Organisasjonsplan for Skjold IL

Idrettens verdier: Fellesskap, Glede, Helse, Ærlighet Organisasjonsplan for Skjold IL Vedtatt på årsmøtet 28.02.2013 Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013

Innhold 1. Innledning... 5 2. Historikk... 5 3. Idrettslagets formål... 5 4. Visjon for Skjold IL... 6 5. Verdigrunnlaget... 6 6. Hovedmål og virkemidler... 7 7. Handlingsplaner... 9 7.1. Handlingsplan... 9 7.1.1. Tiltak i 2013... 9 8. Idrettslagets Organisasjon... 10 8.1. Grupper i fler idrettslag... 11 8.2. Årsmøtet... 11 8.3. Styrets funksjon og sammensetning... 11 8.4. Fotballutvalg... 13 8.4.1. Oppgaver i fotballutvalget... 14 8.5. Håndballutvalg... 14 8.5.1. Oppgaver i håndballutvalget... 15 8.6. Utvalg for all-/barneidrett... 15 8.6.1. Oppgaver i utvalget for all-/barneidrett... 16 8.7. Dommerkontakt (Dommeravdelingen)... 16 8.8. Ansatte i Skjold IL... 16 8.8.1. Daglig leder... 16 8.8.2. Renholdsoperatør(Vaktmester)... 17 8.8.3. Trenerkoordinator - fotball... 17 9. Utvalg og komiteer i Skjold IL... 18 9.1.1. Dommerkontakt fotball... 18 9.1.2. Dommerkontakt håndball... 18 9.1.3. Bygg og anleggskomité... 19 9.1.4. Ordenskomité... 19 9.1.5. Julebasarkomiteen... 19 9.1.6. Veterangjengen... 19 9.2. Foreldremøte... 19 9.3. Trenere og lagledere fotball ELI ser på dette... 19 9.4. Trener og lagledere håndball Eli ser på dette... 20 9.5. Lederutdanning... 20 9.6. Trenerutdanning - Fotball... 20 9.7. Trenerutdanning - Håndball... 21 Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 1

10. Medlem i Skjold IL... 21 11. Anlegg... 21 11.1. Banetildeling for treninger og treningstider... 21 11.1.1. Banetildeling i kampsesongen - Fotball... 22 11.2. Tildeling av treningstider i Skjoldhallen NY!... 22 11.3. Bossrydding... 22 11.4. Bruk av styrkerommet i Skjoldhallen... 23 12. Arrangement... 23 12.1. Fotballskole... 23 12.2. Nissemarsj... 23 12.3. Statoil Cup... 24 12.4. Fun dag... 24 12.5. Gul Hegre... 25 12.6. Kiosk og ballgutter A-lags kamper... 25 12.7. Presentasjon av 7-årslagene... 25 12.8. Årsfest ungdomsavdelingen... 25 12.9. Årsavslutning A-lag og jr.lag... 25 12.10. Julebasar... 25 12.11. Skjold Lotteriet... 25 12.12. Romjulsdans... 26 12.13. Vår dugnad... 26 12.14. Bingo... 26 12.15. Vinter cup... 26 13. Informasjon og media... 26 13.1. Hjemmesiden... 27 13.2. Tilganger til Skjold IL sin hjemmeside NY!... 27 13.3. Sosiale medier... 27 13.4. Tilganger til Skjold IL si Facebook side NY!... 27 14. Økonomi... 28 14.1.1. Budsjett... 28 14.2. Styringsprinsipp... 28 14.3. Økonomiske ansvarsområder... 29 14.3.1. Medlemmene... 29 14.3.2. Myndighetene... 29 14.3.3. Bankforbindelser... 29 14.3.4. Samarbeidspartnere... 29 14.4. Inntekter... 29 14.5. Lodder... 29 14.6. Medlemskontingent Må denne revideres?... 29 14.6.1. Treningsavgift... 30 14.6.2. Innkrevingsrutiner for medlemskontingent... 30 14.7. Utgifter... 30 14.7.1. Reiser trening og kamp... 31 Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 2

15. Regnskap... 32 15.1. Rapportering... 32 15.2. Forsikringer... 32 15.2.1. Fotball... 32 15.2.2. Håndball... 32 15.3. Egenandeler - fotball... 32 15.4. Egenandeler - Håndball... 33 15.5. Samarbeidsavtaler/Reklame... 33 15.5.1. Generelt om samarbeidspartnere... 33 15.5.2. Samarbeidshefte/brosjyre... 34 15.5.3. Samarbeidspartnere m/skriftlig avtale... 34 15.5.4. Reklame i Skjoldhallen for leietakere... 34 15.6. Utleie... 34 15.6.1. Skjoldhallen... 34 15.6.2. Framleie av Skjoldhallen og Sosialrommet NY!... 35 15.6.3. Regler for utleie for medlemmer i Skjold IL NY!... 35 15.7. Kiosk... 35 15.8. Lønn og honorar... 35 15.9. Merverdiavgift... 36 16. Klubbutstyr/Klubbprodukter... 36 17. Utstyr... 38 17.1. Målene... 38 17.2. Annet utstyr... 38 17.3. Medisinskrin... 38 18. Regler for Skjold IL... 38 18.1. Retningslinjer for foreldre/foresatt... 38 18.2. Retningslinjer for utøvere... 39 18.3. Retningslinjer for trenere og lagledere... 39 18.4. Seksuell trakassering... 39 18.5. Alkohol... 40 18.6. Regler for reiser... 41 18.7. Politiattest... 42 18.8. Fair Play... 43 18.9. Tilgang til Håndballforbundet sine elektroniske nettsider NY... 44 18.10. Tilgang til FIKS-registeret NY!... 44 19. Gule Hegre og trivselsfaktorer... 45 19.1. Trivselsfaktorene i Skjold IL... 45 19.2. Gul Hegre... 45 20. Dugnad... 46 21. Skikk og bruk for e-post... 47 22. Utmerkelser og æresbevisninger... 48 22.1. Utmerkelser... 48 22.1.1. Æresmedlemskap... 48 22.1.2. Hederstegn... 48 Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 3

22.1.3. Statutter for antall spilte kamper... 49 22.1.4. Innsatspokal... 50 22.1.5. Årets spiller... 50 22.1.6. Utmerkelser for administrativt arbeid... 51 22.1.7. Funksjonsliste... 51 22.1.8. Poengkategori for Administrasjon/Sportslige ledere/trenere og oppmenn... 52 23. Sosiale tiltak... 53 23.1. Årsfest... 53 23.1.1. Barne- og ungdomsavdelingen... 53 23.1.2. Senioravdelingen... 53 23.2. Tillitsvalgte og medlemmer... 53 23.3. Andre fester... 53 23.4. Norway Cup... 54 23.5. Intern bruk av Skjoldhallen... 54 24. Ordforklaring... 55 25. Vedlegg 1... 56 Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 4

1. Innledning Skjold IL ønsker en organisasjonsplan for å lette arbeidet for tillitsvalgte i klubben. Planen skal inneholde retningslinjer og instrukser på hvordan klubben skal drives og hvilke arbeidsoppgaver de enkelte verv har. Planen vil være det styrende dokumentet på hvordan klubben skal drives til enhver tid, den vil bli Skjold IL sin bibel. Planen skal være et levende dokument som stadig vil være endring. Organisasjonsplanen vil være en egen sak på hvert årsmøte til Skjold IL og må godkjennes av medlemmene i klubben. Skjold IL vil ha en plan og det er organisasjonsplanen. Dette betyr at sportsplan, økonomiplan og den tidligere handlingsplanen vil inngå i denne planen. Hovedstyret har det overordna ansvar for at planen blir godt kjent blant klubben sine styrende organer og medlemmene for øvrig. Organisasjonsplanen er utarbeidet i tråd med Norges Idrettsforbund sine retningslinjer. 2. Historikk Skjold IL ble stiftet 04.10.1960 og har endret seg mye gjennom disse 50 årene. I starten hadde klubben aktiviteter som friidrett, orientering, fotball og håndball. I de første årene var hovedtyngden av medlemmene voksne menn. I dag er Skjold IL først og fremst en breddefotballklubb, men håndballen er i god vekst. De fleste som er aktive i dag er stort sett barn og ungdom, noe som er klubben sitt satsingsområde. 3. Idrettslagets formål Skjold IL skal være en åpen og demokratisk organisasjon der formålet er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. Alle idrettslige aktiviteter skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer. Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 5

4. Visjon for Skjold IL Sunn og positiv fritid Skjold IL skal være en klubb med tilbud til jenter og gutter i alle aldre. Gjennom sin aktivitet skal klubben være et tilbud både for bredde- og konkurransefotball, samt andre aktiviteter som håndball, all-idrett osv. Konkurransefotballen skal utvikles gjennom aktiv spillerutvikling. Skjold IL sitt klubbhus og Skjoldhallen skal være sentralt i alle klubbens aktiviteter, og være fundamentet for klubbens sosiale og sportslige miljø. Klubben skal motarbeide mobbing, diskriminering og uetisk oppførsel. Klubbens spillere, ledere og tillitsvalgte skal framstå som gode representanter for idretten. Skjold IL skal være en ren amatørklubb. Det vil si at ingen skal ha betaling for å spille for klubben Skjold IL skal være en positiv aktør i nærmiljøet i Tysvær. 5. Verdigrunnlaget Verdiene til Skjold IL er: Samhold Klubbfølelse Ja til alle Oppførsel Lek og læring Drømmer Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 6

6. Hovedmål og virkemidler Hovedmålene til Skjold IL er: Skjold IL skal arbeide slik at vi også i framtiden blir vurdert som en sterk og seriøs klubb, både sportslig, organisatorisk og sosialt. Delmål: Jobbe for å øke den kommunale støtten til daglig leder Heve kompetansen blant tillitsvalgte Virkemiddel Bruke idrettsrådet til å jobbe inn mot Tysvær kommune Utdanning og kursing gjennom særforbunda og Norges idrettsforbund Skjold IL vil aktivt medvirke i tiltak som fremmer sportsånden og motarbeider diskriminering og rusmisbruk, samt jobbe med Fair Play og skape gode holdninger Delmål Kjøre Gul Hegre for 13 åringer hvert år Få på plass et Fair Play utvalg Utarbeide en plan for sportslig aktivitet Klubben skal være lederstyrt Virkemiddel Gjennomføre Gul Hegre Kontinuerlig jobbing med Fair Play Gjennom en god sportsplan Gjennom gode skriftlig rutiner og planer Skjold IL skal tilby et treningsmessig godt tilbud som gir utfordringer på flere nivåer m.a.o. både toppspillerutvikling og breddeidrett. Delmål Tilpasse treningene og aktiviteter til ferdighetsnivået til den enkelte spiller Virkemiddel Hovedstyre skal utarbeide differensieringsplaner i samarbeid med trenerkoordinator Skjold IL skal arbeide aktivt for å forbedre trenings- og kampfasilitetene i nedslagsfeltet til våre medlemmer. Delmål a) Innendørs hall (kald) 40 x 60 m med kunstgras i Grinde/Skjoldastraumen. b) Kunstgras og lys på hovedbanen i Grinde Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 7

c) Opparbeiding av areal ved elva på sørsiden av Skjoldhallen i Grinde Virkemiddel Jobbe inn mot Tysvær kommune i form av representant i idrettsrådet Påvirke reguleringsplanen for utbygging av Skjoldastraumen skole Bruke media for å sette fokus på dette Skjold IL skal tilby et klubbhus og storhall som tilfredsstiller de sosiale, miljømessige og sportslige krav og behov som stilles til en moderne og aktiv klubb. Virkemiddel Markedsføre Skjoldhallen og anleggene våre ut mot medlemmene Årsfest for medlemmene Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 8

7. Handlingsplaner 7.1. Handlingsplan En handlingsplan kan være over flere år eller over kortere perioder. Her setter en inn konkrete oppgaver klubben vil jobbe med, beskriver hvordan en skal utføre oppgaven og hvem som har ansvaret for at oppgaven skal utføres. Setter en tidsfrist så vil det være mer press på å få oppgaven gjort. Handlingsplanen er en måte som styret kan vise årsmøtet(medlemmene) hva de har gjort i løpet av året. En kan også legge inn spesifikk inn aktuelle tema som organisasjon, trenere, arrangement, anlegg osv. Pga omorganisering så må utvalgene utarbeide nye tiltak for hver idrett. 7.1.1. Tiltak i 2013 NY! I Skjold IL finnes det mange medlemmer og støttemedlemmer som har forskjellig yrkesbakgrunn. Dette ønsker klubben ønsker å kunne benytte seg av i enkelte anledninger. Eks: Siden Skjold IL ikke har noen vaktmester til å ta seg av Skjoldhallen så kan et alternativ være å kalle sammen folk med forskjellige kompetanse til å få en vurdering av hva som gjøres dersom det oppstår situasjoner som krever faglig vurdering før tiltak settes i verk. Dette utvalget ønsker vi å kalle Fagutvalget. Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 9

8. Idrettslagets Organisasjon Hovedstyret Administrasjon Daglig leder Reingjeringoperatør Trenerkoordinator Revisor Julebasarutvalget Statistikk/ utmerkelsesutvalget Utvalg Barneidrett/All idrett Håndballutvalg Fotballutvalg Dommerkontakt Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 10

8.1. Grupper i fler idrettslag Skjold IL tilbyr i dag fotball, håndball og all-idrett til sine medlemmer. For å ivareta disse idrettene er det oppnevnt egne utvalg dvs fotballutvalg, håndballutvalg og et utvalg for all-/barneidretten. Lederne i disse utvalgene er medlemmer i hovedstyret. 8.2. Årsmøtet Hovedstyret: Antall styremedlemmer og varamedlemmer fastsettes av årsmøtet MERK: Kjønnsfordeling: Det skal være minst 2 representanter for hvert kjønn i styret, råd, utvalg mv. med mer enn 3 medlemmer. I styret, råd og utvalg som består av 2 eller 3 medlemmer, skal begge kjønn være representert Jf. Idrettslagets lov 7 Årsmøtet er Skjold IL høyeste myndighet. Årsmøtet blir avholdt 1 gang i året i februar som er fastsatt i loven. Protokollen fra årsmøtet sendes til idrettsrådet i kommune, og de særkretser idrettslaget er tilsluttet. Protokollen kan legges ut på idrettslagets internettsider. Innkalling til årsmøtet skal skje 1. måned før årsmøtet avholdes. Innkalling annonseres på Skjold IL sin nettside og i Tysvær Bygdeblad. Innkomne forslag skal være styret i hende 2 uker før årsmøtet og sakspapirene skal sendes ut 1. uke før. Årsmøtet er for medlemmer i klubben, det vil si de som har betalt medlemskontingenten. Foreldre/foresatte har ikke fullmakt til å stemme for medlemmer under 15 år. Årsmøtet legger grunnlaget for styret sitt arbeid og alle som ønsker å bli med å bestemme hvordan klubben skal drives bør stille på årsmøtet. Årsmøtet skal gjennomføres slik det er fastsatt i lovens årsmøteparagraf 12 Årsmøtet bestemmer klubbens visjoner og verdier. Årsmøtet velger også nødvendige underkomiteer som skal være en støtte for styret i dets daglige virke. 8.3. Styrets funksjon og sammensetning Hovedstyret i Skjold IL består av: Leder, nestleder, leder fotballutvalg, leder håndballutvalg, leder all/barneidrett og ansvarlig for arrangement. På hovedstyremøtene møter også daglig leder. Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 11

Kasserer- og sekretærfunksjonen ivaretas av daglig leder. Hovedstyret skal : Planlegge og ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap samt oppgaver beskrevet i 1 NIFs lover, lovnorm for idrettslag. styret har ansvar for at det finnes retningslinjer for aktiviteten i klubben Iverksette bestemmelser og vedtak fattet av årsmøte eller andre overordnede idrettsmyndigheter Disponere lagets inntekter (tilskudd, kontingent o.a.) og fordele disse etter plan og godkjent budsjett Oppnevne komiteer og utvalg etter behov, og utarbeide instruks for disse. Dersom styret finner det nødvendig, kan det ansette personer for å gjøre styret i stand til å utføre pålagte oppgaver som nevnt foran. Dette kan være administrativt ansatte, samt nødvendig ansettelse for å oppnå den sportslige målsettingen i klubben. Fordeling av arbeidsoppgaver i hovedstyret: Leder: er klubbens ansikt utad, og klubbens representant i møter og forhandlinger - DL innkaller til styremøter, forbereder saker og leder møtene ha god oversikt over aktivitetene i klubben ansvarlig for søknad om kommunal støtte(org.tilsett osv 1.mars) Nestleder: fungere som leder under dennes fravær, og bør derfor være valgt med henblikk på at han/hun kan rykke opp som leder på et senere tidspunkt. bistå leder og danne et lederteam med denne. Daglig leder: føre referat over alle styremøter og medlemsmøter Disponerer lagets midler og har fullmakt til klubbens bankkontoer har til enhver tid oversikt over lagets økonomiske situasjon og følger opp denne Arrangementsansvarlig: koordinerer arrangement som klubben arrangerer (ref arr.oversikten) kontakter laga som er ansvarlig for dugnaden til arrangementet Holde oversikt over alle arrangement i regi av Skjold IL i løpet av ett år Planlegge arrangementa mht hvem som skal være med på dugnad Samarbeide med daglig leder og renholdsoperatør når det gjelder arrangement Blir ivaretatt av regnskapskontor: har kjennskap til kontoplan og fører regnskap i henhold til denne (http://www.idrett.no/ftp/lover/doc/kontoplan.htm). setter opp resultatregnskap ved sesongslutt og påser at dette blir revidert til årsmøtet. Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 12

Revisorer: Revisor skal vurdere om årsregnskapet er utarbeidet og fastsatt i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser, og om organisasjonsleddets styre har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser. Hvordan revisjonen utføres finne si NIFs lov kapittel 4 eller på http://www.lovdata.no/nif/hiff-20071128-0002.html#map004 Valgkomité Pr.idag har ikke Skjold IL noen valgkomité. Valgkomiteen har en av klubbens viktigste oppgaver. Den har ansvaret for å rekruttere nye styremedlemmer/-medarbeidere. Valgkomiteen plikter: å gjennomgå for styret og medlemmene hvilke forandringer / nomineringer som kommer til å bli foreslått, før årsmøtet, på det tidspunkt vedtektene bestemmer, avgi skriftlig forslag på nomineringen som skal forelegges medlemmene på årsmøtet, under årsmøtet å presentere valgkomiteens forslag. 8.4. Fotballutvalg Fotballutvalget skal ha oversikt og god kontroll over all fotballaktiviteten i Skjold IL. Fotballutvalget består av: Leder, 3 styremedlemmer, dommerkontakt og trenerkoordinator. Styremedlemmene har ansvar for hver sine aldersgrupper. Styremedlem 1 Styremedlem 2 Styremedlem 3 Ansvarlig for Senior og junior 16 og oppover Fotball 11-16 år Fotball 6-10 år Leder har ansvar: for å kalle inn til møtene en gang i måneden(eller etter behov), og sette opp agenda for møtene. ansvarlig for at det blir skrevet referat hovedansvaret for budsjettet til avdelingen og å kontere regninger før de blir levert daglig leder medlem av hovedstyret Det må utnevnes en vararepresentant som stedfortreder når leder ikke kan møte i hovedstyremøtene. Dette gjøres på første møte etter årsmøtet og rapporteres inn til leder i hovedstyret. Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 13

8.4.1. Oppgaver i fotballutvalget Siden dette utvalget er nytt i 2013 så vil disse oppgavene bare retningsgivende. Dersom fotballutvalget i løpet av 2013 ser behov for endring og at andre oppgaver faller naturlig inn under de så vil det bli tatt med i evalueringen av planen til neste år. Fotballutvalget skal ha ansvar for: Å kalle inn og arrangere møter med trenere og lagledere Bestemme hvilke årsklasser klubben skal melde lag på i serien Påmelding av lag Oppsett av treningstider Få trenere og lagledere til alle lag Samarbeid m/trenerkoordinator Påmelding av cuper Oversikt over cuper Oversikt over trenerkurs Oversikt over hvem som har trenerkurs Følge opp sportsplanen og gjøre den kjent i klubben i samarbeid m/trenerkoordinator Planlegging arrangement/dugnad der fotballag er involvert Utarbeide forslag til budsjett for kommende sesong innen utgangen av november Utarbeide og inngå kontrakt med trenere og spillere på junior- og seniorlag. Ansvarlig her er styremedlem med ansvar for jr./seniorfotballen og daglig leder. Fotballutvalget skal kort sagt ha ansvar for alt som har med fotball å gjøre. 8.5. Håndballutvalg Håndballutvalget i Skjold IL består av leder og 2 styremedlemmer og har ansvar for alle aktivitetene som knytter seg til håndballen. Det betyr at utvalget skal: ha oversikt over alle håndballag i klubben ha ansvar for påmelding av lag (gjelder både serie og cup) melde inn behov for drakter og materiell/utstyr. Være ansvarlig for cuper som lagene skal delta på Ha ansvar for minihåndball - turnering Økonomi hovedstyret er ansvarlig for idrettslagets økonomi Hovedstyret er ansvarlig for å sette opp budsjett før årsmøtet. alle betalte fakturer skal attesteres av avdelingsansvarlig før overlevering til daglig leder hånballstyret skal utarbeide forslag til budsjett for kommende sesong Aktivitet håndball lagene trener 1 eller 2 ganger i uken i hallen lagene får to cuper i løpet av sesongen kampene spilles i helgene Retningslinjer for utøvere Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 14

må være medlem i klubben det året spillerne blir 13 år, MÅ de betale lisens innen 1. januar til Norges håndballforbund for å spille på et lag under sin egen alder, må det søkes dispensasjon. Det må utnevnes en vararepresentant som stedfortreder når leder ikke kan møte i hovedstyremøtene. Dette gjøres på første møte etter årsmøtet og rapporteres inn til leder i hovedstyret. 8.5.1. Oppgaver i håndballutvalget Fordeling av arbeidsoppgaver i håndballutvalget er: Leder er klubbens ansikt utad i håndballmiljøet representerer på møter som RHK innkaller til være klubben sin kontaktperson inn mot håndballforbundet innkaller til møte for håndballtrenere og oppmenn i klubben. møte på hovedstyre sine møter melde på lag i serien finne trenere til alle lagene. Søke om treningstider i hallen. Melde på trenere på kurs (som kommer på mail fra RHK ). Melde på spillere på barnelederkurs/dommerkurs. Være dommerkontakt (sammen med dommeransvarlig ). Melde på spillere til sonesamling. Melde på cuper Ha god oversikt over håndball-lagene i klubben Leder fordeler disse arbeidsoppgavene mellom seg og de andre medlemmene i styret. 8.6. Utvalg for all-/barneidrett Utvalget i allidretten består av en leder og 2 styremedlemmer. All-/barneidretten er et tilbud for alle barn i alderen 3-4 til 6 år. Barneidretten tar sikte for å legge til rette for allsidig idretts-opplæring. Det vil bli lagt vekt på å stimulere barnas fysiske, psykiske og sosiale utvikling innen idrettens normer. Det er fokus på å utvikle basisferdighetene balanse, koordinasjon, bevegelse, mestring og samspill. Det vil også bli innføring i forskjellige idretter f.eks håndball, basketball osv Allidretten starter opp etter høstferien og holder på til rundt påsketider. Aktiviteten er en gang i uken og den er på 1 time. Allidretten følger skoleruta. Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 15

8.6.1. Oppgaver i utvalget for all-/barneidrett Styret må lage en oversikt for hvilke aktiviteter som skal gjennomføres i løpet sesongen. Denne skal inneholde aktiviteter slik at de som er ansvarlige for timen vet hva de skal gjøre. Arbeidsgavene til styret vil være: Være en pådriver for å skaffe nye medlemmer(barn og foresatte). kontakte barnehager og skoler i vårt område for å reklamere for hvilke tilbud vi har i klubben(allidrett, fotball og håndball m.m.) ansvar for å organisere allidretten og informere instruktørene om mulige kurs de kan delta på. 8.7. Dommerkontakt (Dommeravdelingen) Dommeravdelingen skal være direkte underlagt hovedstyret i Skjold IL og dekker både fotball- og håndballdommere. Oppgaver som dommeravdelingen er ansvarlig for: Utarbeide budsjett for både fotball- og håndballavdelingene som vil utgjøre totalbudsjettet for dommeravdelingen. Oppdatert utstyrsavtale. Sørge for tilgjengelig utstyr (klubbdommerskjorter, fløyter, flagg ). Profilere rekrutteringsdommere/kretsdommere med overtrekksutstyr med klubbens logo. Sørge for dommerdrakter etter kretsens regler for de som vil/skal dømme for kretsen 8.8. Ansatte i Skjold IL For tilsette må reiseregninger og andre utgifter være inne til kassere innen utgangen av hver måned. Utbetaling skjer mellom 1 og 7 påfølgende måned. 8.8.1. Daglig leder Daglig leder er ansatt i klubben og har ansvar for daglig drift av klubben. Stillingen er pr.idag en 100% stilling. Daglig leder er ansatt av hovedstyret og skal rapportere til hovedstyret gjennom styreleder. Arbeidsoppgaver og ansvarsområde gis av hovedstyret gjennom leder. Daglig leder skal ikke ta imot oppgaver fra andre enn leder i hovedstyret. En gang i året skal leder i hovedstyret og daglig leder ha medarbeidersamtale. Selv om klubben har daglig leder, er det fortsatt hovedstyret som er ansvarlig for driften av klubben. Oppgaver for daglig leder: Arbeide ut mot samarbeidspartnere Markedsføringsarbeid Overganger Dugnadskoordinator. Tett samarbeid med arrangementsansvarlig i hovedstyre Kontakt med offentlige myndigheter, krets, forbund Medlemsregistrering Anlegg Brannvernsansvarlig HMS ansvarlig Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 16

står for klubbens daglige ledelse og koordinerer klubbens totale aktivitet Økonomiansvar 8.8.2. Renholdsoperatør(Vaktmester) Renholdsoperatøren har ansvar for rengjøring og vask i Skjoldhallen. Stillingsstørrelsen er 80%. Skal ha nært samarbeid med daglig leder. En gang i året skal leder i hovedstyret og rengjøringsoperatør ha medarbeidersamtale. Ansvarsområder er: Vask av gulv og inventar Ansvar for innkjøpsavtaler for renholdsprodukter Innkjøp av varer til kiosken Holde orden inne og ute Ansvar for utleie av Sosialrommet Ansvar for nødvendig verneutstyr Bestille og kjøpe inn varer til daglig drift Ansvar for oppfølging av det teknisk og bygningsmessige Kort sagt: Sørge for at Skjoldhallen er ren og trivelig for alle som bruker hallen. 8.8.3. Trenerkoordinator - fotball Trenerkoordinator er ansatt i Skjold IL og skal jobbe inn mot barne- og ungdomsavdelingen. Han skal rapportere til leder i fotballutvalget. En gang i året skal leder i hovedstyret sammen med leder for fotballutvalget ha medarbeidersamtale med trenerkoordinatoren. Oppgaver for trenerkoordinator: Innarbeide og vedlikeholde sportsplanen Delta på møter i fotballutvalgt (uten stemmerett) Ansvarlig for det faglige innholdet på fotballskolen, samt rettlede og skaffe instruktører Arrangere temasamling vår og høst for trenere o Innholdet kan variere, men utgangspunktet er at dette skal være praktisk relatert Arrangere trenerkurs etter behov i Skjold IL o Aktivitetslederkurs o Trener 1(Uefa C-lisens) kurs Være sparringpartner/veileder for trenere o Være med på noen treninger og veilede hvis det er behov/ønsker om det o Hjelpe trenere med råd og veiledning etter behov, når det gjelder kampforberedelser og kampgjennomgang før seriestart Hospitering o Skaffe seg oversikt over spillere som burde få mulighetene til å hospitere på lag i aldersgrupper over o Dette er i første rekke ment på 11 er lag, med noen få unntak o Holde kontakt med trenerne som får spillere til hospitering og gi tilbakemelding til hovedtrener. Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 17

Konfliktløser o I de situasjoner det kommer opp kritikk fra foreldre på treners rolle, skal trenerkoordinator gå inn og veilede trener i forhold til denne kritikken o Større konflikter håndteres av styret ved leder Fair Play Være med å fremme Fair Play budskapet i til lagene i barne- og ungdomsavdelingen til Skjold IL. Være med på Gul Hegre kvelden som arrangeres en gang i året. Arbeidet skal være rettet inn mot barne- og ungdomsfotballen i Skjold IL.. 9. Utvalg og komiteer i Skjold IL Skjold IL har for tiden følgende utvalg: Ordenskomité Bygg og anleggskomite(godt voksne medlemmer) Julebasarkomité 9.1.1. Dommerkontakt fotball Dommerkontakten har ansvar for: arrangere klubbdommerkurs for alle 14 åringene i Skjold IL. Dette kurset skal holdes i utgangspunktet så tidlig som mulig (januar/februar) Motivere og veilede unge dommere i klubben Motivere unge dommere til å ta rekrutteringsdommerkurs Skaffe dommere til egne cuper eks. Statoil Cup Hvert år lage oversikt over hvem som kan dømme kamper for barneavdelingen og legge denne ut på Skjold sin hjemmeside. Må oppdateres fortløpende. Påse at dommerskjemaet for klubbdommere har riktige satser jobbe inn mot alle avdelinger med dommerregler, endringer i reglene og fair play Kontaktperson mot Rogaland Fotballkrets og Haugaland Dommerlaug 9.1.2. Dommerkontakt håndball Dommerkontakten har ansvar for: Arrangere klubbdommerkurs for dommere (dømme opp til 11 år) Motivere og veilede unge dommere i klubben Motivere og hjelpe klubbdommere til å utvide dommerkompetansen (dømme fra 12 år) Oppdatere dommerliste Oppdatere dommer regningsskjema, satser etc. Være klubbens kontaktperson inn mot håndballforbundet Være behjelpelig under egne cuper - fair play Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 18

9.1.3. Bygg og anleggskomité Ansvar for lagets anlegg.(vedlikehold drift osv.) Daglig leder, renholdsoperatør må være sentrale personer å samarbeide med. Pr.idag har ikke Skjold IL denne komiteen på plass. Består av veterangjengen. 9.1.4. Ordenskomité Denne komiteen skal være sammensatt av 3-4 personer. Komiteen skal ha en leder som rapporterer inn til hovedstyret. Statistikkfører er medlem. Komiteen skal ha ansvar for: Statistikk over administrativ innsats til alle tillitsvalgte Statistikk over antall spilte kamper for A-lag og for 13 til 19 år. Innstille personer til æres- og hedersmedlemmer Oversikt over utnevnelse av pokaler og diplomer ihht til vedtektene Bestille diplomer ifbm utnevnelse av æres- og hedersmedlemmer 9.1.5. Julebasarkomiteen Denne komiteen har en leder. Komiteen har ansvar for planlegging og gjennomføring av basaren. Basaren holdes første søndag etter årsfesten for ungdomsavdelingen. Som regel 2.søndag i november. 9.1.6. Veterangjengen Dette er en komité for godt voksne skjoldmedlemmer. Skjold IL ser gjerne at det finnes en slik komité i klubben. Dette må være en selvstendig komité som driver seg selv. Skjold IL hjelper til med enkle praktiske ting dersom det er nødvendig. Daglig leder er den som skal kontaktes dersom det er behov for avklaringer. 9.2. Foreldremøte Før sesongstart skal det holdes foreldremøter for hvert lag i barne- og ungdomsavdelingen. Gjelder både fotball og håndball. På første møte for sesongen så oppfordres det til å invitere representanter fra hovedstyret eller daglig leder til å delta. Årsaken til dette er å gjøre styret og daglig leder synlig for denne gruppen. 9.3. Trenere og lagledere fotball Før sesongstart skal det holdes et kick-off møte for alle trenere og lagledere i alle avdelingene. Møtene skal deles opp slik at det blir egne møter for de som jobber med barne-, ungdoms- og seniorfotballen. Årsaken til dette er at temaene vil være veldig forskjellige for disse gruppene. Dette møte bør hvert år holdes i løpet av januar/februar måned. Tema for møter i ungdomsavdelingen: - arbeidoppgaver for lagleder - Fair-Play/ Gul Hegre punktene - Skjold IL sin internett side o Hvordan bruke den for trener/lagleder-kort opplæring Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 19

(Her må det informeres om viktigheten med å avlyse/legge inn treningene på nettsiden slik at andre lag kan trene dersom de ønsker det. - Idrettens skadetelefon (Rutiner for innmelding av skader) - FIKS - Kjøregodtgjørelse til bortekamper - Kontingent - Medlemslister - Kamprapport via nettet(16 år og oppover) - Osv Tema for møter i senior: - Skjold IL sin internett side o Hvordan bruke den for trener/lagleder-kort opplæring (Her må det informeres om viktigheten med å avlyse/legge inn treningene på nettsiden slik at andre lag kan trene dersom de ønsker det. - Idrettens skadetelefon (Rutiner for innmelding av skader) - FIKS - Seniorspillere som rollemodeller - Fair Play - Kontingent - Spillerlister - Overganger/Utlån - Kontrakter - osv 9.4. Trener og lagledere håndball Tidleg i sesongstart skal det holdes et kick-off møte for alle trenere og lagledere i alle avdelingene. Møtet bør holdest i oktober Dette møte bør hvert år holdes i løpet av oktober måned. Tema for møtet: - Skjold IL sin internett side o Korleis bruke den for trener/lagleder-kort opplæring - Bli kjent med http://www.handball.no/p1.asp?p=32444 - Lisenser og forsikring - Kontingent - Spillerlister - osv 9.5. Lederutdanning Skjold IL vil jobbe for å få utdannet flere av de tillitsvalgte som ikke er trenere. Aktuelle kurs her er Fotball lederkurs 1. Også andre lederkurs som særforbundene arrangerer bør vurderes til en hver tid. 9.6. Trenerutdanning - Fotball Skjold IL vil jobbe aktivt med å få utdannet flest mulig trenere for alle alderstrinn. RFK kjører slike kurs flere ganger i året og alle som vil kan delta. Kurset er også nyttig for lagledere. Skjold IL dekker alle kostnadene ved slike kurs. Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 20

Aktuelle kurs for trenere er UEFA C lisens kurset består av 4 deler, hver del er på 4 timer. Kurset har fokus på barne- og ungdomsfotballen og hva som er typisk for disse målgruppene og hvilke konsekvenser det bør få for fotballaktivisering, læring og trivselstiltak. Trenerkoordinator har ansvar for å motivere og informere om kurs som gjelder fotball. 9.7. Trenerutdanning - Håndball Skjold IL vil jobbe aktivt med å få utdannet flest mulig trenere for alle alderstrinn. Skjold IL dekker alle kostnadene ved slike kurs. 10. Medlem i Skjold IL Medlemskap i Skjold IL er først gyldig og regnes fra den dag kontingent er betalt. For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem ha vært tilsluttet idrettslaget i minst 1 måned og ha betalt kontingent. Medlemskap i Skjold IL kan opphøre ved utmelding, stryking eller eksklusjon. Utmelding skal skje skriftlig og får virkning når den er mottatt. Eget skjema skal finnes for dette på Skjold IL si hjemmeside. En ansatt kan være medlem i klubben og har da stemmerett på årsmøtet. Strykning kan finne sted av medlem som skylder kontingent for mer enn ett år. Medlem som strykes kan ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. Hvis medlemmet skylder kontingent etter forfalt to års kontingent, skal medlemskapet bringes til opphør ved strykning fra idrettslagets side Ved innmelding skal medlemmene fylle ut et skjema med navn, fødselsdato, adresse, e-post, mobilnr. Dersom det er barn som meldes inn skal også navn på foreldre/foresatte være med. Trenere/lagledere fyller ut denne informasjonen på lagsiden via Skjodl IL sin web-side. Medlemskontingent blir sendt ut fra klubben sin kasserer, ingen undergrupper sender ut egne regninger. 11. Anlegg Skjold IL har i dag tre fotballbaner, en fotballbinge, idrettshall og klubbhus. Fotballbanene: En grasbane i Grinde En kunstgrasbane i Grinde En grasbane i Skjoldastraumen Ballbinge i Skjoldastraumen 11.1. Banetildeling for treninger og treningstider Banekapasiteten er til tider sprengt, og det er vanskelig å finne nok treningstider til alle lagene. Skjold IL prioriterer slik: De yngste får tidlige treningstider, mens de eldste får de seneste treningstidene Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 21

11.1.1. Banetildeling i kampsesongen - Fotball Prioritering av gressbanen i Grinde i kampsesongen er slik: Prioritet 1 : A-laget Prioritet 2 : Damelaget Prioritet 3 : Juniorlagene. Prioritet 4 : 16-års lagene Fra junior og nedover blir det laget som spiller i den høyeste divisjonen prioritert først. Smålagene (5 10 år) kan spille og trene på gras dersom banen er tilgjengelig, årsaken er at de små sliter lite på grasmatta. Kunstgrasbanen har ikke samme prioritering som grasbanen. Denne kan brukes av alle når den er tilgjengelig. I kampsesongen dersom grasbanen ikke er tilgjengelig, vil prioriteringene være som for grasbanen. Det er utarbeidet regler for både gras- og kunstgrasbanen. Disse skal henges opp ved banene slik at alle kan se/lese de. Disse reglene skal ligge ute på hjemmesiden til Skjold IL. 11.2. Tildeling av treningstider i Skjoldhallen NY! Det skal utarbeides en liste over hvordan prioriteringene mellom alle lagene i Skjold IL skal være. Dette gjelder også for fotballag. Daglig leder utarbeider denne. 11.3. Bossrydding Hvert lag skal bidra til å holde det ryddig og pent rundt banene. Ryddelister vil bli utarbeidet slik at hvert lag har en uke hver hvor de er ansvarlige for ryddingen. Ryddingen skal gjøres i forkant eller etterkant av trening/kamp. Ryddelisten for utført arbeid skal signeres trener/lagleder. Dette gjøres ved å sende mail til skjold.idrettslag@skjoldil.com eller at listen leveres daglig leder. Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 22

11.4. Bruk av styrkerommet i Skjoldhallen Det er innført regler for å bruke styrkerommet i Skjoldhallen for å hindre at de oppstår skader og uvettig bruk av rommet. Reglene er som følger: For brukere under 16 år skal det alltid være minst en voksen til stede. Denne voksne har ansvar for at apparatene blir brukt riktig for den aldersgruppen som trener. For brukere mellom 16 år og 18 år skal det alltid være to som trener sammen. Treneren eller en annen voksen skal ha ansvar for brukerne. For brukere over 18 år bør det alltid være to personer under treningen. 12. Arrangement Her er listet opp arrangement som Skjold IL skal ha i løpet ar året. NB! Disse arrangementene er vedtatt på årsmøtet og da kan ikke medlemmene nekte å være med på dugnadene. 12.1. Fotballskole Skjold IL skal arrangere Tine fotballskole i uke 25 hver sommer. Denne kan gå over 3 eller 4 dager alt etter når skolen slutter av for sommerferien. Fotballskolen skal foregå på dagtid fra kl 10 til 14. Skjold IL vil ha egen keepertrening alle dagene for de som ønsker det. Fotballskolen er for alle i alderen 6 til 13 år. Fotballskolen skal gi god fotballfaglig oppfølging og vektlegge gode holdninger som Fair Play (Gul Hegre )og sosialt samvær Er det flere fra en familie som deltar får neste familiemedlem kr. 200 i rabatt. Beløpet deltakerne betaler inkluderer lunsj (siste dagen er det grilling), t-trøye, fotball og diplom. Under fotballskolen vil A-lag spillere være til stede som instruktører. Øvrige instruktører vil være Skjold spillere fra juniorlagene og J16. Disse får betalt kr. 250 pr.dag. Denne innsatsen regnes ikke som dugnad pga at de får betalt. Ansvarlig for det sportslige opplegget er trenerkoordinator. Daglig leder tar seg av det administrative. Foreldre stiller også på dugnad under lunsjen. 12.2. Nissemarsj Skjold IL vil hvert år arrangere nissemarsj for de yngste medlemmene våre. Denne skal arrangeres 1.torsdagen i desember og blir istedenfor all-idretten denne kvelden. Arrangementet er avslutning for all idretten før jul. Marsjen går fra Skjoldhallen og ned til Stemnestaden. Langs ruten settes det opp fakler. På Stemnestaden serveres det varm gløgg. Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 23

Barna betaler 50 kr. Dette inkluderer nissemedalje, grøt og overraskelse fra nissen. Det vil være salg av håndfakler i forkant. Etter marsjen vil det være salg av risengrynsgrøt og saft, kaker og kaffi til de voksne. Dugnadsansvarlige: Utvalget for allidretten 12.3. Statoil Cup Skjold IL skal arrangere Statoil Cup hvert år siste helgen i august. Denne fotball cupen er for gutter og jenter i alderen 8 til 12 år. Invitasjon til cupen skal gå til alle klubbene på Haugalandet, Bømlo og Stord. Denne cupen har fokus på Fair Play og det skal deles ut en pokal til et lag som viser god Fair Play ånd. For å kåre det beste laget mht Fair Play blir alle kampene vurdert av dommerne ved at de fyller ut et skjema. På skjemaet er det enkle spørsmål som de skal de gi poeng på fra en skala fra 1 til 6. Vinneren blir kåret i ettertid og får ettersendt pokalen. I tillegg får alle lag en mail om hvordan de gjorde det i konkurransen. Her er det laget et excel-ark for gjennomsnittsberegning pr. spørsmål. Det skal være åpen kiosk både i Skjoldhallen og på kunstgresset. Fair Play skjemaene skal være klargjort i forkant, dvs at kampene skal stå på skjemaet når dommerne får de. Alle spillerne får en premie(statuett). Sportslig ansvarlig for cupen er trenerkoordinator. Daglig leder har det administrative ansvaret. Det er i foreldrene til gutter og jenter 10 og 11 som skal ha dugnaden. Dommerkontakten er ansvarlig for å skaffe dommere til alle kampene. Dommerne får betalt for hver kamp de dømmer. Satsen er lik den de får når de dømmer ordinære 7 er kamper for Skjold IL. (Se intern dommerregning for satser). Dommerne skal ha klubbtrøyer på seg under kampene. Det settes opp en vaktliste over når foreldrene skal møte for å stå i kiosken. Denne skal sendes ut til alle foreldre i god tid før cupen. Skal også legges ut på nettsiden til Skjold IL. Dugnadsansvarlige: Foreldrene til 10- og 11 årslagene 12.4. Fun dag Skjold IL vil hvert år arrangerer en Fun dag i Grinde for medlemmer, samarbeidspartnerne til klubben og alle andre som vil delta. Dette arrangement vil være en helg i slutten av mai eller begynnelse av juni. Dette arrangementet skal være preget av mange aktiviteter av alle slag og skal være for både store og små. Dugnadsansvarlige: Blir satt opp i dugnadsoversikten som utarbeides i januar. Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 24

12.5. Gul Hegre Se eget avsnitt. 12.6. Kiosk og ballgutter A-lags kamper Under alle A-laget sine hjemmekamper skal det være åpen kiosk. Spilles kampen på gress er det åpen kiosk i Skjoldhallen. Går kampen på kunstgresset så skal det være kiosk i bua ved banen. De som skal stå i kiosken må møte 1 time før avspark. Ball gutter/jenter er 9-års lagene. Disse møter opp ½ time før kampstart. Tribuneselgere møter en ½ time før kamp. (Tribuneselger er en fra kiosken). Dugnadsansvarlige: Foreldrene til 9 års lagene (både gutt og jentelagene). Oversikt blir utdelt så snart kampoppsettet er klart. Ansvarlig for oppsettet er daglig leder. 12.7. Presentasjon av 7-årslagene Skjold IL ønsker hvert år å presentere de nye fotballagene i klubbene. Dette skal skje under en av de første hjemmekampene til A-laget i vårsesongen. 7-åringene marsjerer ut i lag med A-lagsspillerne, de stiller seg opp og alle navnene blir lest opp av speaker. Etter innmarsjen får spillerne en liten overraskelse. 12.8. Årsfest ungdomsavdelingen Se eget avsnitt. Dugnadsansvarlige: Gutt 16-laget 12.9. Årsavslutning A-lag og jr.lag Se eget avsnitt. 12.10. Julebasar Skjold IL har vært år i starten av november julebasar, som regel søndagen etter årsavslutningen for ungdomsavdelingen. Det er en julebasarkomité som er ansvarlig for dette arrangement mht planlegging, loddsalg, gevinster osv Dugnadsansvarlig: Komiteen ordner dette selv. 12.11. Skjold Lotteriet I mai/juni hvert år er det Skjold lotteriet. Det er kassereren som er ansvarlig for å skaffe loddbøker og fordelingen av disse. Kassereren leverer disse til trenere/lagledere som er ansvarlige for å levere ut loddbøkene til sine spillere. Trener/lagleder er også ansvarlig for å få inn loddbøkene og levere de sammen med pengene til kassereren innen tidsfristen. Loddselgere(Dugnadsansvarlig): Alle lag fra 9 år til 16 år. Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 25

12.12. Romjulsdans Skjold IL ønsker å arrangere dans i Skjoldhallen hvert år 2.juledag. (Må tas en vurdering etter hvilken dag 2.juledag faller på.) Dugnadsansvarlige: Blir satt opp i dugnadsoversikten som utarbeides i januar. 12.13. Vår dugnad Vår dugnaden skal være en gang i april måned, helst før fotballkampene starter opp. På denne dugnaden skal det ryddes rundt uteanleggene i Grinde. Dugnadsansvarlige: Alle 12.14. Bingo Skjold IL arrangerer bingo i Sosialrommet hver onsdagskveld. Dugnadsansvarlige: Blir satt opp i dugnadsoversikten som utarbeides i januar. 12.15. Vinter cup Vintercupen arrangeres for seniorlag i 3. og 4. divisjon i Nord Rogaland og Sunnhordaland. Skjold IL er arrangør og har ansvar for kampoppsettet. Kampene spilles i januar og fram til sesongstart. Det spilles bronsefinalen og finalen spilles på samme dag og begge kampene skal spilles i Grinde. Hovedsponsor for cupen er Tyrkiareiser. 13. Informasjon og media Idrettslaget informerer medlemmene via nettsiden som har adresse www.skjoldil.com Skjold IL skal utpeke en person gjerne Daglig leder som forer media med opplysninger om klubben, aktiviteter som pågår o.l. slik at vi kan skape en positiv oppfatning av klubben. Skjold IL sine trenere og spillere skal stille opp for de ulike mediene for i størst mulig grad skape positiv PR for klubben. Klubben skal være aktiv for å skaffe oss mediedekning, som igjen vil gi noe tilbake til våre samarbeidspartnere Ønsker media å vite om klubben sine ambisjoner og strategier, så er det klubben sin leder eller andre styremedlemmer som skal gi dette til media. Trenere og lagledere kan uttale seg om laget sine mål. De må gjerne uttale seg om arbeidet som pågår i klubben og hvilke verdier klubben står for så lenge det er i samsvar med organisasjonsplanen og klubben sine lover og regler. Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 26

13.1. Hjemmesiden Trener og lagleder for alle lag skal ha tilgang til å legge inn informasjon som gjelder eget lag. Skjold IL vil ikke at toppscorere for lagene i barne- og ungdomsfotballen skal legges ut på hjemmesiden. Årsaken til dette er at fotball er et lagspill og alle spillere på et lag er like viktige. Skjold IL sin hjemmeside skal inneholde alle skjemaer, vedtekter og sammendrag fra møter. Organisasjonsplan og andre dokument som inneholder viktig informasjon for medlemmene i Skjold IL skal være tilgjengelige på hjemmesiden. Skjold IL ønsker at hjemmesiden skal være levende og inneholde nyheter. Dette krever at alle som har tilgang til å legge ut informasjon hjelper klubben til å nå dette målet. 13.2. Tilganger til Skjold IL sin hjemmeside NY! Skjold IL sin hjemmeside er basert på KX-web sin løsning. Denne løsningen inneholder mange funksjoner og muligheter og for å være sikker på at opplysninger som blir lagt inn på nettsidene våre blir det lagt inn funksjon ut fra hvilke rolle den enkelte person har i Skjold IL. Tildeling av funksjoner knyttet til roller er: Daglig leder har tilgang til alle funksjonene Leder i hovedstyret får tilgang til Klubbadm. Medlemmer i hovedstyret får tilgang som journalist Trener/oppmenn (håndball, fotball og allidrett) får tilgang som koordinator 13.3. Sosiale medier Når det gjelder sosiale medier som f.eks facebook, gjestesider, sms-er, mms-er osv så vil Skjold IL arbeide for at det som legges ut på slike medier ikke er av krenkende eller støtende art. Skjold IL kan ikke ta ansvar for hva medlemmene legger ut vha disse mediene, men dersom de uttaler seg på vegne av klubben eller som medlemmer av Skjold IL, vil ikke Skjold IL akseptere uønsket adferd. For personer som bryter dette, vil det få konsekvenser. En gylden regel kan være: Vær mot andre på nettet som du vil at andre skal være mot deg. Skjold IL oppfordrer alle til å vise nett vett. 13.4. Tilganger til Skjold IL si Facebook side NY! For å sikre at informasjonen som blir lagt ut på facebook siden til Skjold IL skal følgende roller i klubben ha tilgang: Daglig leder Hovedstyret Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 27

14. Økonomi Hovedstyret er ansvarlig for idrettslagets økonomi Hovedstyret er ansvarlig for å sette opp budsjett før årsmøtet. Alle innkjøp skal godkjennes av styret v/daglig leder. Det skal tegnes underslagforsikring for de som disponerer kontoene Økonomiske kontrakter for trenere, spillere og andre tillitsvalgte skal godkjennes av hovedstyret Det er hovedstyret sammen med kasserer som har ansvaret for den daglige økonomien i Skjold IL. Skjold IL skal føre et regnskap for hver avdeling i regnskapet, dette er i henhold til regnskapsloven. 14.1.1. Budsjett Klubben skal styres etter budsjett som blir målt opp mot regnskapet. Hver avdeling har et budsjett og et regnskap som de er ansvarlig for. Avdelingene er: Avd.nr Avdeling Hovedansvar 100 Styret Hovedstyret 200 A-lag Leder fotballutvalgt 300 Barne- og Leder fotballutvalgt ungdomsutvalget 400 Junior gutt Leder fotballutvalget 500 Huskomité Hovedstyret 600 Håndball Leder håndball 750 Allidretten Leder all-/barneidrett 900 Junior damer Leder fotballutvalget Dommer Dommerkontakt Budsjettarbeid starter i oktober og hver avdeling er ansvarlig for å sende inn sitt budsjettforslag til hovedstyret i november. Fristen vil bli sendt ut til de ansvarlige i slutten av oktober hvert år fra kassereren. Endelig budsjett fremlegges på årsmøte i februar for godkjenning. 14.2. Styringsprinsipp Skal Skjold IL klare å styre og følge opp budsjett og regnskap, er vi helt avhengig av å ha regler for innlevering av kvitteringer, reiseregninger, refusjoner av kostnader, fakturaer osv slik at regnskapsfører kan bokføre og levere et mest mulig oppdatert regnskap til enhver tid. Målsetting for økonomistyringen: Hovedstyret skal ha en grundig gjennomgang av økonomien en gang pr. kvartal. Kassereren har ansvar for å legge dette frem. Lagene og andre tillitsvalgte skal levere inn reiseregninger og andre kostnader innen utgangen av hver måned. Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 28

14.3. Økonomiske ansvarsområder Skjold IL har mange økonomiske ansvarsområder som den skal leve opp til. 14.3.1. Medlemmene Styret i Skjold IL er ansvarlige ovenfor medlemmene at klubben har en ryddig, oversiktlig og god økonomisk drift. 14.3.2. Myndighetene Styret i Skjold IL er ansvarlig ovenfor myndighetene for at klubben drives etter de lover, regler og retningslinjer som gjelder til enhver tid. 14.3.3. Bankforbindelser Styret i Skjold IL er ansvarlig ovenfor sine bankforbindelser som er Haugesund Sparebank. Dette er Skjold IL sin hovedbank. 14.3.4. Samarbeidspartnere Styret i Skjold IL er ansvarlig ovenfor samarbeidspartnerne for en seriøs og god drift. Dersom klubben feiler her vil det skade både klubben og samarbeidspartnerne. 14.4. Inntekter Hovedstyret i Skjold IL budsjetterer inntektene til klubbene. Hovedinntektene til klubben er følgende: Medlemskontingent Samarbeidspartnere Tilskudd fra Tysvær kommune Tippemidler Skiltreklame Dugnader Utleie av Skjoldhallen Lotteri og julebasar Fotballskole Statoil Cup Diverse Summen av disse inntektene er rammene for driften av klubben og utgjør klubben sin omsetning. 14.5. Lodder Lodder som selges i regi av Skjold IL må ses på verdipapir. Alle loddbøker skal returneres tilbake til klubben, også de som ikke er solgt. 14.6. Medlemskontingent Medlemskontingenten fastsettes på årsmøtet som egen sak. jf. egenbestemmelse i idrettslagets lov. 4 Medlemskontingent skal betales for hvert enkelt medlem og skal registreres med navn. Revisor skal hvert år kontrollere at innbetalt kontingent er i samsvar med medlemslister og regnskap. Skjold IL har ikke familiekontingent. Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 29

Kontingent for 2013 Treningsavgift Nivå Medlemskont. Fotball Håndball Senior 300 1200 1200 Junior 300 900 900 Jente/gutt 13-16 år 300 700 700 Jente/gutt 11-12 300 600 600 Jente/gutt 7-10 år 300 500 500 Jente/gutt opp til 7 år 300 0 0 Støttemedlem 300 0 0 Treningsavgift Andre aktiviteter* 300 900 *) gjelder de som trener for moro i Skjoldhallen innebandy, fotball osv Dommer i Skjold IL betaler samme kontingent som støttemedlem. NB! Tillitsvalgte i Skjold IL skal ikke betale treningsavgift for de aktivitetene de er med på i regi av Skjold IL. 14.6.1. Treningsavgift På årsmøtet til Skjold IL i 2012 ble det vedtatt at dersom medlemmene er med på både fotball og håndball betales det halv treningsavgift for aktivitet nummer 2. 14.6.2. Innkrevingsrutiner for medlemskontingent Medlemskap kan de betale heile året, men gjeld kalenderåret. Alle som er aktive med i idrettslaget får giro med betalingsfrist 15.02.2013 Betalingsfrister ellers: Treningsavgift på fotball: 01.05 Treningsavgift på håndball:01.11 Treningsavgift på andre aktiviteter med oppstart vinter/vår: 01.05 Treningsavgift på andre aktiviteter med oppstart haust: 01.11 Dette er hovedprinsippet, men kan komme avvik ut fra dette (f.eks A-fotball må ha betalt før de får evt utstyr. Dvs i feb/mars) 14.7. Utgifter Skjold IL har mange utgifter og de største er: Lønn til ansatte Bilgodtgjørelse og reiseutgifter Dommerutgifter Utgifter til drift av Skjoldhallen Sportsutstyr Lagskontingenter Lån Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 30

14.7.1. Reiser trening og kamp Reiseregning/utlegg - standardskjema: Det er utarbeidet et standardskjema når det gjelder reise og utlegg. Dette skjemaet ligger ute på Skjold IL sin hjemmeside. Dette skjemaet gjelder for alle tillitsvalgte som skal ha dekket reiseutgifter av klubben. Krav til reiseregning: - Alt fylles ut på reiseregningen: navn, adresse, personnummer, bankkonto. til og fra og dato for hver enkelt reise formål med hver enkelt reise ved diett må klokkeslett (avreise/ankomst) oppgis Diett kan kun gis ved pålagt/godkjent reise av ikke fast karakter i oppdrag for arbeids-/oppdragsgiveren Passasjerer skal oppgis med navn - Vedlegg til reiseregningen (kvitteringer): Originalkvitteringer skal alltids vedlegges. Kopier/skanning av kvitteringer godkjennes IKKE Senior trenere: Skjold IL dekker kostnadene med transport til bortekampene. Reiseutgifter til trening dekkes etter klubben sine satser. Disse følger for tiden statens regulativer. Er det passasjerer med så får man betalt for de etter statens regulativer Kjøp av bom brikke eller privat ferjekort dekkes ikke. Gutt/jente trenere: Skjold IL dekker bilgodtgjørelse til bortekampene utenfor et område på 5 mil fra Grinde. Dvs de første 5 og de 5 siste milene dekkes ikke. Ferjeutgifter dekkes av klubben mot kvittering. Bom utgifter dekkes. Alle andre reiser dekkes av lagene selv. Andre lag: Ferjeutgifter dekkes av klubben mot kvittering. Bom utgifter dekkes. Alle andre reiser dekkes av lagene selv. Reiseregningsskjema med dokumentasjon skal leverast ihht tidsplan for alle som krever kompensasjon fra klubben. Navn på passasjerer skal føres opp. Kilometerne som føres opp på reiseskjemaet må være riktige og hver enkelt reise skal føres for seg selv. Det er ikke lov å samle opp turer og føre dette som en linje i skjemaet. For trenere, lagledere eller foreldre må reiseregninger og andre utgifter være inne til kassere innen utgangen av hver måned. Utbetaling skjer mellom 1 og 7 påfølgende måned. For andre tillitsvalgte blir det tatt etter hvert som refusjonsskjemaene(bl.a dommerregninger) kommer inn til kassereren. NB! Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 31

Skjold IL bør vurder ferjekort. Det er 40% rabatt. Eks Daglig leder leverer ut ved behov. Husk: Ungdommer som har ungdomskort må ta dette med ved reiser pga de bl.a reiser gratis med ferja mellom Arsvågen og Mortavika. 15. Regnskap 15.1. Rapportering Det skal utarbeides regnskapsrapport til annen hvert styremøte i Skjold IL. Styremøter blir avholdt 1 gang hver måned. Regnskapsfører er ansvarlig for å legge frem rapport som skal inneholde følgende: Avdelingsvise regnskap sett opp mot budsjett Totalregnskap og regnskapsrapport Føringer på konto (hva er ført) Totalregnskap, balanse Alle inn og utbetalinger skal gå gjennom klubben sin konto, det er ikke lov å sette penger som tilhører klubbens medlemmer inn på personlige kontoer. 15.2. Forsikringer 15.2.1. Fotball Fra 2011 er alle fotballspillere uansett alder, forsikret gjennom NFF sin fotballforsikring. For å være dekket av ordningen må alle spillerne fra 12 år være korrekt registrert i FIKS registeret. Les mer om forsikringen her: www.fotballforsikring.no NB! Det er klubben som er ansvarlig for at spillerne er registrert i FIKS, men for å klare dette er det lagleder sitt ansvar å melde inn nye spillere til daglig leder slik at de kan legges inn i FIKS. Kopi skal sendes til kasserer. 15.2.2. Håndball Alle spillere og dommere som deltar i organisert håndballaktivitet skal løse lisens fra og med det kalenderåret de fyller 13 år. Les mer om forsikringen her: http://www.handball.no/p1.asp?p=1818 Dersom det oppstår skader kan/bør skaden meldes inn elektronisk. Se link: http://www.if.no/web/no/bedrift/vedskade/person/pages/default.aspx 15.3. Egenandeler - fotball Dersom en spiller skulle bli skadet under kamp eller trening skal skaden meldes inn via Idrettens skadetelefon for at spilleren skal få dekke egenandelen ved f.eks røntgen, fysioterapi osv. Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 32

Skadet spiller betaler selv egenandel og får egenandelen refundert av Skjold IL dersom følgende er oppfylt: Betalt kontingent Meldt inn til idrettens skadetelefon Denne ordningen gjelder for alle fotballspillere uansett alder. Telefonnr til Idrettens skadetelefon er 04420. Se linken for mer informasjon. http://www.fotball.no/nff/idrettens-helsesenter/2010/-idrettens-skadetelefon-spesialister-pafotballskader/ NB! Registrering meldes tilbake til daglig leder som melder til kasserer. 15.4. Egenandeler - Håndball Dersom en spiller skulle bli skadet under kamp eller trening skal skaden meldes inn til forsikringsselskapet for at spilleren skal få dekke egenandelen ved f.eks røntgen, fysioterapi osv. Skadet spiller betaler selv egenandel og får egenandelen refundert av Skjold IL dersom følgende er oppfylt: Betalt kontingent Meldt skaden inn til forsikringsselskapet Denne ordningen gjelder for alle spillere fra den datoen de fyller 13 år. NB! Registrering meldes tilbake til daglig leder som melder til kasserer 15.5. Samarbeidsavtaler/Reklame Skjold IL skal framstå som en seriøs, veldrevet og profesjonell organisasjon. Dette skal gjøre klubben attraktiv overfor samarbeidspartnerne. Skjold IL skal profilere det lokale næringslivet i nærmiljøet og på Haugalandet Det skal lønne seg å være samarbeidspartner for Skjold IL 15.5.1. Generelt om samarbeidspartnere Det er daglig leder i Skjold IL som har ansvar for å skaffe til veie og pleie våre samarbeidspartnere. Flere av våre samarbeidspartnere er lojale og har vært med oss i mange år. Klubben vil arbeide for å få flere bedrifter med oss på en langsiktig satsing. På same måte som samarbeidspartnere skal kjenne til klubbens målsettinger, skal vi kjenne til samarbeidspartneren sin målsetning for sin bedrift. Vi skal styrke hverandre og gjøre hverandre gode. Gjennom bygging av relasjoner mellom samarbeidspartnere, skal våre samarbeidspartnere få anledning til å styrke hverandre. Hjemmekampene skal kunne bli en slik arena. Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 33

15.5.2. Samarbeidshefte/brosjyre Skjold IL har utarbeider et konsept hvor klubben har tilpasset ønsker for ulike bedrifter om hvor stor grad de vil at et samarbeid skal være. Det skal også være mulig å skreddersy opplegg for de som ikke synes tilbudet vårt er helt etter deres behov. 15.5.3. Samarbeidspartnere m/skriftlig avtale Her er oversikter over de som Skjold IL har som samarbeidspartnere i 2013: Hovedsamarbeidspartnere: Haugesund Sparebank Imenco Meny Aksdal 15.5.4. Reklame i Skjoldhallen for leietakere Leietakere som leier tid i Skjoldhallen kan ikke ha selge plass i hallen for å henge opp skilt for egne samarbeidspartnere. Dersom de selger reklameplass til egne arrangement til f.eks cuper eller turneringer så er det kun mulig å ha reklame av midlertidig art. Denne reklamen må ikke dekke Skjold IL sin reklame. Reklamen må fjernes så snart arrangementet er over. 15.6. Utleie 15.6.1. Skjoldhallen Sosialrommet Sosialrommet i Skjoldhallen kan brukes til både selskapslokale og konferanselokale. Lokalene kan benyttes til alle selskapelige sammenkomster som bryllup, konfirmasjon, barnedåper, bursdager osv. Leietaker må skrive under på en kontrakt før utleie finner sted. Leietaker får også med seg giro. Mer informasjon finnes på Skjold IL sin nettside. Aldersgrense for å leie sosialrommet er 25 år. Er leietaker yngre må det være en ansvarlig på 25 år eller eldre som er ansvarlig for arrangementet. Det er også mulig å leie selve idrettshallen. Ta kontakt med Heidi Strand for priser og andre spørsmål når det gjelder utleie. Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 34

15.6.2. Framleie av Skjoldhallen og Sosialrommet NY! Det er ikke mulig for privat personer eller organisasjoner til å leie Sosialrommet eller Skjoldhallen for å tjene penger på arrangementet. 15.6.3. Regler for utleie for medlemmer i Skjold IL NY! Det er kun medlemmer som skal kunne få rabatt ved leie av Skjoldhallen og Sosialrommet. 15.7. Kiosk Kiosken skal være åpen under følgende anledninger: - Kiosken skal bemannes ved hver A-lags kamp. Vaktlister lages i starten av året og blir en del av dugnadslisten - Ved avvikling av cuper og annen aktivitet i området skal kiosken være bemannet så sant dette er mulig - Se også kapittelet: Arrangement Dokumentasjonen av kontantsalget må vise ut- og innleverte kontanter. Oppgjørene skal telles og signeres av to personer. Oppgjørsskjema skal fylles ut ved slutt av kiosk. Retningslinjer for utfylling. (Finnes skjema) Hovedansvar for innkjøp til kiosken er Heidi Strand. 15.8. Lønn og honorar Det er hovedstyre i Skjold IL som ansetter trenere og andre ansatte. Ved tilsetting av hovedtrener for A-laget til Skjold IL er det senioravdelingen som har ansvar for å finne kandidater til jobben. Før det tilsettes trener skal det være et møte der representanter fra hovedstyre er med på en samtale med vedkommende der man går gjennom klubben sine verdier, retningslinjer og holdninger. Dette for å sikre seg at treneren vet hva klubben står for før kontrakten blir skrevet. Kontrakten skal skrives i to eksemplarer. Trenere skal skrive under på en kontrakt som er godkjent av hovedstyre. Kontrakten skal være underskrevet før treneren starter opp med treningene i Skjold IL. Kontrakt skal skrives for trenere som skal trene Skjold IL sine senior- og junior lag. Når det gjelder ansatte som får lønn fra Skjold IL så skal det skrives en arbeidskontrakt. Leder i hovedstyret får telefongodtgjørelse på kr. 1000 pr.år. Dekning av telefongodtgjørelse: inntil kr. 1000,- er skattefritt. Forutsetning er tjenestelig behov. Telefonutgiften skal dokumenteres. Dekkes mer skal det skattes etter sjablonregel. Kjøregodtgjørelse: betales det ut kjøregodtgjørelse og andre godtgjørelser skal det leveres kjøreliste og kvittering for utgifter. Når beløpet samlet kommer over kr. 10 000,- skal det innberettes på lønns- og trekkoppgave. Arbeidsgiveravgift: en er fritatt for arbeidsgiver avgift opp til kr. 45 000,- pr person pr år. Men en kan ikke overstige et samlet beløp på kr. 450 000,- Det vil si at en kan ha 10 ansatte som en betaler inntil kr. 45 000,- pr. år. Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 35

Driver organisasjonen økonomisk virksomhet i tillegg til den ordinære organisasjonsdriften, skal lønn som knytter seg til denne virksomheten ikke medregnes i de nevnte grensebeløpene. 15.9. Merverdiavgift Pliktig virksomhet Kioskvirksomhet hvor man har faste, daglige åpningstider Serveringsvirksomhet ved regelmessig avholdte offentlige dansetilstelninger, bingovirksomhet mm. Omsetning som er av profesjonelt preg Tilstelninger/dugnader som varer mer enn 3 dager Sponsor, arenareklame og annonser (dersom tidsskriftet/-ene utkommer mer enn 4 ganger pr år) Fri virksomhet Billettinntekter Vanlige medlems- og startkontingenter Offentlige tilskudd Lotteriinntekter Bingoinntekter Gaver Kiosk salg på egne arrangement. Salg av programmer/kataloger ifb. med arrangementer 16. Klubbutstyr/Klubbprodukter Lagets emblem er et skjold med lagets navn og årstallet for når laget ble stiftet. Fargene er gult og sort. Logo/Emblem Merke Lagets merke er en nål med emblemet på. Emblem og merke må ikke misbrukes. Det kan bæres av alle medlemmer. Nålen skal selges sammen med annet klubbutstyr. Æresmerke Lagets æresmerke er en nål i 14 karat gull. Emblemet er støpt. Designet av Reidun Breistig. Skjold IL har kjøpt og eier formen. Hedersmerke Lagets hedersmerke er en nål i sølv og er ellers lik æresmerket. Flagg Lagets flagg er gult med emblemet i sort i midten. Vimpel Vimpelen skal være gul med emblem og uten frynser. Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 36

Supporterflagg. Supporterflagget skal være i gult og svart. Flagget skal ha Skjold IL sin logo. Drakter/Utstyr 1. Fotball: Gul trøye med sort besetning, sort bukse og gule strømper. Reserve A-lag: Svart, svart og svarte sokker 2. Håndball: Gul trøye med sort besetning, sort bukse og gule strømper. 3. Overtrekk skal være i lagets farger. 4. Windbreakere til alle lag i klubben skal være svarte. På ryggen skal det stå Skjold IL Sunn og positiv fritid. 5. Collagegensere til trenere/lagledere skal være gul eller svart. På ryggen skal det stå Skjold IL Sunn og positiv fritid. 6. Coach jakkene skal vera svarte. Skjold IL logo på venstre side. På ryggen skal det stå Skjold IL Sunn og positiv fritid. 7. Bager skal være svarte med trykk Skjold IL og Sunn og positiv fritid. Skjold IL sin logo skal være trykt på venstre sine alle drakter/overtrektsdrakter, windbreakere, collagegensere og coach jakker. Skjold IL må også til enhver tid oppfylle kravene ovenfor samarbeidspartnerne våre når det gjelder hvordan de skal profileres på utstyret/drakter. Fra 01.01.2010 har Skjold IL inngått avtale med G-sport Amanda. Avtalen ble fornyet i november 2011 og gjelder ut 2013. All trykk på draktene skal være godkjent av hovedstyret inkludert reklame. Klubbprofilering i media Ved annonsering må vilkårene i samarbeidsavtalene sjekkes før trykking. Annonsering/presentasjoner skal inneholde Skjold IL sin logo med stripe Logoen skal være slik: Organisasjonsplan for Skjold IL vedtatt på årsmøtet 2013 37