En bok - en registrering (Ref #ff3a0584) Søknadssum: 130 000 Varighet: Ettårig Kategori: Forprosjekt Opplysninger om søker Organisasjonsnavn / nr Storbybibliotekene v/sølvberget, Stavanger bibliotek og kulturhus / 982766184 Postboks 310 4002 Stavanger www.stavanger-kulturhus.no Institusjonens leder Marit Egaas Ansvarlig kontaktperson (søker) Sissel Arna Dahle 99481185 / sissel.a.dahle@stavanger-kulturhus.no Mål for prosjektet Metode for kartlegging av arbeidsprosessene og tidsbruken med hensyn til innkjøp, registrering og klargjøring i storbybibliotekene. Metoden skal avdekke forskjellene mellom bibliotekene og synliggjøre prosesser som bør effektiviseres og hvordan. Videre skal prosjektet anbefale tiltak for å nå målet om en felles registrering av materialet i Norge, dvs. en bok - en registrering Prosjektbeskrivelse I løpet av de nærmeste årene har alle storbybibliotekene planer om å skifte biblioteksystem. Dette åpner for nye muligheter for samarbeid, forenkling og effektivisering av tjenester og funksjoner. Med hensyn til katalogisering må målet være «en bok en registrering». Storbybibliotekene ønsker å utforme en metode for kartlegging av arbeidsprosessene og tidsbruken med hensyn til innkjøp, registrering og klargjøring, og vil opprette en arbeidsgruppe med representanter fra hvert bibliotek, der Sølvberget, Stavanger bibliotek, får ansvaret for arbeidsgruppen. Metoden skal avdekke eventuelle store forskjeller mellom bibliotekene, og også avdekke hvilke prosesser som bør effektiviseres og hvordan. Metode for kartlegging av arbeidsprosessene: I kartlegging av arbeidsprosessene vil en ha fokus på gjentakende og dupliserte prosesser i bibliotekene. 1. Innkjøp (inkluderer: bokvalg, enkel katalogisering, bestilling, mottak, purring, fakturakontroll, budsjettkontroll). 2. Registrering. Importere poster hvis mulig, redigere posten, autorisere navn, Side 1 av 5
emne og serier, klassifisere og bestemme ordningsord og plasseringskode. Oppretting av tidligere registrerte data. 3. Klargjøring stempling, strekkode, RFID-brikke, eventuell plastring (spesielt fremmedspråk og gaver) Metode for tidsbruk: Dataene må være sammenlignbare mellom bibliotekene. Ved tidsbruk bør en skille på type medium. 1. Tidsstudier som viser totalt medgått effektiv tid fra bokvalg av medier til de er tilgjengelig for publikum. 2. Medgått tid mellom de forskjellige prosessene. Rutiner og tidsbruk for klargjøring er ikke interessante i forhold til nytt biblioteksystem, men en gjennomgang kan synliggjøre rutiner en kan stoppe med og om noe kan gjøres enklere og smartere. Anbefalinger Det er viktig for arbeidsgruppen i et forprosjekt å få oversikt over hvilke mulighet og begrensninger som foreligger for å utvikle en framtidig strategi for å nå målet om en felles registrering av materialet her i Norge, dvs. en bok en registrering. Hvilke behov har en for gjenfinningssystemer, autoritetsregistre, emneregistre osv. som storbybibliotekene kan samarbeid om og hva bør en ta initiativ til skal løses på nasjonalt nivå. Annet: Metoden og prosessen vil ha verdi utover storbybibliotekene, og kunne nyttes av andre bibliotek. Effektivisering og sentralisering av rutiner og regler på innkjøp, katalogisering og sentralt drevne databaser på nasjonalt nivå vil frigjøre personalressurser både i storbybibliotekene og andre bibliotek.. Ressurser som frigjøres til formidling og bedre tjenester til publikum. Side 2 av 5
Start- og sluttdato for prosjektet Prosjektvarighet Ettårig Fra dato 01-10-2014 Til dato 02-05-2015 Aktivitetsplan for prosjektet Beskrivelse Fra dato Til dato Organisering og detaljert planlegging 01-10-2014 31-10-2014 Etablere det formelle samarbeidet 01-10-2014 31-10-2014 Beskrivelse av arbeidsprosessene/dagens situasjon 15-10-2014 15-11-2014 Evt. bibliotekbesøk / samlinger 15-11-2014 31-01-2015 Analyse av arbeidsprosessene 15-11-2014 02-01-2015 Sjekke om andre har erfaring fra lign./nnhente ekstern info. 15-11-2015 15-12-2014 Etablere metode for kartleggingen 02-01-2015 10-02-2015 Presentasjon av resultatet 10-02-2015 28-02-2015 Andre opplysninger Samarbeidspartnere Side 3 av 5
Organisasjon/institusjon Formell avtale Rolle Deichmanske bibliotek Arne Garborgs plass 4 0179 Oslo Bergen Offentlige bibliotek Strømgaten 6 5015 Bergen Trondheim folkebibliotek Peter Egges plass 1 7011 Trondheim Kristiansand folkebibliotek Rådhusgata 11 4611 Kristiansand S Bærum bibliotek Gamle Ringeriksvei 44 1357 Bekkestua Side 4 av 5
Budsjett Søknadsbeløp fra Nasjonalbiblioteket 130 000 Utgifter Beskrivelse Denne periode Totalt for prosjektet Personalkostnader. Prosjektinnsats lokalt, 20 % på prosjektleder, 10 % stilling pr bibliotek a 6 bibliotek i 7 måneder (jule-, vinter- og påskeferie er trukket fra) 150 000 150 000 Ekstern konsulent 30 000 30 000 Møter, reiser 25 000 25 000 Andre utgifter 15 000 15 000 Totale utgifter 220 000 220 000 Inntekter Beskrivelse Denne periode Totalt for prosjektet Tilskudd fra Nasjonalbiblioteket 130 000 130 000 Egenfinansiering fra storbybibliotekene 90 000 90 000 Totale inntekter 220 000 220 000 Vedleggsoversikt Beskrivelse Mandat vedtatt av storbybibliotekene Side 5 av 5