Møte nr. 02/16 Dato: 11.04.16 kl. 13.00 15.30 Sted: Rådhuset, formannskapssalen FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Johnny Deisz, leder Elisabeth Stølen, nestleder Richard Ivar Buch, medlem Martin Reinertsen, medlem Osmund Viken, møtte for Eik Andre til stede (hele eller deler av møtet): Administrasjonen v/ Vidar Torsøe, Anita Ore Kommunerevisjonen Vest v/ Monica Nilsen. Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Randi Eik, medlem Det var ikke merknader til innkallingen eller sakslisten. SAKSLISTE ORIENTERINGER: Presentasjon av årsregnskap samt årsmelding for 2015. Kort presentasjon av skatteoppkrevers årsrapport for 2015 og kontrollrapport SAK 04/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 10.02.16 SAK 05/16 OVERORDNET ANALYSE INNSPILL FRA KONTROLLUTVALGET SAK 06/16 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FOR 2016 2019 SAK 07/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2015 SAK 08/16 FARSUND KOMMUNE ÅRSREGNSKAPET 2015 FASTE POSTER Nytt fra revisor og sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 04/16 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapet 30.03.16 Ref. 05/16 Skatteoppkreveren i Vestre Agder, årsrapport Farsund 2015 datert 19.01.16 Ref. 06/16 Skatt sør, kontrollrapport 2015 vedr. skatteoppkreverfunksjonen Underskrift Johnny Deisz Leder Kopi av møteboken sendes: ordfører, rådmann, revisor, medlemmene 1
ORIENTERINGER v/ rådmannen: - Presentasjon av årsregnskap samt årsmelding for 2015. - Kort presentasjon av skatteoppkrevers årsrapport for 2015 og kontrollrapport SAK 04/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 10.02.16 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 10.02.16 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 10.02.16 Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra 10.02.16 legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 10.02.16 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 05/16 OVERORDNET ANALYSE - INNSPILL FRA KONTROLLUTVALGET Utvalget drøftet saken og kom med ulike innspill til aktuelle områder for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Innspillene fra utvalget tas med i den overordnede analysen. Vedlegg: Overordnet analyse + plan for forvaltningsrevisjon fra forrige periode 2
Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har tidligere bestilt en overordnet analyse fra Kommunerevisjonen Vest som skal danne grunnlaget for plan for forvaltningsrevisjon for perioden. Kontrollutvalget har nå muligheten til å komme med innspill til områder/temaer som kan være interessante for nærmere undersøkelser. Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon fra forrige periode vedlegges saken som bakgrunnsstoff. Når den overordnede analysen foreligger, vil det på bakgrunn av kontrollutvalgets prioriteringer bli utarbeidet et forslag til plan for forvaltningsrevisjon for inneværende periode. Planforslaget sendes så til kommunestyret for endelig behandling. Forslag til vedtak: SAK 06/16 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2016-2019 Revisor presenterte planforslaget. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar forslag til Plan for selskapskontroll for Farsund kommune 2016 2019 der det planlegges gjennomføring av selskapskontroll i følgende selskaper: DDV Drift DDV Strategi 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. Vedlegg: 1. Forslag til plan for selskapskontroll datert 07.03.16 Bakgrunn: Selskapskontroll er et middel for å påse at forvaltningen av kommunens eierinteresser fungerer tilfredsstillende i henhold til kommunestyrets vedtak og forutsetninger, samt i henhold til aktuelle lover og regler. 3
Kommuneloven 77 nr. 5 fastslår at kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens ( ) interesser i selskaper mm. Forskrift om kontrollutvalg krever at det utarbeides en plan for selskapskontroll og at planen utarbeides minst en gang i valgperioden. Selskapskontrollens innhold er beskrevet i 14 og rapportering om selskapskontroll er omtalt i 15 i samme forskrift. Selskapskontrollen kan deles inn i to deler; en obligatorisk eierskapskontroll og en frivillig forvaltningsrevisjon. Formålet med eierskapskontrollen er å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresse, utøver myndigheten slik det er fastsatt i den aktuelle virksomhetsloven samt ivaretar kommunens interesser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Eierskapskontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring, og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. Selskapskontrollen omfatter både heleide og deleide selskaper, herunder også selskaper med private eiere. På grunn av at innsynsretten etter 80 er begrenset til heleide kommunale selskaper, vil det imidlertid være forskjeller mht hvordan selskapskontrollen kan gjennomføres i heleide kontra deleide selskaper. Ved prioritering av selskapskontroll kan følgende kriterier være relevante i forbindelse med en risiko- og vesentlighetsvurdering: 1. Selskapets tjenestetilbud til kommunens innbyggere 2. Selskapets samfunnsmessige ansvar 3. Kommunens eierandel 4. Økonomisk gevinst- og tapspotensial 5. Kommunens motiv for eierskapet Farsund kommune har tidligere gjennomført følgende selskapskontroller: Brannvesenet Sør IKS- Gjennomført i 2012 Lister Bompengeselskap AS- Gjennomført i 2014 Q 43- Q FIRE TRE AS- Gjennomført i 2014 Renovasjonsselskapet for Farsund og Lyngdal AS- gjennomført i 2011 av Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS I forslag til plan for selskapskontroll 2016 2019 peker revisjonen på følgende selskaper det kan være aktuelt å gjennomføre selskapskontroll i: DDV Drift DDV Strategi Vurderinger: Kommunestyret vedtar planen etter innstilling fra kontrollutvalget. Det anbefales at kontrollutvalget gis fullmakt til å gjøre endringer i planen dersom det skulle oppstå behov for det. 4
Budsjettrammen for Kontroll og tilsyn setter begrensningene for omfanget av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon som kan gjennomføres. Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret vedtar forslag til Plan for selskapskontroll for Farsund kommune 2016 2019 der det planlegges gjennomføring av selskapskontroll i følgende selskaper: DDV Drift DDV Strategi 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. SAK 07/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2015 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2015 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2015 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget og vedlagte forslag er utarbeidet etter samme mal som tidligere årsmeldinger. Foruten informasjon om kontrollutvalgets oppgaver, er det fokus på gjennomført regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Orienteringer fra administrasjonen er også en viktig del av kontrollutvalgets påse-ansvar og tema for disse orienteringene er medtatt i årsmeldingen. Forslag til vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2015 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. 5
SAK 08/16 ÅRSREGNSKAPET 2015 - FARSUND KOMMUNE Administrasjonen presenterte hovedtrekkene i årsregnskapet. Revisor kommenterte revisjonsberetning og revisjonsbrev. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Farsund kommunes regnskap for 2015. Sammen med årsregnskap og årsberetning forelå revisjonsberetning og revisjonsbrev nr. 17 fra Kommunerevisjonen Vest. Opprinnelig revisjonsberetning datert 5. april er tilbakekalt og erstattet med ny revisjonsberetning datert 8. april som følge av nye opplysninger angående tilskudd vedrørende norskopplæring og persontilskudd for voksne innvandrere. Dette forholdet er det også orientert om i nummerert brev nr. 18 datert 8. april. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 8. april 2016 og revisjonsbrevene datert hhv. 5. april og 8. april 2016, har kontrollutvalget ingen merknader til Farsund kommunes årsregnskap for 2015. Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Revisjonsberetning, datert 5. april 2016 Nummerert brev nr. 17 datert 5. april 2016 Årsregnskapet for 2015 Årsberetning for 2015 Saksopplysninger: Årsregnskapet viser kr. 490 675 429 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 17 797 051. Revisor har avgitt revisjonsberetning med ett forbehold: «Kommunen har i mars 2016 mottatt tilskudd på ca. kr. 11,2 mill. vedrørende norskopplæring og persontilskudd for voksne innvandrere som vedrører 2015. Disse inntektene er ikke medtatt i årets regnskap. Dersom anordningsreglene for nevnte inntekter var fulgt, ville det regnskapsmessige mindreforbruk vært kr. 29 021 689.» 6
Utover dette mener revisor at årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Farsund kommune per. 31. desember 2015, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Det vises til revisjonsbrevet for nærmere informasjon om dette forholdet. Kopi av brevet er sendt til administrasjonen som vil få anledning til å kommentere brevet i kontrollutvalgets møte. Rådmannen har kommentert forholdet i sin årsberetning. Både administrasjon og revisor vil være tilstede i møtet og vil kunne gi utfyllende opplysninger og svare på spørsmål. Administrasjonen vil presentere kommunens årsregnskap og årsberetning. Behandling av årsregnskapet: Behandling av årsregnskap og årsberetning vil være som følger, jf forskrift om årsregnskap og årsberetning: - Rådmann og fagansvarlig for regnskap avlegger årsregnskapet - Rådmann utarbeider årsrapport - Revisor avgir revisjonsberetning til kommunestyret - Kontrollutvalget avgir uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret - Formannskapet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning og disponering/inndekning (Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge når formannskapet behandler regnskapet) - Kommunestyret godkjenner årsregnskapet Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Farsund kommunes regnskap for 2015. Sammen med årsregnskap og årsberetning forelå revisjonsberetning og revisjonsbrev nr. 17 fra Kommunerevisjonen Vest. Det er avgitt revisjonsberetning med forbehold på grunnlag av følgende forhold: Kommunen har i mars 2016 mottatt tilskudd på ca. kr. 11,2 mill. vedrørende norskopplæring og persontilskudd for voksne innvandrere som vedrører 2015. Disse inntektene er ikke medtatt i årets regnskap. Dersom anordningsreglene for nevnte inntekter var fulgt, ville det regnskapsmessige mindreforbruk vært kr. 29 021 689. Kontrollutvalget mener at disse kr. 11,2 mill. skulle vært inntektsført på 2015 regnskapet. Ved regnskapsbehandlingen kunne da kommunestyret tatt stilling til disponeringen av det samlede mindreforbruket. Med unntak av dette forholdet, mener kontrollutvalget at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. 7
Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 5. april 2016 og revisjonsbrevet datert 5. april 2016, har kontrollutvalget ingen merknader til Farsund kommunes årsregnskap for 2016. Tilleggsopplysninger pr. 11.4: Nye saksdokumenter vedlagt saken: Ny revisjonsberetning, datert 8. april 2016 Nummerert brev nr. 18, datert 8. april 2016 Nye saksopplysninger: Vi er i dag blitt underrettet av revisjonen om at avregningen fra IMDI inneholdt feil. Store deler av beløpet fra IMDI vedrører 2016, mens 3,8 mill. kroner vedrører 2015. Grunnlaget for forbehold i revisors beretning har dermed falt bort. Revisor har derfor tilbakekalt opprinnelig revisjonsberetning og avgitt ny beretning datert 8. april. I tillegg har revisor skrevet nummerert brev nr. 18 som orienterer spesifikt om dette forholdet. Disse nye opplysningene har betydning for vårt forslag til uttalelse til årsregnskapet for 2015. Forslag til uttalelse er dermed korrigert og nytt forslag lyder som følger: Nytt forslag til vedtak pr. 11.04.16: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Farsund kommunes regnskap for 2015. Sammen med årsregnskap og årsberetning forelå revisjonsberetning og revisjonsbrev nr. 17 fra Kommunerevisjonen Vest. Opprinnelig revisjonsberetning datert 5. april er tilbakekalt og erstattet med ny revisjonsberetning datert 8. april som følge av nye opplysninger angående tilskudd vedrørende norskopplæring og persontilskudd for voksne innvandrere. Dette forholdet er det også orientert om i nummerert brev nr. 18 datert 8. april. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 8. april 2016 og revisjonsbrevene datert hhv. 5. april og 8. april 2016, har kontrollutvalget ingen merknader til Farsund kommunes årsregnskap for 2015. FASTE POSTER Nytt fra revisor og sekretær: EVENTUELT 8
REFERATER Ref. 04/16 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapet 30.03.16 Ref. 05/16 Skatteoppkreveren i Vestre Agder, årsrapport Farsund 2015 datert 19.01.16 Ref. 06/16 Skatt sør, kontrollrapport 2015 vedr. skatteoppkreverfunksjonen Konklusjon: Referatene ble tatt til orientering. 9