Brukerhåndbok Domstolenes aktørportal Forfatter: Domstoladministrasjonen Versjon: 3
Innhold Innledning... 1 Elektronisk ID... 1 Brukerhåndboken... 1 Grunnleggende om tjenesten... 2 Innlogging... 2 Min profil... 2 Brukervilkår... 3 Inaktivitet ved bruk... 4 Varsling... 4 Oppetid og tilgjengelighet på løsningen... 4 Gjennomgang av domstolenes aktørportal... 5 Startsiden... 5 Ny sak... 7 Opprett ny sak... 7 Nytt tilsvar... 11 Verserende saker... 11 Dokumenter... 13 Ikke innsendte dokumenter... 15 Historikk... 16 Gebyrer... 16 Rettigheter... 17 Salær... 18 Frister... 19 Ikke innsendte dokumenter... 20 Kvitteringer... 21 Delegater... 21 Jobber på vegne av... 23 Jobbe i Aktørportalen som delegat... 24 Salær... 26 Salærskjemaets oppdeling... 26 Saks- og personopplysninger... 27 Honorar... 29 Reisefravær og utlegg... 30 Summering og innsending... 31
Honorar... 32 Stykkpris eller godtgjørelse etter medgått tid... 32 Begrenset tjenestetilbud... 35 Hjelp og brukerveiledning... 37
Innledning Domstolenes aktørportal (Aktørportalen) er en nettportal for utveksling av saksinformasjon og dokumenter i tvistesaker, og for innsending av salær i både sivile saker og straffesaker. Løsningen sørger for elektronisk samhandling mellom domstolene og aktører i tvistesaker. Portalen er i første omgang tenkt for advokater eller andre som fører en sak på vegne av en klient, men er også tenkt at den skal kunne brukes av selvprosederende parter, meddommere, tolker og sakkyndige. På sikt er det et mål at all dokument- og informasjonsutveksling med domstolene skal skje elektronisk. Elektronisk ID For å kunne bruke Aktørportalen trenger du en elektronisk ID på nivå 4. Årsaken til at det kreves innlogging på sikkerhetsnivå 4, skyldes nødvendigvis at det ligger mye sensitiv informasjon som er unntatt offentligheten i løsningen. Godkjent elektronisk ID på nivå 4 er BankID, BankID på mobil, Commfides e-id eller Buypass e-id. En forutsetning for å bruke løsningen til Buypass er at du har et smartkort med Buypass-akseptansemerke, og at det er på nivå 4. Kort som oppfyller dette er smartkort fra Buypass og spillkort utstedt av Norsk Tipping. (Kort utstedt av kommisjonær må oppgraderes. Dette kan gjøres på Buypass sine sider.) For medlemmer av advokatforeningen er det også mulig å bruk medlemskortet for pålogging, da de nye medlemskortene er av typen Buypass. Du kan lese mer om hvordan du skaffer deg elektronisk id og løsningene på: http://www.difi.no/elektronisk-id/slik-skaffer-du-deg-elektronisk-id. Brukerhåndboken Denne håndboken gir en kort innføring i de skjermbildene du som bruker møter i Aktørportalen, og de prosessene som utføres der. Skjermbildene som brukes er hentet fra en testinstans av Aktørportalen og er en kombinasjon av fiktive og anonymiserte data. - 1 -
Grunnleggende om tjenesten Uansett hvem som tar i bruk Aktørportalen, er det noen grunnleggende steg du må igjennom, før du kan benytte seg av tjenesten. Dette går blant annet på registrering av din kontaktinformasjon, og godkjenning av brukervillkår. Det er også noen generelle opplysninger slik som varsling, inaktivitet ved bruk og tilgjengelighet som er viktig å merke seg. Innlogging For innlogging og autentisering av bruker benyttes ID-porten, som er en offentlig fellesløsning for å kunne logge seg inn på digitale tjenester fra offentlige virksomheter. Tjenesten driftes av Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI). For å logge på løsningen må du først gå til http://www.domstol.no/aktorportalen. I menyen på nettsiden finner du et eget menyelement som heter "Logg inn". Når du klikker på dette element blir du sendt til ID-porten for autentisering og pålogging. Min profil I "Min profil" lagres opplysninger om kontakt- og fakturainformasjon og foretrukket kommunikasjonskanal. For de som er aktører i Aktørportalen brukes blant annet denne informasjon til å sende varsel om når det foreligger nye dokumenter i en sak. Som bruker må du legge inn opplysninger om din epost, mobilnummer (begge deler er påkrevd), og eventuelt annet telefonnummer og kontonummer for utbetaling av salærkrav. Du må også angi om du vil bruke epost eller sms som varslingsmetode for varsling av nye dokumenter. Disse valgene finner du under "KONTAKT- OG FAKTURAINFORMASJON". Kontonummer er påkrevd for alle som skal sende inn et salærkrav. Hvis bruker fyller ut en salæroppgave og prøver å sende den inn uten å ha oppgitt kontonummer, vil du automatisk bli sendt til "Min profil" for å fylle ut dette. Når det er gjort og du har klikket på lagreknappen, kan du klikke på "Tilbake" for å gå tilbake til salærskjemaet. - 2 -
Skjermbilde 1: Kontakt- og fakturainformasjon Under "INFORMASJON FRA FOLKEREGISTERET" vil ditt navn og adresse som er registrert der vises, og er du advokat eller advokatfullmektig vil opplysninger om advokatkontoret du er knyttet til dukke opp under "INFORMASJON OM ADVOKATREGISTERET". Grunnlaget for om det vil ligge informasjon under dette feltet er Tilsynsrådet for advokatvirksomhet. Brukervilkår Første gang du logger deg inn i Domstolenes aktørportal, må du godta brukervilkårene for tjenesten. Disse sier noe om hva tjenesten tilbyr, og hva du som bruker av Aktørportalen forplikter deg til. Vilkårene sier også noe om krav til tjenesten og forventet tilgjengelighet. Et viktig punkt som står i brukervilkårene er punktet som omhandler fristavbrudd. Brukervillkårene må godtas for å ta i bruk tjenesten, og starte samhandlingen. Hvis du avslår vilkårene, vil du automatisk bli rutet vekk fra tjenesten. Neste gang du logger på vil du få opp vilkårene på nytt. Det er altså ikke mulig å benytte seg av løsningen før en har godtatt vilkårene. Ved endringer i vilkårene vil du måtte godta vilkårene på nytt for å bruke tjenesten videre. - 3 -
Brukervilkårene sier også noe om hvilke forpliktelser du tar på deg som bruker av løsningen, og føringer og begrensninger i løsningen. Vilkårene i sin helhet kan du lese på: http://www.domstol.no/no/domstolenes-aktorportal/brukerveiledning/brukervilkar/ Inaktivitet ved bruk Når du logger deg inn i Aktørportalen blir det etablert en sesjon som er tidsbegrenset. Hver gang du foretar en handling i portalen, blir denne sesjonen fornyet. Hvis du ikke foretar seg noe i portalen på 1 time, blir sesjonen avsluttet. Når du prøver å foreta en handling i portalen etter dette, må du re-autentisere deg gjennom ID-porten. Varsling Når du registrer din informasjon under "Min profil", velger du også ønsket varslingsmetode. Avhengig av hva du har valgt, vil du få en sms eller epost når det kommer nye dokumenter i en sak. Dette gjelder både for dokumenter som blir send av domstolen og fra motparts prosessfullmektig når du står som mottaker av dokumentet. Varslet inneholder saksnummeret til saken det gjelder og hvis det er et dokument med frist, vil varslingen også inneholde dato for fristen. Et dokument som er skjult eller fremmet skjult av prosessfullmektig, vil ikke generere varsel. Dette gjelder også selv om domstolen i etterkant hever skjulingen av dokumentet. Du vil også kunne få varsling om at dokumenter er blitt feilført. I slike tilfeller vil varslet si at dokument med tittel "xxxxxxxx" fra "xxx xxxx" i sak "xx-xxxxxxx-xxxx" har fått status feilført. At et dokument har blitt feilført vil også fremgå i dokumentlisten på saken ved at dokumentet ikke lengere er klikkbart, all tekstlig informasjon for dokumentet er grået ut, og ved å holde muspekeren over kommer det opp informasjon om at dokumentet er feilført i fagsystemet. Oppetid og tilgjengelighet på løsningen Løsningen vil normalt være oppe hele døgnet, men det kan forekomme nedetid både for portalen og fagsystemet til domstolene. Så lenge portalen er oppe er det mulig å sende inn dokumenter, selv om fagsystemet skulle være nede. Hvis fagsystemet er nede vil dette fremgå i portalen med en melding om begrenset tjenestetilbud. Selv om det i en slik situasjon er mulig å sende inn dokumenter, vil du ikke får noen saksinformasjon i portalen. Det betyr at ved innsending av dokumenter i en verserende sak må opplysninger som saksnummer, parter og prosessfullmektige fylles ut. Det vil kunne være perioder der portalen kan være nede som følge av vedlikehold. Alt planlagt vedlikehold vil bli varslet i portalen og på domstol.no/aktorportalen. Det må også nevnes at i helger og på hverdager mellom 20:00 og 08:00, må en kunne regne med at det vil ta noe tid før løsningen er tilgjengelig eller funger som normalt hvis det skulle oppstå en feilsituasjon. - 4 -
Gjennomgang av domstolenes aktørportal Etter at du har registrert informasjon under "Min profil" og godtatt brukervilkårene får du tilgang til selve Aktørportalen. Startsiden Startsiden for portalen viser informasjon om pågående saker, samt gir en del ulike valg. 4 2 3 5 1 Skjermbilde 2: Startside 1. Saksoversikten viser alle saker du har en rolle i. Dette kan være som saker der du har rollen prosessfullmektig eller advokatfullmektig. I tillegg dukker også saker du har blitt tildelt rollen delegat i portalen dukke opp. (Er avhengig hva som er valgt i "Jobber på vegne av".) I oversikten vises også eventuelt informasjon om partene i saken, hva saken gjelder, status i saken og eventuelt dato for neste møte i saken. I tillegg til at dette er startsiden ved innlogging i portalen, er det også siden som vises når en velger "Oversikt" (2.a) i hovedmenyen. 2. Dette er den globale menyen i portalen og består av fire punkt. a. Det første elementet "Oversikt" lister ut en oversikt over alle pågående saker du har tilgang til i portalen. Her vil også avsluttede saker som er nyere en tre måneder vises. Hva som vises påvirkes av hva som er valgt i "Jobber på vegne av" (se punkt 3.) - 5 -
b. "Ny sak" er inngangen for å sende inn en ny sak som saksøker/prosessfullmektig, eller for å levere et tilsvar som prosessfullmektig i saker du enda ikke er blitt registrert på. Dette typisk der klient kommer med stevningen og ber deg levere tilsvaret. c. Punktet "Delegater" gir deg mulighet for å invitere og administrere delegater. Dette kan for eksempel være advokatsekretærer eller andre som jobber på vegne av en prosessfullmektig (kollegaer). Her setter en også generell tilgang til alle saker for en delegat. Dette valget er kun tilgjengelig for advokater og advokatfullmektiger. d. "Hjelp og informasjon" Lenke til side under domstol.no med hjelp og informasjon om løsningen. Her ligger blant annet denne håndboken, ofte stilte spørsmål og kontaktinformasjon domstolene. e. "Brukere" gir oversikt over alle registrerte advokater og advokatfullmektige. Dersom én advokat i saken ikke er aktørportalbruker, må prosesskriv i tillegg sendes direkte, jf. tvisteloven 12-3 (2). Oversikten over "Brukere" benyttes for å få oversikt over om motpartens advokat er aktørportalbruker eller ikke. 3. "Jobber på vegne av" viser hvem du jobber for. Mange brukere vil jobbe på vegne av seg selv (prosessfullmektig/advokatfullmektig), men hvis du har fått tildelt rolle som delegat for en advokat eller advokatfullmektig vil du også kunne velge å jobbe på vegne av de. Dette valget gir også en filtrering på hva som vises i "Oversikt"(1). 4. "Logget inn som" viser navnet til deg som er pålogget. Ved å klikke på navnet ditt vil du gå til "Min profil", og kan da endre på din kontaktinformasjon. Ved å klikke på den lille haken til høyre får du fram valget "Logg ut". 5. Disse fanene er den saksrelaterte menyen, og er relatert til alle saker du har tilgang til, enten direkte eller som delegat. a. "Saker" er oversikten over alle saker du har tilgang til og er også det som automatisk blir valgt når du klikker på "Oversikt" i den globale menyen. Hva som vises under "Saker" har sammenheng med hva som er valgt i "Jobber på vegne av". (Se punkt 3.) Ved å velge et annet navn enn ditt eget, vil du kun få opp denne personens saker. Ved å velge "alle saker" vil du få opp alle saker som du har tilgang til gjennom rollene prosessfullmektig/advokatfullmektig eller som delegat. b. "Frister" viser en samlet oversikt over all aktive frister som gjelder deg, uavhengig av sak. Antall aktive frister angis også i fanen med tall. c. "Nye dokumenter" er en oversikt over alle dokumenter som har blitt sendt til deg i løpet av de siste syv dager. Dokumenter som har kommet inn siden siste gang du har vært pålogget vil ligge øverst i oversikten i dokumentnavn vil være i fet skrift. Du vil også se antall nye dokument siden siste pålogging i fanen. I skjermbilde to ser vi at dette er fem, som betyr at det kommet inn fem dokumenter siden siste pålogging. Det er vært å merke seg at denne markering vil vare ut gjeldende dag du logger inn. d. "Ikke innsendte dokumenter" er en oversikt over alle dokumenter som du har påbegynt, men som du ikke har sendt inn. Her vil du også finne eventuelle innsendinger som har feilet. Ved å klikke på lenke under tabelloverskriften "Dokumenttype", får du opp dokumentet og du kan fortsette utfylling av felter eller legge til PDF-filer. - 6 -
e. "Kvitteringer" er oversikten over alle kvitteringer du har mottatt for innsendte dokumenter. En kvittering vil inneholde informasjon om når innsending ble foretatt, dokumenttype (stevning, tilsvar, prosesskrift) og en referanse. Referansen oppgis til domstolen i forbindelse med en eventuell feilsøking. Ved innsending i en verserende sak vil kvitteringen også inneholde saksnummeret. Ny sak Under fanen "Ny sak" er det to tilgjengelige menypunkter: "Opprett ny sak" og "Inngi tilsvar". En felles betegnelse i Aktørportalen for å opprette stevning, tilsvar og prosesskrift, er å opprette et dokument. Et dokument er en kombinasjon av informasjon du fyller ut i skjermbildet eller som blir hentet fra domstolenes saksbehandlingssystem, og filer (PDFdokumenter) som du laster opp. Opprett ny sak Ved å gå inn på "Ny sak" og klikke på knappen "Opprett ny sak", får du opp et skjermbilde for å fylle inn informasjon som trengs for å fremme saken. Skjermbilde 3: Ny sak I skjermbildet for å opprette ny sak velger du fra nedtrekkslisten den domstolen som saken skal sendes til (se Skjermbilde 4). Her vises kun de domstolene som tilbyr Aktørportalen, les mer om hvilke domstoler som tilbyr Aktørportalen her: http://www.domstol.no/no/domstolenesaktorportal/utrulling-av-aktorportalen/. Du må også fylle ut dokumentets dato. Dette er dato i henhold til ditt hoveddokument og ikke nødvendigvis dato for når du fyller ut dokumentet i portalen. I tillegg må du legge inn informasjon om partene i saken (se Skjermbilde 4: Opprett ny sak, saksøkerbilde ). Hvis du er advokat eller advokatfullmektig vil ditt navn vises under "PROSESSFULLMEKTIG". Hvis du jobber som en delegat, må du velge i listen hvem som er avsender av dokumentet. Hos domstolen vil da denne personen bli stående som avsender, mens ditt navn vil blir registret som innsender av dokumentet. Det er også mulig å huke av for at du ønsker fremmet at dokumentet skal skjules for motpart. Dokumentet vil da være skjult og ikke - 7 -
vises på dokumentlisten inntil domstolen har vurdert saken, og eventuelt konkludert med at det ikke er grunnlag for at dokumentet skal skjules. Skjermbilde 4: Opprett ny sak, saksøkerbilde Påkrevde felter som omhandler saksøker er: Fornavn Etternavn Postnummer Poststed Det er også mulig å legge til flere saksøkere ved å klikke på pluss-tegnet ved teksten "Legg til saksøker". - 8 -
Skjermbilde 5: Opprett ny sak, saksøktbilde Under informasjon om saksøkte er det påkrevd at det fylles ut samme informasjon som for under saksøker. Hvis en kjenner prosessfullmektig for saksøkte fylles også denne informasjonen ut. Hvis det ikke er kjent, hukes det av på "Selvprosederende part eller ukjent prosessfullmektig" (Skjermbilde 6: Foretak og ukjent prosessfullmektig). - 9 -
Skjermbilde 6: Foretak og ukjent prosessfullmektig Hvis saksøker eller saksøkte er et foretak klikker du (se Skjermbilde 6: Foretak og ukjent prosessfullmektig) i feltet for foretak for å angi dette. Det er da påkrevd at du fyller ut navn på foretak, postnummer og poststed. Alle nye saker må inneholde et hoveddokument som utgjør stevningen eller begjæringen. Det er også mulig å legge ved bilag til dokumentet. Det er bare mulig å legge til ett hoveddokument, men du kan legge ved opptil 99 bilag. For hvert bilag er det felt for å nummerere bilagene. Det er viktig at dette settes for ryddigheten i dokumentlisten og at det skal være enkelt å finne fram til. Om bilagene du laster opp havner i feil rekkefølge kan du også endre rekkefølgen ved å nummerere bilagene. Alle dokumenter (hoveddokument og bilag) som lastes opp må være av typen PDF, og det oppfordres at det brukes standard PDF/A-1A. Les mer om dokumentbehandling: http://www.domstol.no/no/domstolenesaktorportal/brukerveiledning/anbefalinger-for-dokumentbehandling/. For både hoveddokument og bilag anbefales det at filnavnet er så beskrivende som mulig. Dette vil gjøre det enklere å identifisere de forskjellige dokumentene i dokumentlisten. Det er imidlertid en begrensning i filnavnet på 100 tegn (inkludert filendelse), og selve tittelen kan derfor ikke overstige 96 tegn. Det også viktig å merke seg at det ligger en begrensing på størrelsen til filene som skal sendes. En enkeltfil må derfor være under 30 MB, i tillegg til at hele dokumentinnsendingen (hoveddokument, bilag og utfylte felt) må være under 100 MB. Hvis du jobber med å fylle ut et dokument, men må vente med å sende det inn (for eksempel så mangler du noen bilag) kan du klikke på knappen "Lagre som kladd og lukk". Dokumentet vil da bli lagret og legge seg i listen under "Ikke innsendte dokumenter". Det er derfra mulig å hente fram det påbegynte dokumentet, og jobbe videre med det. Når du har fylt inn all nødvendig informasjon og anser deg ferdig med dokumentet, klikker du på "Signer og send inn". Innsending av dokumentet vil da begynne, og prosessen er fullført når du får en kvitteringen tilbake. Denne inneholder et tidsstempel for når dokument ble levert og en internreferanse. - 10 -
Skjermbilde 7: Kvittering innsendt dokument Hvis du jobber som delegat, og ikke har fullmakt til å foreta prosesshandlinger, vil du heller ikke ha mulighet til å sende inn dokumentet. Du må da klikke på knappen "Send til godkjenning". Det vil da dukke opp for prosessfullmektig som da har mulighet til å sende inn dokumentet. Det er ikke noen varslingstjeneste for dokumenter som er sendes til godkjenning. Prosessfullmektig vil bare kunne se det i dokumentlisten ved at ens eget navn ligger under "Sendt til" på det aktuelle dokument i dokumentlisten. Det kan derfor være greit å oppfordre delegater til å gi beskjed hvis de sender dokumenter til godkjenning. Nytt tilsvar Å sende inn tilsvar i en ny sak arter seg på samme måte som å sende inn "Ny stevning". Den eneste forskjellen er at for "Inngi tilsvar" får du opp et felt for å fylle inn saksnummer. Ved tilsvar i ny sak er det påkrevd at feltet for saksnummer et fylt ut for at det skal være mulig å sende inn dokumentet. Skjermbilde 8: Ny sak, inngi tilsvar Verserende saker Ved å klikke på saksnummeret til en sak i saksoversikten, går du inn i den konkrete saken. Du vil da få opp et skjermbilde som viser informasjon om saken (se Skjermbilde 9). I oversiktsbildet finner du saksnummer og domstol saken føres, samt opplysninger om saksstatus, sakstema, saksbehandler i domstolen hvilken rolle du har i saken. I tillegg er det en rekke faner som viser annen informasjon eller dokumenter knyttet til saken. All informasjon som presenteres i skjermbildet hentes direkte fra domstolenes saksbehandlingssystem. Det er verdt å merke seg at for straffesaker er det kun fanen "Informasjon" og "Salærkrav" som er tilgjengelige. (Fanen salærkrav vil dukke opp når det åpnes for salærinnsending også i straffesaker.) - 11 -
Under fanen "Informasjon" finner du informasjon om partene i saken og hvem som er prosessfullmektige. På informasjonssiden for saken ligger også en oversikt over aktive frister og kommende rettsmøter. Skjermbilde 9: Verserende sak, informasjonsbilde I listen over aktive frister vises alle aktive frister i saken, også de som gjelder motpart. Som vi ser av Skjermbilde 9: Verserende sak, informasjonsbilde ligger det to aktive frister. Begge har samme fristdato og er i forbindelse med innkalling til et rettsmøte. Det er da en frist til sammen møter som ligger to ganger fordi den er sendt til begge parter i saken. Vi ser da videre at fristtypen som gjelder for pålogget bruker er klikkbar. Det er også slik at alle frister vil ligge med et ikon foran seg. Rød sirkel med utropstegn betyr at fristen er i ferd med å utløpe eller at den allerede har utløpt. Er det brun sirkel med utropstegn er det en frist som kommer. Brun sirkel med timeglass betyr at fristen er blitt behandlet av bruker, men at den ikke er blitt behandlet av domstolen enda. Frister som blir avskrevet av domstolen vil forsvinne fra oversikten, men er mulig å finne igjen under fanen "Historikk". Det er også mulig å eksportere fristene til egen kalender under denne fanen. Kommende møter angis ved dato for når møte holdes og informasjon om hva slag møte det er. - 12 -
Dokumenter Under fanen "Dokumenter", finner du alle dokumenter i saken. Herfra er det også mulig å opprette et prosesskrift eller å inngi et tilsvar. Dette gjøres ved henholdsvis å klikke på knappene "Opprett nytt dokument" og "Inngi tilsvar" (se Skjermbilde 11). Knapp for å inngi tilsvar vil ikke være synlig hvis en er prosessfullmektig for saksøker/part. Skjermbilde for å opprette nytt dokument eller for å inngi tilsvar er ganske likt som ved opprettelse av ny sak eller tilsvar under ny sak, men du kan for eksempel ikke velge hvilken domstol saken skal sendes til. Informasjon som allerede er lagt inn i saken har du heller ikke mulighet til å endre på. Skjermbilde 10: Levere dokument i verserende sak I listen over dokumenter i saken vil det for hvert enkelt dokument vises informasjon om dokumentets tittel, hvem som er avsender og mottaker, dokumentdato og dokumentnummeret som er automatisk er blitt i domstolens saksbehandlingssystem. Hvis du klikker på et dokuments navn (tittel), åpner du det aktuelle dokumentet. - 13 -
Skjermbilde 11: Verserende sak, dokumenter Dokumentene er forhåndssortert i den rekkefølge de har kommet inn i saken, noe som også fremgår av nummereringen. Det er viktig å merke seg at det kan være hopp i nummereringen i dokumentlisten. Dette skyldes at alle dokumenter som kommer inn eller opprettes i domstolens saksbehandlingssystem blir fortløpende nummerert. Hvis det da opprettes interne dokumenter, dokumenter feilføres eller dokumenter som blir skjult, vil det for deg som bruker framstå som et hopp i nummereringen. Bilagene som sendes inn vil legge seg under hoveddokumentet de ble sendt inn med, og vil ha en egen nummerering under i henhold til hoveddokumentet de er knyttet til. Formen for bilagsnummerering vil da være nummer på hoveddokument, teksten bilag og nummeret til bilaget. I tillegg vil navnet på bilagene være innrykket i listen under kolonnen "Tittel". Du kan sortere dokumentene på en annen måte en den forhåndsvalgte, ved å klikke på en kolonneoverskrift. Ved for eksempel å klikke på overskriften "Avsender", vil en sortere - 14 -
dokumentene alfabetisk på avsender. Ved å klikke en gang til på "Avsender" snur du sorteringsrekkefølgen. Hvis det i listen forekommer dokumenttitler som det ikke er mulig å klikke på for å åpne dokumentet, skyldes dette mest sannsynlig at dokumentet eksisterer i et annet format en PDF, eller at det er blitt feilført av domstolen. Ved å holde musepekeren over dokumentnavnet vil du få opp melding hvis tilfellet er at dokumentet er blitt feilført. Ikke innsendte dokumenter Som tittelen sier så er "Ikke innsendte dokumenter" en liste over dokumenter som er blitt opprettet, men som enda ikke er blitt sendt inn. Dokumenter som ligger i denne listen er enten dokumenter som er blitt lagret som kladd, eller dokumenter som har feilet ved innsending. Skjermbilde 12: Verserende sak, ikke innsendte dokumenter Også her finner du en del informasjon knyttet til dokumentet, blant annet type dokument, hvem som sist har endret det og dato for når det sist ble endret. Ved å klikke på lenken for dokumentet under "Dokumenttype", får du opp skjermbildet for å redigere og sende inn dokument. Det er også mulig å slette dokumenter fra listen ved å klikke på "Slett". Feltene "Sist endret av" og "Sendt til" er nyttige felter hvis du har en eller flere delegater som jobber på saken. "Sist endret av" viser bestandig navnet til den som sist har redigert dokumentet. Hvis en delegat sist har vært inne og jobbet på et dokument er det delegatens navn som vil fremgå her. Feltet "Sendt til" viser hvem som eier dokumentet, og er knyttet til rettigheter ved innsending av dokumenter. Hvis en delegat ikke har rettigheter til å sende inn dokument på vegne av - 15 -
prosessfullmektig kan en i stedet for å klikke på knappen "Lagre som kladd og lukk", klikke på knappen "Send til godkjenning". I dokumentlisten vil det da fremgå at dokumentet har blitt sendt til prosessfullmektig for godkjenning og innsending. Historikk Under fanen "Historikk" listes avholdte rettsmøter og utgåtte frister i saken. Informasjon du finner her er dato for frist eller møte og en beskrivelse av fristen eller møtet, i tillegg til at det fremgår om oppføringen gjelder en frist eller et møte. Skjermbilde 13: Historikk Gebyrer Under "Gebyr" ligger en oversikt over rettsgebyrer som er fastsatt i saken. I tillegg til gebyrbeløpet, så ligger det informasjon om parten, aktøren og kravet gebyret er knyttet til. Informasjon om gebyr vil naturligvis ikke vises i saken før det tidspunktet rettsgebyret er fastsatt av domstolen. Skjermbilde 14: Gebyr - 16 -
Rettigheter Under "Rettigheter" setter du rettighetene for eventuelle delegater du har i saken. (For å invitere delegater: se "Delegater".) Det er viktig å merke seg at rettigheter som settes for en delegat her, gjelder kun for den aktuelle saken. Hvis du ønsker å gi en delegat tilgang til alle saker du har, gjøres dette under "Delegater". Skjermbilde 15: Delegat på sak Hvis vi ser på Skjermbilde 15, ser vi at "Synnøve Leikvoll" blitt lagt til som delegat i saken, med rettigheter til ikke innsendte dokumenter. I tillegg ligger "Mats Berg" som delegat, men med full tilgang. Hvis du setter tilganger globalt under "Delegater", vil avkryssingsboksen være deaktivert og ikke mulig å endre (se Skjermbilde 16). Det er også mulig å kombinere globale tilganger med tilgang på enkeltsaker. I Skjermbilde 16: Kombinasjon av rettigheter ser vi at "Mats Berg" har fått global tilgang med fulle rettigheter, mens "Synnøve Leikvoll" har fått satt global tilgang med rettigheter til ikke innsendte dokumenter. I tillegg har hun i saken også fått rettigheter til alle prosesshandlinger. - 17 -
Skjermbilde 16: Kombinasjon av rettigheter Salær Den siste fanen du finner i saksbildet er "Salær". Dette åpner skjermbildet for innsending av salær og gir deg mulighet til å sende inn krav om honorar og/eller utgifter du har rett på å få dekt. Salærskjemaet er inndelt i "Saks- og personopplysninger", "Honorar", "Reisefravær og utlegg" og "Summering og innsending". Det er mulig å sende inn krav både i sivile saker og straffesaker. For mer informasjon salær og utfylling, gå til kapittelet "Salær". - 18 -
Frister Ved å gå til fanen "Frister", vil alle frister som gjelder for deg som er innlogget vises, uavhengig av sak. Dette gjør at du får en oversikt over alle aktive frister uten å måtte gå inn i hver enkelt sak. I motsetning til frister under sak som viser frister for begge parter, gjelder fristene under "Frister" kun deg. Er du delegat og jobber på vegne av noen andre, vil du også å opp frister som gjelder den du jobber for. Dette styres ut i fra valget "Jobber på vegne av". Skjermbilde 17: Frister - 19 -
Ikke innsendte dokumenter Under fanen "Ikke innsendte dokumenter" finner du alle dokumentene som ikke er blitt sendt inn, uavhengig av sak. Det kan være dokumenter som du har påstartet og lagret, eller dokumenter som feilet ved innsending. Har du delegater kan du finne dokumenter som en delegat har påstartet og sendt til godkjenning. Som delegat vi du finne dokumenter fra de du jobber på vegene av. Igjen styres dette av valget "Jobber på vegne av". Fra listen er det mulig å klikke på lenken under "Dokumenttype" for å jobbe videre med dokumentet. Hvis du klikker på saksnummeret vil du bli sendt til oversiktsbildet for den saken. Skjermbilde 18: Mine ikke innsendte dokumenter - 20 -
Kvitteringer Under "Kvitteringer" ligger en oversikt over alle dokumenter som du har sendt inn. Disse er sortert i kronologisk rekkefølge, og inneholder informasjon om når dokumentet ble sendt inn, hva slags type dokument det er snakk om, saksnummeret og et kvitteringsnummer som er en referanse for innsendingen. Som delegat vil du også finne kvitteringer for innsending av dokumenter du har gjort på vegne av andre. Skjermbilde 19: Mine kvitteringer Delegater Under menypunktet "Delegater" i den globale menyen kan du invitere og administrere tilganger og rettigheter til personer du har delegert ansvar til. Dette kan være advokatsekretærer, advokater eller andre som bistår deg i saken. Det er kun advokater eller advokatfullmektiger som har dette menypunktet, og som har mulighet til å ha delegater. Som vi ser av Skjermbilde 20, har den innloggede advokaten en delegat (Synnøve Leikvoll) som har generell tilgang og som kun har fått rettigheter til ikke innsendte dokumenter. I tillegg ligger det en annen delegat (Mats Berg) med generell tilgang som har fått alle rettigheter. Vi ser videre at advokaten har en person som er blitt invitert som delegat, men som ikke har akseptert invitasjonen ennå, og en oppføring som forteller at en har prøvd å invitere en delegat som en allerede har registrert som delegat. Merk at dette først vil bli avdekket når den som er blitt invitert prøver å godta invitasjonen. Det ligger også en oppføring om at e-postadresse og etternavn ikke stemmer. Dette kan skje hvis en person blir invitert, klikker på lenke for å godta invitasjon, - 21 -
men blir autentisert som en annen person. For eksempel hvis en prøver å godta invitasjon i en nettlesersesjon der en annen person allerede er logget inn i Aktørportalen. Som Skjermbilde 20: Delegater viser er det mulig å gi ulike rettigheter for en delegat. En kan enten gi delegaten kun tilgang til ikke innsendte dokumenter, eller så kan det gis tilgang til å se saksinformasjon og dokumenter, og foreta prosesshandlinger. Det vil si at delegaten har fullmakt til å signere og sende inn dokumenter. Skjermbilde 20: Delegater Hvis en delegat i listen ikke har fått huket av noen rettigheter (standard for nye delegater), betyr det at denne delegaten er lagt til, men har ikke har fått generell tilgang. Dette betyr at tilgang må settes i hver enkelt sak. Dette er nyttig hvis du har en delegat som kun skal bistå i en enkelt sak. Det er også mulig å kombinere generell tilgang med tilgang på den enkelte sak. Du kan for eksempel gi en delegat generell tilgang med rettigheter til kun ikke innsendte dokumenter, og - 22 -
deretter i en enkelt sak også gi delegaten rettigheter til å foreta prosesshandlinger. Hvordan du setter tilgang for delegat på en enkelt sak er beskrevet i avsnittet om "Rettigheter under verserende saker". For å invitere en delegat må du klikke på knappen "Inviter delegat". Da får du opp en boks (Skjermbilde 21) for å skrive inn etternavnet til den du ønsker å invitere, samt e-postadressen invitasjonen skal sendes til. Det er viktig at etternavnet på delegaten er skrevet slik det fremgår i folkeregisteret, da dette vil bli sjekket opp mot den som logger seg inn i portalen for å akseptere invitasjonen. Når invitasjonen er sendt legger invitasjonen seg under "VENTER PÅ AKSEPT AV INVITASJON". Hvis du har invitert en person og brukt feil etternavn, vil den som har blitt invitert få en melding i portalen om at det ikke er samsvar med etternavn i invitasjon og det som kommer fra folkeregisteret. Samtidig vil det for de som har invitert delegaten, skje en endring under "Mine delegater". Her vil den inviterte delegaten flyttes fra "VENTER PÅ AKSEPT AV INVITASJON" til å legge seg under feltet " E-postadresse og etternavn stemmer ikke". Skjermbilde 21: Inviter delegat Hvis den inviterte delegaten bruker lang tid på å svare eller har mistet invitasjonen, er det mulig å sende en påminnelse fra under "VENTER PÅ AKSEPT AV INVITASJON". Det er også mulig å slette invitasjon hvis personen ikke skal være delegat, eller at invitasjon er blitt feilsendt. Den som er blitt invitert som delegat har mulighet til å godta eller avslå invitasjonen. Hvis en avslår invitasjonen, vil informasjon om dette blir registrert under "Mine delegater". Jobber på vegne av Nedtrekksmenyen "Jobber på vegne av" er spesielt utviklet for de som jobber som delegat i løsningen. Når "Alle" er valgt i "Jobber på vegne av", vil du få opp alle saker en har tilgang til uavhengig av hvem som er prosessfullmektig/advokatfullmektig i saken. Ved å bruke nedtrekkslisten kan du velge den personen du ønsker å se sakene til. Du vil da kun få opp sakene som den personen har tilgang til. Valget som gjøres på "Jobber på vegne av" styrer også hvilken - 23 -
prosessfullmektig som blir forhåndvalgt ved innsending av dokumenter. Mer om å jobbe på vegne av finnes under "Jobbe i Aktørportalen som delegat" Jobbe i Aktørportalen som delegat Hvis du har fått tildelt delegatrolle fra en eller flere advokater/advokatfullmektiger, har du mulighet til å jobbe som delegat i portalen for alle disse så lenge du har fått satt rettigheter. Selv om du er delegat kan du fortsatt opptre som advokat/advokatfullmektig hvis du er det. Når du blir invitert til å være delegat fra en person, vil du motta en e-post (Skjermbilde 22) med invitasjonen. Ved å klikke på lenken i invitasjonen vil du bli sendt til Aktørportalen for å godta invitasjonen (Skjermbilde 23). Skjermbilde 22: E-post med delegatinvitasjon Hvis du ikke allerede har blitt autentisert og er logget inn i Aktørportalen, vil du bli sendt til IDporten for autentisering og videre innlogging. Deretter vil du bli sendt tilbake til Aktørportalen for å behandle forespørselen om å bli delegat. Er du eksisterende bruker av Aktørportalen går du direkte til siden for å behandle forespørselen etter ID-porten, mens hvis du er en ny bruker må du først innom "Min profil" for å registrere din kontaktinformasjon. Når dette er kan du klikke på "tilbake" for å behandle invitasjonen. Skjermbilde 23: Behandle delegatinvitasjon - 24 -
I visse tilfeller kan det oppstå en situasjon der du ikke får opp dialogen for å bekrefte deleagatinvitasjonen. Dette kan for eksempel skyldes at prosessfullmektig har feilskrevet etternavnet i invitasjonen (Skjermbilde 24), at invitasjon er blitt sendt til samme person flere ganger, men det er blitt brukt forskjellige e-postadresser (Skjermbilde 25). Skjermbilde 24: Feil opplysninger i delegatinvitasjon Skjermbilde 25: Delegat allerede registrert for prosessfullmektig Etter å ha godtatt invitasjonen om å bli delegat kan du jobbe på vegne av en annen person, og navnet til denne personen vil da fremgå i nedtrekkslisten for "Jobber på vegne av". Er du delegat for flere, vil også navnene på disse ligge i nedtrekkslisten. Hvilken informasjon og hva du har mulighet til å gjøre som delegat bestemmes av den som har lagt deg til som delegat. Som standard etter at du har godtatt invitasjon vil du ikke har tilgang noen saker, før den som inviterte deg har satt hvilke tilganger du skal ha. Du kan derfor oppleve at for enkelte har en tilgang til kun en sak, for andre har du tilgang til alle saker, mens for noen får du kanskje ikke opp noen saker. I tillegg styres det ut i fra rettighetene som settes om du kun har tilgang til ikke innsendte dokumenter eller om du har mulighet til å foreta prosesshandlinger. For mer informasjon om hvordan tilgang og rettigheter settes av prosessfullmektig, henvises det til kapittelet "Mine delegater" i denne håndboken. Hvis du som delegat kun har rettigheter til ikke innsendte dokumenter vil du ikke få opp dine advokater eller advokatfullmektiger sine saker i oversikten, selv om du har valgt vedkommende i "Jobber på vegne av". Dette betyr at du ikke har mulighet til å opprette nye dokumenter i verserende saker, men kan bare jobbe med de dokumentene som prosessfullmektigen har startet på. Du kan imidlertid starte ny sak eller tilsvar i ny sak, men har da ikke mulighet til å signere å sende inn, men må sende til godkjenning. Du vil heller ikke få til å sende inn dokumenter som ligger under "Ikke innsendte dokumenter", men må i stedet bruke knappen "Send til godkjenning". Du vil da få opp en boks der en velger hvem som skal godkjenne. - 25 -
Skjermbilde 26: Send til godkjenning Hvis du har fått delegert fulle rettigheter, enten på sak eller generell tilgang, vil du kunne foreta samme handlinger i portalen som en advokat og advokatfullmektig. Eneste unntak her er at du ikke har mulighet til å invitere delegater. Det er også viktig å merke seg at selv om du har mulighet til å utføre alle prosesshandlinger i portalen, kan det være enkelte handlinger som du i henhold til regelverk ikke kan utføre. Salær I Aktørportalen er det laget en løsning for å sende inn salærkrav til domstolene både i sivile saker og straffesaker. Målet med å lage en elektronisk løsning for salær er at det skal bli enklere å fremme krav om salær, at saksbehandlingen i domstolene skal bli raskere og at advokatene skal få tidligere utbetaling av salæret. Det elektroniske skjemaet som er laget i Aktørportalen bygger på statlig blankett nr. GA-3024B "Arbeidsoppgave og salærfastsettelse". I stedet for å lage en elektronisk kopi av blanketten, har vi valgt å lage en "smart" utgave. Dette betyr at løsningen kombinerer informasjon i domstolens saksbehandlingssystem om sakstype, avholdte rettsmøter m.m., med retningslinjene i salærforskriften og stykkprisforskriften. Det betyr at du som bruker i mindre grad trenger å ta stilling til hvilke felter som er relevant for din sak. Ved å kombinere saksinformasjon og forskriftene vil du som bruker få et salærskjema som er tilpasset sakstypen, og en del av den informasjonen som du tidligere har vært nødt til å fylle ut ligger nå ferdig utfylt. Samtidig legger løsningen til rette for du skal ha mulighet for å korrigere eller supplere informasjonen. Salærskjemaets oppdeling Skjermbildet for salærskjemaet består av en generell saksinformasjon øverst, og deretter fire deler som utgjør selve salærskjemaet. Den generelle saksinformasjon omhandler informasjon som saksnummer, domstol, saksstatus og hvilken rolle du har i saken. - 26 -
Skjermbilde 27: Salærskjema De fire delene som utgjør salærskjemaet er: "Saks- og personopplysninger", "Honorar", "Reisefravær og utlegg" og "Summering og innsending". Uansett hvor du står i salærskjemaet kan du scrolle til nederst på siden til knappene for innsending, lagring og sletting av salærskjemaet. Vi vil nå først gå gjennom disse fire delene av salærskjemaet, før vi gir en nærmere innføring i den delen som gjelder honoraret. Saks- og personopplysninger Når du går inn i salærskjemaet vil delen som omhandler saks- og personopplysningene automatisk åpne seg. Her finner du informasjon fra domstolenes saksbehandlingssystem, og noe må du som bruker fylle ut. Informasjon om aktør, rolle i saken, advokatfirma og klient, er informasjon som blir hentet fra domstolens saksbehandlingssystem, og er derfor ikke mulig å endre i portalen. Det er to felt som er påkrevd at du fyller ut. Dette er feltene "arbeid på begynt" og "arbeid avsluttet". - 27 -
Skjermbilde 28: Saks- og personopplysninger I feltet "Kort redegjørelse om sak og arbeid" kan du gi informasjon som kan være relevant for behandlingen av salæroppgaven. Dette kan for eksempel være forklaring på hvorfor det har vært mye arbeid utenom rettsmøte, eller annen informasjon som det er viktig å informere om. Under dette feltet finner du også en funksjon for å laste opp vedlegg. Det kan for eksempel være mer utfyllende redegjørelse av ditt arbeid, timelister eller annen dokumentasjon som er relevant for behandlingen av salærkravet. Som vi ser av Skjermbilde 28: Saks- og personopplysninger, er det over feltet "Kort redegjørelse om sak og arbeid" et felt som heter "Opphevet bostedsforhold". Har du fått opphevet bostedsforholdet markerer du dette i avkryssingsboksen, og fyller inn dato for opphevelse av bostedsforholdet. Hvis du ikke har søkt om å få opphevet bostedsforhold, men det er ved innsending av salær forhold som tilsier at det skal oppheves, kan du legge ved søknad om å få opphevet bostedsforhold. Dette i henhold til salærforskriften 9 tredje ledd. Du skal da ikke markere at bostedforholdet er opphevet. Som vi ser av skjermbildet vil du også bak navnet til klient finne en boks for å krysse av for at klienten skal betale egenandel. Dette feltet er knyttet til sivile saker og vil derfor ikke dukke opp i straffesaker. Ved å klikke på knappen "Fortsett", vil du lukke "Saks- og personopplysninger", og åpne neste del, "Honorar". - 28 -
Honorar I delen som omhandler honorar, vil rettsmøter som har vært avholdt i saken ligge ferdig utfylt i Aktørportalen. I tillegg har du mulighet til å legge til flere rettsmøter hvis du mener at det er rettsmøter som mangler i oversikten. (Dette kan skje hvis domstolen ikke har satt møtet som avsluttet i saksbehandlingssystemet.) For å legge til et nytt rettsmøte, klikker du på pluss-knappen foran "Legg til rettsmøte". Du kan legge til så mange rettsmøter som er nødvendig. Møtetypene som er tilgjengelig i nedtrekkslisten, vil variere ut i fra sakstype og rettsområde. I skjermbildet nedenfor ser vi ett møte som kommer fra domstolenes saksbehandlingssystem, i tillegg til at det er blitt lagt til et møte i portalen. Hvis du velger å legge til et rettsmøte må du velge møtetype, dato for møtet og klokkeslett for når møtet startet og sluttet. For enkelte møtetyper i sakstyper er det også mulig å angi pauser. Pausene angis med klokkeslett for når en pause startet, og når den sluttet. Har det vært flere pauser under rettsmøte, har du mulighet til å angi dette ved å klikke på pluss-knappen. Du kan legge til flere pauser ved å klikke på pluss-knappen flere ganger. Skjermbilde 29: Pauser i rettsmøte I tillegg at du kan legge til flere rettsmøter, kan du også legge til arbeid utenom rettsmøtene. Dette gjøres ved å klikke på pluss-knappen foran "Legg til annet arbeid utenfor rettsmøte". Hvis du legger til arbeid utenom rettsmøte må du beskrive arbeidet, legge ved timeliste som viser dato og antall timer arbeidet varte, i tillegg må du angi totalt antall timer. Det er verdt å merke seg at for saker som normalt skal behandles etter stykkprisforskriften, vil ikke dette feltet bli vist. Samtidig er løsningen laget slik at feltet automatisk vil dukke opp hvis salærkravet likevel skal behandles etter salærforskriften. Mer om dette under "Stykkpris eller godtgjørelse etter medgått tid". Både for rettsmøter og arbeid utenom rettsmøter, kan du slette oppføringen ved å klikke på "X" bakerst på linjen. Dette gjelder både møter som har blitt lagt til i portalen og møter som kommer fra saksbehandlingssystemet. Du kan også korrigere informasjonen for hvert møte, men for møter som blir hentet inn i Aktørportalen fra domstolenes saksbehandlingssystem er det ikke mulig å endre møtetype. - 29 -
Skjermbilde 30: Honorar Akkurat som sakstype og rettsområde styrer hvilke møtetyper som er mulig å velge, så vil multiplikatoren som blir brukt ved utregningen variere ut i fra hvilken sakstype saken gjelder. Dette betyr at selv om skjermbildet kan se ganske likt ut, vil utregningen bli forskjellig. Eksempler på dette er fengslingssak, førstegangsfengsling og fengslingsforlengelse. Reisefravær og utlegg Reisefravær og utlegg er delt opp i "Reisefravær", "Reiseutgifter" og "Øvrige utlegg". For å legge til en oppføring under en av disse delene, klikker du på pluss-knappen foran "Legg til flere". Vel å klikke flere ganger på pluss-knappen kan du legge til flere oppføringer. I feltet "Reisefravær", må du beskrive reisefraværet, dato, og til og fra tidspunktene. Under feltet "Reiseutgifter" angis eventuelle reiseutgifter du har hatt i forbindelse med saken. Også her er det vel hjelp av pluss-knappen mulig å angi flere reiseutgifter. For hver enkelt reiseutgift må det gis en beskrivelse og det må angis dato og beløp uten merverdiavgift.. Det er også en knapp for å laste opp dokumentasjon på reiseutgiften. Det kun mulig å laste opp PDFdokument, så eventuelle papirkvitteringer må først skannes og lagres som PDF. - 30 -
Det siste feltet under "Reisefravær og utlegg" er "Øvrige utgifter". For hver utgift må du gi en beskrivelse, angi dato for utgiften, og beløpet. Også her skal det angis uten merverdiavgift, da merverdiavgift blir lagt på for alle utgifter til slutt. Hvis du har hatt utgifter som er fritatt merverdiavgift må du bak feltet for beløp krysse av for at beløpet er fritatt. Skjermbilde 31: Reisefravær og utlegg Summering og innsending Til slutt vil du se en summering og sammenstilling av hele kravet. Her vil du se antall timer det kreves salær for, hvilken forskrift som anvendes og selve honoraret. I tillegg vil du se avrunding av eventuelt reisefravær og eventuelt pauser i rettsmøter, og hva dette utgjør i både timer og beløp. Du får også presentert en oversikt over merverdiavgifts-pliktige utlegg, før summen formerverdiavgift -pliktig grunnlag vises. Deretter blir det foretatt en merverdiavgiftsberegning, eventuelle utlegg som ikke er avgiftspliktige blir lagt til, og totalsum for salærkravet fremkommer. Nedenfor ser du det kontonummeret du har angitt under "Min profil", og som utbetalingen skal skje til. Hvis det ikke står noe i dette feltet skyldes det at du ikke har fylt det ut. Hvis kontonummer mangler vil du ved innsending av salæret automatisk bli sendt til "Min profil" for å fylle det ut før innsending kan skje. Det er mulig å fylle inn både fakturanummer og KIDnummer. Feltet for fakturanummer er obligatorisk, om du ikke har et fakturanummer kan du f.eks. benytte saksnummeret slik at du har en referanse til saken når betalingen kommer på konto. - 31 -
Skjermbilde 32: Summering og innsending Når du er ferdig med å fylle ut klikker du på "Signer og send inn", og salærkravet vil sendes inn. Ved vellykket innsending vil du få en kvittering tilbake fra systemet. Hvis det er påkrevde felter som du ikke har fylt ut, vil du bli vist til det første feltet med mangler. Hvis du ikke vil ferdigstille salærskjemat, kan du bruke knappen "Lagre som kladd og lukk" som du finner nederst på siden. Salærskjemaet vil da bli lagret med de utfylte data, og du finner det igjen under fanen "Ikke innsendte dokumenter" i hovedskjermbildet. I tvistesaker vil du også finne det igjen under saken i saksfanen "Ikke innsendte dokumenter". Honorar Stykkpris eller godtgjørelse etter medgått tid I saker som i utgangspunktet skal behandles etter stykkprisforskriften, har du likevel mulighet til å se hvordan salæret blir hvis det behandles etter salærforskriften, for eksempel hvis du har så mange timer med arbeid utenom rettsmøtene at det overstiger 50 % av fastsatt stykkpris. Dette gjør du ved å klikke på knappen "Vis sammenligning" som ligger over rettsmøter. - 32 -
Når du viser sammenligning mellom utregning etter stykkprisforskriften og salærforskriftens regler om medgått tid, vil du også få fram feltet for å legge til arbeid utenom rettsmøter. Hvis arbeidets omfang er så omfattende at du oppfyller kravet til antall timer med arbeid utenom rettsmøte, vil du ha mulighet til å fremme krav om at salæret skal behandles etter salærforskriften. For at dette valget skal bli aktivt, må du først fylle ut en begrunnelse for at kravet skal godtgjøres etter medgått tid. Skjermbilde 33: Sammenligning stykkpris og medgått tid Der antall rettsmøtedager er seks dager eller mer, vil beregningen automatisk endres fra stykkprisforskriften til salærforskriften. I slike tilfeller vil også feltet for arbeid utenom rettsmøte automatisk vises i skjermbildet. - 33 -
Skjermbilde 34: Arbeid utenfor rettsmøte ved sjette rettsmøtedag - 34 -
Begrenset tjenestetilbud Det kan være situasjoner som oppstår som gjør at du vil få melding om begrenset tjenestetilbud i Aktørportalen. Dette oppstår hvis portalen ikke har kontakt med domstolenes saksbehandlingssystem. Du vil i et slikt tilfelle ikke kunne se oversikt over dine saker, frister og nye dokumenter da all denne informasjonen hentes fra domstolenes sitt saksbehandlingssystem. Skjermbilde 35: Begrenset tjenestetilbud Selv om du har begrenset tjenestetilbud vil du ha tilgang til dokumenter som du ikke har sendt inn og dine kvitteringer, og du har også mulighet til å sende inn dokumenter i ny sak, tilsvar i ny sak og i verserende saker. Inngangen for å levere ny sak finner du på vanlig plass i den globale menyen og ved siden av den har du et nytt menypunkt som heter "Lever dokument". Dette er inngangen for å levere et dokument i en verserende sak, og menypunktet erstatter punktet "Delegater". Ved begrenset tjenestetilbud er det altså ikke mulig å invitere nye delegater. For ny sak og tilsvar vil skjermbildet se ut som til vanlig, men for prosesskriv i verserende sak vil det være litt annerledes. Siden Aktørportalen ikke har tilgang til informasjon fra domstolenes saksbehandlingssystem, må det meste av informasjon fylles ut manuelt. Informasjon på deg som bruker, hentes fra Aktørportalen sin egen brukerdatabase. Utover dette må du fylle ut informasjon om hvilken rolle du har saken, velg rolle til part du representerer og fylle ut navn på part. I tillegg må du oppgi saksnummer for saken, domstol den føres i og som vanlig dokumentets dato og legge ved minimum et hoveddokument. - 35 -
Skjermbilde 36: Lever prosesskriv ved begrenset tjenestetilbud - 36 -
Hjelp og brukerveiledning På http://www.domstol.no/aktorportalen er det egne sider som omhandler Domstolenes aktørportal. Her vil det blant annet ligge oppdatert informasjon hvordan komme i gang, ofte stilte spørsmål og informasjon om brukerstøtte. Her vil også relatert driftsinformasjon bli lagt ut. All viktig driftsinformasjon som for eksempel planlagt nedetid, vil i tillegg fremgå i Aktørportalen når en logger inn. Er det behov for å ta kontakt for å få hjelp, skilles på om det er spørsmål eller problemer med Aktørportalen eller om det er problemer med selve påloggingen. Feil som oppstår ved pålogging i ID-porten skal rettes til DIFI sin brukerstøtte for ID-porten. Hvis det gjelder faglige spørsmål og bruken av Aktørportalen, skal dette rettes til den domstol der saken føres. Typiske faglige spørsmål er: Du finner ikke en sak eller et dokument i portalen. Du trenger å sende inn et dokument som er for stort (over 30 MB) eller bevis som ikke er mulig å få i PDF-format. Du har sendt inn feil dokument, og trenger å få det fjernet. Hvis en opplever problemer av teknisk problemer med løsningen, formidles også dette til domstolen. Kontaktinformasjon til domstolene ligger på http://www.domstol.no/kontakt-aktorportalen. - 37 -