Fylkesmannen i Oppland

1 Fylkesmannen i Oppland Rapport fra tilsyn med behandling av søknader om økonomisk stønad (stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller) i Søndre Land kommune Virksomhetens adresse: 2860 Hov Tidsrom for tilsynet: 23.06.2011 15.03.2012 Kontaktperson i virksomheten: Walter Draget, NAV-leder Saksnr. 2011/2580 Sammendrag Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: Tilsynet var konsentrert om lovkrav knyttet til tre hovedområder 1. Håndtering av henvendelser fra brukere 2. Kartlegging og innhenting av opplysninger 3. Vurderinger og beslutninger Det ble under tilsynet avdekket to avvik: Avvik 1: Søndre Land kommune sikrer ikke at bestemmelsene om taushetsplikt alltid overholdes ved henvendelser om og ved behandling av søknad om økonomisk stønad. Avvik 2: Søndre Land kommune sikrer ikke at behandling av alle søknader om økonomisk stønad skjer i henhold til lov- og forskriftskrav. Begrunnelsene for avvikene framgår av rapportens kapittel 5. Dato: 15.03.2012 Tone Huuse Svesengen revisjonsleder Randi Marthe Graedler, Tony Heyerdahl revisorer

2 Innhold Sammendrag... 1 1. Innledning... 3 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold... 3 3. Gjennomføring... 4 4. Hva tilsynet omfattet... 4 5. Funn... 5 6. Kommentarer til styringssystemet... 6 7. Regelverk... 6 8. Dokumentunderlag... 6 9. Deltakere ved tilsynet... 7

3 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Søndre Land kommune i perioden 23.06.2011 15.03.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen 9. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Kommunen omfatter områdene på øst- og vestsiden av den nordre del av Randsfjorden, som ligger på 134 m.o.h. Herfra stiger landet bratt til skogkledte åser på begge sider av sjøen, slik at mesteparten av kommunen ligger mellom 300 og 600 m.o.h. Det høyeste punktet er Vesle Skjellingshovde (860 m.o.h.). Ved breddene av Randsfjorden finnes en del dyrket mark, mens resten av kommunen for det meste består av skog og myr. Av kommunens areal på 728 km² er omtrent 9 % ferskvann, 8 % myr, 76 % skog og 4 % jordbruksareal. Pr oktober 2011 hadde kommunen 5 768 innbyggere (Kilde SSB). Kommunen har en sysselsettingsprosent på 63 %, som er en del lavere enn landsgjennomsnittet (69 %). Arbeidsledighetsprosenten er lav, 2.1 %. En stor del av befolkningen (8.7 %) arbeider i primærnæringene, mot 15.3 % i sekundærnæringene og 76.0 % i tertiærnæringene. En stor andel, omtrent halvparten (49.8 %), arbeider i offentlig sektor. Mange av innbyggerne pendler ellers til arbeidsplasser utenfor kommunen, på Gjøvik eller Raufoss Søndre Land kommune har en organisasjonsmodell med flat struktur. Samtlige ni tjenesteområder er direkte underlagt rådmannen. Rådmannsgruppa består av rådmannen og to kommunalsjefer.

4 Tjenesteområdene har ansvar for personalforvaltning, økonomi og tjenesteproduksjon i sine områder og rapporterer direkte til rådmannen. Antall sosialhjelpsmottakere i Søndre Land kommune økte fra 2009 (104 stk) til 2010 (127stk) med 23 personer. Gjennomsnittlig stønadslengde var i 2010 på 4,5 måneder (landsgjennomsnittet var på 3,9 måneder) (Kilde Kostra). 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt 23.06.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Formøte ble avholdt 15.09.2011. Åpningsmøte ble avholdt 7.11.2011. Intervjuer 12 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Det ble gjennomført befaring i NAV-kontorets lokaler med fokus på mulighetene for ha samtale i publikumsmottak uten å røpe mulig klientforhold for andre i lokalet. Sluttmøte ble avholdt 8.11.2011. 4. Hva tilsynet omfattet Det ble ført tilsyn med området økonomisk stønad etter 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Tilsynet var avgrenset til temaet forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger og ivaretakelse av taushetsplikten. Tilsynet var konsentrert om lovkrav knyttet til tre hovedområder 1. Håndtering av henvendelser fra brukere 2. Kartlegging og innhenting av opplysninger 3. Vurderinger og beslutninger Tilsynet omfatter også kommunens internkontrollplikt. Plikt til å føre internkontroll medfører at kommunen har et selvstendig ansvar for å sikre at den virksomheten de driver er i samsvar med kravene i loven. Det er derfor virksomheten selv som har primæransvaret for å ha kontrollordninger som kan avdekke forhold som ikke er i samsvar med regelverket og følge opp med nødvendige endringer.

5 5. Funn Avvik 1 Søndre Land kommune sikrer ikke at bestemmelsene om taushetsplikt alltid overholdes ved henvendelser om og ved behandling av søknad om økonomisk stønad. Avvik fra følgende regelverk: Lov om sosiale tjenester i Nav 44, jf. Forvaltningslova 13-13e). Internkontrollforskriften 4 c), f) og g). Observasjoner: Det er ikke tilstrekkelig redegjort for hvilke rutiner som eksisterer for at taushetsplikten skal ivaretas i mottaket. De fysiske rammebetingelser er lagt til rette for at bestemmelsene om taushetsplikt kan etterleves. Men i praksis gjennomføres det likevel konfidensielle klientsamtaler i mottaket uten at det sikres at samtaler ikke blir overhørt. Det er foretatt en risikovurdering i virksomheten, men det framkommer at alle tiltak knyttet til denne er ikke iverksatt. Det eksisterer ikke et system for å melde fra om hendelser der bestemmelsene om taushetsplikt blir brutt (avvikshåndteringssystem). Det er ikke prosedyre for dokumentasjon av innhenting av samtykke ved utbetaling direkte til kreditorer, og det utbetales stønad direkte til kreditor uten at samtykke rutinemessig er dokumentert. Avvik 2 Søndre Land kommune sikrer ikke at behandling av alle søknader om økonomisk stønad skjer i henhold til lov- og forskriftskrav. Avvik fra følgende regelverk: Lov om sosiale tjenester i Nav 44, jf. Forvaltningslova 13-13e). Internkontrollforskriften 4 c), f) og g). Observasjoner: Det er ikke utarbeidet en plan for ivaretakelse og utvikling av kompetanse innen de kommunale tjenester ved kontoret. Den interne opplæringsmodellen som er anvendt kan føre til lovstridig praksis. Det er ikke utarbeidet felles prosedyrer for hvilken dokumentasjon som skal ligge til grunn ved vurdering av økonomisk stønad og ulik praksis utøves. Det innhentes kontoutskrift rutinemessig i større grad enn det som fremgår som forsvarlig praksis av rundskriv U-4/2003. I den individuelle vurderingen med hjemmel i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen 19, anvendes standardmaler som begrunnelse for vedtaket som ikke alltid er innholdsmessig relevante i den enkelte sak. Det gjøres ikke individuelle vurderinger ved avslag på søknad om økonomisk stønad i alle saker. Vurderinger som ligger til grunn for vedtaket om økonomisk stønad fremgår ikke i alle saker. Det er ikke et etablert og brukt avvikshåndteringssystem i virksomheten. Det er foretatt risikovurderinger for å identifisere hvilke feil som kan oppstå og som kan få alvorlige konsekvenser for brukerne, men det er ikke iverksatt tilstrekkelige tiltak som kunne ha avdekket og korrigert feilene enda, men det foreligger planer.

6 6. Kommentar til styringssystemet. Ved systemrevisjoner fokuseres det på brudd på sentrale lov- og forskriftsbestemmelser som gjelder for virksomheten. I tillegg om risiko for svikt er uakseptabel stor og uten tilstrekkelige systemer for å fange opp og korrigere slik risiko. Tilsynet skal også vurdere om lovgivingens krav etterleves gjennom vurderinger av om det er styringsmessige grep, og ikke tilfeldigheter eller individuelt fastsatte standarder som sikrer tjenesten. Det er forventninger til at styringssystemet dekker de krav som framgår i forskrift om internkontroll som gjelder den kommunale delen av arbeids- og velferdsforvaltningen. Fylkesmannen legger til grunn at selv små Nav-kontor er komplekse enheter med flere styrings- og rapporteringslinjer som forvalter omfattende velferdsrettslige lovverk og betjener grupper av befolkningen som i varierende grad evner å ivareta sine egne interesser. Det legges derfor til grunn at styring og kontroll skal være godt dokumentert i virksomheten. Av dokumentunderlaget for tilsynet framgår at det er omfattende dokumentasjon av flere ledd i styringssystemet i de sosiale tjenester i Nav i Søndre Land. Bl. a. er det foretatt risikovurdering høsten 2011. Tilsynet merket seg også at det er et stort ledelsesfokus på styring og kvalitet i kommunen. Tilsynet vil derfor legge vekt på at det i styringssystemet bør satses mer ikke bare å oppdage den risiko som foreligger på visse områder, men også på kontroll- og korrigeringsnivå. De to avvik som er påpekt i kap. 5, ville således vært oppdaget og korrigert innen eget avvikshåndteringssystem/styringssystem. 7. Regelverk Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen Lov om behandlingsmåten i forvaltnings saker Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten Rundskriv I-34/2001 Sosialtjenesteloven kapittel 5 Rundskriv A-68 av 21.12.2009 Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold 8. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Samarbeidsavtale mellom Søndre land kommune og NAV Oppland Stillingsbeskrivelser Vedtaksmaler for ulike saksforhold og stadier i sakene Foreløpig melding i forvaltningssak Oversikt over standardtekster som brukes i vedtak NAV rapportering i forhold til mål, hovedutfordringer og tiltak kommunale tjenester Måloppnåelse NAV, sosialtjenesten (kap 16) Forslag til mandat NAV brukerutvalg for Land Søndre Land kommune Rådmannen avtale om delegering av myndighet og fullmakt til ulike stillinger i NAV Søndre Land Stillingsoversikt for ansatte i NAV Søndre Land som arbeider med saker etter lov om sosiale tjenester i NAV Notat med oversikt over organisering og annen styringsdokumentasjon Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

7 19 personmapper Prosjektbeskrivelse for innføring av kvalitetssikringssystem i Søndre Land kommune 20.06.2011 risikovurdering sosiale tjenester udatert 2011 risikovurdering sosiale tjenester kartlegging av ressurser og prosesser udatert 2011 Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Varsel om tilsyn datert 23.06.2011 Notat fra kommunen dokumentasjon før tilsynsbesøket 08.09.2011 9. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Ågot B. Andersen Veileder publikumsmottak X X X Karin V. Sagstuen Saksbeh. Merkantilt X X X Heidi Brattrud Dragset Veileder oppfølging X X X Silje Ludvigsen Ann K. L. Viflat SLT koordinator/veileder oppfølging Veileder publikumsmottak, merkantil X X X X X X Enisa Ibrahim Saksbehandler X X X Hans B. Engelien Gjelds-/økonomirådgiver X X X Jan Ryan Veileder oppfølging X X X Odd Syversen Kommunalsjef X X Nils Hesthagen Rådman X X X Walter Draget NAV-leder X X X Eivind Walbye Veileder oppfølging X X X Fra tilsynsmyndighetene deltok: Tone Huuse Svesengen, revisjonsleder Randi Marthe Graedler, revisor Tony Heyerdahl, revisor