S T Y R E S A K # 04/16 STYREMØTET DEN 10. OG 11.03.2016 Vedrørende: KOMMUNIKASJONSPLAN FOR 2016-2017 Forslag til vedtak: Styret gir sin tilslutning til foreslåtte kommunikasjonsplan for 2016-2017 Vedlegg: Saksfremlegg Kommunikasjonsplan for 2016-2017 Bergen, den 01.03.16 1
Saksfremlegg Kommunikasjonsplan for 2016-2017 Kunst- og designhøgskolen i Bergen (KHiB) har en rekke mål, som er nedfelt i KHiBs overordnede strategiplan. God kommunikasjon både internt og ekstern er viktig for at KHiB skal nå disse målene og avgjørende for å styrke omdømmet hos studenter, ansatte og i samfunnet forøvrig. Vedlagte forslag til kommunikasjonsplan slår fast hvilke prinsipper som skal gjelde for all kommunikasjon ved KHiB. Den sier noe om hvem som har ansvar for hva, hvilke mål og målgrupper vi har, og hvilke prioriteringer og tiltak vi må gjennomføre for å nå målene. Planen er utarbeidet av kommunikasjonsrådgiverne ved Enhet for kvalitetsutvikling og har vært på høring hos lederne ved KHiB. Kunst- og designhøgskolen i Bergen står overfor to store utfordringer: Høsten 2017 skal KHiB samlokaliseres i et nytt bygg skreddersydd for å drive kunst- og designutdanning i Møllendal. Parallelt arbeides det med å utrede om KHiB og Griegakademiet kan organiseres sammen som et kunstnerisk fakultet ved Universitetet i Bergen. Dette danner bakgrunn for tiltakene og prioriteringene som er foreslått i kommunikasjonsplanen. KHiBs synlighet og gjennomslagskraft er avhengig av at både studenter og ansatte har et bevisst og positivt forhold til institusjonen og god kunnskap om helheten. I kommunikasjonsplanen slås det fast at kommunikasjon er et lederansvar på alle nivåer. Det påpekes også at alle ansatte har et selvstendig ansvar for å kommunisere med og på vegne av KHiB, og til å tilegne seg og dele informasjon. KHiB benytter en rekke kanaler for å kommunisere med sine ulike målgrupper, men KHiB.no er Kunst- og designhøgskolens hovedkanal for å vise sine aktiviteter frem for omverdenen. Arbeidet med å få på plass nye, mer visuelle og brukervennlige nettsider blir derfor et viktig og høyt prioritert tiltak i planperioden. Forslag til vedtak: Styret gir sin tilslutning til foreslåtte kommunikasjonsplan for 2016-2017 Bergen, 01.03.16 Kari Bjørgo Johnsen Leder, Enhet for kvalitetsutvikling 1
KOMMUNIKASJONSPLAN FOR KUNST- OG DESIGNHØGSKOLEN I BERGEN 2016-2017 1. INNLEDNING Hensikten med denne planen er å skape bevissthet om at god kommunikasjon internt og ekstern er viktig for at Kunst- og designhøgskolen i Bergen (KHiB) skal nå sine mål, og avgjørende for å styrke omdømmet hos studenter, ansatte og i samfunnet forøvrig. Kommunikasjonsplanen (KP) følger KHiBs overordnete strategiplan 2012-2016, som er forlenget til 2017. KP slår fast hvilke prinsipper som skal gjelde for all kommunikasjon ved KHiB. Den sier noe om hvem som har ansvar for hva, hvilke mål og målgrupper vi har, og hvilke prioriteringer og tiltak vi må gjennomføre for å nå målene. 2. STATUSVURDERING OG UTFORDRINGER Kunst- og designhøgskolen i Bergen står overfor to store utfordringer: Høsten 2017 skal KHiB samlokaliseres i et nytt bygg skreddersydd for å drive kunst- og designutdanning i Møllendal. Parallelt arbeides det med å utrede om KHiB og Griegakademiet kan organiseres sammen som et kunstnerisk fakultet ved Universitetet i Bergen. Flytting og strukturendring er med på å sette Kunst- og designhøgskolen på dagsorden både lokalt, nasjonalt og internasjonalt. Det er viktig å utnytte mulighetene dette gir til å profilere KHiB på en tydelig og positiv måte eksternt. Kunst- og designhøgskolens nettsider er vår viktigste kanal for å vise oss frem for eksterne målgrupper. Dagens nettsider yter oss ikke rettferdighet. De har fått vokse seg teksttunge og kompliserte. De har heller ikke gode funksjoner for å vise oss frem visuelt. Arbeidet med den grunnleggende informasjonen på KHiB.no har ikke vært høyt prioritert ved fagavdelingene, noe som gjør at innholdet på nettsidene blir utdatert, tilfeldig og av varierende kvalitet. Kjernevirksomheten vår - det kunstneriske utviklingsarbeidet og utdanningene vi tilbyr, forsvinner i mengden av aktualitet og nyheter. Statistikk fra Google Analytics viser at 15 av de 20 best besøkte sidene under khib.no er sider under studier, som informasjon om opptak og studieprogram. Dette sier noe om at det er viktig å legge godt arbeid i kjernetekstene og sørge for at disse er godt tilpasset målgruppene. KHiB har ca 100 ansatte og 340 studenter. Mange av våre faglig ansatte er ansatt i åremål eller har 50%-stillinger. Dette sikrer at studentene våre har lærekrefter som er i kontakt med det skapende feltet. KHiBs synlighet og gjennomslagskraft er avhengig av at både studenter og ansatte har et bevisst og positivt forhold til institusjonen og god kunnskap om helheten. Alle ansatte og studenter er ambassadører for KHiB. Det er derfor viktig at skolen oppleves som et godt sted å studere og arbeide. God internkommunikasjon fremmer et godt arbeidsmiljø, kompetansedeling, eierskap og stolthet over egen arbeidsplass og studiested. 1
3. OVERORDNET KOMMUNIKASJONSMÅL Det overordnete målet for kommunikasjonsvirksomheten ved KHiB er å vise frem Kunst- og designhøgskolen i Bergen som en ledende arena med høy kvalitet på kunstnerisk utviklingsarbeid, utdanning og formidling. Arbeidet skal sørge for at KHiB oppfyller sitt formidlingsmål om å være en synlig, tydelig og troverdig samfunnsaktør som øker samfunnets bevissthet om verdien av og potensialet til kunst og design. Internt: God internkommunikasjon er en premiss for å lykkes med å nå det overordnete målet for kommunikasjonsvirksomheten. 4. ANSVAR OG ORGANISERING Alle ansatte har et selvstendig ansvar for å kommunisere med og på vegne av KHiB, til å tilegne seg og dele informasjon. Kommunikasjon er et lederansvar på alle nivåer, og den enkelte linjeleder skal ivareta kommunikasjonsansvaret for sin enhet. Ekstern informasjon skal som regel gis av den som har best kunnskap om området. Rektor eller den rektor delegerer til kommuniserer eksternt og internt om overordnede spørsmål. Det skal som prinsipp alltid informeres om viktige saker internt, før eksternt. Kommunikasjonsenheten ved KHiB har ansvar for å tilrettelegge for god kommunikasjon ved KHiB. De er redaktører for KHiBs digitale kanaler og arbeider for å spre strategisk informasjon om KHiB til ulike målgrupper i samfunnet gjennom innholdsproduksjon til egne kanaler, som nettsidene, sosiale medier og nyhetsbrev. De arbeider også med kommunikasjonsrådgivning og mediekontakt. 5. PRINSIPPER FOR KOMMUNIKASJON Kommunikasjonen ved KHiB skal være basert på Statens kommunikasjonspolitikk og prinsippene for god kommunikasjon: Åpenhet: Vi skal ha en åpen, tydelig og tilgjengelig kommunikasjon internt og eksternt. Medvirkning. Vi skal ta berørte målgrupper med på råd i utforming av våre tjenester og ordninger Nå alle: Vi skal sørge for at kommunikasjonen vår er tilpasset våre ulike målgrupper Aktiv: Vi skal gjøre viktig informasjon tilgjengelig til riktig tid og være oppsøkende i vår kommunikasjon med våre viktigste målgrupper Helhetlig: Vår kommunikasjon skal være enhetlig og samordnet Prinsipp for gjennomføring: - Linje: Kommunikasjonsansvaret følger saksansvaret Språk: Ved KHiB er hovedspråket norsk (nynorsk og bokmål). Engelsk er det primære fremmedspråket. 2
6. MÅLGRUPPER Eksternt: Potensielle studenter Forskerfeller/kunstfeltet/kollegaer/alumni/potensielle ansatte/samarbeidspartnere Beslutningstakere i samfunns- kultur- og næringsliv Media Internt: Ansatte (inkludert gjestelærere) Eksisterende studenter KHiB skal sørge for god og tilrettelagt kommunikasjon med de nevnte målgruppene. I planperioden prioriteres: Internt: Ledere ved KHiB Lederne på alle nivåer ved KHiB spiller en nøkkelrolle for å skape en god kommunikasjonskultur ved KHiB. Viktig informasjon rundt endringer/omstillinger og strategiske valg skal alltid komme fra nærmeste leder først. Derfor er det viktig at alle ledere er godt orientert og er seg sitt kommunikasjonsansvar bevisst. De må sette av god tid til personlig kommunikasjon med sine ansatte, som gir muligheter for dialog og oppfølging. Eksternt: Potensielle studenter Vi har høye søkertall til våre studieprogram, men har en utfordring med at søkere faller fra i løpet av opptaket. God og tilrettelagt kommunikasjon med denne målgruppen, både på BA, MA og ph.d-nivå, er viktig for å få de best kvalifiserte studentene til å ha KHiB som sitt førstevalg. 7. KANALER KHiB benytter en rekke kanaler for å kommunisere med våre ulike målgrupper. Det er digitale kanaler som KHiB.no, e-post, sosiale medier, its learning, Research catalogue, nyhetsbrev, pressemeldinger og elektroniske invitasjoner. I tillegg kommer undervisning, utstillinger, seminar, konferanser, trykksaker, bøker, foredrag, kurs, messer, annonsering, rapporter, møter, events og oppslagstavler. Vi har også offentlig journal tilgjengelig på nett. Prioritering av kanaler: KHiB.no er Kunst- og designhøgskolens hovedkanal for å vise våre aktiviteter frem for omverdenen. Nettsidene er et sted der våre eksterne målgrupper på en enkel måte kan bli kjent med institusjonen og få et innblikk i hva vi holder på med, samtidig som det er enkelt og intuitivt å finne frem til det man søker etter. På nettsidene vil vi prioritere KHiBs kjernevirksomhet, utdanning og de ansattes KU-virksomhet. Its learning er viktigste digitale kanal for kommunikasjon mellom studenter og ansatte ved KHiB. Research Catalogue er kanalen de faglig ansatte skal bruke for å presentere og dokumentere sitt kunstnerisk utviklingsarbeid (KU) 3
8. PRIORITERINGER OG TILTAK Internt: 1. Mål: Alle ansatte og studenter skal oppleve åpen og god kommunikasjon rundt de to store prosessene som forgår i planperioden: Innflytting i nytt bygg i Møllendal høsten 2017 og mulig nytt kunstnerisk fakultet ved Universitetet i Bergen, der KHiB går inn sammen med Griegakademiet. Møter: Avdelingsmøter, enhetsmøter, infomøter, seminar, ulike arrangement og sosiale samlinger Personlig informasjon og dialog med nærmeste leder. BA- og MA-koordinatorene ansvar for informasjon og dialog med studentene Medarbeidersamtaler Nyhetsbrev KHiB.no - lett tilgjengelige områder på nettsidene våre, der man finner relevant informasjon om disse prosjektene Ledere på alle nivå ved KHiB ved hjelp av prosjektgruppen for nybygget og kommunikasjonsenheten 2. Mål: Forbedre kommunikasjonskulturen internt Sette kommunikasjon på dagsorden i interne møter Arbeide for at hele institusjonen får et eierskap til ny visuell identitet og nye nettsider Kompetanseheving - kurs og seminar Møteplasser Få på plass gode kommunikasjonsrutiner rundt våre høyest prioriterte og viktigste arrangementer og saker Ledelsen i samarbeid med kommunikasjonsenheten Eksternt: 1. Mål: Nytt bygg 2017 og mulig nytt kunstnerisk fakultet skal brukes for å profilere KHiB på en positiv, synlig og tydelig måte for våre eksterne målgrupper både nasjonalt og internasjonalt. Mediekontakt Mediestrategi for nybygget (samkjørt med Statsbygg og Snøhetta) Annonsering og PR Nye nettsider Ny visuell identitet Arrangement 4
Ledelsen i samarbeid med kommunikasjonsenheten 2. Mål: Vi skal vise frem KHiB på en slik måte at vi sikrer god rekruttering av de beste studentene. Vi vil ha så mange søkere som mulig med KHiB som førstevalg for høyere utdanning. Nye nettsider Ny visuell identitet Følge opp kommunikasjonstiltakene i rekrutteringsstrategien Nyhetsbrev Annonsering, PR, kampanjer Sosiale medier Enhet for avdelingsstøtte i samarbeid med kommunikasjonsenheten 3. Mål: Vi skal forbedre formidling av det kunstneriske utviklingsarbeidet (KU). Prioritere KU-saker på khib.no, i nyhetsbrev og sosiale medier Få på plass gode kommunikasjonsrutiner rundt KU-prosjektene og stipendiatene Alle faglig ansatte må gjøre sitt KU-arbeid tilgjengelig i Research Catalogue Nettverksmøter med aktuelle målgrupper Mediekontakt og kronikker Ledelsen og kommunikasjonsenheten. 4. Mål: Vi skal ha velfungerende og visuelle nettsider som er enkle og intuitive å finne frem på for eksterne brukere. God dialog med leverandør av ny nettside Bruker- og målgruppeanalyser Kursing i bruk av nettsidene internt Rydding i og slanking av eksisterende innhold Gode kjernetekster Mindre fokus på nyheter Bedre presentasjon av bilder og video Bærekraftig drift av nettsidene: Ansvarsområder må være klart definert og tid til å arbeide med dem må prioriteres Ledelsen og kommunikasjonsenheten 5
9. KRISEKOMMUNIKASJON Ved eventuelle kriser følges beredskapsplanen ved KHiB. Kjørereglene for kommunikasjon i en krisesituasjon er som følger: Rektor (eller den hun delegerer ansvaret til) er talsperson og har ansvar for informasjon internt og eksternt. I rektors fravær trer prorektor inn. Om ikke annet er avtalt skal media henvises til rektor i beredskapssituasjoner. 6