Til Kontrollutvalget i Etnedal Møte: 05/ 2016 Sak: 14-15/2016 MØTEBOK KONTROLLUTVALGET I ETNEDAL Møtested: Kommunestyresalen i Etnedal Møtedato: Mandag 31. oktober 2016 Møtetidspunkt: Kl. 09.00-12.00 Følgende deltok i møtet: Håvard Telstø Inger Anna Lysthaug Syver Thon Dagny Thon Hovrud Reidar Schlytter Kai Egil Bacher Boie Strande Siri Ødegaard - leder kontrollutvalget - nestleder kontrollutvalget - medlem kontrollutvalget - revisor Kommunerevisjon IKS - kontrollutvalgssekretariat - rådmann - personalsjef - ass.rådmann Godkjenning av innkalling: Innkalling godkjent enstemmig. Møtet forslås lukket under behandling av sak 15/2016 - Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016 Møtet vedtatt lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. i sak 15/2016. Godkjenning av møtebok 26.08.16 og fra fellesmøte 21.10.16 Møtebok av 26.8 og 21.10.16 fra fellesmøtet godkjent, enstemmig. Neste møte, se ny møteplan for 2017. Leder Håvard Telstø, tlf. 97979185 Side 1
Orienteringssaker: Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende PPT: Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende PPT-Valdres ble behandlet som sak 06/2016 26.08.16. Det er et ønske fra kontrollutvalget om rådmann kan orientere om status i saken på møtet. Ass.rådmann orienterte om status i arbeidet med PPT-Valdres og orienterte om bl.a.: Skole og barnehageledelsen i skal ha mnd. møter med PPT-tjenesten, bl.a. for å sikre o at de riktige elevene blir henvist til PPT. o at man har felles forståelse for situasjonen i skolen, og for den enkelte elev. Etnedal ønsker i større grad å nyttegjøre seg PPT sin veiledningskompetanse for å sikre tilfredsstillende individuelt tilpasset opplæring. Etnedal har PPT stor fokus på leseferdigheter. Tidlig innsats er viktig, og systematisk arbeid kartlegging starter allerede i barnehagen. I barnehagen er det systematisk observasjon av barn, spesielt er man opptatt at språkutviklingen hos barn. Ass. rådmann redegjorde også for at det har vært tilsyn fra fylkesmann vedr. kommunen som barnehageeier. Kommunen fikk avvik vedrørende administrasjonens tilbakemeldinger til barnehagen. Sak 14/2016 Utvikling i sykefravær Dokumenter i saken: Rådmannen legger eventuelt disse frem i møtet. Saksopplysninger Det er viktig at kommunen har rutiner som sikrer at man følger utviklingen i sykefravær innenfor ulike sektorer, og at det iverksettes tiltak både for å forebygge sykefravær og for å sikre at sykemeldte kommer raskt tilbake i jobb. Dette er viktig for den enkelte arbeidstaker, for tjenestemottakere og for kostnadsnivået til kommunen. Videre er forebyggende helsearbeid et sentralt element i samhandlingsreformen, og kommunene bør være et foregangseksempel i så måte. Rådmannen er følgelig invitert til møtet for å informere om følgende: - Utvikling i sykefravær de siste tre årene fordelt på sektor (eller den inndeling kommunen bruker i sin rapportering). - Vurdering av hva som er et akseptabelt/ønsket nivå i de ulike sektorer, herunder spesielt innen tjenestene Pleie- og omsorg og Barnehager som ofte pleier å ligge høyt og begrunne hvorfor og hva som kan være årsaken til at disse ligger høyt over tid. - Redegjørelse for hvilke tiltak som er iverksatt for å forebygge sykefravær, herunder tiltak mot de grupper/tjenester som har høyt sykefravær over tid. - Redegjørelse for hvilke tiltak som typisk iverksettes overfor sykemeldte/ansatte som er ofte syke for å sikre at de raskere kommer tilbake i jobb/sjeldnere blir syke. Leder Håvard Telstø, tlf. 97979185 Side 2
- Redegjøre for mulige tiltak som rådmann mener kan bidra til ytterligere reduksjon i sykefravær ifht egenmeldinger og legemeldt sykefravær, herunder at den enkelte selv tar ansvar for å komme på jobb når man har en restarbeidsevne. o Herunder om kommunen kan samarbeid med NAV og fastlege ifht å redusere sykefravær. Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning. Behandling i møte Personalsjef orienterte vedr sykefraværsstatistikk for 2014,2015 og 2016 Gjennomsnitt for 2014, 6,2 % Gjennomsnitt for 2015 5,9 % Gjennomsnitt for 2016 7,5 % Det er to hovedområder som skiller seg ut, Barnehage/kultur og Helse og omsorg/etnedalsheimen. Personalsjefen redegjorde for at høyt sykefravær innenfor barnehage/kultur skyldes forhold kommunen ikke kan rå over. Etnedal er en IA-bedrift og har inngått avtale med NAV. Det er utarbeidet en Handlingsplan for 2016-2018 som viser Mål og aktiviteter for oppfølging av sykefravær Mål: Trivsel og arbeidsglede for alle i Noen tiltak/virkemidler i handlingsplan: Alle skal ha medarbeidersamtale Hvordan øke tilstedeværelsen på en aktiv måte Nært samarbeid med NAV, bedriftshelsetjenesten og sykmelder Legge til rette for trivselsfremmende tiltak Arbeidsgiver har dialog med fastlegen vedr sykefraværet i faste møter og i tillegg kan arbeidsgiver ta kontakt med legen for nærmere opplysninger under veis. I tillegg har Etnedal utarbeidet en brosjyre med forslag til ansvar og oppgaver «Hvem gjør hva for å øke tilstedeværelsen». kan vise til lavt sykefravær på Etnedalsheimen og dette oppnås ved: (har i gjennomsnitt lavere sykefravær sett i forhold til andre kommuner) God kommunikasjon Tydelige ledere (lederutvikling) Medarbeidersamtaler (god samtale med leder) Tett oppfølging med bedriftshelsetjenesten Tilrettelegging med fysioterapeaut m.m, Hvordan prater vi i sammen på arbeidsplassen (interne regler) Godt tilrettelagt vedr involvering av tjenesteledere/nestleder i budsjettprosessen.. Leder Håvard Telstø, tlf. 97979185 Side 3
KU og revisor sa seg fornøyd med at statistikken viser at sykefraværet i Etnedal er lavt, og med det systematiske arbeidet med å holde sykefraværet lavt. Vedtak Som forslag til vedtak, enstemmig. Sak 15/2016 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016 Møtet lukkes med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Dokumenter i saken: Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt overordna analyse for. Ettersendes kontrollutvalget av revisjonen. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter kommunestyret er konstituert, legge frem en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for vedtak i kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 10 og 13. Planen skal ta utgangspunkt i en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunen, som dokumenteres i en overordnet analyse, jf. forskrift om kontrollutvalg 10: Forvaltningsrevisjon innebærer en systematisk vurdering av kommunens økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7. Selskapskontroll kan foretas i selskaper som er heleid av kommuner. Selskapskontroll kan innbefatte kontroll med at de som utøver kommunens eierinteresser gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll) og/eller gjennomgang av driften (forvaltningsrevisjon), jf. forskrift om kontrollutvalg 14. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll beskriver hvordan kontroll- og tilsynsarbeidet i Valdres er tenkt gjennomført i kommende fireårsperiode. Kontrollutvalget har bedt Kommunerevisjon IKS utarbeide overordna analyse for Etnedal kommune, og deretter plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016-2020. Planen skal legges frem for kommunestyre for behandling før 31.12.2016. Forslag til vedtak Kontrollutvalget oversender plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll godkjennes. Kontrollutvalget gis fullmakt til å gjøre endringer i planen dersom utvalget finner det nødvendig. Leder Håvard Telstø, tlf. 97979185 Side 4
Behandling i møte KU gikk gjennom planen punkt for punkt Vedtak Som forslaget til vedtak, enstemmig. Etnedal, 31. oktober 2016 Reidar Schlytter Kontrollutvalgssekretariat Kopi sendt: postmottak, ordfører, rådmann og revisjon. Møtebok godkjent: Etnedal, den 2016 Håvard Telstø Inger Anna Lysthaug Syver Thon Leder Håvard Telstø, tlf. 97979185 Side 5