Målbilde «Digitale pasienttjenester i nord» Lang versjon mai 2016

Målbilde «Digitale pasienttjenester i nord» Lang versjon mai 2016

Innholdsfortegnelse Innhold Side Bakgrunn for og avgrensning av målbildet 3 Dagens utfordringsbilde 7 Veien mot målbildet 10 Fremtidige digitale pasienttjenester i nord 14 Booking av timer Automatisk generering av timeavtale og digital ombooking 17 Varslinger Digitale varslinger 27 Informasjon Sentralisert digital brevløsning, digital pasientinformasjon og digitale skjema 34 Innsjekk og utsjekk - Digital innsjekk og utsjekk 49 Brutto gevinstpotensial 58 2

BAKGRUNN FOR OG AVGRENSNING AV MÅLBILDET 3

Bakgrunn Målbildet for fremtidige pasienttjenester i Helse Nord er utviklet i forbindelse med prosjektet «Digitale pasienttjenester i nord» Målbildet dekker pasienttjenester fra innkalling til utskriving fra sykehus/klinikk og skal gi et bilde av hvordan de fremtidige digitale tjenestene i Helse Nord kan bli Målbildet inkluderer også gevinstberegninger for innføring av nye digitale pasienttjenester i perioden november 2016 til og med 2020 Det er gjennomført to workshoper med Finnmarkssykehuset, Helgelandssykehuset, Nordlandssykehuset og UNN, samt en felles spørreundersøkelse for å innhente innspill og erfaringer. Det er gjennomført møter med prosjekter i Helse Nord som arbeider innen området og i tillegg innhentet informasjon fra andre regioner og nasjonalt Målbildet ble utviklet under delprosjektet «Innføring timer» i perioden februar- mai 2016 av: - Prosjekt «Digitale pasienttjenester i nord»: Bjørn Nilsen, Tove Sørensen, Ragnhild Varmedal, Oddgeir Strømsnes, Tove Normann - Delprosjekt innføring timer: Jarle Strømmen (EY), Hanne Eide Schjølberg (EY) 4

Bakgrunnsmateriale for målbilde Helse Nord Prosjektplan «Digitale pasienttjenester i nord» Erfaringsinnsamling Helse Nord, januar-mai 2016 Erfaringer innsjekk- og utsjekk - Nordlandssykehuset Andre regioner Helse Vest Analyserapport «Hvorfor ringer pasienten», 2015 Helse Bergen Idefaserapport «Ny poliklinikk og dagbehandling», 2015 CEMS Business Project, Haukeland Hospital: Creating the outpatient clinic for the future through customer satisfaction and organizational efficiency (2014) CEMS Business Project, Haukeland Hospital: Cost/Benefit of patient self-registration before, during and after elective medical procedures ( Spring 2015) Nasjonalt DIS Målbilde digitale skjemaer v.0.91 DIS Konsept timebestilling v. 095 DIS Konsept for varsler v.094 DIS Konseptbeskrivelse medisinske prøvesvar v.03 DIS målbilde personvern Stortingsmelding - En Innbygger, en journal Digitalt førstevalg «En kartlegging av hindringer og muligheter» DIFI på vegne av regjeringen Direktoratet for ehelse - Utkast ehelsestrategi - 2016 5

Avgrensninger Det er ikke gjennomført erfaringsinnsamling fra pasienter/pårørende Det er ikke gjort analyser i forskjeller mellom ø-hjelp, inneliggende pasienter og poliklinisk/dagbehandling Det er ikke sett på kommunikasjon i forbindelse med behandling/aktiviteter pasienten gjør utenfor sykehuset Det er ikke sett på alternative organisasjonsformer av behandlingsaktivitet 6

Erfaringer fra workshops i foretakene DAGENS UTFORDRINGSBILDE 7

Utfordringsbilde: Forenklet pasientforløp fra innkalling til utsjekk fra sykehuset Fastlege Undersøkelse av pasient Sender henvisning til sykehus Telefon er pasientens eneste kommunikasjonskanal for ombooking av timer: Telefoner medfører mange avbrytelser gjennom arbeidsdagen for de ansatte og kan medføre dårlig kvalitet på timebookingen. Tall fra Helse Vest viser at 20 % av telefonene omhandlet at pasienten ønsket å endre eller avlyse time SMS-numre i DIPS er av lav kvalitet: Pasient blir spurt om mobilnummer hver gang de møter på poliklinikken, men likevel er det mange numre som er feil. Dette gjør at mye tid går med til å søke etter riktig telefonnummer og mange mottar ikke SMS-varsel. SMS-varsel sendes for tett opp mot time: Ved at SMS-varsel sendes ut 24t før oppsatt time, vil pasient ikke kunne gi beskjed før frist for egenmeldingsfritak og sykehus får veldig kort varsel til å kunne fylle timen. Sender ikke ut faktura ved ikke møtt med melding under 24t før Det er stor variasjon på hvorvidt det sendes ut faktura til pasienter som gir beskjed om at de ikke kan komme til time når det er under 24 timer til oppmøte. De ansatte ønsker å være serviceinnstilte. Innsjekk og utsjekk tar mye tid Både innsjekk og utsjekk tar mye tid. Mye av grunnen er dårlig systemstøtte. Mangler bekreftelse på gjennomført time: Dersom pasient har frikort og får dekket reise, må pasient ha bekreftelse på timen. Dette mangler ofte og pasient ringer da sykehuset for å få bekreftelse i etterkant av timen. Pasient Går til konsultasjon hos fastlege Mottar timebrev Ringer sykehuset for å bytte time Mottar timebrev Mottar SMS varsel 24t før time Møter til time hos spesialist Betaler i skranken Mottar timebrev Spesialist Sykehus mottar og behandler henvisning Undersøker pasient og beslutter ny time Merkantil Bestiller Registerer Sender time til Mottar telefon Sender time til pasienttransport i Oppretter time ferdig pasient om timebytte* Booker om time pasient Oppretter ny time oppgjørsbildet Nissy. Sender time til pasient This work by the VISUAL project is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License. Ufullstendige opplysninger ved henvisning: Mye tid går med på å innhente riktig pasientinformasjon Mangler status på henvisning: Behandling av henvisninger kan ta noe tid og dette medfører at pasientene ringer sykehuset for å få status. Høy kompleksitet rundt timebooking: Koordinering med andre avdelinger, timer med forberedelser, timer med pasientreise mm. gjør at timebooking er tidkrevende og krever en del lokalkunnskap Kort planleggingshorisont: Flere av deltakerne i workshopene indikerer at de kun kan planlegge for ned mot 3 uker av gangen. Pasient får dermed vite om oppsatt time kort tid i forkant (muligens 10 dager før). Da er det stor sannsynlighet for at oppsatt time ikke passer for pasienten. Tap av prioritet: Det varierer stort om pasienten får beskjed om at de vil tape prioritet dersom de ikke velger å benytte timen. Ombooking av time er svært tidkrevende: Det er en stor andel timer som bookes om både av pasienten selv og av sykehuset pga. endringer i arbeidsskjema. Hver ombooking kan ta fra 5 minutter for en enke ltime og opp mot flere timer for de mer komplekse timene. Registrering av oppgjørsbildet er tidkrevende: Det er unødvendig komplisert å gjøre ferdig oppgjør. Det mangler enkle søk for prosedyrekoder og en må huske hvilke koder en skal legge inn. Bestilling av pasientreise tar tid: Når pasient kommer til skranken må pasientreise bestilles gjennom Nissy. Ofte er det også slik at behandler ikke har krysset av for drosje nødvendig og da må også behandler spørres igjen. Dette skjer mens pasient venter i skranken. 8

Nøkkeltall Helse Nord Tall for 2015: Årsaker til at 25 % av timeavtalene i Helse Nord ikke blir gjennomført som planlagt: 817 847 Gjennomførte kontakter/timeavtaler i Helse Nord 100 % 35,5 % 31,3 % 75 % av timeavtalene ble gjennomført og avsluttet som planlagt 15,7 % 11,7 % 6,1 % Total Time ombooket av pasient Time slettet Pasient ikke møtt Annet Time ombooket av sykehus * Hentet ut fra DIPS rapport D-9404 9

VEIEN MOT MÅLBILDET 10

Målet er tjenester som har høy kvalitet i pasientbehandlingen optimaliserer bruk av ressursene på sykehuset gir mer selvbestemmelse for pasienten gjennom økt grad av selvbetjening og tilgjengeliggjøring av informasjon digitalt sikrer pasientsikkerhet og ivaretar personvern sikrer riktig informasjon til riktig tid for pasient og sykehus er moderne og tidsriktig effektiviserer interne og eksterne arbeidsprosesser 11

Forutsetninger for tjenestene Helse Nord har etablert en regional kanalstrategi implementert gjennom tekniske løsninger og rutiner All varsling, innsending og utsending av informasjon skjer via helsenorge.no Ekstern tredjepart håndterer reservasjon ifm. SMS-varsling og mobilnummeroppdatering Alle brev og faktura til pasientene håndteres via betaling på nett, på automat eller sentral utsending Informasjonssikkerhet ivaretas i forhold til lover og forskrifter Mobile first mobil er primær kommunikasjonskanal mot pasient (gjelder ikke pasienter med reservasjon) Sikkerhet innarbeides gjennom privacy by design 12

Veien mot et realisert målbilde 2020 - En optimalisert tjeneste fra inntak til utskriving hvor pasienten er satt i sentrum og behov for sykehusressurser er redusert 2017 - Varsling via helsenorge.no - Digitale skjema - Pasient kan ombooke time digitalt - Sentral brevløsning 2016 - Digital visning og dialog for timeavtaler - Visning av henvisningsstatus - Oppstart innsjekk og betalingsterminal - Vise tilgangslogg - Digital dialog journal - Vise prøvesvar 13

Fremtidige digitale pasienttjenester i nord 1 Booking av timeavtaler 2 Varslinger 3 Informasjon 4 Innsjekk og utsjekk 1.1 Automatisk generering av timeavtaler 1.2 Digital ombooking av timeavtaler 2.1 Digitale varsler 3.1 Sentralisert digital brevløsning 3.2 Digital pasientinformasjon 3.3 Digitale skjema 4.1 Digital innsjekk og utsjekk 14

Brutto gevinstpotensial per område akkumulert for 2017-2020 i MNOK* 312,2 146,4 85,0 44,9 35,9 Total Informasjon Booking av timeavtaler Innsjekk og utsjekk Varslinger *Gevinstberegningene er utført på et utvalg av identifiserte gevinster og inkluderer ikke nødvendige investeringskostnader. 15

Samlet brutto gevinstpotensial per år i MNOK* 312,2 2,1 45,9 60,0 80,6 123,6 Total 2016 2017 2018 2019 2020 *Gevinstberegningene er utført på et utvalg av identifiserte gevinster og inkluderer ikke nødvendige investeringskostnader. 16

1. Booking av timeavtaler 17

«De lette timeavtalene bruker vi kanskje 5 minutter på å booke, de vanskelige kan ta flere timer» Medisinsk service personell 18

«Kanskje 20-30 % av timene i dag er så ukompliserte at pasientene kan booke dem selv» Medisinsk service personell 19

«23 % av henvendelsene på telefon gjelder endre/avbestille timer» Analyserapport «Hvorfor ringer pasienten», Helse Vest 2015 20

Fremtidig målbilde: Konsept 1.1: Automatisk generering av timeavtale Mer enn 80 % av alle timer genereres når det er besluttet at time skal gjennomføres (henvisning godkjent, kontrolltime besluttet osv.) Resterende timer opprettes av medisinsk servicepersonell Dersom pasient dør vil eventuelle fremtidige timeavtaler automatisk slettes Dersom pasient avbestiller en time, vil tilknyttede timer også automatisk fjernes I første omgang vil enkel robotic process automation (RPA) benyttes for å generere timeavtaler Senere vil mer avanserte optimaliseringsmetoder benyttes: - Kritikalitet og prioritet - Utnyttelse av kapasitet - Ventetid - Fristbrudd - Kostnad eks: pasientreiser 21

Veien mot målbilde: Automatisk generering av timeavtale Steg 1 Steg 2 Steg 3 Målbilde Ingen planer Ingen planer Pilotering av automatiseringsløsning gjennom bruk av RPA*, men uten å optimalisere 80 % av timeavtalene vil automatisk genereres basert på optimalisering av prioritet, kostnad og ressursbruk Nov 2016 2017 2018 2020 * Robotic process automation 22

Gevinstkart: Automatisk generering av timeavtaler Resultatmål Gevinst Effektmål Fokusområder for Helse Nords strategi Redusert antall fristbrudd Forbedre kvalitet i administrative prosesser gjennom økt automatisering og standardisering Informasjonsteknologi og telemedisin Automatisk generering av timeavtaler I løpet av 2020 skal timeavtaler automatisk genereres basert på optimalisering av prioritet, kostnad og ressursbruk (machine learning) Ø Ø Bedre likebehandling av pasienter Redusert pasientreisekostnad gjennom optimalisering av timebooking Redusert tid ifm. å finne og booke timeavtale i DIPS Forbedre pasientens brukeropplevelse gjennom økt automatisering og tilgjengeliggjøring av informasjon Effektivisere administrative ressurser Kunnskap, kvalitet og læring Tilgjengelighet Ø Økt kapasitetsutnyttelse ved sykehusene gjennom optimalisering av timebooking Optimalisere helseforetakenes medisinske ressurser God effektivitet og ressursutnyttelse Helseforetaksgevinster Brukergevinst Ø Økonomisk gevinst for foretaket

Fremtidig målbilde: Konsept 1.2 Fremtidig målbilde: Digital ombooking av timeavtaler Juni 2017 Man Tir Ons Tor Fre Mer enn 80 % av alle timer kan ombookes digitalt av pasient (alle automatisk genererte timeavtaler) For de resterende timene kan pasienten sende digital melding via helsenorge.no og be om å få flyttet timen Pasienter som ikke ønsker å kommunisere digitalt med helseforetaket henvender seg til en sentral løsning/avdeling for ombooking av timeavtale Pasient får kun tilgang til timer som er tilgjengelig innenfor visse kriterier (eks: frist, pasientreiser osv.) 24

Veien mot målbilde: Digital ombooking av timeavtaler Steg 1 Steg 2 Steg 3 Målbilde Pasient kan sende digital melding om ombooking (gjelder ikke timer for røntgen) Sykehuset kan svare tilbake 20-30 % av timene vil være mulig å booke om direkte i portal Resterende timer vil ha digital meldingsløsning for ombooking 40-50 % av timene vil være mulig å booke om direkte i portal Minimum 80 % av timene kan ombookes av pasient Sentral løsning/avdeling for ombooking av time for pasienter som ikke kommuniserer digitalt med helseforetaket Nov 2016 2017 2018 2020 25

Gevinstkart: Digital ombooking av timeavtaler Resultatmål Gevinst Effektmål Fokusområder for Helse Nords strategi Økt kontinuitet i arbeidet for medisinsk servicepersonell ved færre avbrytelser gjennom arbeidsdagen Forbedre arbeidstilfredsheten for medisinsk servicepersonell Rekruttering og stabilisering Digital ombooking av timeavtaler Innen november 2016 skal pasient kunne sende digital melding til helseforetaket vedrørende ombooking av timeavtale. Minimum 80 % av timene skal kunne ombookes digitalt av pasienten innen 2020.. Redusert telefonkø for pasient ifm. med ombooking av timer Økt brukertilfredshet gjennom mulighet for å velge klinikk/sykehuset og behandler Ø Redusert telefontid for medisinsk servicepersonell ifm. ombooking av timeavtaler Forbedre kvalitet i administrative prosesser gjennom økt automatisering og standardisering Forbedre pasientens brukeropplevelse gjennom økt automatisering og tilgjengeliggjøring av informasjon Informasjonsteknologi og telemedisin Kunnskap, kvalitet og læring Tilgjengelighet Ø Redusert tid benyttet til ombooking av timeavtaler for medisinsk servicepersonell Effektivisere administrative ressurser God effektivitet og ressursutnyttelse Helseforetaksgevinster Brukergevinst Ø Økonomisk gevinst for foretaket

2. Varslinger 27

«Pasientene etterspør SMS-varsling. Dersom varslingen er riktig satt opp, er vi sikker på at flere vil møte» Medisinsk service personell 28

«Det hjelper ikke om pasienten får SMSvarsel dagen før, vi klarer sjelden å booke om timene på så kort varsel» Medisinsk service personell 29

Ny timeavtale Prøvesvar Mobilovervåkning mottatt Info fra sykehus Fremtidig målbilde: Konsept 2.1- Fremtidig målbilde: Digital varsling Påminning før timeavtale Nytt journaldokument Ny melding til Informasjon etter pasient innsjekk Journaldokument lest Henvisning Ny melding til mottatt pasient Forespørsel om deltakelse Symptomsjekker i forskning Digital varsling er implementert gjennomgående på alle digitale tjenester Varslinger tilpasses: - Behov for forberedelse til time (skjema, tømming, slutte med medikamentbruk osv.) - Pasienter med mange timer (Eks: gruppetimer psykiatri) - Rolle (pasient, pårørende, verge, ledsager) - Type behandling Varslinger optimaliseres i forhold til: - Kritikalitet for pasient - Sannsynlighet for oppmøte Pasient/pårørende kan velge kanal og varslingsprofil Forberedelser Røntgentime før time Skjema tilgjengelig for utfylling av pasient Medikamentpåminning Måling før time 30

Digital varsling kan være.. Forslag til nasjonale varsler * Regionale varsler Ny timeavtale Endret timeavtale Forsinkelse i forbindelse med timeavtale Informasjon om at behandler er klar Påminnelse før timeavtale Timeavtale avlyst Prøvesvar mottatt Henvisning mottatt Påminning om innsjekking Melding om timemulighet fra at en står på shortliste Nytt journaldokument Journaldokument lest Forespørsel om deltakelse i forskning Ny melding til pasient Skjema tilgjengelig for utfylling av pasient Purring på skjema Melding mot definert pasientgruppe *Kilde: Nasjonal IKT, Konsept varsler, 2015 31

Veien mot målbilde: Digital varsling Steg 1 Steg 2 Steg 3 Målbilde Varsling til pasient ved mottak av svar på melding i portalen og ved opplasting av nye journaldokumenter Nasjonal SMS-varsling i forbindelse med timer Standard varslingsstrukutur ved opprettelse av time og påminnelse 1-2 ganger før time Mer intelligent varsling i forhold til timer med forberedelse Intelligent varsling i forhold til tid for utsendelse, timer med forberedelse, sannsynlighet for oppmøte osv. Nov 2016 Pasienter kan endre kanal for varsel 2017 2018 2020 32

Gevinstkart: Digital varsling Resultatmål Gevinst Effektmål Fokusområder for Helse Nords strategi Økt pasienttilfredshet ved at pasient slipper å betale ikke møtt-gebyr Forbedre kvalitet i administrative prosesser gjennom økt automatisering og standardisering Informasjonsteknologi og telemedisin Digital varsling Pasient skal motta varsel ved mottak av svar på melding eller ved opplasting av nye journaldokumenter i portal innen november 2016. Innen 2017 skal pasient motta nasjonale varsler om timeavtale. Senere skal pasienten motta intelligent varsling ift. timer med forberedelser etc. Redusert ventetid for pasient ved sykehuset (slipper å overbooke ved digital varsling) Ø Økt kapasitetsutnyttelse av behandlere og medisinsk servicepersonell ved reduksjon i antall ikke møtt Forbedre pasientens brukeropplevelse gjennom økt automatisering og tilgjengeliggjøring av informasjon Effektivisere administrative ressurser Kunnskap, kvalitet og læring Tilgjengelighet Ø Redusert antall overtidstimer (slipper å overbooke ved digital varsling) Optimalisere helseforetakenes medisinske ressurser God effektivitet og ressursutnyttelse Helseforetaksgevinster Brukergevinst Ø Økonomisk gevinst for foretaket

3. Informasjon 34

«Når vi sender ut timebrevene legger vi ved flere ark og skjema, det er ofte disse som inneholder den viktigste informasjonen for pasienten» Medisinsk service personell 35

«Vi bruker mye tid på å få inn, skanne og legge skjema i journalen, ofte blir de ikke brukt videre» Medisinsk service personell 36

«Dersom timeavtalen ligger på nett behøver jo ikke pasienten å ringe oss når de ikke finner brevet» Medisinsk service personell 37

Eksempler på vedlegg til innleggelsesbrev ved UNN. Registreringsskjema Informasjonsfolder 126 Over 126* ulike vedlegg til innleggelsesbrev per mars 2016. Dette er før HOS-løpet er gjennomført hos UNN. *Antall vedlegg inkluderer ikke vedlegg fra klinikkene Diagnostikk klinikk, Hjerte- og lungeklinikk, Nevro-, ortopedi og rehabiliteringsklinikken og psykisk helse og rus klinikk. Antallet inkluderer heller ikke alle avdelinger ved den enkelte klinikk. Pasientrettigheter Informasjonsbrev 38

Egenskaper ved vedlegg Informasjonsinnhold Det finnes både skjema og informasjonsark som er dynamiske. Dette er skjema og informasjonsark hvor det for eksempl legges inn passord/brukernavn med mer. Typer 01 Vedleggene inneholder både ren informasjon, brosjyrer, veiledning og skjema. 02 03 Viktighetsgrad Informasjonsinnholdet spenner seg fra generell informasjon til informasjon som er svært viktig for pasienten. Eksempler er forberedelser til timeavtale. 04 Inndeling Både informasjonsark og skjema kan inndeles i noen områder: Medisinsk område Sykehusspesifikke Regionale Nasjonale 39

Fremtidig målbilde: Konsept 3.1: Sentralisert digital brevløsning Alle timebrev blir tilgjengelig på helsenorge.no eller sendes ut via DIFI enten via digipost/e-boks eller i posten På lengre sikt vil mesteparten av brevutsendelse erstattes av varslinger og online informasjon Pasienter som har valgt digital løsning for kommunikasjon vil motta elektronisk varsel på SMS/epost/app om oppsatt time og tilhørende informasjon, som vil være tilgjengelig på helsenorge.no 40

Veien mot målbilde: Sentralisert digital brevløsning Steg 1 Brevutsendelse i forbindelse med timer settes ut til DIFI All informasjon som skal sendes med timebrevet er blitt digitalisert Steg 2 Innbyggerne vil fortrinnsvis få tilgang til brev på helsenorge.no. Pasienter som ikke leser brev på helsenorge.no vil få det distribuert via Digitalpost eller sentral brevutsendelse Målbilde Funksjonen brev har i dag, legges inn som integrert del av varslingssystem Pasient mottar informasjonen han/hun behøver på helsenorge.no 2017 2018 2020 Direktoratet for ehelse planlegger å gjennomføre integrasjon mot DIFI allerede i 2017. Dersom dette gjennomføre vil steg 1 utgå og steg 2 vil realiseres allerede i 2017 41

Gevinstkart: Digital brevløsning Resultatmål Gevinst Effektmål Fokusområder for Helse Nords strategi Økt kvalitet i vedlegg til timebrev gjennom standardisering Forbedre kvalitet i administrative prosesser gjennom økt automatisering og standardisering Informasjonsteknologi og telemedisin Digital sentral brevløsning- Timebrev og alle vedlegg skal være digitalisert i løpet av 2017 og sendes ut av DIFI. Senere vil funksjonen brev har i dag, legges inn som en integrert del av varslingssystem. Ø Ø Bedre tilgang til informasjon for pasienten Redusert teknisk drift av brevutsendelse (skrivere, papir osv. ) Redusert kostnad for brevutsendelse ved masseutsendelse Forbedre pasientens brukeropplevelse gjennom økt automatisering og tilgjengeliggjøring av informasjon Effektivisere administrative ressurser Kunnskap, kvalitet og læring Tilgjengelighet Ø Redusert kostnad for brevutsendelse ved digital post God effektivitet og ressursutnyttelse Helseforetaksgevinster Brukergevinst Ø Økonomisk gevinst for foretaket

Fremtidig målbilde: Konsept 3.2: Digitalisert pasientinformasjon All informasjon er strukturert og tilgjengelig for pasient i alle medier. Dette inkluderer blant annet: visning av timeavtaler på helsenorge.no pasientrettigheter all informasjon som vedlegges timebrevet informasjon om behandling kart over sykehuset og praktisk informasjon om sykehusets fasiliteter Informasjonen som gjøres tilgjengelig kan være fra nasjonale, regionale og lokale informasjonskilder Utnytter mulighetsrommet som ligger i felles webløsning for spesialisthelsetjenesten 43

Veien mot målbilde: Digitalisert pasientinformasjon Steg 1 Steg 2 Steg 3 Målbilde Alle timeavtaler er tilgjengelig på helsenorge.no Nov 2016 All informasjon som sendes med timebrevet er digitalisert og tilgjengelig som PDF sammen med timeavtale 2017 All informasjon som sendes med timebrevet er digitalisert og lagret som strukturert informasjon sammen med timeavtale 2018 Pasient mottar informasjonen han/hun behøver på helsenorge.no Praktisk og tilpasset informasjon gis til pasienten ved oppmøte på sykehus via innsjekkingsautomat 2020 44

Gevinstkart: Digital pasientinformasjon Resultatmål Gevinst Effektmål Fokusområder for Helse Nords strategi Bedre masterdatakvalitet Forbedre kvalitet i administrative prosesser gjennom økt automatisering og standardisering Informasjonsteknologi og telemedisin Digital pasientinformasjon Innen november 2016 er alle timeavtaler tilgjengelig på helsenorge.no. Innen 2018 er all informasjon som sendes med timebrevet digitalisert og lagret som strukturert data sammen med timeavtalen. Senere vil pasient motta all informasjon han/hun behøver på helsenorge.no Enklere og strukturert tilgang til pasientinformasjon for pasient Forbedre pasientens brukeropplevelse gjennom økt automatisering og tilgjengeliggjøring av informasjon Effektivisere administrative ressurser Kunnskap, kvalitet og læring Tilgjengelighet Enklere og strukturert tilgang til pasientinformasjon for behandler og merkantilt servicepersonell Optimalisere helseforetakenes medisinske ressurser God effektivitet og ressursutnyttelse Helseforetaksgevinster Brukergevinst Ø Økonomisk gevinst for foretaket

Fremtidig målbilde: Konsept 3.3: Digitale skjema Alle skjema som pasienten mottar i forbindelse med en timeavtale, før, under og etter er digitalisert Skjema er forhåndsutfylt med kjent informasjon og lagres strukturert i journalen Dersom påkrevd skjema ikke fylles ut, sendes purring til pasienten slik at alt er klart når pasienten ankommer sykehuset Scoringskjema for psykiatrien er inkludert i løsningen for å skape en helhetlig tjeneste for pasienten Pasient mottar brukerveiledning ved utfylling av skjema 46

Veien mot målbilde: Digitale skjema Steg 1 Ingen planer Steg 2 Alle skjema som sendes til pasient skal være lagret elekronisk slik at de også er tilgjengelig under timeavtalen på helsenorge.no Målbilde Alle skjema som pasienten mottar i forbindelse med en timeavtale (før, under og etter) er digitalisert Data fra skjemaene er preutfylt med kjent informasjon og lagres strukturert i journalen Nov 2016 2017 2020 47

Gevinstkart: Digitale skjema Resultatmål Gevinst Effektmål Fokusområder for Helse Nords strategi Bedre informasjonsgrunnlag for rett behandling Forbedre kvalitet i administrative prosesser gjennom økt automatisering og standardisering Informasjonsteknologi og telemedisin Digitale skjema - Alle skjema som pasienten mottar i forbindelse med timeavtale skal være lagret elektronisk innen 2017. Senere skal alle skjema ifm. timeavtale være digitalisert og preutfylt med kjent informasjon og lagres strukturert i journalen. Økt pasientsikkerhet for sensitiv informasjon Redusert tidsbruk for pasient ved utfylling av skjema gjennom preutfylling av kjent informasjon Økt pasienttrygghet og kvalitet gjennom veiledning for utfylling av skjema Enklere og strukturert tilgang til dokumenter/informasjon for behandler og medisinsk service personell Forbedre pasientens brukeropplevelse gjennom økt automatisering og tilgjengeliggjøring av informasjon Optimalisere helseforetakenes medisinske ressurser Kunnskap, kvalitet og læring Tilgjengelighet Ø Redusert tidsbruk på manuell håndtering av inngående skjema Effektivisere administrative ressurser God effektivitet og ressursutnyttelse Helseforetaksgevinster Brukergevinst Ø Økonomisk gevinst for foretaket

4. Innsjekk og utsjekk 49

«Egentlig har vi som oftest ikke behov for å møte pasienten hverken ved innsjekk eller utsjekk. Pasientene er ikke her for å møte oss og ønsker heller å bruke tiden sin hos behandler» Medisinsk service personell 50

«Vanskelig å finne frem til rett sted. Fant ikke resepsjonen» «I am not Norwegian, difficult to understand where to go» «Rakk vi timen? Nei da. Det var feil blå stripe. Hvordan i all verden skal vi vite at det er feil blå stripe?» Pasientuttalelser, idefaserapport Ny poliklinikk og dagbehandling, Helse Bergen, 2015 51

«Dersom en pasient både skal ha ny time, betale og få bestilt pasienttransport bruker vi nok 10-15 minutter mens pasienten venter i skranken» Medisinsk service personell 52

Fremtidig målbilde: Konsept 4.1: Digital innsjekk og utsjekk Innsjekk via mobil, pc eller automat på sykehuset tilpasset til ulike former for lokasjoner Pasient får tilgang til nødvendig informasjon om oppmøtested, parkering m.m. Muligheter for guiding via mobil Ved behov for assistanse kan personell kontaktes via automat Strukturering og automatisering av betalingsunderlag Pasient betaler på nett eller automat når han/hun forlater sykehuset. Hvis ikke genereres faktura ut sentralt og sendes til pasient Bekreftelse på gjennomført time genereres automatisk og sendes digitalt til pasientreiser Skrankene i poliklinikkene fjernes gradvis 53

Mer detaljert om digital innsjekk og utsjekk Før Før konsultasjon Pasient kan sjekke inn ved hjelp av sin mobiltelefon. Her vil vedkomne få nyttig informasjon om hvor han/hun skal møte til timen, parkeringsinformasjon, med mer. Dersom pasient ikke sjekker inn via mobiltelefonen, kan han/hun gjøre dette på automater på sykehuset. Under Under oppholdet på sykehuset Pasient får guiding via mobiltelefonen til hvor han/hun skal møte opp. Dersom pasient ikke har mobil, vil det stå automater hvor vedkomne kan se oppmøtested og sjekke inn dersom dette ikke allerede er gjort. Pasient får varsler ved forsinkelser og når han/hun skal gå til behandlers rom. I tillegg vil pasient få tilgang til praktisk informasjon som for eksempel hvor nærmeste kantine er med mer. Behandlere kan benytte innsjekkinformasjon til køstyring og utnytte tilfeller hvor pasienter ikke møter. Mulighet for å legge inn ekstra mobilnummer for verge eller andre. Etter Etter konsultasjon Pasienten kan betale på automat eller velge betaling via sin mobiltelefon. Dersom pasienten ikke har betalt innen 5 dager etter konsultasjon, vil det automatisk genereres en faktura som sendes til pasienten. Pasienten mottar også pasienttilfredshetsundersøkelse og andre relevante skjema. Dersom videre behandling er avtalt vil han/hun få informasjon om dette. Dersom pasient skal ha dekket transport kan han/hun motta bekreftelse på oppmøte på mobil eller skrive ut på automat. Pasient får beskjed om ny time og videre oppfølging. Dersom pasient har frikort og har benyttet pasientreiser sendes bekreftelse på gjennomført konsultasjon automatisk. 54

Betalingsløsninger automatisert og tilpasset ulike forhold på sykehuset På automat Mobil eller pc Faktura tilsendt 55

Veien mot målbilde: Digital innsjekk og utsjekk Steg 1 Oppstart arbeid med innsjekk og utsjekk 2016 Steg 2 Innsjekking og betaling via automater også for inneliggende og røntgen Pasient mottar melding om forsinkelse eller beskjed om å gå til behandlingsrom 2017 Målbilde Innsjekking via mobil, pc eller på automat Tilpasset informasjon om oppmøte gis og evt. innfylling av skjema som ikke er gjennomført gjøres under innsjekking Utsjekking og betaling skjer på automat Kommunikasjon til pasienten ved venting på mobil Skrankene i poliklinikkene er fjernet 2020 56

Gevinstkart: Digitale innsjekk og utsjekk Resultatmål Gevinst Effektmål Fokusområder for Helse Nords strategi Ø Redusert personell i resepsjon for håndtering av innsjekk/utsjekk ved sykehusene Effektivisere administrative ressurser Tilgjengelighet Digital innsjekk og utsjekk Innsjekk og betaling via automater for poliklinikker skal være tilgjengelig innen november 2016. Senere skal det være mulig for pasient å sjekke inn via telefon, PC eller automat og skrankene skal fjernes. Ø Redusert tid ifm. utfylling og håndtering av betalingsinformasjon for behandler/medisinsk service personell Mindre ventetid for pasienten ved innsjekk og utsjekk Optimalisere helseforetakenes medisinske ressurser Forbedre kvalitet i administrative prosesser gjennom økt automatisering og standardisering God effektivitet og ressursutnyttelse Informasjonsteknologi og telemedisin Bedre tilgang til informasjon om ventetid, fasiliteter mm. for pasienten og pårørende Forbedre pasientens brukeropplevelse gjennom økt automatisering og tilgjengeliggjøring av informasjon Kunnskap, kvalitet og læring Helseforetaksgevinster Brukergevinst Ø Økonomisk gevinst for foretaket

Vedlegg BRUTTO GEVINSTPOTENSIAL FOR ET UTVALG GEVINSTER 58

Avgrensninger og bakgrunnsinformasjon gevinstberegninger Gevinstberegninger viser til et potensiale med maksimalt uttak. Med tanke på det allerede kritiske behovet for medisinsk service personell, vil gevinstene i årsverk muliggjøre aktivitetsøkning og dermed begrense behov for ansettelser. Antall fremtidige konsultasjoner er ikke fremskredet i forhold til økt aktivitet Utgangspunkt for analyser er virksomhetstall for 2015 Antatt tidsbruk på arbeidsoppgaver er hentet inn gjennom spørreundersøkelse og workshoper med helseforetakene og ikke gjennom nullpunktmålinger Det er fokusert på effektene resultatmålene gir, ikke når fullstendig gevinst er realisert 59

1. Booking av timeavtaler 60

Gevinstkart: Automatisk generering av timeavtaler Resultatmål Gevinst Effektmål Fokusområder for Helse Nords strategi Redusert antall fristbrudd Forbedre kvalitet i administrative prosesser gjennom økt automatisering og standardisering Informasjonsteknologi og telemedisin Automatisk generering av timeavtaler I løpet av 2020 skal timeavtaler automatisk genereres basert på optimalisering av prioritet, kostnad og ressursbruk (machine learning) Ø Ø Bedre likebehandling av pasienter Redusert pasientreisekostnad gjennom optimalisering av timebooking Redusert tid ifm. å finne og booke time avtale i DIPS Forbedre pasientens brukeropplevelse gjennom økt automatisering og tilgjengeliggjøring av informasjon Effektivisere administrative ressurser Kunnskap, kvalitet og læring Tilgjengelighet Ø Økt kapasitetsutnyttelse ved sykehusene gjennom optimalisering av timebooking Optimalisere helseforetakenes medisinske ressurser God effektivitet og ressursutnyttelse Helseforetaksgevinster Brukergevinst Ø Økonomisk gevinst for foretaket

Gevinstkart: Digital ombooking av timeavtaler Resultatmål Gevinst Effektmål Fokusområder for Helse Nords strategi Økt kontinuitet i arbeidet for medisinsk servicepersonell ved færre avbrytelser gjennom arbeidsdagen Forbedre arbeidstilfredsheten for medisinsk servicepersonell Rekruttering og stabilisering Digital ombooking av timeavtaler Innen november 2016 skal pasient kunne sende digital melding til helseforetaket vedrørende ombooking av timeavtale. Minimum 80 % av timene skal kunne ombookes digitalt av pasienten innen 2020.. Redusert telefonkø for pasient ifm. med ombooking av timer Økt brukertilfredshet gjennom mulighet for å velge klinikk/sykehuset og behandler Ø Redusert telefontid for medisinsk servicepersonell ifm. ombooking av timeavtaler Forbedre kvalitet i administrative prosesser gjennom økt automatisering og standardisering Forbedre pasientens brukeropplevelse gjennom økt automatisering og tilgjengeliggjøring av informasjon Informasjonsteknologi og telemedisin Kunnskap, kvalitet og læring Tilgjengelighet Ø Redusert tid benyttet til ombooking av timeavtaler for medisinsk servicepersonell Effektivisere administrative ressurser God effektivitet og ressursutnyttelse Helseforetaksgevinster Brukergevinst Ø Økonomisk gevinst for foretaket

Gevinstberegninger: 1. Booking av timeavtaler For booking av timeavtaler er det gjort gevinstberegninger for følgende to foretaksgevinster: Gevinstkart: Automatisk generering av timeavtaler Gevinstkart: Digital ombooking av timeavtaler 1 Redusert tid ifm. å finne og booke timeavtale i DIPS 2 Redusert telefontid for medisinsk servicepersonell ifm. ombooking av timeavtaler Gevinstene er beregnet i MNOK og i antall årsverk. 63

Bakgrunnsdata/antagelser for gevinstberegningene 1 Redusert tid ifm. å finne og booke time i DIPS De enkle timeavtalene er de første som vil bli automatisk generert, deretter vil det gradvis legges til automatisk generering av mer komplekse timeavtaler: 1) Antall avtaler som ble booket i Helse Nord, 2015 1 : 1 091 821 2) Tiden det tar å finne og booke en timeavtale i DIPS varierer. Vi tar utgangspunkt i at de 20 % enkleste timeavtalene tar i gjennomsnitt 5 min å booke, de 40 % enkleste tar i gjennomsnitt 7,5 min å booke og de 80 % enkleste tar i snitt 10 minutter 2. Gevinsten ved automatisk generering av timeavtaler vil derfor øke etter hvert som de mer komplekse og tidkrevende timeavtalene blir automatisk generert: 4) Gitt ulikhetene i tidsbruk per booking får vi følgende kostnader (NOK) per timebooking: Kostnad/booking (NOK): 5) Antar at en andel av pasientene vil benytte seg av denne muligheten og at andelen vil øke fremover i tid. Andel av pasientene som benytter seg av tilbudet: 20 % 40 % 80 % 31,6 47,5 63,3 2016 10 % 2017 25 % 2018 40 % 2019 60 % 2020 80 % Oppsummert: 20 % 40 % 80 % 5,0 7,5 10,0 Minutter/booking 3) Standardverdiene for timekostnad per ansatt og arbeidstimer per år : Kostnad/timer - medisinsk servicepersonell: Antall arbeidstimer per år: 380 1580 1) Kilde: DIPS rapport D-9404, virksomhetstall 2015, 2) Erfaringsrapport - Innsikt i dagens situasjon og fremtidens digitale pasienttjenester, Mai 2016 64

Omtrent hvor lang tid tar det å booke og endre enkle timeavtaler?: 24% 24% 22% 22% 17% 16% 19% 10% 12% 9% 14% 7% 2% 2% 1% 1% 0% 0% 1 2 3 4 5 6-10 11-20 21-30 > 30 Antall minutter Opprette enkel time Endre enkel time Kilde: Questback for prosjektet Digitale pasienttjenester i nord 2016. Besvart av Nordlandssykehuset, UNN, Helgelandssykehuset og Finnmarkssykehuset. Spørreundersøkelsen er ikke avsluttet.

Omtrent hvor lang tid tar det å booke og endre komplekse timer timeavtaler?: 37% 34% 33% 33% 11% 7% 7% 11% 4% 5% 4% 2% 2% 2% 1% 1% 3% 3% mindre enn 5 5 til 10 11 til 20 21 til 30 31 til 40 41 til 50 51 til 60 > 60 >120 Antall minutter Opprette kompleks time Endre kompleks time Kilde: Questback for prosjektet Digitale pasienttjenester i nord 2016. Besvart av Nordlandssykehuset, UNN, Helgelandssykehuset og Finnmarkssykehuset. Spørreundersøkelsen er ikke avsluttet.

Bakgrunnsdata/antagelser for gevinstberegningene 2 Redusert telefontid for medisinsk servicepersonell ifm. ombooking av timeavtaler 1) Antall avtaler som ble ombooket etter ønske fra pasientene i Helse Nord 2015 1 : 96 599 2) Merkantilt personell besvarer i dag alle henvendelser om rebooking på telefon. Ved å innføre digital ombooking vil behandlingstiden per ombooking i snitt reduseres med 2 : 3 minutter 4) Det antas at en andel av pasientene vil benytte seg av denne muligheten og at andelen vil øke fremover i tid: 2016 Andel av pasientene som benytter seg av tilbudet: 10 % 2017 25 % 2018 40 % 2019 60 % 2020 80 % 3) Det forutsettes at andel strukturerte timer som kan tilgjengeliggjøres for ombooking av pasient en selv, øker gradvis opp til 80 % i 2020. Kostnad/booking (NOK): Andel timeavtaler som kan ombookes av pasient: Antall avtaler som kan ombookes av pasient: 2016 0 % - 2017 20 % 19320 2018 40 % 38640 2019 50 % 48300 2020 80 % 77279 4) Standardverdiene for timekostnad per ansatt og arbeidstimer per år: Kostnad/timer - medisinsk servicepersonell: Antall arbeidstimer per år: 380 1580 1) Kilde: DIPS rapport D-9404, virksomhetstall 2015, 2) Erfaringsrapport - Innsikt i dagens situasjon og fremtidens digitale pasienttjenester, Mai 2016 67

Gevinstberegninger: Booking av timeavtaler 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 Brutto gevinstpotensial for området booking av timeavtaler (MNOK)* 0 0,1 7,2 21,3 56,5 2016 2017 2018 2019 2020 *Gevinstberegningene inkluderer ikke nødvendige investeringskostnader. Digital ombooking av timeavtaler Automatisk generering av timeavtaler 100,0 90,0 80,0 70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 Brutto gevinstpotensial for området booking av timeavtaler (antall årsverk)* 0 0,2 12 35,5 94,1 2016 2017 2018 2019 2020 Digital ombooking av timeavtaler Automatisk generering av timeavtaler Gevinst: Redusert tid ifm. å finne og booke timeavtale i DIPS Gevinst: Redusert telefontid for medisinsk servicepersonell ifm. ombooking av timeavtaler 68

2. Varslinger 69

Gevinstkart: Digital varsling Resultatmål Gevinst Effektmål Fokusområder for Helse Nords strategi Økt pasienttilfredshet ved at pasient slipper å betale ikke møtt-gebyr Forbedre kvalitet i administrative prosesser gjennom økt automatisering og standardisering Informasjonsteknologi og telemedisin Digital varsling Pasient skal motta varsel ved mottak av svar på melding eller ved opplasting av nye journaldokumenter i portal innen november 2016. Innen 2017 skal pasient motta nasjonale varsler om timeavtale. Senere skal pasienten motta intelligent varsling ift. timer med forberedelser etc. Redusert ventetid for pasient ved sykehuset (slipper å overbooke ved digital varsling) Ø Økt kapasitetsutnyttelse av behandlere og medisinsk servicepersonell ved reduksjon i antall ikke møtt Forbedre pasientens brukeropplevelse gjennom økt automatisering og tilgjengeliggjøring av informasjon Effektivisere administrative ressurser Kunnskap, kvalitet og læring Tilgjengelighet Ø Redusert antall overtidstimer (slipper å overbooke ved digital varsling) Optimalisere helseforetakenes medisinske ressurser God effektivitet og ressursutnyttelse Helseforetaksgevinster Brukergevinst Ø Økonomisk gevinst for foretaket

Gevinstberegninger: 2. Varslinger For varslinger er det gjort gevinstberegninger for følgende foretaksgevinst: 1 Økt kapasitetsutnyttelse av behandlere og medisinsk servicepersonell ved reduksjon i antall ikke møtt Gevinstene er beregnet i MNOK og i antall årsverk. 71

Bakgrunnsdata/antagelser for gevinstberegningene 1 Økt kapasitetsutnyttelse av behandlere og medisinsk servicepersonell ved reduksjon i antall ikke møtt Antall leger per timeavtale: Antall sykepleiere: 1, 0 0,6 1) Antall timeavtaler som ble kansellert fordi pasient ikke møtte opp/ikke ga beskjed, Helse Nord 2015 1 : 31 588 Antall tapte arbeidstimer leger per år: Antall tapte arbeidstimer sykepleiere per år: Totalt antall tapte timer per år: 63 176 37 906 101 082 2) Det er stor variasjon i varigheten for oppsatte avtaler på grunn av stor variasjon i de ulike behandlingene/ konsultasjonene som skal gjennomføres. Det benyttes derfor scenarioer i estimeringen 2 : Antall timer/avtale - Optimistisk scenario: Antall timer/avtale - Konservativt scenario: Antall timer/avtale Forventningsverdi: 3) Ut fra antagelsene over beregnes tapt avtaletid for Helse Nord i 2015: Antall tapte timer: Hvis ønskelig er det mulig å legge inn en antagelse om at x % av denne tiden ikke er tapt tid pga. overbooking, annet verdiskapende arbeid/etc. 4) Antall medisinsk personell som er bundet til en pasient ved en timeavtale varierer. For å beregne tapte timer og årsverk på grunn av mangelfullt oppmøte uten beskjed benyttes følgende antakelser: 1 3 2 63 176 Antall arbeidstimer per år: Antall tapte årsverk leger: Antall tapte årsverk sykepleiere: Totalt antall tapte årsverk: 5) Standardverdiene for årlig kostnader per ansatt : Leger/anestesileger Sykepleiere: Leger (MNOK): Sykepleiere (MNOK): Totalt (MNOK): 6) Innføring av digital varsling vil kunne redusere antall ikke møtt. Det antas at desto mer intelligent denne varslingen er, desto færre timer vil bli registrert som ikke møtt uten beskjed 3 : 2016 1580 40 24 64 1 200 000 600 000 48 24 62 2017 2018 2019 2020 Andel redusert ikke møtt: 0 % 10 % 12,5 % 15 % 20 % 1) Kilde: DIPS rapport D-9404, virksomhetstall 2015, 2) Kilde: Masterrapport: Cost/Benefit of patient self-registration before, during and after elective medical procedures : Case fra dagkirurgiklinikken ved Haukeland. Eventuelt hente inn nye antakelser fra workshops, 3) Kilde: Samtale med Stig Atle Gjøen, Helse Bergen indikerte at ikke møtt ble redusert mellom 10-15 % ved innføring av SMS-varsling, januar 2016 72

Gevinstberegninger: Varslinger 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 Brutto gevinstpotensial for området varslinger (MNOK)* 6,2 7,8 9,4 12,5 Digital varsling 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 Brutto gevinst for området varslinger(antall årsverk)* 12,8 9,6 8 6,4 Digital varsling 2,0 0,0 0 2016 2017 2018 2019 2020 2,0 0,0 0 2016 2017 2018 2019 2020 *Gevinstberegningene inkluderer ikke nødvendige investeringskostnader. Gevinst: Økt kapasitetsutnyttelse av behandlere og medisinsk servicepersonell ved reduksjon av antall ikke møtt til timeavtale. 73

3. Informasjon 74

Gevinstkart: Digital brevløsning Resultatmål Gevinst Effektmål Fokusområder for Helse Nords strategi Økt kvalitet i vedlegg til timebrev gjennom standardisering Forbedre kvalitet i administrative prosesser gjennom økt automatisering og standardisering Informasjonsteknologi og telemedisin Digital sentral brevløsning- Timebrev og alle vedlegg skal være digitalisert i løpet av 2017 og sendes ut av DIFI. Senere vil funksjonen brev har i dag, legges inn som en integrert del av varslingssystem. Ø Ø Bedre tilgang til informasjon for pasienten Redusert teknisk drift av brevutsendelse (skrivere, papir osv. ) Redusert kostnad for brevutsendelse ved masseutsendelse Forbedre pasientens brukeropplevelse gjennom økt automatisering og tilgjengeliggjøring av informasjon Effektivisere administrative ressurser Kunnskap, kvalitet og læring Tilgjengelighet Ø Redusert kostnad for brevutsendelse ved digital post God effektivitet og ressursutnyttelse Helseforetaksgevinster Brukergevinst Ø Økonomisk gevinst for foretaket

Gevinstkart: Digital pasientinformasjon Resultatmål Gevinst Effektmål Fokusområder for Helse Nords strategi Bedre masterdatakvalitet Forbedre kvalitet i administrative prosesser gjennom økt automatisering og standardisering Informasjonsteknologi og telemedisin Digital pasientinformasjon Innen november 2016 er alle timeavtaler tilgjengelig på helsenorge.no. Innen 2018 er all informasjon som sendes med timebrevet digitalisert og lagret som strukturert data sammen med timeavtalen. Senere vil pasient motta all informasjon han/hun behøver på helsenorge.no Enklere og strukturert tilgang til pasientinformasjon for pasient Forbedre pasientens brukeropplevelse gjennom økt automatisering og tilgjengeliggjøring av informasjon Effektivisere administrative ressurser Kunnskap, kvalitet og læring Tilgjengelighet Enklere og strukturert tilgang til pasientinformasjon for behandler og merkantilt servicepersonell Optimalisere helseforetakenes medisinske ressurser God effektivitet og ressursutnyttelse Helseforetaksgevinster Brukergevinst Ø Økonomisk gevinst for foretaket

Gevinstkart: Digitale skjema Resultatmål Gevinst Effektmål Fokusområder for Helse Nords strategi Bedre informasjonsgrunnlag for rett behandling Forbedre kvalitet i administrative prosesser gjennom økt automatisering og standardisering Informasjonsteknologi og telemedisin Digitale skjema - Alle skjema som pasienten mottar i forbindelse med timeavtale skal være lagret elektronisk innen 2017. Senere skal alle skjema ifm. timeavtale være digitalisert og preutfylt med kjent informasjon og lagres strukturert i journalen. Økt pasientsikkerhet for sensitiv informasjon Redusert tidsbruk for pasient ved utfylling av skjema gjennom preutfylling av kjent informasjon Økt pasienttrygghet og kvalitet gjennom veiledning for utfylling av skjema Enklere og strukturert tilgang til dokumenter/informasjon for behandler og medisinsk service personell Forbedre pasientens brukeropplevelse gjennom økt automatisering og tilgjengeliggjøring av informasjon Optimalisere helseforetakenes medisinske ressurser Kunnskap, kvalitet og læring Tilgjengelighet Ø Redusert tidsbruk på manuell håndtering av inngående skjema Effektivisere administrative ressurser God effektivitet og ressursutnyttelse Helseforetaksgevinster Brukergevinst Ø Økonomisk gevinst for foretaket

Gevinstberegninger: 3. Informasjon For informasjon er det gjort gevinstberegninger for følgende tre foretaksgevinster: Gevinstkart: Digital brevløsning Gevinstkart: Digitale skjema 1 Redusert kostnad for brevutsendelse ved digital post 2 Redusert kostnad for brevutsendelse ved masseutsendelse 3 Redusert tidsbruk på manuell håndtering av inngående skjema Gevinstene er beregnet i MNOK og i antall årsverk. 78

Bakgrunnsdata/antagelser for gevinstberegningene 1 Redusert kostnad for brevutsendelse ved digital post & 2 Redusert kostnad for brevutsendelse ved masseutsendelse 1) Ca. antall timeavtaler per år i Helse Nord 2015, (sendes ut manuelt) 1 : Antall timer/avtale - Optimistisk scenario: 2) Tidsbruk for utsendelse av ett timebrev 2 & 3 : Antall minutter ved egen utsending: Antall minutter digital post / utskrift og forsendelse gjennom digital posttjeneste: 3) Standardverdiene for timekostnad per ansatt og arbeidstimer per år (hentes fra arket standardverdier) : Kostnad/timer - medisinsk servicepersonell: Antall arbeidstimer per år: 4) Kostnad per timebrev ved egen utsending 3 : Lønnskostnad (NOK) per manuelle utsendte brev: Totalkostnad ink. porto, papir, utskrift etc. 5) Besparelser per timebrev ved 1) digital post og 2) utskrift og forsendelse gjennom digital posttjeneste 3 : Besparelser per brev for digital post: Besparelser per brev for utskrift og forsendelse gjennom digital posttjeneste: 1 000 000 5 0,5 380 1580 31,65 41,71 37,37 29, 69 6) Andel timebrev som sendes ut som digital post (%) og andel timebrev som skrives ut og sendes gjennom digital posttjeneste (%). Andel timebrev som sendes ut som digital post vil øke etter hvert som flere tar i bruk løsningen. Tilsvarende vil andel timebrev som skrives ut og sendes gjennom digital posttjeneste minke etterhvert som flere tar i bruk digital postkasse 3 : Andel timebrev som sendes ut som digitale post: Andel timebrev som sendes ut som utskrifts og forsendelsestjeneste: 7) Forvaltnings- og driftskostnad per måned for digital postkasse (NOK) 3 : Kostnader per måned: 8) Dette gir følgende sammenstilling av gevinster for sentralisert digital brevløsning: Besparelse digital post (MNOK): Besparelse utskrift og forsendelsestjenesten(mnok): Driftskostnader (MNOK): 2016 0 % 2017 66 % 2018 78 % 2019 80 % 2020 80 % 0 % 34 % 23 % 20 % 20 % 1 000 2016 0 2017 24, 76 2018 28, 96 2019 29, 90 2020 29,90 0 10, 02 6,68 5,94 5, 94 0 0, 012 0, 012 0, 012 0, 012 1) Kilde: DIPS rapport D-9404, virksomhetstall 2015, 2) Kilde: Erfaringsrapport - Innsikt i dagens situasjon og fremtidens digitale pasienttjenester, Mai 2016, 3) Kilde: Gevinstkalkulator digital post, Difi 2015 79

Bakgrunnsdata/antagelser for gevinstberegningene 3 Redusert tidsbruk på manuell håndtering av inngående skjema 1) Antall skjemaer behandlet av Helse Nord: Egenmeldingskjema operasjoner: Andre: Totalt: 2) Tiden det tar å registrere et skjema varierer. Gjennomsnittlig behandlingstid er anslått i WS 1 : Antall minutter per skjema: 200 000 0 200 000 2 3) Standardverdiene for timekostnad per ansatt og arbeidstimer per år: Kostnad/timer - medisinsk servicepersonell: Antall arbeidstimer per år: 380 1580 4) Det forventes en gradvis økning i bruk av digitale skjemaer: 2016 2017 2018 2019 2020 Andel som benytter digitale skjema: 0 % 20 % 30 % 50 % 70 % 1) Kilde: Erfaringsrapport - Innsikt i dagens situasjon og fremtidens digitale pasienttjenester, Mai 2016, 80

Omtrent hvor lang tid tar det å håndtere et pasientskjema (scanne/punche, legge inn i DIPS )? 60% 50% 40% 30% Antall minutter 20% 10% 0% 1 til 3 4 til 6 7 til 9 10 til 15 >15 Kilde: Questback for prosjektet Digitale pasienttjenester i nord 2016. Besvart av Nordlandssykehuset, UNN, Helgelandssykehuset og Finnmarkssykehuset. Spørreundersøkelsen er ikke avsluttet.

Gevinstberegninger: Informasjon 40,0 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 Brutto gevinstpotensial for området informasjon (MNOK)* 0 35,3 36,4 37,1 37,6 2016 2017 2018 2019 2020 Digitale skjema Sentral digital brevløsning 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 Brutto gevinstpotensial for området informasjon (antall årsverk)* 0 48,3 48,7 49,6 50,4 2016 2017 2018 2019 2020 Digitale skjema Sentral digital brevløsning *Gevinstberegningene inkluderer ikke nødvendige investeringskostnader. Gevinst: Redusert kostnad for brevutsendelse ved digital post & redusert kostnad brevutsendelse ved masseutsendelse Gevinst: Redusert tidsbruk på manuell håndtering av inngående skjema 82

4. Innsjekk og utsjekk 83

Gevinstkart: Digitale innsjekk og utsjekk Resultatmål Gevinst Effektmål Fokusområder for Helse Nords strategi Ø Redusert personell i resepsjon for håndtering av innsjekk/utsjekk ved sykehusene Effektivisere administrative ressurser Tilgjengelighet Digital innsjekk og utsjekk Innsjekk og betaling via automater for poliklinikker skal være tilgjengelig innen november 2016. Senere skal det være mulig for pasient å sjekke inn via telefon, PC eller automat og skrankene skal fjernes. Ø Redusert tid ifm. utfylling og håndtering av betalingsinformasjon for behandler/medisinsk service personell Mindre ventetid for pasienten ved innsjekk og utsjekk Optimalisere helseforetakenes medisinske ressurser Forbedre kvalitet i administrative prosesser gjennom økt automatisering og standardisering God effektivitet og ressursutnyttelse Informasjonsteknologi og telemedisin Bedre tilgang til informasjon om ventetid, fasiliteter mm. for pasienten og pårørende Forbedre pasientens brukeropplevelse gjennom økt automatisering og tilgjengeliggjøring av informasjon Kunnskap, kvalitet og læring Helseforetaksgevinster Brukergevinst Ø Økonomisk gevinst for foretaket

Gevinstberegninger: 4. Innsjekk og utsjekk For innsjekk og utsjekk er det gjort gevinstberegninger for følgende foretaksgevinst: Gevinstkart: Digital innsjekk og utsjekk 1 Redusert personell i resepsjon for håndtering av innsjekk/utsjekk ved sykehusene Gevinstene er beregnet i MNOK og i antall årsverk. 85