MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I RØROS KOMMUNE Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31. MØTEDATO: Tirsdag 24.03.2015 KL.: 14:00 MRK. TID STED: 1. etg., Rådhuset SAKSLISTE SAK NR. INNHOLD 09/2015 Godkjenning av saksliste og innkalling 10/2015 Godkjenning av møteprotokoll fra 27.01.15 11/2015 Ubrukte lånemidler i Røros kommune 12/2015 Nummerert brev nr. 18 Årsregnskapet for 2014 13/2015 Prosjektbeskrivelse Enkeltvedtak etter forvaltningsloven 14/2015 Kontrollrapport skatt 2014 15/2015 Orienteringssaker 16/2015 Eventuelt Det vil bli enkel servering under møtet. Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Mandag 16. mars 2015 Ola Sandnes leder i Kontrollutvalget Torill Bakken Kontrollutvalg Fjell IKS Kopi er sendt: Ordfører, Revisor, ekspedisjonen til offentlig gjennomsyn. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalg Fjell IKS, Torill Bakken tlf. 908 15 168 e-post: tb@kontrollutvalgfjell.no
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 24.03.15 09/15 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 09/15 Kontrollutvalget 24.03.15 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: - Saksliste til møte 24.03.15 Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er fastsatt i samråd med utvalgsleder. Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte 24.03.15 godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Røros kommune Sak nr. 09/2015
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 24.03.15 10/15 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 10/15 Kontrollutvalget 24.03.15 Møteprotokoll fra møte 27.01.15 Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte 27.01.15 (vedlagt) Saksframlegg: Saken er obligatorisk på alle møter i kontrollutvalget. Protokollen ble sendt ut til medlemmene pr. e-post 28.01.15. En liten redaksjonell endring er gjort på side 4. Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 27.01.15 godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Røros kommune Sak nr. 10/2015
Røros kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget ---------------------------------------------------------------------------------------------- Møtested: 1. etg. Rådhuset Møtedato: Tirsdag 27. januar 2015 Tid: Kl. 15:00 Saknr.: 01-08 Til stede på møtet: Medlemmer: Ola Sandnes John Helge Andersen Åse Berg Elisabeth Tamnes Varamedlemmer: Willy Aune Merknad: Sak 05/15 ble behandlet etter sak 03/15. Forfall: Bjørnar Ingebrigtsvoll Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Torill Bakken Fra Revisjon Fjell IKS: Svein Magne Evavold Fra administrasjonen: Rådmann Jon Ola Kroken sak 05/15 Møtet ble avsluttet kl. 17:30 Røros, 27. januar 2015 Kontrollutvalg Fjell IKS Torill Bakken Neste ordinære møte: Tirsdag 24. mars 2015 kl. 15:00 Kontrollutvalget i Røros kommune Møteprotokoll, møte 27.01.2015 Side 1 av 4
Sak nr. 01/2015 Godkjenning av saksliste og innkalling Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte 27.01.15 godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollutvalgets vedtak: Innkalling og saksliste til møte 27.01.15 godkjennes. Sak nr. 02/2015 Godkjenning av møteprotokoll fra møte 18.11.14 Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 18.11.14 godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollutvalgets vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 18.11.14 godkjennes. Sak nr. 03/2015 03/2015 Årsmelding for kontrollutvalgets virksomhet i 2014 Sekretariatets forslag til vedtak: Årsmeldingen vedtas og legges fram for kommunestyret. Behandling: Utvalget gikk igjennom årsmeldingen. Det ble foretatt noen små endringer. Kontrollutvalgets vedtak: Årsmeldingen vedtas og legges fram for kommunestyret. Kontrollutvalget i Røros kommune Møteprotokoll, møte 27.01.2015 Side 2 av 4
04/2015 Vurdering av selskapskontroll i 2015 Sekretariatets forslag til vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak. Behandling: Kontrollutvalget diskuterte saken. Sekretariatet redigerer oversikten over selskaper for kontroll. Selskapet fra Fjord til Fjell er opphørt og fjernes i fra oversikten. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget ønsker ikke å prioritere selskapskontroll i 2015. 05/2015 Oppfølgingssak orientering om oppsigelsesbrev Sekretariatets forslag til vedtak: Ingen forslag til vedtak. Behandling: Rådmannen redegjorde for saken og svarte på spørsmål i fra utvalget. Oppsigelsen ble ved en feil unntatt offentlighet. Dette skyldtes at søknaden inneholdt personnummer, og automatisk ble lagt på personalmappen. Årsaken var at rutiner var under endring i forbindelse med digitalisering. Det er nå iverksatt tiltak slik at denne feilen ikke skal forekomme igjen. Kontrollutvalgets vedtak: Rådmannens redegjørelse tas til orientering. 06/2015 Forvaltningsrevisjonsrapport; Selvkostprinsippet innenfor kommunens byggesaksbehandling Sekretariatets forslag til innstilling: Forvaltningsrevisjonsrapporten "Selvkostprinsippet innenfor kommunens byggesaksbehandling" tas til etterretning. Røros kommune følger revisors anbefaling og utarbeider en forkalkyle for 2015 på selvkost for byggesaksbehandling. Rådmannen bes rapportere til kontrollutvalget om iverksatte tiltak innen 01.05.2015. Behandling: Revisor gikk igjennom rapporten og svarte på spørsmål i fra utvalget underveis. Kontrollutvalget i Røros kommune Møteprotokoll, møte 27.01.2015 Side 3 av 4
Kontrollutvalgets innstilling: Forvaltningsrevisjonsrapporten "Selvkostprinsippet innenfor kommunens byggesaksbehandling" tas til etterretning. Rådmannen følger revisors anbefaling og utarbeider en forkalkyle for 2015 på selvkost for byggesaksbehandling. Rådmannen bes rapportere til kontrollutvalget om iverksatte tiltak innen 01.05.2015. Sak nr. 07/2015 Orienteringssaker Kontrollutvalgets behandling: Sekretariatet delte ut årsrapport for 2014 i fra Kemneren i Røros kommune. Sakene tas til orientering. Sak nr. 08/2015 Eventuelt Kontrollutvalgets behandling: Revisor orienterte kort om årets forvaltningsrevisjonsprosjekt. Prosjektbeskrivelse vil bli lagt fram for kontrollutvalget i neste møte. Utvalget ønsker oversikt over ubrukte lånemidler og status til og med året 2013. Revisor noterer bestillingen og legger fram dette på neste møte. Kontrollutvalget ønsker informasjon om kulturminneforvaltningen i forhold til den kommunale organisasjonen. Sekretariatet tar kontakt med utvalget elektronisk i forkant av neste møte for å innhente problemstillinger i forbindelse med saken. Kontrollutvalget i Røros kommune Møteprotokoll, møte 27.01.2015 Side 4 av 4
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 24.03.15 11/15 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 11/15 Kontrollutvalget 24.03.15 Ubrukte lånemidler i Røros kommune Saksdokumenter: - Notat fra Revisjon Fjell IKS av 06. februar 2015 Saksframlegg: Kontrollutvalget ba i møte 27. januar om en oversikt over ubrukte lånemidler og status til og med året 2013. Notat med revisors vurdering er vedlagt saken. Saksvurdering: Revisjon Fjell har utarbeidet et notat som er oversendt kontrollutvalget. I notatet har revisor foretatt en vurdering av kommunens ubrukte lånemidler. I følge revisor skulle vedtatt låneopptak for 2013 vært redusert med minst 11.285.000. Vedtatt låneopptak for 2014 skulle vært redusert med minst 10.865.000 og vedtatt låneopptak for 2015 skulle vært redusert med minst 25.007.000. Dette vil si at Røros kommune har stående i overkant av 25 millioner kroner for mye i ubrukte lånemidler. Det kan synes som at det er gitt mangelfull informasjon til kommunestyret i noen saker når vedtak om låneopptak er behandlet. Revisor vil gi utvalget en muntlig orientering under behandling av saken. Utvalget kan på bakgrunn av opplysninger som framkommer under behandlingen ta stilling til eventuell videre oppfølging av saken. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar revisors notat til etterretning. Revisors notat av 6. februar 2015 angående ubrukte lånemidler oversendes kommunestyret til informasjon. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Røros kommune Sak nr. 11/2015
Kontrollutvalget i Røros kommune Deres ref: Vår ref. RS2015017E Dato: 06.02.2015 Notat angående ubrukte lånemidler i Røros kommune Noen grunnleggende forutsetninger Formålet med årsbudsjettet er å gi bevilgninger og vedta finansiering. Årsbudsjettet angir planer for kommunens framtidige anskaffelse og anvendelse av midler for neste år. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen gi melding til kommunestyret. Får kommunestyret en slik melding, skal det foreta nødvendige endringer i budsjettet. Rammer for budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskapet: 1. Investeringsbudsjettet er ettårig. 2. Årsbudsjettet er bindende for underordnede organer, og årlige bevilgninger er nødvendig for å kunne pådra utgifter i budsjettåret. 3. Investeringsbudsjettet må reguleres ved behov for å tilfredsstille krav til balanse og realisme. 4. Alle midler er frie og anses som felles finansiering av investeringsporteføljen, unntatt øremerket finansiering fra andre. Etter kommuneloven 50 kan det kun tas opp lån til tiltak som er ført opp i årsbudsjettet. Dette innebærer at årets bruk av lån setter en øvre grense for årets låneopptak. Kommunestyret bestemmer hvor mye som skal brukes av lånemidler i året, men dette behøver ikke nødvendigvis innebære nye låneopptak. Kommunen kan allerede ha ubrukte lånemidler som kan benyttes til finansiering av investeringene. Kommunestyrets budsjettvedtak og vedtak om låneopptak Budsjett 2013, K99/2012, 20.12.2012: Budsjettert bruk av lån 45.429.000 Vedtatt låneopptak 45.429.000 Hovedkontor: Kommunehuset Avd.ktr: Bergmannsgata 19 Orgnr: 987727675 2550 Os i Østerdalen 7374 Røros Telefon: 72419437 E-post: post@revisjonfjell.no Mobil: 91307712
Budsjett 2014, K71/2013, 12.12.2013: Budsjettert bruk av lån 53.624.000 Tidligere opptatt Røros kirke 4.000.000 49.624.000 Vedtatt låneopptak 49.624.000 Budsjett 2015, K79/2014, 18.12.2014: Budsjettert bruk av lån 41.978.000 Tidligere opptatt Røros kirke 12.437.000 29.540.000 Vedtatt låneopptak 29.400.000 Ubrukte lånemidler i Røros kommune 31.12.2012 31.12.2013 Startlån 1.598.406 799.406 Investeringer 2006 147.163 Røros kirke 23.900.000 15.711.845 Investeringer 2010 10.864.814 10.864.814 Hånesveien 1 273.452 Investeringer 2012 11.692.938 Investeringer 2013 0 14.142.308 48.476.773 41.518.373 Revisjonens vurdering Låneopptakene til investeringer i Røros kirke og startlån fra Husbanken anses som lån til øremerkede formål og vurderes ikke nærmere. I denne gjennomgangen tar vi heller ikke med nye investeringer og nye vedtak om låneopptak som har kommet til i løpet av budsjettåret. Ved budsjettbehandlingen for 2013 ble det vedtatt et låneopptak på kr 45.429.000 for å finansiere budsjettert bruk av lån på kr 45.429.000. Samtidig hadde kommunen ubrukte lånemidler på kr 22.978.367 pr. 31.12.2012. Ved budsjettbehandlingen for 2014 ble det vedtatt et låneopptak på kr 49.624.000 for å finansiere budsjettert bruk av lån på kr 49.624.000. Samtidig hadde kommunen ubrukte lånemidler på kr 25.007.122 pr. 31.12.2013. Ved budsjettbehandlingen for 2015 tilsvarte vedtatt låneopptak også årets budsjetterte bruk av lån. Ved behandlingen av årsbudsjettet vil rest av lånemidler i inneværende regnskapsår ennå ikke være kjent. Vi mener imidlertid at det må tas hensyn til tidligere års ubrukte lånemidler når det skal gjøres vedtak om låneopptak. Det innebærer at vedtatt låneopptak for 2013 på kr 45.429.000 minimum skulle vært redusert med kr 11.285.000. Vedtatt låneopptak for 2014 på kr 49.624.000 skulle minimum vært redusert med kr 10.865.000. Vedtatt låneopptak for 2015 på kr 29.400.000 skulle minimum vært redusert med kr 25.007.000. Svein Magne Evavold Revisjonssjef Hovedkontor: Kommunehuset Avd.ktr: Bergmannsgata 19 Orgnr: 987727675 2550 Os i Østerdalen 7374 Røros Telefon: 72419437 E-post: post@revisjonfjell.no Mobil: 91307712
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 24.03.15 12/15 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 12/15 Kontrollutvalget 24.03.15 Nummerert brev nr. 18 Årsregnskapet for 2014 Saksdokumenter: - Nummerert brev nr. 18 av 16. mars 2015 Saksframlegg: Kontrollutvalget skal etter Kontrollutvalgsforskriften 8 påse at revisjonens merknader blir fulgt opp. Dette er spesielt merknader som er gitt i nummererte brev, jf forskrift om revisjon 4, 2.ledd. Revisjonen har oversendt nummererte brev nr. 18 til kontrollutvalget. Nummerert brev nr. 18 gjelder årsregnskapet til Røros kommune for 2014. Saksvurdering: Revisor mottok Røros kommunes årsregnskap for 2014 til revisjon den 17. februar 2015. Driftsregnskapet viser et merforbruk på kr. 14.765.371 og investeringsregnskapet viser et udekket beløp på kr. 12.245.407. Revisjonen har avdekket flere feil og mangler. Revisor ber om at det blir foretatt korreksjoner, eventuelt forklaringer til regnskapet og at det avgis et nytt regnskap. Revisor ber i brevet om tilbakemelding i fra rådmann. Det nummererte brevet er svært omfattende. Revisor vil supplere med muntlig informasjon under behandling av saken. Sekretariatets forslag til vedtak: Nummerert brev nr. 18 tas til etterretning. Revisor følger opp saken. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Røros kommune Sak nr. 12/2015
Kontrollutvalget i Røros kommune Deres ref: Vår ref. RS2015039E Dato: 16.03.2015 Nummererte brev nr. 18 - Årsregnskapet for 2014 Vi har mottatt Røros kommunes årsregnskap for 2014 til revisjon 17.02.2015. Driftsregnskapet viser et merforbruk på kr 14.765.371 og investeringsregnskapet viser et udekket beløp på kr 12.245.407. Ved vår revisjon av regnskapet har vi avdekt en del feil og mangler. Vi ber om at det ut fra dette blir foretatt korreksjoner, eventuelt gitt forklaringer til regnskapet og avgitt et nytt årsregnskap. Driftsbudsjettet Kommunestyret vedtok i sak 42/14 reguleringer av driftsbudsjettet. - Skatt/rammetilskudd redusert med 2.700.000 - Utbytte redusert med 2.000.000 - Ramme sentraladministrasjon redusert med 440.849 - Ramme oppvekst redusert med 1.475.296 - Ramme helse- og sosial redusert med 2.259.568 - Ramme kultur redusert med 240.288 - Ramme plan, drift og landbruk redusert med 283.999 Driftsbudsjettet er ikke regulert i henhold til dette. Investeringsbudsjettet Avvik mellom vedtatt budsjett i kommunestyrets sak 71/13 og registrert opprinnelig budsjett: Vedtatt Registrert - 0660 Vollberget 0 2.000.000-0636 Bergmannsgata 2.700.000 2.740.000-0663 Sykehjem branntetting 0 1.000.000-0665 Sykehjem carport 0 300.000 Dette er reguleringer som er vedtatt av kommunestyret i 2014 og skulle inngått i regulert budsjett. Budsjettvedtak som ikke er lagt inn i regulert investeringsbudsjett: Hovedkontor: Kommunehuset Avd.ktr. Bergmannsgata 19 Org.nr. 987727675 2550 Os i Østerdalen 7374 Røros Telefon: 72419437 E-post post@revisjonfjell.no Mobil: 91307712
- Kommunestyrets sak 15/14 kjøp av aksjer 1.250.000 - Kommunestyrets sak 7/14 salg av aksjer 8.400.000 - Kommunestyrets sak 38/14 utlån og tilskudd 828.000 - Kommunestyrets sak 49/14 inndekking 2013 258.889 2 Regnskapsskjema 1B driftsregnskapet Regnskapsskjema 1B stilles opp med de samme kolonner som i regnskapsskjema 1A. I det avlagte regnskapet mangler det da kolonner for opprinnelig budsjett og regnskap 2013. Regnskapsskjema 2B investeringsregnskapet Regnskapsskjema 2B er en spesifikasjon av linje 1 i regnskapsskjema 2A, investeringer i anleggsmidler. I det avlagte investeringsregnskapet er det avvik mellom beløpene i de to regnskapsskjemaene. 2A 2B Regnskap 2014 60.809.904 76.143.542 Regulert budsjett 70.358.009 72.309.022 Opprinnelig budsjett 70.030.000 72.637.031 Regnskap 2013 37.982.939 33.100.636 Finansiering av investeringer Investeringsregnskapet for 2014 er avsluttet med et udekket beløp på kr 12.245.406. Årets finansieringsbehov er kr 81.258.015 med følgende mulige finansieringskilder: - Årets investeringsinntekter (tilskudd, salg av anleggsmidler) - Bruk av lånemidler - Bruk av investeringsfond - Kompensasjon for merverdiavgift Et udekket beløp i investeringsregnskapet skal reduseres ved blant annet å redusere budsjetterte avsetninger. Vedtatt bruk av lån er felles finansiering av årets investeringer og inntektsføres inntil budsjettert nivå. Utgifter i investeringsregnskapet for 2014 som ikke kan finansieres med lån: - Kjøp av aksjer og andeler 2.498.340 - Tilskudd, jfr. egen omtale av dette 150.000 - Startlån o Avdrag til husbanken 1.385.039 o Mottatte avdrag på startlån - 2.558.313 o Herav innfrielser, avsettes 1.517.988 344.714 344.714 Avsetninger til bundne investeringsfond: - Salg av fast eiendom 4.660.232 - Salg av aksjer 8.400.000 Hovedkontor: Kommunehuset Avd.ktr. Bergmannsgata 19 Org.nr. 987727675 2550 Os i Østerdalen 7374 Røros Telefon: 72419437 E-post post@revisjonfjell.no Mobil: 91307712
3 Bruk av lån: - Bruk av lån i regnskapet 46.049.539 - Budsjettert bruk av lån 60.068.409 Finansiering av investeringsregnskapet kan da korrigeres slik at udekket blir 0. - Kjøp av aksjer/andeler og netto avdragsutgift på startlån finansieres ved å redusere avsetninger til ubundne investeringsfond. - Bruk av lån regnskapsføres inntil budsjettert nivå. Ugyldige kombinasjoner av ansvar og art I regnskaper et det gjort en del posteringer med ugyldig kombinasjon av ansvar og art. Disse posteringene må korrigeres slik at de inngår riktig i drifts- eller investeringsregnskapet. Anordning av utgifter Ved gjennomgang av regnskapet for 2015 har vi funnet en del fakturaer som etter anordningsprinsippet tilhører 2014. Det gjelder: - Bilag 100430 ansvar 3400 art 111500, netto utgift 174.375 - Bilag 100357 ansvar 3401 art 111500, netto utgift 65.565 - Bilag 100356 ansvar 3402 art 111500, netto utgift 72.936 - Bilag 100516 ansvar 3402 art 137000, kreditnota 6.749 - Bilag 100751 ansvar 3402 art 137000, kreditnota 195.721 - Bilag 100372 ansvar 3200 art 135000, utgift 218.120 - Bilag 100372 ansvar 2110 art 135000, utgift 49.500 - Bilag 100212 ansvar 1101 art 127000, netto utgift 45.057 - Bilag 10004 ansvar 3003 art 137000, utgift 19.265 - Bilag 10005 ansvar 3003 art 137000, utgift 26.709 - Bilag 10006 ansvar 3003 art 137000, utgift 22.768 - Bilag 101001 ansvar 0216 art 020000, utgift 66.151 - Bilag 101002 ansvar 6508 art 120000, utgift 29.763 - Bilag 101004 ansvar 0216 art 020000, utgift 8.475 - Bilag 101005 ansvar 6502 art 120000, utgift 8.475 - Bilag 101006 ansvar 6508 art 120000, utgift 20.120 De 5 siste bilagene er registrert så sent at krav om kompensasjon for merverdiavgift er foreldet, noe som innebærer et tap på kr 26.597. Startlån Saldo på startlån pr. 31.12.2014 22.636.863 Saldo i følge Lindorff 22.764.355 Differanse 127.492 Differansen bør avklares og korrigeres. Kommunen mottok i 2013 innfrielser på startlån med kr 1.189.100 som ble avsatt til bundet investeringsfond 2.5508.01.011. Kommunen er pliktig til å innbetale dette som avdrag på lån til husbanken. Dette er ikke gjort. Hovedkontor: Kommunehuset Avd.ktr. Bergmannsgata 19 Org.nr. 987727675 2550 Os i Østerdalen 7374 Røros Telefon: 72419437 E-post post@revisjonfjell.no Mobil: 91307712
4 Kommunen mottok også i 2014 innfrielser på startlån og avdrag på avsluttede lån utgjør kr 1.517.987. Dette er inntektsført som ordinære avdrag. Kommunen er pliktig til å innbetale beløpet til husbanken. Beløpet må avsettes til bundet investeringsfond i regnskapet for 2014 og senere innbetales til husbanken i 2015. Sosiale utlån På bilag 22780 er saldo på sosiale utlån korrigert med kr 3.962. Korreksjonen må føres mot kapitalkonto istedenfor mot driftsregnskapet for å unngå at det blir differanser i kommunens arbeidskapital. Udekket i investeringsregnskapet for 2013 Kommunestyret vedtok i sak 49/14 at udekket beløp i investeringsregnskapet for 2013 på kr 258.889 skal dekkes inn ved bruk av ubrukte lånemidler. Vedtaket er ikke gjennomført. Tilskudd til Røros IL Kommunestyret vedtok i sak 38/14 å bevilge et beløp på kr 150.000 til Røros IL i forbindelse med gjennomføringen av NM på ski 2015. Tilskuddet ble vedtatt finansiert gjennom bruk av inntekter fra salg av aksjer i Gauldal Østerdal Buss AS. Tilskuddet er utgiftsført i investeringsregnskapet og finansiert med bruk av investeringsfond. I henhold til kommunal regnskapsstandard nr. 4 er tilskudd til andres investeringsutgifter en driftsutgift som skal regnskapsføres i driftsregnskapet. Vi mener derfor at tilskuddet må regnskapsføres som driftsutgift og at det ikke kan finansieres med bruk av investeringsfond. Bruk og avsetning til bundne driftsfond Avstemming mellom bruk og avsetning til bundne driftsfond viser en differanse på kr 10.000. Det skyldes: - Bilag 20334, utbetaling av tilskudd fra næringsfondet på kr 50.000 er ikke utgiftsført i driftsregnskapet. - Bilag 23015, mottatt tilskudd på kr 40.000 er ikke inntektsført i driftsregnskapet. Integreringstilskudd for 2014 Integreringstilskudd for 2014 er avsatt til bundet driftsfond 2.5108.01.016 med kr 700.000. Integreringstilskudd er ikke øremerkede midler som kan avsettes til bundet driftsfond. Eventuell avsetning må gjøres til disposisjonsfond, men denne må strykes i en situasjon med underskudd. Øremerkede midler til stillinger i barnevern I regnskaper et det foretatt en avsetning av ubrukte midler på kr 500.000. I følge beregning fra barneverntjenesten skal det riktige beløpet være kr 576.756. Hovedkontor: Kommunehuset Avd.ktr. Bergmannsgata 19 Org.nr. 987727675 2550 Os i Østerdalen 7374 Røros Telefon: 72419437 E-post post@revisjonfjell.no Mobil: 91307712
5 Avsetning av renter til bundne fond Vi kan ikke se at årets renteinntekter er avsatt til fond hvor dette er pålagt. Det gjelder: - Kraftfondet, hvor inntektsførte renter er kr 183.533. - Fond tilfluktsrom, hvor inntektsførte renter er kr 82.949. - Selvkostfond: På avsatte midler til selvkostfond skal det legges til kalkulatoriske renter som skal reflektere alternativavkastningen brukerne går glipp av ved at midlene er bundet i selvkostfond. Det skal brukes samme kalkylerente som ved beregning av kalkulatoriske finanskostnader. Beregningsgrunnlaget er gjennomsnittlig beholdning det enkelte år. Fond 01.01 Fond 31.12 Beregnet rente Vann 413.911 383.183 10.043 Avløp 869.439 1.584.346 30.918 Renovasjon 864.478 1.257.605 26.738 Feiing 178.655 333.517 6.453 Vi kan ikke se at det er foretatt renteberegning og gjennomført posteringer for 2014. Anleggsmidler Årets investeringer i anleggsmidler er ikke aktivert i balansen. Investeringer i anleggsmidler er i følge regnskapsskjema 2A kr 60.809.904. Salg av renovasjonsbil På bilag 22892 er det inntektsført kr 55.000 for salg av renovasjonsbil. Salget er inntektsført i driftsregnskapet på konto 166000 ansvar 6160. Salg av anleggsmidler skal inntektsføres i investeringsregnskapet. Leverandørgjeld ERV Balansekonto 2.3220.00.010 viser en debetsaldo på kr 319.508. I dette ligger det en fordring på Verket Røros AS på kr 378.115. Det ser ut til å skyldes at faktura av 29.11.2013 er betalt dobbelt, henholdsvis 14.01.2014 og 20.02.2014. Øvrige uoppgjorte poster bør også følges opp. Kompensasjon for merverdiavgift Avstemming av kompensasjon for merverdiavgift viser følgende: 2.1364.00.800 Oppgjørskonto merverdiavgift 2.159.927 Krav for 6. termin 2014 4.300.995 Differanse: 2.141.068 Korreksjon mot 2.3264.00.040, oppgjørskonto ERV 2.272.600 Korrigert saldo 4.432.527 Krav for 6. termin 2014 4.300.995 Differanse: 131.532 Hovedkontor: Kommunehuset Avd.ktr. Bergmannsgata 19 Org.nr. 987727675 2550 Os i Østerdalen 7374 Røros Telefon: 72419437 E-post post@revisjonfjell.no Mobil: 91307712
Kompensasjon i driftsregnskapet 9.916.507 Kompensasjon i investeringsregnskapet 6.711.635 16.628.142 Krav i følge terminoppgavene 16.500.488 Differanse: 127.653 Differansene avklares og korrigeres i bevilgningsregnskapet og balansen. 6 Merverdiavgift Vi finner følgende saldi i balansen vedr. merverdiavgift: 2.3264.00.104 utgående merverdiavgift høy 8.472.388 2.3264.00.105 utgående merverdiavgift middels 10.419 2.3264.00.106 utgående merverdiavgift lav 61.123 Sum utgående 8.543.930 2.3264.00.108 inngående merverdiavgift høy 6.977.997 2.3264.00.109 inngående merverdiavgift middels 19.609 2.3264.00.110 inngående merverdiavgift lav 900 Sum inngående 6.998.506 2.3264.00.040 merverdiavgift oppgjørskonto ERV 3.198.423 2.3264.00.100 merverdiavgift oppgjørskonto Visma 2.519.677 Sum utgående merverdiavgift - 8.543.930 Sum inngående merverdiavgift 6.998.506 Merverdiavgift oppgjørskonto Visma 2.519.677 Postert på oppgjørskonto ERV 917.470 1.891.723 Merverdiavgiftsoppgave for 6. termin 2014 1.836.239 Differanse 55.484 Differansen avklares og korrigeres i bevilgningsregnskapet og balansen. Fradrag for inngående merverdiavgift Vi viser til nummerert brev nr. 17 av 05.09.2014 angående urettmessig krevd fradrag for inngående merverdiavgift og rådmannens svar av 30.09.2014. Vi har gjennomgått dette på nytt og ser at det ikke er gjennomført fullstendige korreksjoner av de påpekte feilene. Internoverføringer til 6160 maskindrift Det er foretatt internoverføringer til 6160-maskindrift med kr 8.520.662 uten behandling av merverdiavgift. Overføringene skulle gitt følgende transaksjoner for merverdiavgift: - 6120 vann, inngående merverdiavgift 398.030-6130 avløp, inngående merverdiavgift 629.885-6140 renovasjon, inngående merverdiavgift 711.000 Hovedkontor: Kommunehuset Avd.ktr. Bergmannsgata 19 Org.nr. 987727675 2550 Os i Østerdalen 7374 Røros Telefon: 72419437 E-post post@revisjonfjell.no Mobil: 91307712
- 6131 renseanlegg, inngående merverdiavgift 16.250-6170 veier, kompensasjon for merverdiavgift 375.000-6160 maskindrift, utgående merverdiavgift 2.130.165 Det er ikke dokumentert hvordan overføringene er beregnet. 7 Uthusprosjektet I kommunens driftsregnskap inntektsføres kompensasjon for merverdiavgift på prosjekter samt at kommunens tilskudd på kr 500.000 utgiftsføres. Kompensasjon for merverdiavgift for 2014 utgjør kr 1.060.689. Årets kompensasjon er ført som kortsiktig gjeld på balansekonto 2.3289.01.050 og vi kan ikke se at kommunens tilskudd på kr 500.000 er ført i regnskapet. Det mangler da inntektsføring av kr 1.060.689 og utgiftsføring av kr 500.000 i driftsregnskapet. Pensjoner Vi mener at regnskapet viser feil saldo på en del konti som vedrører pensjoner. Regnskapet Korrekt viser saldo 2.4055.01.001 pensjonsforpliktelse KLP 564.301.094 563.403.870 2.4055.01.002 pensjonsforpliktelse STP 95.867.920 94.970.696 2.4064.01.002 avgift forpliktelse STP 1.852.537 1.692.531 2.19.55.01.002 premieavvik STP 3.446.551 3.323.773 8065 109001 amortisering STP 141.854 264.632 8065 109900 arbeidsgiveravgift 193.665 185.806 Bruk av skattetrekkskonto Saldo på bankkonto for skattetrekk, 4280.07.01281 var kr 3.853.864 pr 31.12.2014. Skyldig skattetrekk for 6. termin var kr 9.423.183. Skattetrekk for august har ikke vært satt inn på skattetrekkskontoen før 07.01.2015. I skattebetalingsloven 5-12 framgår det at skattetrekk tilhører skatte- og avgiftskreditorene. Den som fortar trekket skal sette beløpet inn på særskilt bankkonto. Betaling til skattetrekkskonto skal skje senest første virkedag etter lønnsutbetaling. Refusjon feriepenger av sykepenger Balansekonto 2.1361.00.921 viser en kreditsaldo på kr 34.081. Det skyldes avvik mellom beregnet refusjon i 2013 og mottatt refusjon i 2014. Refusjon for 2014 er beregnet gjennom lønnssystemet og gjenstående kreditsaldo i balansen inntektsføres. Hovedkontor: Kommunehuset Avd.ktr. Bergmannsgata 19 Org.nr. 987727675 2550 Os i Østerdalen 7374 Røros Telefon: 72419437 E-post post@revisjonfjell.no Mobil: 91307712
Prosjektregnskap for næringsprosjekt I forbindelse med regnskapsavslutningen for 2013 ble det inntektsført et tilskudd på kr 162.267 til næringsprosjekt på ansvar 4002. Beløpet står fortsatt som en fordring på balansekonto 2.1365.01.001. Det bør avklares om prosjektregnskap er utarbeidet og innsendt til tilskuddsgiver. 8 Periodiseringer 2013 ikke tilbakeført Følgende utgifter ble periodisert til regnskapet for 2013 og ført som kortsiktig gjeld på balansekonto 2.3289.01.005: - Ansvar 0107, refusjon til Os kommune vedr. lønnssystem kr 110.725. - Ansvar 0116, refusjon til Os kommune vedr. økonomisystem kr 482.266. - Ansvar 1108, refusjon til Os kommune vedr. lønnsavdeling kr 139.115. - Ansvar 5003, tilskudd til Røros idrettsråd kr 50.000. Avsetningen fra 2013 er tilbakeført 2 ganger i 2014. - Ansvar 1107, korreksjon av inntekter skatteavdelingen kr 25.456. Avsetningene tilbakeføres i regnskapet for 2014. Tilskudd til private barnehager Estimert sluttoppgjør til de private barnehagene for 2013 ble utgiftsført i regnskapet for 2013 med kr 1.044.533. Endelig beregning viste et samlet sluttoppgjør på kr 1.050.571 som er utgiftsført i regnskapet for 2014. Regnskapet for 2014 er dermed belastet med kr 1.044.533 for mye i overføringer til de private barnehagene. Det foreligger ikke estimat for resultatet av endelig beregning for 2014. Refusjon for ressurskrevende tjenester Det har i mars 2015 blitt avdekt at kommunen i 2013 og 2014 har ytt tjenester til en bruker med et slikt omfang at det gir grunnlag for å kunne søke om refusjon fra staten. Denne brukeren har tidligere ikke vært tatt med i beregningen av kommunens ressursinnsats. Dette gir grunnlag for at inntektsført refusjon for ressurskrevende tjenester kan økes fra kr 6.523.000 til kr 7.736.000. Regionalt næringsfond Fylkeskommunens tilskudd til det regionale næringsfondet for 2014 på kr 200.000 er ikke inntektsført. Det må avklares om tilskuddet er utbetalt eller holdt tilbake på grunn av manglende dokumentasjon. Røros kommunes andel til det regionale næringsfondet på kr 275.000 er ikke overført fra kommunens egen næringsfond. Hovedkontor: Kommunehuset Avd.ktr. Bergmannsgata 19 Org.nr. 987727675 2550 Os i Østerdalen 7374 Røros Telefon: 72419437 E-post post@revisjonfjell.no Mobil: 91307712