Justis- og beredskapsdepartementet Risikovurderinger fra departementets perspektiv Siri Lassen Oslo, 17. februar 2016
Vi hadde et behov for å tilrettelegge for bedre styring av underliggende virksomheter på tvers av sektoren Rapport fra 22.juli-kommisjonen Kommisjonen pekte på behovet for å legge vekt på klare mål og tydelige prioriteringer Som oppfølging av kommisjonens anbefalinger etablerte JD et endringsprogram, hvor to av flere leveranser har vært: etablering av et styringssystem etablering av en IKT styringsmodell Virksomhetsstrategi HR-strategi Sikkerhets- og beredskapskultur Lederutvikling
Vi hadde behov for å dokumentere og tydeliggjøre styringen i justis- og beredskapssektoren Styring i Justisog beredskapsdepartementet IKT-styringsmodell for justisog beredskapssektoren Innholdet i den nye styringsmodellen er sentrert rundt seks sentrale elementer: Styringsprinsipper Styringsdokumenter Styringsmodell Roller og ansvar i styringen Sammenhengen mellom styringsprosessene Prosessbeskrivelser
Vi hadde et målregime som var et resultat av en "alle skal med, ingen glemt"-holdning Målene var mer en beskrivelse av status enn en beskrivelse av en ønsket tilstand - ikke endringsmål Målene manglet tydelige måldefinisjoner Målene var motstridende Et stort antall mål som ikke var koordinerte på tvers av sektoren
Totalt har vi definert 11 nye mål for justis- og beredskapssektoren som nå er godkjent politisk
Prosess for risikostyring Avdelingene utarbeider et risikokart knyttet til mål og kjerneoppgaver Gjennomført kartleggingssamtaler med alle e-sjefer om departementets overordnede risikobilde; måloppnåelse og gjennomføringsevne Departementsråden(e) går gjennom de samlede risikofaktorene og vurderer hvilke som bør diskuteres i JDs ledermøte. Ti (av 27) kritiske risikofaktorer ble vurdert i møtet. JDs departementsråd beslutter endelig risikokart og tildeler en avdeling eieransvaret for å følge opp de ulike risikofaktorene med tiltak Risikokartet revideres jevnlig (halvårlig)
STYRINGSPYRAMIDEN Vår visjon Vi jobber for rettssikkerhet og trygghet Rutiner, retningslinjer, handlingsplaner Strategier for å nå våre mål HR-strategi Mål for justissektoren Departement Straffesakskjeden Internt: Utvikle regjeringens politikk Roller og funksjoner Strategi for IKT-sikkerhet IKT-strategi JDs styringssystem Sikkerhetsrutiner Økonomiinstruks Anskaffelsesrutiner Faglig sekretariat Forvaltningsansvar Departementsinternt Virksomhetsstrategi Internasjonal Strategi for samfunns- strategi sikkerhet og beredskap FOU-strategi Lederhåndboken Samfunnssikkerhet- og beredskapskjeden Asylkjeden Eksternt: Utføre regjeringens politikk gjennom underliggende virksomheter Etatsstyrer Sektor Sektor/nasjonalt Internasjonal strategi Strategi for samfunnssikkerhet og beredskap EU - strategi Returstrategi Medarbeiderhåndboken Verdier Integritet Åpenhet Arbeidsglede
Tildeling av risikoeiere for hver risikofaktor Risiko nr Risiko for manglende måloppnåelse R1 R2 Svært stor Stor PAA PIA PAA R3 Moderat INN R4 Liten Meget liten ASA/KBS R6 Ubetydelig Lav Moderat Alvorlig Svært alvorlig
Kjede: Asylkjeden Mål: Færre asylsøkere uten beskyttelsesbehov Risikoeier: R 1: Risikofaktor Beskrivelse av risikofaktor Ansv. Risikoreduserende tiltak Status P/A Frist Forventet virkning av tiltaket (sannsynlighet/ konsekvens) LØPENDE TILTAK Risikoeier Allerede pågående tiltak : Bevisstgjøring av tiltak for å håndtere iboende risiko P Bevisstgjøring ift. om tiltaket faktisk bidrar til å redusere risiko og om departementet skal bruke ressurser på å videreføre tiltaket: Kost/nyttevurdering. Reduserer tiltaket sannsynligheten eller konsekvensen? NYE LØPENDE TILTAK Risikoeier Nye løpende tiltak som ikke tidligere har vært iverksatt (eks: ukentlig oppfølging) Beskrivelse av hvilken effekt man forventer at tiltaket vil ha ENKELTTILTAK Risikoeier Forslag til enkeltstående tiltak/ handlinger som skal utføres og avsluttes, med en sluttdato. 3. tertial 2016 Beskrivelse av hvilken effekt man forventer at tiltaket vil ha og hvordan man forventer at risikoen vil reduseres som følge av at tiltaket er gjennomført. Evaluering av risikoreduserende effekt etter tiltaket er avsluttet vil fremgå av revidert risikokart.
Erfaringer og utfordringer «Indremedisinske» risikovurderinger Aggregert risikobilde Reell risiko hvor er risikoen størst? Merverdi? Målene på overordnet nivå Utfordringsbilde
Sannsynlighet NNs risikokart 2015 Måloppnåelse Risikovurdering Svært stor R2 R4 Risikofaktorer R1 Manglende overordnet strategisk styring R2 Manglende planlegging for løpende oppgaver/avklaring av ambisjonsnivå R3 Sårbar kritisk kompetanse R4 Manglende bruk av eksisterende kunnskap R5 Manglende samhandling Stor Moderat Liten R1 R5 R3 Meget liten Ubetydelig Lav Moderat Alvorlig Svært alvorlig Konsekvens
Særlig kritiske risikofaktorer for JD i 2015, juni 2015 Risiko nr Risiko for manglende måloppnåelse Svært stor PIA R1 R2 R3 For lite konkrete evalueringer etter øvelser Mangelfull bruk av kunnskap/ analyser som beslutningsgrunnlag Stor Moderat PAA INN PAA R4 Forsering av tidsfrister Liten Meget liten ASA/KBS Ubetydelig Lav Moderat Alvorlig Svært alvorlig R6