Aure kommune Informasjonsberedskapsplan Informasjon og kommunikasjon ved kriser Vedtatt av kriseledelsen dato: 16.03.2010 Revidert 16.05.2011
Innholdsfortegnelse 1 Mål for informasjon og kommunikasjon ved kriser... 2 2 Fordeling av informasjonsansvar... 2 2.1 Politiet... 2 2.2 Kommunen ved ordfører... 2 2.3 Informasjonsansvarlig i kriseledelsens sekretariat... 2 3 Målgruppen for informasjon under kriser... 3 4 Informasjon som etterspørres... 3 5 Informasjonskanaler... 3 5.1 NRK som samarbeidspartner... 3 5.2 Pressekonferanser / pressemeldinger... 3 5.3 Informasjonsmøter... 3 5.4 Internett / intranett... 4 6 Temaer ved pressekonferanse / pressemeldinger... 4 7 Kriseledelsens informasjonsorganisering under en krise... 4 8 Vedlegg... 5 1
Informasjon er 70 % av all krisehåndtering. 1 Mål for informasjon og kommunikasjon ved kriser Informasjon fra Aure kommune skal være hurtig, tydelig og samordnet. Informasjonen skal preges av Ærlighet Vilje til å ta ansvar I ettertid bedømmes kommunen etter hvordan krisen ble håndtert, ikke etter årsaken til krisen. Dette innbærer følgende retningslinjer for informasjonsarbeidet: Gi bare verifiserbar informasjon Ikke spekuler eller kom med egne synspunkter Ikke diskuter skyldspørsmål ta heller ansvar for å rydde opp og vis omsorg Ikke hold tilbake informasjon. Unngå ingen kommentar, gi eventuelt begrunnelse Ikke lyv Vær obs på hvem som skal uttale seg 2 Fordeling av informasjonsansvar 2.1 Politiet Politiet har ansvaret for liv / helse og etterforskning, og uttaler seg om omfanget av krisen: Årsak Antall skadde evt. døde Frigir navn Etterforskning Eventuelle straffbare forhold 2.2 Kommunen ved ordfører Er den som primært uttaler seg til pressen Viser omsorg for kommunens innbyggere og ansatte Skal berolige innbyggere og ansatte Forteller om kommunens generelle beredskap Skal tydelig vise at kommunen har kontroll og tar ansvar 2.3 Informasjonsansvarlig i kriseledelsens sekretariat Samler faktainformasjon gjennom å følge medieomtale i aviser, radio, TV og internett, lytter til / sjekker rykter, og informerer kriseledelsen. Informerer eventuelle observatører. Skape allianse med media. Tilby mediene bakgrunnsinformasjon i de periodene det ikke skjer noe. Lager tidsplan som oppdateres. Sørger for å oppdatere servicekontor / nettsider med relevant informasjon godkjent av ordfører 2
3 Målgruppen for informasjon under kriser Pårørende Publikum Ansatte Medier 4 Informasjon som etterspørres Hva har hendt? Hva er problemene? Hvordan kan krisen og problemene komme til å utvikle seg? Hva er kriseledelsens plan for å løse krisen? Hvilke tiltak skal iverksettes? 5 Informasjonskanaler 5.1 NRK som samarbeidspartner Kriseledelsen og politiet samarbeider tett med NRK Møre og Romsdal ved større hendelser og kriser. Informasjonsansvarlig oppretter kontakt og samarbeid med NRK umiddelbart ved en krise. Radiosendinger med informasjon er til stor nytte i krisesituasjoner. Det er ordfører som primært uttaler seg til pressen. 5.2 Pressekonferanser / pressemeldinger Behovet for pressekonferanser vurderes løpende under en krise. Ved en pressekonferanse får man anledning til å møte alle mediene på en gang, og det er en rasjonell og praktisk arbeidsform for kommunikasjon for alle parter. Pressekonferanser avholdes i Rådhuset, møterom 1, eller eventuelt et annet egnet sted. Pressekonferansen ledes av ordføreren. Kriseledelsen trekker med de fagpersoner man eventuelt ønsker skal supplere informasjonen. Pressekonferansen skal være kortest mulig, ca 20 min. Fortell når, og eventuelt hvor, neste pressekonferanse finner sted. Mellom pressekonferansene kan informasjonsansvarlig uttale seg og gi informasjon til publikum og presse om det som allerede er sagt fra kriseledelsen eller politiet, men skal ikke gi ut ny informasjon. Budskapet fra kriseledelsen / Politiet skal ikke endres på. Informasjonen som gis skal ikke skape spekulasjoner Avtal eventuelt intervjutidspunkt mellom pressekonferansene, dersom det er et ønske fra mediene. Pressemeldinger lages etter hver pressekonferanse og leveres ut til pressen, sendes på e-post og legges ut på kommunens intranett- / internettside. 5.3 Informasjonsmøter Informasjonsansvarlig gir råd til kriseledelsen om behov for informasjonsmøter for publikum eller pårørende. Informasjonsmøter for pårørende og publikum skilles fra hverandre. Sted avklares etter situasjonen og hvor den har inntruffet. 3
5.4 Internett / intranett / sosiale media På kommunens intranett / internett legges det ut pressemeldinger og bakgrunnsinformasjon. Intranett / internett skal oppdateres kontinuerlig også i perioder som det ikke skjer noen utvikling. Gjenta tidligere informasjon, fakta, presisjoner, til innbyggerne. Nyheter utlagt på kommunens nettside blir også tilgjenglig på Twitter og Facebook. Det er viktig å legge ut oppdatert og kortfattet informasjon her, ikke minst for å avkrefte rykter som ofte kan oppstå på sosiale medier. 6 Temaer ved pressekonferanse / pressemeldinger Følgende tema skal gjennomgås ved hver pressekonferanse, og gjentas i påfølgende pressemeldinger / bakgrunnsinformasjon: Når krisen ble oppdaget Hvordan krisen ble oppdaget Når kriseledelsen / redningsmannskapene var på plass Hvor mange mannskaper som deltar Hvor omfattende krisen er Om noen er skadet / døde Hvordan utviklingen er redningsarbeidet om krisen er under kontroll Konsekvenser Hvilke materielle verdier som står på spill, eventuelle bygninger i fare Hvem som har fått informasjon om utviklingen: innbyggere, ansatte, presse m.fl. Om helseberedskap som er varslet (om det er aktuelt) Hva som er kriseledelsens videre strategi Hvem som har ansvaret for redningsarbeidet OBS: Vær åpen og ærlig om eventuell negativ utvikling 7 Kriseledelsens informasjonsorganisering under en krise Leder: Fast stedfortreder / nestleder: Informasjonsansvarlig: Andre: Ordfører / leder av krisekriseledelsen Varaordfører Leder av servicekontoret Ansatte ved servicekontoret Mannskapsliste og kontaktinformasjon oppdateres i varslingslistene til Aure kommunes plan for kriseledelse Oppgaver: Sørge for at informasjonsspørsmål blir ivaretatt på en god måte, og at informasjon til og fra kommunen fungerer tilfredsstillende. Sørge for at informasjonsvirksomhetens betydning og rolle er klar for alle parter. 4
8 Vedlegg Mal pressemelding 5