Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 18/01/12 SAK NR 01-2012 Godkjenning av protokoll fra styremøtet 08.12.11 Forslag til vedtak: Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 08.12.11. Skien, 11. januar 2012 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 6
Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Møtedato 08.12.11 Møtested Tid: Styreleder Referent Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Radison Blu Airport Hotell, Gardermoen Kl 09.40-13.30 Steinar Marthinsen Eirik Andersen Referatdato 08.12.11 Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Tor-Arne Haug, nestleder, Helse Nord RHF Per Karlsen, styremedlem Helse Vest RHF (på telefon) Berit Grønning Nielsen, styremedlem Helse Sør-Øst RHF Erik Andreas Øyen, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Marit Brokke, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Vetle Lunde Aaltvedt, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS (varamedlem for Anne Tilly Bagås Initialer SM TAH PK BGN EAØ MB VLA Fra brukerutvalg deltok: Brit Haugdahl, observatør fra regionalt brukerutvalg Helse Midt-Norge Signe Ramberg, observatør fra regionalt brukerutvalg Helse Sør-Øst Forfall: Anne Tilly Bagås, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, administrerende direktør Øystein Næss, økonomisjef/kst IKT-sjef Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, styresekretær ATB MK ØN EA Innkalling og saksliste ble godkjent. Ingen saker ble innmeldt til eventuelt. Side 2 av 6
Saker som ble behandlet: Sak 062-2011: Godkjenning av protokoll fra styremøtet 27.10.11 Protokoll fra styremøtet 27.10.11 fremlegges. Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 27.10.11. Sak 063-2011: Virksomhetsrapportering pr 31.10.11 Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende rapportering til etterretning. 1. Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 31.oktober 2011 til etterretning. 2. Styret er godt fornøyd med utviklingen i selskapets drift. Sak 064-2011: Videreføring av prosjekt kontinuerlig forbedring organisering og budsjettmessige konsekvenser 2012 Saken beskriver hvordan arbeidet med utrulling av prosjekt kontinuerlig forbedring i de tre øvrige regioner foreslås lagt opp i 2012. I tråd med styrets vedtak i sak 61-2011 presenterer saken også budsjettmessige konsekvenser for 2012. Det foreslås at prosjektet gjennomføres med organisering som foreslått og innenfor en kostnadsramme på kr 6,5 mill ekskl moms. 1. Styret slutter seg til foreslått organisering av prosjekt kontinuerlig forbedring i 2012. 2. Budsjett 2012 for Pasientreiser ANS økes med kr 6,5 mill som beskrevet i saken. Sak 065-2011: Budsjett 2012 Driftsbudsjettet 2012 for Pasientreiser ANS har en ramme på 103,4 millioner kroner og reduseres med ca 6,5 millioner kroner sammenlignet med revidert budsjett for 2011. Dette skyldes i hovedsak: Økning i effektivitet i 2012 Helårseffekt kontinuerlig forbedring (KF/LEAN). Innføring av optisk lesning av reiseregninger (OCR). Fjerning av fysisk arkiv av reiseregninger. Reduksjon i leie av NISSY som følge av lavere avskrivninger. Forventer moderat vekst i saksinngang (2 %). Pris-, lønnsjustering og økning pensjonskostnad Antall årsverk vil reduseres med 10, fra 76,5 til 66,5. Reduksjonen skyldes i all hovedsak lavere bemanning i driftsavdelingen som direkte følge av økt effektivitet. Samtidig er det lagt til grunn en videreføring av oppgaveporteføljen fra 2011, en økning i aktiviteten gjennom vekst i saksinngang og nye oppgaver. Administrerende direktør mener det fremlagte budsjett svarer opp selskapets utfordringsbilde i 2012. Side 3 av 6
1. Styret godkjenner drifts- og investeringsbudsjettet for Pasientreiser ANS 2012 som innebærer et samlet driftsbudsjett for 2012 på 109,9 mill kr. inkl effekt av sak 064-2011 og et investeringsbudsjett på 9,9 mill kr fordelt med 5,2 mill kr til NISSY, 4,2 mill kr til PRO og 0,5 mill kr internt. 2. Styret er tilfreds med at budsjett 2012 viser en god produktivitetsutvikling for Pasientreiser ANS. 3. Styret tar til etterretning at det vil kunne være aktuelt å komme tilbake til andre investeringstiltak i løpet av året med sikte på ytterligere kostnadseffektivisering. Sak 066-2011: Status, tiltaksplan systemforvaltning Revisjonsrapporten om systemforvaltning pekte på flere forbedringsområder innen systemforvaltning og informasjonssikkerhet i Pasientreiser ANS. Som en følge av dette ble det utformet en tiltaksplan for å få et verktøy til å løfte områder som er omtalt i rød eller gul sone, og på denne måten sikre en bedre systemforvaltning og informasjonssikkerhet i Pasientreiser ANS. Alle tiltak til områder i rød sone er nå utført eller i henhold til vedtatt plan.. I hovedsak er også alle tiltakene til områder i gul sone utført eller i henhold til vedtatt plan. Omfanget av arbeidet med utforming av nye driftsavtaler med IKT-leverandørene medfører at fristen må skyves til utgangen av februar 2012.noe. Prosjektet Kvalitetsgjennomgang av IKT funksjonen del 2 er noe forsinket som følge av en bevisst prioritering av prosjektets del 1. Alle tiltakene vil imidlertid være utført innen sluttrapporteringen i styremøtet 5. mars 2012. 1. Styret tar orientering om fremdrift av tiltaksplan for oppfølging av revisjonsrapport om systemforvaltning i Pasientreiser ANS til etterretning. 2. Styret slutter seg til forslag til gjennomføring av tiltaksplanen med ferdigstillelse av alle tiltak innen 5. mars 2012. Sak 067-2011: Evaluering av enkeltoppgjør justert forslag Saken beskriver kort bakgrunnen for hvorfor AD-møtet ønsker gjennomført en evaluering av enkeltoppgjørsområdet og drøfter hvorfor det foreslås at en slik evaluering utsettes. En vesentlig årsak til at det foreslås en utsettelse er avgjørelsen i Helse- og omsorgs-departementet om å iverksette arbeidet med regelverksforenkling med innføring av standard-satser og elektronisk innsending av reiseregningsskjema for pasientreiser uten rekvisisjon. En slik omlegging forventes å ville få konsekvenser for hvordan saksbehandling for pasientreiser uten rekvisisjon, herunder arbeidsflyt og arbeidsprosesser bør organiseres. Saken foreslås oversendt AD-møtet med forslag om å utsette evalueringen. 1. Styret for Pasientreiser ANS anbefaler overfor AD-møtet at evaluering av enkeltoppgjørsområdet utsettes til resultatet av Helse- og omsorgsdepartementets arbeid med regelverksforenkling m.v. foreligger. 2. Pasientreiser ANS fremmer nytt forslag til evaluering av enkeltoppgjørsområdet når resultatet av HOD`s arbeid foreligger. 3. Saken oversendes AD-møtet. Sak 068-2011: Etiske retningslinjer Pasientreiser ANS Side 4 av 6
Ihht oppdragsdokumentet for 2011 skal Pasientreiser ANS innføre etiske retningslinjer for selskapet. Administrerende direktør inviterer styret til å vedta de fremlagte etiske retningslinjene. Styret vedtar de fremlagte etiske retningslinjene for Pasientreiser ANS med utgangspunkt i bestilling i oppdragsdokumentet for 2011 og med endringer fremkommet i møtet. Sak 069-2011: Budsjett for pasientreiseområdet 2012 sak til AD-møtet AD-møtet fikk i 2010 fremlagt oversikt over samlede kostnader for pasientreiseområdet og budsjettestimater for 2011. Møtet ba Pasientreiser ANS koordinere en halvårlig rapportering på kostnadsutviklingen innenfor pasientreiseområdet i 2011. Vedlagte sak er tilbakemelding til ADmøtet på kostnadsbildet og budsjettestimater for 2012. Saken legges frem for styret til orientering før oversending til AD-møtet. : 1. Styret tar saken om kostnadsutvikling innenfor pasientreiseområdet 2012 til orientering. 2. Saken oversendes AD-møtet. Sak 070-2011: Strategiplanarbeidet 2012-2014 Arbeidet med revidert strategidokument vil bli igangsatt etter styremøtet 08.12.11. Som ved utarbeidelsen av gjeldende dokument vil det bli lagt vekt på involvering av samarbeidende aktører og brukersiden i kommende prosess. Hovedfokus i revidert dokument vil slik det ser ut primo desember ikke avvike vesentlig fra gjeldende strategidokument. Det må likevel tas høyde for eventuelle endringer som måtte bli aktuelle etter gjennomført evaluering av enkeltoppgjørsordningen samt innspill som måtte komme i løpet av prosessen. Sak om revidert dokument forelegges for styret 26.04.12 i tråd med styrets vedtak 11.04.11. : 1) Styret tar fremlagte sak til orientering. 2) Styret slutter seg til foreslått prosess for rullering av strategiplanen. Sak 071-2011: Årsplan styresaker I denne saken fremlegges justert årsplan for 2011 til orientering. Styret tar årsplan for styresaker 2011 til orientering. Administrerende direktørs orientering Administrerende direktørs orientering var sendt ut til møtet med informasjon om følgende saker som administrerende direktør også orienterte om i møtet: Side 5 av 6
- Status for prosess mot helse- og omsorgsdepartementet vedr regelverksforenkling mv - Særskilt oppgave relatert til terrorhandlingene 22.7.11 - Internasjonal aften i Pasientreiser ANS - Kartlegging av lik praksis Styret tar administrerende direktørs orientering til orientering. Tor-Arne Haug Nestleder Marit Brokke Per Karlsen Anne Tilly Bagås Erik Andreas Øyen Berit Grønning Nielsen Steinar Marthinsen Styreleder Eirik Andersen Styresekretær Side 6 av 6