Guide for studenter og ansatte Referanser, fotnoter og EndNote - i Word Guiden viser de vanligste måtene å håndtere referanser på i skriveprogrammet Microsoft Word. Enkle kildehenvisninger og fotnoter vises både for seg selv og sammen med referansehåndteringsprogrammet EndNote. Guiden er nyttig for mindre innleveringer til masteroppgaver og artikler. HiT Høst 2013
Generelt om referanser, fotnoter og programmet EndNote Denne guiden er om referanser i tekster. Den kan være relevant for både studenter og ansatte. De fleste studenter blir ikke utfordret til å ta i bruk EndNote før sine bachelor eller masteroppgaver, men vit at det kan være mye å hente i det å begynne med byggingen av sitt referansebibliotek så tidlig som mulig. Guiden er lagt opp slik: 1: Enkle kildehenvisninger 2: Litt om hurtigstiler og formateringer 3: Fotnoter 4: EndNote Referansehåndteringsprogrammet EndNote tilbys studenter og ansatte her: http://www.hit.no/nor/hit/biblioteket/kurs-og-veiledning/endnote. Tjenesten krever at man taster inn sitt brukernavn og passord. Når nedlastingen starter, følg anvisningene på skjermen. Se for øvrig de andre kildene på samme nettside for mer utførlig informasjon om bruken av EndNote. 1: Enkle kildehenvisninger Se også følgende nettside for mer om referanser: http://www.hit.no/nor/hit/student/annen-studentinformasjon/oppgaveskriving-tips. Det finnes flere kjøreregler for god referansepraksis. Refleksjonsnotater, masteroppgaver og artikler har ulike regler: det er den enkeltes ansvar å finne ut av de formelle kravene til sin tekst. Likevel er det noen generelle råd som kan være nyttige. Det viktigste er at man er konsekvent gjennom hele teksten. Hvis man refererer til en kilde slik (Imsen, 2005) i det ene tilfellet, så bør man ikke bytte til (Gunn Imsen 05) ved neste referanse. Hvis man bruker en kilde som man vanligvis omtaler som en forkortelse, så er det greit å tilkjennegi kilden med sitt fulle navn ved første forekomst: Læreplanen for Kunnskapsløftet 2006, og senere med (den mest typiske) forkortelsen LK06. Da oppfyller man krav til både grundighet og lesbarhet på samme tid. Å vise til en kilde er å anerkjenne en annens tanker og arbeid. Ofte er det snakk om å vise til helt konkrete steder i en tekst. Da bør man referere til siden(e) man henter stoffet fra, enten det er et sammendrag eller direkte sitat. Det kan se slik ut: (Imsen, 2005, s. 96-97). Referansen plasseres som regle etter sitatet eller sammendraget, eller der man nevner forfatteren først: «Imsen (Imsen, 2005) forteller følgende om læreplaner». Årstallet etter forfatternavnet hjelper leseren med å holde styr på hvilken kilde fra samme forfatter det er snakk om til en hver tid. 2: Lag en egen hurtigstil for sitater i Word I eksemplene over har jeg satt mine referanser med en annen skrifttype enn brødteksten. I noen tilfeller er dette en god måte å skille referansene fra annen tekst på, i andre tilfeller er det krav knyttet til teksten. Referansene skal da stå i kursiv, mindre bokstavstørrelse, annen farge, eller andre grep som skiller det ad fra brødteksten. Hvis dokumentet ditt ikke er forhåndsdefinert i form av en
mal, så kan man lett lage en formatering for referansene sine. Hovedpoenget med å lage formateringer/stiler, er at når biter av tekst først er formatert, så er det lett å endre alle instansene i etterkant hvis det skulle vise seg at man må ha et annet utseende. En standardformatering for referanser, kalt Svak Referanse i Word, er denne: IMSEN, 2005 Her benyttes annen font, kun store bokstaver, annen farge og underlinje. I de fleste tilfeller er dette altfor mange effekter, og skiller seg for mye fra resten av teksten. Hvis jeg nå vil endre denne stilen og dermed alle andre instanser hvor jeg har formatert noe med stilen - så markerer jeg teksten, gjør endringene jeg vil ha, og høyreklikker på stilen i Stilgalleriet øverst i Hjemfanen i Word > Oppdater [stilen] til å samsvare med merket område: Stilen blir da oppdatert: Imsen, 2005. Når dette er gjort én gang, er stilen lagret i dette dokumentet. Den kan endres på nytt, og da vil alle instansene også endres igjen. Det samme grepet kan selvfølgelig gjøres på alle tekstkomponentene: overskrifter, sitater, ingresser, normaltekst også videre. Har du laget et oppsett som du liker og vil ta vare på, kan du lagre det som et Stilsett: klikk på Endre stiler > Stilsett > Lagre som hurtigstilsett. Gi det et navn som viser til hovedtrekk ved stilen din, som Rødt&Rasende, eller Grått&Elegant etc. Hurtigstiler er det verktøyet i Word som kan spare en for mest tid og hodebry så lenge man planlegger litt først. Et annet område der man noen ganger må endre en formatering, er linker. Når man setter linker/hyperkoblinger inn i tekst, så vil Word ofte utheve dem med en egen formatering (farge, understreking). Det gir mening ettersom linken blir lett å finne og man skjønner at den har en spesifikk kvalitet (klikkbar), men det er ikke alltid ønskelig å ha tekstbiter i andre farger: www.hit.no I disse tilfellene kan man bare høyreklikke på tekstbrokken og velge Fjern Hyperkobling: www.hit.no
3: Fotnoter I eksemplene over har vi valgt å plassere referansen i teksten. Hvorvidt den bør være i teksten eller flyttes ned som en fotnote er til en viss grad et smaksspørsmål men bare i de tilfeller det ikke finnes noen formelle krav til referansehåndteringen. Plasseringen av kilder i brødteksten (normal tekst) påvirker lesbarheten: i mange tilfeller kan det være greit å ha kildene plassert i teksten slik at det går raskt å lese dem sammen med resten av tekstens mening. Hvis mange kilder og tilleggsinformasjoner bryter opp tekstflyten din, kan det være greit å flytte disse ned i fotnoter. Fotnotene ligger under Referanser > Sett inn fotnote: Ha markøren din der fotnoten skal plasseres. Legg merke til fotnoten 1 som dukker opp nederst på denne siden. På samme måte kan man legge litteraturreferanser i fotnoter 2. Og ikke minst URL-er (nettadresser) kan plasseres her 3. Når man setter inn fotnoter på denne måten, så man selv huske på å lage en alfabetisk litteraturliste bakerst i dokumentet (når man bruker EndNote genereres denne automatisk, som vi skal se senere). Med fotnoter flyttes informasjon 4 Legg merke til at fotnotene flytter seg når man klipper ut og flytter rundt på biter av tekst, og at nummereringen oppdateres i henhold til sin nye plassering blant de andre fotnotene. 4: EndNote Når vi nå har sett på to hovedmåter å sette inn referanser på, så blir det naturlig å trekke inn EndNote. Dette verktøyet kan brukes på begge måter, og har i tillegg en del andre nyttige funksjoner. Hovedpoenget med å håndtere referansene med et eget program, er at det bygges en automatisk kildeliste bakerst i dokumentet ditt der kildene sorteres alfabetisk. Et annet poeng er at etter hvert som man legger til kilder fra BIBSYS eller man legger dem inn manuelt, så lagres kildene i en liten bibliotekfil. Denne filen bør man ta vare på og ta med videre i sitt profesjonelle yrkesliv. Den både letter arbeidet med fremtidig kildehenvisning og lar deg holde en oversikt over hva du har jobbet med i tidligere dokumenter uten at man trenger tilgang til disse dokumentene. 1 Dette er en selvskrevet fotnote med utfyllende informasjon til leseren. 2 Imsen, 2005, s. 100-102. 3 http://www.hit.no/ (18.12.13). Her legges tilgangsdatoen til, altså når jeg åpnet den aktuelle nettsiden. 4 som hindrer tekstens lesningsflyt ned under hovedteksten. Her kan det påpekes at enkelte genre, spesielt faglitteratur, har en lei tendens til å ha så mye utfyllende informasjon at man med rette kunne spørre om ikke teksten burde ha vært disponert annerledes. Utfordringen med store ansamlinger av fotnoter (i små bøker spesielt), er at teksten blir uhyrlig liten og vanskelig å lese, selv for normaltseende. Eller hva synes du?
Det jeg har kalt for enkel kildehenvisning kan lett gjøres via EndNote. Sett markøren der kilden skal plasseres og åpne/bytt til EndNote. Klikk Insert Citation, og referansen (Hjardemaal, Tveit, & Kleven, 2002) plasseres med den referansestilen du har valgt (her brukes APA 6th). I tillegg har jeg valgt å formatere referansen med min egen utgave av stilen Svak Referanse (se kapittel over om stilformatering). Vil man endre stilformatering senere, så er det lett å gjøre det på alle referansene så lenge man har vært nøye med å formatere dem underveis. Kilden legges nå alfabetisk i en liste bakerst i dokumentet. Man kan selvfølgelig legge inn referanser i fotnoter med EndNote også. Sett inn en fotnote der det skal refereres til noe, og når markøren har flyttet seg ned der teksten skal plasseres så går man til EndNote, finner kilden og klikker Insert Citation 5. Her kan man også føye til sidetall. Høyreklikk på referansen > Edit Citation(s) > More og skriv inn de aktuelle sidetallene du refererer til i boksen Pages. I fotnoten 6 ser man nå at sidetallene er lagt til som «pp. 66-67». Dette skyldes at det er en engelsk stilpakke som er installert, endre til en norsk etter ønske. Klikk i EndNotes stilvelger > Select Another Style, og finn stilen som er korrekt for ditt arbeid. Bekreft med Choose. Sjekk at den samme stilen er satt i Word > EndNote > Style > [samme stil]. 5 (Imsen, 2005) Det er fortsatt mulig å skrive inn tilleggsinformasjon bak henvisningen. 6 (Imsen, 2009, pp. 66-67)
Legg merke til at referansene som er importert ikke endres; det er bare måten de vises på som endres. Som regel er referansene man importerer korrekt oppført av biblioteket eller forlaget. Man kan likevel møte på feilkilder, eller man må rett og slett lage en egen referanse (noe som ofte er tilfellet med nettsider eller en del av en artikkelsamling etc.). Ny referanse lager man med det grønne plusstegnet i verktøyfanen i EndNote. En redigering gjøres ved å høyreklikke på en referanse fra listen > Edit References. Enten man lager en ny eller redigerer en eksisterende referanse, så er metoden ganske lik. Man får opp et vindu der all informasjon om referansen skal plottes inn i tilhørende tekstbokser: Først velger du hvilken type kilde du refererer til: bok, artikkel, nettside etc. Deretter fyller du ut boksene nedover på siden. Når man har fylt ut det man kan som regel får man ikke fylt ut alle boksene steng vinduet med det røde krysset øverst i høyre hjørne. Når du blir spurt om du vil lagre endringene, klikk ja/ok. Referansen endres eller legges til som en ny referanse i ditt bibliotek. Trippelsjekk at referansen er korrekt og uten skrivefeil, siden feilen forplanter seg med EndNote. Når man har blitt kjent med EndNote og har fått bedre oversikt over ens egne kilder, kan det være lettere å sette inn kilder direkte fra EndNotefanen i Word. Etter hvert som man søker opp kilder fra sitt EndNote bibliotek, legger disse seg i hurtiglisten man ser nedenfor. Marker kilden og klikk Insert.
Litteraturlisten legger seg bakerst. Man kan hoppe hit ved å holde Ctrl + museklikke på en kilde som er satt inn ved hjelp av EndNote. Korrekt formaterte kilder gjenkjennes ved at de får en grå bakgrunn når man klikker på dem. Kildene legges i alfabetisk rekkefølge av EndNote: Hjardemaal, F., Tveit, K., & Kleven, T. A. (2002). Innføring i pedagogisk forskningsmetode: en hjelp til kritisk tolking og vurdering. [Oslo]: Unipub. Imsen, G. (2005). Elevens verden: innføring i pedagogisk psykologi. Oslo: Universitetsforlaget. Imsen, G. (2009). Lærerens verden: innføring i generell didaktikk. Oslo: Universitetsforl. JKP@HiT07012014 Teksten kan distribueres og endres fritt innad i Høgskolen i Telemark