KONKURRANSEGRUNNLAG INNKJØP AV 1 STK. TANKBIL TIL HEDMARKEN BRANNVESEN OPPDRAGSGIVER: VALGT INNKJØPSPROSEDYRE: FRIST FOR INNLEVERING AV TILBUD Hedmarken brannvesen Åkersvikvegen nr. 3 2321 Hamar Org. Nr. 983 433 456 Åpen anbudskonkurranse 25.05.2016 kl. 12:00 Vedlegg: 1. Spesifikasjoner for kjøp av tankbil 2016 Hedmarken brannvesen, samt prisskjema for utfylling og retur som del av tilbudsdokument. 1 Oppdraget. 1.1 Oppdragsgiver: Hedmarken brannvesen. Organisasjonsnummer: 983 433 456 1.2 Anskaffelsens formål: Formålet med anskaffelsen er å oppfylle oppdragsgivers behov for ny tankbil til transport av 3 mannskaper, slokkevann og utstyr.
1.3 Det skal anskaffes: En (1) stk. ny tankbil (også kalt «kjøretøy») i henhold til egen kravspesifikasjon. Kravspesifikasjonen er vedlagt konkurransegrunnlaget som vedlegg nr. 1. Anslått verdi ca. 1,5 mill. NOK. 1.4 Andre ytelser. Dokumentasjon: Vederlagsfritt for oppdragsgiver skal det foreligge produktbeskrivelser, og brukerveiledninger på norsk og produsentens språk. Opplæring: Ved overlevering av kjøretøyet skal det gis grunnopplæring i bruk av det, og uten kostnader for oppdragsgiver. Opplæringen tilrettelegges slik at alle fire (4) vaktlag i Hamar brannstasjon får individuell opplæring. For best mulig organisering av opplæringen avtales dette med oppdragsgiver. Opplæringen skal beskrives i tilbudet. Service: Opplegg for service, vedlikehold og oppfølging av kjøretøyet skal beskrives i tilbudet. 1.5 Kontraktsform: Det vil bli inngått kjøpsavtale med en leverandør. 1.6 Levering: Kjøretøyet leveres i Hamar brannstasjon, Åkersvikvegen 3, 2321 Hamar i henhold til den leveringsdato som avtales i kontrakten. 1.7 Tentativ fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet Uke nr.16. i 2016 Kunngjøring av konkurranse Uke nr. 21. i 2016 Tilbudsfrist 25.mai 2016 kl. 12 00 Uke nr. 21 i 2016 Tilbudsåpning 25. mai 2016 kl. 12 10 Uke nr. 21 i 2016 Tilbudsevaluering, valg av tilbud Uke nr. 22 i 2016 Utsendelse av karensbrev2. juni 2016 Uke nr. 23. i 2016 Utløp av karenstid 10 juni 2016 kl. 24 00 Uke nr. 24. i 2016 Kontraktsinngåelse 2. Alminnelige regler for gjennomføring 2.1 Regler for konkurransen: Konkurransen gjennomføres etter Lov og Forskrift om offentlige anskaffelser. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II (under EØS-terskelverdi). 2.2. Anskaffelsesprosedyre: Anskaffelsen skal gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Det innebærer at forhandlinger ikke er tillatt. Tilbydere må derfor gi sitt fullstendige og endelige tilbud innen oppgitt innleveringsfrist. 2.3 Kunngjøring: Konkurransen blir kunngjort i DOFFIN-databasen. 2
Konkurransedokumentene vil bli lagt ut som elektroniske vedlegg. 2.4 Tilleggsopplysninger: Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å ettersende tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget inntil 6 dager før leveringsfristen. Presiseringer som måtte bli utarbeidet og som kan ha konsekvenser for konkurransen, blir sendt alle som registrerer seg som interessent på DOFFIN. Evt. spørsmål vedrørende konkurransen sendes skriftlig pr. e-post til Hedmarken brannvesen v/ Per Harry Stensli innen 15. mai 2016 og merkes med Spørsmål anbud ny tankbil Kontaktinformasjon: Per Harry Stensli, tlf. 951 21 654 Per.harry.stensli@hamar.kommune.no 2.5 Offentlighet. For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 2006-05-19 nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentleglova). Loven begrenser oppdragsgivers muligheter til å unnta hele eller deler av tilbudet fra offentlighet. Tilbyder bes derfor om å markere hvilke deler av tilbudet som fra tilbyders side, anses som forretningshemmeligheter (definert i Forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 som tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde). Det gjøres oppmerksom på at hele tilbudet ikke kan anses som forretningshemmelighet, kun de sensitive delene. Det gjøres også oppmerksom på at det er oppdragsgiver som etter loven har endelig ansvar for å vurdere unntak. 3. Kvalifikasjonskrav til leverandøren. 3.1 Obligatoriske krav: Krav: Leverandøren skal ha ordnede forhold mht skatteinnbetaling og innbetaling av merverdiavgift. Dokumentasjonskrav: Skatteattest som ikke er mer enn 6 måneder gammel. (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer skjema RF-1244.) Merverdiavgiftsattest som ikke er mer enn 6 måneder gammel. (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden skjema RF-1244). Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling: Krav: Dokumentasjon: Leverandøren skal være et For norske tilbydere: Firmaattest lovlig etablert foretak. For utenlandske tilbydere: Dokumentasjon på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3
3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet: Krav: Dokumentasjon: Leverandøren skal ha Kredittrating ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av godkjent økonomisk kapasitet til å kredittinstitusjon, og med minimum kredittrating gjennomføre Kredittverdig oppdraget/kontrakten. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Leverandøren skal ha kvalifikasjoner og organisering som er egnet i forhold til oppdraget. Leverandøren skal ha et vel fungerende miljøsikringssystem. Sertifisering fra 3.part, for eksempel ISO 9001 og/eller beskrivelse av tilbyders kvalitetssikringssystem. Redegjøring for organisering, kvalifikasjoner og kompetanse. Miljøgodkjenning fra 3.part, for eksempel ISO, Miljøfyrtårn eller lignende og/eller egen intern miljøplan. 4. Krav til tilbudet 4.1 Tilbudets utforming og levering: Tilbudet skal være skriftlig og bestå av datert og undertegnet brev, påført stempel med firmaets navn og vedlagt alle etterspurte dokumenter. Eventuelt forbehold i henhold til konkurransegrunnlaget og spesifisering skal klart framkomme i tilbudsbrevet. Tilbudet skal oversendes i nøytral, lukket innpakning som merkes Tilbud tankbil 2016. Tilbud som ikke følger disse kravene vil bli avvist. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbudet skal leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, se pkt. 4.3 Innleveringssted. Tilbudet skal leveres i tre (3) eksemplar på papir, i tillegg skal det leveres ett eksemplar på minnepenn eller liknende elektronisk medium. Det ene eksemplaret skal være sladdet for den informasjonen tilbyder anser som forretningshemmeligheter. Denne må også forefinnes på minnepenn eller liknende elektronisk medium. Se pkt. vedr. Offentlighet. Elektronisk innlevering er ikke tillatt. 4.2 Frist for innlevering av tilbudet. Tilbudet skal være Hedmarken brannvesen i hende innen fristens utløp, både ved levering og forsendelse per post. Tilbudsfrist er satt til: 25.05.2016 kl. 12 00 4.3 Innleveringssted. Postadresse/Leveringsadresse: Hedmarken brannvesen Åkersvikvegen 3. 2321 Hamar 4
4.4 Vedståelsesfrist. Tilbydere må vedstå seg sitt tilbud i 90 dager etter tilbudsfristens utløp. 4.5 Tilbakekalling. Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. 5. Økonomiske forhold ved tilbud og leveranse. 5.1 Prisbetingelser Alle priser i tilbudet skal oppgis NOK eksklusive merverdiavgift (mva). Prisene skal fylles inn i prisskjema bakerst i vedlegg 1; Spesifikasjoner for kjøp av tankbil 2016 Hedmarken brannvesen, og vedlegges tilbudet. 5.2 Kostnader ved utarbeidelse av tilbudet. Oppdragsgiver har ikke økonomisk ansvar for tilbyderes nedlagte arbeid eller andre utgifter/kostnader i forbindelse med tilbudet. Dette gjelder også kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende. 5.3 Betalingsbestemmelser. Betalingsvilkår er fri leveringsmåned pluss tretti (30) dager. Oppdragsgiver skal godkjenne leveransen før overtakelse. Krav til Fakturamerking: Faktura merkes ressursnummer 556142 Prosjekt nummer 924 Fakturaen sendes til: Hedmarken brannvesen Postboks 4265 2307 Hamar 6. Oppdragsgivers behandling av tilbudene. 6.1 Åpning av tilbudene. Det vil ikke bli holdt offentlig åpning. Tilbudene vil bli åpnet og protokollert etter leveringsfristens utløp av minst to ansatte i Hedmarken brannvesen 7. Avgjørelse av konkurransen. 7.1 Avlysing av konkurransen og forkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til: Å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn. Å forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Å forkaste innleverte tilbud som ikke er besvart iht. til denne forespørsel. 5
7.2 Tildelingskriterier. Oppdragsgiver vil velge det mest økonomiske fordelaktige tilbudet basert på følgende tildelingskriterier og vekting: Samlet pris for leveransen 35 % Kvalitet og funksjonalitet 35 % Service og vedlikehold 20 % Miljø og etikk 10 % 7.3 Nærmere informasjon vedrørende tildelingskriterier. 7.3.1 Pris Prisen skal oppgis eks. merverdiavgift, inkludert alle omkostninger med spesifisering av etterspurt utstyr. Valutaklausuler aksepteres ikke. Beste pris 35 poeng, minus et poeng for hver 10.000,- kr. mer. 7.3.2 Kvalitet og funksjonalitet Garantier (antall år, eller driftstimer) som oppgis for de enkelte hoveddeler legges til grunn. 10 poeng for lengste, minus 2 poeng for hver 6. måned. Tekniske og funksjonelle egenskaper må beskrives i korte trekk. Se også Kravspesifikasjon. Kravene i spesifikasjonen vill bli vektet. 10 poeng for ful skår, det trekkes et poeng for hvert punkt som ikke tilfredsstilles i kravspesifikasjonen Utseende av det ferdige produktet, og utforming av styreenhet vil bli vurdert. Beste 5 poeng, 1 poeng på dårliges. 7.3.3 Service og vedlikehold Eget serviceapparat må beskrives i forhold til bemanning og kompetanse. Responstid for gjennomføring av service ved driftsavbrudd og leveringstid på vitale deler med mer må redegjøres for. 10 poeng for påbygger som har servicebil. Sted for serviceutførelse på chassisdelen må være i nærområdet for hovedbruksområdet, som er Hamar sentrum. 10 poeng for nærmeste, 1 poeng trekk for hver 10 km ut fra Hamar. 7.3.4 Miljø/etikk Med utgangspunkt i Hamar kommunes overordnede målsetting i forhold til miljø og etikk, vil det bli lagt vekt på konsekvenser både av tilvirkningsprosess, sanering av utbrukt produkt og driftsmessige konsekvenser for miljøet ved anskaffelsen. I tillegg til klimautslipp ved drifting av kjøretøyet (se kravspesifikasjonen), må det gis opplysninger om miljøtiltak, verdier eller lignende som viser produksjons- og gjenvinningsprosessers belastning på miljøet. Evt. tredjeparts sertifisering/godkjenning av produktene (ISO, europeiske normer eller lignende) kan dokumentere dette. Fravær av barnearbeid skal dokumenteres for eksempel med kopi av leverandørkjedens sertifiseringer, godkjenninger eller lignende. 10 poeng er full skår, minus 1 poeng for hver mangel. 7.4 Melding om kontraktstildeling. Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle leverandører som deltar i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngåes. 6