KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 2/14 Møtedato: 06.05.2013 Tid: kl 12.00 kl 15.30 Møtested: Møterom «Galleriet», Molde rådhus Sak nr: 08/14 17/14 Møteleder: Are Krohn Venås (Frp) Møtende medlemmer: Evy Olin Strømme (V) Are Krohn Venås (Frp) Forfall: Finn Myrland, leder (Ap) Harald Valved (Sp) Ikke møtt: Tove A. Melsæter, nestleder (H) Møtende vara: Rolf I. Gaasø (V) Rolf M. Orø (Sv) Fra sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Fra revisjonen: Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Av øvrige møtte: Arne Sverre Dahl, rådmann (under sak 10/14 14/14) Kurt Magne Thrana, økonomisjef (under sak 10/14 14/14) Kjell Danielsen, styreleder Molde Eiendom KF (under sak 11/14) Eva Kristin Ødegård, daglig leder Moldebadet KF(under sak 12/14) Dagrun Stakvik, øk. ansvarlig Molde Havnevesen KF(under sak 13/14) Bjarte Koppen, daglig leder Molde Vann og Avløp KF (under sak 14/14) Møteleder ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 08/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 3. FEBRUAR 2014 PS 09/14 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 10/14 MOLDE KOMMUNE. ÅRSREGNSKAP FOR 2013 PS 11/14 MOLDE EIENDOM KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2013 PS 12/14 MOLDEBADET KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2013 PS 13/14 MOLDE HAVNEVESEN KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2013 PS 14/14 MOLDE VANN OG AVLØP KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2013 PS 15/14 NUMMERERT BREV NR. 1 VEDR. REVISJON AV MOLDE KOMMUNE Side 1 av 9
PS 16/14 PS 17/14 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT PS 08/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET 3. FEBRUAR 2014 Kontrollutvalgets vedtak Protokollen fra møtet 3. februar 2014 godkjennes. PS 09/14 REFERAT OG ORIENTERINGER Kontrollutvalgets vedtak Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 03/14 RS 04/14 Sammenslåingsprosjekt kommunal revisjon M&R referat fra møte i styringsgruppa 11.03.2014 Kontrollutvalget. Årsmelding for 2013 saksprotokoll fra Molde kommunestyre 20.03.2014 i K sak 17/14 Orienteringssaker: OS 04/14 OS 05/14 OS 06/14 Lovlighetskontroll om habilitet i Gjøvik kommunes kontrollutvalg brev til Gjøvik kommune fra Fylkesmannen i Oppland av 13.03.2014 (vedlagt) «Politisk engasjement utløser ikke inhabilitet» - artikkel fra Kommunal Rapport, 26.03.2014 einfo 14/4 -KU-sekretær og revisors adgang til lukkede møter - infoskriv fra Norges Kommunerevisorforbund, datert 01.04.2014 vedlagt departementets vurdering Kontrollrapport 2013 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Molde kommune brev fra Skatteetaten, Skatt Midt-Norge, datert 14.02.2014 Sekretæren redegjorde for den enkelte referat- og orienteringssak. Side 2 av 9
PS 10/14 MOLDE KOMMUNE. ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Kontrollutvalget har i møte 06.05.2014 i sak 10/14 behandlet Molde kommunes årsregnskap for 2013. Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning, datert 2. april 2014, revisors notat av 28. april 2014 og kommunens årsmelding for 2013. I tillegg har revisjonen og rådmann/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter er avlagt av rådmannen og økonomisjef. Årsregnskapet er innarbeidet i årsmeldinga. Molde kommunes driftsregnskap for 2013 viser kr 1 230 065 000.- til fordeling til drift, og et regnskapsmessig merforbruk på kr 19 872 000.-. Netto driftsresultat er negativt med 5,264 mill. kroner, mens overføringene til investeringsregnskapet utgjør 17,0 mill. kroner. Flere av driftsenhetene har hatt utfordringer med å holde budsjettet i 2013. Det er spesielt innenfor enhetene Drift- og forvaltningsavd., Sosialtjenesten NAV, Glomstua omsorgssenter, Kirkebakken omsorgssenter, Råkhaugen omsorgssenter, Skåla omsorgssenter og Brann- og redningstjenesten at det er vesentlig merforbruk. Det er redegjort for avvikene i rådmannens årsmelding. Kontrollutvalget har også merket seg i note 2 til regnskapet at det fremdeles knytter seg usikkerhet omkring refusjonskravet fra Molde kommune til BUF-etat som nå beløper seg til netto 16,8 mill. kroner. Kontrollutvalget har påsett at kommuneregnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal Etter utvalgets gjennomgang av årsmelding og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Molde kommunes virksomhet og for kommunen sin økonomiske stilling pr. 31.12.2013. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 2. april 2014, har kontrollutvalget ikke merknader til Molde kommunes regnskap for 2013. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Molde kommune for 2013 slik det er avlagt. Rådmann Arne Sverre Dahl orienterte om året som har gått og utfordringen kommunen har. Rådmannen redegjorde for det regnskapsmessige resultatet for 2013 og de utfordringer kommunen vil ha i forhold til at underskuddet for 2013 skal inndekkes i sin helhet i 2015. Rådmannen ser også budsjettmessige utfordringer for 2014, spesielt innenfor helse- og omsorg og tiltakene som skal gjennomføres ved rullering av handlingsplan for helse- og omsorgstjenestene i kommunen. Side 3 av 9
Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug redegjorde for tapsføring av fordringer i balansen og kommenterte årets underskudd. Møteleder takket for orienteringen. PS 11/14 MOLDE EIENDOM KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Kontrollutvalget har i møte 06.05.2014 i sak 11/14 behandlet Molde Eiendom KF sitt årsregnskap for 2013. Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning datert 27. mars 2014 og Molde Eiendom KF sin årsberetning for 2013. I tillegg har revisjonen og daglig leder supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balansen pr. 31.12.2013 og noter er avlagt av daglig leder og kommunens økonomisjef. Opplysninger om foretakets økonomiske stilling og regnskapsresultat er innarbeidet i årsrapporten og presenteres i eget vedlegg. Kontrollutvalget har merket seg at Molde Eiendom KF sitt regnskap for 2013 viser et regnskapsmessig merforbruk på kr 2 590 139.- og at netto driftsresultat er negativt med kr 3 813 316.-. Kontrollutvalget har påsett at regnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal Etter utvalgets gjennomgang av årsberetning og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Molde Eiendom KF sin virksomhet og foretaket sin økonomiske stilling pr. 31.12.2013. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 27. mars 2014, har kontrollutvalget ikke merknader til Molde Eiendom KF sitt regnskap for 2013. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Molde Eiendom KF for 2013 slik det er avlagt. Styreleder for Molde Eiendom KF Kjell Danielsen viste til årsmeldingen og sammenslåingen av KFene Molde Eiendom og Molde Utleieboliger. Videre redegjorde han for driften av foretaket og gjennomførte prosjekt i 2013, samt de driftsmessige utfordringer foretaket har. Møteleder takket for orienteringen. Side 4 av 9
PS 12/14 MOLDEBADET KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Kontrollutvalget har i møte 06.05.2014 i sak 12/14 behandlet Moldebadet KF sitt årsregnskap for 2013. Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning datert 27. mars 2014 og Moldebadet KF sin årsberetning for 2013. I tillegg har revisjonen og daglig leder/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balansen pr. 31.12.2013 og noter er avlagt av daglig leder og kommunens økonomisjef. Opplysninger om foretakets økonomiske stilling og regnskapsresultat er innarbeidet i årsrapporten og presenteres i eget vedlegg. Moldebadet KF sitt regnskap for 2013 viser et netto driftsresultat på kr 3 698 012.- og et regnskapsmessig resultat på kr 0,-. Kontrollutvalget har merket seg at mer-/mindreforbruket på kr 0,- skyldes strykning av krav om inndekning av tidligere års merforbruk. Kontrollutvalget har også merket seg revisors kommentar i revisjonsberetningen under avsnittet Konklusjon med forbehold om særbudsjett der det vises til at foretaket hadde budsjettert med urealistisk høye inntekter for 2013 som vanskelig kunne forventes. Kontrollutvalget har påsett at regnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal Etter utvalgets gjennomgang av årsberetning og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Moldebadet KF sin virksomhet og for foretaket sin økonomiske stilling pr. 31.12.2013. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 27. mars 2014, har kontrollutvalget ikke merknader til Moldebadet KF sitt regnskap for 2013. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Moldebadet KF for 2013 slik det er avlagt. Daglig leder for Moldebadet KF Eva Kristin Ødegård orienterte om Moldebadet og det aktivitetstilbudet badet er for regionen og de driftsmessige utfordringer foretaket har. Daglig leder redegjorde for noe av årsakene til de regnskapsmessige avvik som har oppstått i 2013 og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug kommenterte årets driftsresultat mot budsjett. Rådmann Arne Sverre Dahl, økonomisjef Kurt M. Thrana og distriktsrevisor svarte på spørsmål og redegjorde for overføringen fra Molde kommune til dekning av tidligere års underskudd. Side 5 av 9
Møteleder takket for orienteringen. Kontrollutvalget kommenterte foretakets budsjett for 2013 hvor salg- og leieinntektene var budsjettert urealistisk høyt i forhold til resultatet. PS 13/14 MOLDE HAVNEVESEN KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Kontrollutvalget har i møte 06.05.2014 i sak 13/14 behandlet Molde Havnevesen KF sitt årsregnskap for 2013. Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning datert 25. mars 2014 og Molde Havnevesen KF sin årsberetning for 2013. I tillegg har revisjonen og daglig leder/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balansen pr. 31.12.2013 og noter er avlagt av daglig leder og havnestyret. Opplysninger om foretakets økonomiske stilling og regnskapsresultat er innarbeidet i årsrapporten og presenteres i eget vedlegg. Molde Havnevesen KF sitt regnskap for 2013 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 185 462.- og et netto driftsresultat på kr 390 462.-. Kontrollutvalget har påsett at regnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal Etter utvalgets gjennomgang av årsberetning og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Molde Havnevesen KF sin virksomhet og for foretaket sin økonomiske stilling pr. 31.12.2013. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 25. mars 2014, har kontrollutvalget ikke merknader til Molde Havnevesen KF sitt regnskap for 2013. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Molde Havnevesen KF for 2013 slik det er avlagt. Økonomiansvarlig Dagrunn Stakvik ga en kort orientering om driften og aktiviteten i foretaket. Møteleder takket for orienteringen. Side 6 av 9
PS 14/14 MOLDE VANN OG AVLØP KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Kontrollutvalget har i møte 06.05.2014 i sak 14/14 behandlet Molde Vann og Avløp KF sitt årsregnskap for 2014. Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning datert 2. april 2014 og Molde Vann og Avløp KF sin årsberetning for 2013. I tillegg har revisjonen og daglig leder/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balansen pr. 31.12.2013 og noter er avlagt av daglig leder og kommunens økonomisjef. Opplysninger om foretakets økonomiske stilling og regnskapsresultat er innarbeidet i årsrapporten og presenteres i eget vedlegg. Kontrollutvalget har merket seg at Molde Vann og Avløp KF sitt regnskap for 2013 viser at netto driftsresultat er negativt med kr 1 872 373.- og et regnskapsmessig merforbruk på kr 330 111.-. Kontrollutvalget har påsett at regnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal Etter utvalgets gjennomgang av årsberetning og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Molde Vann og Avløp KF sin virksomhet og for foretaket sin økonomiske stilling pr. 31.12.2013. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 2. april 2014, har kontrollutvalget ikke merknader til Molde Vann og Avløp KF sitt regnskap for 2013. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Molde Vann og Avløp KF for 2013 slik det er avlagt. Daglig leder for Molde Vann og Avløp KF Bjarte Koppen orienterte om aktiviteten i foretaket og redegjorde for driftsresultatet for 2013. Koppen redegjorde også for selvkostfondene på VAR-området og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Møteleder takket for orienteringen. PS 15/14 NUMMERERT BREV NR. 1 VEDR. REVISJON AV MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalgets vedtak 1. Kontrollutvalget tar Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal sin rapportering i «Nummerert brev nr. 1 - Molde kommune" til orientering. Side 7 av 9
2. Kontrollutvalget ber revisjonen følge opp saken og rapportere tilbake til kontrollutvalget. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte om bakgrunnen for at det var sendt et nummerert brev til kontrollutvalget og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. PS 16/14 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalgets vedtak I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Oppfølging av politiske vedtak Ifølge kommunens årshjul skal restanseliste for oppfølging av politiske vedtak oversendes kontrollutvalget som i sin tur skal rapportere til kommunestyret. Denne oversikten skal inneholde vedtak fattet av formannskapet, kommunestyret og andre politiske utvalg med beslutningsmyndighet, og som av ulike årsaker ikke er iverksatt innen slutten av kalenderåret. 06.05.14: Grunnet manglende kapasitet i administrasjonen, var ikke oversikt over politiske vedtak ferdig til behandling i dagens møte. Det er ventet at den vil bli lagt fram i utvalgets møte i juni. Oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr. revisjon av Molde kommune ny sak Behandlet i dagens møte i sak PS 15/14. Etter gjennomført revisjon av regnskapsåret 2013 for Molde kommune og de kommunale foretakene, fant revisjonen at kommunen ikke har vært ute på anbud med sine rammeavtaler for innkjøp. Dette kan være i strid med Lov om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget ønsker at revisjonen skal følge opp saken videre og rapportere tilbake til kontrollutvalget. Saken føres opp på oppfølgingslisten. Sekretær orienterte. I dette møtet var det ikke lagt opp til orientering fra administrasjonen. Utvalget gjennomgikk de saker som var opplistet i saksframlegget. Det ble fremmet forslag til oppføring av følgende ny sak på oppfølgingslisten: Oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr. revisjon av Molde kommune Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (4 voterende) PS 17/14 EVENTUELT Deltakelse på Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) sin fagkonferanse og årsmøte 2014 i Haugesund 3. og 4. juni Side 8 av 9
Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) arrangerer årlig fagkonferanse og årsmøte for medlemmer av kontrollutvalg, ansatte i sekretariatene og andre som finner konferansen interessant. Invitasjon til konferansen er sendt elektronisk til utvalgsmedlemmene. Frist for påmelding var 11. april 2014. Utvalgsmedlem Harald Valved er påmeldt konferansen. Byggesak og geodata kapasitetsproblemer? I den senere tid har det vært flere oppslag i pressen med fokus på saksbehandlingstiden for byggesaker i Molde kommune. Underbemanning i avdelingen har ført til at saksmengden har hopet seg opp og oppfølging av ulovlige tiltak og tilsyn har blitt nedprioritert. Situasjonen for byggesaksavdelingen i Molde kommune var noe kontrollutvalget ønsket å se nærmere på. Konklusjon: Saken utsettes og tas opp igjen i utvalgets neste møte. Are Krohn Venås møteleder Evy Olin Strømme Rolf I. Gaasø Rolf M. Orø Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 9 av 9