Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Arkivsak: Møtedato/tid: , kl. 10:00 Møtested: Møtedeltakere: Forfall: Andre møtende: Kopi: Fylkesutvalgssalen, fylkeshuset, 5. et. Guro Angell Gimse, leder Eivind Stende, nestleder Hans Bøe Gunnar Hynne Sigrid Angen Wenche Vuttudal, varamedlem Odd Inge Mjøen, Sør-Trøndelag fylkeskommune Rune Venås, Sør-Trøndelag fylkeskommune Knut Aspås, Sør-Trøndelag fylkeskommune Tor-Arne Stubbe, Revisjon Midt-Norge Sverre B. Midthjell, Konsek Torbjørn Berglann, Konsek Fylkesordfører, fylkesrådmann, Sør-Trøndelag fylkeskommune og Revisjon Midt-Norge Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjell på telefon , eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Guro Angell Gimse (sign.) Leder av kontrollutvalget Sverre B. Midthjell Rådgiver, Konsek

2 Sakliste 018/15 Referatsaker 019/15 Forvaltningsrevisjon mobbing og psykososialt læringsmiljø - forslag til innretning 020/15 Orientering om FDV-kostnader 021/15 Orientering om intern kontroll 022/15 Eventuelt

3 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler: Torbjørn Berglann Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 15/47-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg FKT Fagkonferanse invitasjon Saksprotokoll FT, , Sak 1-15, Forvaltningsrevisjon -...pdf Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Protokoll fra fylkestinget YYY

4 FAGKONFERANSE KONTROLL OG TILSYN Gardermoen 3-4. JUNI 2015 Årsmøte i Forum for Kontroll og Tilsyn 3.juni

5 Dag 1 Onsdag 3. juni Registrering med mat Velkommen til fagkonferansen. Per Rune Vereide, styreleder FKT 10: Stortingets kontrollarbeid Martin Kolberg, leder av stortingets kontroll og konstitusjonskomite Spørsmål og kommentarer fra salen Kontrollutvalg i perspektiv. Ordfører navn kommer. Siri Lønseth, tidligere kontrollutvalgsleder i Sør Trøndelag fylkeskommune Gudrun Haabeth Grindaker, rådmann i Halden kommune Spørsmål og kommentarer fra salen Pause (Kaffe) Kontrollutvalget som ressurs? Harald Danielsen, rådmann i Arendal kommune og leder av det sentrale Rådmannsutvalget i KS, Spørsmål og kommentarer fra salen Lunsj ÅRSMØTE I FKT Registrering årsmøtet i FKT Årsmøte FKT Sosialt arrangement Utflukt til Eidsvoll 1814 med omvisning. 2

6 Dag 2 Torsdag 4. juni Antikorrupsjonsarbeid i kommunene Alexandra Beck Gjørv, partner i advokatkontoret Hjort DA Spørsmål og kommentarer fra salen Pause Hvorfor bør du velge et verv i kontrollutvalget? Tre kontrollutvalgsledere forteller om sine erfaringer. Fride Solbakken, leder kontroll - og kvalitetsutvalget i Rogaland fylkeskommune. Solfrid Horne Moe, Kontrollutvalgsleder i Odda kommune. Kontrollutvalgsleder navn kommer Spørsmål og kommentarer fra salen Utsjekk Lunsj Kommunelovutvalgets arbeid i sluttfasen Oddvar Flæte, leder i kommunelovutvalget Spørsmål og kommentarer fra salen Pause Evaluering av kontrollutvalg og sekretariat. (Hovedfokus på kontrollutvalgets arbeidsmetoder, herunder arbeid med plan og analyse) Birte Bjørkelo, Director Deloitte AS Spørsmål og kommentarer fra salen Skråblikk Ingvard Wilhelmsen, professor klinisk institutt 2/ Hypokonderklinikken Avslutning ved leder i FKT 3

7 PRAKTISK INFORMASJON INFORMASJON OM ÅRSMØTE Årsmøtet er kun for medlemmer i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Medlemmer som har saker til årsmøtet, eller forslag om vedtektsendringer, må sende disse til sekretariatet innen 6 uker før årsmøtet, altså innen 22. april 2015 Styret sender ut sakspapirene 2 uker før årsmøtet, innen 20. mai 2015 Dersom din kommune / ditt sekretariat ikke er medlem i FKT, men ønsker å møte på årsmøtet med stemmerett, må innmelding skje innen 20. mai 2015 Leder i valgkomiteen: Jan Løkken, daglig leder i Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS) / jan.lokken@as.kommune.no / Mobil: / Tlf Ønsker du mer informasjon eller medlemskap i FKT? Se hjemmesiden eller kontakt sekretariatet. KONTAKTINFORMASJON TIL SEKRETARIAT: Hogne Haktorson: Tlf / eller Roald Breistein: Tlf / E- postadresse: fkt@fkt.no 4

8 PÅMELDING Påmelding via FKTs hjemmeside: Bindende påmelding innen fredag 10. april 2015 Ved avbud etter at påmeldingsfristen har gått ut, blir det belastet et administrasjonsgebyr på kr. 500,- i tillegg til eventuelle kostnader FKT får til hotellet. Avbud siste 14 dager før konferansen gir full deltageravgift. DELTAKERAVGIFT Deltagelse med overnatting: Kr ,- (Ikke medlem kr ,-) Deltagelse uten overnatting, sosialt arrangement og middag: Kr ,- (Ikke medlem kr ,-) FKT har reservert rom på konferansehotellet. Tildeling ut fra mottatt påmelding (først til mølla). Ekstra overnatting juni 2015: Kr ,- ANNEN INFORMASJON FKTs 10 års jubileum. FKT ble stiftet i 2005, og feirer 10 års jubileum under fagkonferansen i Vi nevner: Utflukt til Eidsvoll Vi besøker Eidsvollsbygningen - nyrestaurert til Grunnlovsjubileet for et knapt år siden. Dessuten besøker vi publikumssenteret Wergelands hus. Jubileumsmiddag på konferansehotellet. Aperitiff før middagen Underholdning Jubileumstaler Thon Hotel Oslo Airport. - Flybuss S-22. Shuttlebuss fra Oslo Airport går fra nedre plan (ankomstetasje.) Du passerer taxiholdeplassen. Bussen er merket S-22. Avgang like før og etter konferansen: hvert 15. min. Reisetid 14 min. Bussen passerer Scandic Gardermoen og Thon Hotel Gardermoen. Du går av på tredje stopp: Thon Hotel Oslo Airport. 5

9 SAKSPROTOKOLL Forvaltningsrevisjon - STFKs oppfølging av kollektivtrafikken i 2013 og 2014 Arkivsak-dok Saksbehandler Hanne Kongsvik Saksgang Møtedato Saknr 1 Fylkestinget /15 KONTROLLUTVALGETS INNSTILLING: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen benytte risiko- og konsekvensanalyser i fylkeskommunens økonomiske bidrag til AtB. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen benytte realistiske prognoser av inntektsgrunnlaget ved beregning av fylkeskommunens tilskudd til AtB. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen å revidere fylkeskommunens budsjettet i henhold til gjeldende lover og forskrifter som følge av endringer i tilskuddsbehovet til AtB. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sikre tilfredsstillende kommunikasjon og rapportering mellom fylkeskommunen og AtB. 5. Fylkestinget ber fylkesrådmannen orientere om punkt 1-4 i fylkestingets møte i juni Fylkestinget ber fylkesrådmannen merke seg rapportens øvrige funn og konklusjoner. 7. Fylkestinget tar rapporten for øvrig til orientering. Fylkestinget har behandlet saken i møte sak 1/15 Protokoll Forslag fremmet av Ronny Kjelsberg (Rødt) på vegne av Rødt: Alternativ til punkt 1-4: Fylkestinget ber Fylkesrådmannen avvikle AtB som eget aksjeselskap, og organisere kollektivtrafikken som en enhet innenfor fylkeskommunen. Fylkestinget ber Fylkesrådmannen forberede avvikling av anbud og drift av kollektivtrafikken i egenregi etter hvert som anbudsperiodene utløper. side 1 av 2

10 Forslag fremmet av Karin Bjørkhaug (KrF) Nytt punkt 8: Fylkestinget setter pris på at det er satt i verk tiltak som vil ivareta de forholdene som er påpekt i rapporten. Votering Innstillingens punkt 1-4: Innstillingen fikk 36 stemmer (A, H, Sp, FrP, SV, V, Krf) og ble vedtatt. Forslag fra Ronny Kjelsberg fikk 1 stemme (Rødt) og falt Innstillingens punkt 5-7 ble enstemmig vedtatt Forslag fra Karin Bjørkhaug, nytt punkt 8, fikk 23 stemmer (A, Sp, SV, Krf, Rødt) og ble vedtatt Vedtak 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen benytte risiko- og konsekvensanalyser i fylkeskommunens økonomiske bidrag til AtB. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen benytte realistiske prognoser av inntektsgrunnlaget ved beregning av fylkeskommunens tilskudd til AtB. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen å revidere fylkeskommunens budsjettet i henhold til gjeldende lover og forskrifter som følge av endringer i tilskuddsbehovet til AtB. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sikre tilfredsstillende kommunikasjon og rapportering mellom fylkeskommunen og AtB. 5. Fylkestinget ber fylkesrådmannen orientere om punkt 1-4 i fylkestingets møte i juni Fylkestinget ber fylkesrådmannen merke seg rapportens øvrige funn og konklusjoner. 7. Fylkestinget tar rapporten for øvrig til orientering. 8. Fylkestinget setter pris på at det er satt i verk tiltak som vil ivareta de forholdene som er påpekt i rapporten. side 2 av 2

11 Forvaltningsrevisjon mobbing og psykososialt læringsmiljø - forslag til innretning Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033, &58 Arkivsaknr.: 15/49-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisjonens forslag til innretning til orientering. Kontrollutvalget vil ta standpunkt til ressursramme og leveringsfrist når det foreligger en prosjektplan. Saksutredning Kontrollutvalget gjorde i forrige møte, i sak 12/15, bestilling av forvaltningsrevisjon, følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på mobbing og psykososialt læringsmiljø i videregående opplæring. 2. Kontrollutvalget ber revisor ta med seg innspill fra kontrollutvalget i det videre arbeidet med prosjektet. 3. Kontrollutvalget ber om at revisjonen legger fram et forslag til prosjektskisse i utvalgets neste møte. 4. Kontrollutvalget vedtar endelig ramme og leveringstidspunkt etter at revisjonen har lagt frem forslag til innretting. Tor Arne Stubbe fra Revisjon Midt-Norge vil i møtet legge fram forslag til innretning. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet har ikke fått noe skriftlig forslag til innretning på forhånd, og bestillingen er forholdsvis vid. Det er derfor vanskelig på det nåværende tidspunktet å ta stilling til eventuell ramme og leveringsdato. Sekretariatet foreslår derfor at kontrollutvalget tar forslaget til innretning til orientering, og tar stilling til leveringsfrist og ressursramme for prosjektet når det foreligger en prosjektplan.

12 Orientering om FDV-kostnader Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler: Torbjørn Berglann Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 12/28-16 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Saksutredning En av forutsetningene for finansieringen av skolebruksplan 3 var at de årlige FDV-kostnadene skulle reduseres med 19,5 mill 2008-kroner (FT-sak 90/08). I 2012 undersøkte revisjonen om denne forutsetningen var oppfylt ved Charlottenlund videregående skole og Gauldal skole-og kultursenter. I rapporten konkluderte revisjonen med at det langt på vei var innført tiltak for å redusere FDV-kostnadene ved de to skolene, slik fylkestinget forutsatte i Revisjonen kunne likevel ikke konkludere for skolebruksplan 3 som helhet, da den fortsatt ikke var gjennomført. Skolebruksplan 3 er nå videreført i skolebruksplan 4. Kontrollutvalget ønsker at rådmannen redegjør for om FDV-kostnadene i prosjektene i skolebruksplan 3 ble slik fylkestinget forutsatte i Rådmannen og bygge- og eiendomssjefen vil orientere om saken og svare på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering.

13 Orientering om internkontroll Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler: Torbjørn Berglann Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 12/28-17 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Saksutredning Sør-Trøndelag fylkeskommune har siden 2013 deltatt i KS nettverk for internkontroll. Hensikten med nettverket er å øke innsikten i, og gi et bedre grunnlag for strukturert forbedring av den administrative internkontrollen. Knut Aspås vil orientere kontrollutvalget om pilotprosjektene som er igangsatt og fylkeskommunens planer for det videre arbeidet på området. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering.

14 Eventuelt Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler: Torbjørn Berglann Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 15/47-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling.