakostnader for sameiet som følge av utleie mtp skader på fellesområde ved inn/utflyttinger, leietagere som setter fra seg søppel og annet ved utflytting og andre kostnader som følge av utleie. Styret vil redegjøre for dette på sameiermøtet. Sak C) Forslag fra styret om endring av vedtektenes 9-9.3. Styret ønsker å legge til nytt avsnitt til slutt i 9.3.c) med følgende tekst: «Er det installert ladeuttak på HC plassen må denne flyttes eller erstattes. Kostnader ved dette tilfaller seksjonen som skal overta plassen.» Det foreslås og endre tekst i 9.3.e) fra nåværende tekst: Parkeringsplasser kan ikke overdras uten sammen med leiligheten, foruten utbyggers rett til salg iht punkt 9.3.b. Kjøp/salg av p-plass mellom seksjonseiere er mulig. Sak D) Forslag fra Soren Zangana Det foreslås fra seksjonseier at det åpnes for at det kan installeres strømuttak i egen bod. Seksjonseier vil redegjøre for forslaget på sameiermøtet og styret vil gi sine kommentarer etter dette. Sak E) Forslag fra Soren Zangana Det foreslås fra seksjonseier om å montere innglassing av egen balkong. Seksjonseier vil redegjøre for forslaget, styret vil gi sin kommentar etterpå. Ved en eventuell godkjenning av forslaget presiserer styret følgende: Ved innglassing av egen balkong skal styrets vedtak med tanke på type innglassing og leverandør følges. Dette finnes på sameiets hjemmeside. Innglassing av balkong er søknadspliktig opp mot Plan og Bygningsetaten og den enkelte seksjonseier er selv pliktig til å innhente nødvendige godkjenninger før montering.
14 St. Halvardsgate 20 Sameie Orientering om sameiets drift Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Vaktmester St. Halvardsgate 20 Sameie har avtale om vaktmestertjeneste med OBOS Eiendomsdrift. Vaktmestertjenestene er for sameiets fellesarealer, ikke for den enkelte beboer. Vektertjeneste Sameiet har avtale med Stanley Security om vakthold. Dersom seksjonseier har behov for assistanse kan vektertjenesten kontaktes på 05010, trykk 1 for alarmstasjon, oppgi lokasjonsnummer 713914. Renhold Sameiet har avtale med OBOS Eiendomsdrift AS om renhold av fellesarealene. Nøkler/skilt Nøkler til egen seksjon bestilles gjennom styret nokler@shgt20.no Nøkkelchip til fellesdører bestilles gjennom styret nokkelchip@shgt20.no Navneskilt postkasse printes selv ut gjennom selvbetjeningsportalen på hjemmesidenwww.shgt20.no Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i Tryg Skadeforsikring med polisenummer 6318966. Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggs innretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret.
15 St. Halvardsgate 20 Sameie HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På www.energimerking.no kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.