RETNINGSLINJER FOR SKOGEIERLAGENES AKTIVITET Versjon pr. 27. juni 2016 1
FORMALITETER Til grunn for samarbeidet mellom skogeierlagene og ALLSKOG ligger følgende dokumenter (finnes på Skogeierens Min side/lokallagsstyrer): - Vedtekter for ALLSKOG SA - Normalvedtekter for skogeierlagene (sist versjon fra 2008) - Hovedavtale om samarbeid (fra 2006) NYE UTFORDRINGER I FRAMTIDA ALLSKOG er til stede i fem (fire) fylker: Troms, Nordland, Trøndelag og Møre og Romsdal. ALLSKOG er fortsatt den ledende markedsaktøren. Samtidig ser vi at konkurransesituasjonen er i ferd med å endres. Konkurranse er bra det sørger for at alle aktører må yte optimalt. Samtidig må vi løpende vurdere våre betingelser og arbeidsmåter. ALLSKOGs formål er å arbeide for andelseiernes økonomiske interesser knyttet til deres eiendom. ALLSKOG finansierer skogeierlagenes aktivitet både gjennom økonomiske midler og administrative ressurser. Vår forventing er at skogeierlagene og ALLSKOG skal være en enhet. Gjennom samhandling blir vi gode. Formålet er alltid at det skal lønne seg å være andelseier I ALLSKOG. SKOGEIERLAGETS ROLLE OG HOVEDARBEIDSOPPGAVER Andelseierne i ALLSKOG er eiere/medlemmer av ALLSKOG SA. Gjennom andelseierskap i ALLSKOG får de en lokal forankring i det lokale skogeierlaget der skogeiendommen geografisk hører til. Eierorganisasjonen skal bidra til god aktivitet, kunnskap om skog og et aktivt felleskap. Aktuelle oppgaver og roller for skogeierlaget er: - samle skogeiere til felles opptreden og virke som et samlende faglig og sosialt forum for medlemmene. - Lokal samhandling med kommune, nettverk og pådrivere som er viktig for utviklingen av skogen - Organisere tilbud for eksisterende og nye medlemmene som gir faglig utvikling og oppdatering. - Bidra til å ivareta medlemmenes næringspolitiske interesser overfor kommunen og andre myndigheter lokalt. - Delta aktivt i fordeling av skog- og miljøvirkemidler og foreslå bruk av lokale rentemidler. 2
- Være medlemmenes lokale talerør i saker som angår medlemmenes skogbruk og grunneierspørsmål. - Være medlemmenes redskap til å etablere dialog med viktige interessegrupper, og lokalbefolkningen som helhet for å synliggjøre skogbrukets budskap og betydning. - Fungere som arena for medlemsdemokrati og på anmodning fra andelslaget (ALLSKOG) avgi uttalelser på vegne av medlemmene i lagets distrikt. - Laget skal også fungere som kanal hvor medlemmene kan reise saker og få de løst eller videreformidlet til riktig nivå i organisasjonen. ALLSKOGS OPPGAVER Legge til rette for å bistå til et godt arbeid i det enkelte skogeierlag. Bidra med administrative ressurser slik at arbeidet i skogeierlaget gir mest mulig aktivitet. Føre regnskap for skogeierlaget Sørge for løpende informasjon til styret i skogeierlaget om markedsmessige og næringspolitiske spørsmål. Gi tillitsvalgte i skogeierlaget, innføring i arbeidet og tilbud om opplæring. På lokalt plan er derfor det klare utgangspunkt at lokallaget skal GJØRE JOBBEN, ALLSKOG skal TILRETTELEGGE. 3
DRIFT OG ØKONOMI Skogeierlaget skal hvert år levere inn budsjettønske med bakgrunn i planlagt aktivitet. ALLSKOG tildeler midler og returnerer godkjent ramme. Fakturaer sendes ALLSKOG fortløpende. Regnskap er tilgjengelig via Min side. Laget må selv styre sin økonomi og holde seg oppdatert på pengebruken. Overskridelser vil få konsekvenser. - Lag som har overforbruk og disposisjonsfond, vil bli trukket av fondet. - Lag som har overforbruk uten disposisjonsfond, vil bli fulgt opp. - Utbetalingsanmodninger skal attesteres av lagets leder. Reiseregninger og utlegg skal leveres fortløpende. Honorarkrav skal sendes inn i november mnd. Absolutt siste frist for krav er 1. desember i regnskapsåret. Krav innkommet etter den tid, vil ikke bli utbetalt. BUDSJETTKRITERIER Planlagte aktiviteter i handlingsplanen. Antall medlemmer. ANNEN (EKSTERN) FINANSIERING AV AKTIVITET Bruk av oppspart disposisjonsfond. Bruk av lokale rentemidler. De fleste kommuner bidrar med støtte til skogeierlagenes aktivitet. I den forbindelse skal skogeierlaget avtale direkte oppgjør med kommunen, dvs kommunene betaler de utgifter/fakturaer man avtaler, disse skal ikke gå via Allskog for viderefakturering (unngå dobbeltarbeid). Gjelder også kurs og annen aktivitet som avtales. Andre kommunale tilskudd. Lokale eller regionale midler, fondsavsetninger, tiltaksmidler mv. 4
MARKEDSAKTIVITETER Bruk primært ALLSKOGs kanaler gjennom Min side: SMS fungerer utmerket. Legg gjerne ut saker under «Mitt skogeierlag», både som invitasjon og info etter gjennomført aktivitet (med bilder) Informer alltid din lokale skogbruksleder om aktiviteten. Informer alltid lokalavisen om aktiviteter, aviser mangler ofte stoff å ta tak i. Medlemmer og ansatte i ALLSKOG: Bruk epost: ta kontakt med ALLSKOG for utsendelse. Bruke kommunenes egne infoaviser eller kanaler. Annonsere ved behov og ut fra skogeierlagets økonomi. Se også egne retningslinjer for messer/skogdager o.l. MATERIELL ALLSKOG har til enhver tid et lite lager med give aways. Det finnes også brosjyrer tilgjengelig. Se egne retningslinjer for messer/skogdager o.l. SAMARBEID MED KOMMUNENE Delta i kontaktutvalg for skogbruk i kommunen. Gjennom kontaktutvalget delta i strategiarbeid med NMSK og rentemidler. Arrangere skogdager (alene eller helst sammen med kommunen) Sørge for å bli en høringspart på saker som omhandler skogbruk og utmark i kommunen. (Reguleringsplaner, hyttefelt, storviltforvaltning o.l.) Hovedsaken er at kommunen og lokallaget jobber med de samme utfordringene, og i de fleste tilfeller har de samme mål og ønsker. det er derfor viktig at dette samarbeidet fungerer godt. 5
RETT TJENESTEVEI Ta kontakt med administrasjonen dersom det er noe som bør gjøres annerledes eller rettes opp. Tjenestevei for skogeierlagene er: - Forhold angående andelseiere, næringspolitikk: organisasjonssjef - Driftsmessige forhold skal gå via aktuell skogbruksleder eller dennes regionleder. SAMARBEID MED SKOGBRUKSLEDERE Informer alltid din lokale skogbruksleder om planlagt aktivitet Inviter gjerne din skogbruksleder til styremøter Skogbruksleder vil selv avgjøre sin deltagelse vurdert opp mot andre aktiviteter RUTINER FOR RAPPORTERING (SE OGSÅ ÅRSHJUL) Lagets protokoller fra styremøter og medlemsmøter legges ut på Min side samt sendes ALLSKOG. Organisasjonssaker og næringspolitiske saker som ønskes behandlet administrativt eller organisasjonsmessig meldes skriftlig. Årsmøtesaker meldes skriftlig innen gjeldende frister. Handlingsplaner, budsjetter, årsmeldinger innsendes til gitte frister. Årsmøteprotokoller sendes inn senest dagen etter skogeierlagets årsmøte. MALER På skogeierens Min side (ww.allskog.no med innlogging) ligger følgende maler: - Budsjett - Handlingsplan - Årsmelding - Protokoll (for årsmøtet) - Reiseregning for tillitsvalgte ved møter i regi av skogeierlaget - Utlegg i lokale skogeierlag - Honorar lokale skogeierlag 6
ROLLER FORSLAG TL FORDELING AV OPPGAVER I STYRET LEDEREN Lagets fremste tillitsvalgte Samordne og lede virksomheten i laget Følge opp lokal næringspolitikk, herunder kontakt med kommunen Representere utad Kontakt med media Innkalle til og lede styremøter Sørge for å følge opp vedtak Besvare brev og henvendelser Ha god kontakt med ALLSKOG NESTLEDEREN Skal til enhver tid kunne overta lederens oppgaver og avlaste denne Kan for eksempel ha spesielt ansvar for oppgaver som næringspolitikk, mediekontakt etc. Ansvarlig for innkalling til skogdager o.l. gjennom bruk av Min side, SMS o.l. Føre og legge ut styrereferater og artikler via Min Side. ØVRIGE ROLLER I STYRET Årsmøtet i skogeierlaget skal velge leder og nestleder. Deretter anbefales det at styret konstituerer seg (på første styremøtet etter valg) med følgende arbeidsfordeling etter behov: - Studieleder - Skolekontakt - Sekretær Det kan være naturlig at leder eller nestleder innehar en av rollene i kombinasjon. Eks.vis at nestleder også fungere som sekretær. Det må ikke utpekes en person pr verv, dette vil avhenge av den totale aktiviteten i laget. Styret skal iht vedtektene bestå av fra 3 5 personer. Et lite styre kan ofte være like arbeidseffektivt som et stort styre. 7
GJENNOMFØRING AV STYREMØTER Det er naturlig at laget har fra 2-4 styremøter pr år. Styremøter kan også gjennomføres i form av telefonmøter (se egen info om dette via Skogeierens Min side/ lokallagsstyrer). I enkelte tilfeller kan det også være nødvendig å gjennomføre elektroniske styremøter (dvs epost), dette skjer helst i tilfeller der styret skal lande/beslutte endelig en sak som tidligere har vært diskutert. EIERROLLEN Generalforsamling/representantskapet er ALLSKOGs høyeste beslutningsorgan. Årsmøtet er derfor det fora hvor tillitsvalgte best har mulighet til å påvirke vedtak som er viktige for organisasjonen. Generaldebatten er de tillitsvalgtes arena for å tydeliggjøre sin mening om hvordan ALLSKOG bør styres og i hvilken retning. EKSTERNE FORA Tillitsvalgte i skogeierlagene representerer både lokallaget og ALLSKOG. Å være valgt til tillitsvalgt innebærer lojalitet til organisasjonen. Kritikk skal fremsettes internt. VI snakker med, ikke om. VALGKOMITE Gode valgkomiteer er avgjørende for å få til gode styrer. Valgkomiteen skal: - Foreta vurdering av det sittende styret - Vurdere enkeltmedlemmer - Vurdere styret som team - Lete fram og vurdere nye kandidater - Sørge for balansert kjønnsrepresentasjon ALLSKOG sender varsel pr mail til alle valgkomiteer. Styret ved dets leder skal alltid forsikre seg om at valgkomitearbeidet kommer i gang ved å kontakte og/eller invitere valgkomiteens leder til et styremøte. Se for øvrig instruks for valgkomiteen. 8
RETNINGSLINJER FOR LEVERING AV BILAG Alle bilag som sendes til ALLSKOG for utbetaling, skal være: iht Regnskapslovens krav. Ved bokettersyn vil ALLSKOG ha bilagene i orden. Attestert av skogeierlagets leder Primært være utstedt til ALLSKOG SA 1. UTLEGG SOM ALLEREDE BETALT AV SKOGEIERLAGET a. Utfylt utleggsskjema skal alltid følge bilaget (originalen). Skjema finnes via Min side. Ikke utfylte skjema og/eller bilag sendes i retur. b. bilagene skal være utfylt med korrekt informasjon på den personen som skal ha utlegget refundert. c. leie av møterom ifm årsmøte eller andre arrangement; organisasjonsnummer skal være påført. d. Dersom organisasjonsnummer ikke finnes, må det oppgis navn og adresse til den som er ansvarlig for møterommet samt personnummer, dette vil da bli utbetalt som lønn. 2. FAKTURAER a. Dersom disse sendes direkte til ALLSKOG skal navn på skogeierlag og dets leder være angitt som referanse/kontaktperson b. Dersom skogeierlaget videresender faktura skal den attesteres av lagets leder c. Fakturaen skal inneholde organisasjonsnr. Brev eller kun giro er ikke tilstrekkelig dokumentasjon. 3. LØNN a. Utbetalinger til personer som bistår lokallaget med for eksempel servering på årsmøter, må føres som lønn. Da trengs personnummer til vedkommende samt adresse. 4. HONORAR a. Honorarsatsene skal være iht skogeierlagets vedtak på årsmøtet. b. Innsendt krav som ikke er iht lagets protokoll, blir ikke utbetalt. c. Fristen for innsending er senest 1. desember for inneværende år, og krav innsendt etter 1.12. blir ikke utbetalt. d. Alle honorarkrav skal fylles ut på rett skjema og signeres av lagets leder. 5. DIVERSE BILAG a. Det dukker innimellom opp enkelt «bilag» som ofte er et stykke håndskrevet papir. Eks.vis kjøp av bålkaffe kr 200,-. Slike bilag godkjennes under forutsetning av at: - Utleggsskjema er utfylt og bilaget festet til dette. - Bilaget skal signeres av leder i laget og et styremedlem. - Det er en maks grense oppad på kr. 300 for denne type bilag. - Denne type bilag skal i størst mulig grad unngås av hensyn til mulig bokettersyn. 9
6. DIVERSE a. Skogeierlagene skal ikke bidra med midler til sponsing av kulturaktiviteter, idrettslag eller tilsvarende. Dette kan evt tas via disposisjonsfondet for de som har det. 10
Årshjul for skogeierlagene 2016 Mnd Hva skjer ALLSKOGs ansvar Skogeierlagets ansvar Egne notater Medio januar Valgkomiteen starter arbeidet Sender mail til alle valgkomiteer Leder ringer og sjekker at valgkomiteen faktisk er i gang, evt inviterer til styremøte Februar Planlegge årsmøtet Sender utkast til terminliste Bekrefter dato og sted Mars Mars Gjennomføre årsmøte i skogeierlaget og andelsmøte i ALLSKOG Sende inn protokoll fra årsmøtet hastesak! Sender innkalling til andelseiere med agenda, tid og sted Sender ut protokoll til alle lokallagslederne Mars Levere bilag Skjema finnes på MIN SIDE April Delta på ALLSKOGs Sender invitasjon årsmøte Mai Juni Juli August Halvårsrapport om aktivitet Sender ut mal for rapporteringsskjema Bestiller møterom, mat og sørger for en videokanon Leder må følge opp at denne faktisk er levert, helst sende den i retur med repr. fra ALLSKOG Leder attesterer og sender ALLSKOG Leder melder seg på, alternativ sørge for at noen andre fra styret deltar Leder/styret rapporterer tilbake September Oktober Oktober Levere bilag Skjema på MIN SIDE Leder attesterer og sender ALLSKOG November Uke 45 1.desember Delta på regionmøte, 1 pr fylke Levere krva om honorar iht vedtak på årsmøtet Sender invitasjon Skjema på MIN SIDE Leder deltar, alt. sender noen annen fra styret Absolutt siste frist for levering; 1. desember 1.desember Lever bilag Skjema på MIN SIDE Absolutt siste frist for levering; 1. desember 15.desember Levere handlingsplan Sender mal og setter frist for innlevering Leder/styret lager denne og returnerer til Allskog 15.desember Levere budsjett Sender mal og setter frist for innlevering 15.desember Levere årsmelding Sender mal Leder og styret lager denne og returnerer til Allskog Skogdager og andre aktiviteter må det enkelte skogeierlag settes inn selv. 11