Gode venner som hjelper andre
Klubbpresident Ansvar, rolle og oppgaver utarbeidet av MD GLT Versjon: 2014-01-31 2
Hensikt Hensikten med denne opplæringspakken er gjennom selvstudium å gjøre alle potensielle og påtroppende presidenter i stand til å lære og forstå sin rolle, sitt ansvar og sine oppgaver. Materialet er basert på opplegg fra Lions Club International (LCI) og fra erfaringer gjort i MD 104 Norge. 3
Mål Etter å ha fullført dette selvstudiet skal klubb-presidenten: Kjenn ansvaret som er tillagt klubbpresidenten Kjenne til hvilke ressurser som er tilgjengelige for å bistå i rollen som klubbpresident Vær bevisst på det ansvaret som er tillagt oppgaven Være i stand til å løse de oppgavene knyttet til oppgaven Kjenne elementære ledelsesprinsipper og være i stand til å lede en klubb 4
Tema Følgende tema vil bli behandlet i kurset: Presidentens ansvar og rolle Styremedlemmer Strategi og planlegging Ledelse Komiteer Møteplanlegging og ledelse Klubbmiljø Kommunikasjon Ressurser 5
Presidentens ansvar og rolle 6
Ansvar og rolle Klubb-presidenten er gitt følgende ansvar: Være klubbens øverste leder Være underlagt og rapportere til Distriktsguvernør gjennom Soneleder Påse at klubben drives i henhold til krav og retningslinjer gitt av LCI, MD104 og distrikt Påse at klubben er ajour med sine forpliktelser overfor LCI, MD104 og eget distrikt Påse at klubben drives i henhold til Lions etiske norm 7
Ansvar og rolle Klubb-presidenten rolle er å: Legge planer for klubben drift Planlegge og gjennomføre klubbmøter Sørge for at komiteer er etablert og fungerer tilfredsstillende Se til at klubbmiljøet er godt og bidra til å motivere klubbmedlemmene for klubb- og Lions-aktiviteter Sørge for at informasjon fra distrikt og sone tilflyter medlemmene og visa versa Delta på sonemøter og -aktiviteter 8
Kunnskap Klubb-presidenten bør kjenne til: Lions etiske norm og mål Lions organisering, utbredelse og størrelse Lions økonomiske oppbygging Viktigste trekk i klubbens historie Navn på soneleder, distriktsstyre og fagsjefer Kjenne til overordnede strategi- og handlingsplaner (sone, distrikt og MD) Vite hvor du kan skaffe deg denne og annen kunnskap 9
Vær som klubbpresidenten bevisst på: Ha medlemmene i fokus Vær bevisst Medlemmene skal oppleve Lions-arbeid som meningsfylt fritid Skape entusiasme og engasjement Egenutvikling gir positive medlemmer Positive medlemmer lager gode aktiviteter Ha fokus på løsninger, ikke problemer Fokuser på endringspotensiale for å unngå stagnasjon 10
Styremedlemmer 11
Klubbstyret Klubbstyret består normalt av: I tillegg kan styret bestå av f eks.: President Past presidenten Vise president Sekretær Kasserer Klubbmester Aktivitetsleder IT-/web-ansvarlig PR ansvarlig 12
Klubbstyret Klubbstyret skal velges av klubbmøtet innen 15. april hvert år Klubbstyrets funksjonstid er fra 01.07 til 31.06 Den nyvalgte presidenten bør innkalle til et kontaktmøte med sine nye styremedlemmer straks valget har funnet sted og gjerne i felleskap med det avtroppende styret. Det er blitt mer og mer vanlig at funksjonstiden for verv i blir på minst to år for å sikre en god kontinuitet. 13
Styremøtet Styret bør komme sammen minst en gang mellom hvert klubbmøte. Alle saker som legges frem i klubbmøtet, skal på forhånd være behandlet av styret, og styret bør tilkjennegi sin innstilling når sakene kommer opp i klubbmøtet. Styret bør ha fullmakt fra medlemmene til å fatte vedtak i mindre viktige saker, herunder bevilgninger innen en viss størrelse. 14
Styret Arbeidsordning og rutiner for styret bør være nedfelt i klubbens lover og arbeidsordning. Styret har plikt til å sørge for kommunikasjon og informasjon til og fra sone, distrikt og MD. Et effektivt styre bidrar til at medlemmene får forelagt sakene på en hensiktsmessig og tilfredsstillende måte. 15
Strategi og planlegging 16
Strategiplaner Distriktene utarbeider rullerende handlingsplaner. Det innebærer at de er forutsatt å gjelde for flere år, men at det hvert år foretas oppdateringer. Mange soner utarbeider planer basert på distriktenes overordnede planer. Klubbene utarbeider sine planer basert på disse overordnede planene. 17
Handlingsplaner Basert på strategiplanene, utarbeider klubbene hvert år sine handlingsplaner. Gode handlingsplaner skal være SMARTe: Spesifikke Målbare Akseptable Realistiske Tidsfastsatt Til dette kan klubbene benytte skjema for handlingsplan som ligger i klubbenes verktøykasse. 18
Eksempel på klubb handlingsplan Innsats områder Mål Tiltak Start Slutt Ansvarlig Status 19
Ledelse 20
Ledelse Klubbmedlemmene forventer at presidenten tar en lederrolle. Dette inkluderer veiledning, motivasjon og problemløsning. 21
Presidenten rolle Bruk tidligere erfaringer og tilgjengelige ressurser til å dra full nytte av ditt lederpotensiale. Dette inkluderer det å være leder og samtidig utvikle eget og klubbens lederpotensiale. Benytt muligheter til opplæring i ledelse som tilbys i form av kurs og selvstudie (e-læring). 22
Lederrollen Sette mål disse må være målbare Enighet og felles forståelse om målene øker sannsynligheten for at disse nås ( Shared vision ) Gode mål krever forandring og innsats Følge opp de planer som er satt og at målene nås Være bevisst på lederen som rollemodell (Lions etiske norm) Være motivator Alle medlemmer har en verdi for klubben sørg for at alle blir involvert og får bidra der de best evner 23
Komiteer 24
Komiteer Alle medlemmer bør delta i komitearbeidet. Sørg for at komitéene kommer i gang straks. Be om årsplan fra komitéene til første møte. La komitéene få ressurser ut fra sine planer. La komitéene få tildelt tid på klubbmøtet for rapportering. Vurder komitéene årlig, kanskje noen er modne for avvikling? Er en ny komité mer aktuell? Vurder endringer i komite sammensetningen årlig. 25
Møteplanlegging og -ledelse 26
Klubbmøtet Viktige punkter: Møt opp i god tid før møtet starter Sørg for at alle ting du trenger til møtet er på plass Ha en kjøreplan for møtet Vær godt forberedt Vær deg selv, husk du er blant venner Andre punkter: Planlegging Struktur Kvalitet + nye idéer Ledelse og gjennomføring Lokaliteter Servering Bedriftsbesøk Foredrag Ledsagere 27
Klubbmiljø 28
Våre utfordringer Medlemsundersøkelser har vist at våre viktigste utfordringer er: Klubb- og medlemsutvikling Aktiviteter Opplæring PR/media/synlighet Dette må følgelig ha full oppmerksomhet! 29
Klubb- og medlemsutvikling Hva kan jeg gjøre for å skape et godt klubbmiljø? Alle klubber vil ha godt av å diskutere hva de holder på ved jevne mellomrom (gjerne en gang hvert lions år) Hva kan jeg som president gjøre for å unngå at min klubb kun kopierer fjoråret? Hvilke tegn på dårlig utvikling for klubben bør jeg legge vekt på, og ta hensyn til? 30
Utmerkelser Det forefinnes flere typer utmerkelser som klubbene anbefales å benytte for å synliggjøre god innsats og derigjennom motivasjon: Klubbpresidentens Excellence Langt medlemskap 100% fremmøte Melvin Jones Fellowship Retningslinjer for å gi disse og andre utmerkelser finnes i Klubbhåndboken på 31
Fornyelse Eksempler på metoder for å evaluere og utfordre klubbmiljøet: Syretesten CEP Case eksempel Disse finner du beskrevet på våre websider: 32
Fornyelsesverktøy og -metoder
Aktiviteter Vi vet at den viktigste grunnen til at vi er medlemmer i Lions, er for å bidra med humanitær innsats hjelpe andre. Derfor er gode aktiviteter helt vesentlig. Vi skal som medlemmer brenne for de aktivitetene vi driver og de må være givende også for oss som gjennomfører dem. Aktivitetene og de prosjektene klubbene gir sin støtte til, bør følges opp av klubben over tid slik at det skapes ytterligere engasjement overfor prosjektet 34
Hvordan finne nye aktiviteter? Mange synes det er vanskelig å definere gode og nye aktiviteter og prosjekter: Gjennomfør brainstorming i klubben Følg opp vedtak på sone-, distrikt- og MD-nivå Sjekk ut forslagsoversikten på websidene Hva gjør andre klubber i sonen og distriktet? Undersøk med f eks Frivillighetssentralen i kommunen 35
Opplæring En forutsetning for at vi som medlemmer skal rekruttere nye medlemmer, er at vi vet hva Lions er og står for;..derfor, sørg for at alle kjenner Kjenn Lions En forutsetning for at vi får gode klubber, er blant annet at vi har gode ledere;..derfor, sørg for å gjennomgå og få andre til å delta på styrekurs, presidentkurs og andre lederkurs Alle er beskrevet på våre websider 36
Kommunikasjon 37
Kommunikasjon Alle klubbmedlemmer må få formidlet kunnskap om hva som skjer i Lions også utenom egen klubb (sone, distrikt, MD og internasjonalt). Vær bevisst på hvordan og på hvilket nivå. Etabler kommunikasjonsmetoder; for eks. egen klubbavis, websider, Facebook, e-mail 38
Ressurser 39
Ressurser Det anbefales at presidenten går grundig gjennom følgende på våre websider: Klubbens lover Klubbhåndbok Håndbok for klubbtjenestepersoner Lov for Multippeldistrikt 104 Arbeidsordning for MD 104 Lover og arbeidsordning for eget distrikt (104X) Internasjonale lover og regelverk 40
Fordypning LCI har laget mye materialet som er egnet for fordypelse, blant annet: Lederskap Medlemsinformasjon Tips om å lede egne klubb 41
Andre ressurser Presidenten bør benytte følgende ressurser ved spørsmål: Klubbens styre Tidligere presidenter Soneleder Distriktets ledelse Distriktets fagpersoner 42
Nyttige nettsteder Lions Club International (http://www.lionsclubs.org) 43
Klubbens årshjul Tidspunkt Aktivitet Kommentar Før sommerferien Etabler styret Viktig at styret forbereder planer og budsjetter Første klubbmøte Januar Gjennomgå planer, budsjetter, komiteer og komitesammensetning Saker som ønskes reist på distrikts- eller Riksmøte må fremmes innen 1. februar Nå legges klubbens planer for det neste året. Ha planer for innhold i klubbmøter utover året i størst mulig grad Minn klubbens medlemmer om fristene Mars Distrikts- og Riksmøtesaker Ta opp hovedpunkter på klubbmøte for orientering og diskusjon Mars Valg av nytt styre Valgene skal skje innen 1. april. Det nye styret skal være registrert i medlemsregisteret innen 15. mai April Opplæring av tillitsmenn/kvinner i klubben Sørg for at nye styremedlemmer deltar på de oppsatte kursene for disse Juni Overlevering Sørg for god overlevering til påtroppende president 44
Lykke til med din viktige oppgave som president i Lionsklubben! 45