møtereferat 39477/2016 Tema: Til stades: Arbeidsgivarsida Ottar Brage Guttelvik Morten Larsen (Vara for Anthony N. Valen) Dag Lervik Erik Brekken HSAMU Referat møte 09.09.16 Arbeidstakarsida Ole Bjørn Helberg Gerd Botn Brattli Stein Ove Lianes Viggo Jordal Kristiane L. Muren Andre Silvia Stranden (Stamina) Forfall: Bergljot Landstad Blir også sendt: Bedriftshelsetenesta Stad og tid: Rom 700 Fylkeshuset 09.09. 2016, kl. 09.15 12.00 Referent: Martin Hauge,71 25 87 14 Neste møte: Dato og stad 04.10.2016 Sak: : 16/16 Sjukefråver andre kvartal 2016 17/16 Resultat av HMS-dokumentevaluering i august 2016 18/16 Avviksmønster hittil i 2016 19/16 Møtedatoar for 2017 20/16 Eigedomsstrategi status 21/16 Endringar i Stamina Helse Godkjenning av møteinnkallinga og referat frå førre møte Møteinnkallinga og referat frå HSAMU-møtet 31.5.16 vart godkjent Postadresse: Fylkeshuset, 6404 Molde Besøksadresse: Julsundvegen 9 Telefon: 71 25 80 00 Telefaks: e-post: post@mrfylke.no www.mrfylke.no
HSAMU 16/16 Sjukefråver andre kvartal 2016 Sjukefråverstala vart lagt fram i saksdokumentet. Sjukefråveret dette kvartalet var litt høgare enn i andre kvartal 2015, og litt lågare enn snittet for dette kvartalet dei siste 6 åra. Tannhelse hadde eit auka sjukefråver i denne perioden. Det var difor lagt fram meir detaljerte sjukefråverstal for tannhelse-sektoren. Tannhelse vil kjøre eit eige prosjekt rundt dette utover hausten. Tannhelse hadde ei god utvikling til desember 2014, etter det har det stige jamnt. Vi er inne i eig generasjonsskkfte for tannlegar. Unge kvinner kjem inn, eldre menn går ut. Pr. dato er 15 kvinner i tannhelse no gravide. Desse går ofte tidleg ut i sjukemelding. Ein har også eldre tannhelsesekretærar, snittalder her er nær 60 år. Denne gruppa har mykje statiske arbeidsoperasjonar. Det er registrert store regionale forskjellar, Ålesund har t.d. eit lågt fråver. Fylkestannlegen får no inn ein ny medarbeidar som får dette som eit prioritert område. Eit viktig fokus er å få oppfølging og rettleiing ned på individnivå. Andre innspel som kom fram under drøftinga: Graviditet er ein naturleg ting, men ikkje nødvendigivs sjukdom. Det er viktig å støtte leiarar for å komme tett på. Sentrale fokus blir: leiarstøtte, ergonomi og bedriftslkultur. Det vil vere ein fordel å ha ein bevisst gravid-politikk.. Det vart etterlyst meir forskningstal og detaljar om sjukefråveret for kvinner. Det var reist spørsmål om vi bør gjere noko meir aktivt med det generelt høge fråveret for kvinner. Sjukefråversarbeidet må gjerast i det daglege HMS-arbbeidet, det er viktig å utnytte mulighetane i BHT-avtalane. Vi må vere bevisst på at erfaringane i eit prosjekt lett kan overførast til andre sektorar. Hovudsamarbeidsutvalet tek orienteringa om sjukefråversutviklinga 2. kvartal 2016 til vitande, og støttar det arbeidet som blir gjort i tannhelse-sektoren for å redusere sjukefråveret. HSAMU 17/16 Resultat av HMS-dokumentevaluering i august 2016 Resultatet av dokument-evalueringa var lagt ut på førehand. På skolane har vi registrert ei monaleg betring i kvaliteten på nettsidene. 75% av sidene held no tilfredstillande kvalitet med omsyn til oppdatert og relevant informasjon. Kommentarar: Det er god samanheng mellom evalueringa og erfaringane Stamina har gjort på dei same einingane Tidspunkta for evalueringa kan for nokre skolar vere ugunstig. Dette har vi forsøkt å ta omsyn til ved å gjere evalueringa i etterkant av ferien. Det er viktig at einingane ser dette som eit tilbod som ein bør nytte seg av Gode system har stått sentralt i leiardialogen mellom etatsjef og lokal leiar. Vi må halde fram forenklingsarbeidet. Vi må bruke Alfresco betre for å gjere det enklare å oppdatere. Brukarvenlegheit må ha fokus. Vi må vidareutvikle ein god dialog med Stamina for å få tilbakemelding om dei svake ledda. Det er eit stort strekk i laget i sentraladm. Dette kan skuldast at vi er inne i ein prosess med sentralisering av delar av dokumentasjonen
Hovudsamarbeidsutvalet tek orienteringa til vitande. Det er viktig at prosessen med å betre kvaliteten på HMS-dokumentasjonen held fram, og at ein brukar aktivt kanalar som leiardialog og bedriftshelsetenesta i dette arbeidet. HSAMU 18/16 Avviksmønster hittil i 2016 Det var på førehand lagt ut statistikkar over avviksmønsteret hittil i år. HMS-avvika er framleis dominerande, men dette året har andelen av avvik knytta til innkjøpsavtalar auka. Kommentarar: Innkjøpsavvika tyder på at fleire grupper ser potensialet i avvikssystemet Når det gjeld området Tenestekvalitet utdanning vil personalseksjonen samarbeide med utdanningssjefen om vidare bruk på fleire skolar Det er stadig viktig å følge opp at avvika er brukt i forbedringssamanheng Etter alt å døme der det ei stor grad av underrapportering av avvik, mange einingar ser framleis ikkje potensialet her. HSAMU tek orienteringa til vitande HSAMU 19/16 Framlegg til møtedatoar for HSAMU 2017 Det var lagt fram eit forslag på desse møtedatoane: Tysdag 21. februar Tysdag 18. april Torsdag 15. juni Tysdag 12. september Torsdag 19. oktober Tysdag 19. desember Det vart kommentert at datoane kjem svært tidleg, men det kan vere ein fordel når det gjeld å unngå kollisjonar med interne møter. Det første møtet kjem i vinterferien, men det kom ingen innvendingar på dette. HSAMU godkjenner møteplan for 2016 slik det går fram av saksframlegget
HSAMU 20/16 Eigedomsstrategi - status Hilde Warp frå Multiconsult la fram resultata av dei første fasane i eigdomsstrategi-prosjektet. Nokre av resultata var: Det er konstantert eit vedlikehaldsetterslep i bygningsmassen. manglar instruksar til vaktmeistertenestene Vi veit lite om korleis kapasiteten blir brukt og om det er for lite/for mykje ressursar i høve til behovet Manglar ein del sentrale nøkkeltal Utydeleg arbeidsfordeling og ansvarsfordeling, organisasjonen manglar definerte kvalitetsnivå. Det er lista opp ein del oppgåver som ikkje blir utført heilskapleg i dag Dekninga av kompetansebehovet er uklart Laga ei oppgåvematrise med tre ulike alternativ. Det siste alternativet inneber eit eige fylkeskommunalt foretak (FKF). I prosjektgruppa er det mest stemning for alt. 2.b. Ingen alternativ løyser underfinansieringsproblemet Det er ei utfordring å nytte ressursar på tvers når driftspersonellet er tilsett på skolane. Følgjande synspunkt kom fram under drøftinga: Vi må få fram prinsipp for klare avtalar mellom dei ulike nivåa. Vi må få meir samarbeid på tvers, med t.d. team som samarbeider der skolar ligg nær kvarandre. Vi har mange klynger der ressursdeling på tvers vil utnytte ressursane betre. Andre fylkeskommunar har valt alt. 2.a. og outscoursar no vaktmeisterstillingar. Servicenivået på tenestene er eit vanskeleg tema, vanskeleg å beskrive standardnivået Fagforbundet: Dette er ei stor sak, og det er gjort eit godt arbeid. Alternativ 1 kan vidareførast, men ikkje nødvendigvis slik at vi treng gjere store endringar no. Skolane bør framleis ha ansvaret for sin skole. Det er viktig at skolane har autonomi. Bra at vi får dokumentert faktorane i nøkkeltal. Fagforbundet er kritisk til eit fylkeskommunalt føretak. Multiconsult: valet står i praksis mellom 1 og 2a. Kunnskap om tilstandsbildet krev at kompetanse i linja er til stades dette er ikkje tilfelle i dag. Autonomi er vanskeleg å kombinere med kompetansebehovet. Den vidare behandlinga blir no viktig Tilrådinga frå prosjektgruppa blir handsama administrativt. HSAMU må ha høve til å drøfte framlegget frå prosjektgruppa før styringsgruppa si handsaming. Det er ikkje opp til noko nedbemanning, valg av alternativ er så styrande for resten at det må komme først. Tannhelse ønskjer modell 2b, der Byve blir ansvarleg for dei fleste funksjonane. Dersom Byve får ansvaret kan HMS-behandlinga i amu bli uklar og utfordrande. Vi har klare system for prioriteringar, dette gir forutsigbarhet og gode talgrunnlag for handsaming i amu. I vedtaket er det viktig å få fram at saka skal tilbake til hsamu før endeleg handsaming i styringsgruppa
HSAMU tek orienteringa til vitande. Før endeleg handsaming i styringsgruppa skal hovudsamarbeidsutvalet handsame innstillinga frå prosjektgruppa. HSAMU 21/16 Endringar i Stamina Helse Silvia Stranden orienterte om dei endringane som vart gjort i Samina Helse siste halvåret. Stamina fekk ny leiar i juni, samstundes fekk fylkeskommunen ny kontaktperson Stamina skal vere rådgivar og bidragsytar. AMU er viktige arenaer å delta på. Det er viktig å vere synlege på einingane. Stamina skal m.a. bistå med aktivitetane i årshjulet. Avdelingane i Nordmøre og Romsdal er slått saman. Oppgåva til leiar blir samla den nye avdelinga. Leiar får meir reindyrka leiaroppgåver i mindre grad fag-tenester. Kontaktpersonane i Stamina skal kjenne kunden godt og vere tett på den eininga desse har kontaktansvar for. Det er viktig at Stamina sender rette kompetansepersonar til dei ulike oppgåvene. HSAMU tek orienteringa til vitande Møtet slutt kl. 12.00