Utkast til fremtidige arbeidsprosesser - Godkjenning av radioutstyr for luftfartøy Versjon 1.0 Utarbeidet i november 2010 Post- og teletilsynet
Innhold 1. Introduksjon... 4 Bakgrunn... 4 Målgruppe... 4 Formål... 4 2. Arbeidsprosesser... 4 Nyregistrering av luftfartøy... 5 Utføre endring for registrert luftfartøy... 8 Fakturering av gebyr startet av saksbehandler... 12 Fakturering av gebyr startet automatisk... 15 Side 2 av 16
Revisjonshistorikk Versjon Dato Beskrivelse Endret av 1.0 23.11.2010 Prosessbeskrivelser utarbeidet Side 3 av 16
1. Introduksjon Bakgrunn Arbeidsprosessene knyttet til behandling av søknader om godkjenning av radioutstyr til luftfartøy og forvaltning av disse registrene, inneholder i dag en del manuelle og til dels tidkrevende steg. Dagens fagsystem, Telefly, skal erstattes av et nytt system (med arbeidsnavn Telefly NG) på en nyere teknologisk plattform. I forbindelse med kravspesifisering av nytt fagsystem har det vært relevant å gjøre en gjennomgang av dagens arbeidsprosesser. Intensjonen har vært å spesifisere kravene til et system som kan understøtte effektive arbeidsprosesser. Et utkast til nye arbeidsprosesser har blitt skissert og har fungert som et utgangspunkt og underlag for spesifikasjon av funksjonelle krav til det nye fagsystemet. Målgruppe Dette dokumentets målgruppe er potensielle leverandører for utvikling av det nye fagsystemet for tillatelser til bruk av radioutstyr i norskregistrert luftfartøy. Formål Formålet ved å beskrive mulige fremtidige arbeidsprosesser er å gi potensielle leverandører en bedre forståelse av hvilket målbilde Post- og teletilsynet har for hvordan det nye fagsystemet skal understøtte mer effektive arbeidsprosesser. De skisserte prosessene er ikke endelige. Det vil bli lagt opp til at prosessene revideres i utviklingsprosjektet, og man vil da kunne gjøre en mer detaljert kost/nytte vurdering av ulike alternativer og løsninger. 2. Arbeidsprosesser Dette kapittelet vil beskrive utkast til fremtidige arbeidsprosesser som innbefatter det nye fagsystemet som skal utvikles samt andre systemer/applikasjoner i porteføljen til Post- og Teletilsynet. Arbeidsprosessene som beskrives er: Nyregistrering av luftfartøy Utføre endring for registrert luftfartøy Fakturering av gebyr startet av saksbehandler Fakturering av gebyr startet automatisk Side 4 av 16
Nyregistrering av luftfartøy Prosessen omfatter nyregistrering av radioutstyr i luftfartøy hvor luftfartøyet kan være nytt eller nyimportert. Søknadsopplysninger kan registreres av saksbehandler i det nye fagsystemet, men skal fortrinnsvis utføres av søker i et webskjema tilgjengelig på Internett. Kunde / søker Opprette søknad Registrer søknadsopplysninger Ja Sende inn tilleggsopplysninger/ kontrollrapport Mottar tillatelse Reg. utført TeleFly NG / PTWebDok (Flere iterasjoner ved behov) Validere og lagre søknadsinformasjon. Konflikter ved lagring av kunde? Ja Nei Nei Trenger tilleggsopplysninger / kontrollrapport? Validere tilleggsopplysning/ kontrollrapport Produser og distribuer tillatelsesdokumenter Saksbehandler Opprette søknad Registrer søknadsopplysninger Manuell lagring av kundedata Behov for midl. tillatelse? Ja Utstede midlertidig tillatelse Nei Behandle søknad Utstede tillatelse Ansvarlig leder Fatter enkeltvedtak/ utstede tillatelse (formelt) Side 5 av 16
Opprette søknad Kunde/søker kan starte søknadsprosessen på Internett. Registrer søknadsopplysninger Søker registrerer opplysninger knyttet til søknaden i et elektronisk skjema på Internett eller ved at saksbehandler registrerer søknaden internt i fagsystemet. Fødsels- og personnummer/organisasjonsnummer registreres og adresseopplysninger til bruk for fakturering hentes automatisk fra Folkeregisteret/Brønnøysund-registeret dersom disse er tilgjengelige. Utstyrstyper kan velges blant godkjente modeller i skjema. (Listene over godkjent utstyr administreres internt i PT.) Saksbehandler kan også returnere søknader til søker dersom informasjonen ikke er tilstrekkelig. Kunden får da opp skjemaet med informasjonen som allerede er fylt ut og har mulighet til å legge til/korrigere informasjon før skjemaet sendes inn på nytt til saksbehandler. Validere og lagre søknadsinformasjon For søknader registrert på web sendes kvittering for mottatt søknad til søkers oppgitte epost-adresse. Kundeinformasjon (til søker) lagres i PTWebDok. Ny sak opprettes i PTWebDok knyttes mot fagsystemet. All nødvendig dokumentasjon/dokumenter lagres i PTWebDok eller i fagsystemet avhengig av type. Konflikter ved lagring av kunde? Systemet sjekker om det er konflikter ved lagring av kundedata. Kunderegisteret kan for eksempel inneholde duplikater osv. (Kunderegisteret ligger i PTWebDok.) Manuell lagring av kundedata Når systemet ikke automatisk kan lagre kundedata til PTWebDok vil saksbehandler knytte søknaden til riktig kunde manuelt. Behov for midlertidig tillatelse? Midlertidig tillatelse kan utstedes for eksempel i tilfeller hvor kunden har behov for en tillatelse før Post- og teletilsynet har mottatt tilstrekkelig grunnlag for en permanent tillatelse, eller i de tilfeller hvor Post- og teletilsynet ikke har hatt kapasitet til å ferdigbehandle søknaden. En midlertidig tillatelse kan etterspørres av kunden, og besluttes utstedt av saksbehandler. Utstede midlertidig tillatelse Saksbehandler kan velge å utstede en midlertidig tillatelse til kunden. Ved utstedelse av en midlertidig tillatelse produseres og distribueres dokumenter ved støtte fra fagsystemet og arkivsystemet PTWebDok. Side 6 av 16
Trenger tilleggsopplysninger/kontrollrapport? Dersom saksbehandler har behov for ytterligere informasjon fra søker, eller når utstyr ikke tidligere er registrert og kontrollert/testet, vil det være behov for innsamling av mer informasjon fra søker. Sende inn tilleggsopplysninger/kontrollrapport Tilleggsopplysninger og eventuell kontrollrapport sendes inn av søker. Det er ønskelig at kunden sender inn denne informasjonen via web-grensesnitt med eventuelle dokumenter som vedlegg, men det vil også være anledning til å benytte alternative kanaler som post, faks eller e-post. Validere tilleggsopplysninger/kontrollrapport Opplysninger som kommer inn via web-grensesnitt valideres og kvittering for mottatt informasjon sendes på e-post til søker. Behandle søknad Saksbehandler behandler søknaden basert på alle opplysninger i saken. Det vil kunne være tilfeller hvor man har direkte dialog med søker for å hente inn ytterligere informasjon/avklaringer etc. Utstede tillatelse Saksbehandler innvilger søknad når alle utstyrstyper er godkjent for bruk i fartøyet og nødvendig informasjon om fartøy, eier, operatør og nødkontakter er registrert. Fatte enkeltvedtak / utsteder tillatelse Det er en mulighet for at prosessen vil kreve en godkjenning av ansvarlig leder for å utstede tillatelse. Funksjonalitet knyttet til arbeidsflyt for godkjenning eksisterer i arkivsystemet PTWebDok og dette skal benyttes for godkjenning i slike tilfeller. Produser og distribuer tillatelsesdokumenter Nødvendige dokumenter med tillatelse produseres og distribueres til søker. Det sendes også en kopi til Luftfartstilsynet (LT) på e-post. (Funksjonaliteten i PTWebDok legger rammene for hvordan dokumenter distribueres. Per i dag har man kun støtte for utsendelse på papir. Eventuell fremtidig elektronisk signatur og publisering til for eksempel Altinn er et sannsynlig scenario, men dette ligger utenfor omfanget for utvikling av nytt fagsystem for radioutstyr i luftfartøy.) Mottar tillatelse Søker mottar dokument(ene). Kanalen som søker mottar dokumentene gjennom, vil være bestemt av de distribusjonskanalene som er tilgjengelige i PTWebDok (ref. forrige steg i prosessen om distribusjon av dokumenter). Side 7 av 16
Utføre endring for registrert luftfartøy Prosessen beskriver alle typer endringer som skal gjøres for et registrert luftfartøy. Informasjon om fartøyet Kontaktinformasjon (til eier, operatør, personer/organisasjoner som skal varsles i nødtilfeller) Deaktivering (når et fartøy settes på bakken) Re-aktivering (når et fartøy som har vært inaktivt tas i bruk igjen) Målbildet er at endringer normalt skal utføres av kunden via et web-grensesnitt. Endringer kan også utføres av saksbehandler i fagsystemet. Side 8 av 16
Kunde Autentisert i webløsning Registrer endringer for luftfartøy Ja Sende inn testrapport Nei Mottar dokumentasjon på endring (og evt kreditnota) Endring utført TeleFly NG / PTWebDok / Agresso Valider og lagre informasjon Nei Kreves testrapport? Validere testrapport Produserer og distribuerer dokumenter Utstede kreditnota? Ja Generer kreditnota Saksbehandler Registrer endringer for luftfartøy Behov for midl. tillatelse? Utstede midlertidig tillatelse Nei Vurdering av testresultater Godkjenne endring Ja Økonomi/Budsjettansvarlig Godkjenne kreditnota Kreditering via økonomisystem Side 9 av 16
Autentisert i webløsning Kunden starter søknad om endring ved å være autentisert i en webløsning. Registrer endringer for luftfartøy Kunden ser alle opplysninger knyttet til sine fartøy og kan registrere endringer via webskjema tilgjengelig på Internett. Eventuelt kan også saksbehandler registrere endringer direkte i fagsystemet. Valider og lagre informasjon Oppdaterte opplysninger lagres i underliggende systemer (PTWebDok og/eller nytt fagsystem). For endringer utført av kunden selv, sendes kvittering for mottatte endringer til søkers oppgitte epost-adresse. Nødvendig dokumentasjon (kvittering etc.) lagres i PTWebDok og/eller i nytt fagsystem avhengig av type. Behov for midlertidig tillatelse? Midlertidig tillatelse kan utstedes for eksempel i tilfeller hvor kunden har behov for en tillatelse før Post- og teletilsynet har mottatt tilstrekkelig grunnlag for en permanent tillatelse, eller i de tilfeller hvor Post- og teletilsynet ikke har hatt kapasitet til å ferdigbehandle søknaden. En midlertidig tillatelse kan etterspørres av kunden, og besluttes utstedt av saksbehandler. Utstede midlertidig tillatelse Saksbehandler kan velge å utstede en midlertidig tillatelse til kunden. Ved utstedelse av en midlertidig tillatelse produseres og distribueres dokumenter ved støtte fra fagsystemet og arkivsystemet PTWebDok. Kreves testrapport? Har det blitt søkt om nytt utstyr som krever testrapport? Sende inn testrapport Kunde sender inn testrapport. Det er ønskelig at kunden sender inn denne informasjonen via web-grensesnitt med eventuelle dokumenter som vedlegg, men det vil også være anledning til å benytte alternative kanaler som post, faks eller e-post. Validere testrapport Opplysninger som kommer inn via web-grensesnitt valideres og kvittering for mottatt informasjon sendes på e-post til søker. Vurdering av testresultater Saksbehandler går gjennom testresultater for utstyr dersom dette er relevant og foreligger i saken. Side 10 av 16
Godkjenne endring Saksbehandler godkjenner/innvilger omsøkte endringer i saken. Eventuelt kan også saken underkjennes. (Det vil også kunne være behov for at ansvarlig leder må godkjenne endringer. Ved et behov for arbeidsflyt for godkjenning løses dette ved eksisterende funksjonalitet for arbeidsflyt i arkivsystemet.) Produserer og distribuerer dokumenter Det produseres og distribueres dokumentasjon for endringen til kunden. Ved godkjenning sendes det også kopi av dokumentasjonen til Luftfartstilsynet. Utstede kreditnota? Under gitte forutsetninger skal det utstedes en kreditnota til kunden. (Dette er basert på et enkelt regelsett som i hovedsak bygger på kalendertid og betalingsstatus ved deaktivering og eierskifte.) Generer kreditnota Nytt fagsystem vil gi beskjed til Økonomi (økonomisystemet) om at det skal utstedes en kreditnota. Godkjenne kreditnota Budsjettansvarlige varsles om at det ligger krediteringer til godkjenning. Man godkjenner kreditnotaen elektronisk i et hensiktsmessig system. Kreditering via økonomisystem Post- og teletilsynets økonomisystem (Agresso) benyttes for å utføre krediteringen. Mottar dokumentasjon på endring (og evt. kreditnota) Kunde mottar dokument med bekreftelse/godkjenning av endring og eventuell kreditnota. Kunden mottar også kreditnota dersom dette er aktuelt i forbindelse med den/de aktuelle endringene i saken. Alle relevante dokumenter lagres i PTWebDok. Se tilsvarende prosessteg for nyregistrering av luftfartøy vedrørende mulige kanaler for distribusjon av dokumenter til kunden. Side 11 av 16
Fakturering av gebyr startet av saksbehandler Prosessen beskriver hvordan man gjennomfører fakturering av etableringsavgift og årsgebyr for registrert utstyr. Faktureringer kjøres i batch med stor grad av automatikk. Saksbehandler velger manuelt når man skal starte prosessen. Kunde Mottar faktura Fakturering utført TeleFly NG Uttrekk kunder som skal faktureres Beregne beløp Verifiser adresse Send faktureringsinformasjon til økonomisystem Ja Saksbehandler Oppstart fakturering Velger type fakturering og kundesegment Ja Se faktureringsgrunnlag Endringer? Nei Utføre fakturering? Nei Simulering avsluttet Økonomi Fakturering via økonomisystem Side 12 av 16
Oppstart fakturering Saksbehandler velger når man skal starte oversendelse av faktureringsinformasjon til økonomisystemet. (Saksbehandler styrer ikke selv når selve faktureringen blir gjennomført. Dette håndteres av Økonomi-avdelingen.) Velger type fakturering og kundesegment Saksbehandler velger om det skal faktureres for årsgebyr og/eller etableringsgebyr. Saksbehandler kan også velge et utvalg av kundene som skal inngå i denne faktureringen. (For eksempel at man på dette tidspunktet velger kun å fakturere en geografisk region eller en bestemt flytype.) Uttrekk kunder som skal faktureres Systemet trekker ut de kundene innenfor det valgte segmentet som ikke har blitt fakturert for etablering og/eller årsavgift for gjeldende år. Eksempelvis vil alle aktive fartøy i systemet legges til i uttrekket for årsavgift i januar, mens i februar vil bare fartøy som er registrert eller re-aktivert siden hovedfaktureringen i januar bli lagt til i denne batch-jobben for fakturering. Beregne beløp Beløp som skal faktureres beregnes basert på installert utstyr i en gitt type luftfartøy. Gjeldende satser ligger lagret i økonomisystemet. Verifiser adresse Kundens adresse burde ideelt sett bli verifisert mot offentlige registre som Brønnøysund eller Folkeregisteret. (Per i dag eksisterer ikke denne funksjonaliteten i PTs systemportefølje, og utvikling av denne funksjonaliteten vil være utenfor omfanget til dette prosjektet.) Se faktureringsgrunnlag Saksbehandler kan se grunnlaget for de fakturaene som skal produseres. Dette grunnlaget kan sees på aggregert nivå (eksempelvis hvor mye skal totalt faktureres i NOK?) eller på kundenivå (eksempelvis hva vil innholdet i faktura til kunden Ola Normann være?). Endringer? Saksbehandler kan velge om man ønsker å gjøre endringer i utvalget som skal faktureres. Utføre fakturering Saksbehandler har mulighet til å kun kjøre en simulering. Saksbehandler kan nå velge om man faktisk ønsker å sende over fakturainformasjon til økonomisystemet eller om man vil avbryte/avslutte. Send faktureringsinformasjon til økonomisystemet Fagsystemet sammenstiller og sender grunnlag for faktureringen(e) til økonomisystemet. Side 13 av 16
Fakturering via økonomisystem Dagens løsning for fakturering (system og prosess) gjenbrukes. Mottar faktura Kunden mottar faktura. Videre oppfølging skjer hos Økonomi gjennom eksisterende prosesser og systemer. Side 14 av 16
Fakturering av gebyr startet automatisk Prosessen beskriver hvordan man automatisk gjennomfører fakturering av etableringsavgift og årsgebyr for registrert utstyr. Faktureringer kjøres i batch med stor grad av automatikk. Dersom saksbehandler har valgt ikke å starte prosessen manuelt, vil det på et tidspunkt automatisk bli startet en faktureringsjobb. Kunde Mottar faktura Fakturering utført TeleFly NG Definert tidspunkt Uttrekk kunder som skal faktureres Send faktureringsinformasjon til økonomisystem Saksbehandler Økonomi Fakturering via økonomisystem Side 15 av 16
Definert tidspunkt Tidspunkt for kjøring av disse batch -jobbene konfigureres i fagsystemet. Uttrekk kunder som skal faktureres Systemet trekker ut de kundene som ikke har blitt fakturert for etablering og/eller årsavgift for gjeldende år. Eksempelvis vil alle aktive fartøy i systemet legges til i uttrekket for årsavgift i januar (dersom man ikke har startet faktureringsjobben manuelt i forkant), mens i februar vil bare fartøy som er registrert eller reaktivert siden hovedfaktureringen i januar bli lagt til i batch-jobben for fakturering. I systemuttrekket vil det også være enkle regler for når fakturering ikke skal foregå. Dette vil for eksempel kunne være aktuelt og ikke kjøre fakturering av årsgebyr for inneværende dersom det er sendt inn en melding om at et fartøy er inaktivt innen 31. desember selv om ikke saken nødvendigvis er ferdig saksbehandlet. Fakturering via økonomisystem Dagens løsning for fakturering (system og prosess) gjenbrukes. Mottar faktura Kunden mottar faktura. Videre oppfølging skjer hos Økonomi gjennom eksisterende prosesser og systemer. Side 16 av 16