Oslo, 11.11.2015 Utkast til Referat - Vedtas endelig i styremøte 19. februar Møte i styret for CRIStin 11. desember 2015 Deltagere: Leder Curt Rice Nestleder Ernst Kristiansen Styremedlemmer Tove Klæboe Nilsen Susanne Sundnes Reidar Thorstensen Rune R. Schjølberg Taran Fæhn (vara) Fra CRIStin Forfall Katrine Weisteen Bjerde (Daglig leder) Anne Lise Fimreite Knut Kalgraff Skjåk Gudleik Grimstad (observatør fra vertsinstitusjonen) Utkast Referat fra styremote 11.12.2015.docx 1
Dagsorden Forklaring: B = Beslutningssak D = Diskusjonssak O = Orienteringssak Sak 53 2015 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 54 2015 B Godkjenning av referat fra styremøte 19. oktober Sak 55 2015 O Driftsrapport for CRIStin pr 4.12.2015 Sak 56 2015 D Utvikling av CRIStin 2.0 Status og videre planer Sak 57 2015 B Utvidelse av styringsgruppen for CRIStin 2.0 Sak 58 2015 O NVI-rapportering av 2015-publikasjoner Sak 59 2015 O Konsortieavtaler 2016 Status og videre arbeid Sak 60 2015 B Strategigruppen for konsortieforhandlinger - Forslag til revidert mandat og sammensetning Sak 61 2015 D Arbeidsgruppe for etablering av nasjonale retningslinjer for Open Access Sak 62 2015 D Oppsummering etter Berlin12, Konferanse om Open Access i regi av Max Planck Society Sak 63 2015 B Årsplan 2016 Sak 64 2015 B Budsjett 2016 Sak 65 2015 O Forslag til satsinger i 2017 sendt til eier Sak 66 2015 O Strukturmeldingen Beskrivelse av CRIStins tjenester Sak 67 2015 Eventuelt Utkast Referat fra styremote 11.12.2015.docx 2
Sak 53 2015 Godkjenning av innkalling og dagsorden Ingen saker ble meldt under eventuelt: Vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes. Sak 54 2015 Godkjenning av referat fra styremøte 19. oktober 2015 Referatet med innkomne kommentarer ble godkjent. Vedtak: Referatet godkjennes. Sak 55 2015 Driftsrapport fra CRIStin pr 4.12.2015 (inkludert regnskap etter november) Daglig leder besvarte spørsmål fra styret. Det ble stilt spørsmål til hvordan EU-prosjektene budsjetteres og regnskapsføres. Slik det ser ut i dag, brukes en kombinasjon av regnskaps- og kontantprinsippet. Styret ber om at man holde seg helt til regnskapsprinsippet. De tekniske og juridiske problemene med å gi institusjonene tilgang til egne data via Tableau gjelder krav fra USIT til risikovurdering av den tekniske løsningen. For å unngå at de institusjonene som allerede har Tableau-lisens for tilgang til data fra Felles Studentsystem skal måtte kjøpe nye lisenser for tilgang til data fra CRIStin, må vi dele server. Teknisk sikker løsning for dette er mulig å få på plass, men den må dokumenteres og godkjennes av sikkerhetssjefen før den kan implementeres. Det er også nødvendig å finne en god nok løsning for innlogging for alle CRIStins brukerinstitusjoner ikke bare UH-sektoren. Vedtak: Styret ber om at også EU-prosjektene føres etter regnskapsprinsippet og tar ellers driftsrapporten til orientering. Sak 56 2015 Utvikling av CRIStin 2.0 Status og videre planer Styret er tilfreds med at det nå foreligger en plan for leveranser helt frem til dagens CRIStin-system kan avvikles. Styret ber om at det snarest mulig også kobles forventede datoer og kostnadsestimater til leveransene, selv om disse er usikre frem til detaljert spesifikasjon foreligger. Vedtak: Styret gir sin tilslutning til den presenterte leveranseplanen og ber om at det snarest mulig også kobles forventede datoer til leveransene. Sak 57 2015 Utvidelse av styringsgruppen for CRIStin 2.0 Styret godkjenner forslaget til representasjon i utvidet styringsgruppe. Mandat for gruppen finnes som del av den vedtatte prosjektbeskrivelsen og siteres nedenfor: Mandat for styringsgruppen gjengis fra prosjektplanen: Styringsgruppens hovedoppgaver er: - Løpende vurdere hvilke beslutninger som må løftes til styret - Sikre at prosjektets leveranse er i samsvar med bestillingen - Overordnet ansvar for prosjektets rammer (innhold, tid og ressurser) - Sikre nødvendige ressurser for gjennomføring av prosjektet Utkast Referat fra styremote 11.12.2015.docx 3
- Behandle vesentlige endringer i mandat og prosjektbeskrivelse - Avklare strategiske spørsmål og grensesnitt med andre prosjekter og aktiviteter - Følge opp fremdrift, behandle avvik og tiltak for å lukke disse - Ledelsestøtte for prosjektleder - Godkjenne sluttleveransen - Godkjenne evaluering Dag til dag styring av prosjektet skjer i dialog mellom styringsgruppens leder/daglig leder i CRIStin og prosjektleder. Vedtak: Utvidelse av styringsgruppen for CRIStin 2.0 vedtas med de justeringer som fremkom i møtet. Daglig leder bes om å sørge for at nye representanter kommer på plass så raskt som mulig. Sak 58 2015 NVI-rapportering av 2015-publikasjoner Styret gir sin tilslutning til planen om å etablere en felles måte å fordele publikasjonspoeng ned på lavere nivåer i institusjonene. Dette vil sikre at institusjonene gjør dette på en ensartet måte. Styret ber om at det ekstraarbeidet endringen i publiseringsindikatoren har medført, synliggjøres i rapport til eier. Vedtak: Styret tar saken til orientering. Sak 59 2015 Konsortieavtaler 2016 Status og videre arbeid Vedtak: Styret tar saken til orientering.. Sak 60 2015 Strategigruppen for bibliotekkonsortier - Forslag til revidert mandat og sammensetning Styret ser det som fornuftig å skille de sektorspesifikke strategiske diskusjonene fra de konkrete forhandlingsprosessene. Helsesektorens representanter i styret henviser til prosess som foregår i helseforetakene med kartlegging og samordning av behov for tilgang til elektroniske tidsskrifter og databaser. CRIStins konsortie-team er orientert om prosessen og er i dialog med Helsebiblioteket om dette. Vedtak: Revidert navn, mandat og sammensetning av gruppen vedtas. Sak 61 2015 Arbeidsgruppe for etablering av nasjonale retningslinjer for Open Access Styret kom med innspill til mulige medlemmer av utvalget. Daglig leder vil videreformidle disse til departementet Det foreslås også å endre ordlyden i forslaget til mandat som gjelder begrunnelse for å utelate monografier i denne omgang. Det bør ikke være forfatternes muligheter for inntjening som styrer om monografier blir med i arbeidet eller ikke. Vedtak: Styret ber daglig leder videreformidle til Kunnskapsdepartementet de forslagene som ble diskutert. Sak 62 2015 Oppsummering etter Berlin12, Konferanse om Open Access i regi av Max Planck Society Styreleder og daglig leder oppsummerte fra konferansen. Utkast Referat fra styremote 11.12.2015.docx 4
Max Planck hadde samlet forskningsledere fra en rekke land til konferansen, også land utenfor Europa. Blant annet var ledende institusjoner fra USA, Canada, Kina, Japan og Korea til stede. Konferansen ble innledet med innlegg fra forskningsledere som uttrykte sin støtte til ambisjonene om å konvertere abonnementsbaserte tidsskrift til Open Access. Videre i konferansen ble det diskutert innhold i et Expression of Interest som man ønsker at flest mulig land og institusjoner skal undertegne. Denne vil, på basis av diskusjonene i møtet, bli ferdigstilt i nærmeste fremtid. Det ble også gitt presentasjoner av de avtalene som i det siste er inngått i UK, Nederland, Østerrike og Tyskland for å oppnå nettopp en slik konvertering, og Max Planck Digital Library presenterte et konkret forslag til videre fremgangsmåte og samarbeid. Det fins mange ulike modeller for Open Access, og det er i øyeblikket stor usikkerhet om hvilke modeller som vil gi best resultat for forskningen. Man ser for seg at en overgang til Open Access vil kunne endre markedet på en slik måte at de store forlagene ikke lenger har samme grad av monopol, men det er også bekymring for at man vil ende med fortsatt økte priser. Det er også viktig å finne modeller som gjør at mindre ressurssterke land og organisasjoner har mulighet til å publisere. Styret ser følgende momenter som essensielle i det videre arbeidet: Internasjonalt samarbeid er avgjørende for å lykkes. Styret ber om at CRIStin både deltar i konkrete samarbeidstiltak og holder seg oppdatert på det som skjer internasjonalt. Styret støtter ambisjonene om å undersøke mulighetene for å få tradisjonelle tidsskrift til å endre forretningsmodell til Open Access. Styret anser slike forhandlinger som svært krevende og ser det som viktig at disse gjennomføres av en samlet forskningssektor med støtte fra regjeringen. Prosessen må primært kjøres i samarbeid med bibliotekene som har detaljkompetansen, men må forankres på forskningsledernivå i institusjonene. Styret er opptatt av det økonomiske aspektet ved publisering og støtter ambisjonene om at overgang til Open Access på sikt skal redusere kostnadene. Vedtak: Styret ber om at CRIStin i det videre arbeidet vektlegger momentene over. Sak 63 2015 Årsplan 2016 Daglig leder presenterte tankene bak det fremlagte forslaget til årsplan. På basis av innspill fra styremøtet planlegges en ny runde med prioritering over nyttår før endelig årsplan vedtas i styremøtet i februar når tildelingsbrev og dermed økonomiske rammer for året foreligger. Styret opplever den foreliggende planen som ambisiøs. I ferdigstilling av planen bes det om at prioriteringer tydeliggjøres, slik at det fremgår klart hva som er aller viktigst. Styret anser at følgende momenter bør tones ned: Videre arbeid med e-bøker, ny funksjonalitet i CRIStin-systemet som ikke er nødvendig for avvikling av dagens system. Følgende momenter bør gis høy prioritet: Leveranser som muliggjør avvikling av dagens CRIStin-system, tjenester for gjenbruk av data i CRIStin, nye strukturer for brukermedvirkning, institusjonenes tilgang til egne data, arbeidet med OA-utvalget og arbeidet med å få OA inn i konsortieavtalene. Vedtak: Styret ber daglig leder ferdigstille årsplanen i henhold til diskusjonen i møtet. Endelig årsplan fremlegges for godkjenning i neste styremøte. Sak 64 2015 Budsjett 2016 Utkast Referat fra styremote 11.12.2015.docx 5
Styret hadde ingen spesielle kommentarer til det fremlagte forslaget ut over kommentarene fra gjennomgangen av regnskapet om full gjennomføring av regnskapsprinsippet. Budsjettet må eventuelt revideres på nyåret dersom faktisk tildeling avviker fra antatt beløp. Vedtak: Budsjett for 2016 vedtas med de justeringer som fremkommer ovenfor. Sak 65 2015 Forslag til satsinger i 2017 sendt til eier Vedtak: Styret tar saken til orientering. Sak 66 2015 Strukturmeldingen Beskrivelse av CRIStins tjenester Saken utsettes til neste møte. Sak 67 2015 Eventuelt Det var ikke meldt noen saker under eventuelt.. Utkast Referat fra styremote 11.12.2015.docx 6