Tjøme kommune REGLEMENT FOR A N S K A F F E L S E R Vedtatt i kommunestyret 9/3 2011 ORGANISERING ANSVAR OG MYNDIGHET INTERNE PROSEDYRER
INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE...2 1. Generelt...3 2. Organisering...3 2.1 Rådmannen...3 2.2 Sentral innkjøpstjeneste...3 2.3 Desentral innkjøpstjeneste...3 3. Ansvar og myndighet...4 3.1 Sentral innkjøpstjeneste...4 3.1.1 Vestfold offentlig innkjøpssamarbeid, VOIS...4 3.1.2 Rådmannen...4 3.1.3 Innkjøpsansvarlig (virksomhetsleder servicetorg)...5 3.2 Desentral innkjøpstjeneste...5 3.2.1 Virksomhetsledere...5 3.2.2 Virksomhetsleder teknikk- og miljø...6 3.3 Bruker- / kompetansegrupper...6 Side 2 av 6
1. Generelt Anskaffelser i Tjøme kommune er regulert i Grunnlovens 110b: Miljøhensyn skal integreres i alle beslutninger. Lov av 16. juli 1999, nr. 69 om offentlige anskaffelser med senere endringer Loven setter krav til konkurranse, likebehandling, samt forbud mot diskriminering, bruk av standarder i den hensikt å hindre konkurranse og oppdeling av anskaffelsen i den hensikt å omgå terskelverdier. Den til enhver tid gjeldende forskrift til lov om offentlige anskaffelser Forskrift til loven angir generelle saksbehandlingsregler, ufravikelige terskelverdier relatert til anskaffelsens eller avtalens samlede verdi som utløser ufravikelige prosedyrekrav mht hvordan konkurranse skal gjennomføres, herunder kunngjøring, frister, forhandling, valg av leverandør og begrunnelse samt krav til konkurransegrunnlag og krav til leverandør (kvalifikasjons- og tildelingskriterier). St.meld. nr. 58 (1996-97) om miljøeffektivisering og bærekraftig utvikling i off. virksomhet. Videre Nærings- og handelsdepartementet veileder beste praksis offentlige anskaffelser. Disse retningslinjer og krav er innarbeidet i vedlegg A til dette reglementet. Spesielle retningsliner gjelder ved IT-anskaffelser. Viser i så måte til prosjekthåndbok IKT. Viser til vedlegg A for dette innkjøpsreglementet. Økonomireglement for Tjøme kommune Finansreglement for Tjøme kommune Etikkreglementet for Tjøme kommune KS og NHOs miniveiledning om innovative offentlige anskaffelser Retningslinjer for gjennomføring av bygg og anleggsprosjekter Hovedprosess for gjennomføring av investeringsprosjekter 2. Organisering 2.1 Rådmannen Rådmannens ansvar er organisert i en sentral innkjøpstjeneste og en desentral innkjøpstjeneste, jfr. kap. 3, og omfatter: anskaffelser av varer, tjenester samt bygg og anlegg innenfor vedtatte budsjettrammer gjennomføring av konkurranseutsetting innenfor gitte rammer videredelegering av myndighet i anskaffelsessaker. Rådmannens myndighet videredelegeres som angitt i kap. 3. 2.2 Sentral innkjøpstjeneste Sentral innkjøpstjeneste ivaretas av innkjøpsansvarlig. Tjøme kommune er tilsluttet Vestfold offentlig innkjøpssamarbeid, VOIS, Vestfold. 2.3 Desentral innkjøpstjeneste Desentral innkjøpstjeneste ivaretas av rådmannen og virksomhetsledere, jfr. kap. 3.2. Side 3 av 6
3. Ansvar og myndighet 3.1 Sentral innkjøpstjeneste 3.1.1 Vestfold offentlig innkjøpssamarbeid, VOIS Tjøme kommune deltar sammen med alle de andre kommunene i fylket, Vestfold fylkeskommune, Høgskolen i Vestfold og andre statlige etater i Vestfold i innkjøpssamarbeidet VOIS med sekretariat i Sandefjord kommune. Enkelte deltagerkommuner har sekretariatansvar for bestemte rammeavtaler. Statlige instanser i Vestfold har anledning til å delta på rammeavtaler i regi av VOIS. VOIS samarbeider med de fylkeskommunale og kommunale innkjøpsfellesskapene i Telemark og Buskerud og har på noen områder felles rammeavtaler med disse. VOIS har flg. strategiske virksomhetsområder: Forvaltning av div. rammeavtaler Innkjøpsfaglig utvikling Samarbeid med andre offentlige instanser Tjøme kommune deltar på rammeavtaler i regi av VOIS der dette er hensiktsmessig. Før det etableres avtaler i regi av Tjøme kommune, skal det foretas en vurdering om anskaffelsesbehovet kan tilfredsstilles gjennom deltagelse på avtale(r) i regi av VOIS. Mer info om VOIS finnes på deres hjemmesider; www.vois.no 3.1.2 Rådmannen Rådmannen har myndighet til å planlegge, prosjektere, herunder engasjere eksterne rådgivere og gjennomføre tilbudskonkurranser vedr. nybygg, nyanlegg og større rehabiliteringsprosjekter som er vedtatt i budsjett- og økonomiplan. Rådmannen har likeledes myndighet til å forestå byggeledelse og / eller engasjere eksterne rådgivere for hele eller deler av denne type oppdrag. Avhengig av byggets og anleggets betydning og / eller kompleksitet, etableres rådgivende prosjekt-/bruker-/kompetansegrupper som bistår med hensyn til tilbudsprosess og tilbudsgrunnlag kartlegging og definering av rombehov, krav knyttet til leverandør, tekniske løsninger, romløsninger, utomhusanlegg, materialer m.v. vurdering av tilbud mht. leverandørvalg og evt. løsningsforslag tilpasninger fram til kontraktsinngåelse konkret detaljutforming fram til overtakelse evaluering. Rådmannen har i anledning gjennomføring av bygg, anlegg, prosjekter og oppdrag myndighet til å foreta justeringer av enkeltposter innenfor vedtatt budsjettramme. Eventuelle budsjettjusteringer må vedtas av kommunestyret Kofaklager håndteres av rådmannen. Inngå leie-/leasingkontrakter Side 4 av 6
3.1.3 Innkjøpsansvarlig (virksomhetsleder servicetorg) Innkjøpsansvarlig har følgende oppgaver: foreslå endringer i kommunens innkjøpspolitikk v/behov følge opp anskaffelsesregelverket og rutiner, samt bidra til videre utvikling av dette samordne innkjøp og inngå felles innkjøpsavtaler der hvor kommunen kan oppnå markedsmessig eller administrative fordeler ved at hele eller deler av kommunen opptrer i fellesskap inngå, fornye og avvikle rammeavtaler og andre typer avtaler og kontrakter i samarbeid med virksomhetslederne foreslå deltagelse i eksterne innkjøpsfellesskap definere tilbudsgrunnlag, lyse ut tilbud og gjennomføre tilbudskonkurranser forestå kontraktsforhandlinger og foreta kontraktsinngåelse behandle alle typer klager fra leverandører på alle avtaler og enkeltanskaffelser foreta innkjøpsøkonomiske analyser utrede og fremme forslag til rutine- og systemendringer forestå intern informasjon, opplæring, rådgiving og bistand *) vedr. anskaffelser generelt og i tilbudsprosesser samt avtale- og kontraktsforhandlinger / inngåelser / - oppfølging *) organisering, ansvar og fullmakter, avtaleportefølje, regelverk, avtaleog kontraktkonsepter / - bestemmelser, innkjøpsfaglige spørsmål oa. koordinere den innkjøpsfaglige kompetansen i kommunen bistå sentralledelse og virksomhetsledere i innkjøpssaker (særavtaler og avtaler vedr enkeltanskaffelser etc) foreta intern kontroll mht. oppfølging av regelverket og intensjonene med dette * Avhengig av anskaffelsens betydning og kompleksitet etableres rådgivende bruker-/ kompetansegruppe som fremgår av kap. 3.3. Videre henvises også til kap. 3.2 3.2 Desentral innkjøpstjeneste 3.2.1 Virksomhetsledere Virksomhetsledere og rådmannen har generell myndighet som rådmannen innenfor sitt ansvarsområde. Virksomhetsledere har fullmakt til å foreta anskaffelser innenfor vedtatte budsjettrammer (driftsbudsjett) og i samsvar med etablerte rammeavtaler, særavtaler og kontrakter gjennom: å foreta avrop (bestilling) i henhold til etablerte ramme- og særavtaler. å gjennomføre spesialkjøp*) for inntil kr. 50.000.- eks. mva. *) Enkeltanskaffelser basert på konkurranse utenom rammeavtale eller særavtale. Over 50.000 foreligger egne rutiner i henhold til vedlegg A, punktene 1.3 og 1.4. Side 5 av 6
Virksomhetsledere skal avklare med innkjøpsansvarlig behovet for særavtaler (Rammeavtale kun vedkommende virksomhet har behov for). avklare med innkjøpsansvarlig behov for innkjøpsfaglig bistand vedr. særavtaler og spesialkjøp planlegge og informere innkjøpsansvarlig om større anskaffelser som skal foretas inneværende år (anskaffelser over 0,2 mill. kr. eks.mva.) Avhengig av kjøpets størrelse, karakter, tekniske spesifikasjoner mv., treffes avtale mellom innkjøpsansvarlig og den enkelte virksomhetsleder om gjennomføring av innkjøpene. påse at det er et reelt behov for aktuell anskaffelse og at det er budsjettmessig dekning påse at innkjøpene foretas hos de leverandører som kommunen har avtaler med og for øvrig i samsvar med til enhver tid gjeldende retningslinjer sørge for at riktig kvalitet velges definere tilbudsgrunnlag for anskaffelser innenfor ansvarsområdet dersom behovet ikke er dekket opp gjennom etablerte eller planlagte rammeavtaler 3.2.2 Virksomhetsleder teknikk- og miljø Virksomhetsleder teknikk- og miljø har innenfor vedtatte budsjettrammer for virksomheten myndighet til å foreta anskaffelser av varer og tjenester i forbindelse med bygging, drift og vedlikehold, herunder å definere tilbudsgrunnlag, lyse ut tilbud og gjennomføre tilbudskonkurranser å forestå kontraktforhandlinger og foreta kontraktsinngåelse å inngå, fornye og avvikle rammeavtaler og andre typer avtaler og kontrakter Avhengig av anskaffelsens betydning og kompleksitet etableres rådgivende bruker- /kompetansegruppe som fremgår av kap. 3.3. Innkjøpsansvarlig skal konsulteres vedr. behov for avtale *), definering av tilbudsgrunnlag, gjennomføring av tilbud og avtale-/kontraktsinngåelse. *) Ved vurdering av behov for avtale skal, skal avtaler i regi av VOIS og andre innkjøpssammenslutninger som Tjøme kommune deltar i vurderes. 3.3 Bruker- / kompetansegrupper Avhengig av anskaffelsens art og betydning oppnevnes særskilte rådgivende bruker- / kompetansegrupper som bistår innkjøpsansvarlig, jfr. kap. 3.1 og 3.2. Bruker-/ kompetansegrupper bistår vedr. behovskartlegging, vurdering av muligheter og begrensninger i markedet, definering av løsningskrav, krav mht. funksjonalitet, ytelse, kvalitet, kost/nytte, og miljømessige aspekter (livsløpskostnader) knyttet til produkter, tjenester, andre verdiøkende tjenester *) levering, service o.a., strategier knyttet til det enkelte avtaleområde, definering av kvalifikasjonskriterier og tildelingskriterier samt valg av leverandør, produkter og tjenester, implementering og evaluering. For kontrahering av bygg og anlegg gjelder særskilte regler, se pkt. 3.1.3. *) Veiledning, rådgiving, opplæring (fag, produkter, tjenester), statistikk, rutinemessige status- og fagmøter m.v. Side 6 av 6